🧠 Tahukah Anda? 63% pelanggan mempertimbangkan proses onboarding Anda sebelum memutuskan untuk menggunakan layanan Anda. Hal ini menjadikan onboarding salah satu bagian paling powerful (dan sering diabaikan) dari proses penjualan.
Jika Anda pernah memulai proyek hanya untuk menyadari bahwa Anda masih mengejar informasi dasar—seperti alamat bisnis, strategi pemasaran saat ini, atau bahkan kontak utama—berminggu-minggu setelahnya, Anda membutuhkan formulir onboarding klien.
Template pertanyaan onboarding klien yang tepat menghemat waktu. Template ini juga menetapkan tone yang tepat untuk proses onboarding yang lancar, membantu Anda tetap selaras dengan tujuan bisnis klien, dan membangun hubungan klien yang lebih sukses sejak hari pertama.
Baik Anda seorang freelancer mandiri, bagian dari agensi pemasaran, atau bisnis berbasis layanan, mengajukan pertanyaan onboarding yang tepat sejak awal membantu Anda memperlancar komunikasi, memastikan semua pihak berada di halaman yang sama, dan bergerak lebih cepat dengan hambatan minimal.
Dalam panduan ini, kami akan membahas:
- Apa itu kuesioner onboarding klien?
- Mengapa hal ini penting bagi pengalaman onboarding pelanggan Anda?
- Apa yang harus saya sertakan (dengan contoh pertanyaan berdasarkan alur kerja nyata)?
- Formulir online gratis yang dapat Anda sesuaikan di ClickUp
- Cara mengotomatisasi dan menskalakan proses onboarding klien baru dengan mudah
Kami juga akan menunjukkan cara menggunakan ClickUp untuk membuat formulir onboarding klien, mengelola tindak lanjut, membuat templat yang dapat digunakan ulang, dan menugaskan tugas tim—sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan, bukan pada administrasi. 🛠️
Apa Itu Kuesioner Onboarding Klien?
Kuesioner onboarding klien adalah alat penyelarasan pra-proyek Anda—cara terstruktur untuk mengumpulkan informasi dari klien sebelum memulai pekerjaan. Bayangkan ini sebagai kuesioner pra-penjualan yang cerdas dan strategis yang mengarah pada hasil yang lebih baik dan lebih sedikit kejutan.
Daripada bolak-balik melalui email, formulir onboarding klien yang terstruktur dengan baik membantu Anda mengumpulkan detail seperti:
- Target pasar klien dan tujuan bisnis
- Strategi pemasaran digital mereka dan platform media sosial yang mereka pilih
- Desain aset, akses kredensial, dan kampanye sebelumnya
- Gaya komunikasi mereka, masalah utama yang dihadapi, dan harapan klien
Ini membantu Anda dan tim Anda bekerja lebih efisien, menetapkan ekspektasi yang jelas, dan mengurangi interaksi klien yang tidak perlu. Dan hal ini memberikan klien rasa kejelasan dan struktur, yang merupakan kunci dalam membangun hubungan pelanggan yang kuat.
💡Tips pro: Anggap onboarding sebagai produk. Uji coba, perbaiki, dan tingkatkan secara terus-menerus—sama seperti Anda melakukannya dengan penawaran inti lainnya. Formulir Anda belum "selesai"—itu adalah MVP Anda.
Baik Anda mengelola media sosial, mengembangkan situs web, mendesain aset merek, atau menyediakan layanan keuangan, kuesioner onboarding klien membantu Anda:
- Tetapkan nada untuk hubungan profesional yang baik
- Pahami visi klien sejak hari pertama
- Identifikasi tanda-tanda peringatan dini (👀 perhatikan ini, tenggat waktu yang tidak realistis)
- Lindungi diri Anda dari perluasan ruang lingkup di kemudian hari
🧠 Tahukah Anda? Fase onboarding awal bukan hanya sekadar administrasi – psikolog mengatakan bahwa fase ini sangat mempengaruhi persepsi klien terhadap kompetensi dan keandalan Anda sepanjang proyek! Bicara soal kesan pertama!
Mengapa Anda Membutuhkan Kuesioner Onboarding Klien?
Pernah memulai proyek dengan email yang tidak jelas dan harapan yang tinggi? 😅 Itu bisa terjadi—tapi juga berisiko.
Sebuah kuesioner onboarding klien baru yang solid menghilangkan tebak-tebakan. Hal ini membantu Anda mengumpulkan informasi yang penting, menyelaraskan ekspektasi, dan membangun hubungan klien yang lebih sukses sejak hari pertama.
Inilah mengapa hal ini menjadi hal yang tidak bisa ditawar bagi setiap agensi pemasaran, freelancer, atau tim berbasis layanan:
Ini merupakan bagian dari proses onboarding klien yang baik yang menunjukkan bahwa Anda terorganisir dan proaktif
Klien yang menerima kuesioner yang jelas dan profesional tahu bahwa mereka berada di tangan yang tepat. Hal ini menunjukkan bahwa Anda telah berpengalaman dan siap untuk membuat proses ini lancar dan strategis. Pertimbangkan: "Kirimkan aset merek Anda dan jadwal peluncuran ideal" daripada "Beri tahu saya saat Anda punya waktu…"
Mengurangi perluasan ruang lingkup dan kejutan yang tidak diinginkan
Anda akan tahu sejak awal apakah klien mengharapkan tiga opsi desain atau dua belas. Anda juga akan mendeteksi ketidaksesuaian jadwal atau ekspektasi sebelum menjadi masalah mendadak. Tidak lagi ada "Tunggu… Anda pikir ini bukan tambahan berbayar?"
Ini memungkinkan tim Anda meluncurkan proyek lebih cepat dan memperlancar komunikasi
Ketika tim Anda memiliki akses ke semua informasi klien di satu tempat—tujuan, login, dan hasil kerja—lebih mudah untuk memulai tugas tanpa harus mengejar pembaruan. Hal ini juga berarti proses serah terima yang lebih lancar dan fewer bottlenecks.
Mengidentifikasi potensi masalah sejak dini melalui desain kuesioner klien yang cerdas dan strategis
Jika jawaban mereka samar, tidak realistis, atau membingungkan, itu adalah tanda bagi Anda untuk mengklarifikasi—atau mempertimbangkan ulang. Pertanyaan yang tepat akan mengungkap tanda-tanda peringatan dini, sehingga Anda tidak terjebak dalam hubungan klien yang menyulitkan di kemudian hari.
Memungkinkan Anda untuk mengembangkan bisnis dengan mudah melalui templat dan otomatisasi langkah-langkah kunci
Alih-alih menulis email pengenalan kustom atau mengadakan panggilan kickoff yang panjang setiap kali, Anda dapat mengirimkan kuesioner, mengumpulkan jawaban, dan langsung mulai bekerja. Lebih baik lagi? Alat seperti ClickUp memungkinkan Anda mengotomatisasi seluruh alur kerja sehingga Anda tidak perlu memulai dari nol setiap kali. 🧠
💡 Tips Pro: Banyak profesional layanan menampilkan gambaran umum strategi pemasaran digital atau alur kerja mereka menggunakan tahap onboarding. Formulir Anda dapat berfungsi sebagai presentasi singkat untuk seluruh layanan Anda—pastikan saja strukturnya jelas dan terorganisir.
📮ClickUp Insight: Rapat memicu inovasi dan mendorong tindakan—ketika berjalan lancar. Namun kenyataannya? Hampir setengah dari semua karyawan membuang waktu berharga untuk menghubungi rekan kerja demi jawaban yang seharusnya sudah ada di ujung jari mereka, menciptakan gangguan konstan di tempat kerja. ClickUp's Connected Search dan ClickUp Brain menghilangkan percakapan bolak-balik yang mahal ini dengan memberikan jawaban instan, didukung AI, dari seluruh ekosistem digital Anda. Setiap file, catatan rapat, klip rekaman, dan integrasi pihak ketiga menjadi pengetahuan yang dapat dicari—sehingga tidak ada yang perlu membuang waktu mengejar rekan tim untuk informasi. 💫 Hasil Nyata: Tim seperti QubicaAMF menghemat 5+ jam per minggu dengan ClickUp—itu lebih dari 250 jam per tahun per orang—dengan menghilangkan proses manajemen pengetahuan yang usang. Bayangkan apa yang dapat tim Anda ciptakan dengan tambahan satu minggu produktivitas setiap kuartal!
Pertanyaan Apa yang Harus Ada dalam Kuesioner Onboarding Klien?
Setiap bisnis beroperasi secara berbeda. Namun, satu hal yang universal: jika Anda tidak mengajukan pertanyaan yang tepat di awal, Anda akan terus mengejar kejelasan sepanjang proyek. 😵💫
💡Tips Pro: Anda dapat membuat dan mengelola kuesioner langsung di ClickUp menggunakan Forms. Anda tidak memerlukan perangkat lunak pembuat formulir tambahan atau Google Forms. Selain itu, ClickUp memungkinkan Anda mengubah respons menjadi tugas, menugaskan pemilik, dan melacak penyelesaian—semua dalam satu tempat.
Anda tidak "terlalu kecil" untuk mengoptimalkan. Baik Anda seorang solopreneur atau tim yang sedang berkembang, onboarding yang baik membuat semua orang terlihat dan merasa lebih profesional.
Di situlah peran penting dari kuesioner onboarding yang baik. Di bawah ini, kami telah mengelompokkan pertanyaan-pertanyaan klien yang paling penting berdasarkan kategori, disertai penjelasan singkat agar Anda memahami mengapa pertanyaan-pertanyaan tersebut penting dan bagaimana menyesuaikannya dengan alur kerja Anda.
Berikut adalah kategori wajib dan contoh pertanyaan untuk formulir onboarding klien Anda:
🎯 Tujuan dan Sasaran Proyek
Pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda mengungkap gambaran besar—alasan di balik proyek—sehingga Anda dapat menghasilkan pekerjaan yang benar-benar berdampak.
1. Apa tujuan utama dari proyek ini? Pahami apa yang sebenarnya ingin dicapai oleh klien—apakah itu mendapatkan lebih banyak prospek, meningkatkan kesadaran merek, meningkatkan keterlibatan pengguna, atau hal lain. 📌 Membantu Anda menyesuaikan strategi Anda untuk mendukung hasil bisnis yang nyata.
2. Bagaimana kesuksesan akan diukur? Ini mengungkapkan metrik apa yang penting bagi klien, seperti konversi, pertumbuhan lalu lintas, penurunan tingkat churn, atau kualitas visual. 📌 Menjaga ekspektasi tetap jelas dan menetapkan dasar untuk pelaporan kinerja.
3. Apakah Anda pernah bekerja dengan seseorang sebelumnya dalam hal ini? Pelajari dari pengalaman mereka sebelumnya—apa yang mereka sukai, apa yang membuat mereka frustrasi, dan apa yang mereka harapkan akan berbeda. 📌 Membantu Anda menghindari kesalahan yang sama dan membangun kepercayaan lebih cepat.
4. Apakah ada hal-hal yang wajib ada atau hal-hal yang tidak bisa ditawar? Klien mungkin memiliki preferensi platform, aturan merek, atau batas waktu yang tidak bisa ditawar. Lebih baik mengidentifikasi hal-hal ini sejak awal. 📌 Mencegah masalah ruang lingkup dan kejutan di tengah proyek.
Pertanyaan-pertanyaan ini menyelaraskan pekerjaan dengan tujuan bisnis klien dan memastikan Anda tidak hanya menyediakan aset—tetapi juga memberikan dampak.
✨ Fakta menarik: Anda dapat menyisipkan meme atau GIF kustom di ClickUp Docs. Tambahkan GIF anjing corgi yang menari ke dokumen onboarding Anda saat klien menyelesaikan daftar periksa mereka, karena menyelesaikan sesuatu seharusnya terasa seperti perayaan. 🎉🐶
🧾 Detail Bisnis dan Kontak
Bagian ini menetapkan dasar untuk komunikasi dan pencatatan. Meskipun terlihat sederhana, hal ini mencegah kebingungan di masa depan.
1. Apa alamat bisnis lengkap dan nama perusahaan Anda? Kumpulkan nama bisnis resmi untuk kontrak dan faktur, serta situs web untuk meninjau branding, pesan, dan kehadiran online mereka saat ini. 📌 Memberikan konteks dan menjaga konsistensi catatan.
2. Siapa kontak utama untuk proyek ini? Menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas persetujuan, umpan balik, dan komunikasi. 📌 Mencegah hambatan dengan memastikan Anda tahu siapa yang harus dihubungi.
3. Apa alamat email dan nomor telepon terbaik untuk komunikasi? Meskipun Anda sudah mengirim email sebelumnya, ini memastikan Anda memiliki detail kontak yang disukai untuk proyek ini. 📌 Memudahkan pembaruan dan menghindari pesan yang terlewat.
4. Apakah ada pemangku kepentingan lain yang perlu kami libatkan? Beberapa klien memerlukan beberapa orang untuk terlibat dalam proses persetujuan atau pembaruan. Dapatkan kejelasan sekarang untuk menghindari kejutan di menit-menit terakhir. 📌 Membantu Anda mengelola ekspektasi komunikasi dan jadwal.
Ini membantu Anda menetapkan batasan komunikasi dan mencegah penundaan yang tidak perlu dalam interaksi dengan klien.
💌 Tips dari klien: Buat bagian "Kenali Tim" dalam dokumen onboarding Anda dengan biodata yang ramah dan foto—terutama berguna jika klien Anda akan bekerja dengan beberapa orang.
📦 Ruang Lingkup dan Hasil Kerja
Bagian ini membantu mendefinisikan apa yang termasuk, apa yang tidak termasuk, dan batas-batasnya. Hal ini sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman, penundaan, dan perluasan ruang lingkup.
5. Layanan apa yang Anda harapkan kami sediakan? Pastikan Anda memahami dengan jelas jenis pekerjaan yang akan dilakukan—desain, pembuatan konten, pengembangan, konsultasi, dll. 📌 Memastikan keselarasan antara proposal Anda dan harapan klien.
6. Apa saja hasil yang Anda harapkan pada akhir proyek? Mintalah mereka untuk mencantumkan semua yang mereka harapkan untuk diterima—berkas, laporan, kampanye, pelatihan, dokumentasi. 📌 Membantu Anda membuat jadwal yang akurat, daftar tugas, dan proses serah terima.
7. Apakah ada layanan atau hasil kerja yang saat ini tidak Anda butuhkan, tetapi mungkin dibutuhkan di masa depan? Pertanyaan ini mengidentifikasi potensi pekerjaan di masa depan (dan peluang penjualan tambahan) sambil memperjelas batas lingkup pekerjaan saat ini. 📌 Membantu Anda merencanakan tindak lanjut sambil menghindari permintaan "hanya satu hal lagi".
8. Seberapa besar tingkat keterlibatan atau kolaborasi yang Anda harapkan dari kami? Beberapa klien menginginkan keterlibatan intensif dengan sinkronisasi mingguan. Yang lain lebih suka pendekatan hands-off, serahkan dan pergi. 📌 Membantu Anda merencanakan alur kerja, frekuensi pertemuan, dan pendekatan komunikasi.
Pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda mengidentifikasi peluang penjualan tambahan sambil memastikan semua pihak berada di halaman yang sama mengenai apa yang termasuk dalam layanan.
✨ Fakta menarik: Menyertakan garis waktu kesuksesan klien dalam dokumen onboarding Anda (misalnya, "Inilah yang akan dicapai dalam 30/60/90 hari") dapat meningkatkan nilai yang dirasakan klien sebelum mengirimkan hasil kerja.
⏳ Jadwal dan Anggaran
Pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda menentukan apakah jadwal dan ekspektasi keuangan klien realistis, serta apakah hal tersebut sesuai dengan ketersediaan dan penawaran harga Anda.
9. Kapan Anda ingin proyek ini dimulai? Pertanyaan ini membantu Anda menjadwalkan kickoff dan menentukan apakah beban kerja saat ini dapat menyesuaikan dengan jadwal yang diinginkan klien. 📌 Menghindari konflik jadwal dan ekspektasi yang tidak sejalan.
10. Apakah Anda memiliki batas waktu tetap, atau jadwalnya fleksibel? Beberapa klien memiliki tanggal peluncuran yang sudah ditentukan terkait dengan acara atau kampanye. Yang lain mungkin memiliki ruang untuk penyesuaian. 📌 Memberikan informasi tentang cara Anda mengatur milestone dan memprioritaskan tugas.
11. Berapa anggaran perkiraan Anda untuk proyek ini? Memahami anggaran sejak awal memastikan Anda dapat menyesuaikan ruang lingkup, sumber daya, dan pendekatan pengiriman sesuai kebutuhan. 📌 Membantu Anda menghindari pengiriman berlebihan (atau kurang) dan membuka peluang untuk negosiasi ruang lingkup.
12. Apakah anggaran akan mencakup semua hasil kerja, atau apakah kita perlu membahas penawaran bertahap? Pertanyaan ini sangat berguna untuk proyek besar atau kompleks yang mungkin memerlukan anggaran terpisah untuk setiap tahap. 📌 Memberikan fleksibilitas dalam merancang kolaborasi dan mengelola ekspektasi.
Jawaban yang jelas memungkinkan Anda mengelola proses penjualan dengan lebih percaya diri dan mengurangi kesalahpahaman di kemudian hari.
✨ Fakta menarik: Daftar periksa mengurangi stres. Menurut psikolog, mencoret item dari daftar memberikan dorongan dopamin pada otak Anda. Itulah mengapa klien menyukai proses onboarding yang dipandu dengan daftar tugas yang jelas.
🎨 Pedoman Merek dan Aset
Jika Anda membuat konten visual, tertulis, atau yang ditujukan untuk publik, Anda perlu menyesuaikan dengan identitas merek klien yang sudah ada. Bagian ini membantu Anda mengumpulkan materi yang diperlukan untuk melakukannya.
13. Apakah Anda memiliki pedoman merek yang sudah ada? Ini mencakup gaya bahasa, palet warna, font, gaya gambar, dan prinsip pesan. 📌 Memastikan pekerjaan Anda selaras dengan merek mereka secara konsisten di semua saluran.
14. Bisakah Anda berbagi logo, template, atau materi bermerk Anda? Minta aset seperti file logo (dalam berbagai format), template media sosial, kampanye sebelumnya, atau referensi gaya. 📌 Mencegah bolak-balik dan mempercepat proses desain/konten.
15. Apakah ada merek atau gaya yang Anda sukai (atau benci)? Pertanyaan ini memberikan arahan kreatif, bahkan ketika klien kesulitan menggambarkan preferensi mereka. 📌 Mengurangi tebak-tebakan dan revisi dengan memberikan panduan visual atau gaya.
16. Apakah Anda memiliki preferensi gaya penulisan atau pesan? Baik itu santai, profesional, minimalis, atau berani, gaya penulisan membantu menjaga konsistensi pengalaman pelanggan. 📌 Hal ini memungkinkan Anda menyesuaikan gaya penulisan atau pendekatan komunikasi sesuai kebutuhan.
Bagian ini mendukung kolaborasi yang lebih lancar dalam pengiriman hasil visual atau tertulis dan memastikan keselarasan dengan strategi pemasaran Anda saat ini.
🔐 Akses dan Login
Jika pekerjaan Anda melibatkan pengelolaan platform, analisis data, atau kolaborasi di dalam sistem klien, Anda memerlukan akses yang tepat sejak hari pertama. Bagian ini memastikan tidak ada halangan yang menghambat alur kerja.
17. Platform atau alat apa yang perlu kami akses? Ini dapat mencakup CRM, akun iklan, alat analitik, situs web, media sosial, atau platform manajemen proyek internal. 📌 Membantu Anda merencanakan waktu penyiapan dan menghindari hambatan di tengah proyek.
18. Bagaimana Anda lebih suka berbagi kredensial login secara aman? Dorong penggunaan alat seperti LastPass, 1Password, atau generator tautan sekali pakai daripada mengirimkan teks biasa melalui email. 📌 Menjaga pertukaran informasi tetap aman, profesional, dan terorganisir.
19. Apakah Anda akan memberikan akses admin atau akses terbatas? Mengetahui tingkat akses membantu Anda menentukan tugas apa yang dapat Anda selesaikan secara mandiri. 📌 Menghindari keterlambatan atau ketergantungan di tahap selanjutnya proyek.
20. Apakah kita perlu membuat akun terpisah untuk anggota tim kita? Tergantung pada alat yang digunakan, memiliki login individu mungkin lebih aman (dan skalabel). 📌 Memastikan kepatuhan dan membantu dalam pengendalian izin serta pertanggungjawaban.
21. Apakah Anda memerlukan kami untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan (NDA) atau dokumen onboarding klien?Banyak klien—terutama yang beroperasi di industri yang diatur—membutuhkan perjanjian formal sebelum membagikan informasi sensitif. 📌 Membangun kepercayaan dan melindungi kedua belah pihak sejak awal proses onboarding klien baru Anda.
🚀 Fakta penting: 86% pelanggan mengatakan mereka akan tetap setia jika proses onboarding dan pendidikan berkelanjutan disediakan.
⚖️ Informasi Hukum atau Kepatuhan
Bagian ini mencakup dokumen, peraturan, atau pertimbangan khusus yang perlu diselesaikan sebelum pekerjaan dimulai secara resmi. Semua ini bertujuan untuk melindungi baik Anda maupun klien.
21. Apakah kita perlu menandatangani NDA atau perjanjian kerahasiaan lainnya? Beberapa klien—terutama di industri teknologi, keuangan, atau hukum—akan memerlukan NDA sebelum membagikan detail sensitif. 📌 Membantu Anda membangun kepercayaan dan memastikan protokol perlindungan data dihormati.
22. Apakah kita perlu mematuhi persyaratan hukum, keamanan, atau kepatuhan tertentu? Pertimbangkan GDPR, HIPAA, sertifikasi industri, atau kebijakan internal perusahaan. 📌 Pastikan Anda selaras dengan regulasi yang memengaruhi cara data disimpan, dibagikan, atau diolah.
23. Apakah Anda memiliki format kontrak yang disukai, atau apakah kami harus mengirimkan milik kami? Beberapa klien menggunakan perjanjian layanan utama mereka. Yang lain mengharapkan Anda untuk menyediakan kontrak. 📌 Menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas kerangka hukum dan mempercepat proses kickoff.
24. Siapa yang harus menandatangani perjanjian atau menyetujui dokumen hukum? Pastikan Anda tahu siapa yang berwenang untuk menandatangani—sehingga Anda tidak perlu mengejar persetujuan di kemudian hari. 📌 Membantu Anda menghindari keterlambatan hukum atau penagihan.
🧠 Tahukah Anda? 97% orang percaya bahwa video adalah alat yang efektif untuk menyambut dan mendidik pelanggan baru, dan 74% telah menonton video untuk belajar cara menggunakan aplikasi atau situs web baru. 69% merasa bahwa lebih banyak video akan meningkatkan proses onboarding.
Cara mengirimkan dan mengotomatisasi kuesioner
Jadi, Anda telah membuat kuesioner onboarding klien—itu adalah langkah yang bagus. Namun, tantangan berikutnya adalah bagaimana mengirimkannya dan mengelola tanggapan tanpa tersesat dalam email, menghadapi formulir yang berantakan, atau mengejar lampiran yang hilang.
Mengumpulkan informasi klien secara manual bukanlah solusi ideal jika Anda ingin memberikan pengalaman profesional dan tetap terorganisir. Yang Anda butuhkan adalah sistem yang dapat diandalkan untuk:
- Mengumpulkan informasi yang tepat sejak awal
- Menyimpan semua data, aset, dan catatan terkait klien di satu tempat terpusat
- Otomatisasi tugas rutin dan percepat proses secara lancar
- Memberikan Anda dan tim Anda visibilitas yang jelas tentang status onboarding setiap klien
Anda pasti bisa membangun sistem onboarding yang efisien seperti ini menggunakan ClickUp . Mari kita lihat cara mengaturnya, langkah demi langkah.
🧠 Langkah 1: Buat daftar pertanyaan untuk formulir onboarding klien Anda
Langkah pertama dalam proses onboarding adalah mengumpulkan informasi yang tepat. Sebuah kuesioner onboarding klien yang kuat harus mengungkap tujuan, tantangan, jadwal, dan preferensi komunikasi klien Anda. Namun, menulis pertanyaan yang relevan, jelas, dan lengkap tidak selalu mudah, terutama saat bekerja di berbagai industri.
Di sinilah ClickUp Brain menjadi mitra kolaboratif yang berguna.
Gunakan untuk:
- Buat pertanyaan onboarding yang disesuaikan dengan layanan Anda atau jenis klien
- Perbaiki kejelasan, nada, atau struktur pada formulir yang sudah ada
- Buat opsi pilihan ganda atau pertanyaan tindak lanjut
- Analisis tanggapan klien sebelumnya untuk mengidentifikasi hambatan umum atau wawasan yang berguna
Berikut adalah contoh penggunaan ClickUp Brain untuk menghasilkan pertanyaan onboarding pelanggan berdasarkan industri Anda.
Prompt:
"Saya ingin membuat daftar pertanyaan onboarding pelanggan yang disesuaikan untuk alat manajemen proyek SaaS seperti ClickUp. Pertanyaan-pertanyaan ini harus membantu saya memahami tujuan, tantangan, dan ekspektasi pelanggan, seperti cara mereka berencana menggunakan alat tersebut, ukuran tim mereka, dan preferensi alur kerja mereka. Bisakah Anda membuat daftar pertanyaan onboarding yang komprehensif untuk memandu proses saya?"
Berikut adalah contoh penggunaan ClickUp Brain untuk menghasilkan wawasan dari data yang dikumpulkan dari pelanggan.
Prompt:
"Berikut adalah kumpulan pertanyaan dan jawaban onboarding pelanggan yang dikumpulkan dari berbagai pelanggan selama proses onboarding untuk alat manajemen proyek SaaS seperti ClickUp. Analisis data ini untuk mengidentifikasi satu wawasan yang dapat ditindaklanjuti yang dapat secara signifikan meningkatkan pengalaman onboarding. Pertimbangkan tujuan pelanggan, tantangan, dinamika tim, dan preferensi fitur dalam analisis Anda."
🎯 Manfaat utama: ClickUp AI membantu Anda mengatasi kebuntuan menulis, menghemat waktu dalam menyusun draf, memastikan cakupan pertanyaan yang komprehensif, dan menjaga konsistensi nada dalam komunikasi onboarding Anda. Bayangkan ini sebagai asisten penciptaan konten yang membantu Anda.
📝 Langkah 2: Buat Dokumen Onboarding dan Materi Pendukung
Setelah formulir Anda siap, langkah berikutnya adalah menyiapkan materi pendukung yang memudahkan proses onboarding bagi kedua belah pihak. Ini dapat mencakup pesan selamat datang, dokumen onboarding yang terstruktur, daftar periksa klien, dan instruksi detail tentang langkah-langkah selanjutnya.
ClickUp Docs memudahkan dan mengorganisir bagian ini.
Berikut cara menggunakannya secara efektif:
- Buat dokumen onboarding untuk klien yang menjelaskan jadwal, fase proyek, dan harapan komunikasi
- Sematkan tautan ke formulir onboarding Anda, FAQ, proses persetujuan, atau folder bersama
- Tambahkan daftar periksa (misalnya, "Apa yang kami butuhkan dari Anda sebelum kickoff") untuk memastikan klien tetap pada jalur yang benar
- Gunakan komentar internal untuk berkolaborasi dengan tim Anda secara real-time
🎯 Manfaat utama: Sumber informasi tunggal ini menghemat waktu bagi Anda dan klien Anda serta membantu mencegah kesalahan yang disebabkan oleh penggunaan informasi yang sudah usang.
💡Tips pro: Buat otomatisasi yang meng assign subtask templat seperti "Kirim Email Selamat Datang" segera setelah formulir dikirimkan. Onboarding yang dipersonalisasi = kesan pertama yang kuat.
🎥 Langkah 3: Jelaskan Langkah-Langkah Penting dengan Video
Terkadang teks saja tidak cukup, terutama saat menjelaskan cara mengisi formulir atau menavigasi ruang bersama. 88% pemasar video mengatakan video telah membantu meningkatkan pemahaman pengguna tentang produk atau layanan mereka.
Bahkan dokumen onboarding yang ditulis dengan baik pun dapat meninggalkan beberapa pertanyaan yang belum terjawab, terutama ketika klien perlu berinteraksi dengan alat atau mengisi formulir onboarding Anda. Video singkat dan kontekstual dapat membantu menjelaskan proses, mengurangi kebingungan, dan meminimalkan pertanyaan berulang.
Dengan ClickUp Clips , Anda dapat merekam:
- Pesanan selamat datang yang personal untuk menambahkan sentuhan manusiawi
- Tutorial layar yang memandu klien melalui formulir onboarding Anda
- Tur panduan melalui pusat klien, menunjukkan di mana dokumen, tenggat waktu, dan hasil kerja disimpan
- Penjelasan visual tentang proses atau timeline Anda
🎬 Klip video secara otomatis ditranskrip dan dapat dengan mudah dihubungkan ke tugas, komentar, atau dokumen onboarding.
Menyertakan video panduan singkat dapat meningkatkan kesan pertama klien Anda —dan mengurangi gesekan sebelum proyek dimulai.
Catat wawasan, buat pengumuman video, bagikan tutorial, dan generate transkrip yang didukung AI dengan ClickUp Clips
🎯 Manfaat utama: Clips menambahkan sentuhan pribadi, membuat instruksi jelas dan mudah dipahami, mengurangi pertanyaan bolak-balik, dan membuat proses onboarding terasa lebih interaktif dan mendukung bagi klien Anda. Selain itu, Anda dapat dengan mudah membagikan tautan Clip langsung di dalam tugas ClickUp, komentar, atau Dokumen.
🧠 Tahukah Anda? 86% pelanggan mengatakan bahwa mereka lebih cenderung tetap setia pada bisnis yang berinvestasi dalam konten onboarding untuk mendidik dan menyambut mereka setelah kesepakatan ditutup.
📋 Langkah 4: Buat Formulir Onboarding yang Terstruktur dan Skalabel
Setelah menyelesaikan kuesioner onboarding pelanggan Anda, langkah berikutnya adalah mengubahnya menjadi formulir onboarding profesional yang mudah diisi. Formulir ini harus disusun secara logis, sesuai merek, dan fleksibel agar dapat disesuaikan dengan berbagai layanan atau jenis proyek.
ClickUp Forms membantu Anda membangun alur kerja pendaftaran yang kuat yang tidak hanya mengumpulkan data, tetapi juga melakukan lebih banyak hal.
Gunakan untuk:
- Tambahkan menu dropdown, kotak centang, bidang teks terbuka, dan bidang unggah file
- Gunakan logika kondisional untuk menampilkan pertanyaan tindak lanjut berdasarkan jawaban sebelumnya (misalnya, jenis layanan atau cakupan proyek)
- Konversikan secara otomatis pengiriman formulir menjadi tugas, lengkap dengan Bidang Kustom yang dipetakan ke data klien penting
- Rutekan pengiriman yang berbeda ke folder, tim, atau otomatisasi yang berbeda berdasarkan respons formulir
🤖 Bonus: Setelah klien mengisi formulir, ClickUp AI dapat merangkum jawaban mereka, menyoroti tindakan yang perlu dilakukan, atau menyusun pesan tindak lanjut—menghemat waktu berharga Anda.
Dengan pengaturan ini, formulir onboarding Anda menjadi langkah pertama yang dapat ditindaklanjuti dalam alur kerja Anda, bukan sekadar pengiriman statis.
🎯 Manfaat utama: Metode ini memastikan Anda mendapatkan data yang terorganisir dan konsisten setiap kali, membangun fondasi yang kokoh untuk proyek dan menampilkan citra profesional kepada klien Anda.
🧠 Tahukah Anda? Anda dapat menggunakan AI di dalam ClickUp untuk merangkum tanggapan formulir, menyarankan tindakan yang perlu dilakukan, atau menyusun email tindak lanjut—semua tanpa perlu beralih tab.
📁 Langkah 5: Bangun Pusat Informasi Klien Terpusat
Klien Anda tidak perlu repot mencari melalui email untuk menemukan pedoman merek, jadwal, atau langkah selanjutnya. Setelah mengisi formulir onboarding, berikan mereka satu tempat untuk mengakses semua informasi tersebut.
Dengan ClickUp, Anda dapat membuat pusat klien yang dapat digunakan ulang dalam hitungan menit:
- Simpan dokumen onboarding, file yang dibagikan, catatan rapat, dan tanggapan kuesioner klien
- Hubungkan tugas-tugas yang terkait dengan proses onboarding pelanggan
- Organisir semuanya ke dalam folder ClickUp, dengan tampilan untuk "Informasi Klien," "Aset," "Persiapan Kickoff," dan lain-lain.
- Tag pemangku kepentingan, tetapkan item daftar periksa, dan tinggalkan komentar langsung—semua dalam satu tempat
Membuat pusat informasi memperkuat transparansi, meningkatkan kepercayaan klien, dan menjaga tim internal tetap selaras di setiap langkah.
⚙️ Langkah 6: Otomatisasi Tugas Internal dan Serah Terima
Setelah informasi klien dikirimkan, pekerjaan di balik layar dimulai. Namun, mengelola tugas secara manual, memperbarui status, dan memberitahu anggota tim dapat memperlambat proses Anda, terutama saat daftar klien Anda bertambah.
ClickUp Automations memungkinkan Anda membuat alur kerja cerdas yang merespons pengiriman formulir dan tindakan klien.
Anda dapat:
- Tentukan pemilik proyek berdasarkan jenis layanan
- Tetapkan tenggat waktu atau daftar periksa berdasarkan jawaban formulir (misalnya, kisaran anggaran atau jadwal)
- Otomatis kirim pemberitahuan kepada desainer, penulis, atau pengembang Anda saat formulir dikirimkan
- Pindahkan tugas dari "Penerimaan Klien Baru" ke "Dalam Proses" segera setelah daftar periksa onboarding selesai
✅ Ini mengubah alur onboarding Anda menjadi sistem yang berjalan otomatis, memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan kreatif dan pengiriman klien.
💡Tips pro: Gunakan otomatisasi untuk memberi tahu anggota tim jika formulir belum dikirimkan setelah X hari. Ini adalah cara yang baik untuk mengingatkan tanpa terkesan mengganggu.
📊 Langkah 7: Pantau Kemajuan Onboarding dan Tetap di Depan Batas Waktu
Seiring pertumbuhan pipeline onboarding Anda, tidak cukup hanya mengetahui tahap mana yang sedang dilalui oleh setiap klien—Anda juga perlu memantau waktu, beban kerja tim, dan milestone yang akan datang. Tanpa sistem yang jelas, mudah untuk kehilangan jejak.
Di situlah fitur visual views dan dashboard ClickUp berperan. Fitur ini memberikan visibilitas penuh atas proses onboarding klien Anda—baik Anda membutuhkan pengecekan status cepat, laporan tingkat tinggi, atau jadwal berdasarkan tanggal.
Mulailah dengan tampilan Papan atau Daftar untuk mengorganisir klien berdasarkan tahap onboarding. Gunakan status kustom seperti Formulir Dikirim, Data Awal Diterima, Aset Belum Diterima, atau Onboarding Selesai untuk melacak kemajuan dengan cepat. Anda akan langsung melihat siapa yang terjebak, siapa yang menunggu, dan siapa yang siap untuk memulai.
Kemudian, beralih ke Tampilan Kalender untuk melihat aktivitas onboarding Anda seiring waktu.
Ini sangat berguna untuk:
- Penjadwalan batas waktu pengiriman formulir atau tinjauan konten
- Menyisihkan waktu untuk persiapan internal dan panggilan kickoff
- Koordinasi ketersediaan sumber daya di antara klien
- Mengidentifikasi minggu-minggu sibuk dan menyesuaikan beban kerja sejak dini
Butuh gambaran keseluruhan? Buat ClickUp Dashboard untuk memantau kesehatan onboarding secara menyeluruh.
Anda dapat menyertakan:
- Daftar Pertanyaan yang dikelompokkan berdasarkan penugas atau status untuk mengelola kapasitas tim
- Widget Perhitungan untuk menghitung jumlah klien di setiap tahap
- Grafik untuk memvisualisasikan jadwal onboarding dan kecepatan penyelesaian rata-rata untuk memahami posisi masing-masing klien
- Form Widgets untuk melihat pengiriman terbaru dari formulir onboarding Anda
Anda bahkan dapat berbagi dashboard (dengan izin) untuk menjaga klien tetap terinformasi tanpa perlu mengirim pembaruan secara terus-menerus.
💡 Tips pro: Gunakan ClickUp's Relationships untuk menghubungkan tugas onboarding dengan proyek terkait, dokumen bersama, atau hasil kerja. Ini menciptakan alur kerja yang terintegrasi sepenuhnya dari tahap awal penerimaan klien hingga penyelesaian proyek—tanpa celah, tanpa tebak-tebakan.
🎯 Manfaat utama: Pelacakan terpusat mencegah kelalaian, membantu mengelola kapasitas tim, dan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi potensi keterlambatan sejak dini.
Langkah 8: Tingkatkan kolaborasi dan komunikasi dengan klien
Setelah proses onboarding dimulai, kejelasan dan komunikasi menjadi alat terpenting Anda. Tanpa sistem terpadu untuk pembaruan, tugas, dan jadwal, mudah bagi hal-hal penting terlewatkan.
ClickUp membantu Anda mengintegrasikan kolaborasi sehingga klien Anda merasa didukung dan tim Anda tetap berada di jalur yang benar.
💬 Kolaborasi secara real-time dengan ClickUp Chat
Alih-alih mengandalkan email yang tersebar atau alat pesan eksternal, buatlah thread obrolan khusus di dalam folder onboarding klien atau tugas yang relevan.
Gunakan untuk:
- Jawab pertanyaan singkat
- Bagikan pembaruan dan umpan balik
- Tag pemangku kepentingan untuk persetujuan
- Tambahkan tautan ke Dokumen, formulir, atau file
Anda dapat membuat saluran obrolan kustom—seperti #Client-ABC-Onboarding atau #Quick-Approvals—sehingga semua komunikasi tetap terkait secara kontekstual dengan proyek.
💡 Tips pro: Tandai pesan penting (seperti jadwal atau tautan file) di thread obrolan agar klien Anda tidak perlu mencari-cari di email lama.
📅 Jadwalkan dan jalankan panggilan kickoff yang lebih lancar
Gunakan tampilan kalender ClickUp untuk merencanakan pertemuan awal klien. Anda juga dapat mengintegrasikan dengan Google Calendar untuk menyinkronkan ketersediaan di seluruh tim. Lampirkan agenda pertemuan, catatan, dan langkah selanjutnya langsung ke tugas onboarding klien atau dokumen tertaut untuk menjaga semua informasi di satu tempat.
📋 Pandu klien Anda dengan daftar periksa bersama
Tetapkan ekspektasi yang jelas sejak hari pertama dengan daftar periksa klien. Gunakan daftar ini di dalam tugas atau dokumen untuk merinci tindakan penting seperti:
- Unggah file logo
- Isi formulir onboarding
- Periksa jadwal yang telah dibagikan
- Setujui ruang lingkup proyek
- Tugaskan setiap item kepada klien dengan batas waktu sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan—dan kapan
🔐 Bagikan akses dengan aman menggunakan Akses Tamu
Berikan klien akses ke informasi yang penting menggunakan ClickUp's Guest Access. Undang mereka ke tugas, Daftar, atau Dokumen tertentu dengan pengaturan izin yang disesuaikan. Hal ini menjaga detail internal tetap rahasia sambil memberikan transparansi yang dibutuhkan klien.
🔗 Integrasikan dengan alat yang sudah digunakan klien Anda
ClickUp terintegrasi dengan platform populer seperti Slack, Google Drive, dan Zoom, sehingga Anda dapat berbagi file, menjadwalkan pertemuan, dan memperlancar komunikasi tanpa perlu beralih tab atau mengganggu alur kerja klien Anda. 💡 Hasilnya: Proses onboarding klien yang jelas dan kolaboratif yang memberdayakan klien Anda, menjaga komunikasi tetap terorganisir, dan membantu tim Anda memberikan hasil dengan percaya diri.
Gunakan Template Onboarding Klien ClickUp untuk langsung memulai dengan cepat
Jika Anda tidak ingin membangun semuanya dari awal, mulailah dengan templat onboarding pelanggan ClickUp.
Termasuk:
- Formulir siap pakai untuk mengumpulkan detail awal
- Daftar tugas terstruktur dan status untuk melacak setiap langkah onboarding—dari penerimaan hingga kickoff
- Dokumen Bersama untuk mengorganisir pedoman merek, aset, kontak penting, dan catatan komunikasi di satu tempat
- Otomatisasi untuk memicu tindak lanjut, menugaskan tugas persiapan internal, dan memastikan serah terima dan waktu yang tepat
Sesuaikan templat sesuai dengan layanan Anda, duplikat untuk setiap klien baru, dan hemat waktu berjam-jam setiap minggu yang biasanya dihabiskan untuk pekerjaan manual.
💡Tips pro: Setelah onboarding, ikuti dengan pertanyaan umpan balik yang thoughtful seperti:
- Apakah formulirnya jelas dan mudah diisi?
- Apakah proses onboarding membantu Anda merasa percaya diri dengan proses kami?
- Ada hal apa yang Anda harapkan kami tanyakan lebih awal?
🎯 Tips kesuksesan klien: Lakukan onboarding ulang untuk klien existing saat ada anggota baru bergabung atau tujuan berubah. Hal ini menjaga semua pihak tetap sejalan dan termotivasi.
Ringkasan: Mulai dengan kuat, tetap terorganisir, dan skalakan dengan mudah
Kuesioner onboarding klien bukan sekadar formulir—ini adalah langkah pertama dalam membangun kepercayaan, menetapkan ekspektasi, dan memberikan pengalaman terbaik. Ketika Anda mengajukan pertanyaan yang tepat di awal, Anda tidak hanya mengumpulkan informasi—Anda juga membangun dasar untuk komunikasi yang lebih baik, hambatan yang lebih sedikit, dan hasil yang lebih sukses.
Dan dengan ClickUp? Anda tidak hanya mengirim formulir dan berharap yang terbaik. Anda mengonsolidasikan proses Anda, mengotomatisasi tugas-tugas rutin, dan dengan percaya diri mengembangkan layanan Anda.
Dari formulir pendaftaran dan templat tugas hingga Dashboard, Dokumen, dan Otomatisasi, ClickUp membantu Anda menciptakan alur kerja onboarding klien yang terasa mulus, strategis, dan bahkan menyenangkan untuk digunakan.
💡 Siap membangun alur onboarding Anda? Daftar gratis dengan ClickUp hari ini!