Anda baru saja mengirimkan undangan kalender untuk sebuah rapat, namun ketika Anda menekan 'kirim', sebuah pikiran terlintas di benak Anda: mungkinkah ini bisa dikirim melalui email?
Lalu ada sisi lain: kotak masuk Anda dipenuhi dengan pesan yang seharusnya bisa diselesaikan dalam obrolan singkat.
Ini adalah dilema yang pernah kita hadapi-kapan harus menjadwalkan pertemuan dan kapan harus mengirim email.
Menyeimbangkan kebutuhan akan kejelasan, kolaborasi, dan efisiensi sering kali bermuara pada pemilihan metode komunikasi yang tepat. Jika salah, maka Anda berisiko membuang waktu yang berharga atau menyebabkan miskomunikasi.
Dalam blog ini, kita akan membahas perdebatan kuno tentang rapat vs email. Mari kita bantu Anda membuat keputusan yang lebih cerdas yang menghemat waktu dan meningkatkan kolaborasi tim. 👥
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Rapat sering kali membuang-buang waktu dan dapat menyebabkan kelelahan karena tidak efisien
- Beberapa skenario lebih cocok untuk email: tidak ada tujuan yang jelas, pembaruan informasi, umpan balik sederhana, dan check-in rutin
- Rapat diperlukan jika ada agenda yang terfokus atau kebutuhan untuk membangun tim, pengambilan keputusan yang cepat, diskusi yang rumit, atau kolaborasi
- Mengadopsi budaya mengutamakan email akan mengurangi beban kognitif dan meningkatkan efisiensi dengan menyediakan fleksibilitas dan keterlacakan asinkron
- Strategi untuk pendekatan yang mengutamakan email termasuk mendefinisikan ulang kebijakan rapat, melatih karyawan untuk menulis email yang efektif, dan menggunakan templat
- Alat bantu seperti ClickUp meningkatkan komunikasi dengan mengintegrasikan email dan manajemen tugas, sehingga mengurangi kebutuhan akan rapat yang tidak perlu
Mengevaluasi Kapan Rapat Bisa Menjadi Email
Rapat sering kali menjadi metode komunikasi yang sering digunakan, namun seharusnya tidak menjadi pilihan utama. Rapat yang berlebihan atau tidak terencana dengan baik dapat menguras produktivitas dan mengganggu alur kerja, yang pada akhirnya dapat menyebabkan kelelahan.
Penelitian menunjukkan bahwa rapat tidak efektif 72% dari waktu **dan 78% dari mereka yang disurvei merasa kewalahan dengan banyaknya pertemuan yang harus mereka hadiri.
Tak pelak lagi, hal ini menyebabkan pemborosan waktu yang signifikan yang seharusnya dapat digunakan untuk pekerjaan yang lebih mendalam.
Mengharuskan karyawan untuk menghadiri rapat yang tidak perlu akan membuang waktu kerja yang berharga dan menurunkan motivasi anggota tim yang merasa kehadirannya tidak memberikan nilai tambah.
Tanda-tanda rapat bisa berupa email
Tidak semua alasan untuk mengadakan rapat itu perlu - email yang jelas dan ditulis dengan baik sering kali bisa melakukan pekerjaan dengan efektif.
Berikut ini adalah skenario yang mungkin tidak memerlukan rapat:
💌 Ketika rapat tidak memiliki tujuan yang jelas: Rapat tanpa agenda tertentu sering kali mengarah pada diskusi tanpa tujuan dan sindrom Pemulihan Rapat . Jika tidak ada tujuan yang dapat ditindaklanjuti, email lebih baik
💌 Ketika tujuannya hanya untuk menginformasikan: Pembaruan proyek atau tugas yang sudah selesai dapat dibagikan dengan lebih efisien melalui ringkasan email ringkas yang dapat ditinjau oleh anggota tim pada waktu mereka sendiri
💌 Ketika umpan balik tidak memerlukan diskusi: Umpan balik tertulis memungkinkan penerima untuk memproses saran sesuai dengan kecepatan mereka sendiri. Kecuali jika umpan baliknya rumit atau sensitif, email yang mendetail bisa sama efektifnya
💌 Ketika check-in berulang terasa berlebihan: Pertemuan mingguan atau harian dengan sedikit hal yang perlu didiskusikan dapat membuang-buang waktu. Pembaruan rutin sering kali lebih cocok untuk email
Fakta Menarik: Konsep rapat formal sudah ada sejak zaman Yunani Kuno, di mana forum-forum diadakan untuk mendiskusikan masalah-masalah publik dan berbagi ide.
Ketika Rapat Diperlukan
Meskipun email dapat menangani banyak hal komunikasi tim kebutuhan, beberapa situasi benar-benar membutuhkan pertemuan tatap muka untuk mendapatkan kejelasan dan tindakan yang cepat.
Berikut ini adalah situasi-situasi penting yang membenarkan Anda untuk mengumpulkan tim Anda:
- Ketika Anda memiliki agenda yang terfokus: Rapat dengan tujuan yang jelas dan hasil yang telah ditetapkan, seperti menyelesaikan strategi pemasaran atau menyelaraskan jadwal proyek, akan mendapatkan manfaat dari diskusi secara langsung
- Ketika untuk menjalin persahabatan tim: Untuk membangun hubungan dan semangat, diperlukan lebih banyak interaksi tatap muka atau virtual. Berkumpulnya tim secara teratur, perayaan, atau check-in akan memupuk hubungan kerja yang lebih kuat
- Ketika Anda membutuhkan pengambilan keputusan yang cepat: Keputusan yang sensitif terhadap waktu paling baik ditangani dalam rapat, di mana para pemangku kepentingan dapat mengevaluasi pilihan, menimbang risiko, dan mencapai kesepakatan dengan cepat
- Ketika diskusi bersifat kompleks: Topik bernuansa dengan sudut pandang yang saling bertentangan atau poros strategis lebih baik ditangani dalam rapat, di mana pertanyaan dapat dijawab, kekhawatiran diklarifikasi, dan langkah selanjutnya diselaraskan
- Ketika sesi kolaborasi dan curah pendapat diperlukan: Pemecahan masalah dan pemunculan ide yang kreatif berkembang dalam suasana interaktif, memungkinkan kontribusi spontan yang sulit dicapai melalui email
🔍 Tahukah Anda? Pada tahun 2022, diperkirakan 333 miliar email dikirim dan diterima setiap hari di seluruh dunia. Angka ini diproyeksikan akan meningkat menjadi 392,5 miliar email harian pada tahun 2026.
Pergeseran Menuju Budaya yang Mengutamakan Email
Mengadopsi budaya mengutamakan email bukan berarti Anda meniadakan rapat. Hal ini membantu menciptakan ekosistem tempat kerja di mana komunikasi menjadi terarah dan terfokus.
Keunggulan email dibandingkan rapat
🤝 Fleksibilitas asinkron
Email memungkinkan anggota tim untuk merespons ketika sesuai dengan alur kerja mereka, sehingga mengurangi tekanan interaksi waktu nyata.
Hal ini sangat berharga bagi tim global yang bekerja di berbagai zona waktu.
📝 Dokumentasi dan penelusuran
Email berfungsi sebagai catatan tertulis untuk referensi di masa mendatang, yang memberikan kejelasan tentang tugas, keputusan, dan komitmen.
Tidak seperti rapat, di mana poin-poin penting dapat dilupakan atau disalahartikan, email memastikan akuntabilitas dengan adanya jejak tertulis. Anda juga dapat menggunakan alat bantu penulisan email untuk mengurangi beban kerja Anda.
⏰ Efisiensi waktu
Email yang dibuat dengan baik sering kali membutuhkan waktu beberapa menit untuk menulis tetapi menghemat waktu kolektif berjam-jam yang akan dihabiskan untuk berkoordinasi dan menghadiri rapat.
Selain itu, tim dapat fokus pada pekerjaan yang mendalam daripada diskusi yang tidak perlu.
🧘🏾♀️ Mengurangi beban kognitif
Peralihan konteks yang sering terjadi antara terlalu banyak pertemuan mengganggu fokus.
Pendekatan yang mengutamakan email meminimalkan gangguan dan memungkinkan anggota tim untuk mengalokasikan energi mental mereka terhadap penyelesaian tugas.
Strategi untuk mengadopsi pendekatan email-dahulu, rapat-kedua
Sekarang mari kita lihat cara-cara yang bisa Anda lakukan untuk mengadopsi pendekatan ini. 👇
- Tentukan kembali kebijakan rapat: Tetapkan panduan yang jelas tentang kapan rapat diperlukan dan kapan email merupakan saluran komunikasi yang lebih disukai. Misalnya, mandatkan agenda dan materi pra-rapat untuk mencegah diskusi yang tidak perlu
- Melatih karyawan untuk menulis email yang efektif: Burukmanajemen proyek email dan komunikasi yang buruk sering kali menyebabkan pertemuan yang tidak perlu. Bantu anggota tim menulis email yang ringkas dan dapat ditindaklanjuti dengan baris subjek yang jelas untuk mengurangi klarifikasi bolak-balik
- Memanfaatkan templat dan otomatisasi: Menstandarkan komunikasi rutin dengan templat email untuk pembaruan status atau rekap rapat. Selain itu, otomatiskan pengingat untuk menghindari rapat yang tidak perlu ditindaklanjuti
- Terapkan 'aturan 24 jam' untuk permintaan rapat: Mintalah anggota tim untuk mencoba menyelesaikan masalah melalui email atau alat bantu asinkron setidaknya 24 jam sebelum meminta rapat. Hal ini akan mendorong komunikasi yang bijaksana dan proaktif
- Melacak hasil komunikasi: Secara teratur mengevaluasi apakah tugas-tugas telah diselesaikan secara efisien dengan menggunakan pendekatan yang mengutamakan email. Jika ada masalah yang muncul, identifikasi apakah pertemuan akan meningkatkan kejelasan atau keselarasan
Tahukah Anda? Pedoman rapat dua orang menyatakan bahwa pertemuan yang produktif tidak boleh memiliki jumlah peserta yang lebih banyak dari yang bisa dimakan oleh dua pizza. Dan ya, aturan ini sering dikaitkan dengan Jeff Bezos, pendiri Amazon.
Alat untuk Meningkatkan Komunikasi
Untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara kerja tim dan efisiensi, Anda memerlukan alat komunikasi di tempat kerja yang membuat komunikasi menjadi mudah dan efektif. Tujuannya adalah untuk menemukan platform yang membantu Anda mengelola email dengan lebih baik sekaligus meminimalkan pertemuan.
Salah satu alat tersebut adalah ClickUp , aplikasi untuk segala hal untuk bekerja.
Anggap saja sebagai hub all-in-one tempat tugas, email, dan percakapan tim Anda berkumpul.
Perlu memberikan tugas? Selesai. Ingin melacak kemajuan proyek? Mudah. Ingin menjaga komunikasi tertulis tetap jelas tanpa utas email atau rapat yang tak ada habisnya? ClickUp membantu Anda.
Mari kita lihat lebih dekat fitur-fitur ClickUp. ✅
Manajemen Proyek Email ClickUp
Gunakan Manajemen Proyek Email ClickUp untuk membuat dan mengelola alur kerja otomatisasi email Manajemen Proyek Email ClickUp membuat pengelolaan komunikasi dan tugas menjadi jauh lebih mudah.
Daripada terus-menerus beralih antara klien email Anda dan ClickUp, Anda bisa mengirim, menerima, dan melacak email secara langsung dari dalam ruang kerja ClickUp Anda. Ini sangat cocok dengan pendekatan yang mengutamakan email, di mana Anda ingin menjaga segala sesuatunya tetap efisien dan terorganisir tanpa bergantung pada rapat untuk setiap pembaruan kecil.
Sebagai contoh, jika Anda perlu mengirim pembaruan ke klien, meminta umpan balik, atau mengajukan pertanyaan singkat tentang sebuah proyek, Anda bisa melakukan semuanya dari tugas itu sendiri.
Saya menekan sebuah tombol dan email terkirim, semuanya disederhanakan dan hanya dengan menekan sebuah tombol atau memilih sebuah opsi, semua proses yang diperlukan telah selesai, sehingga menyederhanakan tugas yang paling menakutkan sekalipun.
Barnie Pretorius, Administrator Domain di Jasper Consulting
Tidak perlu membuka kotak masuk, membuat draf email, lalu kembali ke ClickUp untuk memperbarui tugas. Semuanya tetap berada di satu tempat.
Salah satu fitur yang paling berguna adalah mengubah email masuk menjadi Tugas ClickUp . Ketika Anda mendapatkan pembaruan proyek atau item tindakan yang membutuhkan perhatian segera, Anda tidak perlu khawatir untuk menyalin dan menempelkan detailnya.
Cukup ubah email menjadi tugas, tetapkan ke orang yang tepat, dan tetapkan tenggat waktu-langsung dari email itu sendiri.
Fakta Menarik: Email pertama dikirim pada tahun 1971 oleh Ray Tomlinson kepada dirinya sendiri. Isinya berbunyi seperti 'QWERTYUIOP'
Klik Integrasi
Gabungkan rapat dan email Anda menjadi satu dengan menggunakan ClickUp Integrations
Selanjutnya, integrasikan semua alat pihak ketiga yang ada dengan Integrasi ClickUp . Ada lebih dari 1.000 integrasi, termasuk Zoom, Gmail, Outlook, Calendly, dan banyak lagi.
Integrasi memungkinkan Anda memasukkan data dari alat yang telah digunakan tim Anda tanpa usaha ekstra.
Kami telah menyiapkan integrasi Outlook untuk semua anggota tim sehingga mereka bisa mengalihkan tugas dari Outlook langsung ke ClickUp-hal ini telah meningkatkan visibilitas di seluruh tim dan mengurangi tugas yang hilang atau terlupakan yang tenggelam di bagian bawah kotak masuk email
Marc Bonney, Kepala Keterlibatan dan Inovasi Bisnis di Layanan Komunitas LiveBetter
baca Juga:* *📖 Baca Juga Cara Memilih Irama Rapat yang Tepat untuk Tim Anda
Klik Rapat
Terkadang, rapat tidak bisa dihindari. Tetapi jika Anda perlu mengadakannya, Rapat ClickUp membantu membuatnya lancar dan seefisien mungkin.
Ketika Anda menjadwalkan rapat, rapat akan disinkronkan dengan Tampilan Kalender ClickUp sehingga semua orang tahu persis kapan dan di mana pertemuan itu berlangsung. Anda juga bisa menghubungkan rapat dengan tugas atau proyek tertentu, mengklarifikasi apa yang perlu didiskusikan dan memastikan Anda tetap berada di jalur yang benar.
Atur rapat, tugas, dan tenggat waktu di satu tempat dengan Tampilan Kalender ClickUp
Tampilan Kalender juga memungkinkan Anda memvisualisasikan jadwal tim dengan cepat-rapat, tugas, dan tenggat waktu-semuanya di satu tempat.
Anda dapat dengan mudah menyesuaikan rapat atau tenggat waktu dengan drag-and-drop dan dengan cepat menemukan potensi konflik penjadwalan. Hal ini memudahkan Anda untuk menyeimbangkan beban kerja dan menyelaraskan rapat dengan prioritas tim Anda.
Sesuaikan rapat dan tenggat waktu dengan fitur seret dan lepas di Tampilan Kalender ClickUp
Mempersiapkan rapat juga mudah.
Anda dapat mengatur agenda di Dokumen ClickUp sebelumnya sehingga tim Anda tahu apa yang diharapkan dan dapat mempersiapkan diri. Selama rapat, Anda dapat membuat catatan, menetapkan tugas, dan mengambil keputusan di satu tempat.
Persiapkan, berkolaborasi, dan tangkap keputusan penting di satu tempat dengan ClickUp Docs
💡 Kiat Pro: Selama rapat, duduklah dengan tegak dengan bahu tegak agar terlihat percaya diri dan terlibat. Bahasa tubuh ini menunjukkan bahwa Anda secara aktif terlibat dalam percakapan, sehingga Anda terlihat lebih mudah didekati dan berinvestasi.
Klik Obrolan
Satukan percakapan, tugas, dan proyek di satu tempat dengan ClickUp Chat
Ada kalanya Anda tidak memerlukan rapat atau email, terutama ketika Obrolan ClickUp menyatukan komunikasi dan manajemen kerja.
Di Chat, Anda dapat @menyebut rekan tim, melampirkan file, dan menautkan chat langsung ke tugas. Anda juga dapat membuat utas dalam percakapan untuk menyatukan diskusi terkait, memastikan semuanya tetap terorganisir dan mudah diikuti.
Untuk diskusi yang lebih kompleks, Anda dapat mengubah pesan obrolan menjadi tugas atau komentar pada tugas hanya dengan sekali klik.
Di sini, percakapan, tugas, dan proyek tidak hanya terhubung, tetapi juga menyatu.
Template
Selain fitur-fitur di atas, ClickUp menawarkan banyak sekali templat rencana komunikasi .
Sebagai contoh, templat Templat Matriks Komunikasi dan Rapat Tim ClickUp menyederhanakan pengalokasian tugas yang terkait dengan proyek tertentu dan dengan jelas menyatakan pedoman untuk penyelesaian tugas atau praktik tindak lanjut. Yang terbaik adalah Anda bisa mengatur percakapan dan dengan cepat menemukan inefisiensi yang belum tertangani atau poin pembicaraan yang terlewatkan.
Selain itu, fitur Templat Rencana Komunikasi ClickUp mengembangkan panduan yang mudah dipahami yang menguraikan gaya dan etika komunikasi merek Anda, baik secara internal maupun eksternal.
Sungguh fenomenal melihat berapa banyak waktu yang telah kami hemat dalam rapat sejak pindah ke ClickUp. Apa yang dulunya membutuhkan waktu tiga jam per minggu untuk perencanaan dan pembaruan acara, sekarang hanya membutuhkan waktu satu jam. Tim yang terlibat sekarang memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada prioritas pemasaran yang lebih penting._
Alaina Maracotta, Pemasaran Acara di Vida Health
Praktik Terbaik untuk Meminimalkan Rapat
Mari kita akui saja: rapat terkadang terasa menguras waktu. Meskipun penting untuk tugas-tugas tertentu, tidak semua diskusi harus dilakukan secara tatap muka (atau virtual).
Meminimalkan rapat akan membebaskan waktu untuk pekerjaan yang lebih fokus dan produktif-tetapi bagaimana cara mencapai keseimbangan yang tepat?
Mari jelajahi praktik terbaik untuk mengurangi kelelahan rapat sambil tetap terhubung dan selaras dengan tim Anda. 📅
🚫 Dorong pembatalan rapat yang tidak perlu
Terkadang, yang terbaik adalah membatalkan rapat yang tidak memberikan manfaat.
Jika rapat tersebut tidak memiliki tujuan yang jelas atau hasil yang diinginkan, mengapa harus dijadwalkan?
Daripada mengajak semua orang untuk berdiskusi panjang lebar, lebih baik fokus pada hal yang benar-benar penting. Jika itu adalah panggilan singkat atau informasi terbaru yang dapat dengan mudah dibagikan melalui obrolan atau email untuk membatalkan rapat dan menghemat waktu semua orang. Menjaga tim Anda tetap berada di halaman yang sama tanpa rapat yang tidak perlu akan membantu mereka tetap produktif dan fokus pada tugas-tugas inti mereka.
📫 Mendukung alat komunikasi asinkron
Anda tidak perlu menjadwalkan rapat untuk mendapatkan umpan balik langsung atau menjaga agar segala sesuatunya tetap berjalan.
Alat bantu asinkron seperti email, perangkat lunak manajemen proyek, platform pertemuan virtual dan aplikasi perpesanan memungkinkan tim Anda berkolaborasi dan merespons dengan kecepatan mereka sendiri, memastikan semua orang tetap mendapat informasi tanpa meluangkan waktu untuk rapat.
ClickUp, aplikasi segalanya untuk bekerja, menyatukan semua fungsi ini di satu tempat. Anda bisa melacak kemajuan, berkomunikasi, dan mengelola tugas tanpa harus bolak-balik menjadwalkan undangan. Pengaturan ini bekerja dengan sempurna untuk pembaruan cepat atau pertanyaan tindak lanjut yang tidak memerlukan diskusi panjang.
📓 Memanfaatkan dokumentasi layanan mandiri
Dokumentasi swalayan adalah penghemat waktu yang sangat besar bagi tim.
**Ketika semua informasi yang diperlukan dapat diakses dengan mudah, penjadwalan rapat hanya untuk menjawab pertanyaan dasar tidak diperlukan. Berdayakan tim Anda untuk menyelesaikan masalah secara mandiri dan menemukan apa yang mereka butuhkan tanpa menunggu jawaban atau pertemuan lanjutan.
Selain itu, dokumentasi yang jelas dan terkini membuat semua orang tetap selaras, meminimalkan kebingungan, dan mencegah penelusuran kembali yang tidak perlu.
👍🏾 Berdayakan tim Anda untuk menolak undangan yang tidak perlu
Penting untuk memberikan kebebasan kepada tim Anda untuk menolak undangan rapat yang tidak membutuhkan masukan mereka atau tidak mungkin menghasilkan hasil yang diinginkan.
Dorong mereka untuk menilai apakah rapat tersebut sesuai dengan prioritas mereka sebelum menerima undangan tersebut. Email bisa lebih efisien jika rapat hanya untuk mengecek kehadiran atau menjawab beberapa pertanyaan.
Ketika anggota tim merasa diberdayakan untuk menolak rapat yang tidak perlu, mereka akan tetap fokus pada tugas mereka sendiri dan berkontribusi secara lebih efektif pada tujuan tim.
Bonus: Temukan dampak dari tidak adanya hari pertemuan pada produktivitas tim Anda.
Onboard ClickUp sebagai Manajer Rapat dan Email End-to-end Anda
Sebagai catatan penutup, Anda memerlukan sistem yang menghargai waktu dan mendorong kejelasan tujuan. Yang terpenting, Anda harus memastikan bahwa setiap rantai komunikasi memiliki tujuan yang jelas.
Dengan ClickUp, tim di seluruh dunia beralih dari pembaruan asinkron ke kolaborasi waktu nyata. Fitur komunikasi internalnya yang komprehensif memungkinkan Anda untuk memusatkan segala sesuatu mulai dari manajemen proyek dan tugas melalui email hingga dokumentasi dan penjadwalan.
Siap untuk mengurangi kebisingan dan meningkatkan produktivitas? Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini!