Tidaklah selalu dramatis ketika sebuah tim mulai berantakan. Faktanya, biasanya dimulai dengan sangat tenang sehingga Anda hampir tidak menyadarinya. 👀
Terkadang, itu adalah tenggat waktu yang terlewat. Atau mungkin email setengah matang yang meninggalkan lebih banyak pertanyaan daripada jawaban. Seseorang berpikir, "Bukan pekerjaan saya," sementara yang lain beranggapan, "Mereka akan mengurusnya
Dan begitu saja, celah kecil berubah menjadi lubang yang menganga. Tenggat waktu menumpuk, komunikasi tersendat, kemajuan terhenti, dan akuntabilitas? Tidak ada yang bisa ditemukan.
Yang Anda butuhkan adalah kerangka kerja yang tepat (baca aturan dasar) untuk menciptakan keselarasan, meningkatkan efisiensi, dan memastikan bahwa kemampuan tim Anda diterjemahkan ke dalam hasil yang sukses.
Mari kita telusuri bagaimana membuat aturan tim yang jelas dan dapat ditindaklanjuti dapat mengubah potensi menjadi kemajuan yang nyata.
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Aturan tim meningkatkan komunikasi, pengambilan keputusan, dan kinerja secara keseluruhan
- Jenis-jenis aturan tim meliputi nilai-nilai dasar, pedoman komunikasi, proses pengambilan keputusan, aturan untuk proses kerja, langkah-langkah akuntabilitas, dan kerangka kerja resolusi konflik
- Untuk membuat aturan tim yang efektif:
- Tentukan tujuan yang jelas dan tetapkan KPI untuk mengukur keberhasilan
- Tentukan peran, tanggung jawab, dan Individu yang Bertanggung Jawab Langsung (DRI)
- Memprioritaskan dan mengkategorikan aturan Anda untuk menertibkan
- Pahami proses kerja Anda, temukan hambatan, dan buat aturan yang mengelilinginya
- Tetapkan aturan yang jelas untuk loop umpan balik
- Bangun mekanisme manajemen konflik Anda
Mengapa Aturan Tim Penting
Sekilas, aturan tim mungkin tampak seperti daftar yang boleh dan tidak boleh dilakukan. Namun sebenarnya, aturan ini menyediakan kerangka kerja untuk interaksi antar anggota tim, membuat semua orang tetap berada di jalur yang sama dan bekerja untuk mencapai tujuan bersama.
Mari kita pahami lebih jauh tentang pentingnya aturan tim. 🗃️
1. Menghilangkan kebingungan: Dengan peran dan tanggung jawab yang jelas, semua orang tahu apa yang harus mereka kerjakan. Tidak ada kebingungan tentang siapa yang menangani apa, meningkatkan produktivitas dengan ekspektasi yang jelas.
2. Mendorong konsistensi dan keadilan: Setiap orang mengikuti aturan yang sama sehingga menciptakan lapangan yang setara. Hal ini mencegah pilih kasih, memastikan semua orang diperlakukan sama, terlepas dari peran atau senioritas mereka.
3. Menyediakan jaring pengaman untuk komunikasi yang efektif: Pedoman menetapkan bagaimana dan kapan harus berkomunikasi, sehingga memudahkan untuk mengatasi ketidakpastian atau hal-hal yang mendesak secara efektif.
4. Membentuk budaya tim: Perilaku positif seperti rasa hormat, komunikasi yang jelas, dan pemecahan masalah yang efisien dipupuk melalui aturan yang didefinisikan dengan baik, mendorong budaya kepercayaan dan peningkatan berkelanjutan.
Fakta Menarik: Jeff Bezos mempopulerkan ide ini bahwa tim harus cukup kecil untuk diberi makan dengan dua pizza. Tim yang lebih kecil sering kali membutuhkan lebih sedikit aturan, sehingga kolaborasi menjadi lebih lancar.
Jenis-jenis Aturan Tim
Untuk menyiapkan tim Anda agar sukses, Anda memerlukan berbagai aturan. Di bawah ini adalah jenis-jenis utama yang perlu Anda pertimbangkan. 📑
1. Nilai-nilai inti dan pedoman perilaku
Ini mendefinisikan perilaku dan sikap dasar yang diharapkan selama tahap pengembangan tim membentuk fondasi untuk bagaimana kelompok beroperasi. Mereka menciptakan lingkungan di mana rasa hormat dan kepercayaan tumbuh subur.
Contoh: Menerapkan aturan yang menekankan inklusivitas, seperti memastikan bahwa semua anggota tim berkontribusi secara setara selama sesi curah pendapat dan mengakui perspektif yang beragam.
2. Pedoman komunikasi
Komunikasi yang efektif sangat penting untuk tim yang berfungsi dengan baik yang memastikan pesan tersampaikan dengan jelas dan cepat.
Contoh: Doronglah pertemuan rutin, seperti pertemuan tim mingguan atau rapat harian, untuk membahas tantangan dan berbagi keberhasilan. Mengamanatkan bahwa umpan balik harus selalu konstruktif dan disampaikan dalam waktu 48 jam setelah masalah teridentifikasi.
3. Proses pengambilan keputusan
Menetapkan pedoman yang jelas untuk pengambilan keputusan akan menciptakan kesepakatan kerja tim dan menghindari kebingungan mengenai otoritas. Aturan-aturan ini menyoroti siapa yang memiliki keputusan akhir, menentukan bagaimana masukan dikumpulkan, atau langkah apa yang harus diambil sebelum mengambil keputusan.
Contoh: Tetapkan aturan bahwa keputusan yang berkaitan dengan anggaran memerlukan masukan dari dua pemangku kepentingan dan persetujuan dari manajer. Perkenalkan sistem pemungutan suara untuk keputusan yang tidak terlalu penting untuk menghindari diskusi yang panjang dan memastikan resolusi yang lebih cepat.
4. Aturan proses kerja
Aturan proses kerja membuat setiap anggota tim bekerja secara efisien dan selaras. Anggaplah aturan tersebut sebagai pedoman operasional sehari-hari yang penting yang mengatur bagaimana pekerjaan diselesaikan.
Contoh: Tentukan bagaimana serah terima harus dilakukan. Ketika salah satu anggota tim menyelesaikan bagiannya dalam sebuah proyek, mereka harus meninggalkan ringkasan rinci dan langkah selanjutnya dalam deskripsi tugas. Terapkan aturan bahwa file dan aset harus diunggah ke folder pusat dengan konvensi penamaan yang terstandardisasi untuk meningkatkan aksesibilitas.
5. Manajemen waktu dan etika rapat
Aturan-aturan ini memastikan tim Anda tetap efisien, terlibat, dan fokus tanpa membuang waktu untuk tugas-tugas yang tidak perlu atau rapat yang berlebihan.
Contoh: Tetapkan aturan agar anggota tim memblokir waktu fokus pada kalender mereka untuk mencegah permintaan rapat yang tidak perlu. Terapkan kebijakan untuk komunikasi asinkron, seperti merekam ringkasan rapat dan membagikannya kepada mereka yang tidak dapat hadir secara langsung.
6. Aturan penyelesaian konflik
Aturan untuk menyelesaikan perselisihan membantu menjaga profesionalisme dan meminimalkan gangguan.
Contoh: Buat aturan 24 jam masa tenang sebelum masalah meningkat untuk memungkinkan percakapan yang lebih bijaksana dan penyelesaian masalah yang lebih baik.
➡️ Baca Lebih Lanjut: Cara Mengoptimalkan Kinerja Tim Selama Tahap Pertunjukan
Cara Membuat Aturan Tim yang Efektif
Membuat aturan tim sangat penting untuk menjaga agar semua orang bekerja secara efisien. Jika dilakukan dengan bijaksana, panduan ini dapat memberdayakan tim Anda untuk tetap fokus, menyelesaikan konflik, dan mencapai tujuan bersama dengan gesekan yang minimal.
Berikut ini adalah cara membuat aturan yang efektif yang bermakna dan tahan lama.👌
Langkah #1: Mulailah dengan tujuan yang jelas
Aturan tim adalah dasar dari bagaimana tim Anda beroperasi. Untuk benar-benar mendapatkan manfaat darinya, Anda perlu menetapkan tujuannya. Bantu tim Anda memahami mengapa aturan-aturan ini diperlukan atau tantangan spesifik apa yang akan mereka tangani.
Tanpa tujuan yang jelas, aturan Anda hanyalah kata-kata di atas kertas.
Inilah cara untuk mewujudkannya:
- Identifikasi titik-titik masalah: Catat masalah-masalah seperti tenggat waktu yang terlewat, miskomunikasi, atau pengambilan keputusan yang tidak jelas
- Tentukan tujuan: Atasi tantangan dengan tujuan yang dapat ditindaklanjuti, seperti memperbaiki jadwal atau meningkatkan akuntabilitas
- Menetapkan KPI: Melacak kemajuan dengan indikator kinerja utama (KPI), seperti persentase tugas yang diselesaikan tepat waktu
Tetapkan dan lacak tujuan tim Anda dengan mudah dengan ClickUp Goals ClickUp Goals memungkinkan Anda untuk membuat tujuan tingkat tinggi dan menetapkan target yang lebih kecil dan terukur. Target ini dapat berupa nilai numerik, tugas tertentu, atau Benar/Salah yang sederhana.
Katakanlah Anda ingin membuat aturan untuk manajemen waktu yang efektif. Anda bisa membuat Sasaran berjudul 'Aturan Manajemen Waktu', menambahkan tanggal jatuh tempo, dan menetapkan pemilik (yang akan bertanggung jawab untuk melacak kemajuan).
Di dalam Sasaran ini, Anda bisa mengatur langkah-langkah yang lebih kecil seperti 'Tentukan Pedoman Pemblokiran Waktu' atau 'Buat Waktu Penyangga untuk Penundaan' Dan dengan Tugas ClickUp anda bisa dengan mudah membuat item tindakan individual untuk setiap langkah dan menugaskan pekerjaan kepada anggota tim yang relevan.
Ketika setiap tugas selesai, goal Anda akan secara otomatis diperbarui untuk mencerminkan kemajuan.
📮Klik Wawasan: Hampir 20% responden survei kami mengirimkan lebih dari 50 pesan instan setiap hari .
Volume yang tinggi ini dapat menandakan sebuah tim yang selalu sibuk dengan pertukaran pesan cepat - bagus untuk kecepatan tetapi juga dapat menyebabkan komunikasi yang berlebihan. Dengan alat kolaborasi terintegrasi ClickUp, seperti ClickUp Chat dan ClickUp Assigned Comments, percakapan Anda selalu ditautkan ke tugas yang tepat, meningkatkan visibilitas dan mengurangi kebutuhan untuk tindak lanjut yang tidak perlu.
Langkah #2: Tentukan peran dan tanggung jawab
Mendefinisikan peran bukan berarti membagikan jabatan. Ini adalah tentang memperjelas siapa yang melakukan apa, kapan, dan bagaimana. Menugaskan individu yang bertanggung jawab secara langsung (DRI) membuat hal ini menjadi lebih tajam.
Inilah cara Anda mendefinisikan peran secara efektif:
- Petakan alur kerja Anda: Buat daftar semua tugas dan proyek berulang yang ditangani oleh tim Anda. Untuk setiap tugas, tanyakan: _Siapa yang memiliki ini? Siapa yang mendukungnya?
- Tetapkan DRI: Tentukan siapa yang akan menjadi pemilik utama (atau DRI) tugas, keputusan, atau hasil. Misalnya, dalam peluncuran produk, DRI untuk 'konten pemasaran' dapat berupa manajer konten
- Dokumentasikan semuanya: Buatlah buku panduan tim dengan bagian-bagian yang tertata rapi untuk berbagai peran, tanggung jawab, DRI, dll. Tujuannya adalah untuk menyimpan dan mengatur semua informasi penting tim Anda di satu tempat agar mudah diakses
Buat pusat kebijakan dan prosedur yang terpusat dengan ClickUp Docs Dokumen ClickUp adalah alat serbaguna dalam platform di mana Anda bisa membuat, mengatur, dan berbagi dokumen dengan tim Anda. Alat ini memungkinkan Anda mendokumentasikan aturan, peran, dan tanggung jawab dalam ruang terpusat.
Anda dapat dengan mudah mengatur bagian tentang nilai-nilai inti, pengambilan keputusan, dan praktik komunikasi dengan alat pemformatan yang kaya dari Docs, sehingga buku panduan ini dapat diakses oleh semua anggota tim.
Gunakan ClickUp Tetapkan Komentar di Dokumen untuk meningkatkan akuntabilitas dan kepemilikan tugas
Jika suatu bagian dari dokumen perlu ditinjau atau disetujui, Anda dapat @menyebutkan anggota tim dan meninggalkan komentar ClickUp Komentar yang Ditugaskan untuk mereka. Misalnya, ketika mendokumentasikan tanggung jawab DRI, Anda dapat menandai mereka untuk mengonfirmasi detail atau melakukan pengeditan.
💡 Kiat Pro: Anda dapat menyesuaikan Templat Buku Pegangan, Kebijakan, dan Prosedur Karyawan ClickUp untuk memulai tanpa harus membuat ulang! Template ini menyediakan tata letak yang terstruktur, memastikan semua informasi penting terorganisir dan mudah ditemukan.
Langkah #3: Memprioritaskan dan mengkategorikan aturan
Ketika Anda melihat gambaran yang lebih besar, Anda mungkin perlu mendokumentasikan ratusan aturan. Namun, tidak semua aturan akan menjadi sangat penting. Beberapa aturan mungkin hanya 'bagus untuk dimiliki'
Jadi, prioritaskan aturan Anda untuk mencegah kewalahan. Berikut adalah beberapa tips untuk melakukan hal tersebut:
- Kelompokkan: Bagilah aturan-aturan ke dalam beberapa kategori, seperti 'Komunikasi', 'Tenggat Waktu', dan 'Penyelesaian Konflik'
- Urutkan berdasarkan dampaknya: Tanyakan apa yang tidak dapat dinegosiasikan dalam setiap kategori. Misalnya, aturan seperti 'Tanggapi email klien dalam waktu 24 jam' akan memiliki peringkat lebih tinggi daripada 'Gunakan poin-poin penting dalam presentasi'
- Jaga agar tetap bersih: Buatlah 5-7 aturan utama. Lebih dari itu, dan Anda berisiko aturan menjadi wallpaper
langkah ### Langkah #4: Kembangkan kerangka kerja untuk aturan proses kerja
Kerangka kerja aturan proses kerja menunjukkan bagaimana tugas-tugas bergerak di dalam tim Anda. Tanpa kerangka kerja yang tepat, pekerjaan dapat menjadi kacau, dan kemacetan dapat memperlambat kemajuan.
Berikut ini adalah cara untuk membuatnya:
- Visualisasikan prosesnya: Mengidentifikasi bagaimana tugas diberikan, diselesaikan, dan diteruskan ke tahap berikutnya. DenganPapan Tulis ClickUpanda bisa memvisualisasikan alur kerja tim Anda secara komprehensif. Anda dapat membuat diagram dan diagram alir untuk menunjukkan bagaimana tugas berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya
Bertukar pikiran dan berkolaborasi secara visual dengan Papan Tulis ClickUp
- Temukan hambatan: Menganalisis di mana penundaan terjadi. apakah proses persetujuan membuat proyek terhenti? Apakah umpan balik membutuhkan waktu lama? Sorot area ini dan ambil tindakan yang diperlukan
- Buat aturan: Buat aturan untuk menghilangkan hambatan dan mempercepat operasi. ClickUp Brainasisten AI bawaan ClickUp, dapat membantu melakukan curah pendapat, membuat draf, dan menyempurnakan aturan tim dengan cepat. Misalnya, Anda bisa memasukkan perintah seperti, 'Sarankan aturan tim untuk memberikan umpan balik yang berarti' dan tentukan nada atau struktur yang Anda inginkan
Meminta ClickUp Brain untuk membuat draf aturan tim Anda
Langkah #5: Buat lingkaran umpan balik
Aturan umpan balik menciptakan struktur dan memastikan masukan tidak diabaikan atau diabaikan. Aturan-aturan ini memberikan pemahaman bersama tentang apa yang dimaksud dengan umpan balik yang konstruktif dan bagaimana cara menyampaikan/menerimanya.
Untuk membuat aturan umpan balik yang efektif, ikuti langkah-langkah berikut:
- Tetapkan ekspektasi untuk frekuensi umpan balik: Tetapkan kapan dan bagaimana umpan balik harus diberikan. GunakanPengingat ClickUp untuk melacak tenggat waktu umpan balik dan memastikan umpan balik diberikan pada waktu yang tepat. Misalnya, jika umpan balik diperlukan setiap minggu atau setelah setiap pencapaian, atur Pengingat agar anggota tim meninjau dan memberikan masukan
- Tentukan format umpan balik: Tentukan format yang paling tepat untuk mengomunikasikan umpan balik untuk berbagai kesempatan. Misalnya, sesi umpan balik reguler mungkin paling cocok untuk proyek yang sedang berjalan, sementara survei anonim bisa lebih efektif untuk mengumpulkan sentimen tim yang lebih luas
- Pastikan keseimbangan: Cegah umpan balik menjadi terlalu kritis. Penting untuk menciptakan ruang di mana kritik konstruktif diberikan bersamaan dengan apresiasi yang tulus dan penguatan positif untukkolaborasi tim yang efektif ### Langkah #6: Menetapkan mekanisme resolusi konflik
Ketidaksepakatan tidak dapat dihindari, bahkan dalam tim yang kohesif sekalipun. Membangun mekanisme penyelesaian konflik yang jelas akan memastikan tim Anda menjadi lebih kuat setiap saat.
Inilah cara melakukannya:
- Ciptakan ruang yang aman: Tekankan pentingnya budaya untuk berani berbicara. Mulailah dengan menormalkan ketidaksepakatan, membingkainya sebagai bagian yang alami dan sehat dari kerja tim ketika ditangani dengan hormat
- Tentukan langkah-langkah eskalasi: Kembangkanpetunjuk langkah demi langkah untuk menyelesaikan masalah. Sebagai contoh:
- Langkah 1: Bicaralah langsung dengan orang yang terlibat (misalnya, 'Hei, saya merasa X tentang Y; bisakah kita membicarakannya?)
- Langkah 2: Jika tidak terselesaikan, libatkan pemimpin tim atau manajer
- Langkah 3: Untuk masalah yang berulang, jadwalkan sesi mediasi formal dengan bagian SDM atau fasilitator yang netral
🌟 Fakta Menarik: Pada tahun 2017, Memo budaya Netflix menyoroti kebijakan 'Kebebasan dan Tanggung Jawab', yang menekankan kepercayaan daripada manajemen mikro. Norma ini telah dikreditkan untuk tim-timnya yang inovatif dan berkinerja tinggi.
Langkah #7: Menerapkan aturan
Selanjutnya, Anda perlu memperkenalkan aturan-aturan ini kepada tim dan menciptakan pemahaman bersama tentang ekspektasi. Inilah caranya.
Mulailah dengan mengadakan pertemuan awal di mana Anda menjelaskan alasan di balik setiap aturan. Gunakan contoh kehidupan nyata agar lebih mudah dipahami dan dorong anggota tim untuk bertanya.
Hal ini akan membantu semua orang merasa dilibatkan dalam proses dan memperkuat transparansi sejak awal. Untuk menjadi pemain tim setiap anggota harus memahami aturan dan secara aktif terlibat dalam mengikutinya.
Setelah aturan ditetapkan, pastikan untuk mengenali dan merayakan mereka yang secara konsisten mengikutinya.
Berikan penghargaan kepada tim atau individu yang menonjol, seperti mereka yang mengikuti protokol komunikasi atau etika rapat. Misalnya, jika sebuah tim secara konsisten mengikuti aturan seputar komunikasi, soroti upaya mereka selama kumpul-kumpul tim atau rapat di seluruh perusahaan.
Mengotomatiskan pengingat dan lainnya dengan Otomatisasi ClickUp khusus
Untuk memastikan aturan dipatuhi, lakukan otomatisasi jika memungkinkan. Dengan Otomatisasi ClickUp anda bisa mengatur pengingat dan tindakan yang terpicu ketika kondisi tertentu terpenuhi. Misalnya, Anda bisa membuat otomatisasi untuk mengirim pengingat 24 jam sebelum tugas jatuh tempo atau secara otomatis memperbarui prioritas tugas saat tenggat waktu mendekati.
Jika draf pertama dari buku panduan tim dikirimkan, Anda dapat mengatur otomatisasi untuk menugaskannya ke editor untuk ditinjau. Hal ini membuat penegakan aturan menjadi lebih lancar.
Pantau kepatuhan aturan dan kinerja tim dengan Dasbor ClickUp
Selanjutnya, lacak kepatuhan aturan menggunakan Dasbor ClickUp .
Misalnya, jika Anda memiliki aturan bahwa semua tugas mingguan harus diselesaikan pada hari Jumat, Dasbor dapat menunjukkan persentase tugas yang diselesaikan tepat waktu, memberikan pandangan yang jelas tentang seberapa baik tim menindaklanjutinya.
➡️ Baca Lebih Lanjut: Panduan untuk Otomatisasi di ClickUp (Dengan 10 Contoh Kasus Penggunaan)
Tantangan dalam Menerapkan Aturan Tim
Aturan tim terdengar bagus dalam teori tetapi bisa jadi sulit diterapkan dalam praktiknya. Tantangan-tantangan ini tidak selalu terlihat jelas sampai Anda terjun langsung ke dalamnya.
Mari kita bahas beberapa tantangan umum dalam menerapkan aturan (dan bagaimana Anda bisa mengatasinya). 🔎
Resistensi terhadap perubahan
Perubahan tidaklah mudah. Sudah menjadi sifat manusia untuk tetap berpegang pada apa yang sudah biasa (atau status quo), dan ide-ide baru atau norma-norma tim sering kali terasa seperti birokrasi yang tidak perlu.
☑️ Solusi: Untuk mengatasinya, bersikaplah transparan mengenai tujuan di balik setiap norma dan bagaimana norma tersebut akan meningkatkan alur kerja atau komunikasi tim. Libatkan anggota tim dalam prosesnya, kumpulkan umpan balik dan sesuaikan jika perlu.
Dengan cara ini, mereka akan merasa lebih terlibat dan terbuka terhadap perubahan daripada menolaknya.
Dukungan terbatas dari pimpinan
Seorang manajer yang 'terlalu sibuk' untuk mematuhi protokol tim mengirimkan pesan bahwa aturan itu tidak penting.
☑️ Solusi: Libatkan para pemimpin sejak awal dalam proses pembuatan aturan untuk menumbuhkan dukungan yang lebih besar. Ketika mereka secara aktif berpartisipasi dalam membuat aturan, mereka akan lebih cenderung mendukung penerapannya.
Konflik mengenai aturan
Tidak semua orang akan setuju dengan setiap aturan. Beberapa orang mungkin merasa bahwa mereka sedang diatur secara mikro. Yang lain mungkin berpikir bahwa aturan tersebut tidak adil. Hal ini menyebabkan ketegangan, yang dapat berdampak pada kerja tim yang produktif.
☑️ Solusi: Ciptakan ruang untuk percakapan terbuka. Jika seseorang merasa bahwa sebuah aturan tidak adil, mintalah mereka untuk memberikan alternatif. Gunakan data untuk mendukung alasan Anda.
Misalnya, jika sebuah aturan dibuat untuk mengurangi tenggat waktu yang terlewat, sampaikan seberapa sering tenggat waktu terlewat sebelum aturan tersebut ditambahkan. Bagaimana jika konflik berlanjut? Mintalah pihak netral atau pelatih untuk menengahi diskusi.
Tujuannya bukan untuk menang. Tujuannya adalah untuk menemukan solusi yang bisa diterima semua orang.
Aturan yang terlalu rumit
Ketika ada terlalu banyak batasan, anggota tim mungkin merasa seperti berjalan di atas cangkang telur, yang dapat menurunkan kreativitas dan motivasi.
☑️ Solusi: Fokus pada aturan yang paling efektif dan penting yang berkontribusi langsung pada tujuan tim. Jaga agar aturan tetap sederhana, dapat ditindaklanjuti, dan selaras dengan tujuan tim secara keseluruhan, sehingga aturan-aturan tersebut dapat dikelola dan memiliki tujuan.
Ketidakmampuan untuk menyesuaikan aturan dengan tim jarak jauh
Dengan maraknya pekerjaan jarak jauh, aturan tim yang dirancang untuk kolaborasi tatap muka mungkin tidak dapat diterapkan dengan baik di lingkungan virtual. Hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman atau ekspektasi yang tidak jelas, terutama dalam proses komunikasi atau alur kerja.
☑️ Solusi: Sesuaikan norma-norma tim untuk mengakomodasi pekerjaan jarak jauh. Misalnya, tetapkan ekspektasi yang jelas untuk rapat online, tentukan saluran komunikasi yang sesuai, dan gunakan alat kolaborasi secara efektif.
Pastikan bahwa tim virtual memiliki akses ke semua sumber daya dan panduan yang sama dengan tim di kantor sehingga semua orang dapat menyelaraskan diri.
Praktik Terbaik untuk Aturan dan Akuntabilitas Tim
Aturan seharusnya tidak terasa seperti tugas. Dengan praktik terbaik ini, Anda bisa membuat pedoman yang dihormati oleh semua orang dan bisa membangun tim yang kohesif.
Libatkan anggota tim Anda
Jika Anda mendiktekan aturan dari atas ke bawah, maka akan ada perlawanan. Hal ini dikarenakan karyawan lebih cenderung mengikuti aturan yang mereka buat sendiri.
Sebagai contoh, jika Anda sedang menyusun aturan tentang waktu respons untuk email, tanyakan kepada anggota tim apa yang terasa realistis. Mungkin 24 jam sudah cukup bagi sebagian orang, sementara yang lain menyarankan untuk memprioritaskan permintaan yang penting.
💡Tip Pro: Gunakan **Formulir Klik untuk mengumpulkan ide secara langsung dari anggota tim Anda.
Edit dan pratinjau formulir Anda dengan mudah dengan ClickUp Forms
Menguji aturan dengan fase percontohan
Sebelum meluncurkan aturan di seluruh tim, ujilah aturan tersebut dalam skala yang lebih kecil.
Misalnya, ujicobakan aturan komunikasi baru di satu departemen selama satu bulan. Gunakan umpan balik untuk menyempurnakan pendekatan sebelum penerapan yang lebih luas, untuk memastikan adopsi yang lebih lancar.
Memperkuat aturan secara visual
Gunakan pengingat visual, seperti infografik atau dasbor tim, untuk menjaga agar aturan selalu diingat.
Misalnya, tampilkan panduan referensi cepat untuk protokol komunikasi di ruang kerja bersama atau hub virtual. Isyarat visual memudahkan untuk mengikuti dan mengingat norma-norma.
Seimbangkan fleksibilitas dengan struktur
Meskipun aturan menambah struktur pada alur kerja Anda, namun juga harus ada ruang untuk pengecualian.
Misalnya, jika aturannya adalah 'balas email dalam waktu 24 jam,' jelaskan bahwa masalah yang mendesak harus diprioritaskan meskipun itu berarti sedikit penundaan di tempat lain.
Tetapkan Aturan Tim yang Efektif dan Menginspirasi Kesuksesan Dengan ClickUp
Membuat dan menerapkan aturan tim hanyalah permulaan. Nilai sebenarnya terletak pada bagaimana Anda beradaptasi dan mengembangkannya untuk membangun tim yang berkinerja tinggi.
Dengan ClickUp, proses ini menjadi lebih efisien dan kolaboratif. Baik itu melacak tujuan dan KPI atau mempertahankan buku aturan yang komprehensif dan mengotomatiskan pemeriksaan rutin, ClickUp memberi Anda alat untuk membuat dan menerapkan aturan tim yang benar-benar mendorong kesuksesan.
Jadi, lanjutkan dan mendaftar untuk ClickUp hari ini!