Pengeluaran global untuk perangkat lunak perusahaan berjumlah sekitar $913 miliar pada tahun 2023.
Saat ini, rata-rata tumpukan teknologi organisasi mencakup sekitar 300 alat. Itu berarti 300 lisensi perangkat lunak yang harus dinegosiasikan, dilacak, dan dipelihara.
Tidak heran jika perusahaan di seluruh dunia hanya menggunakan setengah dari lisensi perangkat lunak mereka-sisanya masih belum terlacak atau kurang dimanfaatkan.
Mengoptimalkan penggunaan lisensi perangkat lunak dapat menghasilkan penghematan yang signifikan dan juga membantu menjaga kepatuhan dengan peraturan lisensi.
Dalam artikel ini, kami akan memberi tahu Anda tentang berbagai jenis lisensi perangkat lunak yang ditawarkan oleh vendor perangkat lunak dan cara memilih model lisensi perangkat lunak yang terbaik untuk bisnis Anda. Kami juga akan menunjukkan kepada Anda cara melacak dan mengelola semua lisensi Anda secara efisien dan menghindari pemborosan.
**Apa Itu Lisensi Perangkat Lunak?
Lisensi perangkat lunak adalah dokumen hukum yang menguraikan bagaimana perangkat lunak dapat digunakan, didistribusikan, dan dimodifikasi. Perjanjian lisensi perangkat lunak menguraikan syarat dan ketentuan di mana Anda dapat mengakses, menyalin, mengubah, dan berbagi perangkat lunak. Anggap saja sebagai kontrak antara Anda dan pengembang perangkat lunak.
Berbagai jenis lisensi perangkat lunak menentukan hak dan batasan pengguna dengan berbagai cara, termasuk apakah perangkat lunak dapat dibagikan, berapa banyak perangkat yang dapat diinstal, dan apakah pengguna dapat mengakses kode sumber.
Lisensi memastikan bahwa Anda menggunakan perangkat lunak secara legal dan sesuai dengan semua peraturan dan ketentuan yang berlaku. Lisensi juga sering kali menguraikan ketentuan dukungan dan pembaruan yang berhak Anda dapatkan.
Selain itu, lisensi membantu pengembang perangkat lunak mendapatkan bayaran untuk pekerjaan mereka sehingga mereka dapat terus menciptakan perangkat lunak yang baru dan inovatif.
Jenis Lisensi Perangkat Lunak yang Umum
Berikut ini adalah jenis-jenis lisensi perangkat lunak utama yang digunakan saat ini:
Lisensi kepemilikan
Lisensi ini membatasi akses ke kode sumber dan bagaimana perangkat lunak dapat digunakan.
Lisensi kepemilikan, juga dikenal sebagai lisensi sumber tertutup atau lisensi komersial, memberikan hak terbatas kepada pengguna. Hanya pengembang atau kelompok tertentu yang memiliki akses ke kode sumbernya.
Pelanggan dapat menggunakan perangkat lunak, tetapi mereka tidak dapat memodifikasi, mendistribusikan, atau menjualnya tanpa izin eksplisit.
Lisensi kepemilikan sering digunakan untuk perangkat lunak komersial yang dimaksudkan untuk menghasilkan pendapatan.
Sebagai contoh: Aplikasi perangkat lunak komersial, seperti Microsoft Office dan SAP
melalui SAP
Lisensi sumber terbuka
Lisensi perangkat lunak sumber terbuka adalah lisensi perangkat lunak yang memberikan hak yang luas kepada pengguna untuk mengakses, memodifikasi, mendistribusikan, dan bahkan menjual perangkat lunak tersebut. Kode sumber perangkat lunak tersedia untuk umum, memungkinkan siapa saja untuk memeriksa, meningkatkan, dan mengadaptasinya.
Lisensi perangkat lunak sumber terbuka mendorong transparansi dan akuntabilitas serta memberikan fleksibilitas yang tinggi kepada pengguna. Perangkat lunak semacam itu sering kali mendapat manfaat dari komunitas pengembang yang besar yang berkontribusi pada pengembangan dan peningkatan kode perangkat lunak.
Sebagai contoh: Lisensi Publik Umum GNU (GNU General Public License/GPL), Lisensi MIT, dan Lisensi Apache 2.0
via GNU
Perangkat lunak bebas dan perangkat lunak berbagi
Istilah freeware dan shareware sering digunakan secara bergantian, tetapi keduanya adalah dua model lisensi perangkat lunak yang berbeda.
Freeware adalah perangkat lunak yang ditawarkan untuk digunakan secara gratis. Meskipun gratis, fungsionalitas atau fiturnya mungkin terbatas. Mungkin juga ada pembatasan terkait modifikasi dan distribusi ulang.
Sebagai contoh: Firefox, VLC Media Player, dan GIMP
via Mozilla Firefox
Shareware adalah perangkat lunak yang disediakan secara gratis sebagai versi uji coba untuk jangka waktu terbatas atau dengan fitur terbatas. Versi lengkap biasanya memerlukan biaya untuk membuka semua fitur atau terus menggunakannya setelah masa uji coba.
Sebagai contoh: Adobe Photoshop dan Microsoft Office
Lisensi domain publik
Lisensi domain publik adalah jenis lisensi perangkat lunak yang menempatkan perangkat lunak ke dalam domain publik, artinya perangkat lunak tersebut sepenuhnya bebas dari pembatasan hak cipta, sehingga siapa pun dapat menggunakan, memodifikasi, dan mendistribusikannya tanpa batasan apa pun.
Perangkat lunak domain publik dapat mendorong inovasi dan kreativitas, karena siapa pun dapat berkontribusi untuk pengembangan dan peningkatannya. Tidak ada batasan hukum hak cipta mengenai bagaimana perangkat lunak dapat digunakan atau dikomersialkan.
Contoh: SQLite
melalui SQLite
Model Lisensi Perangkat Lunak Populer
Jenis lisensi perangkat lunak eksklusif dapat terdiri dari berbagai jenis. Kami akan menguraikan kategori utama di sini sehingga Anda dapat memutuskan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
TL; DR: 6 jenis lisensi perangkat lunak berpemilik yang dirangkum
- Lisensi abadi: Biaya awal yang tinggi tetapi stabil untuk penggunaan jangka panjang yang tidak memerlukan penskalaan
- Lisensi berlangganan: Fleksibel, diperbarui secara berkala, dan dapat diskalakan-ideal untuk lingkungan yang dinamis dan terus berkembang
- Lisensi berbasis penggunaan: Hemat biaya untuk penggunaan yang bervariasi namun memerlukan pemantauan yang cermat untuk menghindari biaya tak terduga
- Lisensi berbayar untuk pemakaian berlebih: Ramah anggaran hingga Anda melampaui batas; baik untuk penggunaan yang sebagian besar stabil tetapi terkadang berubah-ubah
- Lisensi perangkat: Terbaik untuk lingkungan tetap dengan perangkat keras khusus, mudah dikelola tetapi tidak fleksibel
- Lisensi bersamaan: Ideal untuk tim yang berbagi akses, fleksibel dalam batas pengguna tetapi memerlukan pemantauan
Lisensi abadi
Model lisensi abadi adalah metode lisensi perangkat lunak tradisional di mana pelanggan membeli lisensi untuk menggunakan perangkat lunak tanpa batas waktu. Setelah lisensi dibeli, pelanggan dapat terus menggunakan perangkat lunak selama yang mereka butuhkan tanpa biaya berlangganan yang berulang.
Pelanggan membayar biaya di muka tunggal untuk mendapatkan lisensi perangkat lunak, dan tidak ada biaya berlangganan atau pemeliharaan yang berkelanjutan
Keuntungan dari lisensi abadi
- Prediktabilitas: Pelanggan dapat merencanakan biaya perangkat lunak mereka di muka tanpa ketidakpastian biaya langganan berulang atau kenaikan harga
- Kepemilikan: Lisensi abadi dapat memberikan rasa kepemilikan dan kontrol atas perangkat lunak
- Penghematan biaya jangka panjang: Dalam beberapa kasus, lisensi abadi dapat lebih hemat biaya daripada model lain, terutama untuk organisasi yang menggunakan perangkat lunak selama bertahun-tahun
- Akses offline: Lisensi abadi sering kali dilengkapi dengan kemampuan untuk menggunakan perangkat lunak tanpa akses internet yang berkelanjutan
- Tidak ada ketergantungan pada vendor: Pengguna tidak terlalu bergantung pada vendor setelah pembelian awal. Bahkan jika vendor menghentikan perangkat lunak, pengguna tetap memiliki hak untuk menggunakan versi yang mereka beli
Kerugian dari lisensi abadi
- Tidak ada pembaruan otomatis: Akses ke pembaruan di masa mendatang atau fitur baru mungkin memerlukan biaya tambahan
- Biaya di muka lebih tinggi: Harga pembelian awal untuk lisensi perpetual bisa jadi tinggi
- Potensi keusangan: Seiring perkembangan teknologi, lisensi perpetual mungkin menjadi kurang diminati jika perangkat lunak menjadi usang atau sulit dipelihara
- Biaya pemeliharaan dan dukungan: Dukungan, pemeliharaan, dan pembaruan yang sedang berlangsung mungkin tidak disertakan dengan lisensi abadi atau mungkin memerlukan pembelian paket pemeliharaan terpisah
- Risiko keuangan di muka: Investasi awal yang tinggi merupakan risiko keuangan jika perangkat lunak tidak memenuhi kebutuhan organisasi atau jika persyaratan bisnis berubah
Baca juga: Bagaimana cara melacak utang teknis
Lisensi berbasis langganan
Lisensi berbasis langganan, juga dikenal sebagai Software as a Service (SaaS), adalah model lisensi perangkat lunak yang populer di mana pelanggan membayar biaya berulang untuk menggunakan perangkat lunak selama periode tertentu.
Jenis lisensi perangkat lunak ini biasanya melibatkan produk berbasis cloud. Pelanggan membayar biaya langganan reguler, biasanya bulanan atau tahunan, dan dapat menggunakan perangkat lunak hanya selama periode langganan.
Keuntungan dari lisensi berbasis langganan
- Biaya di muka yang lebih rendah: Biaya awal yang lebih rendah dibandingkan dengan lisensi abadi membuatnya lebih mudah diakses oleh usaha kecil dan organisasi dengan modal terbatas
- Fleksibilitas: Pelanggan dapat dengan mudah meningkatkan atau menurunkan penggunaan mereka berdasarkan kebutuhan mereka, karena tidak ada penguncian di luar durasi langganan mereka
- Pembaruan otomatis: Model berbasis langganan sering kali menyertakan pembaruan dan peningkatan otomatis, memastikan Anda tidak menghadapi keusangan
- Mengurangi biaya TI: Solusi SaaS berbasis cloud dapat mengurangi beban TI pada organisasi dengan menghilangkan kebutuhan instalasi dan pemeliharaan perangkat lunak lokal
- Akses yang lebih mudah ke perangkat lunak tingkat lanjut: Lisensi berlangganan memudahkan organisasi untuk mengakses dan membeli perangkat lunak tingkat lanjut atau tingkat perusahaan
Kekurangan dari lisensi berbasis langganan
- Biaya berulang: Pelanggan harus terus membayar biaya berlangganan untuk mempertahankan akses ke perangkat lunak
- Ketergantungan: Pelanggan bergantung pada penyedia perangkat lunak untuk dukungan dan ketersediaan yang berkelanjutan
- Potensi kenaikan harga: Biaya langganan dapat meningkat dari waktu ke waktu, yang dapat menyebabkan biaya yang lebih tinggi dari yang diharapkan untuk organisasi
- Kendali terbatas: Pelanggan mungkin memiliki kendali yang lebih sedikit atas konfigurasi dan penyesuaian perangkat lunak
- Kepemilikan terbatas: Tidak seperti lisensi abadi, lisensi berbasis langganan tidak memberikan kepemilikan perangkat lunak. Organisasi dapat kehilangan akses ke data atau konfigurasi mereka jika langganan berakhir
Baca juga: Contoh SaaS teratas
Lisensi berbasis penggunaan
Lisensi berbasis penggunaan adalah model lisensi perangkat lunak di mana pelanggan membayar perangkat lunak berdasarkan penggunaan atau konsumsi aktual mereka. Hal ini dapat diukur dengan berbagai cara, seperti jumlah pengguna, transaksi, volume data, atau waktu pemrosesan.
Jenis lisensi perangkat lunak ini sering kali melibatkan pengukuran atau pemantauan konsumsi pelanggan untuk menghitung biaya secara akurat. Biaya perangkat lunak dapat meningkat atau menurun berdasarkan pola penggunaan pelanggan. Biasanya, kredit dibeli di muka, dan unit dikurangi dengan setiap penggunaan.
Metrik penggunaan umum mencakup jumlah pengguna, transaksi, volume data, dan sumber daya komputasi yang digunakan.
Keuntungan dari lisensi berbasis penggunaan
- Efisiensi biaya: Organisasi hanya membayar untuk apa yang mereka gunakan, sehingga model ini sangat hemat biaya bagi mereka yang memiliki pola penggunaan yang berubah-ubah atau tidak dapat diprediksi
- Skalabilitas: Biaya perangkat lunak dapat meningkat atau menurun berdasarkan kebutuhan pelanggan yang berubah-ubah
- Fleksibilitas: Pelanggan dapat menyesuaikan pola penggunaan mereka untuk mengendalikan biaya
- Biaya awal yang lebih rendah: Biaya di muka biasanya lebih rendah dibandingkan dengan model lisensi tradisional
- Penetapan harga yang transparan: Lisensi berbasis penggunaan sering kali memberikan visibilitas yang jelas tentang bagaimana biaya dikeluarkan, yang dapat meningkatkan perencanaan keuangan dan manajemen sumber daya.
Kekurangan dari lisensi berbasis penggunaan
- Kerumitan: Lisensi berbasis penggunaan bisa jadi lebih rumit untuk diterapkan dan dikelola daripada model lainnya. Organisasi perlu memantau penggunaannya dengan cermat untuk menghindari biaya yang tidak terduga
- Tantangan pengukuran: Mengukur penggunaan secara akurat bisa jadi sulit, terutama untuk aplikasi perangkat lunak yang kompleks
- Potensi biaya yang tidak terduga atau tinggi: Jika pola penggunaan berfluktuasi secara signifikan, pelanggan mungkin menghadapi kenaikan biaya yang tidak terduga
Baca juga: Strategi manajemen anggaran TI
Lisensi bayar-untuk-lebihan
Lisensi bayar-untuk-lebihan adalah jenis model lisensi berbasis penggunaan di mana pelanggan membayar biaya dasar untuk tingkat penggunaan tertentu dan kemudian dikenai biaya tambahan jika melebihi batas tersebut. Model ini sering digunakan bersama dengan model lisensi lainnya, seperti berbasis langganan atau berbasis penggunaan.
Keuntungan dari lisensi bayar-untuk-lebihan
- Prediktabilitas: Pelanggan dapat memperkirakan biaya mereka dengan lebih akurat karena mereka mengetahui biaya dasar dan dapat memperkirakan potensi kelebihan pemakaian
- Fleksibilitas: Pelanggan dapat menyesuaikan pola penggunaan mereka untuk menghindari biaya yang berlebihan
- Pengendalian biaya: Lisensi semacam ini dapat membantu pelanggan mengendalikan biaya perangkat lunak mereka dengan menetapkan anggaran untuk penggunaan
- Tidak ada gangguan layanan: Pengguna tidak akan mengalami gangguan layanan jika mereka melebihi batas mereka, karena mereka cukup membayar untuk penggunaan tambahan
- Kemudahan masuk: Organisasi dapat memulai dengan paket dasar yang lebih rendah dan meningkatkannya sesuai kebutuhan
Kekurangan dari lisensi bayar per pemakaian
- Biaya yang tidak dapat diprediksi: Jika pola penggunaan berfluktuasi secara signifikan, pelanggan mungkin menghadapi biaya kelebihan pemakaian yang tidak terduga
- Kerumitan: Lisensi bayar-untuk-lebihan bisa lebih rumit untuk dianggarkan, diterapkan, dan dikelola daripada model lainnya
- Risiko konsumsi sumber daya yang berlebihan: Tanpa pemantauan yang tepat, organisasi dapat secara tidak sengaja menggunakan lebih banyak sumber daya daripada yang diperlukan, yang menyebabkan biaya kelebihan pemakaian yang lebih tinggi dan peningkatan biaya operasional
- Ketergantungan pada pelaporan penggunaan yang akurat: Setiap ketidaksesuaian atau penundaan dalam pelaporan dapat mengakibatkan biaya tak terduga atau perselisihan
Baca Lebih Lanjut: Perangkat lunak untuk manajemen vendor
Lisensi perangkat
Dalam lisensi perangkat, perjanjian lisensi pengguna akhir terikat dengan konfigurasi perangkat fisik atau perangkat keras tertentu. Ini berarti bahwa perangkat lunak hanya dapat digunakan pada perangkat tertentu atau dalam batasan perangkat keras yang ditentukan.
Lisensi yang sama biasanya tidak dapat ditransfer ke perangkat lain atau digunakan oleh banyak pengguna. Lisensi perangkat dapat membatasi fleksibilitas penyebaran dan penggunaan perangkat lunak.
Lisensi perangkat dapat ditemukan dalam kasus penggunaan tertentu seperti sistem tertanam (perangkat lunak yang tertanam di perangkat seperti printer, router, atau pengontrol industri), aplikasi pengguna tunggal tertentu, dan perangkat lunak yang bergantung pada perangkat keras.
Keuntungan dari lisensi perangkat
- Kesederhanaan dan kemudahan pengelolaan: Karena lisensi ditautkan ke perangkat tertentu, maka lebih mudah dilacak dan memastikan kepatuhan
- Prediktabilitas biaya: Organisasi dapat dengan mudah memprediksi biaya, karena jumlah lisensi yang diperlukan sesuai dengan jumlah perangkat
- Keamanan: Lisensi perangkat dapat membantu melindungi dari penggunaan perangkat lunak yang tidak sah dan pembajakan
- **Kompatibilitas perangkat keras: Dapat memastikan bahwa perangkat lunak kompatibel dengan perangkat keras yang dituju
- Stabilitas dan konsistensi: Lisensi perangkat sering kali menyertakan opsi lisensi abadi, yang berarti perangkat lunak dapat digunakan pada perangkat tanpa batas waktu. Hal ini memberikan lingkungan penggunaan yang stabil dan konsisten tanpa biaya berulang
Kerugian dari lisensi perangkat
- Fleksibilitas terbatas: Lisensi perangkat dapat membatasi penggunaan pada satu perangkat, sehingga membatasi fleksibilitas dan berpotensi meningkatkan biaya
- Ketergantungan pada perangkat keras: Jika perangkat hilang atau rusak, perangkat lunak tidak dapat digunakan. Selain itu, peningkatan perangkat keras mungkin memerlukan pembelian lisensi perangkat lunak baru
- Kurangnya penggunaan: Jika perangkat berlisensi kurang digunakan, lisensi tersebut mungkin tidak digunakan sepenuhnya, sehingga menyebabkan inefisiensi
- Kesulitan dalam pekerjaan jarak jauh atau di luar kantor: Jika karyawan perlu mengakses perangkat lunak dari lokasi yang berbeda, lisensi perangkat dapat menjadi penghalang
Baca juga: Alat manajemen proyek gratis terbaik
Perizinan bersamaan
Lisensi bersamaan adalah model lisensi perangkat lunak yang memungkinkan sejumlah pengguna tertentu mengakses perangkat lunak pada saat yang sama, daripada memberikan lisensi kepada masing-masing pengguna. Hal ini sangat berguna di lingkungan di mana tidak semua pengguna perlu menggunakan perangkat lunak secara bersamaan.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang stafnya bekerja secara bergiliran dapat membeli sejumlah lisensi tertentu untuk perangkat lunak desain, karena mengetahui bahwa tidak semua desainernya akan mengakses perangkat lunak tersebut secara bersamaan.
Lisensi bersamaan terkadang juga disebut lisensi mengambang
Keuntungan dari lisensi bersamaan
- Efisiensi biaya: Lisensi bersamaan dapat menghemat biaya untuk organisasi yang tidak semua penggunanya mengakses perangkat lunak pada waktu yang sama
- Fleksibilitas: Model ini ideal untuk organisasi dengan pengguna di zona waktu yang berbeda atau dengan jadwal kerja yang berbeda-beda, karena lisensi dialokasikan berdasarkan penggunaan aktual dan bukan jumlah pengguna
- Penggunaan sumber daya yang dioptimalkan: Organisasi dapat memastikan lisensi tidak digunakan secara berlebihan. Ketika satu pengguna selesai menggunakan perangkat lunak, lisensi dapat secara otomatis tersedia untuk pengguna lain
- Skalabilitas: Lisensi dapat ditambahkan atau dikurangi sesuai kebutuhan
- Kemudahan manajemen: Manajemen lisensi disederhanakan karena tidak ada lisensi yang perlu ditetapkan untuk setiap pengguna individu
Kerugian dari lisensi bersamaan
- Perebutan lisensi: Ada risiko bahwa tidak ada cukup lisensi yang tersedia saat dibutuhkan, yang menyebabkan penundaan atau waktu henti
- Kerumitan dalam memantau penggunaan: Organisasi mungkin perlu memantau penggunaan lisensi secara ketat untuk memastikan bahwa mereka memiliki cukup lisensi untuk memenuhi permintaan tanpa mengeluarkan biaya yang berlebihan untuk lisensi yang tidak perlu
- Potensi penggunaan berlebihan: Jika tidak dikelola dengan baik, lisensi bersamaan dapat menyebabkan penggunaan berlebihan, di mana terlalu banyak pengguna yang mencoba mengakses perangkat lunak sekaligus
- Biaya awal yang lebih tinggi: Biaya awal untuk menyiapkan dan membeli lisensi yang diperlukan mungkin lebih tinggi daripada model lisensi lainnya, terutama jika pola penggunaan yang akurat sulit diprediksi
- Ketergantungan pada server lisensi: Lisensi serentak sering kali membutuhkan server lisensi terpusat untuk mengelola distribusi lisensi
Baca juga: Bagaimana manajemen aset TI bermanfaat bagi bisnis
Memilih Lisensi Perangkat Lunak yang Tepat untuk Bisnis Anda
Saat memilih lisensi perangkat lunak, penting untuk mengevaluasi beberapa faktor utama untuk memastikan lisensi tersebut sesuai dengan kebutuhan, anggaran, dan tujuan jangka panjang organisasi Anda.
Berikut ini adalah faktor paling penting yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi berbagai jenis lisensi perangkat lunak:
Biaya
- Kaji biaya di muka dari lisensi, termasuk apakah itu pembayaran satu kali (lisensi abadi) atau berulang (berbasis langganan, berbasis penggunaan, dll.).
- Hitung biaya total kepemilikan (TCO). Sertakan biaya yang sedang berlangsung seperti biaya pemeliharaan, biaya dukungan, biaya peningkatan, atau biaya kelebihan pembayaran
- Pertimbangkan bagaimana biaya akan terakumulasi dari waktu ke waktu. Misalnya, model langganan mungkin memiliki biaya di muka yang lebih rendah tetapi bisa menjadi lebih mahal dalam jangka panjang
Hak penggunaan
- Pahami jika ada batasan dalam hak penggunaan. Beberapa lisensi mungkin membatasi penggunaan pada lingkungan tertentu (misalnya, di lokasi vs. cloud)
- Pertimbangkan betapa mudahnya untuk meningkatkan atau menurunkan skala lisensi berdasarkan kebutuhan Anda, menambah atau menghapus pengguna, atau mentransfer lisensi ke perangkat atau pengguna yang berbeda
- Tentukan apakah fungsi tertentu memerlukan lisensi atau biaya tambahan
Baca juga: Perangkat lunak manajemen TI
Dukungan dan pemeliharaan
- Evaluasi tingkat dukungan yang disediakan di bawah lisensi. Apakah itu termasuk dukungan 24/7, atau terbatas? Berapa waktu respons dan saluran dukungan yang tersedia (misalnya, telepon, email, obrolan)?
- Periksa apakah lisensi mencakup pembaruan dan peningkatan reguler
- Pastikan lisensi mencakup perbaikan bug kritis dan patch keamanan
Kepatuhan
- Pastikan Anda memahami dan dapat mematuhi ketentuan lisensi untuk menghindari masalah hukum
- Pertimbangkan apakah lisensi dan perangkat lunak memenuhi peraturan khusus industri (misalnya, GDPR, HIPAA) yang relevan dengan organisasi Anda
Pertimbangkan kepatuhan saat mengevaluasi berbagai jenis lisensi perangkat lunak
Skalabilitas dan fleksibilitas
- Pertimbangkan apakah **lisensi dapat menyesuaikan diri dengan pertumbuhan organisasi Anda. Apakah lisensi tersebut memungkinkan penambahan pengguna, peningkatan volume data, atau perluasan fungsionalitas seiring dengan pertumbuhan kebutuhan Anda?
- Evaluasi seberapa mudah beradaptasi lisensi tersebut terhadap perubahan dalam struktur organisasi Anda
Kompatibilitas
- Pastikan perangkat lunak tersebut kompatibel dengan infrastruktur TI yang ada, termasuk perangkat keras, sistem operasi, dan perangkat lunak lainnya
- Pertimbangkan seberapa baik perangkat lunak tersebut berintegrasi dengan sistem dan alur kerja Anda saat ini
Pelanggan dapat menggunakan 1000+ integrasi yang sudah ada atau membangun sendiri dengan Integrasi ClickUp
Vendor
- Teliti sejarah dan stabilitas keuangan vendor perangkat lunak. Vendor yang stabil lebih mungkin memberikan dukungan dan pembaruan yang dapat diandalkan dalam jangka panjang
- Cari testimoni pelanggan, ulasan, dan studi kasus untuk mengukur pengalaman pengguna lain
Kesederhanaan
- Pertimbangkan antarmuka pengguna perangkat lunak dan kemudahan penggunaan. Perangkat lunak yang sulit digunakan dapat menyebabkan produktivitas yang lebih rendah dan biaya pelatihan yang lebih tinggi
- Evaluasi ketersediaan sumber daya pelatihan, termasuk dokumentasi, tutorial, dan dukungan pelanggan, sehingga tim Anda dapat menggunakan perangkat lunak secara efektif
Baca Lebih Lanjut: Perangkat lunak basis pengetahuan SaaS
Umur panjang
- Pertimbangkan apakah perangkat lunak dan model lisensinya akan memenuhi kebutuhan jangka panjang Anda. Evaluasi peta jalan vendor dan seberapa sering perangkat lunak menerima pembaruan untuk memastikan perangkat lunak tersebut tidak akan menjadi usang
- Lihatlah potensi perangkat lunak untuk mengadopsi teknologi masa depan atau berkembang dengan tren industri, yang dapat membantu menjaga organisasi Anda tetap kompetitif
Kustomisasi dan kontrol
- Pertimbangkan apakah perangkat lunak tersebut memungkinkan untuk kustomisasi agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Beberapa lisensi mungkin membatasi sejauh mana Anda dapat memodifikasi atau mengonfigurasi perangkat lunak
- Juga, cari tahu siapa yang mengontrol data. Pada model berbasis cloud atau model langganan, sangat penting untuk mengetahui bagaimana data disimpan, siapa yang memilikinya, dan bagaimana data tersebut dapat diakses atau dimigrasi jika Anda berganti penyedia.
Memilih lisensi perangkat lunak yang tepat melibatkan keseimbangan antara biaya, hak penggunaan, dan dukungan dengan kebutuhan dan tujuan organisasi Anda. Dengan mengevaluasi faktor-faktor ini secara cermat, Anda dapat memilih perjanjian lisensi perangkat lunak yang tidak hanya memenuhi kebutuhan Anda saat ini, tetapi juga memposisikan organisasi Anda untuk pertumbuhan dan kemampuan beradaptasi di masa depan.
Berikut ini adalah tabel perbandingan jenis-jenis utama lisensi perangkat lunak untuk membantu Anda menganalisisnya dengan lebih cepat:
Perbandingan cepat enam jenis utama lisensi perangkat lunak | Jenis Lisensi | Biaya | Hak Pengguna | Kemudahan Penggunaan | Fleksibilitas | Dukungan | Terbaik Untuk | | ----------------------------- | ----------------------------- | -------------------------------------------- | ------------------------- | ----------- | ------------------------------------------ | ----------------------------------------- | | Lisensi Abadi | Biaya di muka tinggi | Penggunaan tak terbatas untuk versi yang dibeli | Sederhana setelah disiapkan | Terbatas | Mungkin memerlukan kontrak pemeliharaan terpisah | Penggunaan jangka panjang dengan kebutuhan yang stabil | Lisensi Berlangganan | Berulang, biaya awal lebih rendah | Akses berkelanjutan, sering kali termasuk pembaruan | Sederhana | Tinggi | Termasuk dukungan dan pembaruan | Bisnis yang membutuhkan perangkat lunak terbaru | Lisensi Berbasis Penggunaan | Biaya variabel berdasarkan penggunaan | Bayar per penggunaan; sering kali terkait dengan metrik tertentu | Memerlukan pemantauan | Tinggi | Dukungan dasar | Pola penggunaan yang berfluktuasi | Lisensi Bayar per Penggunaan | Biaya dasar + biaya untuk kelebihan penggunaan | Hak penggunaan dasar tetap; membayar lebih untuk kelebihan penggunaan | Mudah hingga terjadi kelebihan penggunaan | Sedang | Dukungan dasar | Penggunaan yang umumnya stabil dan sesekali terjadi lonjakan penggunaan | Lisensi Perangkat | Per perangkat, biaya stabil | Terikat pada perangkat tertentu | Sederhana | Rendah | Dukungan dasar | Lingkungan dengan workstation tetap | | Lisensi Bersamaan | Biaya sedang hingga tinggi, digunakan bersama | Lisensi bersama yang digunakan oleh beberapa pengguna | Membutuhkan pemantauan | Tinggi | Dukungan bersama | Tim dengan kebutuhan penggunaan yang tumpang tindih
Baca juga: Panduan untuk manajemen proses bisnis
Cara Melacak dan Mengelola Lisensi Perangkat Lunak
Seiring dengan pertumbuhan organisasi dan perluasan operasi, penggunaan aplikasi perangkat lunak meningkat secara eksponensial. Dengan penggunaan yang terus meningkat, mengelola lisensi perangkat lunak secara efisien sekaligus menjaga biaya tetap optimal bisa sangat memusingkan.
ClickUp adalah perangkat lunak manajemen tugas dengan alat bantu tangguh yang memberdayakan organisasi untuk mengelola lisensi perangkat lunak mereka secara efektif, memastikan kepatuhan sekaligus meminimalkan pengeluaran yang berlebihan dan meningkatkan praktik pencatatan.
ClickUp dapat menyederhanakan pengelolaan semua jenis lisensi perangkat lunak
Manajemen lisensi terpusat
Tim dapat membuat repositori terpusat untuk semua lisensi perangkat lunak di ClickUp. Anda juga dapat mengatur Folder individual berdasarkan tim, jenis perangkat lunak, atau preferensi lainnya. Fitur-fiturnya Hierarki ClickUp memastikan bahwa semua informasi Anda disimpan secara sistematis.
Dengan berbagai Tampilan ClickUp (seperti Daftar, Papan, atau Garis Waktu), tim dapat memvisualisasikan proses manajemen aset perangkat lunak mereka secara efektif. Hal ini memudahkan untuk melacak lisensi yang dimiliki, biaya, dan tingkat penggunaannya, sehingga membantu organisasi menghindari pembelian yang tidak perlu.
Mengatur otomatisasi khusus di ClickUp untuk tugas-tugas yang berulang
Mengatur pemicu untuk tanggal perpanjangan lisensi dengan Otomatisasi ClickUp memastikan Anda tidak pernah melewatkan tenggat waktu yang penting.
Kategorisasi dan pelacakan granular
Pengguna dapat mengatur Bidang Khusus untuk mengkategorikan lisensi berdasarkan jenis, biaya, tanggal kedaluwarsa, dan frekuensi penggunaan. Pendekatan terstruktur ini memungkinkan tim untuk mengidentifikasi lisensi yang kurang dimanfaatkan dan mengoptimalkan pengeluaran yang sesuai.
Pantau kemajuan proses di berbagai tim menggunakan Dasbor ClickUp
Buat kustomisasi Dasbor di ClickUp untuk memantau penggunaan lisensi dan status kepatuhan secara real-time, sehingga meningkatkan efisiensi pencatatan secara keseluruhan. Pengingat ClickUp memudahkan Anda untuk menjadwalkan audit internal secara teratur. Pendekatan proaktif ini memastikan bahwa organisasi Anda tetap mematuhi persyaratan lisensi dan siap menghadapi audit eksternal.
Dokumentasi
ClickUp memungkinkan pengguna untuk membuat dokumentasi terperinci terkait lisensi perangkat lunak, termasuk persyaratan penggunaan, tanggal pembaruan, dan catatan kepatuhan. Buat dokumen Anda secara kolaboratif dengan tim Anda dengan fitur yang dapat diedit Dokumen ClickUp dan bagikan dalam satu klik dengan pemangku kepentingan yang relevan.
Buat SOP di ClickUp Documents untuk semua jenis lisensi perangkat lunak dan tambahkan subhalaman bersarang, tabel, dan opsi gaya untuk membuat struktur yang sempurna
Dengan pemformatan teks yang kaya, tabel, dan halaman bertingkat, Anda bisa mengatur semua dokumen dengan gaya yang terstruktur dan mudah digunakan. Hal ini memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan dapat diakses dengan mudah, aman, dan teratur.
Bonus: Templat gratis untuk membuat dan mengelola kontrak Anda 🏆
Kelola Semua Jenis Lisensi Perangkat Lunak Secara Efisien Dengan ClickUp
Saat ini, perusahaan membutuhkan pendekatan proaktif untuk manajemen lisensi perangkat lunak, termasuk sistem pelacakan terpusat, pencatatan yang akurat, dan edukasi karyawan tentang persyaratan kepatuhan.
Dengan menerapkan Tata kelola TI praktik terbaik, Anda dapat mengurangi risiko yang terkait dengan kepatuhan lisensi perangkat lunak dan mengoptimalkan investasi perangkat lunak Anda.
Modern Perangkat lunak manajemen operasi TI seperti ClickUp, bisa membantu Anda mengelola dan melacak semua jenis lisensi perangkat lunak secara efisien di satu tempat. Perangkat lunak all-in-one ini memungkinkan manajemen dokumen dan kolaborasi tim dalam satu platform yang terpusat dan aman untuk menghilangkan kerepotan dalam pengadaan dan manajemen TI. Daftar untuk mendapatkan akun ClickUp gratis hari ini.