Cara Membuat Proses Peralihan Karyawan (+ Daftar Periksa)

Anne, seorang pengembang perangkat lunak senior di sebuah perusahaan produk, memutuskan untuk mengundurkan diri dari pekerjaannya setelah lima tahun. Tanpa proses pelepasan jabatan formal, dia masih memiliki akses ke sistem perusahaan yang penting setelah dia keluar.

Beberapa minggu kemudian, data klien yang sensitif terancam, dan tidak ada yang tahu apakah itu kecelakaan atau celah keamanan. Tidak jelas siapa yang mengambil alih tanggung jawabnya, tim kebingungan, dan tenggat waktu yang penting terancam. Tanpa proses transfer pengetahuan dan serah terima yang tepat, penggantinya akan kesulitan untuk bisa bekerja dengan cepat.

Hal ini lebih sering terjadi daripada yang Anda kira. 71% perusahaan tidak memiliki proses offboarding formal. Tanpa proses ini, Anda berisiko mengalami masalah keamanan, kebingungan tim, dan kerusakan reputasi perusahaan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas seluk beluk offboarding karyawan, pentingnya daftar periksa offboarding, dan cara menerapkan prosesnya secara efektif.

Memahami Offboarding Karyawan

Offboarding karyawan adalah proses formal untuk mengelola perpisahan karyawan dari perusahaan melalui pengunduran diri, pemutusan hubungan kerja, atau pensiun. Sementara orientasi berfokus untuk membantu karyawan berasimilasi ke dalam perusahaan, offboarding memastikan proses keluarnya karyawan dengan lancar dan terhormat.

Proses offboarding yang sukses sangat penting karena beberapa alasan:

• Melindungi kepentingan perusahaan: Offboarding memastikan Anda dapat memulihkan aset perusahaan dan informasi sensitif tetap aman
• Kesinambungan bisnis: Offboarding yang tepat memfasilitasi transfer pengetahuan, memastikan tidak ada tugas-tugas penting yang tertinggal dalam ketidakpastian
• Pengalaman karyawan: Bahkan pada tahap keluar, pengalaman offboarding yang terhormat dan profesional menyoroti reputasi organisasi Anda dan meninggalkan kesan positif yang abadi bagi mantan karyawan

Perbedaan antara orientasi dan offboarding

Baik orientasi dan offboarding adalah bagian penting dari proses peta perjalanan karyawan namun memiliki tujuan yang sama sekali berbeda:

• Orientasi adalah tentang membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan peran mereka dan budaya perusahaan, yang sering kali didukung olehperangkat lunak orientasi* Sebaliknya, offboarding berfokus pada transisi karyawan keluar dari perusahaan dengan lancar, memastikan kelangsungan bisnis, dan menjaga aset

Inilah perbedaannya:

Sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) sangat penting untuk proses orientasi dan pelepasan karyawan. Alat bantu HRMS membantu melacak tugas, mengotomatiskan dokumen, dan mengelola hak akses, menyederhanakan proses dan mengurangi kesalahan manusia.

Alat-alat ini meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses orientasi dan offboarding dengan:

• **Mengotomatiskan tugas-tugas administratif
• **Menyederhanakan komunikasi dan dokumentasi
• **Melacak pelatihan dan kinerja
• **Mengelola pengembalian aset dan penyelesaian akhir
• **Mengumpulkan umpan balik dan memastikan kepatuhan

Panduan untuk melakukan pelepasan karyawan yang tepat

Ketika seorang karyawan keluar dari sebuah organisasi, baik karena pilihan sendiri atau karena keadaan, proses pelepasan karyawan menjadi komponen penting dalam transisi; proses ini melibatkan lebih dari sekadar email perpisahan.

Jadi, bagaimana cara melepas karyawan dengan benar? Dan langkah apa yang harus Anda ambil untuk memastikannya dilakukan dengan benar?

Sederhanakan proses orientasi karyawan dengan platform manajemen SDM ClickUp yang lengkap ClickUp adalah alat manajemen proyek komprehensif yang berfungsi sebagai perangkat lunak manajemen bakat . Perangkat lunak ini membantu Anda merampingkan dan mengotomatiskan setiap aspek dari proses orientasi karyawan.

Dengan mengingat hal tersebut, mari kita telusuri panduan langkah demi langkah untuk memastikan transisi yang lancar.

1. Komunikasi tentang keberangkatan

Sebaiknya selalu mengumumkan kepergian seorang karyawan lebih cepat daripada nanti. Hal ini akan membuat tim tetap terinformasi dan menghindari gosip yang tidak perlu. Pastikan Anda dan karyawan yang akan keluar sepakat mengenai kapan dan bagaimana cara menyampaikan berita tersebut.

Manajer harus memberi tahu tim, departemen, dan HR dengan cepat. Komunikasi yang terbuka dan jujur adalah kunci untuk transisi yang lancar dan menjaga suasana positif untuk mempertahankan talenta terbaik . Hal ini juga membantu semua orang mengetahui apa yang diharapkan dan bagaimana beban kerja akan berubah.

Untuk mempermudah, Anda mungkin ingin membuat standar templat kebijakan perusahaan . Hal ini akan menjaga komunikasi tetap konsisten dan membuat keberangkatan di masa depan menjadi lebih lancar.

2. Fasilitasi transfer pengetahuan

Ketika karyawan keluar, menangkap keahlian dan wawasan mereka sangat penting untuk menghindari terganggunya proyek atau proses yang sedang berjalan. Sebuah studi dari Pusat Produktivitas & Kualitas Amerika menemukan bahwa perusahaan dengan praktik transfer pengetahuan yang efektif mempertahankan 30% lebih banyak pengetahuan bahkan setelah seorang karyawan keluar.

Berikut ini adalah cara menerapkan proses transfer pengetahuan:

• Mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab utama yang ditangani oleh karyawan yang keluar
• Bekerjalah dengan mereka untuk mendokumentasikan prosedur, kontak utama, dan detail penting lainnya
• Pastikan informasi ini terorganisir dan dapat diakses oleh penggantinya
• Tetapkan periode transisi di mana karyawan yang keluar dapat melatih penggantinya atau menyerahkan tanggung jawabnya

Hal ini membantu memastikan karyawan baru dapat langsung bekerja dan mempertahankan produktivitas tanpa kehilangan kesempatan.

Anda dapat menggunakan ClickUp Brain , sebuah alat bantu menulis AI, untuk membuat sebuah buku pegangan karyawan yang komprehensif yang memuat informasi dan sumber daya penting.

Biarkan ClickUp Brain menulis buku panduan karyawan dan menyempurnakan salinannya untuk Anda dalam beberapa klik

Berikut ini tiga komponen berbasis AI yang bisa Anda gunakan untuk menyederhanakan transfer pengetahuan:

• Manajer Pengetahuan AI: Dapatkan jawaban instan dan akurat tentang karyawan yang keluar, termasuk tanggung jawab mereka dan proyek yang sedang berjalan, memastikan tidak ada informasi penting yang hilang
• AI Project Manager: Mengotomatiskan tugas-tugas offboarding seperti pembaruan kemajuan dan laporan status, mengurangi pekerjaan manual dan memastikan penanganan yang efisien untuk semua aktivitas
• AI Writer for Work: Gunakan asisten penulis ini untuk menyempurnakan dokumen dan komunikasi offboarding, memastikan kejelasan dan profesionalisme

3. Pemulihan dan pembaruan aset perusahaan dan akses sistem

Pemeriksaan Fakta: A survei oleh Oomnitza mengungkapkan bahwa 27% organisasi telah mengalami kerugian melebihi 10% dari aset teknologi mereka karena offboarding yang tidak lengkap.

Untuk mencegah hilangnya aset perusahaan ini, sangat penting untuk meminta karyawan yang keluar untuk mengembalikan semua peralatan perusahaan di hari terakhir mereka. Ini termasuk lencana atau lanyard, kartu kredit, seragam, telepon, laptop, dan kendaraan perusahaan.

4. Wawancara keluar

Wawancara keluar adalah kesempatan untuk mengumpulkan wawasan dari karyawan yang keluar tentang pengalaman mereka, yang dapat membantu meningkatkan retensi karyawan.

Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan pertanyaan wawancara keluar untuk dipertimbangkan selama pertemuan Anda:

• Apa yang menyebabkan Anda memutuskan untuk keluar?
• Perbaikan apa yang Anda sarankan untuk tempat kerja kami?
• Apa yang dapat kami lakukan secara berbeda untuk mendorong Anda agar tetap tinggal?
• Bagaimana Anda menggambarkan hubungan Anda dengan manajer Anda?
• Kualitas apa yang harus kami prioritaskan saat mencari pengganti Anda?
• Apa yang saat ini kurang dari kami yang dapat meningkatkan budaya organisasi kami?
• Apakah Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain dalam jaringan Anda?

Dengan memahami alasan karyawan keluar, perusahaan dapat mengambil tindakan untuk mencegah karyawan lain keluar dengan alasan yang sama.

Anda dapat menggunakan Formulir ClickUp untuk mengumpulkan data penting dari wawancara akhir. Anda dapat menggunakan logika bersyarat untuk menyesuaikan pertanyaan secara dinamis berdasarkan respons yang diberikan. Survei Anda sekarang lebih mudah diisi dan lebih efektif dalam mengumpulkan informasi yang relevan.

Kumpulkan umpan balik terstruktur dari wawancara akhir menggunakan Formulir ClickUp

Formulir ini mengubah masukan dari karyawan menjadi wawasan yang terstruktur dan dapat ditindaklanjuti sehingga Anda dapat menganalisis tren dan melengkapinya.

Baca juga: 10 Template & Pertanyaan Wawancara Keluar Gratis untuk Tim SDM

5. Proses pembayaran gaji akhir

Penggajian sering kali menjadi salah satu bagian paling sensitif dalam proses lepas landas. Di luar kewajiban hukum dan keuangan, proses penggajian akhir juga berdampak signifikan terhadap penggajian dan operasi bisnis.

Berikut adalah daftar periksa untuk memastikan Anda telah mencakup semua hal:

• Menghitung gaji akhir: Termasuk gaji terakhir, hari libur yang belum digunakan, dan bonus atau komisi yang terutang
• Penggantian biaya: Memastikan semua penggantian biaya yang belum dibayar untuk pengeluaran bisnis telah diproses
• Memperbarui sistem penggajian: Menyesuaikan catatan penggajian untuk mencerminkan kepergian karyawan dan memastikan semua pembayaran lebih lanjut dihentikan
• Verifikasi tunjangan: Konfirmasikan status tunjangan, seperti asuransi kesehatan dan kontribusi pensiun, dan beri tahu karyawan tentang perubahan apa pun
• Mendokumentasikan semuanya: Menyimpan catatan terperinci dari semua transaksi dan komunikasi yang terkait dengan proses pembayaran akhir untuk kepatuhan dan referensi di masa mendatang

6. Paket pesangon dan tunjangan

Paket pesangon sering kali menjadi bagian dari proses offboarding, terutama dalam kasus PHK. Menawarkan paket pesangon yang adil dan kompetitif sangat penting untuk melindungi kepentingan karyawan yang keluar dan mempertahankan merek perusahaan yang positif.

Paket pesangon yang terstruktur dengan baik menunjukkan empati dan komitmen kepada karyawan Anda, yang dapat meningkatkan reputasi dan mempertahankan niat baik, bahkan dalam situasi yang menantang.

Baca juga: Cara Menulis Daftar Periksa Penerimaan Karyawan Baru

7. Perjanjian kerahasiaan

Karyawan yang keluar sering kali menandatangani Perjanjian Kerahasiaan (Non-Disclosure Agreements) selama proses lepas landas untuk melindungi informasi rahasia perusahaan. Kerangka kerja hukum ini menetapkan ekspektasi yang jelas mengenai informasi apa saja yang bersifat rahasia dan kewajiban karyawan yang akan keluar, memastikan bahwa setiap pelanggaran kerahasiaan dapat ditangani secara hukum.

Selain itu, NDA membantu menjaga kepercayaan terhadap kemampuan perusahaan untuk melindungi informasi rahasia bahkan setelah karyawan keluar.

Anda dapat menggunakan Klik Dokumen sebuah sistem manajemen dokumen, untuk menyimpan dan mengelola dokumen-dokumen ini, memastikan semua NDA ditandatangani sebelum keberangkatan karyawan.

8. Melepaskan diri dari sumber daya teknologi

Anda harus memastikan karyawan tidak dapat lagi mengakses sumber daya teknologi perusahaan, seperti alat manajemen proyek atau platform komunikasi internal.

Inilah alasannya:

• Keamanan: Mencabut akses ke sumber daya teknologi memastikan bahwa data sensitif, kekayaan intelektual, dan informasi klien perusahaan tetap aman
• Kepatuhan: Kegagalan dalam mematuhi peraturan privasi data dapat mengakibatkan denda yang besar atau konsekuensi hukum
• Kesinambungan operasional: Dengan mentransfer akun, data, dan file dengan benar, perusahaan memastikan bahwa operasi sehari-hari tidak terganggu
• Efisiensi biaya: Mengambil kembali lisensi perangkat lunak dan sumber daya teknologi lainnya mencegah pengeluaran yang tidak perlu dan memastikan bahwa sumber daya ini tersedia untuk digunakan di masa mendatang

Baca Juga: Bagaimana Cara Melakukan Wawancara Kerja untuk Mempertahankan Karyawan?

Menjelajahi Praktik Terbaik Offboarding

Saat memberhentikan karyawan, terapkan praktik terbaik untuk memastikan transisi yang lancar. Memperlakukan karyawan yang keluar dengan rasa hormat yang sama dengan karyawan baru memastikan bahwa proses tersebut mencerminkan nilai-nilai perusahaan Anda kepada karyawan di masa depan.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang perlu dipertimbangkan:

• Mematuhi semua pedoman hukum dan peraturan untuk menghindari potensi perselisihan dan memastikan proses keluarnya karyawan secara etis
• **Memberitahukan klien dan mitra eksternal mengenai perubahan apa pun dan memperkenalkan titik kontak baru untuk menjaga hubungan
• Menangani kepergian dengan profesionalisme, meninggalkan kesan yang baik untuk kolaborasi atau perekrutan kembali di masa depan
• Identifikasi penerus atau pengganti sementara lebih awal untuk menghindari gangguan operasional. Gunakan kesempatan ini untuk mendelegasikan tanggung jawab atau merestrukturisasi tim jika perlu
• **Hormati privasi karyawan dengan mengizinkan mereka mengambil file pribadi dan menghapus informasi yang tidak terkait dengan perusahaan dari perangkat atau platform sebelum mengembalikannya
• Selain mencabut akses ke sistem perusahaan, melakukan tinjauan menyeluruh terhadap aktivitas sistem terakhir karyawan yang keluar untuk memastikan tidak ada data sensitif yang disalin atau ditransfer
• Menyediakan akses ke jaringan alumni perusahaan, membina hubungan profesional jangka panjang dan advokasi merek
• **Mengakui dan merayakan kontribusi karyawan yang keluar, memperkuat semangat positif dalam tim dan membiarkan pintu terbuka untuk potensi keterlibatan kembali di masa depan

Tidak ada proses lepas landas yang sempurna, namun menghindari kesalahan umum dapat membuat perbedaan yang signifikan.

Perangkat Lunak untuk Proses Pemberhentian Karyawan yang Efektif

Melepas karyawan melibatkan beberapa bagian yang bergerak, dan mengelolanya bisa menjadi sebuah tantangan. Meskipun berbagai perangkat lunak dirancang untuk berbagai aspek proses, namun Platform manajemen SDM ClickUp dapat menangani semuanya.

Inilah cara platform ini menyederhanakan semuanya untuk memastikan pengalaman orientasi yang lancar:

1. Kelola tugas dan tindak lanjut dengan mudah

Menangani offboarding melibatkan banyak tugas yang harus dilacak dan diselesaikan tepat waktu. Dengan Tugas ClickUp anda dapat dengan mudah memberikan tugas-tugas offboarding spesifik kepada personel SDM dan karyawan yang akan keluar, untuk memastikan semua orang memahami tanggung jawab mereka.

Gunakan manajemen tugas untuk menyederhanakan proses orientasi

Misalnya, Anda bisa membuat tugas untuk pemulihan aset, seperti mengembalikan laptop perusahaan dan mencabut akses perangkat lunak. Kejelasan ini mencegah miskomunikasi dan pengawasan, yang dapat menyebabkan hilangnya aset atau risiko keamanan. Pengingat ClickUp dan notifikasi semakin menyempurnakan proses ini.

Selalu mengetahui apa yang perlu Anda lakukan dengan Pengingat

Setelah tugas diberikan, Anda bisa menetapkan tenggat waktu dan pengingat agar semua orang bertanggung jawab. Karyawan yang akan keluar dapat menerima pengingat tentang pengembalian peralatan, sementara HR dapat diberi tahu untuk wawancara keluar atau penyelesaian dokumen.

Selain itu, ClickUp memberikan visibilitas ke dalam status setiap tugas, sehingga anggota tim dapat melacak kemajuan dengan mudah. Gunakan Otomatisasi ClickUp untuk mengubah status tugas (misalnya, dari 'sedang dalam proses' menjadi 'selesai') saat tugas diselesaikan, sehingga memberikan pembaruan secara real-time kepada tim.

Anda juga dapat menggunakan fitur Bidang Khusus ClickUp untuk melacak aset mana (seperti laptop, ponsel, dll.) yang harus dikembalikan.

Pendekatan terorganisir ini melindungi aset organisasi Anda dan mendorong pengalaman offboarding yang terhormat dan efisien bagi semua yang terlibat.

2. Buat daftar periksa pelepasan karyawan

Mulailah dengan membuat daftar periksa offboarding yang terperinci yang mencakup setiap langkah yang diperlukan, mulai dari memberi tahu anggota tim hingga mengumpulkan aset perusahaan.

Mengembangkan daftar tugas khusus untuk proses offboarding

Dengan Daftar Periksa Tugas ClickUp tim HR dapat membuat daftar tugas yang harus dilakukan dalam tugas-tugas yang disesuaikan dengan proses offboarding. Misalnya, Anda dapat memberikan tugas seperti melakukan wawancara keluar, memperbarui dokumentasi, dan mengelola pengembalian properti perusahaan. Setiap tugas dapat ditugaskan ke anggota tim yang berbeda, memastikan akuntabilitas dan kepemilikan yang jelas.

Struktur ini memberikan kejelasan: setiap anggota tim mengetahui tanggung jawab dan tenggat waktu mereka, sehingga mengurangi risiko melewatkan langkah penting. Anda juga dapat menetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas agar proses offboarding tetap sesuai jadwal.

Setelah Anda mengatur semuanya, simpanlah sebagai file template daftar periksa di ClickUp. Hal ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah mereplikasi daftar periksa setiap kali karyawan keluar, memastikan konsistensi dan efisiensi dalam proses offboarding Anda.

Baca juga: Template & Formulir SDM Gratis untuk Meningkatkan Proses SDM di Tahun 2024

3. Lacak kemajuan dengan dasbor

Gambaran umum yang jelas memungkinkan Anda mengidentifikasi potensi hambatan dan menyelaraskan seluruh tim selama masa transisi. Dasbor ClickUp adalah alat yang ampuh untuk melacak kemajuan ini di berbagai tim. Dengan widget yang dapat disesuaikan, Anda dapat dengan mudah memantau penyelesaian tugas, menemukan penundaan, dan menguraikan langkah selanjutnya, sehingga memberikan pandangan komprehensif tentang proses offboarding.

Pantau kemajuan proses offboarding di berbagai tim menggunakan Dasbor

Visibilitas ini membantu memastikan semua tugas diselesaikan dan semua orang mengetahui tanggung jawab mereka.

Anda dapat membuat laporan terperinci yang menilai efisiensi offboarding, menyoroti area yang perlu ditingkatkan dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Pendekatan berbasis data ini memungkinkan Anda menyempurnakan proses dari waktu ke waktu.

Sebagai permulaan, Anda dapat menggunakan fitur siap pakai Templat Daftar Periksa Proyek ClickUp yang dirancang untuk memenuhi persyaratan standar offboarding.

Templat yang ramah bagi pemula ini memungkinkan Anda untuk mengelola proses offboarding dengan lebih efektif, memastikan transisi yang lancar bagi karyawan yang keluar sambil meminimalkan gangguan pada operasi bisnis Anda.

Unduh Template Ini

Kelola proses offboarding Anda dengan lebih efektif menggunakan Templat Daftar Periksa Proyek ClickUp

Menggunakan templat daftar periksa proyek menawarkan beberapa manfaat yang berharga. Dengannya, Anda bisa:

• Mengatur tugas menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola dan dapat dicapai, sehingga membuat proses lepas landas tidak terlalu membebani dan lebih mudah diikuti
• Memastikan bahwa semua tugas diselesaikan dalam urutan yang benar, sehingga mengurangi risiko melewatkan langkah penting
• Mengidentifikasi potensi masalah atau risiko yang terkait dengan proses offboarding, sehingga memungkinkan adanya solusi yang proaktif
• Menetapkan jadwal yang jelas untuk proyek, membantu tim tetap berada di jalur yang benar dan memenuhi tenggat waktu secara efektif

Tingkatkan Proses Offboarding Anda Menggunakan ClickUp

Membuat daftar periksa offboarding karyawan membantu menjaga keberlangsungan bisnis, melindungi aset perusahaan, dan menjunjung tinggi reputasi organisasi Anda.

Dengan mengikuti proses yang terstruktur, penuh rasa hormat, dan menyeluruh-terutama dengan alat bantu seperti ClickUp-Anda dapat meningkatkan pengalaman karyawan dan efisiensi organisasi.

Proses orientasi yang dilaksanakan dengan baik bukanlah formalitas; ini adalah bagian penting dari siklus hidup karyawan yang meninggalkan kesan mendalam. Pastikan prosesnya positif.

Siap menyederhanakan pengalaman orientasi karyawan Anda? Daftar ke ClickUp hari ini!