Yah, itu terjadi. Anda telah menyelesaikan pekerjaan untuk klien, Anda telah mengirimkan permintaan pembayaran, dan... jangkrik. Mungkin mereka telah menawarkan berbagai penjelasan seperti tidak dapat membayar saat ini, masalah dengan pemroses pembayaran, metode pembayaran, atau ketidakhadiran akuntan mereka.
Terlepas dari alasannya, hasilnya tetap konsisten: Anda telah menyelesaikan pekerjaan, tetapi pembayaran belum masuk, meninggalkan Anda dengan setumpuk faktur yang belum dibayar.
Apakah Anda menjalankan bisnis kecil, bekerja sebagai pekerja lepas, atau mengelola proyek untuk perusahaan besar menjaga arus kas yang sehat sangatlah penting. Mencapai tujuan ini bergantung pada kemampuan Anda untuk menagih pembayaran dengan segera, sambil tetap mempertahankan profesionalisme.
Alih-alih menggunakan taktik agresif, panduan ini akan mengajarkan Anda cara meminta pembayaran dari klien dengan sopan dan menghindari situasi yang canggung. Bagaimanapun juga, Anda telah berusaha dan berhak mendapatkan kompensasi atas pekerjaan Anda! 🌻
Mengapa Meminta Pembayaran Dari Klien Itu Sulit?
Ini adalah situasi yang sulit dan rumit: Anda ingin klien membayar jumlah yang harus dibayarkan, namun Anda tidak ingin mengganggu atau mempermalukan mereka.
Dan Anda tentu tidak ingin membuat mereka marah karena mereka menghantui Anda atau menolak untuk membayar faktur sama sekali.
Banyak dari kita yang merasa canggung untuk mengirimkan permintaan pembayaran karena tidak ingin terlihat kasar atau memaksa. Banyak profesional yang takut mengirim email "Hanya memeriksa apakah Anda melihat faktur ini".
Hal ini biasanya bermuara pada:
- Ketakutan akan perubahan pelanggan: Jika Anda sangat bergantung pada satu pelanggan untuk sebagian besar pendapatan, dapat dimengerti jika Anda merasa cemas akan membuat mereka kesal dan kehilangan pekerjaan di masa depan. Namun selama Anda menangani situasi ini secara profesional, Anda bisamempertahankan pelanggandan mendapatkan bayaran. Selain itu, apakah Anda benar-benar ingin terlibat dengan klien yang secara konsisten menunda pembayaran? Bahkan jika mereka memutuskan untuk berpisah, situasi ini pada akhirnya mungkin terbukti menguntungkan
- Tantangan komunikasi: Anda tahu bahwa Anda perlu meminta pembayaran, namun sulit untuk menemukan kata-kata yang tepat. Manajemen klien sering kali bermuara pada komunikasi yang bijaksana, tetapi jika Anda tidak memiliki naskah untuk situasi ini, akan mudah untuk meraba-raba kata-kata dan salah
- Ketidaknyamanan pribadi: Jika Anda cenderung menghindari konflik, Anda mungkin merasa lebih menarik untuk melakukan tugas yang tidak menyenangkan daripada meminta pembayaran penuh atas faktur dari klien. Menghindari konflik hanya akan membuat masalah menjadi lebih buruk. Pertumbuhan pribadi adalah bagian dari menjadi seorang profesional yang sukses, jadi anggaplah hal ini sebagai kesempatan untuk memperkuat keterampilan Anda
- Ketentuan pembayaran yang tidak jelas: Jika Anda tidak menentukan dengan jelas tanggal jatuh tempo pembayaran, biaya keterlambatan pembayaran, dan opsi pembayaran di awal, maka akan menimbulkan ketidakjelasan-dan Anda tidak ingin ada ketidakjelasan dalam hal pembayaran. Anda tidak bisa mendapatkan pembayaran tepat waktu jika Anda tidak menetapkan persyaratan, itulah sebabnya setiap hubungan dengan klien harus dimulai dengankontrak.
- Konsekuensi hukum: Beberapa klien mungkin menyampaikan ancaman hukum yang tidak jelas atau mengatakan hal-hal seperti, "Saya harus meminta pengacara saya untuk melihat hal ini." Jangan biarkan prospek tindakan hukum menghalangi Anda. Dalam hal ini, pahami legalitas proses pembayaran di negara bagian Anda sehingga Anda mengetahui hak-hak Anda atas pembayaran
Meskipun menantang, kita harus mengatasi rasa takut dianggap "sulit" atau "tegas" Namun, hal ini justru memberikan kesempatan untuk menangani situasi dengan profesionalisme, yang mengarah pada hubungan klien yang lebih terhormat dan produktif!
Pembayaran yang terlambat secara signifikan menghambat arus kas-terutama bagi pemilik usaha kecil-dan menyebabkan gangguan operasional yang dapat dihindari jika orang-orang membayar Anda pada saat yang seharusnya.
Bangun CRM di ClickUp untuk mengatur klien, tugas, pembayaran, dan banyak lagi
Hal yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan tentang Cara Meminta Pembayaran Secara Profesional dan Sopan
Setiap situasi berbeda, namun secara umum, sebaiknya ikuti tips berikut ini untuk meminta pembayaran dengan cara yang paling sopan.
Lakukan: Tetapkan ekspektasi sejak awal
Semakin transparan Anda sejak awal, semakin rendah kemungkinan klien akan melakukan pembayaran terlambat. Dari saat Anda menerima klien beri tahu mereka tentang harga dan ketentuan pembayaran Anda.
Bersikaplah proaktif dan sebutkan ketentuan pembayaran dalam kontrak Anda. Setiap lembar pembayaran harus menyertakan:
- Nama klien yang sah
- Informasi kontak Anda, termasuk nomor telepon dan alamat pengiriman
- Kerangka waktu pembayaran atau tanggal jatuh tempo
- Metode dan mata uang pembayaran
- Kebijakan untuk penggantian biaya
- Biaya keterlambatan dan ketentuannya
- Pertanyaan Umum yang menjelaskan bagaimana Anda menangani keterlambatan pembayaran
Untuk menambah semangat, mintalah klien memberi paraf di samping ketentuan pembayaran.
Untuk menghindari keterlambatan pembayaran yang kronis, tambahkan klausul dalam kontrak Anda yang menyatakan bahwa Anda berhak menolak klien yang terlambat membayar beberapa kali.
Jangan: Mengatakan sesuatu yang akan Anda sesali
Nada permusuhan akan merusak hubungan dengan klien, dan Anda tidak ingin merusak hubungan.
Alih-alih bereaksi di tengah-tengah situasi yang panas, membuat rencana komunikasi untuk menangani keterlambatan pembayaran. Sertakan buku pedoman tentang cara mengeskalasi keterlambatan pembayaran-dengan skrip-sehingga Anda tidak mengatakan sesuatu yang negatif yang membuat Anda kehilangan akun.
Lakukan: Sediakan berbagai metode pembayaran
Mungkin klien terlambat membayar karena Anda hanya menerima pembayaran melalui cek kertas. Ada begitu banyak metode pembayaran dan pemroses pembayaran, yang terbaik adalah menerima sebanyak mungkin. 💸
Minimal, terima:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Kartu kredit atau kartu debit
- Transfer ACH rekening bank
Pastikan untuk menambahkan SOP mini di klien Anda dokumen orientasi tentang cara menggunakan instrumen pembayaran Anda sehingga mereka mengetahui prosesnya di awal.
Jangan: Mengejutkan klien
Item-item pada faktur seharusnya tidak mengejutkan. Jika Anda ingin klien membayar tepat waktu, kirimkan pengingat yang ramah sebelum tanggal jatuh tempo.
Email pengingat pembayaran, panggilan telepon, atau pesan teks singkat-dengan salinan faktur-adalah pengingat yang sopan bagi mereka yang benar-benar lupa dan tidak bermaksud untuk tidak membayarnya.
Kirim dan terima email di dalam ClickUp untuk menyederhanakan pengelolaan email
Lakukan: Mengirim pengingat untuk menerima pembayaran
Beberapa orang akan lupa membayar faktur bahkan setelah tanggal jatuh tempo. Hidup ini sibuk, dan kotak masuk penuh, sehingga tidak jarang klien melewatkan pesan pengingat.
Buat alur kerja internal di aplikasi perangkat lunak manajemen tugas untuk mengirimkan pengingat faktur secara berkala pada tahap yang berbeda:
- Sebelum tanggal jatuh tempo
- Pada tenggat waktu pembayaran
- Saat pembayaran sudah lewat jatuh tempo
Jangan: Melupakan faktur yang belum dibayar
Satu-satunya hal yang lebih buruk daripada klien yang melupakan faktur adalah Anda yang melupakan pembayaran yang belum dibayar! Pantau semua faktur yang belum dibayar dengan menggunakan sistem alat manajemen klien yang cerdas yang melacak faktur, pembayaran, pemberitahuan gagal bayar, dan banyak lagi.
Lakukan: Buat formulir permintaan pembayaran dengan memanfaatkan API Permintaan Pembayaran
Buatlah semudah mungkin orang membayar Anda. Buat formulir permintaan pembayaran online untuk menyederhanakan proses pembayaran.
Anda mungkin perlu bekerja sama dengan tim IT untuk mengintegrasikan API permintaan pembayaran-atau Formulir DIY juga dapat melakukan trik ini. Sematkan ini pada halaman web dengan sedikit HTML, dan voilà ! Klien Anda cukup mengunjungi portal dan membayar saldo terutang mereka, semua berkat integrasi sederhana dengan API permintaan pembayaran.
Buat formulir khusus dengan bidang seret dan lepas di ClickUp untuk mengumpulkan pembayaran dalam sekejap
Cara Menghindari Keharusan Meminta Pembayaran
Mengejar faktur bukanlah penggunaan terbaik dari waktu Anda, dan kami jamin klien Anda juga tidak suka dikejar-kejar. 👀
Minimalkan kerumitan dan hindari permintaan pembayaran dengan perubahan kecil ini:
- Mintalah pembayaran di muka: Jika Anda sudah mengetahui ruang lingkupnya, mintalah klien untuk membayar sebelum menyelesaikan pekerjaan apa pun. Jika hal itu tidak dapat dilakukan, mintalah uang jaminan atau uang muka
- Tawarkan langganan layanan: Jika Anda memberikan tingkat layanan yang sama setiap bulannya, tagihlah klien dengan biaya langganan yang berulang melalui kartu yang ada di file
- Kirim faktur dengan segera: Jangan menunda-nunda pengiriman faktur. Selalu kirimkan dengan cepat, selagi proyek masih segar di benak klien
- Tawarkan paket pembayaran: Beberapa klien mungkin mengalami kesulitan untuk membayar, terutama untuk faktur yang lebih besar. Dalam hal ini, tawarkan rencana pembayaran yang memungkinkan mereka membayar dengan mencicil. Cicilan menunjukkan kepada klien bahwa Anda bersedia bekerja sama dengan mereka
Templat Permintaan Pembayaran untuk Menagih Pembayaran dari Klien
Pada titik ini, Anda tahu cara mengatasi "rasa tidak enak" dalam meminta pembayaran. Kami paham bahwa sulit untuk menemukan kata-kata yang tepat untuk email permintaan pembayaran, itulah sebabnya mengapa penting untuk menggunakan templat permintaan pembayaran.
Templat permintaan pembayaran ClickUp
Mengapa menghabiskan waktu berjam-jam untuk memformat formulir dan perjanjian pembayaran? Andalkan templat ClickUp untuk menggunakan bahasa yang tepat untuk permintaan pembayaran-lengkap dengan warna-warna cantik dan format yang jelas. ✨
Sebagai permulaan, mintalah klien Anda untuk menandatangani Templat Perjanjian Pembayaran Sederhana ClickUp . Gunakan templat ini untuk melacak pembayaran, melacak status klien, dan membuat bidang khusus untuk catatan Anda.
Susun syarat dan ketentuan untuk penggajian dengan Templat Perjanjian Pembayaran Sederhana dari ClickUp
The Templat Formulir Pembayaran ClickUp memudahkan untuk mengumpulkan informasi pembayaran klien secara online dengan aman. Bahkan mengirimkan peringatan otomatis untuk membuat semua orang mendapatkan informasi terbaru tentang pembayaran.
Buat alur pembayaran dengan Templat Formulir Pembayaran ClickUp
Penasaran dengan data pembayaran Anda? Lacak dengan fitur Templat Riwayat Pembayaran ClickUp . Catat semua detail pembayaran pelanggan serta pembayaran yang Anda lakukan ke vendor. Templat ini memonitor data pembayaran dari waktu ke waktu untuk mengidentifikasi potensi masalah dan memberi Anda gambaran singkat tentang kesehatan keuangan Anda.
Templat Riwayat Pembayaran ClickUp memungkinkan Anda melacak pembayaran pada pekerja lepas, klien, dan karyawan yang digaji di satu tempat
Tulis permintaan pembayaran dengan ClickUp AI termasuk Rincian Pembayaran yang relevan
Meskipun templat yang solid memberikan fondasi yang kuat, membuat email permintaan pembayaran yang sopan bisa jadi merupakan hal yang menantang.
Untungnya, Anda tidak perlu menulis pesan permintaan pembayaran sama sekali. Gunakan ClickUp AI untuk menulis pesan yang sopan namun tegas untuk Anda-semuanya tanpa meninggalkan platform manajemen proyek Anda. Gunakan untuk menulis urutan email, skrip telepon, dan teks yang menjelaskan kebutuhan Anda tanpa harus membuat Anda bingung.
Gunakan ClickUp AI untuk menulis lebih cepat dan menyempurnakan tulisan, tanggapan email, dan lainnya
Jika Anda memiliki permintaan pembayaran yang sudah ada dan ingin menyesuaikannya agar terdengar lebih bersahabat, minta ClickUp AI untuk menganalisisnya untuk Anda. Jika teks terdengar terlalu agresif, AI akan menyarankan perubahan untuk membuat pesan tidak terlalu pedas.
Kumpulkan pembayaran melalui Formulir ClickUp
Mencari antarmuka pembayaran yang ramping? Coba ClickUp Forms! Ini adalah cara tercepat untuk mendorong pembayaran cepat, dan klien Anda juga akan menghargai kenyamanannya. Formulir ClickUp tangkap respons yang terhubung dengan tugas tim Anda. Buat formulir khusus untuk memandu pelanggan melalui proses pembayaran dalam portal online yang apik. Mendapatkan pembayaran semudah pelanggan Anda mengetuk tombol bayar.
Pilihan terakhir: Panggil pengacara
Pada titik ini, Anda telah melakukan semua yang Anda bisa untuk membina niat baik dan berkomunikasi dengan klien Anda. Jika mereka tetap bersikeras untuk menghindari pembayaran atau menolak untuk memenuhi kewajiban finansial mereka, langkah selanjutnya mungkin adalah melibatkan tindakan hukum.
Pengacara Anda mungkin akan mengirimkan surat dengan kata-kata yang tegas kepada klien yang menguraikan kemungkinan jalur hukum jika pembayaran tidak segera dilakukan. Dalam banyak kasus, penyebutan tindakan hukum dapat mendorong klien untuk melunasi utangnya. Namun perlu diingat: Hal ini hampir pasti akan membuat akun dibekukan, jadi jangan anggap enteng keputusan ini.
Jika menggunakan pengacara tidak memungkinkan secara finansial, Anda mungkin dapat mengupayakan pembayaran melalui pengadilan gugatan kecil namun hal ini tergantung pada negara bagian Anda, ketentuan kontrak, dan jumlah pembayaran.
Selamat Tinggal, Pembayaran yang Terlambat
Beberapa profesional merasa canggung untuk meminta pembayaran yang menjadi hak mereka, dan kami paham bahwa hal itu bisa terasa menjijikkan. Ikuti tips dalam panduan ini untuk mengatasi rasa takut Anda dalam meminta pembayaran. Selama Anda mengirim email yang sopan dan profesional, Anda akan dapat menjaga hubungan sambil mengembangkan bisnis Anda.
Anda bisa membuat permintaan pembayaran sendiri, tetapi jika Anda ingin menghemat waktu dan menghindari gangguan komunikasi, gunakan ClickUp. Templat, alat bantu AI, Formulir, dan banyak lagi membuat permintaan pembayaran menjadi mudah sehingga Anda bisa fokus pada tugas-tugas yang benar-benar menggerakkan bisnis Anda. Mendaftar untuk ClickUp !