Cara Menulis Surat Pemberitahuan Dua Minggu [Templat di Dalam]

Apakah Anda telah memutuskan untuk berhenti dari pekerjaan Anda saat ini? Ini adalah saat yang penuh dengan perasaan campur aduk, bukan? Anda mungkin senang karena akan pindah ke padang rumput yang lebih hijau, namun takut untuk mengirim email pengunduran diri. Memastikan kepergian Anda berjalan lancar dan profesional adalah tantangan yang nyata.

Anda harus memberi tahu atasan Anda-dan melakukannya dengan cara yang meninggalkan kesan positif. Mengapa? Karena menjaga hubungan dengan perusahaan adalah kunci saat Anda pindah ke pekerjaan baru, baik untuk peluang di masa depan, referensi, atau sekadar karma baik.

Tapi bagaimana cara Anda memberikan pemberitahuan resmi untuk memastikan transisi yang lancar bagi diri Anda dan perusahaan? Itulah yang akan kita bahas dalam artikel ini.

Kami akan berbagi dengan Anda cara menulis surat pemberitahuan dua minggu, bersama dengan beberapa tips yang dapat ditindaklanjuti dan templat serta alat yang siap digunakan untuk membantu Anda menavigasi proses pengunduran diri dengan lancar.

Jadi, pastikan untuk tetap bersama kami sampai akhir!

Memahami Surat Pemberitahuan Dua Minggu

Pemberitahuan dua minggu adalah cara formal untuk memberi tahu atasan Anda bahwa Anda akan mengundurkan diri dari posisi Anda saat ini, memberi mereka waktu dua minggu untuk mencari penggantinya dan memberi waktu bagi Anda untuk menyelesaikan tanggung jawab dan merencanakan wawancara keluar. Anggap saja ini seperti memberikan tongkat estafet dalam lomba lari estafet-Anda tidak berhenti saat itu juga, tetapi memastikan serah terima tugas yang lancar kepada orang berikutnya.

Meskipun tidak diwajibkan secara hukum, hal ini merupakan praktik standar dan kesopanan profesional yang membantu perusahaan mempersiapkan diri untuk keluar dan menjaga agar semuanya tetap positif saat Anda berpisah.

Tapi bagaimana cara menulis pemberitahuan 2 minggu? Mari kita bahas di bagian selanjutnya.

Cara Menulis Surat Pemberitahuan Dua Minggu

A survei 2022 menunjukkan bahwa hanya 55% orang dewasa yang memberikan surat pemberitahuan dua minggu kepada atasan mereka.

Itu artinya Manajer SDM menghabiskan waktu berhari-hari mengelola dampak dari pengunduran diri.

Mengundurkan diri tanpa pemberitahuan dapat menimbulkan kekacauan yang signifikan di dalam perusahaan dan merusak hubungan. Untuk mencegah situasi seperti itu dan keluar tanpa menimbulkan masalah, umumkan pengunduran diri Anda secara resmi. Berikut adalah langkah-langkah untuk menyusun pemberitahuan pengunduran diri dua minggu yang profesional.

1. tujukan kepada manajer Anda secara pribadi

Awali surat pengunduran diri dengan nama penerima, yang biasanya adalah manajer atau supervisor Anda.

💡 Tips Singkat: Sebutkan 'Kepada Yth. [Nama Penerima]', bukan Yth. Bapak/Ibu.

Hal ini menunjukkan bahwa Anda mengakui dan menghargai hubungan yang telah Anda jalin dengan mereka, daripada menggunakan pendekatan yang umum dan memastikan bahwa Anda meninggalkan perusahaan dengan kesan yang positif.

2. Nyatakan dengan jelas pengunduran diri Anda

Selanjutnya, langsung masuk ke topik utama-pengunduran diri. Pastikan Anda tidak bertele-tele saat menyampaikan pemberitahuan dan tetaplah bersikap profesional. Nyatakan secara singkat bahwa Anda berniat untuk mengundurkan diri dari posisi Anda dalam dua minggu dan sebutkan tanggal hari terakhir Anda bekerja.

**Contoh

'Saya menulis untuk memberitahukan pengunduran diri saya dari posisi Manajer Pemasaran di XYZ Ltd. Hari terakhir saya bekerja adalah [Tanggal pengunduran diri]

3. Ucapkan terima kasih dengan penuh makna

Pada paragraf berikutnya, ungkapkan rasa terima kasih Anda kepada perusahaan - sebutkan kesempatan, tim yang bekerja sama dengan Anda, dan pengalaman yang membantu Anda berkembang. Anda juga bisa menyertakan alasan pengunduran diri Anda dalam paragraf ini, tetapi itu pilihan Anda.

Contoh

'Saya sangat menghargai kesempatan yang ditawarkan di XYZ Ltd. Saya menikmati bekerja dengan tim yang berbakat. Namun, saya telah menerima tawaran kesempatan kerja baru untuk memajukan karier saya sebagai Manajer Pemasaran

4. Menawarkan bantuan selama masa transisi

Langkah selanjutnya adalah menawarkan bantuan untuk kelancaran transisi. Beri tahu manajer Anda bahwa Anda berniat untuk menjalankan tugas Anda hingga hari kerja terakhir Anda.

Contoh

'Saya berkomitmen untuk membantu Anda dalam masa transisi. Saya akan bekerja selama dua minggu ke depan untuk menyelesaikan proyek ini. Tolong beritahu saya jika Anda membutuhkan dukungan tambahan selama masa transisi

5. Tentukan tanggal terakhir

Saat menentukan hari kerja terakhir Anda untuk pemberitahuan dua minggu, mulailah dengan menghitung 14 hari kalender sejak Anda menyerahkan pengunduran diri. Pastikan bahwa itu jatuh pada hari kerja biasa, bukan pada akhir pekan atau hari libur.

Jika Anda sedang berada di tengah-tengah proyek besar, pertimbangkanlah waktu pengunduran diri Anda untuk menghindari gangguan.

6. Buat penutupan yang profesional

Terakhir, tutuplah surat pemberitahuan dua minggu Anda secara formal. Anda bisa mengucapkan terima kasih kepada perusahaan sekali lagi dalam satu atau dua kalimat untuk kesempatan dan dukungannya, memberikan harapan terbaik untuk tim, dan berjanji untuk membantu selama masa transisi.

Contoh

'Tolong beritahu saya bagaimana saya bisa membantu selama masa transisi. Sekali lagi terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Saya berharap perusahaan ini sukses dalam usaha-usaha di masa depan

💡Kiat Pro: Untuk mempermudah penulisan surat pemberitahuan dua minggu, Anda bisa menggunakan ClickUp Docs dan ClickUp Brain.

ClickUp Docs

Leverage (Pengungkit) Dokumen ClickUp untuk membuat konsep dan mengedit surat Anda dalam dokumen langsung. Fitur manajemen dokumen ini di ClickUp menawarkan tempat terpusat untuk mengatur pekerjaan, dan Anda bisa menjaga dokumen tetap aman dengan kontrol privasi dan akses.

Templat bawaan dan opsi pemformatan yang kaya di Documents akan membantu Anda membuat surat pengunduran diri yang bersih dan profesional. Selain itu, karena ClickUp mengintegrasikan manajemen tugas dengan pembuatan dokumen, Anda dapat dengan mudah melacak tugas terkait apa pun, seperti menyelesaikan proyek saat ini, mengikuti sesi pelatihan, atau memberi tahu bagian SDM, semuanya dari platform yang sama.

_Rancang surat pemberitahuan dua minggu Anda dengan ClickUp Docs

ClickUp Brain ClickUp Brain di sisi lain, dapat membantu Anda membuat draf pemberitahuan pengunduran diri dengan perintah sederhana menggunakan AI. Yang perlu Anda lakukan adalah mengklik pop-up AI dari dalam Ruang Kerja ClickUp Anda atau mengetik /AI di dalam Dokumen ClickUp dan memberikan perintah bahasa alami (lihat contoh di bawah).

Pastikan Anda menentukan detail seperti nama manajer Anda, hari kerja terakhir, dll., di dalam prompt untuk mendapatkan respons yang dipersonalisasi. Ini akan menghasilkan pemberitahuan surat pengunduran diri, yang dapat Anda edit lebih lanjut berdasarkan kebutuhan Anda.

buatlah pemberitahuan formal dua minggu menggunakan ClickUp Brain_

Tips untuk Menulis Pemberitahuan Dua Minggu yang Efektif

Perpisahan yang ramah dapat memudahkan Anda untuk tetap terhubung dengan rekan kerja dan atasan, yang dapat menumbuhkan niat baik setelah masa kerja Anda di perusahaan.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda berhenti dari pekerjaan Anda secara baik-baik.

Bersikaplah terus terang, tidak kasar

Saat mengirimkan surat pemberitahuan dua minggu, buatlah semuanya singkat dan lugas. Namun, pastikan untuk menggunakan nada formal dan hindari berbicara dengan santai, tidak peduli seberapa ramahnya manajer Anda. Bersikaplah hormat dan sopan. Menggunakan nada formal mencerminkan profesionalisme dan menunjukkan bahwa Anda menghormati tempat kerja, terlepas dari perasaan pribadi Anda.

Bersikap lugas bukan berarti tidak sopan. Sangat penting untuk mengungkapkan keputusan Anda dengan jelas tanpa menyertakan detail yang tidak perlu yang dapat menimbulkan kesalahpahaman atau sentimen negatif.

Jaga agar segala sesuatunya tetap positif

Baik menulis email pemberitahuan dua minggu sebelumnya atau melakukan percakapan langsung, kedewasaan dan sikap positif akan sangat membantu. Hindari mengeluh tentang orang tertentu dan terlibat dalam perdebatan. Sebaliknya, ucapkan terima kasih kepada manajer Anda atas dukungan, bimbingan, dan kesempatan belajar yang akan membantu Anda untuk maju.

Berikan penjelasan

Saat menulis surat pemberitahuan dua minggu, tidak masalah jika Anda tidak memberikan penjelasan rinci tentang kepergian Anda. Namun, Anda mungkin akan ditanya alasannya saat berbincang dengan manajer Anda. Memberikan konteks singkat itu penting tanpa harus membahas hal-hal negatif atau mengungkapkan informasi sensitif.

Misalnya, Anda dapat menyebutkan bahwa Anda sedang mengejar peluang baru atau mencari perubahan untuk memajukan karier Anda. Hal ini akan membuat Anda tetap fokus pada pertumbuhan profesional Anda, bukan pada ketidakpuasan dengan peran Anda saat ini.

Contoh Template Surat Pemberitahuan Dua Minggu

Saat menulis surat pemberitahuan dua minggu, perasaan campur aduk adalah hal yang wajar. Anda gugup, canggung, dan bingung. Pada saat ini, Anda mungkin membutuhkan banyak usaha untuk menuangkan pemikiran Anda dengan jelas di atas kertas.

Menggunakan templat surat pemberitahuan dapat membantu. Anda tidak perlu menghadapi halaman kosong dan menulis surat pengunduran diri dari awal. Dan Anda juga tidak perlu khawatir akan membuat kesalahan yang merugikan.

Berikut adalah beberapa template yang dapat Anda gunakan:

Surat Pengunduran Diri Sederhana oleh Canva

via Canva The Surat Pengunduran Diri Sederhana adalah templat surat pengunduran diri formal bertema abu-abu merah marun yang dapat disesuaikan yang dimulai dengan alamat pengirim diikuti dengan isi surat, termasuk tanggal dan nama penerima serta detail kontak.

Ini template surat pemberitahuan dua minggu terutama berfokus pada ungkapan rasa terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang diberikan. Surat ini secara resmi ditutup dengan menawarkan bantuan selama masa transisi.

Contoh Surat Pengunduran Diri Modern oleh Canva

via Canva The Contoh Surat Pengunduran Diri Modern adalah templat surat pemberitahuan dua minggu yang sederhana namun profesional dengan skema warna biru kehijauan dan hijau tua. Templat yang dapat disesuaikan ini mirip dengan templat Canva di atas dalam hal konten, tetapi tata letak dan skema warnanya berbeda. Siapa pun yang ingin mengundurkan diri dengan anggun bisa menggunakan template ini, mengedit tanggal, nama, dan kontak, dan mengirimkannya ke manajer mereka.

Templat Pemberitahuan Dua Minggu Pemasaran oleh Templates.net

via Template.net The Templat Pemberitahuan Dua Minggu Pemasaran adalah template yang siap digunakan untuk semua posisi pemasaran. Baik Anda seorang koordinator atau manajer pemasaran, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan templat ini untuk menyusun surat pemberitahuan dua minggu yang sempurna.

Bagian terbaiknya adalah Anda bisa mengunduh ini template surat pengunduran diri di Google Docs word, PDF, dan format Apple Pages.

Surat Pemberitahuan Perpisahan oleh Templates.net

via Template.net The Templat Surat Pemberitahuan Perpisahan adalah surat pemberitahuan dua minggu yang terperinci untuk mengakhiri hubungan kerja. Templat yang dapat disesuaikan ini dimulai dengan detail alamat pengirim dan penerima dan kemudian dilanjutkan dengan informasi tentang pengunduran diri. Yang perlu Anda lakukan adalah mengunduh templat sebagai file Word atau PDF dan mulai menyesuaikannya dengan nama Anda, tanggal kerja terakhir, dan detail lainnya.

Baca Lebih Lanjut: Jika Anda siap untuk mengundurkan diri namun masih melamar pekerjaan lain, jelajahi sepuluh pekerjaan ini template resume gratis untuk Microsoft Word.

Menyampaikan Pemberitahuan Dua Minggu Anda

Beberapa orang lebih suka mengirimkan surat pemberitahuan dua minggu di akhir hari kerja mereka, sementara yang lain lebih suka di pagi hari. Jadi, adakah waktu yang tepat untuk mengirimkan surat pemberitahuan? Mari kita bahas.

Memilih waktu yang tepat

Mengumumkan pengunduran diri Anda dalam rapat tim di mana manajer Anda mungkin sedang mendiskusikan kemunduran proyek bukanlah hal yang ideal. Juga tidak baik untuk mengatakannya secara sembarangan dalam obrolan ringan, bahkan jika Anda bersahabat dengan manajer Anda.

Berikut adalah beberapa contoh 'saat yang tepat' untuk menyampaikan surat pemberitahuan dua minggu Anda:

• Di awal minggu: Memberikan surat pemberitahuan resmi pada hari Senin memberi manajer Anda waktu seminggu untuk merencanakan keluarnya Anda, memikirkan pengaturan alternatif, mendiskusikanwawancara keluar dengan bagian SDMdan seterusnya
• Setelah menutup proyek yang kritis: Menyampaikan berita tentang keluarnya Anda dari proyek dapat memengaruhi anggota tim atau rekan kerja Anda. Jadi, sampaikan pemberitahuan setelah menyelesaikan tanggung jawab proyek Anda, jika Anda bisa
• Selama masa tenang: Hindari menyampaikan berita pengunduran diri Anda pada masa-masa sibuk, seperti saat mendekati tenggat waktu proyek. Hal ini akan mencegah gangguan dan memungkinkan segala sesuatunya berjalan dengan lancar
• Dalam percakapan pribadi: Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan manajer Anda atau sering melakukan sesi umpan balik 1:1, beritahukan pengunduran diri kepada manajer Anda selama diskusi tersebut. Hal ini akan menjaga kerahasiaan berita tersebut dan memberi manajer Anda waktu untuk merencanakan segala sesuatunya

Namun, jika manajer Anda tidak sering mengadakan pertemuan, Anda harus menanyakan tentang kesediaannya dan mengatur pertemuan untuk mendiskusikan pengunduran diri Anda.

Melakukan diskusi secara langsung

Percakapan tatap muka adalah cara terbaik untuk mengumumkan pengunduran diri Anda. Jadi, temui manajer Anda secara langsung atau hubungi mereka melalui konferensi video atau panggilan telepon. Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan tentang keberangkatan Anda dan menangani saran tentang pengaturan alternatif.

💡Catatan Singkat: Hubungi manajer Anda sebelum Anda menandatangani kontrak kerja yang baru. Hal ini akan membantu Anda mengevaluasi pengaturan alternatif dan membuat pilihan terbaik. Selain itu, hal ini akan membantu Anda menghindari situasi seperti menolak tawaran pekerjaan yang diterima .

Mengelola Tugas Anda Selama Periode Pemberitahuan

Setelah Anda mengirimkan surat pemberitahuan selama dua minggu, ini seperti dua minggu berjalan di atas tali-yang harus Anda lakukan untuk menyeimbangkan antara menyelesaikan tugas dan mempersiapkan diri untuk keluar. Satu langkah yang salah, seperti tidak mengkomunikasikan informasi terbaru kepada tim, dapat mengganggu seluruh alur kerja.

Di sinilah ClickUp dapat membantu Anda.

Alat produktivitas all-in-one ClickUp memastikan Anda menyelesaikan setiap tugas secara efisien dan tepat waktu. Sebagai contoh, Tugas ClickUp membantu Anda merencanakan, mengatur, dan memprioritaskan pekerjaan yang tersisa. Anda dapat membuat tugas dan daftar tugas, mengatur alur kerja, menambahkan status khusus seperti 'dalam proses' atau 'selesai' dan label, memberikan tugas kepada anggota tim, menambahkan detail tugas, memberikan komentar dengan @mention, dan banyak lagi, untuk memastikan handoff yang lebih lancar bagi tim Anda.

kelola tugas Anda secara efisien dengan ClickUp Tasks_

Dengan ClickUp, Anda juga dapat melacak jadwal tugas. Bagan Gantt dari ClickUp dapat membantu Anda memvisualisasikan jadwal, memprioritaskan tanggal jatuh tempo, dan memastikan bahwa Anda menyelesaikan semua tugas dalam dua minggu terakhir Anda di perusahaan. Gantt Charts juga dapat membantu Anda melihat seluruh kemajuan proyek dan melacak ketergantungan untuk memastikan pengiriman tepat waktu.

lacak jadwal tugas dan proyek dengan ClickUp Gantt Charts_

Selain itu, Anda bisa melacak kinerja proyek Anda dengan Dasbor ClickUp untuk memberikan kualitas kerja terbaik sebelum berangkat. Dasbor khusus ini membantu Anda melihat beban kerja tim dan melacak produktivitas pribadi serta kinerja proyek dengan bantuan kartu, bagan, grafik, dan daftar data.

lacak kinerja proyek dengan Dasbor ClickUp_

ClickUp juga memfasilitasi kolaborasi waktu nyata. Anda dapat menggunakan Papan Tulis ClickUp untuk memetakan proses yang akan membantu mempercepat pengiriman proyek. Demikian pula, dengan menggunakan ClickUp Docs, Anda bisa mendokumentasikan umpan balik klien, detail proyek, praktik terbaik, materi referensi, dll., dan membagikannya dengan tim Anda agar semuanya terus berjalan bahkan saat Anda tidak ada di tempat.

berkolaborasi dalam waktu nyata menggunakan Papan Tulis ClickUp_

Bukan itu saja; Obrolan ClickUp dapat membantu memusatkan komunikasi dan percakapan tim Anda di satu tempat. Lagipula, hal terakhir yang Anda butuhkan selama periode pemberitahuan dua minggu adalah membuang waktu dan energi untuk mengganti konteks.

ubah pesan menjadi tugas dalam satu klik menggunakan ClickUp Chat_

Gunakan ClickUp Chat untuk menautkan tugas dan pesan agar Anda tidak melewatkan apa pun. Anda dapat memberi tahu semua orang tentang pengumuman dan pembaruan penting. Anda juga dapat menggunakan AI dalam Chat untuk mendapatkan jawaban yang disarankan, meringkas utas diskusi, dan membuat tugas secara otomatis dari obrolan Anda.

Selesaikan Tugas Tertunda Anda Lebih Cepat dengan ClickUp

Menulis surat pemberitahuan dua minggu sekali bukanlah hal yang wajib dilakukan, namun merupakan praktik standar. Hal ini membantu Anda berpisah dengan perusahaan Anda saat ini dengan cara yang positif dan profesional. Menginformasikan perusahaan tentang pengunduran diri Anda dan menawarkan bantuan selama masa transisi adalah salah satu cara termudah untuk menjaga hubungan dengan kolega Anda di luar pekerjaan.

Namun, melakukan transisi yang mulus sesuai dengan kebijakan pengunduran diri perusahaan membutuhkan penyelesaian semua tugas yang tertunda dan membantu proyek-proyek penting dalam waktu yang terbatas. Di sinilah ClickUp dapat membantu.

ClickUp memiliki beberapa fitur lain yang dapat membantu Anda menyelesaikan proyek yang sedang berjalan dan yang tertunda dalam waktu dua minggu dengan tetap memenuhi kriteria kualitas. Fitur manajemen tugasnya memungkinkan Anda untuk mengatur dan memprioritaskan tugas sehingga Anda dapat fokus pada item prioritas tinggi sebelum keberangkatan Anda. Dokumen Kolaboratif memungkinkan Anda mendokumentasikan kemajuan dan membuat catatan serah terima yang mendetail, memastikan transisi yang lancar bagi siapa pun yang mengambil alih tanggung jawab Anda.

Ingin menjelajahi lebih lanjut? Daftar ke ClickUp secara gratis !