Sebagian besar tim tidak memiliki masalah komunikasi.
Mereka memiliki masalah Communication Sprawl.
Pembaruan ada di Slack. Keputusan ada di DM. Berkas ada di email. Status ada di kepala seseorang. Dan entah bagaimana, satu-satunya hal yang selalu tidak bisa Anda temukan adalah pesan yang sebenarnya Anda butuhkan.
Tim menghabiskan 60% waktu mereka untuk "pekerjaan tentang pekerjaan"—pemeriksaan status, pencarian konteks, pergantian alat, dan tindak lanjut berulang. Komunikasi yang berantakan adalah bagaimana angka tersebut secara diam-diam menjadi hal yang biasa bagi Anda.
Tentang Saya: Seorang Konsultan ClickUp yang Terverifikasi dan Ahli Arsitektur Solusi.
Saya Christopher Day, pendiri dan arsitek utama Upicent , sebuah agensi arsitektur solusi yang berspesialisasi dalam membangun ruang kerja ClickUp untuk bisnis dari berbagai ukuran.
Dalam webinar komunitas ClickUp terbaru, saya berbagi cara tim saya menggunakan ClickUp Chat untuk mengatasi masalah komunikasi yang berantakan.
Pandangan ini didasarkan pada pengalaman bertahun-tahun dalam membangun ruang kerja dan templat ClickUp untuk tim nyata, bukan sekadar teori—sehingga pendekatan kami terhadap obrolan didasarkan pada desain alur kerja.
Masalahnya: Komunikasi yang Terpecah-pecah di Berbagai Alat dan Saluran
Seperti banyak tim lainnya, agensi kami awalnya menggunakan Slack sebagai platform utama. Pesan, pembaruan, dan keputusan beredar di antara thread obrolan, sementara pekerjaan sebenarnya dilakukan di tempat lain.
Artinya:
- Kontekstual penting tersebar di berbagai alat (dan kami menghadapi masalah penyebaran alat kerja )
- Percakapan tidak terhubung secara andal dengan tugas dan templat yang terpengaruh.
- Anggota tim jarak jauh yang berada di zona waktu yang berbeda kesulitan mengetahui siapa yang tersedia dan kapan.
Pendekatan: Migrasi ke Platform Komunikasi dan Kolaborasi Tim yang Terintegrasi
Ketika ClickUp Chat diluncurkan, saya melakukan tinjauan mendalam dan segera melihat potensi untuk mengintegrasikan komunikasi ke dalam platform yang sama dengan tugas, dokumen, dan templat. Kami secara proaktif beralih dari Slack ke ClickUp Chat—dan kami tidak pernah menyesalinya.
Jika Anda penasaran, berikut ini gambaran singkat tentang cara kerja ClickUp Chat:
Sekarang, keuntungan sebenarnya bagi kami tidak hanya berasal dari memiliki "chat di dalam ClickUp". Tidak, itu jauh lebih dari itu.
ClickUp menawarkan kami sebuah Ruang Kerja AI Terintegrasi —di mana percakapan, pekerjaan, dan konteks semuanya terhubung secara default.
Dalam sistem seperti itu, pesan bukan hanya sekadar pesan. Pesan tersebut dapat langsung mengarah ke tugas, mengimpor dokumen, memicu otomatisasi, atau menjadi awal dari pekerjaan nyata. Tidak ada yang perlu membuang waktu menyalin tautan antar alat atau mengulang konteks yang sama lima kali.
Dan dengan penambahan ClickUp Brain, kecerdasan buatan kontekstual ClickUp, ruang kerja Anda tidak lagi hanya tempat untuk menyimpan komunikasi. Ini adalah tempat di mana AI benar-benar memahami, merangkum, dan membantu tim Anda bertindak lebih cepat.
Itulah perbedaan antara aplikasi obrolan sederhana dan aplikasi yang dirancang untuk mengatasi masalah komunikasi yang berantakan dari akar masalahnya.
Melakukannya dengan Benar: Mulailah dengan Arsitektur Ruang Kerja, Bukan Saluran Obrolan
Arsitektur ruang kerja adalah awal dan akhir dari pengalaman Anda menggunakan ClickUp.
Arsitektur ruang kerja adalah awal dan akhir dari pengalaman Anda menggunakan ClickUp.
Mantra inti saya sederhana: arsitektur ruang kerja Anda harus menjadi dasar strategi obrolan Anda.
Jika Anda belum menjadi pengguna ClickUp yang mahir, inilah cara termudah untuk memahami arsitektur ClickUp (atau Hierarki Proyek ):
- Sebuah Space mirip dengan departemen atau fungsi utama (Marketing, Delivery, Product, Client Work)
- Sebuah Folder mirip dengan program atau alur kerja di dalam ruang tersebut (Kampanye, Sprint, Onboarding).
- Sebuah Daftar adalah tempat di mana pekerjaan sebenarnya diorganisir (Backlog, Permintaan, Tugas, Bug).
Sebagian besar tim melakukan hal sebaliknya. Mereka mulai dengan chat terlebih dahulu. Mereka membuat daftar panjang saluran seperti #pengumuman, #bug, #acak, #permintaan-klien… dan baru kemudian mencoba menghubungkan percakapan tersebut kembali ke pekerjaan.
Begitulah cara Communication Sprawl dimulai.
Gabungkan Hierarki Proyek bawaan ClickUp dengan Chat
Di ClickUp, Hierarki dan ClickUp Chat berada dalam satu sidebar.
Setiap Ruang, Folder, dan Daftar dapat memiliki saluran obrolan tersendiri.
Secara default, fitur ini "tidak aktif"—tetapi tersedia saat Anda membutuhkannya. Namun, begitu Anda mengklik Tambah Kanal, lokasi tepat tersebut akan memiliki aliran percakapan terfokus yang terhubung dengan pekerjaan nyata.
Inilah mengapa hal itu penting:
- Saluran secara otomatis mewarisi pengaturan berbagi dan izinJika seseorang tidak memiliki akses ke pekerjaan tersebut, mereka tidak akan melihat saluran tersebut. Tidak perlu undangan terpisah. Tidak perlu pengawasan manual.
- Orang yang tepat mendapatkan pembaruan yang tepat secara otomatisAnda mengikuti Space/Folder/List tempat Anda sebenarnya bekerja, dan keanggotaan saluran secara alami sesuai dengan orang-orang yang dapat mengambil tindakan.
- Chat akhirnya mencerminkan struktur kerjaKomunikasi menjadi bagian dari ruang kerja—bukan dunia paralel di mana keputusan dibuat lalu dilupakan.
Ketika Anda membangun obrolan berdasarkan bentuk pekerjaan, tim akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyortir pesan dan lebih banyak waktu untuk mendorong proyek maju.
Ubah lokasi penting menjadi saluran yang terfokus
Dalam webinar ini, kami mendemonstrasikan hal ini menggunakan area Produk Digital di ruang kerja kami—pada dasarnya, tempat di mana tim membangun dan memelihara templat ClickUp kami.
Biasanya, tim akan menangani hal ini dengan membuat saluran #pengumuman-produk yang luas di Slack (atau alat obrolan apa pun yang mereka gunakan). Masalahnya adalah saluran tersebut berada terpisah dari pekerjaan sebenarnya. Saluran tersebut menjadi aliran pembaruan lain yang orang-orang sekadar lihat sekilas, lewatkan, atau lupa untuk menghubungkannya kembali ke tugas-tugas.
Jadi, kami melakukan sesuatu yang lebih sederhana di dalam ClickUp:
- Membuat daftar Pengumuman khusus di area Produk Digital kami.
- Klik Tambah saluran pada daftar tersebut untuk langsung membuat saluran obrolan yang terhubung dengannya.
- Menambahkan orang yang tepat sebagai pengikut, sehingga hanya tim yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut yang dapat melihatnya.
Sekarang, setiap pengumuman tentang produk digital kami muncul di tempat yang sama di mana pekerjaan produk sebenarnya diorganisir.
Pastikan keanggotaan saluran sesuai dengan orang-orang yang dapat mengambil tindakan terhadap pesan-pesan tersebut.
Karena saluran terikat dengan lokasi, orang-orang yang dapat melihat dan mengikuti saluran sudah ditentukan oleh pengaturan berbagi ruang kerja. Kami menggunakan ini untuk menjaga komunikasi tetap terarah dan mudah ditemukan:
- Siapa pun yang memiliki akses ke Space, Folder, atau List dapat mengikuti saluran tersebut.
- Setelah ditambahkan sebagai pengikut, mereka dapat melihat setiap pembaruan tanpa perlu saluran Slack khusus yang hanya diundang.
- Anggota tim baru dapat langsung mendapatkan konteks historis dengan menjelajahi saluran yang terhubung dengan lokasi yang baru saja mereka akses.
💡 Tips Pro: Saat anggota baru bergabung ke saluran, jangan membuat mereka menggulir berminggu-minggu pesan untuk mencoba memahami situasi. Gunakan AI CatchUp di ClickUp Chat untuk secara instan merangkum apa yang mereka lewatkan—keputusan penting, prioritas saat ini, dan topik yang masih terbuka—sehingga mereka dapat memahami konteks dengan cepat dan mulai berkontribusi tanpa perlu meminta ringkasan dari tim.
Cara Menjaga Percakapan Terhubung dengan Pekerjaan Menggunakan Hubungan Tugas di ClickUp
Kami mengandalkan hubungan tugas untuk memastikan obrolan tetap terhubung dengan pekerjaan yang dibahas.
Jika Anda baru mengenal ClickUp, berikut versi sederhananya: hubungan tugas hanyalah cara untuk menghubungkan dua bagian pekerjaan agar konteksnya tetap terhubung. Alih-alih percakapan terisolasi di dalam alat obrolan, ClickUp memungkinkan Anda menghubungkan percakapan tersebut kembali ke tugas yang terpengaruh—sehingga pesan tidak hilang begitu saja saat percakapan menjadi sepi.
Dalam webinar ini, Anda akan melihat saya masuk ke dalam ruang kerja versi alpha di mana tim saya sedang merancang templat canggih untuk pasar kami yang akan datang—mulai dari lingkungan Scrum agile dengan peta jalan dan upacara hingga sistem tiket internal dan pusat dukungan.
Ketika seorang rekan tim merekam video pembaruan tentang sebuah templat (misalnya, panduan pemula yang detail untuk templat proyek Scrum agile), kami:
- Bagikan pembaruan video di saluran obrolan yang relevan.
- Gunakan Hubungan untuk menghubungkan pesan tersebut langsung ke tugas spesifik (misalnya, tugas Panduan Memulai)
- Biarkan ClickUp mengonsolidasikan pesan-pesan tersebut ke dalam aliran aktivitas tugas.
Artinya, siapa pun yang membuka tugas tersebut nanti akan melihat:
- Rincian tugas dan bidang
- Pesan terkait dan pembaruan video di tempat yang sama
- Catatan yang jelas tentang apa yang dibahas, apa yang diubah, dan mengapa.
Ini adalah salah satu cara termudah untuk mengurangi kekacauan komunikasi dalam jangka panjang. Hal ini mengubah obrolan dari percakapan yang sementara menjadi konteks yang tahan lama yang tetap terkait dengan pekerjaan.
📮ClickUp Insight: 75% orang mengatakan membuka chat setiap pagi terasa seperti memulai hari kerja dengan santai. Sisanya menggambarkannya sebagai pekerjaan kedua!
Paradoksnya? Chat terasa produktif hingga Anda menyadari bahwa setengah hari Anda dihabiskan untuk menggulir, mencari, atau membaca ulang thread yang panjang dan berbelit-belit.
Kami telah membuat obrolan terlalu cepat untuk konteks dan terlalu terfragmentasi untuk tindak lanjut yang jelas. ClickUp Chat mengembalikan fokus. Ia mengaitkan percakapan dengan pekerjaan nyata, di mana sebuah pesan dapat langsung menjadi tugas, tindak lanjut, atau titik keputusan. ClickUp Brain juga merangkum hal-hal tersebut karena pekerjaan dan obrolan Anda akhirnya terhubung!
Cara Menggunakan Otomatisasi dan AI untuk Menghentikan Pengulangan dalam ClickUp Chat
⚡️ Ini salah satu tips terbaik (meski agak licik!) dari saya: Biarkan Automations dan AI ClickUp menangani ringkasan, pemberitahuan, dan jawaban di saluran Chat Anda. Dengan begitu, tim Anda dapat fokus pada pengambilan keputusan, bukan mencari informasi.
Dua pola menonjol:
Dokumen yang didukung AI dari mention
Kita dapat membuat tim AI kecil atau aturan yang memantau apakah dokumen AI tertentu disebutkan dalam tugas. Ketika hal itu terjadi, ClickUp akan menghasilkan dokumen ringkasan untuk tugas tersebut, mengumpulkan detail dan aktivitas penting yang telah dilakukan sejauh ini.
Hal ini sangat berguna ketika suatu tugas melibatkan banyak percakapan bolak-balik. Alih-alih menggulir pembaruan dan komentar, Anda mendapatkan dokumen yang rapi yang mencatat hal-hal penting.
Agen Otomatis di saluran
Di saluran tertentu (misalnya, saluran webdev), kita dapat mengaktifkan Autopilot Agents sehingga ketika pesan diposting, agen akan membalas secara otomatis.
Tanggapan tersebut mungkin:
- Mengidentifikasi apa yang sedang terjadi dalam tugas-tugas terkait
- Jawab pertanyaan umum
- Arahkan seseorang ke dokumen yang tepat atau langkah selanjutnya.
Sehingga orang-orang bisa mendapatkan bantuan saat itu juga, tanpa harus ada anggota tim yang harus menghentikan apa yang sedang mereka lakukan untuk merespons.
📚 Baca Lebih Lanjut: Pola-pola ini sejalan dengan visi ClickUp yang lebih luas tentang manajemen kerja yang didukung AI, di mana fitur seperti ClickUp Super Agents dan ClickUp Brain membantu tim bekerja lebih produktif dan tetap mengikuti percakapan yang bergerak cepat.
Jika Anda sedang mempertimbangkan arah ini, panduan mendalam ini dapat menjadi referensi yang berguna:
Cara Menggunakan ClickUp untuk Mengatasi Masalah Komunikasi yang Berantakan pada Tim Jarak Jauh: Ritual Catatan Harian
Agen kami sepenuhnya bekerja jarak jauh, dengan anggota tim tersebar di berbagai zona waktu. Dalam lingkungan kerja yang tersebar, masalah komunikasi yang berantakan muncul dengan cepat. Untuk mengurangi pesan bolak-balik dan pertanyaan "Apakah kamu ada di sana?", kami membangun sistem Daily Logs di ClickUp.
Begini cara kerjanya:
- Di ruang Sumber Daya Manusia kami, kami membuat daftar Catatan Harian di dalam folder Tim.
- Setiap anggota tim memiliki tugas khusus yang harus mereka perbarui.
- Tugas tersebut mencakup Status Kustom seperti Online, Deep Work, Traveling, Leave, dan Break
- Otomatisasi memantau perubahan status dan mengirim pesan ke saluran obrolan Daily Logs yang khusus.
Jadi, jika saya mengatur status saya menjadi "Istirahat" selama 30 menit, otomatisasi akan memposting pembaruan ramah ke saluran Daily Logs dengan nama tugas, status, dan durasi—pada dasarnya mengatakan, “Saya sedang istirahat sekarang, tolong jangan ganggu.”
📌 Hasilnya: semua anggota tim dapat langsung melihat siapa yang tersedia untuk panggilan cepat, siapa yang sedang fokus bekerja, dan siapa yang offline—tanpa membanjiri saluran acak dengan pembaruan status.
Mengapa ini sangat efektif untuk tim jarak jauh
Polanya ini memberikan tim jarak jauh seperti kami cara yang ringan untuk:
- Hormati waktu fokus dan batas pribadi satu sama lain.
- Hindari menebak apakah seseorang tersedia untuk panggilan.
- Simpan pembaruan status di satu tempat yang dapat diprediksi daripada pesan langsung (DM) yang tersebar.
Kami bahkan menggunakan status ini saat menjadwalkan tindak lanjut di saluran lain. Jika seseorang sedang istirahat atau tidak di kantor, kami dapat menjadwalkan pesan untuk saat mereka kembali. Hal ini menjaga komunikasi tetap esensial daripada terus-menerus.
Dari Pesan yang Tersebar ke Sistem Komunikasi Internal yang Terencana: Tiru Pengaturan ClickUp Chat Ini
Pendekatan kami terhadap ClickUp Chat bukan sekadar tentang "alat pesan instan lainnya", melainkan lebih tentang membangun sistem komunikasi yang terencana yang mencerminkan struktur kerja kami. Dan Anda juga bisa mencontohnya!
- Desain arsitektur ruang kerja yang jelas terlebih dahulu
- Ubah lokasi kunci menjadi saluran yang terfokus
- Gunakan daftar Daily Logs untuk kehadiran jarak jauh.
- Hubungkan pesan kunci dengan tugas menggunakan Relationships
- Ubah pertanyaan berulang menjadi alur kerja wiki yang didukung AI.
Sistem ini membantu kami beralih dari kekacauan gaya Slack ke kejelasan yang didukung ClickUp.
Tapi jangan khawatir, Anda tidak perlu menerapkan semua pola sekaligus. Mulailah dengan bertanya:
- Di mana kita sudah memiliki hierarki yang solid (Spaces, Folders, Lists) yang layak memiliki saluran tersendiri?
- Bagaimana daftar Daily Logs dapat membantu tim jarak jauh kami menghormati waktu fokus dan ketersediaan?
- Saluran mana yang memiliki lalu lintas tinggi yang akan diuntungkan dari hubungan tugas atau agen otomatis, sehingga kita tidak perlu terus-menerus mengulang informasi yang sama?
Kemudian, lanjutkan dari sana.
Mulailah dengan akun ClickUp gratis dan mulailah membangun!
Christopher adalah pendiri Upficient, penyedia solusi ClickUp independen yang melayani bisnis besar dan kecil di seluruh dunia dengan solusi ClickUp yang kuat. Mereka juga memiliki pasar untuk templat ClickUp—mulai dari sistem operasi OKR dan EOS hingga lingkungan proyek agile dan pusat dukungan internal—yang ditujukan untuk pengguna Business Plus dan Enterprise.