Meskipun hampir semua orang pernah berada dalam peran kepemimpinan pada suatu saat, menjadi manajer proyek membawa tanggung jawab yang unik dan terkadang tidak terduga.
Sebagai manajer proyek dan pemimpin tim, Anda perlu mematuhi prosedur dan operasional yang telah ditetapkan oleh perusahaan, tetapi Anda juga perlu terbuka terhadap masukan dan menyesuaikan alur kerja Anda sesuai kebutuhan.
Di situlah templat manajemen proyek menjadi sangat berguna!
Dalam posting ini, kita akan membahas beberapa metodologi manajemen proyek dan tips untuk membantu Anda mengatasi tantangan apa pun yang muncul. Dan kami akan memberikan template manajemen proyek yang luar biasa di ClickUp untuk melakukannya.
1. Tentukan Tanggung Jawab Anda
Ini adalah pagi hari Senin dan Anda memiliki tiga wawancara dengan calon karyawan baru.
Anda juga memiliki 13 pertemuan dengan karyawan saat ini, dan jumlah email di kotak masuk Anda terus meningkat hingga melampaui batas yang tidak bisa ditoleransi.
Bagaimana Anda menjaga semuanya tetap teratur?
Pertama, visualisasikan titik fokus utama Anda sebagai manajer. Pecah peran Anda secara sistematis menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
Hierarki ClickUp memudahkan proses ini. Anda dapat membuat Proyek untuk setiap tim yang Anda kelola dalam satu ruang pusat. Kemudian, gunakan Daftar di setiap Proyek untuk membagi komponen-komponen Proyek tersebut. Berikut contohnya:
Space: Manajemen > Proyek: Staf > Daftar: Karyawan 1, Karyawan 2, dll.
Platform ini bahkan menyediakan templat proyek siap pakai yang dapat Anda gunakan langsung di tim Anda untuk memulai:
2. Pantau kemajuan Anda secara real time
Terkadang, menetapkan batas waktu untuk proyek atau tugas saja tidak cukup. Ketika Anda harus mengelola beberapa tugas yang dibagikan kepada kelompok besar orang, sangat sulit untuk mengetahui perkembangan setiap tugas.
Solusinya? Temukan cara untuk mendapatkan pembaruan instan dari seluruh tim Anda seiring dengan perubahan yang terjadi.
Di ClickUp, Anda dapat mengatur ini dengan mudah menggunakan bidang kustom.
Buat kolom tugas unik untuk mengelola informasi kontak, status kemajuan, tautan ke dokumen penting, dan lainnya.
Saat penugas tugas memperbarui entri lapangan ini, Anda akan dapat melihat gambaran umum pekerjaan semua orang di satu tempat:
Anda bahkan dapat membuat alur kerja status yang disesuaikan untuk setiap proyek Anda. Anggota tim dapat memindahkan tugas dari satu fase ke fase berikutnya sehingga Anda selalu tahu apakah segala sesuatunya berjalan sesuai rencana:
Fitur penting lain dari ClickUp yang perlu Anda cek adalah Laporan.
Laporan memudahkan Anda memantau kemajuan rekan tim dari berbagai sudut pandang dalam periode waktu tertentu. Lihat tugas apa yang sedang dikerjakan, siapa yang memiliki tugas yang terlambat, dan lebih banyak lagi:
Akhirnya, pastikan untuk menjelajahi fitur Portfolios dari ClickUp. Portfolios memungkinkan Anda untuk mengumpulkan semua rencana hebat ini ke dalam ringkasan tingkat tinggi yang komprehensif, sehingga Anda dapat dengan mudah memantau kemajuan dan kesehatan semua hal di tim Anda.
3. Selalu rencanakan dengan matang
Bagian dari menjadi seorang manajer adalah menangani banyak permintaan yang beragam. Baik Anda bertanggung jawab atas perekrutan dan pelatihan karyawan baru, mengawasi tim penjualan, atau merencanakan acara besar, kemungkinan besar Anda berada dalam posisi di mana banyak rekan kerja Anda mengandalkan Anda untuk mengambil tindakan.
Bagaimana cara Anda menangani semua permintaan ini dengan tepat waktu, sambil tetap memberikan kejelasan dan ketegasan yang dibutuhkan oleh rekan tim Anda?
Anda perlu berpikir ke depan dan mengalokasikan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Tentukan kapan proyek harus dimulai, berakhir, dan semua hal di antaranya.
Dengan fitur Time View dari ClickUp, Anda dapat menyeret dan meletakkan tugas yang belum dijadwalkan untuk menambahkan tanggal mulai dan jatuh tempo langsung di kalender Anda.
Anda juga dapat memberi kode warna berdasarkan status, atau menyaring kalender berdasarkan penugas untuk melihat siapa yang sedang mengerjakan apa.
Tidak yakin kapan harus menjadwalkan tugas tertentu?
Coba tambahkan perkiraan waktu untuk menunjukkan berapa lama Anda memperkirakan tugas tersebut akan selesai. Hal ini akan membantu Anda menempatkan tugas tersebut di kalender Anda dengan lebih baik saat Anda siap.
Kesimpulan
Terlepas dari skala tanggung jawab manajemen Anda, selalu ada alat yang dapat Anda terapkan untuk membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih cepat. Daripada mencoba melacak setiap tugas dan pertemuan di catatan tempel (atau lebih buruk lagi, di kepala Anda), mengapa tidak mensinkronkan alur kerja Anda dalam satu platform yang terintegrasi?