Mengatasi Work Sprawl: GVP Penjualan ClickUp tentang AI dan Masa Depan Kerja

Dari Gurun ke Meja Kerja: Work Sprawl Adalah Masalah Universal

Tidak lama lalu, saya berada di Arab Saudi, bertemu dengan para pemimpin di pabrik mobil listrik pertama di negara tersebut dan dana kekayaan negara terbesar di dunia. Organisasi-organisasi ini sedang membangun proyek-proyek berskala besar yang sulit dibayangkan—resor ski senilai $20 miliar, kota berbentuk kubus seukuran dua belas Menara Empire State. Ini luar biasa dan menginspirasi.

Namun, yang paling mengesankan bagi saya bukanlah skala proyek mereka—melainkan skala tantangan yang mereka hadapi. Di mana pun Anda berada di dunia, Work Sprawl adalah kekuatan tak terlihat yang menghambat kemajuan tim. Baik Anda sedang membangun kota futuristik atau mengelola tim penjualan di AS, gejalanya sama: terlalu banyak aplikasi, proses, dan konteks yang hilang di antara mereka.

Sungguh luar biasa melihat ClickUp beroperasi di bagian dunia yang sama sekali berbeda, tetapi kenyataannya Work Sprawl ada di mana-mana.

Mengidentifikasi Masalah: Apa Itu Work Sprawl?

Work Sprawl adalah fragmentasi aplikasi, proses, konteks, dan kini AI, di tempat kerja yang tersebar di sistem yang terputus-putus—tantangan yang semakin umum bagi tim modern. Ini adalah beban tersembunyi bagi produktivitas, inovasi, dan keterlibatan. Kami memperkirakan hal ini menghabiskan lebih dari $2,5 triliun secara global akibat produktivitas yang hilang. Namun, biaya sesungguhnya lebih sulit diukur: frustrasi, kelelahan, dan perasaan bahwa pekerjaan lebih sulit dari yang seharusnya.

Bagian yang berbahaya dari Work Sprawl adalah bahwa hal itu jarang diungkapkan secara terbuka. Kebanyakan orang tidak menyebutnya dengan nama—mereka hanya merasakan gejalanya: penundaan, frustrasi, dan kekacauan. Butuh waktu lama untuk menyelesaikan sesuatu. Orang-orang merasa frustrasi. Ada rasa lelah dan penundaan yang umum. Namun di balik semua itu, akar masalahnya selalu sama: alat yang terputus-putus, proses yang tidak konsisten, dan konteks yang hilang.

Pertempuran Pertama Saya dengan Work Sprawl: Masa-Masa Snowflake

Saya pertama kali mengalami Work Sprawl di Snowflake.

Tim operasional penjualan kami menangani berbagai proyek—penetapan harga lokal, alur kerja baru, dan sebagainya. Namun, setiap proyek dikelola di Wrike, sementara ketergantungan proyek ada di Salesforce, dan tim pengembangan melacak pekerjaan mereka di Jira. Tidak ada sinkronisasi dua arah. Setiap minggu, kami bertemu untuk memastikan prioritas sejalan. Itu sangat menyulitkan.

Hal ini menyebabkan frustrasi yang besar di seluruh tim, konflik antarindividu, dan kalender yang dipenuhi rapat yang tidak menyelesaikan apa pun. Semua orang bergerak ke arah yang berbeda.

Teknologi seharusnya membantu kita bergerak lebih cepat, tetapi justru memperlambat kita. Saya ingat betapa menyebalkannya duduk dalam rapat-rapat itu, mengetahui bahwa kurangnya integrasi tidak hanya menghabiskan waktu tetapi juga merusak semangat tim.

The Modern Sales Stack: Ketika Setiap Menit Berharga

Mengelola tim penjualan saat ini berarti harus berurusan dengan tumpukan teknologi yang kompleks: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator—daftar ini terus berlanjut. Para perwakilan harus berpindah-pindah antara berbagai alat hanya untuk mengirim satu email. Dan dalam dunia penjualan, waktu adalah uang. Jika mengirim email memakan waktu sepuluh menit alih-alih dua menit, Anda kehilangan uang sungguhan.

Setiap kali alat atau fitur baru diperkenalkan atau seseorang ingin membeli atau mengimpor sesuatu, insting pertama saya adalah menanyakan di mana dan bagaimana kita dapat melakukannya dalam sistem yang ada saat ini. Saya tidak ingin menambahkan sesuatu kecuali benar-benar diperlukan.

Apakah—dan seharusnya—semua ini dapat diintegrasikan dalam satu antarmuka tunggal? Pertanyaan yang lebih baik: apa yang diperlukan untuk membuat hal itu mungkin?

Faktanya? Setiap alat baru menambah kebisingan—lebih banyak "pekerjaan yang tidak terorganisir," lebih banyak titik buta, dan lebih banyak kompleksitas yang harus dikelola. Pekerjaan sudah rumit—setiap tim memiliki proses yang harus diikuti oleh tim penjualan. Jadi, semakin sederhana kita membuat pekerjaan ini, semakin baik.

Biaya Tersembunyi dari Work Sprawl dari Perspektif Pelanggan: Gejala vs. Penyebab Utama

Sebagian besar pelanggan tidak datang dengan mengatakan, “Kami tenggelam dalam Work Sprawl.” Yang mereka gambarkan adalah gejalanya: “Pekerjaan terasa kacau.” “Butuh waktu lama untuk menyelesaikan sesuatu.” “Orang-orang merasa frustrasi.” Penyakit dasarnya selalu Work Sprawl, tetapi sulit untuk menyebutnya karena ia memiliki banyak wajah.

Ketika saya berbicara dengan para eksekutif, saya bertanya: Jika Anda bisa kembali lima atau delapan tahun yang lalu, apakah Anda akan merancang sistem Anda dengan cara yang sama? Semua orang memiliki pencerahan yang sama: Tidak, saya tidak akan melakukannya lagi dengan cara ini.

Mereka menyadari bahwa pendekatan yang lebih terencana terhadap silo informasi, transfer data, dan kolaborasi dapat menghemat bertahun-tahun gesekan. Namun, sebagian besar organisasi membiarkan sistem mereka berkembang secara organik, dengan setiap tim memilih alat mereka sendiri—papan tulis, alat manajemen proyek, dan lainnya—tanpa intervensi eksekutif yang berarti.

Seiring dengan semakin umum penggunaannya di tempat kerja, ketidakhadiran ruang kerja terpadu dan konteks real-time mulai membatasi dampak sebenarnya dari AI. AI hanya sebaik konteks yang dapat diaksesnya. Jika data Anda tersebar di 18 alat berbeda, yang kami sebut Context Sprawl, Anda tidak akan melihat manfaat kumulatif yang dapat ditawarkan AI.

Mengatasi Kebingungan: Kekuatan Sebuah Tujuan Utama

Bagaimana cara memulai untuk mengatasi Work Sprawl, terutama ketika masalah terasa menakutkan? Bagi saya, semuanya berawal dari memiliki North Star.

Kontekstual adalah bintang penuntun.

Kekuatan AI hanya dapat dimaksimalkan ketika memiliki konteks yang lengkap. Namun, mencapai hal itu tidak mudah, terutama jika Anda terjebak dalam tumpukan sistem yang berantakan. Faktanya, seperti yang kita lihat dalam transformasi dunia nyata yang tak terhitung jumlahnya, mengatasi Work Sprawl memerlukan langkah-langkah berani namun bertahap—memilih satu alur kerja sekaligus, mengonsolidasikannya, dan membangun momentum menuju konvergensi sejati.

Saya telah belajar bahwa Anda harus melakukannya secara bertahap, tetapi harus tegas dan berani dalam setiap langkahnya.

Misalnya, ambil contoh manajemen proyek. “Pindahkan semuanya ke sana” terdengar sederhana—sampai Anda menghadapi dokumen yang tersebar dan rencana yang belum selesai. Baik Anda melakukannya secara bertahap atau langsung, pekerjaan sesungguhnya adalah membawa konteks secara berani ke depan dan mengintegrasikannya ke dalam sistem. Langkah setengah membiarkan pengetahuan terputus; langkah berani memberikan AI gambaran lengkap.

Saya sering berbagi kisah internal kami tentang beralih dari Slack ke ClickUp Chat. Semua orang enggan melakukannya. Kami gagal pada percobaan pertama, mencoba memindahkan satu tim sekaligus. Itu tidak berhasil. Namun, begitu kami berani dan tegas, mengumumkan dengan jelas bahwa pada tanggal tertentu, Slack akan dihentikan dan semua orang akan beralih ke ClickUp Chat, hal itu benar-benar terjadi! Slack hilang, semua orang pindah, dan itu luar biasa. Kini, kami memiliki pengalaman AI yang luar biasa di ClickUp Chat yang tidak kami miliki sebelumnya.

Saya mengerti, inersia status quo sangat kuat. Namun, masa depan kerja menuntut rencana yang berani dan terencana dengan baik. Namun, sebagai pemimpin, kita perlu menyadari bahwa ketidakhadiran arahan dari atas ke bawah lah yang menyebabkan Work Sprawl sejak awal.

The Matrix: Rencana Aksi untuk Transformasi AI

Ada kerangka kerja yang saya gunakan—sejenis matriks untuk transformasi AI. Ini bukan tentang mengejar hal-hal yang mengkilap atau menambahkan lebih banyak alat. Ini tentang:

Ketika AI diterapkan pada data yang terfragmentasi dan terisolasi, hal itu seperti meminta seorang koki untuk memasak hidangan dengan bahan-bahan yang tersebar di 18 dapur. Namun, ketika Anda mengintegrasikan ruang kerja dan konteks—sebuah ruang kerja AI yang terintegrasi sepenuhnya—AI akhirnya dapat memenuhi janji-janjinya: mengungkap wawasan, mengotomatisasi tugas, dan membebaskan tim Anda untuk fokus pada hal-hal yang penting. Inilah mengapa mengatasi Work Sprawl dengan AI bukan hanya tentang efisiensi—tetapi tentang membuka cara-cara baru yang sepenuhnya inovatif dalam bekerja.

Perbedaan ClickUp: AI yang benar-benar bekerja untuk Anda

Ketika saya berbicara dengan tim tentang AI, tantangan terbesar bukanlah antusiasme; melainkan implementasi. Semua orang menginginkan alat yang lebih cerdas. Namun, tanpa akses ke konteks yang sebenarnya—apa yang sedang dikerjakan tim Anda, apa yang sudah dibahas, dan apa yang perlu dilakukan selanjutnya—kebanyakan AI akhirnya terasa terputus dan kurang memuaskan.

Di situlah ClickUp Brain berperan . Karena terintegrasi langsung dalam ruang kerja Anda, ia benar-benar memahami apa yang sedang terjadi. Ia mengumpulkan data dari tugas, dokumen, obrolan, dan tujuan Anda untuk memberikan jawaban yang didasarkan pada kenyataan—bukan tebakan.

Dan sistem ini fleksibel. Anda dapat beralih antara model AI terkemuka—seperti ChatGPT, Claude, Gemini, dan lainnya—tergantung pada kebutuhan Anda saat itu. Butuh draf cepat? Ringkasan cerdas? Pemahaman yang lebih mendalam? Anda memiliki pilihan, tanpa perlu meninggalkan alur kerja Anda.

Kemudian ada ClickUp Brain MAX, asisten AI desktop, yang membawa hal ini ke level berikutnya. Anda dapat berbicara, dan ia mendengarkan—secara harfiah. Dengan fitur Talk to Text -nya, Anda dapat mengutarakan apa yang ada di pikiran Anda dan mengubahnya menjadi pembaruan, tugas, dokumen—apa pun yang Anda butuhkan. Ia sadar konteks, selalu aktif, dan semakin cerdas seiring penggunaan.

Ini bukan sekadar AI demi AI. Ini adalah AI yang benar-benar membuat pekerjaan Anda lebih baik.

Revolusi Budaya: Membangun Tim 10x

Masa depan kerja bukan hanya tentang alat yang lebih baik—tetapi juga tentang pola pikir baru. Saya percaya masa depan adalah saat manusia mengelola manusia, dan kontributor individu mengelola agen. Itulah cara untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja secara signifikan.

Namun, hal itu tidak bisa dicapai hanya dengan teknologi. Ini adalah revolusi budaya. Di ClickUp, kami menyisihkan satu jam setiap Jumat bagi para penjual kami untuk mengembangkan AI. Konsep ini terdengar aneh: menarik penjual dari lapangan, menjauhkan mereka dari aktivitas yang menghasilkan pendapatan, untuk mengembangkan AI. Namun, ini adalah satu-satunya cara untuk memberdayakan setiap orang agar dapat mengotomatisasi 30-40% pekerjaan mereka dan membebaskan waktu untuk hal-hal yang lebih penting.

Itu adalah revolusi budaya. Perusahaan dan pemimpin yang melakukannya akan melihat perusahaan mereka tumbuh 10 kali lipat dan meraih kesuksesan.

IT saja tidak dapat mendorong hal ini. Hanya pengguna akhir yang mengetahui detail pekerjaan mereka. Perusahaan yang berhasil akan memberdayakan setiap karyawan untuk berpikir seperti pendiri, membangun alur kerja dan agen mereka sendiri, serta mendorong inovasi dari bawah ke atas.

Mengatasi Perlawanan: Peran Para Pemimpin Sesama

Perubahan itu sulit. Saya akan kembali ke contoh perpindahan dari Slack ke ClickUp Chat. Ya, ada resistensi—orang-orang ingin emoji kustom dan antarmuka yang familiar. Baru ketika kami melakukan perpindahan yang definitif dan menyeluruh di seluruh perusahaan, perubahan itu berhasil. Dan banyak kredit diberikan kepada orang-orang yang secara vokal dan antusias memimpin perubahan ini.

Anda harus menemukan orang-orang di perusahaan Anda yang secara alami berpikir dalam sistem dan memberikan mereka platform untuk membantu mendorong perkembangan perusahaan. Memberdayakan para pemimpin operasional adalah kunci. Mereka menjadi duta, membantu rekan-rekan mereka beradaptasi dan berkembang di lingkungan baru. Manajemen perubahan bukan hanya perintah dari atas ke bawah; ini adalah gerakan yang membutuhkan dukungan baik dari kepemimpinan maupun dari bawah.

Hasil Nyata: Dari Frustrasi ke Aliran Kerja

Sejak menerapkan perubahan ini, saya telah menyaksikan transformasi secara langsung. Rapat yang dulu fokus pada penyelarasan kini berfokus pada tindakan. AI menyajikan wawasan sebelum saya bahkan menanyakannya. Tim penjualan menghabiskan lebih sedikit waktu berpindah antar alat dan lebih banyak waktu untuk menjual. Frustrasi digantikan oleh alur kerja yang lancar.

Dan bagaimana dengan pelanggan kami? Mereka yang mengadopsi pendekatan ini melihat hasil yang sama. Ini tidak mudah, mengurai Work Sprawl yang telah berlangsung bertahun-tahun memang tidak pernah mudah. Namun, dengan tujuan yang jelas, kepemimpinan yang berani, dan kesediaan untuk berinvestasi dalam budaya, hal itu mungkin dilakukan.

Dan angka-angka membuktikannya. Menurut studi Forrester Total Economic Impact™, tim yang menggunakan ClickUp mengalami ROI sebesar 384% dan menghemat 92.400 jam pada tahun ketiga.

Kesimpulan: Saatnya Bertindak Sekarang

Work Sprawl adalah masalah terbesar dalam pekerjaan modern. Namun, hal ini tidaklah tak terhindarkan. Dengan ruang kerja terintegrasi, sistem yang kaya konteks, dan alur kerja yang didukung AI, tim dapat mengembalikan waktu, meningkatkan produktivitas dengan AI, membuka potensi inovasi, dan membangun tempat kerja yang sesuai untuk semua orang.

Saya merekomendasikan untuk memulai dengan refleksi: Di mana Work Sprawl muncul di organisasi Anda? Apa satu langkah berani yang dapat Anda ambil pada kuartal ini untuk mengintegrasikan konteks dan memberdayakan tim Anda?

Masa depan milik mereka yang mengatasi Work Sprawl—satu platform, satu pusat AI, satu pergeseran budaya pada satu waktu.