Mulai dari teori kekacauan hingga analitik pemasaran, pencarian makna yang melekat pada manusia sering kali bergantung pada sebab dan akibat. Untuk setiap pengalaman, kita berusaha mengetahui penyebabnya. Untuk setiap tindakan, kita ingin memprediksi konsekuensi atau dampaknya.
Hal ini sangat umum terjadi di dunia bisnis, di mana semua pekerjaan merupakan serangkaian tugas yang saling terkait, yang berarti bahwa jika salah satu tugas mengalami kendala, semuanya akan runtuh seperti tumpukan kartu.
Untuk mencegah hal ini, para pemimpin bisnis dan manajer proyek menggunakan alat yang disebut diagram sebab-akibat, yang memetakan pemicu dan alasan di balik peristiwa tertentu.
Dalam postingan blog ini, kita akan membahas bagaimana Anda dapat menggunakan diagram sebab-akibat ini di organisasi Anda untuk memecahkan masalah yang kompleks.
Apa Itu Diagram Sebab-Akibat?
Diagram sebab-akibat adalah representasi visual dari penyebab potensial suatu peristiwa tertentu. Diagram ini berasumsi bahwa setiap penyebab (misalnya, penyimpangan, ketidaksempurnaan, atau kesalahan) merupakan sumber variasi pada hasil akhir.
Secara sederhana, jika Anda menambahkan dua cangkir gula ke dalam kopi Anda alih-alih dua sendok seperti yang direkomendasikan (kesalahan), Anda akan mendapatkan minuman yang terlalu manis! Jika Anda menambahkan terlalu banyak susu (penyimpangan), kopi Anda akan terasa terlalu encer.
Dirancang oleh ahli teori organisasi terkemuka Kaoru Ishikawa pada tahun 1920-an, diagram sebab-akibat—yang juga dikenal sebagai diagram tulang ikan atau diagram Ishikawa—merupakan alat yang ampuh untuk pemikiran sistem. Diagram ini membantu memahami dan mengelola proses industri yang kompleks secara efektif.
Pentingnya Diagram Sebab-Akibat
Pada intinya, diagram sebab-akibat yang baik memisahkan yang penting dari yang tidak penting. Diagram ini secara jelas mengidentifikasi faktor-faktor yang berkontribusi, sambil mengesampingkan hal-hal lain. Hal ini dapat menjadi alat pemecahan masalah yang sangat efektif di berbagai industri.
Dalam dunia bisnis, terutama dalam pengembangan produk, tim menggunakan diagram tulang ikan untuk mengidentifikasi akar penyebab suatu kejadian yang tidak terduga.
Misalnya, jika terjadi gangguan yang tidak direncanakan, tim Operasi TI dapat menggunakan diagram tulang ikan untuk memahami semua faktor yang berkontribusi sebelum mengidentifikasi penyebab sebenarnya.
Dalam manajemen proyek, diagram tulang ikan sering digunakan dalam perencanaan sumber daya. Manajer proyek mensimulasikan berbagai skenario hasil yang diharapkan berdasarkan kombinasi faktor-faktor penyebab, seperti sumber daya manusia, proses, dan teknologi.
Dalam pengendalian mutu, sebagaimana dimaksud oleh Ishikawa, tim memetakan faktor-faktor yang berkontribusi, seperti pengukuran, bahan, orang, proses, mesin, dan sebagainya, untuk mengidentifikasi apa yang menyebabkan hasil produksi yang cacat.
Di semua sektor industri, manfaat diagram sebab-akibat tidak dapat disangkal.
- Kejelasan: Memahami berbagai faktor yang saling terkait yang menyebabkan terjadinya cacat atau peristiwa
- Kecepatan: Mempercepat pemecahan masalah berdasarkan pemetaan komprehensif terhadap semua elemen terkait dalam proses
- Efisiensi: Kemampuan untuk mensimulasikan hasil potensial dari perubahan yang dilakukan pada proses dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan
- Efektivitas: Mengidentifikasi penyebab dan gejala untuk memahami apa yang sebenarnya terjadi
Mari kita lihat bagaimana hal ini diterapkan dalam praktik.
Komponen Diagram Sebab-Akibat
Meskipun sangat sederhana, diagram sebab-akibat mencakup sejumlah komponen, seperti:
Panel: Diagram sebab-akibat ditampilkan dalam dua bagian. Di sebelah kiri terdapat semua penyebab potensial atau faktor yang berkontribusi, seperti bahan baku, tenaga kerja, lingkungan, dan sebagainya. Di sebelah kanan terdapat akibat atau masalahnya.
Tulang punggung tengah: Tulang punggung tengah menghubungkan kedua sisi, membentang dari kiri ke kanan, dan kemudian terhubung ke berbagai faktor penyebab utama dan sekunder.
Penyebab utama: Setiap faktor yang berkontribusi biasanya memiliki penyebab utama. Misalnya, kualitas bahan yang rendah mungkin merupakan penyebab utama cacat tersebut, yang digambarkan dalam diagram sebagaimana adanya.
Penyebab sekunder: Mungkin juga terdapat penyebab sekunder dari cacat tersebut, yang memperparah penyebab utama. Misalnya, penyimpanan bahan berkualitas rendah di gudang yang lembap mungkin telah memengaruhi hasil produksi.
Tergantung pada struktur organisasi dan proses Anda, Anda dapat memiliki sejumlah faktor penyebab, yang divisualisasikan sebagai diagram tulang ikan.
Sekarang setelah Anda mengetahui arti masing-masing bentuk dalam diagram tersebut, mari kita mulai membuatnya.
Cara Membuat Diagram Sebab-Akibat
Membuat diagram sebab-akibat juga merupakan cara untuk memahami proses secara mendetail. Oleh karena itu, perhatikan dan pelajari setiap langkahnya.
1. Identifikasi akibatnya
Diagram sebab-akibat sebaiknya digambar dari sisi kanan. Sebelum mengambil keputusan apa pun, identifikasi terlebih dahulu akibat, kesalahan, masalah, atau isu yang ada. Buatlah definisi akibat tersebut sedetail mungkin dan mudah dipahami oleh semua pemangku kepentingan.
Misalnya, alih-alih mengatakan, “Kualitasnya menurun,” Anda dapat mendefinisikan efeknya sebagai “Jumlah bug dalam kode produksi telah meningkat sebesar 20% dalam tiga bulan terakhir.”
Berikut adalah beberapa contoh pernyataan masalah yang dapat menjadi inspirasi.
Sekarang, gambarlah garis tengah yang tipis dengan panah yang mengarah ke akibat.
2. Identifikasi faktor-faktor yang berkontribusi
Ingatlah bahwa bisa saja ada sejumlah faktor yang memengaruhi hasil dengan cara tertentu. Sebaiknya cantumkan semua faktor tersebut dalam diagram Anda. Untuk mengidentifikasi kategori-kategori utama faktor ini, Anda dapat menggunakan salah satu pendekatan berikut.
Brainstorming: Kumpulkan tim Anda untuk menuangkan ide-ide di papan tulis. Ajukan pertanyaan kepada anggota tim yang relevan mengenai apa yang mereka lakukan, bagaimana mereka melakukannya, dan mengapa.
Misalnya, Anda dapat mengundang analis bisnis, pengembang, dan penguji ke sebuah rapat untuk mengidentifikasi alasan di balik meningkatnya jumlah bug.
ClickUp Whiteboards adalah cara yang bagus untuk menambahkan catatan tempel, teks, komentar, dan lainnya.
Jika Anda baru mengenal kolaborasi virtual atau menggunakan diagram Ishikawa, cobalah Template Diagram Sebab-Akibat dari ClickUp. Template papan tulis yang sepenuhnya dapat disesuaikan dan ramah pemula ini membantu memetakan hubungan sebab-akibat serta mengidentifikasi akar masalah secara efektif.
Jika Anda baru mengenal hal ini, Anda juga dapat menggambar diagram tulang ikan di Excel.
Pemetaan proses: Lakukan langkah demi langkah untuk memetakan seluruh proses yang mengarah pada akibat tersebut. Misalnya, dalam kasus bug perangkat lunak, hal ini mungkin melibatkan langkah-langkah seperti:
- Pemrograman
- Tinjauan kode
- Pengujian
- Pelacakan bug
- Penerapan produksi
Bacaan Tambahan: Gunakan templat diagram alur apa pun untuk mempercepat langkah ini.
Menggunakan kerangka kerja: Sebagai alat yang sangat populer, terdapat sejumlah kerangka kerja dan templat yang mendukung diagram sebab-akibat.
Misalnya, dalam bidang manufaktur, lima M—tenaga kerja, bahan baku, metode, mesin, dan pengukuran—diidentifikasi sebagai faktor-faktor yang berkontribusi.
Demikian pula, Anda dapat menemukan diagram yang sesuai dengan bidang usaha Anda. Tempatkan faktor-faktor penyebab dalam kotak-kotak terpisah di sisi kiri. Gambarlah panah penghubung ke garis tengah.
3. Identifikasi penyebab utama
Di bawah setiap faktor penyebab, cantumkan penyebab utama. Misalnya, penyebab yang mungkin dari meningkatnya jumlah bug perangkat lunak dapat berupa sebagai berikut.
- Pemrograman: Kesalahan pemrograman, kesalahan logika
- Tinjauan kode: Kesenjangan proses, keterbatasan waktu bagi pengembang senior
- Pengujian: Pengujian yang tidak memadai, kasus penggunaan yang tidak lengkap
- Pelacakan bug: Pelacakan manual, deskripsi bug yang tidak lengkap
Gambarlah garis penghubung dari setiap penyebab utama ke tulang punggung pusat untuk menunjukkan hubungan sebab-akibat.
4. Identifikasi penyebab sekunder (jika ada)
Terkadang, mungkin ada alasan mengapa salah satu dari penyebab utama tersebut terjadi.
Misalnya, mungkin terjadi peningkatan kesalahan pemrograman akibat kurangnya standar di seluruh organisasi untuk penulisan kode berkualitas tinggi.
Di luar bidang teknik, kesalahan logika dapat terjadi akibat perekrutan kandidat yang tidak sesuai atau kurang berpengalaman.
Gambarlah garis penghubung dari sumber sekunder ke sumber utama untuk menunjukkan hubungan yang lebih luas. Setelah selesai, diagram Anda akan terlihat seperti berikut ini.
5. Pastikan keakuratan dan validitasnya
Setelah Anda menggambar seluruh diagram sebab-akibat, saatnya untuk memverifikasi semuanya sekali lagi. Pastikan bahwa:
- Setiap penyebab mengikuti rantai logis menuju akibatnya
- Setiap langkah sesuai dengan kerangka kerja operasional dari efek yang sedang Anda pelajari
- Semua penyebab orde ketiga atau keempat diintegrasikan secara akurat
- Semua faktor yang berkontribusi telah dieksplorasi secara terperinci, mencakup semua penyebab yang terkait
Itulah dasar-dasarnya. Dengan beberapa tips dan trik, Anda dapat memaksimalkan manfaat diagram sebab-akibat Anda. Berikut caranya.
Tips untuk Membuat Diagram Sebab-Akibat yang Efektif
Ketika suatu akibat bersifat jelas, seperti secangkir kopi yang manisnya bikin gigi ngilu, penyebabnya mudah dipetakan. Namun, masalah bisnis jarang bersifat sederhana. Sesuatu yang tampaknya jelas, seperti bug dalam kode, bisa memiliki sejumlah penyebab. Untuk menggambar dan menggunakan diagram sebab-akibat secara efektif, ikuti praktik terbaik berikut ini.
Gunakan diagram ini sebagai kerangka kerja (bukan sebagai bukti)
Diagram sebab-akibat bukanlah bukti adanya masalah. Diagram ini hanyalah alat bantu untuk membantu Anda mengembangkan teori. Diagram ini memvisualisasikan semua faktor yang berpotensi menyebabkan masalah. Penggunaan terbaik dari diagram tulang ikan adalah sebagai kerangka kerja untuk menyelidiki akar masalah yang sebenarnya.
⚡️Arsip Template: Template diagram tulang ikan
Buatlah agar komprehensif (bukan rumit)
Diagram sebab-akibat yang baik harus memberikan daftar lengkap kepada penyelidik mengenai segala hal yang perlu diteliti. Oleh karena itu, pastikan Anda tidak melewatkan hal apa pun hanya karena menganggapnya sepele atau tidak terkait dengan akibatnya.
Namun, saat melakukannya, berhati-hatilah agar tidak menambahkan terlalu banyak elemen yang tidak relevan. Hal ini dapat membuat diagram menjadi rumit dan sulit untuk ditafsirkan.
Terima pengulangan (bukan redundansi)
Penyebab utama atau sekunder yang sama dapat termasuk dalam dua faktor penyebab. Dalam contoh bug perangkat lunak, kurangnya keterampilan dapat menjadi penyebab utama baik dalam pemrograman maupun pengujian. Silakan tambahkan keduanya karena keduanya bersifat berbeda.
Namun, pastikan Anda tidak mengulang hal yang sama secara tidak perlu. Misalnya, kurangnya keterampilan dan kurangnya pengalaman mungkin memiliki arti yang sama dalam konteks ini dan tidak perlu diulang.
Gunakan secara proaktif (bukan hanya reaktif)
Seringkali, tim menggunakan diagram sebab-akibat untuk melacak akar permasalahan. Namun, itu bukan satu-satunya cara. Anda juga dapat menggunakannya untuk mensimulasikan potensi masalah dari pilihan yang Anda buat.
Sebagai contoh, dalam konteks pemrograman, anggaplah kesalahan pemrograman merupakan penyebab utama. Anda mungkin berhipotesis bahwa perubahan pada bahasa pemrograman dapat memengaruhi hasilnya. Berdasarkan hal ini, Anda dapat mensimulasikan sejauh mana hal tersebut akan menyelesaikan masalah dan mengambil keputusan yang sesuai.
Mari kita gunakan beberapa contoh untuk mengilustrasikannya.
Contoh Diagram Sebab-Akibat
Diagram sebab-akibat adalah visualisasi sederhana dari hubungan antara penyebab dan akibat. Anda dapat memilih untuk memetakan hal ini dalam bentuk apa pun yang paling sesuai bagi Anda. Berikut adalah beberapa contoh diagram sebagai inspirasi.
Analisis proses
Mari kita mulai dengan salah satu contoh diagram alur kerja yang paling sederhana. Diagram dari TIBCO ini menganalisis seluruh proses penyalaan lampu untuk mengidentifikasi kemungkinan penyebab kerusakannya.
Manajemen mutu
Contoh berikutnya diambil dari buku karya penciptanya, Kauro Ishikawa, berjudul Guide to Quality Control. Diagram ini menggambarkan semua hal yang diperlukan untuk membuat “nasi yang lezat.”
Analisis akar masalah
Seperti namanya, diagram tulang ikan menghubungkan berbagai kemungkinan penyebab menggunakan struktur tulang ikan. Dalam contoh dari panduan belajar Six Sigma ini, diagram sebab-akibat digunakan untuk menyelidiki penyebab keluhan layanan akibat diameter segel yang tidak akurat.
⚡️Pusat Template: Template analisis akar masalah lainnya yang dapat Anda pilih.
Pengendalian masalah
Dalam manajemen proyek Anda, ketika Anda menghadapi suatu masalah, diagram tulang ikan merupakan alat diagnosis yang sangat berguna. Berikut ini cara melakukan analisis akar masalah dengan menggunakan templat.
Template Analisis Akar Masalah dari ClickUp adalah kerangka kerja tingkat menengah yang sepenuhnya dapat disesuaikan, yang memungkinkan Anda menganalisis data, mengidentifikasi inti masalah, dan menemukan solusi yang efektif dan berkelanjutan.
Baik saat Anda melacak sumber bug perangkat lunak maupun mengidentifikasi masalah di jalur perakitan, templat ini memudahkan Anda dalam memecahkan masalah.
Analisis perilaku dan prediksi
Gambar ini, yang diambil dari sebuah studi penelitian, menunjukkan semua penyebab potensial dan sub-penyebab masalah keandalan sistem. Gambar ini menggunakan diagram tulang ikan sebagai alat bagi para insinyur keandalan untuk memodelkan, menganalisis, dan memprediksi perilaku sistem industri.
Manajemen informasi
Diagram sebab-akibat ini merangkum semua hambatan yang menghalangi organisasi dalam mengelola data mereka sebagai aset bisnis. Diagram ini disusun berdasarkan masukan dari para ilmuwan dan pemimpin bisnis di Australia, Afrika Selatan, dan Amerika Serikat untuk memicu diskusi seputar pengelolaan informasi yang efektif.
Diagram tulang ikan yang dapat disesuaikan
Jika Anda sedang memetakan proses yang serumit ini, Template Diagram Tulang Ikan ClickUp merupakan titik awal yang sangat baik. Template tingkat menengah ini membantu mengelompokkan semua penyebab ke dalam kategori lingkungan, mesin, manusia, bahan, dan metode untuk mengidentifikasi hubungan antara masalah dan faktor-faktor yang memengaruhinya.
Penyebab dan akibat yang saling terkait
Berbeda dari gaya tulang ikan tradisional, diagram ini membantu menunjukkan bagaimana efek dari satu proses dapat menjadi penyebab proses berikutnya. Ini merupakan alat bantu kualitas yang berguna untuk memvisualisasikan hubungan sebab-akibat yang saling terkait dalam proses apa pun.
Seperti yang dapat Anda lihat dari contoh-contoh di atas, tidak ada satu cara yang benar-benar tepat untuk membuat diagram sebab-akibat. Terdapat beberapa alat analisis akar masalah yang dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan Anda. Namun, ada beberapa kesalahan yang dapat Anda hindari.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Jika digunakan dengan benar, diagram sebab-akibat merupakan alat yang sangat berguna. Namun, jika digunakan secara salah, hal ini dapat menimbulkan dampak negatif. Berikut adalah beberapa kesalahan yang harus dihindari saat membuat dan menggunakan diagram tulang ikan.
Terburu-buru dalam mengambil keputusan
Diagram sebab-akibat yang baik haruslah mendalam dan komprehensif. Seringkali, tim hanya menggambar diagram dasar dan terburu-buru menggunakannya untuk pengambilan keputusan, yang pada akhirnya mengurangi kegunaan diagram tersebut.
Gambarlah diagram tersebut dengan cermat dan lengkap. Lakukan penelitian mendalam terhadap seluruh proses dan pastikan Anda telah mempertimbangkan segala hal. Setelah selesai, periksa kembali.
Mendefinisikan masalah secara tidak akurat
Diagram sebab-akibat hanya akan berguna sejauh keakuratannya. Terkadang, tim secara tidak sengaja menambahkan penyebab yang tidak akurat atau tidak relevan ke dalam diagram. Mereka juga mungkin membuat hubungan sebab-akibat yang salah.
Dapatkan dukungan dari para ahli saat menggambar diagram tersebut. Tinjau diagram tersebut bersama beberapa ahli di bidangnya untuk memastikan keakuratannya.
Menganggap penyebab potensial sebagai data
Diagram Ishikawa hanya memvisualisasikan setiap kemungkinan penyebab dari suatu akibat atau peristiwa. Diagram ini tidak selalu memberikan data mengenai unsur mana yang menjadi penyebab peristiwa tersebut.
Gunakan diagram sebab-akibat untuk merumuskan teori. Kemudian, uji secara mandiri konsistensi logis teori tersebut dan setiap hubungan sebab-akibat sebelum menarik kesimpulan.
Menjaga agar diagram tetap statis
Diagram Ishikawa hanya akurat pada saat dibuat. Proses terus berkembang dan berubah seiring waktu. Jika diagram tersebut dibiarkan statis, perubahan terbaru tidak akan tercakup, sehingga diagram tersebut menjadi tidak efektif dalam memecahkan masalah.
Perbarui diagram sebab-akibat Anda secara berkala. Sebelum menggunakannya untuk analisis akar masalah, pastikan diagram tersebut telah diperbarui.
Ciptakan Dampak Positif dengan ClickUp
Proses bisnis modern bersifat kompleks dan seringkali tidak terlihat. Mari kita ambil contoh perangkat lunak. Saat ini, tim membagi perangkat lunak besar menjadi fitur-fitur kecil dan mengimplementasikannya sebagai unit-unit yang independen namun saling terhubung. Artinya, jika satu fitur mengalami gangguan, hal itu bisa disebabkan oleh berbagai fitur lain yang terhubung dengannya.
Dalam situasi seperti itu, diagram sebab-akibat yang baik dapat menjadi alat visual yang ampuh untuk melacak masalah hingga menemukan solusinya. Diagram ini membantu memahami gambaran masalah secara jelas. Akibatnya, Anda juga dapat membuat model dan mensimulasikan solusi untuk melihat apakah solusi tersebut akan menimbulkan konsekuensi yang tidak diinginkan.
Baik Anda sedang menggambar diagram arsitektur yang kompleks dalam format sebab-akibat maupun sekadar memetakan proses Anda, ClickUp menyediakan semua yang Anda butuhkan untuk mengelolanya. Papan Tulis ClickUp adalah cara yang fleksibel, dapat disesuaikan, dan dapat diulang untuk mengelola sebab dan akibat. Selesaikan masalah secara efektif. Coba ClickUp secara gratis hari ini.