Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi semua pemimpin adalah menyeimbangkan antara otonomi karyawan dengan kebutuhan akan struktur dan panduan.
Sebuah survei yang dilakukan oleh analis senior Priyanka Mehrotra dan Stacia Grar menyoroti ketegangan ini- 88% responden lebih menyukai pendekatan dengan kepercayaan tinggi dan manajemen yang rendah, tetapi 70% masih menginginkan pemeriksaan rutin dengan manajer.
Hal ini membawa kita pada pertanyaan: Bagaimana para manajer dapat menyelaraskan kebutuhan yang tampaknya saling bertentangan ini dan memastikan kepuasan karyawan?
Salah satu caranya adalah dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang berfokus pada kebutuhan dan tujuan karier tim secara rutin. Dengan mengalihkan fokus dari hasil (penyelesaian tugas) ke keselarasan tujuan, manajer dapat mempertahankan rasa terhubung tanpa melakukan manajemen mikro. Karyawan merasa didukung, namun mereka juga tetap memiliki rasa kepemilikan atas pekerjaan mereka.
Dalam artikel blog ini, kami akan membahas cara mengadakan check-in yang berpusat pada karyawan di rapat, bersama dengan 100 pertanyaan yang siap digunakan untuk berbagai skenario.
Apa Itu Pertanyaan Check-In?
Pertanyaan check-in adalah pertanyaan terbuka atau tertutup yang digunakan untuk menilai kondisi emosional, mental, dan fisik seseorang, sering kali dalam suasana seperti rapat tim atau tinjauan kinerja 1:1. Pertanyaan check-in yang menyenangkan juga merupakan cara yang bagus untuk membangun hubungan dan meredakan ketegangan, terutama dalam suasana tim yang baru atau selama pertemuan dan permulaan proyek .
Berikut adalah beberapa situasi di mana Anda dapat menggunakan pertanyaan check-in.
Check-in mingguan
Sebagai seorang manajer, tetap berhubungan secara teratur dengan anggota tim Anda sangatlah penting. Check-in mingguan memberi Anda gambaran yang adil tentang apa yang sedang dialami anggota tim Anda dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi pekerjaan dan produktivitas mereka. Beberapa ide yang bisa Anda coba adalah:
- Motivated Mondays: Menetapkan niat dan tujuan untuk minggu ini
- Rabu yang menyenangkan: Pertanyaan-pertanyaan yang dirotasi untuk menilai kesejahteraan anggota tim
- Kamis Bersyukur: Tanyakan kepada rekan tim apa yang mereka syukuri selama pertemuan standup hari Kamis
Pertemuan retrospektif
Rapat retrospektif adalah sesi terstruktur yang memungkinkan tim merefleksikan proyek yang telah selesai dan menentukan area untuk perbaikan. Selama rapat ini, Anda dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan sambil berjalan:
- Membuka rapat: Gunakan pertanyaan-pertanyaan check-in untuk menciptakan ruang yang aman bagi umpan balik yang jujur
- Menutup rapat: Merefleksikan pembelajaran sehingga Anda dapat menerapkannya pada pekerjaan di masa mendatang
Lokakarya
Ketika mengadakan lokakarya, banyak peserta yang mungkin baru mengenal Anda dan satu sama lain. Mengobrol dengan mereka dapat membantu membuat mereka merasa nyaman dan mengatur suasana selama sesi berlangsung. Anda bisa mencoba yang berikut ini:
- Pra-workshop check-in:Pencair suasana untuk membangun hubungan baik dan menilai kapasitas mental peserta untuk menyerap informasi baru
- Cek ulang pasca-lokakarya*: Dapatkan umpan balik dari para peserta dan evaluasi efektivitas lokakarya Anda
Memasukkan pertanyaan-pertanyaan check-in dalam rapat tim dapat membantu Anda mengetahui perasaan karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung.
Baca juga: Cara Mengatakan Hanya Memeriksa Secara Profesional
Manfaat Menggunakan Pertanyaan Check-In
Mari kita lihat bagaimana tepatnya pertanyaan check-in dan pencair suasana yang menyenangkan dapat meningkatkan dinamika tim, produktivitas, dan kepuasan kerja secara keseluruhan. Inilah yang seharusnya mereka capai:
- Menghancurkan kelompok-kelompok: Pertemuan rutin dapat membantu menghilangkan hambatan hierarkis dan mendorong kolaborasi lintas fungsi
- Mendorong kerentanan: Dengan menciptakan ruang yang aman, anggota tim dapat berbagi ketakutan, keraguan, dan tantangan tanpa menghakimi
- Menumbuhkan empati: Dengan berbagi pengalaman dan tantangan pribadi, anggota tim dapat mengembangkan pemahaman yang lebih dalam tentang satu sama lain
- Meningkatkan produktivitas: Dengan mengatasi masalah sejak dini, tim dapat menghindari potensi kemacetan dan penundaan
- Mengurangi stres dan kecemasan: Berbagi kekhawatiran dan kekhawatiran dapat mengurangi stres dan kecemasan
- Memperkuat kekompakan tim: Pemeriksaan rutin dapat membangun persahabatan dan rasa memiliki tujuan bersama, meningkatkan budaya perusahaan
100 Pertanyaan Check-In yang Menarik
Sekarang untuk bagian yang terbaik: berikut ini adalah 100+ pertanyaan check-in untuk semua jenis pertemuan tim. Ini termasuk pertanyaan untuk stand-up harian, check-in mingguan, tujuan, pertemuan empat mata, dan masih banyak lagi.
Pencair suasana dan keseruan
Cara termudah untuk menghindari kecanggungan yang tak terelakkan dalam rapat? Bukalah dengan acara pembuka yang menyenangkan dan aktivitas pembangunan tim sebelum Anda beralih ke pembicaraan bisnis. Berikut ini beberapa ide untuk memulai:
- Jika hari kerja Anda difilmkan sebagai sebuah film, siapa yang akan membintanginya?
- Jika Anda dapat menjalani kehidupan orang lain selama sehari, kehidupan siapa yang akan Anda pilih?
- Emoji mana yang paling mewakili kepribadian Anda?
- Apakah Anda lebih suka keheningan, musik, atau kebisingan latar belakang saat bekerja secara mendalam?
- Apa pengalaman kerja paling unik atau paling tidak biasa yang pernah Anda alami?
- Apa GIF favorit Anda yang sesuai untuk pekerjaan?
- Apa gadget atau alat tulis kerja yang paling Anda sukai?
- Jika Anda bisa menciptakan hari libur baru, apakah itu?
- Apa hal paling konyol yang pernah Anda lakukan di tempat kerja?
- Apakah Anda memiliki tanaman kantor favorit?
Kemenangan dan kesejahteraan pribadi
Siapa yang tidak suka merayakan dan membicarakan kemenangan mereka? Bahkan kemenangan kecil pun bisa menjadi motivator besar dan mengatur suasana yang tepat untuk pertemuan yang berorientasi pada tindakan.
Jika Anda ingin membuatnya tetap sederhana namun tulus, bahkan bertanya kepada orang-orang tentang hari dan suasana hati mereka bisa sangat membantu dan menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda benar-benar peduli dengan mereka.
- Apa satu hal positif yang terjadi minggu ini?
- Apa tujuan pribadi yang sedang Anda upayakan?
- Topik atau hobi di luar pekerjaan apa yang membuat Anda tertarik akhir-akhir ini?
- Bagaimana perasaan Anda hari ini, secara fisik dan emosional?
- Apa yang membuat Anda stres akhir-akhir ini?
- Apa yang Anda lakukan untuk meningkatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda?
- Kapan terakhir kali Anda beristirahat dan benar-benar bersantai?
- Bagaimana Anda mengelola emosi negatif?
- Apa rutinitas olahraga Anda?
- Bagaimana perasaan Anda saat ini?
- Seberapa terhubungkah Anda dengan sesuatu yang lebih besar dari diri Anda sendiri?
- Apa satu kiat keuangan yang membuat perbedaan besar dalam hidup Anda?
Kemajuan dan pembaruan pekerjaan
Mungkin sulit untuk berbicara tentang perjuangan dan masalah di tempat kerja. Pemeriksaan yang terbuka dan penuh empati mengenai kemajuan dan pembaruan tugas dapat menjadi jembatan dan memungkinkan setiap orang mencari dukungan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang bermanfaat:
- Bagaimana Anda memprioritaskan beban kerja Anda?
- Apakah Anda merasa lebih produktif bekerja dari rumah atau di kantor?
- Strategi apa yang Anda gunakan untuk mengatur waktu Anda?
- Apa yang berjalan sesuai harapan, dan apa yang tidak?
- Apa yang akan Anda ubah jika Anda bisa melakukan proyek ini lagi?
- Apakah ada hambatan yang menghalangi Anda untuk bergerak maju?
- Apakah Anda memerlukan sumber daya atau dukungan tambahan?
- Apa yang secara konsisten menjadi tantangan bagi Anda di tempat kerja?
- Apa satu hal yang akan membuat kehidupan kerja Anda lebih mudah?
Dinamika dan kolaborasi tim
Check-in yang berorientasi pada tim adalah cara yang bagus untuk membangun dinamika tim yang lebih kuat dan terhubung lebih baik dengan kolega Anda. Cobalah pertanyaan-pertanyaan ini untuk memulai:
- Beri nilai semangat tim pada skala 1 sampai 10.
- Bagikan GIF untuk menggambarkan tim Anda.
- Apa satu hal yang bisa kita lakukan untuk menciptakan budaya tim yang lebih positif dan inklusif?
- Berikan sorakan kepada seseorang dalam tim.
- Adakah yang bisa dilakukan anggota tim Anda untuk membantu Anda menjadi lebih efektif?
- Apakah kita memanfaatkan kekuatan setiap anggota tim?
- Apakah suara setiap orang didengar?
- Bagaimana kita bisa merayakan keberhasilan bersama?
- Bagaimana kita dapat mendorong perspektif yang beragam dalam tim kita?
- Apakah Anda merasa dihargai oleh tim?
- Bagaimana kita dapat meningkatkan rasa percaya dan saling menghormati di antara anggota tim?
- Apakah Anda merasa didukung oleh manajer dan staf kepemimpinan Anda?
Sasaran dan prioritas
Selaraskan tujuan dan prioritas utama Anda dengan tim Anda dengan daftar pertanyaan praktis ini:
- Apa tiga prioritas utama Anda untuk minggu ini?
- Apa kemenangan cepat yang membuat Anda merasa senang?
- Apakah Anda membuat kemajuan dalam mencapai tujuan jangka panjang Anda?
- Bagaimana Anda akan mengukur keberhasilan proyek Anda?
- Apa yang ingin Anda prioritaskan dalam beberapa minggu ke depan?
- Bagaimana kita dapat melacak kemajuan kita dengan lebih baik dalam mencapai tujuan tim?
- Apa yang menghambat Anda untuk mencapai tujuan Anda?
- Bagaimana Anda memberi penghargaan kepada diri Anda sendiri karena telah mencapai tujuan Anda?
- Bagaimana Anda tetap bertanggung jawab terhadap tujuan Anda?
- Bagaimana Anda memastikan bahwa tugas-tugas ad-hoc tidak menggagalkan tujuan jangka panjang Anda?
Umpan balik dan pertumbuhan
Ingin diri Anda dan tim Anda terus berkembang setiap hari? Buatlah siklus umpan balik yang teratur. Check-in selama rapat harian, mingguan, dan bulanan memberikan kesempatan yang sangat baik untuk melakukan hal ini.
- Apa metode yang Anda sukai untuk memberi dan menerima umpan balik?
- Apakah Anda menerima umpan balik yang cukup?
- Apa bagian yang paling disukai dan paling tidak disukai dari pekerjaan Anda?
- Apa satu area yang bisa Anda tingkatkan minggu ini?
- Apa satu hal yang ingin Anda lakukan secara berbeda minggu depan?
- Apa satu hal yang Anda pelajari tentang diri Anda minggu ini?
- Apakah peran Anda saat ini sesuai dengan aspirasi karier Anda?
- Keterampilan apa yang Anda miliki yang tidak Anda gunakan di tempat kerja tetapi Anda ingin menggunakannya?
- Apakah Anda merasa gagal dalam suatu hal baru-baru ini? Bagaimana kami dapat membantu mengatasinya?
Manajemen tugas dan tenggat waktu
Pertanyaan-pertanyaan di atas bisa menjadi anugerah dalam meramalkan hambatan proyek dan mengatasi risiko yang memengaruhi penyelesaiannya secara tepat waktu.
- Seperti apa beban kerja Anda?
- Apakah ada tugas yang bisa Anda delegasikan atau tunda?
- Apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk memenuhi tenggat waktu?
- Apakah tenggat waktu Anda memotivasi (atau menurunkan motivasi) Anda?
- Apa satu hal yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan produktivitas Anda?
- Apa yang selama ini menyita sebagian besar waktu Anda?
- Bagaimana Anda menyeimbangkan antara rapat dengan pekerjaan yang mendalam?
- Bagaimana Anda menghindari multitasking?
- Apa yang menghalangi Anda untuk memulai atau menyelesaikan tugas?
- Tugas apa yang paling banyak menghabiskan waktu Anda?
- Apa yang harus kita pertahankan, jeda, atau hentikan dalam proyek?
Inovasi dan kreativitas
Bosan mengatakan: "Apakah ada yang punya ide?"
Picu curah pendapat yang kreatif dalam rapat Anda dengan pertanyaan-pertanyaan baru ini.
- Apa kampanye yang akan Anda jalankan atau fitur yang akan Anda buat jika Anda memiliki sumber daya yang tak terbatas?
- Apa satu cara untuk mendorong budaya inovasi?
- Apa satu eksperimen yang ingin Anda coba, meskipun peluang kegagalannya lebih tinggi?
- Apa teknik curah pendapat yang menurut Anda bermanfaat?
- Apa saluran kreatif favorit Anda?
- Apa teknologi masa depan yang membuat Anda bersemangat?
- Apa satu hal yang dapat kita lakukan untuk mendisrupsi pasar?
- Apa latihan kesadaran yang dapat meningkatkan kreativitas Anda?
- Apakah ada produk atau layanan tertentu yang ditawarkan oleh pesaing yang menurut Anda bisa kita perkenalkan lebih dulu?
- Apa satu cara untuk membedakan kita dari pesaing kita?
Komunikasi dan kolaborasi
👀Tahukah Anda?
Pekerja adalah 12 kali lebih cenderung terlibat ketika mereka mempercayai pemimpin tim mereka?
Pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan tim Anda dengan empati yang lebih besar dan membangun transparansi dan kepercayaan.
- Apakah ada gangguan komunikasi yang perlu kita atasi?
- Apa satu cara untuk meningkatkan sesi curah pendapat tim kita?
- Apakah Anda lebih suka percakapan sinkron atau asinkron?
- Apakah kita menangani konflik secara terbuka dan jujur?
- Alat bantu apa yang dapat kita gunakan untuk tetap terhubung?
- Bagaimana kita bisa berlatih mendengarkan secara aktif?
- Apa gaya komunikasi Anda-tertulis, verbal, atau visual?
- Apakah ada situasi di mana Anda merasa ragu untuk berbicara?
- Apa yang bisa kita lakukan untuk meminimalkan gangguan dan memaksimalkan produktivitas selama rapat tim?
- Apakah ada anggota tim tertentu yang ingin Anda ajak untuk lebih dekat dengan Anda?
- Bagaimana kami bisamendorong semua orang untuk berpartisipasi dalam rapat?
Pembelajaran dan pengembangan
Akhirnya, karyawan benar-benar mendambakan kesempatan untuk belajar dan berkembang . Berinvestasi pada manusia - aspirasi dan motivasi mereka - berkontribusi dalam membangun ikatan antara anggota tim, manajer, dan organisasi.
Jadi, Anda perlu bertanya kepada karyawan Anda:
- Keterampilan baru apa yang ingin Anda pelajari?
- Apakah Anda ingin mendapatkan umpan balik dan bimbingan?
- Apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian Anda?
- Apa yang selalu ingin Anda coba namun belum pernah Anda lakukan?
- Di mana Anda melihat diri Anda dalam lima tahun ke depan?
- Apa yang sedang Anda baca atau pelajari saat ini?
- Apa hal yang baru saja Anda pelajari?
- Bagaimana Anda mengikuti perkembangan tren dan teknologi terbaru?
- Sudahkah Anda mempertimbangkan untuk membangun merek profesional?
- Alat bantu apa yang Anda gunakan untuk memantau kemajuan Anda dan tetap bertanggung jawab?
- Platform atau komunitas online mana yang paling membantu dalam pengembangan profesional Anda?
- Pernahkah Anda membuat sistem penghargaan atau tantangan untuk memotivasi diri Anda untuk belajar?
- Apa pendapat Anda tentang pembelajaran berdasarkan pengalaman? Apakah hal ini berlebihan atau bermanfaat?
💡Tip Profesional: Perhatikan kapan dan di mana untuk mengajukan pertanyaan saat check-in. Pertanyaan-pertanyaan seperti icebreaker, pertanyaan mengenai update pekerjaan dan komunikasi, dll., dapat ditanyakan dalam suasana kelompok. Sebaliknya, pertanyaan yang berkaitan dengan umpan balik dan kesehatan harus ditanyakan dalam suasana pribadi, empat mata.
Tingkatkan Waktu Masuk dan Rapat dengan Alat Bantu
Dengan semakin seringnya kerja jarak jauh (dan rapat online), teknologi dapat membantu memerangi kelelahan virtual, meningkatkan kolaborasi tim, dan mengoptimalkan proses rapat dengan alat bantu seperti pencatatan atau pembuatan agenda yang didukung AI.
Mari kita lihat bagaimana Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen kerja seperti ClickUp untuk menyederhanakan pertemuan dan check-in serta membuat percakapan menjadi lebih terorganisir dan organik.
Tingkatkan kolaborasi dengan alat bantu papan tulis digital
Jika Anda menyelenggarakan sesi curah pendapat secara online, alat bantu papan tulis dapat membantu Anda memetakan ide secara visual, berkolaborasi secara real time, dan memicu pemikiran kreatif-apakah itu gambar tangan untuk menjelaskan konsep kreatif atau diagram alir untuk mendesain alur kerja yang sistematis. Papan Tulis ClickUp misalnya, memungkinkan Anda untuk menggambar gambar, menambahkan bentuk, membuat catatan tempel, dan menautkan objek untuk memvisualisasikan pemikiran Anda. Anda juga dapat menambahkan gambar, tautan, dan dokumen dari Ruang Kerja ClickUp ke Papan Tulis untuk mendapatkan semua sumber daya informasi di satu tempat saat melakukan curah pendapat.
Selenggarakan rapat virtual interaktif dengan Papan Tulis ClickUp
Bagian terbaiknya? Tim jarak jauh bisa bekerja di papan tulis bersama-sama, membuat setiap rapat menjadi pengalaman yang interaktif dan kolaboratif.
Atur detail rapat Anda
Menurut sebagian besar survei, karyawan menghadiri rata-rata 10 hingga 15 pertemuan per minggu. Untuk manajer, jumlah ini bisa berlipat ganda, mencapai hingga 30 pertemuan per minggu.
Jadi, bagaimana Anda melacak rapat Anda? Ini termasuk berpartisipasi dalam rapat yang sebenarnya dan mengelola semua pekerjaan administratif, seperti agenda rapat notulen, dan catatan.
Solusinya-sebuah alat yang membantu Anda membuat sistem untuk melacak dan mengelola rapat. Misalnya, dengan ClickUp Meetings anda bisa mengatur agenda rapat, mendokumentasikan rangkuman rapat, dan melacak item tindakan-semuanya dari satu tempat.
Dokumentasikan agenda rapat Anda, item tindakan, dan lainnya dengan ClickUp Meetings
Beberapa hal yang dapat Anda lakukan adalah:
- Mengatur rapat tim Anda secara efisien dengan membuat Daftar terpisah di dalam folder 'Rapat'
- Membuat tugas untuk setiap Daftar Rapat sehingga Anda dapat secara langsung melacak pembaruan dancatatan rapat di dalam tugas itu
- Gunakan Tugas Berulang untuk rapat yang dilakukan secara berkala, seperti rapat harian dan tinjauan kuartalan
- Gunakan atributTampilan Kalender ClickUp untuk memvisualisasikan rapat Anda dalam format kalender tradisional
- Tambahkan catatan Anda ke fileClickUp Notepad sehingga Anda dapat dengan mudah mengubahnya menjadi tugas atau item tindakan setelah rapat
Namun, bukan hanya itu saja! Anda dapat menggunakan fitur Templat Agenda ClickUp untuk menetapkan tujuan rapat, menguraikan agenda, melacak kehadiran, dan mendokumentasikan keputusan-keputusan penting di satu tempat.
Templat Agenda ClickUp
Templat Agenda ClickUp hadir dalam tiga bagian:
- Informasi rapat: Di sini, Anda menguraikan tujuan rapat, logistik, dan siapa yangyang akan berpartisipasi dalam pertemuan tersebut *Agenda: Di sini, Anda akan mencantumkan poin-poin pembicaraan Anda bersama dengan nama peserta yang akan menyampaikan poin tersebut selama rapat
- Rincian pasca-rapat: Di sini, Anda menambahkan rekaman ke rapat dan catatan rapat, bersama dengan detail tentang kapan rapat berikutnya akan diselenggarakan
Dengan menduplikasi dokumen ini dan membuat agenda untuk setiap rapat Anda-1:1 dan grup-Anda dapat menghemat waktu dan menjaga agar rapat tetap fokus.
Dokumentasikan notulen rapat Anda
Dengan banyaknya rapat yang Anda hadiri setiap minggu, tidak dapat dipungkiri bahwa Anda akan melupakan sesuatu. Itulah mengapa notulen rapat -catatan tertulis tentang apa yang terjadi dalam rapat-telah menjadi protokol rapat standar.
Mulailah dengan templat seperti Templat Notulen Rapat ClickUp sehingga Anda memiliki format standar untuk semua rapat tim Anda. Templat ini memungkinkan Anda untuk membuat subhalaman untuk setiap rapat atau membuat semua notulen dalam dokumen yang sedang berjalan-apa pun metode yang Anda sukai.
Templat Notulen Rapat ClickUp
Templat ini mencakup bagian-bagian berikut:
- Peserta yang hadir: Para peserta yang hadir dalam pertemuan tersebut
- Butir-butir tindakan: Tugas-tugas yang telah dikonfirmasi bersama dengan DRI dan tenggat waktu
- Simpan untuk nanti: Topik atau ide yang memerlukan diskusi lebih lanjut
- Pembaruan umum: Pengumuman yang dibuat selama rapat
- Penghalang: Hambatan atau tantangan apa pun yang mungkin menghambat kemajuan proyek
Dengan menggunakan format standar untuk notulen rapat, Anda dapat memastikan bahwa semua informasi penting, mulai dari item tindakan hingga keputusan, dapat diakses dengan mudah.
Mempercepat operasi rapat dengan AI
Seperti yang sudah kita lihat, Alat bantu pencatatan rapat AI dapat mencatat item tindakan dan membuat ringkasan rapat secara otomatis. Yang harus Anda lakukan adalah mengambil informasi penting dan menambahkannya ke dokumen notulen rapat Anda.
Namun, tidak berhenti sampai di situ. Anda dapat menggunakan mesin GenAI seperti ClickUp Brain untuk meringkas notulen rapat Anda atau menarik item tindakan tertentu. Misalnya, jika Anda melakukan banyak check-in, maka Anda dapat meminta ClickUp Brain untuk memberikan ringkasan satu baris dari lima check-in terakhir, sehingga Anda memiliki gambaran menyeluruh tentang sentimen tim.
Rangkum pembaruan rapat dan item tindakan Anda dengan ClickUp Brain
Anda juga dapat menggunakan ClickUp Brain untuk melakukan curah pendapat tentang pertanyaan check-in yang kreatif untuk rapat atau memanfaatkan petunjuk AI untuk membuat otomatisasi alur kerja untuk tugas-tugas rutin seperti menjadwalkan rapat berulang atau mengundang peserta rapat.
Dapatkan ClickUp Brain untuk menyusun pertanyaan check-in rapat Anda
Melanjutkan percakapan di luar alat rapat Anda
Jika poin-poin penting tidak dapat didiskusikan sepenuhnya selama rapat, Anda dapat membuat percakapan grup atau menambahkan komentar ke dokumen catatan rapat untuk melanjutkan dialog. Hal ini juga membantu Anda berbagi informasi terperinci dan melakukan percakapan mendalam secara asinkron sesuai keinginan Anda, alih-alih melakukan rapat selama berjam-jam.
Sebagai contoh, Anda dapat membuat saluran untuk setiap rapat di alat komunikasi tim Anda, seperti Obrolan ClickUp untuk berbagi sumber daya, melacak item tindakan, dan melakukan percakapan ad-hoc tentang langkah selanjutnya.
Jalankan rapat asinkron dan pembaruan status dengan ClickUp Chat
ClickUp Chat sangat baik dalam membantu Anda mengatasi masalah secara instan. Katakanlah Anda hanya bertanya kepada seseorang dalam tim Anda bagaimana hari mereka, dan mereka memberi tahu Anda bahwa mereka sedikit terburu-buru karena ada hal pribadi yang muncul.
Karena ClickUp Chat terhubung dengan seluruh alur kerja mereka di ClickUp, Anda dapat menggunakan rangkuman AI untuk memeriksa beban kerja hari itu, berunding dengan anggota tim dan/atau pemangku kepentingan lainnya, menentukan prioritas ulang, menjadwalkan ulang, dan/atau menugaskan ulang tugas-semuanya dari dalam Chat. Tidak ada yang terlewatkan-karena semuanya terhubung. Dan semuanya dimulai dengan check-in yang sederhana.
Keputusannya? Biarkan alat bantu rapat yang cerdas mengambil alih pekerjaan yang menyibukkan untuk rapat check-in Anda sehingga Anda bisa fokus pada percakapan yang sebenarnya dan menggunakannya untuk mendorong hasil yang berdampak.
Hal yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan untuk Check-in yang Efektif
Sekarang saatnya untuk mengetahui etika check-in sehingga pertanyaan Anda lebih berdampak selama rapat tim dan tidak terkesan tidak sensitif atau mengganggu.
Mari kita mulai dengan yang boleh dilakukan:
- Susunlah pertanyaan secara positif untuk mendorong komunikasi yang terbuka dan jujur
- Ciptakan lingkungan yang aman dan mendukung di mana anggota tim merasa nyaman untuk berbagi pikiran dan perasaan mereka
- Sesuaikan gaya check-in Anda dengan kebutuhan dan preferensi individu
- Jaga agar check-in tetap ringkas dan terfokus agar tidak membuang-buang waktu
- Jika perlu, tindak lanjuti setiap masalah atau isu yang muncul selama check-in
Dan sekarang untuk beberapa hal yang tidak boleh dilakukan:
- Hindari mengajukan pertanyaan yang terlalu mendetail atau mengganggu
- Jangan hanya berfokus pada pekerjaan. Sertakan check-in pribadi untuk membina hubungan yang lebih kuat dan kesejahteraan
- Pastikan tidak ada yang mendominasi percakapan dan semua orang diizinkan untuk berbagi pemikiran mereka
- Jangan menghindar dari percakapan yang sulit. Atasi konflik secara langsung dan berikan umpan balik yang konstruktif
- Jangan meremehkan dan tanggapi dengan serius kekhawatiran dan ide anggota tim
💡Tips profesional:
Susunlah pertanyaan yang membantu Anda untuk mengecek rekan kerja, bukan mengecek mereka.
Inilah perbedaannya:
- Check-in bersifat empati, tidak menghakimi, dan berfokus pada tim: "Bagaimana perasaan Anda tentang proyek ini? Apakah ada hal spesifik yang ingin Anda diskusikan atau tantangan yang Anda hadapi?"
- Pemeriksaan bersifat langsung dan berfokus pada hasil: "Bagaimana status proyek saat ini? Apakah Anda sudah menyelesaikannya?"
Memanusiakan Rapat Tim Anda dengan ClickUp
Pertanyaan check-in yang dibuat dengan baik dapat merevitalisasi rapat tim, menumbuhkan lingkungan kerja yang positif dan dinamika tim yang kuat. Dengan mengajukan pertanyaan yang bijaksana dan tidak menghakimi, Anda dapat menciptakan ruang untuk komunikasi yang terbuka, empati, dan hubungan yang tulus dengan setiap anggota tim.
Dengan menggabungkan pertanyaan-pertanyaan check-in tim dengan alat bantu seperti papan tulis dan aplikasi pencatatan, Anda dapat mengoptimalkan waktu rapat, meningkatkan kolaborasi, dan mendorong hasil yang lebih baik. Itulah mengapa kami merekomendasikan untuk mencoba alat manajemen kerja all-in-one seperti ClickUp.
Alat ini membantu Anda mengatur rapat, menjadikannya kolaboratif, dan mengotomatiskan operasi rapat sehingga Anda bisa fokus untuk memfasilitasi diskusi yang bermakna dan mendorong keputusan.
Ingin tahu lebih lanjut? Daftar ke ClickUp secara gratis dan lihat bagaimana ia menyederhanakan manajemen rapat.