私の仕事も一段落し、あなたは颯爽と仕事をこなしたが、まだやるべきことはすべて達成できていない。ストレスは頂点に達し、仕事は山積みで、炎上するのではないかと思うほどだ。
どうして他の人はあんなに楽に仕事をこなせるのだろう？オフィス仲間のジムやドワイトは、単に私より頭がいいだけなのだろうか？私の仕事の成功の鍵は、優れた組織にある。💡
そんなことは分かっているが、自分にはそれができない」と思っている確率は高い。整理整頓は生まれつきのものではありません。
この記事では、仕事でより整理整頓され、より短時間でより多くのことを達成するための15の実践的なヒントを紹介します。
仕事で整理整頓ができていないことが、私のチームにどのような影響を与えているのか？
仕事の整理整頓がうまくいかないと、生産性が低下し、ストレスが増大します。作業負荷のコントロールができなくなり、納期や成長の機会を逃し、燃え尽き症候群になります。もちろん、これはストレスレベルをさらに急上昇させ、終わりのない循環に陥ってしまいます。
チームで仕事をしていると、事態はさらに悪化する。メンバーの一人が整理整頓を怠ると、コミュニケーションがうまくいかなくなり、不公平や非効率が生じます。 リソース配分 モラルの低下、納期の遅れ、クライアントの不満、さらには紛争。
チームの一員である以上、あなたは車輪の歯車であり、部品が一つでも壊れれば、車輪は動かせません。組織力を向上させることで、チームのマシンをうまく動かし、目標に向かって前進させることができる。⚙️
メモ、チェックリスト、タスクを一箇所で整理。
仕事で整理整頓をするメリット
一流の整理整頓はストレスの軽減につながる、 生産性の向上 と効率、そしてタイムリーなタスク完了。時間をかけて、優れた組織的スキルを身につければ、プロモーションや成長の機会を得ることができ、優れた献身的なスタッフとしての評判を得ることができます。 仕事の習慣 .
チームの一員であれば、同僚はあなたを信頼できる存在として認識し、プロジェクトで一緒に仕事をすることを嫌がることはないだろう。さらに、同僚とのコミュニケーションに困ることもなく、時間通りに仕事を完了し、プロジェクトの遅れを防ぐことができる。
仕事でもっと整理整頓する15の実践テクニック
仕事に関する目標を達成するために、あなたのスキルを高めるための15の整理整頓のヒントと戦略をまとめました。
1.文書管理プラットフォームで仕事を一元化する
必要な情報を探すためにアプリやプラットフォーム間を飛び回るのは、精神的に消耗し、気が散る可能性があります。ClickUp Docsで仕事を一元管理し、整理整頓のスキルをアップさせましょう。
この優れた機能はドキュメント管理のハブであり、仕事関連のドキュメントを作成、管理、編集、共有することができます。 従業員ハンドブック プロジェクト情報、技術文書、契約書、給与報告書、請求書、経費記録など、ClickUp Docsで安全かつ確実に保管できます。チームと協力して、既存のドキュメントに磨きをかけ、カスタマイズ可能な新しいドキュメントを作成しましょう。
すべてを1つの場所に保管することで、ストレスを軽減し、重要なファイルを探す無駄な時間を省くことができます。
2.作業負荷をタスクに分ける
あなたがジャーナリストで、週明けまでに膨大な記事を納品しなければならないとする。必要な文字数に慌てるのではなく、作業負荷をタスクに分けましょう。
例えば、5日間で9,000ワードを書かなければならないとします。記事には30個の小見出しがあるので、毎日6個ずつ完了することができる。あるいは、1日のターゲット語数を設定することもできる。そのような毎日の目標を達成することで、正しい軌道に乗り、進捗状況を監視することができます。 ClickUpタスク は、作業負荷に圧倒されることなく、作業量を整理・管理するのに役立ちます。この機能は、一人で仕事をする人にも、チームで仕事をする人にも適しています。担当者を追加します、 優先度設定 タスクをサブタスクに分割する、 時間追跡と管理 で詳細を追加 カスタムフィールド そして、組織の列車に飛び乗れ。🚂
3.カンバンボードで日々を整理する
A カンバンボード は アジャイルプロジェクト管理 ツールだが、組織とやることは何だろうか？正しい使い方をすれば、ボードはワークフローを可視化し、組織を改善するのに役立つ。 タスク管理 スキル
私の仕事をタスクに分け、ステータスやその他の基準でグループ分けをします。例えば、3つのカテゴリーを作ることができます：
1.やること 2.進行中 3.完了する
タスクをカテゴリーごとに分類し、リストを移動させながら消していくことで、集中力を維持し、作業負荷を把握することができます。 ClickUp カンバンボード は、ドラッグ＆ドロップのインターフェイスと大量のカスタムオプションを提供しています。さらに、以下のサポートもあります。 チームコラボレーション であり、より複雑なプロジェクトに適している。
ステータス、担当者、優先度など、好みに合わせて列を配置し、プロジェクト管理システムをカスタムできます。
4.デスクの整理整頓 リサーチの結果 散らかっているとストレスがたまり、整理整頓がうまくいかず、先延ばしになったり、混乱が生じたりする。さらに
散らかった机は同僚に赤信号を出すことになる。 -あなたが無秩序で無配慮だと思われるかもしれない。 机の上をクリアされた を片付けても、問題の根本が解決するわけではない。しかし、軌道に乗るための第一歩であることは確かだ。多くの人が、机を片付けると生産性が上がると報告している。これは驚くことではありません。整理整頓された仕事環境であれば、仕事がしやすくなり、気が散ることも少なくなり、圧倒されることも少なくなるからです。これはデジタル機器にも当てはまります。取り除く デジタル機器 デスクトップアプリやモバイルアプリで、価値の高い情報のためのスペースを確保する。
不要な書類を一掃し、ラベル付きの引き出しにドキュメントを整理し、ストレージコンテナを使い、生産性マシンに変身しましょう。🤖
5.マインドマップでワークフローを可視化する
あなたが視覚的なタイプなら、マインドマップ-あなたのアイデア、考え、ワークフローを概説する図で整理能力を高めてみてください。
プランを紙に書いてもいいし、次のような高度なオプションを使ってもいい。 ClickUp マインドマップ .視覚的に をマップすることができる。 この機能により、タスクを接続することができる、 依存関係の作成 を作成し、チームメンバーを招待します。こうすることで、常に現在と将来の課題を把握することができます！
マインドマップを一から作りたくない、あるいは作り方がわからない場合は、次のいずれかを使ってください。 ClickUpのマインドマップテンプレート .
ClickUpマインドマップで様々なタスクを整理する
6.ポモドーロで集中力を高める ポモドーロ は
時間管理術 一般的には、25分間仕事をして5分間の休憩をとり、4回の仕事インターバルの後に長めの休憩（通常は15分間）をとる。
このテクニックは、注意散漫を減らし、集中力を研ぎ澄まし、モチベーションを維持し、精神的疲労や疲れを軽減するのに役立つ。
あなたの仕事の内容や集中力のレベルに応じて、休憩の長さを調整することができます。例：30分仕事して7分休憩する。
ポモドーロは多くの人にとって有用であることが証明されていますが、誰にでも合うというわけではありません。ポモドーロが仕事に合わないのであれば、無理強いする必要はありません。
7.目標追跡アプリを使う
目標を達成することは、満足感があり、やる気を起こさせる。整理整頓が苦手な人は、以下のようなアプリが役に立つかもしれない。 目標追跡アプリ .このアプリを使えば、1日の仕事を小さな目標に分割し、リストを消していくことができる。 リマインダーなどの機能 やタイムトラッカーなどの機能で、道を踏み外さないようにしましょう。進捗チャートのあるアプリを使えば、責任感を保ち、時間の経過とともにどのように上達したかを確認することができます。
目標を紙に書くのとは対照的に、これらのアプリの良い点は、柔軟性です。進捗に応じてマイルストーンをすぐに変更し、継続的な改善に努めることができる。
ClickUp Goalsを使えば、明確なタイムライン、測定可能なターゲット、自動化された進捗追跡により、目標達成のための軌道を維持することができます。
8.優先順位をつける
組織的な問題の根源は、優先順位の付け方にあるかもしれません。実は、やることすべてが同じように重要なわけではない。すべてを同時にこなそうとすると、集中力を欠き、すぐに完了する必要のないタスクにエネルギーと時間を浪費することになる。
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6329880717719-Views-in-ClickUp ClickUpとその15以上のビュー /%href/
は、適切なタスクの優先順位付けに役立ちます。まず、自分のタスクをリストアップします。それから
- タスク同士を比較する
- カスタムフィールドを使って優先度を決定します。
- 色、タグ、スケールを使ってタスクをランク付けします。
- 緊急度に基づいてタスクを並べ替える
期限を設定したり、タスクを完了するために必要な努力を判断したり、効率的に優先順位をつけるために別の基準を追加することもできます。時々リストを見直して、必要であれば再編成しましょう。
9.デリゲートすることを恐れない
自分ひとりですべてを達成しようとしたり、同僚の助けを断ったりすることは、献身的であることを示すが、すぐに消耗してしまう。チームで仕事をするのであれば、以下のことを恐れてはいけない。 同僚にタスクをデリゲート済み -作業負荷を分担することで、仕事とプライベートのバランスが取りやすくなり、無理やストレスを感じることなく毎日を過ごすことができる。
仕事をデリゲートすることは、以下のような場合、より難しくなります。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/55988/undefined/ リモートワークの場合 /%href/
.幸運なことに、ClickUpのようなツールを使えば、同じ場所にいなくても、あなたとチームが一体となって仕事をし、明確にコミュニケーションをとることができる。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/multiple-assignees-in-clickup.png ClickUpの複数の担当者 /クリックアップ
ClickUpタスクのデリゲート済みとコメント割り当て
10.やることリストの作成
/参照 https://clickup.com/ja/blog/2162/undefined/ やることリスト /%href/
は整理整頓の柱である。買い物リストを作るにせよ
/を作るにしても https://clickup.com/ja/blog/67522/undefined/ 仕事のスケジュールを要約するにしても /%href/
やることリストをまとめておけば、一日をスムーズに過ごすことができる。
ペンと紙を持ってタスクを書き留め、集中力と整理整頓を保つという、伝統的な方法もある。あるいは、ClickUpテンプレート セクションがあらかじめ用意されているものを使うこともできます。 ワークフローを管理する .どのような方法を選ぶにせよ、タスクに優先順位をつけ、完了までの期間を設定するのが賢明です。
/を設定するのが賢明だ。 https://clickup.com/blog/chloe-teo-using-clickup-to-beat-procrastination// 先延ばしを防ぐ /%href/
.
11.注意散漫を減らす
電話、テレビ、散らかった環境、ソーシャルメディアなど、気が散るものはあなたの最大の敵だ。
集中力を持続させたいなら、気が散るものと決別しなければならない。もちろん、これはデバイスを捨てるという意味ではありません。その代わり、携帯電話をDND（do not disturb）にし、テレビの電源を切り、ソーシャルメディアの通知を一時停止する。集中を妨げるものがないように、デスクや周りのスペースを整理整頓する。
12.カレンダーを使ってタスクを追跡する。
整理整頓を改善したいのなら、前もって物事を考え、カレンダーに書き出すことが成功への近道です。2週間後に大きなミーティングをやることがありますか？忘れないようにメモしておきましょう。小さなタスクから大きなプロジェクトやイベントに至るまで、すべてを書き留めましょう。
カレンダーに個人的なアイテムを追加したり、タスクを割り当てることもできます。そうすれば、重複や混乱を防ぎ、自分の都合や作業負荷を明確に把握することができます。
/参照 https://clickup.com/features/calendar-view ClickUpカレンダービュー /%href/
は、タイムラインやスケジュールのプランニングと管理、ナビゲーションしやすいようにエントリーの色分け、優先度の設定に役立ちます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Content-Management-Template-Calendar-View.png ClickUp コンテンツ管理テンプレート - カレンダービュー /%img/
ClickUpカレンダービューから重要なタスクを直接管理できます。
13.定期的に休憩を取る
あなたは機械ではないので、ノンストップで仕事をすることはできません。定期的な休憩は、健康的な1日の大きな要素です。休憩時間には、脱力し、集中力を高め、心を休める時間があります。さらに、ストレッチをして新鮮な空気を吸うこともできます。
休憩を取らないと、集中力は必ず低下する。圧倒され、疲労を感じるので、パフォーマンスが低下する。タスクは雪だるま式に増え、優先度や作業負荷がわからなくなり、無秩序になる。
休憩は時間の無駄に思えるかもしれないが、実は生産性を高める。賢くスケジュールを組み、仕事のエースになりましょう。
14.タイムブロックを試す
詳細なスケジュールを立てることで、アカウントと整理整頓を保つことができますか？タイムブロッキングを試してみるのもいいかもしれない。タイムブロッキングとは、1日をタスクごとに区切る生産性テクニックのことだ。このやることリストとカレンダーのハイブリッドは、時間の無駄を最小限に抑え、目標に集中し続けることができる。
ゼロからスケジュールを作成するか、または ClickUpのタイムブロックテンプレート .私の仕事とプライベートのタスクをすべて書き出し、時間範囲を追加して、スケジュールを守ったときの達成感を味わってください。
ClickUpで現在、過去、未来のミーティングやイベントを記録しよう。
15.日課の作成
フレックスタイム制やリモートワークでは、自分が最も生産性を感じられるときに自由に仕事ができる。これは、ギリギリまでウロウロしたり仕事を先延ばしにしたりすることを意味しない。
多くの人は、日課を作ることが役に立つと考える。 研究結果 によると、行動は一貫して実行されることで習慣化される。つまり、毎日午前9時に仕事を始めたとしても、スケジュールを守っている限りそれはやがて習慣になるということだ。
仕事だけに集中しない日課を作る。仕事を始める前に散歩をしたり、休憩時間を決めたり、リストに残っているテレビ番組の新エピソードを見たりして、プランを守った自分にご褒美をあげましょう！📺
仕事中の整理整頓に役立つ3つのテンプレート
あらかじめセクションが用意されたテンプレートは、整理整頓、プランニング、集中力の維持に役立ちます。整理整頓の魔法使いに変身できる3つのClickUpテンプレートをご覧ください！🧙
1.ClickUp シンプル仕事プランテンプレート
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Simple-Work-Plan-Template.png ClickUp 簡単仕事プランテンプレート /クリックアップ
ClickUpで必要なタスクを整理し、チームの結束を高めましょう。
タスクとタイムラインを可視化する必要がありますか？ClickUp ClickUp シンプル仕事プランテンプレート は、詳細なスケジュールを作成し、作業負荷を整理し、チームと協力するための基盤を提供します。
このテンプレートには、プロジェクトプランとガントの2つのビューがあります。
プロジェクトプランビューでは、すべてのタスクをリストアップし、カスタムフィールドを使ってタスクに関する情報を提供します。デフォルトで、担当者、開始日、期日、優先度、プロジェクトフェーズ、プロジェ クト進捗、コメントが表示されます。可能な限り詳細に設定することができ、全員に情報を伝えることができます。
プロジェクトガントビューは、前のビューで表示されたタスクをビジュアル化します。
/参照 https://clickup.com/blog/tag//gantt/ ガントチャート /ガントチャート
.タイムラインを把握し、重複を防ぐことで、ボード全体の組織力を高めます。
2.ClickUp シンプルToDoテンプレート
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Simple-To-Dos-Template.png ClickUp シンプルToDoテンプレート /クリックアップシンプルToDoテンプレート
ClickUpリストで緊急、必須、そうでないタスクを分類し、ビューしやすくする。
適切なツールを使えば、ワークフローの整理と管理は複雑ではありません。その ClickUp シンプルToDoテンプレート は、タスクの要約を簡単に作成したい人に最適なオプションです。
このテンプレートには2つのリストビューと1つのボードビューがあります。最初の、より一般的なビューはすべてのタスクで、あなたとチームのタスクを入力します。追加できます：
- 担当者
- 期日
- ステータス
- 優先度
- コメント
ビューは自動的にステータス（やること、進捗状況、ブロック、完了）ごとにタスクを分類し、ナビゲーションを容易にします。
優先度付きタスクビューでは、優先度の高い緊急タスクを除外することができます。ノイズを一掃し、すぐに注意を払う必要があるタスクに集中することができます。
ステータスボードビューは、タスクをステータス別にカード化したカンバンボードです。ClickUpのドラッグ＆ドロップ・インターフェースを使ってカードを移動し、仕事を整理しましょう。
3.ClickUp デイリープランナーテンプレート
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Personal-Task-template.jpg ClickUp デイリープランナーテンプレート /クリックアップデイリープランナーテンプレート
ClickUpデイリープランナーテンプレートで毎日のタスクを管理しましょう。
最も
/の一つです。 https://clickup.com/ja/blog/2555/undefined/ あなたがやること /%href/
組織力を高めるには、タスクの詳細なプランを立てることだ。そうすることで、アカウントに責任を持ち、1日を最大限にコントロールすることができ、網の目から何かが落ちるリスクを最小限に抑えることができる。その ClickUp デイリープランナーテンプレート は、整理整頓の悩みを解決する、手間のかからない手帳です。
デフォルトで、このテンプレートはあなたの個人的な目標に焦点を当てています。全タスクビューでは、タスクが2つのカテゴリ-習慣トラッカーとパーソナルタスク-に分類されて表示されます。ClickUpタスクテンプレートはカスタマイズ性で知られているので、期限切れのタスクも捕捉できるように変更することができます。
カスタムフィールド(ステータス、担当者、期日、優先度など)を使ってタスクの詳細を表示することができます。 ワークフローを管理する を自信を持って管理することができます。
ボードビューはカンバンボード上にタスクを可視化し、カレンダービューはタイムラインとスケジュールのプランニングに役立ちます。
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整理整頓が不十分だと、せっかくのスターも輝きを失います。⭐
整理整頓ができない原因が何であれ、ClickUpがお手伝いします。そのテンプレート 1,000以上のアプリとの統合 15ビュー以上、 プロセスマップオプション と時間追跡ツールは、正しい軌道を維持し、組織のエキスパートになるのに役立つ。 ClickUpの無料バージョンをお試しください。 このユーザーフレンドリーなプラットフォームに世界が熱狂した理由をご覧ください！