Dari teori chaos hingga analitik pemasaran, pencarian makna secara alami oleh manusia sering kali bergantung pada sebab dan akibat. Untuk setiap pengalaman, kita mencari tahu penyebabnya. Untuk setiap tindakan, kita ingin meramalkan konsekuensi atau efeknya.
Hal ini sangat umum terjadi di dunia bisnis, di mana semua pekerjaan adalah serangkaian tugas yang saling berkaitan, yang berarti bahwa ketika salah satu tugas tersebut gagal, semuanya akan runtuh seperti setumpuk kartu.
Untuk mencegah hal ini, para pemimpin bisnis dan manajer proyek menggunakan alat yang disebut diagram sebab dan akibat, yang memetakan pemicu dan alasan dari kejadian tertentu.
Dalam artikel blog ini, kita akan mengeksplorasi bagaimana Anda dapat menggunakan diagram sebab-akibat ini dalam organisasi Anda untuk memecahkan masalah yang kompleks.
Apa Itu Diagram Sebab-Akibat?
Diagram sebab-akibat adalah representasi visual dari penyebab potensial dari suatu peristiwa. Diagram ini menghipotesiskan bahwa setiap penyebab (yaitu penyimpangan, ketidaksempurnaan, atau kesalahan) adalah sumber variasi dalam hasil akhir.
Secara sederhana, jika Anda menambahkan dua cangkir gula ke dalam kopi Anda, bukan dua sendok yang direkomendasikan (kesalahan), Anda akan mendapatkan minuman yang terlalu manis! Jika Anda menambahkan terlalu banyak susu (penyimpangan), Anda akan mendapatkan kopi yang terlalu encer.
Dirancang oleh ahli teori organisasi terkenal Kaoru Ishikawa pada tahun 1920-an, diagram sebab dan akibat, yang juga disebut diagram tulang ikan atau diagram Ishikawa, adalah alat yang ampuh untuk pemikiran sistem . Mereka membantu memahami dan mengelola proses industri yang kompleks secara efektif.
contoh diagram Ishikawa (Sumber:) Wikimedia Commons )_
Pentingnya Diagram Sebab dan Akibat
Pada intinya, diagram sebab-akibat yang baik akan memisahkan gandum dari sekam. Diagram ini dengan jelas mengidentifikasi faktor-faktor yang berkontribusi, mengesampingkan yang lainnya. Ini bisa menjadi alat pemecahan masalah yang hebat di seluruh industri.
Dalam bisnis, terutama dalam pengembangan produk, tim menggunakan diagram tulang ikan untuk mengeksplorasi akar penyebab dari kejadian yang tidak terduga.
Misalnya, jika terjadi pemadaman listrik yang tidak direncanakan, tim IT Ops dapat menggunakan diagram tulang ikan untuk memahami semua faktor yang berkontribusi sebelum mengidentifikasi penyebab sebenarnya.
Dalam manajemen proyek, diagram tulang ikan sering digunakan dalam perencanaan sumber daya. Manajer proyek mensimulasikan versi hasil yang diharapkan berdasarkan kombinasi faktor penyebab, seperti orang, proses, dan teknologi.
Dalam pengendalian kualitas, seperti yang dimaksudkan oleh Ishikawa, tim menjabarkan faktor-faktor yang berkontribusi, seperti pengukuran, material, manusia, proses, mesin, dll., untuk mengidentifikasi apa yang menyebabkan hasil yang cacat.
Di semua industri, manfaat diagram sebab akibat tidak dapat dibantah.
- Kejelasan: Memahami berbagai faktor yang saling bersinggungan yang menyebabkan cacat atau peristiwa terjadi
- Kecepatan: Mempercepat pemecahan masalah berdasarkan pemetaan komprehensif dari semua elemen terkait dalam proses
- Efisiensi: Kemampuan untuk mensimulasikan hasil potensial dari perubahan yang dilakukan pada proses dan beradaptasi dengan tepat
- Efektivitas: Menggambarkan penyebab dan gejala untuk memahami apa yang sebenarnya terjadi
Mari kita lihat bagaimana hal ini akan bekerja dalam praktiknya.
Komponen Diagram Sebab-Akibat
Meskipun sangat sederhana, diagram sebab-akibat mencakup sejumlah komponen, seperti:
Panel: Diagram sebab-akibat divisualisasikan dalam dua bagian. Di sebelah kiri adalah semua penyebab potensial atau faktor yang berkontribusi, seperti material, tenaga kerja, lingkungan, dll. Di sebelah kanan adalah efek atau masalah.
Tulang belakang tengah: Tulang punggung tengah menghubungkan kedua sisi, dari kiri ke kanan, dan kemudian terhubung ke berbagai faktor penyebab primer dan sekunder.
Penyebab primer: Setiap faktor yang berkontribusi biasanya memiliki penyebab utama. Sebagai contoh, kualitas material yang rendah mungkin merupakan penyebab utama cacat, yang divisualisasikan dalam diagram seperti itu.
Penyebab sekunder: Mungkin juga ada penyebab sekunder dari cacat, yang menonjolkan penyebab utama. Misalnya, menyimpan bahan berkualitas rendah di gudang yang lembab mungkin berdampak pada hasil produksi.
Bergantung pada struktur organisasi dan proses Anda, Anda dapat memiliki sejumlah faktor penyebab, yang divisualisasikan sebagai tulang ikan.
Setelah Anda mengetahui arti dari setiap bentuk dalam diagram, mari kita mulai membuat diagram.
Cara Membuat Diagram Sebab-Akibat
Membuat diagram sebab-akibat juga merupakan cara untuk memahami proses secara terperinci. Jadi, perhatikan dan jelajahi setiap langkahnya.
1. Mengidentifikasi efeknya
Diagram sebab dan akibat paling baik digambar dari kanan. Sebelum Anda mengambil keputusan, kenali efek, kesalahan, masalah, atau isu. Buatlah definisi efek yang spesifik dan mudah dipahami oleh setiap pemangku kepentingan.
Misalnya, alih-alih mengatakan, "Kualitasnya menurun," Anda dapat mendefinisikan efeknya sebagai "Jumlah bug dalam kode produksi telah meningkat 20% dalam tiga bulan terakhir."
Berikut ini beberapa contohnya templat pernyataan masalah untuk inspirasi.
Sekarang, gambarlah tulang punggung bagian tengah yang tipis dengan tanda panah yang mengarah ke efeknya.
2. Mengidentifikasi faktor-faktor yang berkontribusi
Ingatlah bahwa mungkin ada sejumlah faktor yang mempengaruhi hasil dengan cara tertentu. Cara terbaik adalah dengan mencantumkan semua faktor tersebut pada diagram Anda. Untuk mengidentifikasi kategori-kategori utama dari faktor-faktor tersebut, Anda dapat menggunakan salah satu dari pendekatan-pendekatan berikut ini.
Brainstorming: Kumpulkan tim Anda untuk melontarkan ide-ide di papan tulis. Ajukan pertanyaan kepada anggota tim yang relevan tentang apa yang mereka lakukan, bagaimana mereka melakukannya, dan mengapa.
Sebagai contoh, Anda dapat mengundang analis bisnis, pengembang, dan penguji ke dalam rapat untuk mengeksplorasi mengapa jumlah bug meningkat. Papan Tulis ClickUp adalah cara yang bagus untuk menambahkan catatan tempel, teks, komentar, dan banyak lagi.
curah pendapat yang efektif dengan Papan Tulis ClickUp
Jika Anda baru mengenal kolaborasi virtual atau menggunakan diagram Ishikawa, cobalah Templat Diagram Sebab dan Akibat ClickUp . Templat papan tulis yang dapat disesuaikan sepenuhnya dan ramah pemula ini membantu memetakan hubungan sebab-akibat dan mengidentifikasi akar masalah secara efektif.
Templat diagram sebab dan akibat dari ClickUp
Jika Anda baru dalam hal ini, Anda juga dapat menggambar diagram tulang ikan di Excel .
Pemetaan proses: Lakukan langkah demi langkah untuk memetakan seluruh proses yang mengarah ke efek. Contohnya, dalam kasus bug perangkat lunak, hal ini mungkin melibatkan langkah-langkah seperti:
- Pengkodean
- Tinjauan kode
- Pengujian
- Pelacakan bug
- Penerapan produksi
Baca Bonus: Gunakan apa saja templat diagram alur untuk mempercepat langkah ini.
Menggunakan kerangka kerja: Sebagai alat bantu yang sangat populer, terdapat sejumlah kerangka kerja dan templat yang mendukung diagram sebab-akibat.
Sebagai contoh, di bidang manufaktur, lima M - tenaga kerja, material, metode, mesin, dan pengukuran - diidentifikasi sebagai faktor penyebab.
Demikian pula, Anda dapat menemukan salah satu yang sesuai dengan bidang bisnis Anda. Tempatkan faktor-faktor yang berkontribusi dalam persegi panjang di sisi kiri. Gambarkan panah penghubung ke tulang punggung tengah.
3. Identifikasi penyebab utama
Di bawah setiap faktor penyebab, buatlah daftar penyebab utama. Sebagai contoh, kemungkinan penyebab meningkatnya bug perangkat lunak adalah sebagai berikut.
- Pengkodean: Kesalahan pemrograman, kesalahan logika
- Tinjauan kode: Kesenjangan proses, kendala waktu untuk pengembang senior
- Pengujian: Pengujian yang tidak memadai, kasus penggunaan yang tidak lengkap
- Pelacakan bug: Pelacakan manual, deskripsi bug yang tidak lengkap
Gambarkan konektor dari setiap penyebab utama ke tulang belakang pusat untuk menunjukkan hubungan sebab akibat.
4. Identifikasi penyebab sekunder (jika ada)
Kadang-kadang, mungkin ada penyebab sekunder dari salah satu penyebab utama yang terjadi.
Misalnya, mungkin ada peningkatan kesalahan pemrograman karena kurangnya standar di seluruh organisasi untuk menulis kode berkualitas tinggi.
Di luar domain teknik, kesalahan logika dapat terjadi karena mempekerjakan kandidat yang tidak sesuai atau tidak berpengalaman.
Gambarkan konektor dari sumber sekunder ke sumber primer untuk menunjukkan hubungan yang diperluas. Setelah selesai, diagram Anda akan terlihat seperti berikut ini.
struktur diagram Ishikawa (Sumber:) Wikimedia Commons )_
5. Konfirmasi keakuratan dan validitas
Setelah Anda menggambar seluruh diagram sebab-akibat, saatnya untuk memvalidasi semuanya sekali lagi. Pastikan itu:
- Setiap penyebab mengikuti rantai logis menuju efek
- Setiap langkah sesuai dengan kerangka kerja operasional dari efek yang Anda pelajari
- Setiap penyebab urutan ketiga atau keempat diintegrasikan secara akurat
- Semua faktor yang berkontribusi telah dieksplorasi secara terperinci, mencakup semua penyebab inklusif
Itulah dasar-dasarnya. Dengan beberapa tips dan trik, Anda dapat memaksimalkan diagram sebab-akibat Anda. Inilah caranya.
Tips untuk Diagram Sebab-Akibat yang Efektif
Ketika sebuah efek sangat jelas, seperti secangkir kopi yang sangat manis, penyebabnya mudah dipetakan. Namun, masalah bisnis jarang sekali bersifat langsung. Sesuatu yang tampak jelas, seperti bug dalam kode, dapat memiliki sejumlah penyebab. Untuk menggambar dan menggunakan diagram sebab-akibat secara efektif, ikuti praktik terbaik berikut ini.
Gunakan sebagai kerangka kerja (bukan bukti)
Diagram sebab dan akibat bukanlah bukti dari sebuah masalah. Diagram ini hanyalah sebuah alat untuk membantu Anda mengembangkan sebuah teori. Diagram ini memvisualisasikan semua faktor yang dapat menyebabkan masalah. Penggunaan terbaik dari diagram tulang ikan adalah menggunakannya sebagai kerangka kerja untuk menyelidiki akar penyebab masalah yang sebenarnya.
⚡️Arsip Templat: Templat diagram tulang ikan
Buatlah diagram yang komprehensif (tidak rumit)
Diagram sebab-akibat yang baik harus memberikan daftar lengkap tentang segala sesuatu yang perlu diselidiki. Jadi, pastikan Anda tidak melewatkan menambahkan sesuatu karena menganggapnya sepele atau tidak berhubungan dengan efeknya.
Namun, ketika melakukannya, berhati-hatilah untuk tidak menambahkan terlalu banyak elemen yang tidak relevan. Hal ini bisa membuat diagram menjadi berbelit-belit dan sulit diinterpretasikan.
Rangkullah pengulangan (bukan redundansi)
Penyebab primer atau sekunder yang sama dapat disebabkan oleh dua faktor. Dalam contoh bug perangkat lunak, kurangnya keterampilan dapat menjadi penyebab utama dalam pengkodean dan juga pengujian. Jangan ragu untuk menambahkan keduanya karena keduanya berbeda.
Namun, pastikan Anda tidak mengulang-ulang hal yang tidak perlu. Misalnya, kurangnya keterampilan dan kurangnya pengalaman mungkin memiliki arti yang sama dalam konteks ini dan tidak perlu diulang.
Gunakan secara proaktif (tidak hanya reaktif)
Sering kali, tim menggunakan diagram sebab-akibat untuk melacak kembali akar masalah. Namun, itu bukan satu-satunya cara. Anda juga bisa menggunakannya untuk mensimulasikan potensi masalah dari pilihan yang Anda buat.
Sebagai contoh, dalam pengkodean, katakanlah kesalahan pemrograman adalah penyebab utama. Anda mungkin berteori bahwa perubahan dalam bahasa pemrograman dapat memengaruhi hasilnya. Berdasarkan hal ini, Anda dapat mensimulasikan sejauh mana hal tersebut akan menyelesaikan masalah dan membuat keputusan yang sesuai.
Mari kita gunakan beberapa contoh untuk mengilustrasikannya.
Contoh Diagram Sebab dan Akibat
Diagram sebab-akibat adalah visualisasi langsung dari hubungan antara alasan dan konsekuensi. Anda dapat memilih untuk memetakannya dalam bentuk apa pun yang paling sesuai untuk Anda. Berikut ini beberapa contohnya contoh diagram untuk inspirasi.
Analisis proses
diagram analisis proses (Sumber:) TIBCO )_
Mari kita mulai dengan salah satu yang paling sederhana contoh diagram alur kerja . Diagram dari TIBCO ini mempertimbangkan seluruh proses menyalakan lampu untuk mengidentifikasi kemungkinan penyebab kerusakan.
Manajemen kualitas
panduan untuk pengendalian kualitas (Sumber:) Universitas Alberta )_
Contoh berikutnya berasal dari pencipta aslinya, buku Panduan untuk Kontrol Kualitas karya Kauro Ishikawa. Diagram ini mengilustrasikan segala sesuatu yang diperlukan untuk membuat "nasi yang lezat."
Analisis Akar Masalah
analisis akar penyebab keluhan layanan (Sumber:) Panduan Studi Six Sigma )_
Seperti namanya, diagram tulang ikan menghubungkan berbagai kemungkinan penyebab dengan menggunakan tulang ikan. Dalam contoh dari panduan studi Six Sigma ini, diagram sebab dan akibat digunakan untuk menyelidiki alasan keluhan layanan karena diameter seal yang tidak akurat.
⚡️Template Center: Lainnya templat analisis akar masalah untuk dipilih.
Kontrol masalah
Templat analisis akar masalah ClickUp
Dalam manajemen proyek Anda, ketika Anda menemukan masalah, diagram tulang ikan adalah alat diagnosis yang bagus. Berikut ini bagaimana melakukan analisis akar masalah dengan sebuah templat. Templat Analisis Akar Masalah ClickUp adalah kerangka kerja tingkat menengah yang dapat disesuaikan sepenuhnya yang memungkinkan Anda untuk menganalisis data, mengidentifikasi inti masalah, dan menemukan solusi yang efektif dan berkelanjutan.
Baik saat Anda melacak sumber bug perangkat lunak atau mengidentifikasi masalah di lini perakitan Anda, template ini mempermudah penyelesaian masalah.
Analisis dan prediksi perilaku
diagram prediktabilitas model untuk insinyur keandalan sistem (Sumber:) Gerbang Penelitian )_
Gambar dari studi penelitian ini menunjukkan semua penyebab potensial dan sub-penyebab masalah keandalan sistem. Diagram ini menggunakan diagram tulang ikan untuk menciptakan alat bagi para insinyur keandalan untuk memodelkan, menganalisis, dan memprediksi perilaku sistem industri.
Manajemen informasi
hambatan-hambatan dalam penyebaran aset informasi yang efektif (Sumber:) Pemimpin Data )_
Diagram sebab-akibat ini merangkum semua hambatan yang menghalangi organisasi untuk mengelola data mereka sebagai aset bisnis. Diagram ini dibuat berdasarkan masukan dari para ilmuwan dan pemimpin bisnis di Australia, Afrika Selatan, dan Amerika Serikat untuk menginspirasi percakapan seputar manajemen informasi yang efektif.
Diagram tulang ikan yang dapat disesuaikan
Templat diagram tulang ikan gratis dari ClickUp
Jika Anda memetakan proses serumit ini, maka Templat Diagram Tulang Ikan ClickUp adalah titik awal yang bagus. Templat tingkat menengah ini membantu mengkategorikan semua penyebab ke dalam lingkungan, mesin, manusia, material, dan metode untuk mendefinisikan hubungan antara masalah dan faktor-faktor yang mempengaruhinya.
Sebab dan akibat yang saling berhubungan
diagram sebab dan akibat untuk kenaikan biaya (Sumber:) Paradigma Visual )_
Beranjak dari gaya tulang ikan tradisional, diagram ini membantu menunjukkan bagaimana efek dari satu proses dapat menjadi penyebab proses berikutnya. Ini adalah kotak peralatan kualitas yang berguna untuk memvisualisasikan sebab dan akibat yang saling berhubungan dari proses apa pun.
Seperti yang dapat Anda lihat dari contoh di atas, tidak ada satu cara yang paling tepat untuk membuat diagram sebab-akibat. Ada beberapa cara alat bantu analisis akar masalah untuk berbagai kebutuhan Anda. Namun, ada beberapa kesalahan yang dapat Anda hindari.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Jika digunakan dengan benar, diagram sebab dan akibat adalah alat yang ampuh. Namun, ketika digunakan secara tidak benar, diagram ini dapat memberikan dampak yang merugikan. Berikut adalah beberapa kesalahan yang harus dihindari saat membuat dan menggunakan diagram tulang ikan.
Terburu-buru mengambil keputusan
Diagram sebab-akibat yang baik haruslah menyeluruh dan komprehensif. Sering kali, tim menggambar diagram dasar dan terburu-buru menggunakannya untuk pengambilan keputusan, sehingga mempengaruhi kegunaan diagram tersebut.
Gambarlah diagram dengan hati-hati dan lengkap. Lakukan penelitian menyeluruh pada seluruh proses dan pastikan Anda telah mempertimbangkan semuanya. Setelah selesai, periksa kembali.
Mendefinisikan masalah secara tidak akurat
Diagram sebab-akibat hanya berguna jika akurat. Terkadang, tim membuat kesalahan dengan menambahkan penyebab yang tidak akurat atau tidak terkait ke dalam diagram. Mereka mungkin juga membuat hubungan sebab akibat yang salah.
Dapatkan dukungan ahli saat menggambar diagram. Tinjau diagram dengan beberapa ahli di bidangnya untuk memastikan keakuratannya.
Kesalahan dalam menentukan penyebab potensial untuk data
Diagram Ishikawa hanya memvisualisasikan setiap kemungkinan penyebab dari suatu efek/kejadian. Diagram ini tidak memberikan data mengenai elemen mana yang menjadi penyebab dari suatu kejadian.
Gunakan diagram sebab-akibat untuk merumuskan teori. Kemudian, uji konsistensi logis dari teori dan setiap hubungan sebab-akibat secara independen sebelum mengambil kesimpulan.
Menjaga agar diagram tetap statis
Diagram Ishikawa hanya akurat pada saat dibuat. Proses berevolusi dan berubah seiring berjalannya waktu. Menjaganya tetap statis akan melewatkan perubahan terbaru, sehingga tidak efektif dalam memecahkan masalah.
Perbarui diagram sebab akibat Anda secara berkala. Sebelum menggunakannya untuk analisis akar masalah, pastikan diagram tersebut telah diperbarui.
Ciptakan Efek Positif dengan ClickUp
Proses bisnis modern sangat kompleks dan sering kali tidak terlihat. Mari kita ambil contoh perangkat lunak. Saat ini, tim memecah perangkat lunak besar menjadi fitur-fitur kecil dan menerapkannya sebagai unit yang independen namun saling berhubungan. Ini berarti bahwa jika satu fitur tidak berfungsi, itu bisa jadi karena banyaknya fitur lain yang terhubung dengannya.
Dalam skenario seperti itu, diagram sebab-akibat yang baik dapat menjadi alat visual yang ampuh untuk melacak masalah hingga solusinya. Diagram ini membantu memahami lanskap masalah dengan jelas. Sebagai hasilnya, Anda juga dapat memodelkan dan mensimulasikan solusi untuk melihat apakah solusi tersebut akan menimbulkan konsekuensi yang tidak diinginkan.
Baik Anda menggambar diagram arsitektur yang kompleks dalam format sebab-akibat atau sekadar memetakan proses Anda, ClickUp menawarkan semua yang Anda butuhkan untuk mengelolanya. ClickUp Whiteboards adalah cara yang fleksibel, dapat disesuaikan, dan dapat diulang untuk mengelola sebab dan akibat. Memecahkan masalah secara efektif. Coba ClickUp secara gratis hari ini .