Proyek-proyek besar memang berantakan. Dengan berbagai bagian yang bergerak, melacak tugas, tanggung jawab, dan tenggat waktu dapat dengan cepat berubah menjadi kekacauan.
Di situlah sistem kolaborasi perusahaan hadir-bukan hanya sebagai kata kunci bisnis lainnya, namun sebagai pembeda antara ayam tanpa kepala dan kesuksesan yang terkoordinasi. Jika dilakukan dengan benar, sistem ini mengubah upaya yang tersebar menjadi alur kerja yang ramping, mengubah 'Di mana file itu?' menjadi 'Ini yang Anda butuhkan. ' ✨
Mari jelajahi kolaborasi perusahaan, mengapa hal ini lebih penting dari sebelumnya, dan bagaimana cara mengimplementasikannya secara efektif.
ringkasan 60 Detik
- Kolaborasi perusahaan menyederhanakan kerja tim dengan alat bantu komunikasi, manajemen tugas, dan berbagi dokumen
- Kolaborasi internal meningkatkan komunikasi di dalam organisasi; kolaborasi eksternal menghubungkan dengan vendor, klien, dan mitra
- Kolaborasi menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih cepat, alur kerja yang lebih lancar, dan mengurangi komunikasi yang berlebihan
- Tantangan yang umum terjadi adalah kurangnya strategi, resistensi terhadap perubahan, dan tata kelola yang buruk
- Kesuksesan membutuhkan tujuan yang jelas, alat yang tepat, pelatihan tim, dan pelacakan kemajuan
- Pilih platform seperti ClickUp yang terintegrasi dengan sistem yang sudah ada dan menawarkan fitur-fitur penting
- Melatih tim tentang keterampilan teknis dan penggunaan praktis untuk memastikan kepercayaan diri
- Mengukur kemajuan dengan melacak penyelesaian tugas dan mengumpulkan umpan balik
- Membangun budaya kolaboratif melibatkan penanganan masalah kepercayaan, menetapkan tujuan yang jelas, dan memandu tim melalui tahapan-tahapan
Memahami Kolaborasi Perusahaan
Kolaborasi perusahaan menyederhanakan kerja tim. Kolaborasi ini membangun kerangka kerja berbagi pengetahuan yang solid antara tim lokal dan tim jarak jauh, sehingga menyelesaikan tugas dan mencapai pencapaian menjadi lebih cepat dan efisien.
Apa yang dimaksud dengan kolaborasi perusahaan?
Kolaborasi perusahaan bertujuan untuk menyelaraskan tim, vendor, dan klien agar dapat bekerja dengan lancar, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal. Ini bukan hanya tentang alat - ini tentang menciptakan budaya di mana komunikasi mengalir, ide-ide berkembang, dan semua orang bekerja untuk mencapai tujuan yang sama.
Dengan alat bantu yang tepat dan proses bisnis yang dioptimalkan, kolaborasi tim menjadi lancar, membantu berbagi informasi dan meningkatkan produktivitas.
Ingin tahu tentang alat bantu terbaik yang digunakan untuk kolaborasi tim? Lihat kumpulan video kami:
Jenis-jenis kolaborasi perusahaan
1. Kolaborasi internal perusahaan
Berfokus pada peningkatan komunikasi organisasi, manajemen tugas, dan berbagi informasi untuk mendorong kerja sama tim dan manajemen proyek yang efisien. Kolaborasi internal perusahaan memanfaatkan alat bantu seperti perangkat lunak komunikasi bisnis, papan tindakan, dan portal dokumen terpusat.
2. Kolaborasi perusahaan eksternal
Memastikan ruang khusus yang aman untuk berbagi jadwal, melacak laporan status, dan mengelola aset dengan entitas eksternal seperti klien, vendor, dan mitra. Tujuan dari kolaborasi perusahaan eksternal adalah untuk menghindari penundaan atau kesalahpahaman.
| Aspek | Kolaborasi internal perusahaan | Kolaborasi perusahaan eksternal |
| Fokus utama | Meningkatkan kerja sama tim dan berbagi pengetahuan di dalam organisasi | Berkoordinasi dengan entitas eksternal untuk mencapai tujuan bersama |
| Partisipasi | Karyawan dan tim internal | Klien, vendor, mitra, dan pemangku kepentingan eksternal lainnya |
| Alat yang digunakan | Perangkat lunak komunikasi bisnis, papan tindakan, portal dokumen | Platform berbagi yang aman, portal klien, suite kolaborasi |
| Kepemilikan data | Terkendali sepenuhnya di dalam organisasi | Berbagi atau bernegosiasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal |
| Manfaat | Mengurangi silo, mendorong transparansi dalam alur kerja | Hindari kesalahpahaman, pastikan pembaruan tepat waktu |
Manfaat Kolaborasi Perusahaan
Kolaborasi yang efektif tidak hanya meningkatkan dinamika tim, tetapi juga meningkatkan produktivitas dan pengambilan keputusan.
Mari selami bagaimana hal ini membuat perbedaan.
- Tetap dalam lingkaran: Jaga agar semua orang tetap mendapatkan informasi yang sama dengan kolaborasi waktu nyata, sehingga Anda selalu tahu apa yang sedang terjadi, siapa yang mengerjakan apa, dan di mana posisinya
- Meningkatkan kerja sama tim: Ucapkan selamat tinggal pada rapat yang tidak ada habisnya agar tim Anda tetap terhubung dan percaya diri
- Mengurangi komunikasi yang berlebihan: Hindari kelelahan Zoom dan kotak masuk yang berlebihan - alat kolaborasi ini mengurangi kekacauan, sehingga Anda tidak perlu terus-menerus mencari informasi
- Menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat: Menemukan masalah lebih awal sehingga Anda dapat mengalokasikan ulang sumber daya dan menjaga segala sesuatunya tetap berjalan dengan lancar
Baca Juga: 10 Alat Kolaborasi Perusahaan Terbaik
Tantangan Utama dalam Menerapkan Kolaborasi Perusahaan
Bahkan dengan niat terbaik sekalipun, strategi kolaborasi perusahaan tetap saja menghadapi hambatan. Inilah cara mengatasinya.
1. Tidak ada strategi di seluruh perusahaan
Tim sering kali mengadopsi alat bantu teknologi dengan cepat, mulai dari aplikasi daftar tugas, lalu menambahkan platform pencatatan, dan seterusnya. Seiring berjalannya waktu, hal ini menciptakan campuran alat kolaborasi AI yang mungkin tumpang tindih namun tidak terintegrasi dengan baik, sehingga menimbulkan inefisiensi dan data yang terkotak-kotak.
Solusi Audit tumpukan teknologi yang ada, hilangkan redundansi, dan standarisasi proses kolaborasi.
2. Resistensi terhadap perubahan
Pernah mendengar, "Saya tidak punya waktu untuk mencoba sesuatu yang baru? Karyawan yang tidak melihat manfaat dari mengadopsi alat atau metode baru akan menolaknya.
Solusi: Mengidentifikasi titik-titik masalah dan memperkenalkan alat bantu yang terintegrasi dengan lancar ke dalam alur kerja yang ada.
3. Kurangnya tata kelola
Salah satu tantangan terberat dalam menerapkan kolaborasi yang efektif adalah menyeimbangkan fleksibilitas dengan tata kelola, keamanan, dan kepatuhan. Misalnya, mengizinkan berbagi file tanpa batas tanpa kontrol yang tepat dapat menyebabkan pelanggaran data.
Solusi: Buat tim TI, kepatuhan, dan tim yang mengarah ke alat bantu pra-dokter hewan. Berikan daftar perangkat lunak yang disetujui dengan panduan penyesuaian dan jadwalkan audit rutin untuk memastikan kepatuhan.
Cara Sukses Menerapkan Strategi Kolaborasi Perusahaan
Keberhasilan kolaborasi tidak hanya bergantung pada pemilihan alat bantu, tetapi juga pada penyelarasan tujuan, proses terstruktur, dan dukungan tim.
Mari kita uraikan langkah-langkah untuk mewujudkannya.
1. Menetapkan tujuan organisasi yang jelas
Sebelum terjun ke alat bantu atau proses, tanyakan pada diri Anda sendiri:
- Masalah apa yang ingin Anda selesaikan?
- Ingin memangkas waktu respons dukungan pelanggan atau mempercepat pengiriman produk?
- Apakah meningkatkan efisiensi lintas tim selama periode puncak merupakan prioritas?
Dasarkan strategi Anda pada tujuan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Misalnya, jika meningkatkan proses orientasi karyawan adalah tujuannya, buatlah target seperti, 'Pangkas waktu orientasi karyawan baru dari 3 minggu menjadi 2 minggu dalam kuartal berikutnya. '
Gunakan ClickUp Goals untuk menyelesaikan tugas ini.
Dengan fitur seperti 'Target Tugas', Anda dapat menautkan tugas atau daftar ke sebuah sasaran, sehingga kemajuan dapat diperbarui secara otomatis saat anggota tim Anda menyelesaikan tugas.
Demikian pula, 'Target Jumlah' dan 'Target Moneter' membekali Anda untuk melacak sasaran seperti "Buat 5 email promosi produk dalam seminggu" atau "Capai penjualan sebesar $50.000 bulan ini. "
Untuk tugas-tugas yang lebih sederhana, seperti memeriksa apakah tindakan utama telah dilakukan, 'Target Benar/Salah' memastikan tidak ada yang terlupakan. Anda bisa melakukan survei atau wawancara singkat dengan tim atau klien Anda untuk menemukan masalah umum dan menentukan tujuan yang sesuai.
Kami perlu memastikan proses internal kami siap untuk berhasil. ClickUp direkomendasikan kepada kami-harganya sangat bagus, pengumpulan informasinya sesuai dengan yang kami butuhkan, dan sepertinya platform ini dapat tumbuh bersama perusahaan.
Kami perlu memastikan proses internal kami siap untuk berhasil. ClickUp direkomendasikan kepada kami-harganya sangat bagus, pengumpulan informasinya sesuai dengan yang kami butuhkan, dan sepertinya platform ini dapat tumbuh bersama perusahaan.
2. Pilih perangkat lunak kolaborasi perusahaan yang tepat
Tumpukan teknologi yang Anda pilih dapat membuat atau menghancurkan strategi kolaborasi perusahaan Anda.
Gunakan kiat-kiat ini untuk meraih kesuksesan: 🎯
✅ Pilih platform kolaborasi perusahaan yang sesuai dengan tujuan, alur kerja, dan skalabilitas organisasi Anda untuk menyiapkan diri Anda menuju kesuksesan.
cari alat bantu yang terintegrasi dengan lancar dengan sistem yang sudah ada, menawarkan akses seluler, dan menyertakan fitur-fitur utama seperti pelacakan waktu, sinkronisasi kalender, dan penyimpanan awan.
beralihlah ke alternatif email canggih untuk komunikasi bisnis, seperti konferensi video dan alat berbagi layar, untuk membuat komunikasi lebih jelas dan efektif
✅ Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk membuat, mengatur, dan mengeksekusi ide dalam satu tempat. Papan tulis ini terhubung langsung ke Tugas, Dokumen, dan Obrolan Anda. Anda dapat menyematkan dokumen ke dalam Papan Tulis untuk pembaruan langsung, menautkan tugas untuk melacak kemajuan, atau mendiskusikan ide tentang kinerja tim melalui obrolan yang terintegrasi.
Bonus: Setelah pekerjaan Anda selesai, Anda bisa membagikan Papan Tulis-menyematkannya ke ClickUp, mengekspornya sebagai PDF, atau mengonversinya menjadi proyek yang dapat ditindaklanjuti hanya dengan satu klik.
✅ Optimalkan proses peninjauan untuk gambar, video, dan PDF dengan ClickUp Proofing. Anda bisa membuat anotasi secara langsung pada file-file ini, memberikan umpan balik yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Hal ini sangat berguna untuk pembaruan kontrak hukum atau persetujuan konten pemasaran, di mana kolaborasi perusahaan yang tepat sangat penting.
✅ Gunakan Templat Papan Tulis Rencana Komunikasi ClickUp untuk menentukan pesan yang perlu Anda sebarkan, siapa yang perlu Anda targetkan, dan saluran mana yang akan digunakan. Anda dapat menentukan seberapa sering komunikasi harus dilakukan dan apakah ada tindak lanjut yang diperlukan untuk membuat semua orang mendapat informasi.
Templat rencana komunikasi ini meningkatkan visibilitas di seluruh tim dan departemen, memastikan semua orang bekerja sama untuk memenuhi sasaran proyek dan tujuan organisasi.
tentukan peran dan tanggung jawab untuk setiap proyek, buat panduan untuk rapat rutin, dan buat jadwal untuk proyek yang akan datang dengan Templat Matriks Komunikasi dan Rapat Tim ClickUp.
💡 Kiat Pro: Hindari memilih alat bantu hanya berdasarkan popularitas. Sebaliknya, evaluasi tantangan tim di lokasi atau virtual dan pilih beberapa alat yang dapat bekerja paling baik. Buatlah matriks perbandingan untuk fitur, biaya, integrasi, dan kemudahan penggunaan untuk pengambilan keputusan yang cepat.
3. Mendidik dan melatih tim Anda
Menurut laporan PwC, 90% eksekutif C-suite percaya bahwa organisasi mereka memperhatikan kebutuhan karyawan ketika memperkenalkan teknologi baru.
Namun, hanya 53% karyawan yang setuju. Oleh karena itu, untuk membantu tim Anda merasa percaya diri, fokuslah pada pelatihan yang lebih dari sekadar teknis.
Pernah merasakan sakitnya meluncurkan alat baru, hanya karena tim Anda kesulitan menggunakannya?
Anda telah menginvestasikan waktu dan uang, tetapi tanpa pelatihan yang tepat, alat ini akan terasa lebih seperti penghalang daripada solusi. Di situlah ClickUp Brain dapat membantu dengan membuat lokakarya pelatihan terstruktur. Anda dapat mengatur tugas untuk setiap modul pelatihan, melacak kemajuan, dan menetapkan tujuan pembelajaran khusus untuk anggota tim.
💡 Anjuran untuk mencoba:
✅ Tetapkan tugas untuk setiap modul pelatihan dan tetapkan tenggat waktu agar semuanya tetap sesuai rencana
✅ Memberikan tujuan pembelajaran yang jelas kepada setiap anggota tim dan melacak kemajuan mereka
✅ Buat kuis atau tugas cepat untuk mengecek pemahaman setelah setiap fase
✅ Ciptakan ruang untuk diskusi tim sehingga semua orang dapat berbagi pertanyaan dan ide
Baik saat Anda membuat lokakarya atau memberi pengarahan kepada tim Anda tentang pengujian fitur inovatif, aplikasi ini membantu Anda membuat konten dengan mudah. Anda juga dapat menggunakan templat untuk membuat sesi pelatihan yang dapat diulang dengan cepat dan mengaturnya di ruang kerja khusus.
Bonus: Jika tim Anda tersebar di seluruh dunia, ClickUp Brain juga menerjemahkan materi pelatihan ke dalam berbagai bahasa agar mudah diakses oleh tim yang beragam.
4. Lacak dan ukur kolaborasi Anda
Meluncurkan alat bantu hanyalah puncak gunung es dalam kolaborasi perusahaan. Anda perlu mengetahui apakah alat bantu tersebut membuat perbedaan. Apakah orang-orang mengadopsinya? Apakah tugas-tugas diselesaikan lebih cepat? Gunakan analitik bawaan alat bantu Anda untuk mengukur kemajuan. Kemudian, gabungkan angka-angka tersebut dengan umpan balik dari karyawan.
Gunakan Tampilan Formulir ClickUp untuk mengumpulkan umpan balik dari tim Anda dengan cepat. Dengan menggunakan platform yang sama, Anda dapat membuat formulir khusus untuk melacak kemajuan atau mengumpulkan wawasan tentang pelatihan Anda.
Membangun Budaya Kolaboratif: Kerangka Kerja untuk Memandu Perusahaan Anda
Membangun budaya kolaboratif membutuhkan lebih dari sekadar niat baik; dibutuhkan pendekatan yang terstruktur.
Mari jelajahi beberapa kerangka kerja yang dapat membantu.
1. 5 Disfungsi Tim
Menurut The Five Dysfunctions of a Team oleh Patrick Lencioni, kurangnya kepercayaan, ketakutan akan konflik, komitmen yang buruk, penghindaran akuntabilitas, dan kurangnya perhatian adalah hambatan umum yang memaksa tim untuk beroperasi secara terpisah-pisah, sehingga memecah belah proses di seluruh perusahaan.
Lalu, bagaimana Anda mengaktifkan manajemen kerja kolaboratif?
➡️ Dengan mengevaluasi dinamika tim Anda saat ini dan memanfaatkan teknologi yang tepat untuk menjembatani kesenjangan. Misalnya, jika kepercayaan kurang dalam tim Anda, perkenalkan alat komunikasi seperti umpan balik anonim yang memungkinkan pemikiran mengalir bebas.
⚠️ Apa yang Harus Dihindari: Jangan abaikan akar penyebab ketidakselarasan. Meningkatkan keselarasan tim jarak jauh menjadi hampir mustahil jika kepercayaan, komunikasi, dan akuntabilitas tidak ditangani.
2. Tujuan, Peran, Proses, Model Interaksi
Kolaborasi dimulai dengan kejelasan - mendefinisikan tujuan, menetapkan tugas, merampingkan alur kerja, dan memastikan komunikasi yang lancar. Itulah inti dari model GRPI.
Jadi, saat meluncurkan sebuah proyek, buatlah rencana aksi dengan empat pilar ini.
➡️ Mulailah dengan sesi penyelarasan tim untuk mendefinisikan dengan jelas tujuan Anda.
Misalnya, jika tujuan Anda adalah 'Meningkatkan retensi pelanggan sebesar 15% dalam enam bulan,' pecahlah menjadi beberapa tugas yang dapat ditindaklanjuti:
- Kesuksesan pelanggan: Luncurkan hadiah loyalitas untuk klien jangka panjang
- Keunggulan produk: Memberikan pembaruan besar dalam waktu tiga bulan
- Pemasaran: Membuat dan menjalankan kampanye email yang dipersonalisasi
➡️ Tentukan peran dan tanggung jawab berdasarkan keahlian dan pengalaman individu.
Buat repositori yang terstruktur dan mudah dinavigasi untuk pengetahuan bersama, seperti wiki atau dokumentasi bersarang dengan ClickUp Documents. Gunakan opsi pemformatan tingkat lanjut seperti penanda, tabel, dan widget untuk pemahaman visual.
➡️ Kumpulkan informasi tentang proses untuk menghadirkan konsistensi dan aksesibilitas dalam pengambilan keputusan, alur kerja, dan eskalasi masalah.
Gunakan Kolaborasi Instan dan Langsung di ClickUp untuk memberi tahu saat anggota tim secara bersamaan melihat tugas atau menambahkan komentar ke Dokumen. Bagikan umpan balik, berikan tugas, dan lacak ide dengan lancar.
➡️ Mendorong ikatan tim di luar pekerjaan. Melatih resolusi konflik yang konstruktif melalui diskusi terbuka dan check-in di luar jam kerja.
3. Membentuk, Menyerbu, Menormalkan, dan Melakukan
Untuk mendorong kolaborasi perusahaan, pandu tim Anda melalui tahapan pengembangan kelompok dari Tuckman: membentuk, menyerbu, menormalkan, dan melakukan.
Pembentukan: Menyelaraskan anggota tim dari berbagai departemen dan memperjelas tujuan mereka. Misalnya, menyelaraskan TI, operasi, dan pemasaran pada proyek transformasi digital yang berpusat pada pelanggan. Gunakan platform ruang kerja bersama untuk memusatkan komunikasi.
Serbu: Dorong diskusi terstruktur melalui alat rapat kolaboratif seperti ClickUp Chat. Notifikasi dan tindak lanjut yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda untuk tetap mendapatkan informasi terbaru tentang percakapan yang penting. Sematkan obrolan penting, atur percakapan ke dalam beberapa bagian, dan gunakan pesan langsung untuk diskusi empat mata.
ClickUp Chat juga menyinkronkan semua informasi di semua perangkat dan bekerja dengan sempurna, bahkan saat offline. Selain itu, kurangi 'toggle tax'-kerugian produktivitas yang disebabkan oleh peralihan antar platform-dengan mengadakan panggilan audio dan video (hingga 200 peserta) secara langsung di dalam ClickUp Chat.
Norming: Fokus pada standarisasi alur kerja dan daftar praktik terbaik untuk kolaborasi lintas fungsi.
Berkinerja: Mengakui dan merayakan pencapaian tim untuk memperkuat rasa pencapaian bersama.
📮Klik Wawasan: Hampir 60% pekerja merespons pesan instan dalam waktu 10 menit.
Meskipun respons cepat ini sering disamakan dengan efisiensi, namun hal ini mengganggu fokus dan menghambat pekerjaan yang mendalam. Sentralisasikan proyek, tugas, dan utas obrolan di ClickUp untuk menyederhanakan interaksi Anda dan mengurangi peralihan konteks. Dapatkan informasi yang Anda butuhkan tanpa mengorbankan fokus!
4. 8 Langkah untuk Memimpin Perubahan
Perubahan dimulai dari para pemimpin yang menentukan arah. Untuk memecah belah dan mendorong kolaborasi, ikuti Model Perubahan 8 Langkah Kotter.
Pertama, ciptakan rasa urgensi. Tunjukkan biaya nyata dari koordinasi yang buruk-seperti peluncuran produk yang tertunda-untuk menyoroti mengapa perubahan itu penting.
Selanjutnya, bangun koalisi pemimpin lintas departemen yang dapat mendorong kolaborasi. Lengkapi mereka dengan alat bantu seperti dasbor bersama atau jejaring sosial internal untuk meningkatkan transparansi.
Terakhir, dorong lokakarya bersama di mana tim, seperti R&D dan pemasaran, berkolaborasi sambil tetap mengedepankan jadwal dan kebutuhan. Pimpinlah, dan tim Anda akan mengikutinya.
Dulu kami menghabiskan waktu berjam-jam untuk melakukan hal-hal rutin secara manual, seperti mengirimkan proyek ke tim, membuat tugas, dan menempelkan tautan. Sekarang, kami menggunakan waktu tersebut untuk merencanakan dan memindahkan lebih banyak alur kerja tim ke ClickUp.
Dulu kami menghabiskan waktu berjam-jam untuk melakukan hal-hal rutin secara manual, seperti mengirimkan proyek ke tim, membuat tugas, dan menempelkan tautan. Sekarang, kami menggunakan waktu tersebut untuk merencanakan dan memindahkan lebih banyak alur kerja tim ke ClickUp.
Tingkatkan Kolaborasi Perusahaan Dengan ClickUp
Kolaborasi perusahaan seperti menjalankan tim olahraga papan atas. Bakat dapat membantu Anda untuk sementara waktu, namun performa akan merosot tanpa latihan dan penyelarasan yang teratur.
Hal yang sama berlaku untuk bisnis. Tanpa kolaborasi yang optimal, proyek akan terhenti, dan kualitas menurun. Di situlah ClickUp hadir dan menyederhanakan kolaborasi perusahaan dengan mudah. Apakah Anda ingin bertukar ide, menetapkan tanggung jawab, atau memfasilitasi umpan balik, Anda memiliki semua fitur yang dibutuhkan untuk terus maju.
Siap untuk memulai? Daftar ClickUp secara gratis dan saksikan kolaborasi dalam aksi.