Pernahkah Anda merasa tidak jelas tentang siapa yang melakukan apa dalam sebuah proyek?
Reaksi yang umum dilakukan adalah mengadakan rapat darurat dan berharap semuanya bisa diselesaikan. Dengan semua orang berinvestasi pada tujuan yang sama, tanggung jawab sering kali menjadi kabur. Kekaburan tanggung jawab, terutama dalam situasi pemadaman kebakaran atau situasi ad-hoc, menyebabkan tumpang tindih sumber daya.
Solusi yang tepat untuk kegilaan ini adalah kesepakatan kerja tim.
Dari ketersediaan hingga memfokuskan upaya individu, dokumen-dokumen ini menciptakan kepercayaan dan keselarasan strategis.
Ingin menciptakan struktur dan meningkatkan produktivitas? Artikel ini menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang mengapa Anda memerlukan perjanjian kerja tim dan cara membuatnya.
Apa itu Perjanjian Kerja Tim?
Perjanjian kerja adalah kontrak tim yang dibuat oleh pemimpin untuk mendefinisikan bagaimana anggota akan berkolaborasi secara efektif. Hal ini menetapkan ekspektasi untuk komunikasi, pengambilan keputusan, dan tanggung jawab
Perjanjian kerja tim yang efektif mencapai tujuan-tujuan berikut ini:
- Menguraikan proses dan prosedur spesifik yang akan diikuti oleh tim untuk mencapaihasil proyektermasuk segala sesuatu mulai dari protokol komunikasi hingga metode pengambilan keputusan
- Memastikan semua orang memahami dan menyetujui tujuan, nilai, dan pendekatan tim secara keseluruhan dalam bekerja
- Menyediakan kerangka kerja untukmengatasi potensi konflik dan tantangan sebelum mereka meningkat
Komponen Utama dari Perjanjian Kerja Tim
Dengan dasar-dasar yang telah dibahas, berikut adalah komponen penting dari perjanjian kerja tim yang efektif yang dapat Anda gunakan untuk membangun tim yang efisien dan gesit :
Peran dan tanggung jawab
Setelah ruang lingkup proyek setelah proyek selesai, langkah pertama yang harus dilakukan adalah mendefinisikan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim dalam proyek atau tim. Hal ini sangat membantu selama proses orientasi, untuk memastikan semua orang memahami tujuan mereka dan mencegah kebingungan atau tumpang tindih antara anggota tim yang sudah ada dan yang baru.
Selain itu, sertakan juga proses untuk menugaskan kembali tugas atau sistem proksi sehingga ketersediaan tidak memengaruhi kinerja.
Baca juga: Penjelasan tentang peran yang lincah
Protokol komunikasi dan kerja
Bagian kedua dari setiap kesepakatan kerja tim adalah menetapkan cara berkomunikasi satu sama lain. Ini termasuk saluran komunikasi yang disukai, waktu respons, dan prosedur eskalasi untuk hal-hal yang mendesak.
Perjanjian kerja tim juga harus memiliki bagian yang rinci untuk jadwal kerja, ketersediaan, dan perencanaan cuti untuk membantu bisnis Anda mengelola sumber daya.
Perjanjian kerja harus lebih lanjut menjelaskan etika komunikasi seperti nada dan bahasa sehingga anggota tim memiliki pemahaman yang sama mengenai nilai-nilai organisasi Anda.
Baca Lebih Lanjut: Cara menghindari miskomunikasi di tempat kerja
Proses pengambilan keputusan
Tim proyek sering kali menghadapi perubahan seiring berjalannya proyek: biaya harus disetujui, proses harus disesuaikan, dan sumber daya harus diselaraskan kembali.
Untuk mengatasi hal ini dengan lancar, kesepakatan tim menguraikan pengambilan keputusan metode. Metode-metode tersebut dapat berupa konsensus, suara mayoritas, atau pendekatan pengambil keputusan yang ditunjuk.
Sebaiknya juga diuraikan proses untuk meninjau kembali keputusan jika perlu. Selain itu, kesepakatan yang ideal juga menekankan pentingnya menghormati keputusan akhir, meskipun ada perbedaan pendapat.
Penyelesaian konflik
Salah satu bagian paling penting dari perjanjian kerja tim adalah proses untuk menangani dan menyelesaikan konflik. Hal ini dapat melibatkan mediator yang ditunjuk, saluran komunikasi yang terbuka, atau prosedur yang ditetapkan untuk melakukan deeskalasi.
Doronglah untuk menangani konflik secara dini dan langsung. Kembangkan budaya saling menghormati di mana anggota lama dan baru merasa nyaman untuk mengekspresikan keprihatinan mereka tanpa takut akan adanya pembalasan untuk mencegah kesalahpahaman.
Pedoman pertemuan
Tidak ada yang menginginkan rapat yang tidak menghasilkan apa-apa. Perjanjian kerja tim menetapkan bagaimana rapat tim akan dilakukan, termasuk frekuensi, komunikasi agenda, manajemen waktu, dan etika partisipasi untuk memastikan rapat yang produktif dan terfokus.
Pertimbangkan untuk menugaskan peran seperti pencatat waktu, scrum master, atau pencatat.
Baca Lebih Lanjut: Etika rapat zoom
Cara Membuat Perjanjian Kerja Tim
Berikut ini adalah panduan enam langkah untuk membuat perjanjian kerja tim untuk mendorong kolaborasi dan pemahaman bersama tentang norma-norma tim. Kami juga akan membahas bagaimana Solusi Manajemen Sumber Daya ClickUp membuat proses ini menjadi mulus.
Langkah 1: Mengumpulkan masukan
Untuk membuat kesepakatan kerja, mulailah dengan mengumpulkan masukan dari semua anggota tim. Mengumpulkan informasi ini membantu manajer tim mempertimbangkan perspektif dan kekhawatiran setiap orang dan mendorong rasa kepemilikan.
Berikut ini beberapa pertanyaan yang harus Anda ajukan untuk menyederhanakan prosesnya:
- Metode komunikasi apa yang paling cocok untuk semua orang?
- Apa jam kerja dan ketersediaan yang lebih disukai?
- Apakah Anda memiliki aspirasi untuk proyek atau profil?
- Bagaimana tim ingin menangani konflik atau ketidaksepakatan?
- Apa saja proses pengambilan keputusan yang diinginkan?
- Dukungan apa yang dibutuhkan anggota tim satu sama lain agar berhasil mencapai tujuan tim?
Masukan harus dikumpulkan melalui berbagai bentuk obrolan empat mata atau formulir umpan balik. ClickUp menawarkan alat platform khusus untuk mempermudah hal ini.
langsung menjangkau, membuat catatan, dan menandai anggota tim mana pun dengan ClickUp Chat_ ClickUp Chat adalah platform chatting luar biasa yang menyederhanakan pengumpulan masukan dari anggota tim. Jika Anda menginginkan perspektif yang terperinci, tandai orang yang relevan dan mulailah diskusi secara instan.
Memulai diskusi grup atau membuat tugas tindak lanjut juga mudah dilakukan di ClickUp Chats, sehingga ideal untuk meninjau atau menegosiasikan klausul perjanjian kerja tertentu.
gunakan Komentar yang Ditugaskan di ClickUp untuk memastikan bahwa setiap umpan balik dari tim dijawab dan diselesaikan_
Anggota tim dapat menggunakan Komentar yang Ditugaskan di ClickUp untuk membagikan pemikiran mereka tentang kondisi atau inklusi tertentu dalam perjanjian. Para pemimpin tim kemudian menyelesaikan masalah dan membangun konsensus.
Menyederhanakan pengumpulan masukan dan memvisualisasikan semua tanggapan secara instan dengan Formulir ClickUp Formulir ClickUp adalah pasangan yang ideal untuk manajer yang mencari masukan yang jelas dan sederhana. Alat ini memungkinkan Anda membuat formulir yang dapat dibagikan dengan pertanyaan-pertanyaan standar. Hal ini membuat pengumpulan data menjadi relatif mudah dan membantu Anda memvisualisasikan input.
Alat ini mudah digunakan dan menarik secara visual, sehingga berbagi masukan menjadi pengalaman yang menarik bagi semua orang.
Langkah 2: Tentukan ekspektasi
Dengan masukan yang terkumpul, langkah selanjutnya adalah menentukan ekspektasi yang jelas.
Mengapa? Menetapkan batasan-batasan seputar komunikasi, kolaborasi yang lebih lancar, dan kinerja membantu tim tetap fokus dan memastikan upaya mereka berkontribusi pada gambaran yang lebih besar.
Komunikasikan ekspektasi secara transparan kepada tim dan jelaskan 'mengapa' untuk membangun kepercayaan dan mencegah kesalahpahaman di masa depan.
Pada tahap ini, akan terlihat jelas jika target bisnis cenderung membebani tim. Masukkan perencanaan tenaga kerja tambahan atau proposal pelatihan untuk disampaikan kepada pengambil keputusan eksekutif.
Langkah ini juga melibatkan pemindahan ekspektasi ke dalam draft perjanjian kerja tim. Jadi, sangat penting untuk memiliki alat dokumentasi kolaboratif yang siap. Alat khusus ClickUp melakukan tugas ini dengan mudah.
memetakan draf perjanjian, membuat tugas tindak lanjut, dan mengedit konten dengan ClickUp Docs_
Jika Anda mencari pengeditan kolaboratif, opsi pemformatan yang kaya, dan dokumentasi yang komprehensif, ClickUp Docs adalah alatnya.
Dengan bahasa penurunan harga, ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat spanduk, label, dan teks terformat yang jelas yang membuat setiap klausul perjanjian Anda mudah dimengerti. Dengan menggunakan fitur pengeditan langsung, bersama-sama memetakan ekspektasi dengan tim Anda dan bekerja untuk mencapai visi bersama.
Mendelegasikan pekerjaan dengan memberikan tugas secara langsung kepada tim atau @menyebutkan mereka dalam komentar
Jika Anda memiliki poin tindak lanjut, ubah catatan menjadi tugas di Tugas ClickUp dan mendelegasikannya. Selain itu, ClickUp Docs memungkinkan Anda menambahkan subhalaman dalam dokumen yang sama untuk menjaga agar kesepakatan kerja tim akhir Anda tetap terstruktur dan bebas dari kekacauan.
Jika Anda merasa mencatat ekspektasi mudah tetapi ingin menyempurnakan tulisan Anda, ClickUp juga dilengkapi dengan alat bantu AI khusus.
rangkum ekspektasi, sempurnakan klausul perjanjian, dan hasilkan wawasan secara instan dengan ClickUp Brain ClickUp Brain adalah asisten penulisan dan pengeditan AI terbaik untuk menyusun perjanjian dan ringkasan. Alat ini terintegrasi ke dalam ClickUp Docs untuk membantu menyempurnakan ekspektasi dan catatan Anda.
AI selanjutnya membagikan wawasan tentang tugas atau komponen perjanjian tim Anda yang tertunda. Hal ini menyederhanakan proses tindak lanjut Anda dan membantu Anda menemukan hambatan lebih awal.
Langkah 3: Dokumentasikan perjanjian
Dengan ekspektasi yang telah dipetakan dan draf yang telah siap, langkah ketiga adalah mendokumentasikan perjanjian agar dapat ditinjau dan difinalisasi.
Bagikan draf tersebut kepada tim untuk ditinjau dan didiskusikan. Izinkan tim Anda untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan umpan balik. Jika ada beberapa ide yang tidak dapat dilaksanakan, jelaskan alasannya dan sarankan tanggal peninjauan yang potensial, untuk menunjukkan kepada tim bahwa kekhawatiran mereka diperhatikan.
Menyelesaikan kesepakatan ke dalam dokumen formal setelah proses peninjauan menunjukkan komitmen Anda untuk mengakomodasi semua anggota tim. Hal ini juga mempertahankan transparansi dan struktur dalam prosesnya.
Gunakan izin ClickUp untuk berbagi akses ke data dan aset dengan percaya diri dan aman
ClickUp Docs memungkinkan Anda untuk membagikan draf perjanjian secara instan dengan tautan yang aman dan izin khusus. Jangan ragu untuk melakukan peninjauan dan pembaruan hingga konsensus terbaik tercapai.
Namun, membuat standar dari awal itu membosankan. ClickUp menghemat waktu Anda dengan templat perjanjian kerja tim yang siap pakai.
Petakan ekspektasi ke dalam perjanjian dan gunakan visualisasi untuk memperjelas informasi dengan Templat Perjanjian Kerja ClickUp
Templat Perjanjian Kerja ClickUp adalah kerangka kerja yang telah dirancang sebelumnya untuk menghemat waktu dan membuat perjanjian yang komprehensif. Templat ini memiliki ruang yang siap diisi yang secara kreatif mewakili jadwal kerja, aspirasi karier, dan banyak lagi yang terkait dengan tujuan tim.
Sorotan lainnya adalah templat ini memiliki legenda bawaan, yang membuatnya mudah dipahami oleh anggota tim baru.
Kerangka kerja yang telah dirancang sebelumnya juga memiliki status tugas khusus dan tampilan yang disesuaikan untuk menyederhanakan penyelesaian tugas, sinergi, dan kolaborasi.
Langkah 4: Tinjau dan revisi
Setelah perjanjian kerja Anda selesai, pantau untuk perbaikan berkelanjutan. Meninjau perjanjian secara teratur sangat penting jika tim Anda memiliki poin-poin yang perlu diatasi atau jika ada perubahan dalam dinamika tim atau tenaga kerja.
Peninjauan membantu Anda untuk tetap mengetahui kebutuhan tim Anda dan memberikan keselarasan dengan tujuan organisasi.
Lakukan rapat peninjauan rutin untuk memastikan segala sesuatunya berjalan sesuai rencana. Anda dapat mengatur tugas berulang di ClickUp untuk memastikan hal ini tidak terlewatkan di tengah kesibukan sehari-hari.
Berikut adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam rapat ini untuk mendorong peningkatan:
- Tetapkan agenda yang jelas dan bagikan sebelumnya agar diskusi tetap fokus
- Bahas poin-poin yang belum terselesaikan pada pertemuan sebelumnya
- Kumpulkan umpan balik tentang apa yang berhasil dan apa yang perlu disesuaikan
- Dorong anggota tim untuk berbagi wawasan dan saran mereka
- Mendokumentasikan butir-butir tindakan dan menetapkan tanggung jawab untuk memastikan akuntabilitas
berkolaborasi secara real-time untuk membuat perubahan pada perjanjian kerja secara bersamaan di ClickUp Docs_
Lacak perubahan yang dibuat pada perjanjian kerja setelah rapat peninjauan dengan bantuan riwayat versi di ClickUp Docs.
Langkah 5: Memantau kepatuhan
Setelah perjanjian kerja Anda siap dan mekanisme peninjauan sudah berjalan, manfaat yang sebenarnya datang dari pemantauan dampak dan kinerjanya.
Langkah kelima berfokus pada mendorong kepatuhan terhadap perjanjian kerja. Gunakan dashboard untuk melacak kemajuan secara visual dan mendapatkan wawasan tentang kinerja individu dan tim.
Selain itu, siapkan pemberitahuan untuk menginformasikan tenggat waktu dan pembaruan kepada seluruh tim. Pemantauan juga mendorong keandalan dan kepemilikan topik di antara anggota tim.
ClickUp menawarkan alat dasbor yang dapat disesuaikan untuk meningkatkan visualisasi dan menyederhanakan pelacakan.
memvisualisasikan kemajuan dan mendorong peningkatan dengan Dasbor ClickUp Dasbor ClickUp adalah alat visualisasi yang ampuh bagi tim untuk melacak kemajuan dan kinerja secara real-time. Memetakan metrik utama dengan visualisasi yang menakjubkan, sehingga mudah untuk memantau aspek penting dari perjanjian kerja.
Bersama dengan bagan dan grafik yang dapat disesuaikan untuk membantu tim Anda mendapatkan gambaran umum tentang kemajuan, Dasbor ClickUp menyoroti akuntabilitas dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Langkah 6: Memfasilitasi komunikasi
Langkah terakhir dalam kesepakatan kerja tim yang efektif adalah memfasilitasi komunikasi terbuka.
Terapkan hal ini dengan mendorong anggota tim lain untuk berbagi umpan balik dan mendiskusikan tantangan secara teratur. Jika perlu, sisihkan waktu di kalender setiap minggunya.
Berkolaborasi secara lancar dengan komentar dan @sebutan secara real-time di Komentar & Sebutan ClickUp
Alat bantu kolaboratif seperti Komentar ClickUp dan Sebutan membantu semua orang merasa didengar dan dilibatkan dalam proses perbaikan yang sedang berlangsung dan memfasilitasi lingkungan yang transparan.
Baca juga: Terlalu banyak komunikasi di tempat kerja
Manfaat dari Perjanjian Kerja Tim
Anda sekarang tahu cara membuat perjanjian kerja tim. Berikut ini adalah manfaat dari penerapan perjanjian yang efektif:
Peningkatan efisiensi dan produktivitas
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, perjanjian tim memberikan ekspektasi yang jelas dan alur kerja yang efisien . Memperjelas peran, tanggung jawab, dan metode komunikasi yang disukai membantu mengurangi kesalahpahaman dan gangguan untuk kolaborasi yang efektif.
Penyelarasan seperti itu meningkatkan efisiensi dan memastikan semua orang bekerja untuk mencapai tujuan bersama, meningkatkan produktivitas secara keseluruhan .
Peningkatan kepercayaan dan kolaborasi
Aturan dasar untuk komunikasi dan kerja sama yang saling menghormati mendorong dialog terbuka di dalam tim. Anda menciptakan kepercayaan dengan mengklarifikasi apa yang diharapkan oleh anggota tim dari satu sama lain, yang mengkatalisasi pembangunan tim .
Dokumen perjanjian kerja juga mendorong saling pengertian dan lingkungan yang mendukung di mana setiap orang merasa dihargai.
Baca juga: Membangun tempat kerja yang kolaboratif
Otonomi dan kepemilikan yang lebih besar
Ketika tanggung jawab dipetakan, setiap anggota tim diberikan kepemilikan atas lingkup pekerjaan mereka. Anda menciptakan otonomi, yang mengarah pada peningkatan motivasi dan pola pikir yang proaktif. Dengan pedoman yang jelas, beberapa tim beroperasi secara independen namun tetap selaras dengan tujuan keseluruhan.
Peningkatan kinerja
Selain kepemilikan dan otonomi, kebutuhan akan manajemen mikro juga berkurang. Standar dan ekspektasi yang spesifik juga menciptakan target yang jelas, mendefinisikan peran, dan meningkatkan fokus.
Ketika upaya ini terfokus, anggota tim dapat memvisualisasikan dampaknya terhadap hasil kolektif. Pengetahuan ini mendorong setiap orang untuk melakukan yang terbaik, sehingga menghasilkan kinerja yang lebih baik dan dorongan untuk mencapai tujuan bisnis.
Baca Juga Bagaimana membangun tim yang berkinerja tinggi
Dorong Sinergi dan Kesepakatan Kerja Tim Dengan ClickUp
Perjanjian kerja tim memandu tim yang lincah menuju tujuan dan arah yang tepat. Fokus yang lebih baik mendorong pertumbuhan bisnis, kontinuitas, dan produktivitas tim ke tingkat yang lebih tinggi.
Meskipun kami telah menguraikan langkah-langkah untuk membuat perjanjian kerja, menggunakan alat yang tepat sama pentingnya. Perjanjian kerja tim berkembang dari kolaborasi dan pemantauan, area di mana ClickUp unggul.
Dengan fitur-fitur yang mencakup manajemen tugas, dokumentasi, dan visualisasi yang memukau, ClickUp siap membantu Anda. Daftar dengan ClickUp hari ini dan pandu tim Anda melalui arah yang jelas untuk perjanjian kerja!