Dunia bisnis berada di persimpangan beberapa peristiwa penting. Pandemi mengubah cara kita melihat pekerjaan - model jarak jauh dan hibrida menjadi arus utama . Kecerdasan buatan telah mencapai tingkat kematangan yang praktis dengan GenAI. Teknologi telah menjadi bagian yang lebih integral dari bisnis.
Akibatnya, organisasi di seluruh dunia berada dalam kondisi transformasi digital yang konstan. Tidak heran jika pasar transformasi digital diproyeksikan akan mencapai $4907 miliar pada tahun 2030 .
Namun, penting untuk dicatat bahwa transformasi digital bukan hanya tentang mengadopsi teknologi baru. Transformasi digital mewakili perubahan mendasar dalam peran teknologi dalam bisnis. Transformasi ini merupakan transformasi organisasi yang menuntut penataan ulang operasi bisnis, merampingkan proses, dan mengubah perilaku untuk memberikan nilai di pasar.
Kerangka kerja People Process Technology (PPT) dirancang untuk memungkinkan hal tersebut. PPT mengambil pendekatan holistik untuk transformasi digital, melampaui teknologi. Bahkan, di PPT, teknologi menjadi yang terakhir!
Jika Anda ingin tahu tentang bagaimana model PPT dapat membantu Anda mencapai tujuan transformasi digital strategis Anda, baca terus.
**Apa itu Kerangka Kerja Orang, Proses, dan Teknologi?
Kerangka kerja People, Process, Technology (PPT) adalah sebuah model untuk menilai dan meningkatkan efektivitas organisasi. Kerangka ini berfokus pada tiga elemen utama.
🧑🏻 Orang: Sumber daya manusia dalam organisasi Anda, termasuk karyawan, kontraktor, dan pemangku kepentingan. Bagian dari kerangka kerja ini menekankan pada keterampilan, pengetahuan, peran, tanggung jawab, dan budaya.
➡️ Proses: Alur kerja, prosedur, dan metode yang Anda gunakan untuk menjalankan bisnis. Ini termasuk proses formal dan informal, mulai dari pengajuan cuti hingga kontrol kualitas.
🛠️ Teknologi: Alat, sistem, dan infrastruktur yang mendukung operasi bisnis yang sukses. Ini termasuk perangkat lunak, perangkat keras, dan sumber daya teknis lainnya.
Meskipun transformasi digital mulai berkembang pada tahun 2000-an, kerangka kerja PPT memiliki sejarahnya dalam model psikolog manajemen Harold Leavitt dari tahun 1965. Model Diamond dari Leavitt berfokus pada empat komponen utama: orang, tugas, struktur, dan teknologi.
Menurut Leavitt, elemen-elemen ini saling berhubungan, dan perubahan di satu area pasti akan berdampak pada area lainnya. Seiring berjalannya waktu, model Diamond berevolusi, dengan komponen "struktur" dan "tugas" ditafsirkan ulang atau digabungkan menjadi apa yang sekarang kita sebut sebagai "proses"
Pergeseran ini mencerminkan pengakuan yang semakin besar terhadap kebutuhan untuk memformalkan dan mengoptimalkan alur kerja seiring dengan semakin terintegrasinya teknologi ke dalam praktik bisnis. Hal ini terutama berlaku ketika menyangkut organisasi strategi transformasi digital .
Ingatlah bahwa kerangka kerja teknologi proses manusia lebih dari sekadar tiga elemen ini saja; ini juga tentang keterkaitan dan interaksi mereka.
Sebagai contoh, ini bukan hanya tentang alat manajemen proyek yang dibayar oleh organisasi, namun juga tentang bagaimana tim menggunakannya dan bagaimana alat tersebut membentuk kinerja mereka.
Kita akan membahas hal itu selanjutnya.
Pengaruh Orang, Proses, Teknologi dalam Bisnis
Uber, perusahaan taksi terbesar di dunia, tidak memiliki kendaraan. Facebook, pemilik media paling populer di dunia, tidak membuat konten. Alibaba, peritel paling berharga, tidak memiliki inventaris. Dan Airbnb, penyedia akomodasi terbesar di dunia, tidak memiliki real estate. Sesuatu yang menarik sedang terjadi. Tom Goodwin , , pembicara, penulis, dan pemimpin bisnis
Perubahan dalam dunia bisnis ini juga menciptakan interaksi baru antara aspek manusia, proses, dan teknologi. Inilah caranya.
Orang
**Manusia adalah inti dari setiap inisiatif transformasi digital. Pengetahuan, keterampilan, kreativitas, semangat, dan kepemimpinan mereka menjalankan dan mempertahankan perubahan.
Kemampuan mereka untuk mengikuti proses dapat menghasilkan efisiensi, kecepatan, konsistensi, dan kepatuhan. Di sisi lain, jika mereka enggan menggunakan teknologi, mereka mungkin akan kehilangan cara kerja yang lebih mudah, lebih cepat, dan lebih nyaman.
Karyawan yang terlibat memahami maksud dari proses tersebut dan mengikutinya dengan bijaksana. Mereka lebih siap untuk memanfaatkan teknologi secara efektif, sehingga menghasilkan organisasi yang lebih lincah dan responsif.
Proses
Proses mengacu pada cara orang-orang dalam sebuah organisasi menjalankan perubahan. Proses ini mencakup alur kerja, prosedur, dan metode yang diikuti oleh orang-orangnya. Hal ini dapat berupa apa saja, mulai dari menangani pelanggan yang gelisah hingga menulis tanggapan terhadap surat dari anak berusia tujuh tahun .
Proses yang dirancang dengan baik memastikan bahwa operasi berjalan dengan efisien, terukur, dan selaras dengan tujuan strategis perusahaan. Proses ini membantu karyawan menghasilkan pekerjaan yang konsisten, dan sering kali mengurangi kelelahan dalam mengambil keputusan. Proses ini juga membantu tim teknologi menstandarkan dan mengotomatisasi proses untuk meningkatkan produktivitas.
Teknologi
Teknologi mencakup alat, sistem, dan infrastruktur yang digunakan dalam organisasi. Ini bisa berupa apa saja, mulai dari perangkat lunak dan perangkat keras hingga sistem manajemen data dan platform komunikasi.
**Teknologi yang kita gunakan membentuk cara berpikir kita. Ketika yang Anda lihat hanyalah spreadsheet, Anda pasti akan berpikir dalam bentuk baris dan kolom. Dengan memilih teknologi yang tepat, Anda dapat memberdayakan atau menghambat kinerja karyawan. Demikian juga, Anda juga dapat meningkatkan atau mempersulit proses.
Setiap hari, orang, proses, dan teknologi berinteraksi satu sama lain dengan berbagai cara. Yang kita ketahui adalah interaksi optimal dari ketiganya dapat menciptakan hasil yang luar biasa.
Mari kita lihat bagaimana Anda dapat memfasilitasi hal itu.
Menerapkan Kerangka Kerja PPT di Dunia Nyata
Kesederhanaan kerangka kerja PPT sering kali dapat menutupi kerumitannya. Organisasi mana pun akan keliru jika mengabaikan lusinan, bahkan ratusan, cara ketiga elemen tersebut berinteraksi dan memengaruhi satu sama lain.
Memanfaatkan kerangka kerja PPT sebagai bagian dari manajemen proyek atau strategi transformasi digital membutuhkan pendekatan yang dipertimbangkan. Berikut adalah panduan langkah demi langkah menggunakan sistem manajemen proyek seperti ClickUp .
1. Memetakan lanskap karyawan, proses, dan teknologi Anda
Jika hal ini terlihat seperti tugas yang berat, memang benar. Jadi, mulailah dengan menguraikan ruang lingkup proyek Anda. Misalnya, sebagai bagian dari inisiatif transformasi digital Anda, jika Anda menerapkan alat otomatisasi pengujian, inilah yang dapat Anda lakukan:
*Orang: Pikirkan tentang semua pemangku kepentingan dari alat ini, bukan hanya pengguna langsungnya. Hal ini dapat mencakup analis bisnis, pengembang, DevOps, tim layanan pelanggan, dll.
Proses: Petakan proses pengujian yang Anda ikuti saat ini. Identifikasi kesenjangan dan titik kritis.
Teknologi: Meskipun otomatisasi pengujian adalah alat baru yang belum Anda miliki, pikirkan semua teknologi yang Anda gunakan dalam prosesnya. Anda mungkin menggunakan sistem pelacakan bug, misalnya. Atau hanya membuat daftar cacat dalam spreadsheet. Audit semuanya, bahkan jika itu tampak tidak penting.
pemetaan proses dengan Papan Tulis ClickUp
Gunakan pemetaan proses alat seperti Papan Tulis ClickUp untuk menjadikannya visual dan kolaboratif. Bawa berbagai pemangku kepentingan ke halaman yang sama, diskusikan berbagai elemen, tinggalkan komentar, atasi masalah, dan ambil tindakan, semuanya di satu tempat.
⚡️ Arsip Templat: Untuk pemula, berikut ini beberapa templat peta proses untuk menyelamatkan Anda dari kengerian halaman kosong.
Kerangka kerja PPT sedang beraksi: Ekosistem PPT terintegrasi dari Apple
Proses pengembangan produk Apple yang patut dicontoh menunjukkan interaksi yang cekatan antara manusia, proses, dan teknologi. Sebagai sebuah filosofi, Apple mengintegrasikan perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan dengan erat untuk kontrol kualitas dan UX yang lebih baik.
Untuk mencapai hal ini, mereka mempekerjakan talenta teknik terbaik, memupuk budaya keunggulan desain, dan berinvestasi dalam teknik manufaktur yang canggih, sehingga menciptakan ekosistem yang mulus di dalam organisasi.
2. Memiliki visi yang jelas
Untuk proyek transformasi digital Anda, miliki visi yang jelas. Tetapkan tujuan bisnis yang spesifik dan metrik keberhasilan untuk masing-masing dari tiga elemen: orang, proses, dan teknologi.
Kristalisasi visi proyek Anda dengan ClickUp Docs
Dokumentasikan visi Anda sebagai buku panduan atau piagam proyek dengan Klik Dokumen . Memanfaatkan kemampuan AI dari ClickUp Brain untuk meringkasnya, membuat tugas, memberi tahu pengguna, dll.
3. Membuat rencana alokasi sumber daya yang seimbang
Transformasi yang sukses membutuhkan investasi yang seimbang di seluruh sumber daya manusia, proses, dan teknologi. Alokasikan sumber daya dengan bijaksana, hindari investasi berlebihan di satu area dengan mengorbankan area lainnya, karena konsekuensinya bisa menjadi bencana.
🚫 Penekanan yang berlebihan pada teknologi: Memprioritaskan teknologi di atas orang dan proses dapat menyebabkan sistem yang kompleks yang tidak disukai karyawan atau proses yang tidak selaras dengan teknologi.
Hal ini dapat mengakibatkan alat yang kurang dimanfaatkan, resistensi staf, dan pada akhirnya, pengembalian investasi yang buruk.
Misalnya, jika Anda menerapkan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang kompleks dan tim penjualan Anda tidak menyukainya, memaksa mereka untuk menggunakannya tidak akan memberikan hasil yang Anda inginkan.
Untuk menghindari hal ini, investasikan dalam pelatihan karyawan Anda tentang teknologi baru yang Anda terapkan. Selaraskan teknologi dengan kebutuhan dan kemampuan tenaga kerja organisasi yang sebenarnya.
🚫 Penekanan yang berlebihan pada manusia: Terlalu fokus pada aspek manusia tanpa perhatian yang sesuai pada proses dan teknologi dapat mengakibatkan hasil yang tidak konsisten, inefisiensi, dan kurangnya skalabilitas. Karyawan mungkin membuat proses yang hanya nyaman bagi mereka atau melakukan terlalu banyak tugas manual, yang menyebabkan kelelahan.
Hindari hal ini dengan menyeimbangkan fokus pada orang dengan proses yang terdefinisi dengan baik dan alat teknologi yang tepat yang membantu mencapai efisiensi dan konsistensi organisasi.
katakan Tidak pada tugas-tugas manual dengan ClickUp Automation_
Misalnya, gunakan Otomatisasi ClickUp untuk mengurangi beban kerja manual dan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas rutin dan mekanis.
Tidak tahu harus mulai dari mana? Kami telah membawa bantuan. Lihatlah contoh otomatisasi proses bisnis untuk membantu menyederhanakan proses Anda.
🚫 Penekanan yang berlebihan pada proses: Berfokus secara tidak proporsional pada proses dapat menyebabkan kekakuan, di mana karyawan merasa dibatasi, bukan diberdayakan. Proses yang terlalu rumit atau tidak didukung oleh teknologi yang tepat dapat menimbulkan rasa frustrasi.
Jadi, tinjau dan perbarui proses secara teratur untuk memastikan proses tersebut fleksibel dan selaras dengan kemampuan karyawan dan kemajuan teknologi templat peningkatan proses untuk menentukan di mana ada ruang untuk perbaikan dan melaksanakannya. Secara aktif mencari umpan balik dari karyawan untuk menyempurnakan proses.
🚫 Kurangnya investasi di satu area: Mengabaikan aspek apa pun dari kerangka kerja PPT dapat menyebabkan kerusakan pada keseluruhan sistem.
Misalnya, kurangnya investasi dalam teknologi dapat menyebabkan alat yang ketinggalan zaman, sementara kurangnya investasi pada orang dapat mengakibatkan kesenjangan keterampilan.
Pertahankan pendekatan yang seimbang dengan menilai dan menyesuaikan investasi di ketiga area tersebut secara teratur. Ini bukan berarti Anda harus memberikan semua hal yang sama pentingnya.
Berdasarkan kematangan, kebutuhan, anggaran, budaya, dan lain-lain, satu elemen mungkin membutuhkan lebih banyak perhatian daripada elemen lainnya. Pastikan setiap elemen menerima sumber daya dan perhatian yang diperlukan untuk mendukung elemen lainnya secara efektif.
🚫 Kurangnya integrasi di seluruh elemen PPT: Jika Anda tidak mengintegrasikan orang, proses, dan teknologi secara efektif, hal ini dapat mengakibatkan operasi yang terputus-putus, kegagalan komunikasi, dan kurangnya keselarasan dengan tujuan Anda. Fragmentasi ini dapat memperlambat pengambilan keputusan dan mengurangi efektivitas secara keseluruhan.
Mendorong integrasi yang berarti dengan mendorong kolaborasi lintas fungsi. Pastikan bahwa perubahan di satu area (misalnya, peningkatan teknologi) dikomunikasikan dan diselaraskan dengan proses dan karyawan. Lakukan tinjauan rutin untuk menilai seberapa baik integrasi elemen-elemen tersebut dan lakukan penyesuaian jika diperlukan.
Untuk melindungi diri Anda agar tidak terombang-ambing oleh pasang surutnya proyek, buatlah rencana di awal. Templat Strategi dan Rencana Transformasi Digital ClickUp bisa sangat berguna di sini. Templat yang ramah bagi pemula ini membantu Anda memetakan tujuan Anda, membaginya menjadi beberapa item tindakan yang dapat dikelola, dan melacak kemajuan menuju implementasi yang sukses.
4. Bersiaplah untuk mengelola perubahan
Proyek transformasi digital pada dasarnya adalah tentang perubahan. Bahkan perubahan yang bertujuan baik pun dapat mengganggu. Jadi, sejumlah resistensi dari anggota tim adalah hal yang wajar. Ciptakan strategi manajemen perubahan yang kuat untuk mengatasi hal ini.
✅ Mengedukasi: Berinvestasi dalam manajemen pengetahuan. Buatlah sebuah panduan manajemen perubahan sebelum mengubah proses yang ada. Mempersiapkan, mendukung, dan memandu individu dan tim melalui transformasi.
✅ Aktifkan: Gunakan perangkat lunak manajemen perubahan untuk melibatkan para pemangku kepentingan di awal proses. Tawarkan pelatihan dan dukungan, jelaskan langkah selanjutnya, dan dorong mereka untuk secara aktif mengadopsi solusi teknologi digital yang baru.
mengoperasikan: Berdasarkan pengalaman Anda, buatlah templat manajemen perubahan yang dapat diterapkan pada proyek-proyek mendatang atau tim lain.
Kerangka kerja PPT dalam aksi: Strategi manajemen perubahan Netflix yang efektif
Strategi manajemen perubahan Netflix selama masa transisi ke streaming adalah contoh yang bagus. Perusahaan ini berinvestasi untuk memastikan tim mereka memiliki keterampilan dan pola pikir untuk mendukung perpindahan dari penyewaan DVD ke streaming.
Mereka merekayasa ulang proses pengiriman konten, pengalaman streaming, dan algoritme rekomendasi konten serta menciptakan budaya pengambilan keputusan berbasis data.
Hasilnya, Netflix memelopori cara baru dalam konsumsi media dan berhasil mentransformasikan dirinya menjadi layanan streaming terkemuka di dunia.
5. Berkomunikasi. Mengkomunikasikan. Mengkomunikasikan
Ketika mengimplementasikan proyek transformasi digital, berkomunikasi sekali saja pada awalnya tidaklah cukup. Anda perlu mempertahankan percakapan yang berkelanjutan dengan setiap pemangku kepentingan untuk mengulangi tujuan, mendorong keselarasan, dan meningkatkan adopsi.
Aktifkan perangkat lunak kolaborasi real-time seperti Obrolan ClickUp untuk memfasilitasi percakapan asinkron. Hal ini tidak hanya menghilangkan kebutuhan akan rapat/gangguan, namun juga memungkinkan forum bersama bagi anggota tim untuk berkolaborasi dengan mudah.
kolaborasi asinkronisasi yang mudah dengan ClickUp
6. Rencanakan efek hulu/hilir
Keberhasilan PPT Framework terletak pada perlakuan terhadap orang, proses, dan teknologi sebagai elemen yang saling berhubungan. Ini berarti bahwa setiap perubahan yang Anda lakukan pada salah satu elemen akan berdampak pada dua elemen lainnya.
- Mengidentifikasi ketergantungan dan hubungan
- Ukur tingkat dampaknya
- Bersiaplah untuk mengurangi risiko atau titik kegagalan
Menerapkan strategi manajemen proses bisnis yang terstruktur dapat membantu Anda mempersiapkan diri untuk menghadapi dampak dari hulu ke hilir. Lihatlah ini contoh manajemen proses bisnis untuk mendapatkan inspirasi.
7. Amati dan beradaptasi
Transformasi digital bukanlah hal yang sekali jadi, terutama di dunia di mana teknologi berkembang dengan sangat cepat. Gunakan kerangka kerja PPT sebagai sistem yang terus berkembang. Tinjau dan sempurnakan kerangka kerja saat Anda mendapatkan lebih banyak informasi.
Kembangkan budaya peningkatan berkelanjutan, secara aktif menangani umpan balik, dan mengoptimalkan semua aspek bisnis.
Kerangka kerja PPT dalam tindakan: Toyota dan Kaizen
Budaya perbaikan berkelanjutan (Kaizen) Toyota adalah contoh yang menonjol.
- Manusia: Mereka menekankan pelatihan dan memberdayakan karyawan untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah, yang juga mendukung kontrol kualitas dan inovasi
- Proses: Mereka mengembangkan proses manufaktur yang ramping untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi melalui teknik-teknik seperti Just-In-Time (JIT) dan Kanban
- Teknologi: Mereka mengintegrasikan otomatisasi dan robotika untuk meningkatkan presisi, konsistensi, dan kecepatan
Saat ini, Toyota adalah salah satu produsen otomotif yang paling efisien dan menguntungkan di dunia. Dan Sistem Produksi Toyota diadopsi secara global di seluruh industri.
Bangun Organisasi yang Tangguh dengan ClickUp
Perubahan tidak bisa dihindari. Organisasi yang tangguh tidak hanya beradaptasi dengan baik terhadap perubahan, tetapi juga secara aktif memanfaatkan peluang yang ada.
Mereka membangun kekuatan di seluruh orang, proses, dan teknologi untuk berkembang seiring dengan perubahan pasar. Mereka mengelola keterkaitan ketiga elemen ini dengan mudah, menyeimbangkan kebutuhan setiap elemen dan melangkah untuk mengisi kesenjangan saat keadaan berubah.
Organisasi yang dibangun untuk bertahan selalu mencari cara untuk meningkatkan efisiensi, mendorong inovasi, dan menavigasi perubahan dengan lebih efektif.
Mereka menggunakan rangkaian lengkap dari alat bisnis untuk menciptakan ketahanan ini. Serangkaian alat seperti ClickUp.
Dengan fitur-fitur yang mendukung manajemen proyek, penjadwalan, pelaporan, alokasi sumber daya, dan pelacakan waktu, serta curah pendapat kreatif, kolaborasi waktu nyata, dan banyak lagi, ClickUp memiliki semua yang dibutuhkan perusahaan untuk transformasi digital. Coba ClickUp hari ini secara gratis !