プロセスはワークフローによって実現する。しかし、そのプロセスが非常に複雑であったり、規模が大きかったりするため、管理することが容易でない場合もある。
また、プロジェクト管理者がタスクの海を見通す経験が不足している場合もある。チームが次にやるべきことに戸惑い、ブロックや軽率な判断で最も好ましくない決断をしてしまう。
だからこそ、プロセスやプロジェクトの管理は非常に重要であり、同時に非常に難しいのです！幸いなことに、ワークフロー管理に頼れば、絶対的な混乱を避けることができる。
このブログは、以下のようなあなたの旅に貢献するための共有です。 ワークフロー ワークフロー管理とは何か？ワークフロー管理とは何か、必要なツールは何か、そして自分だけのカスタム・ワークフローを作成するためのテンプレートについて学びます。
さあ、始めましょう！
/参照
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ワークフロー・マネジメントとは？
ワークフロー管理とは、ワークフローを作成し、最適化するプロセスであり、仕事の効率を高めることを最終的な目的として、仕事の調整を支援するものである。 チームの効率性を高める。 .
さて、ワークフローはプロセス（またはプロセスの一部）を表し、それは一連のタスクである。そして、これらのタスクは1つ以上の役割によって実行され、アウトプットを生成し、目標を達成する。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/12236/undefined/ プロジェクトのマイルストーン /%href/
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ワークフロー管理は、プロジェクト管理手法の一種であるダイアグラムやフローチャートのように見える。しかし、ここにワークフローの簡潔なテキストによる説明の抜粋がある：
- プロセス：従業員採用
- 目標:特定のニーズに合った従業員を採用する。
- タスク：職務記述書を作成し、人材を調達する、応募者の追跡面接
ワークフローを作成したら、以下のサポートを使って実装することをお勧めします。 ワークフロー管理ソフトウェア .様々なタイプの プロジェクト管理ソフトウェア ヘルプ ワークフローの自動化 その結果、より簡単に管理できるようになる。
そして、ビジネス・プロセスのパフォーマンスをモニターすることができるのだ。しかし、勘違いしてはいけない：ワークフロー管理と ビジネスプロセス管理.
ワークフロー管理の種類
ワークフローは以下のカテゴリーのいずれかに属する：
シーケンシャルワークフロー
その名が示すように、シーケンシャルワークフローは、一連のタスクを持つダイアグラムです。そして、プロセスは1つのタスクから次のタスクへと進む。しかし、このワークフローの特徴は、タスク依存関係である。つまり、現在のタスクが完了する前に、あるタスクから次のタスクにプロセスが変わることはない。つまり、前後がないのだ。
このワークフローの例 生産性を考える 製造プロセス というのも、製品が前のステーションに戻ることを許さないからだ。一方通行の川のような仕事だ。
ステートマシンのワークフロー
シーケンシャルワークフローとは対照的に、ステートマシンワークフローは前後にフローすることができる。このワークフローは、"タスク "ではなく、"状態 "という概念を中心に展開される。つまり、プロセスは、あるタスクから次のタスクへではなく、ある状態から別の状態へ移動する。ステートマシンはイベント駆動型のプロセスであり、必ずしもタスク完了でなくとも、何かが発生したときに状態に移行する。
このワークフローの例 を考えてみよう。 ソーシャルメディアワークフロー .このワークフローには、以下のようなコンテンツレビュータスクが含まれています。 コンテンツ送信 の部分を著者に送り返し、変更を求める。もう一つの例は アジャイルワークフロー .インスタンスンス、スクラムベースのソフトウェア 開発プロジェクト では、ある時点でユーザーに製品を受け入れてもらう必要がある。そして、その時点でプロセスが前に進まなくなるかもしれない。
ルール駆動型ワークフロー
シーケンシャルプロセスのように、このワークフローはプロセスの実行を指示する一連のルールとミックスします！ルール駆動型ワークフロー管理システムの完成だ。
これらのルールは "if, then "条件であり、自動化されたワークフローとなる可能性を秘めている。これらは、プロセスのフローを構成する選択肢を表現する。したがって、プロセスはタスクの完了だけでなく、選択肢の選択に基づいて進む。
このワークフローの例。 屋台で料理を作るとき、カスタマが好きな肉、ソース、トッピングを選ぶことを考えてみよう。
_いくつか見つけてください。 ワークフロー例 このブログ_で、どのワークフロー管理ツールがあなたの仕事に最適かを見てみよう！。
なぜワークフロー管理が重要なのか？
ワークフロー管理がチームの効率を上げることは既にご存知でしょう。しかし、ワークフローを管理することで得られるメリットを挙げるとすれば、次のようなリストとなるでしょう：
プロセスの合理化
ワークフローでプロセスを表現（モデル化）することで、次のようなことが可能になります：
- 捨てるべき不要なタスク
- 一つのタスクに絞り込まなければならない繰り返し可能なタスク
そうでなければ、チームの時間と努力、ひいては生産性を無駄にしてしまう。
そのため、不必要な行ったり来たりを繰り返すプロセスを作る余裕はない。ワークフロー管理は、以下のような場合に最適です。 プロセスを合理化する あるいは
/または /ブログ?p=53311 ワークフロー自動化 /%href/
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手作業とヒューマンエラーの削減
手作業によるプロセス、特にスプレッドシートによるプロセスでは、すべてが常に更新され、エラーや重複エントリーが発生する可能性があります。適切なワークフロー管理は、時間の浪費を避けることで繁栄します！
最適なワークフロー管理プロセスは、自動化されたワークフローによって解決されます。スプレッドシートを使用する代わりに、ワークフロー自動化トリガーにより、担当者の割り当て、優先度の変更、コメントの残し方など、チームのタスクを自動的に把握し、手作業を削減します。
ClickUpのガントチャートビューを使って、次のことができます。
タスクをスケジュールする
ClickUpホワイトボードを使用して、ワークフローを構築、リンクされたタスクを割り当て、コメントを残すことができます。
これは フローチャート・テンプレート .インスタンスンスでは、タスクはお互いに依存関係があるかもしれませんし、ドキュメントに依存するかもしれません。選択したツールが関連するタスクをリンクできることを確認してください。
そうでなければ、注文とカスタムをリンクさせることができません。 バグレポート作成 ユーザーへワークフロー管理ソフトウェアは、タスク間の正しい注文を定義する必要があります。ワークフロー管理の依存関係には以下が含まれます：
- 待機依存関係：現在のタスクが開始する前に完了しなければならないタスクを指します。
- ブロック依存関係：現在のタスクが終了しない限り開始できないタスクを指す。
- リンクされた依存関係：互いに関連しているが、互いに依存していないタスクを接続する。
依存関係の再スケジュールにより、ClickUpのガントチャートビューで期日変更のタスクへの影響を可視化する。
4.ガントチャートで進捗を確認する
ワークフロー管理システムの進捗を正確に把握するには、古き良きガントチャートに勝るものはありません。ガントチャートは、生産性のプランを視覚的に表示するツールです。
/参照 https://clickup.com/blog/project-management-timeline// プロジェクトタイムライン /プロジェクト・タイムライン
.でやることができる。 ガントチャートビュー のように、ワークフロー管理ソフトの中でガントチャートを表示することができます：
- タスクをスケジュールし、ドラッグ＆ドロップで自動的にリスケジュールする。
- 依存関係によってリンクされたタスク
- 並べ替えタスクの優先順位付け .そして、このようなテンプレートを含むワークフロー管理ソフトは、他より一歩進んでいる。
なぜなら 春のプラン テンプレートからスプリントを作成することで、ミーティングを肩の荷から下ろすことができる。また、ガントチャートビューはワークフローのビューであるため、タスクなどのワークフロー自体のデータを含んでいます。
だからこそ、見やすく編集しやすいカスタムガントチャートビューを持つ最高のワークフロー管理ソフトウェアを使用することが重要なのです。
このテンプレートをダウンロードする
ワークフロー管理テンプレート
- /参照 https://clickup.com/templates/simple-mind-map-t-180546794 ClickUpのマインドマップテンプレート /%href/
- ワークフローテンプレート
- プロジェクト・ロードマップ・テンプレート
- アジャイルワークフローテンプレート
私のワークフロー管理に仕事をさせよう
ワークフロー管理は、チームが非常識な生産性レベルを達成するために非常に効果的です。しかし、ワークフローソフトウェアがなければ、タスク、チームリソース、現在の稼働率などのプロジェクト管理プロセスはさらに難しくなります。
適切なワークフロー管理ツールを使用すれば、プロジェクト管理はより簡単になります。幸運なことに、ClickUpはワークフロー管理をより簡単にするためのカスタマイズや自動化テンプレートを多数提供しています。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/image6.gif ClickUpビュー /%img/
ClickUpの15以上のカスタマイズ可能なビューを使って、タスク、プロジェクト、ワークフローをあなたに最適な方法で視覚化しましょう。
ビューの選択
/参照 https://clickup.com/features/views ClickUpの15以上のカスタマイズ可能ビュー /%href/
ワークフロー管理と詳細な自動化機能により、手作業をすることなくプロセスを自動化することができます！
運転席に座ってみませんか？
ワークスペースを作成する
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!他のプロジェクト管理ソフトやワークフロー管理ソフトからタスクをインポートして、ClickUpを自分好みにカスタマイズしてみましょう。