Cara Menggunakan Bagan Kontrol dalam Manajemen Proyek

Pada tahun 1900-an, burung kenari digunakan sebagai penjaga di tambang batu bara. Ketika karbon monoksida-yang tidak terdeteksi oleh manusia-mencapai tingkat yang sangat tinggi, burung-burung tersebut berhenti berkicau. Hal ini berfungsi sebagai peringatan yang tepat waktu, memberikan para penambang cukup waktu untuk melarikan diri.

Grafik kontrol seperti burung kenari. Ketika semuanya terkendali, bagan kendali, yang merupakan grafik yang memplotkan ukuran kuantitatif terhadap waktu, akan memberikan gambaran yang tidak mengancam. Variasi tak terduga atau penyimpangan luar biasa yang mengancam proyek Anda akan membuat lonceng alarm berbunyi. Pertama kali dikembangkan pada tahun 1924 oleh Walter A. Shewhart bagan kendali digunakan untuk membedakan antara variasi acak-yang merupakan variasi normal-dan variasi yang mengganggu dalam proses pembuatan peralatan telekomunikasi di Bell Labs. Saat ini, bagan ini digunakan dalam kontrol kualitas, perawatan kesehatan, R&D, dan industri jasa.

Profesional Manajemen Proyek (PMP) menggunakannya untuk manajemen kualitas dan kontrol proses. Mereka membantu memantau kinerja, mengidentifikasi variasi penyebab khusus, dan memastikan manajer proyek dapat mengambil tindakan korektif untuk menjaga variasi dalam batas yang telah ditentukan. Dalam jangka panjang, mereka berfungsi sebagai alat untuk mendorong peningkatan berkelanjutan dan pengambilan keputusan berdasarkan data.

Artikel ini menjelaskan penggunaan bagan kendali dalam manajemen proyek dengan contoh-contoh yang menggambarkan skenario dunia nyata. Mari kita lihat bagaimana bagan kontrol dapat membantu Anda membangun strategi manajemen proyek yang proaktif daripada reaktif dan tetap selangkah lebih maju.

Memahami Bagan Kontrol

Bagan kontrol, juga disebut bagan kontrol proses statistik (SPC) atau bagan Shewhart, adalah alat bantu grafis yang kuat yang dirancang untuk memantau dan mempertahankan kontrol atas kualitas proses dan pelaksanaan proyek . Hal ini memastikan bahwa operasi berjalan dalam kondisi yang stabil dan konsisten, membantu memaksimalkan efisiensi dan menjaga alur bisnis Anda secara keseluruhan.

contoh 1: Katakanlah bus sekolah seharusnya tiba di depan pintu rumah Anda pada pukul 07.00 setiap pagi. Beberapa hari bus datang sedikit terlambat, beberapa hari lainnya datang lebih awal. Yang mana pun itu, bus tiba di sekolah sebelum bel pagi berbunyi, jadi Anda tidak terlalu khawatir._

Grafik kontrol yang menunjukkan waktu kedatangan bus sekolah. Ada beberapa variasi, tetapi tidak terlalu banyak

Sekarang, apa yang terjadi jika suatu hari, bus tiba 20 menit lebih awal? Atau terlambat 20 menit? Itu adalah variasi yang besar dari rutinitas biasa dan akan sangat mengganggu jadwal pagi Anda.

Jadi, ide dasar di balik bagan kendali adalah bahwa setiap proses melibatkan variasi, tetapi hanya beberapa dari variasi ini yang mengakibatkan kegagalan besar Dengan melacak semua variasi proses secara visual, bagan kendali dapat membantu mengidentifikasi variasi dan mengatasi masalah dalam proyek lebih awal. Pendekatan proaktif ini mendukung operasi bisnis yang lebih lancar dan lebih andal.

Setiap bagan kendali berisi lima elemen.

• Poin data: Ini adalah pengukuran atau nilai individual, masing-masing mewakili gambaran proses Anda pada waktu tertentu. Pada bagan kendali di atas, waktu kedatangan bus sekolah adalah titik data Anda
• Sumbu waktu (sumbu x): Sumbu horizontal biasanya mewakili waktu, yang menunjukkan kapan setiap titik data dikumpulkan. Hal ini membantu Anda melihat bagaimana proses Anda berubah dari waktu ke waktu
• Sumbu pengukuran (sumbu y): Sumbu vertikal mewakili variabel yang Anda lacak, seperti jumlah cacat, penundaan keberangkatan penerbangan, penyimpangan berat atau volume, atau metrik lain yang relevan dengan proses Anda
• Garis tengah (garis tengah): Garis horizontal ini mewakili rata-rata dari semua titik data individual Anda. Ini adalah garis dasar Anda untuk memahami perilaku proses normal
• Batas kontrol atas dan batas kontrol bawah: Batas kontrol atas (UCL) adalah garis yang ditetapkan di atas rata-rata, dan batas kontrol bawah (LCL) adalah garis di bawah rata-rata. Kedua batas kontrol biasanya ditetapkan pada tiga deviasi standar. Bersama-sama, UCL dan LCL membentuk pita di sekitar garis rata-rata. Proses Anda terkendali selama titik-titik data Anda berada di dalam pita ini. Ketika titik-titik berada di luar pita yang dibuat oleh batas kontrol, ini menandakan adanya potensi masalah

Bagaimana cara membuat bagan kendali?

Cara membuat bagan kendali sangatlah mudah. Inilah yang Anda lakukan:

• Kumpulkan data Anda: Pertama, kumpulkan data yang ingin Anda pantau. Data tersebut dapat berupa apa saja, mulai dari angka penjualan harian hingga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
• Plot data: Pada grafik, plot titik-titik data Anda di sepanjang garis waktu. Sumbu x biasanya mewakili waktu, sedangkan sumbu y mewakili variabel yang Anda ukur. Memplot titik-titik data terhadap waktu memberi Anda plot deret waktu-tahap pertama dari bagan kontrol
• Hitung rata-rata: Temukan rata-rata titik data Anda dan gambar garis horizontal di grafik Anda pada nilai ini. Garis ini mewakili kecenderungan sentral proses Anda
• Tetapkan batas kendali: Hitung batas kendali atas dan bawah untuk membantu Anda menentukan kapan suatu proses keluar dari jalur. Tarik garis pada nilai-nilai ini di atas dan di bawah garis rata-rata
• Menafsirkan grafik: Amati bagaimana grafik kontrol Anda berperilaku dengan mengacu pada batas kontrol yang telah Anda tetapkan saat Anda menambahkan data. Proses Anda stabil jika titik-titik data Anda berada di dalam batas-batas ini. Jika melampaui batas, ambil tindakan untuk memperbaiki proses sebelum berputar di luar kendali

Metrik dan data bagan kontrol utama

Setelah Anda membuat diagram kontrol kontrol proyek anda sudah setengah jalan. Sekarang saatnya untuk menganalisis hasilnya. Gunakan metrik ini untuk menilai kinerja Anda:

• Rentang (R): Rentang adalah perbedaan antara titik data tertinggi dan terendah dari sampel Anda. Anda dapat menggunakannya untuk mengetahui dengan cepat variabilitas dalam setiap subkelompok data
• Deviasi (x - xˉ): Deviasi mengacu pada perbedaan antara satu titik data dan nilai rata-rata (mean). Ini memberi tahu Anda seberapa jauh titik tertentu dari rata-rata
• Deviasi standar (σ): Ini mengukur penyebaran semua titik data di sekitar rata-rata. Ini menghitung jumlah rata-rata setiap titik data yang menyimpang dari rata-rata, memberikan gambaran tentang variabilitas keseluruhan dalam data
• Varians (σ2): Varians mengukur seberapa besar perbedaan titik data Anda dari rata-rata (mean). Hal ini dihitung dengan mengkuadratkan perbedaan antara setiap titik dan rata-rata dan merata-rata perbedaan kuadrat tersebut. Dalam istilah yang lebih sederhana, varians menunjukkan kepada Anda berapa banyak variasi yang ada dalam proses Anda

Anda juga dapat menggunakan Aturan Tujuh di PMP, ukuran yang sederhana namun kuat untuk mengidentifikasi pola proses di luar kendali.

Aturan Tujuh menyatakan bahwa jika tujuh titik data berturut-turut berada di satu sisi garis tengah - baik di atas atau di bawah - maka proses tersebut mungkin mengalami masalah yang memerlukan penyelidikan.

Selama tujuh hari terakhir, bus sekolah selalu datang sedikit terlambat. Apa yang menyebabkan keterlambatan ini? Anda perlu menemukan alasannya - sebuah 'penyebab yang dapat ditetapkan'

Aturan Tujuh sangat penting karena:

• Pola ini sering kali menunjukkan pergeseran halus bahkan dalam batas kontrol yang pada akhirnya dapat menyebabkan masalah yang lebih signifikan
• Pola ini membantu menentukan apakah faktor eksternal memengaruhi proses Anda atau apakah ada perubahan yang konsisten dalam cara proses berperilaku

Sekarang, mari kita jelajahi bagan kontrol yang dapat Anda gunakan untuk mengelola ruang lingkup, biaya, jadwal, kualitas, sumber daya, dan risiko proyek Anda.

Jenis-jenis Bagan Kontrol dengan Contoh

Ada banyak jenis bagan kontrol, masing-masing memenuhi jenis kebutuhan kontrol yang unik.

1. Grafik variabel

Apakah Anda ingin menggunakan pengukuran yang tepat untuk mengontrol aspek tertentu dari proses Anda, seperti berat, suhu, atau waktu? Bagan kontrol variabel adalah alat statistik yang Anda butuhkan.

Jenis bagan ini membantu Anda memantau proses di mana Anda mengukur sesuatu yang dapat mengambil nilai apa pun dalam suatu rentang, seperti berat produk atau waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

contoh 2: Pabrik manufaktur Anda memproduksi komponen lembaran logam khusus untuk klien industri dengan spesifikasi yang tepat, terutama dalam hal ketebalan. Untuk memastikan kualitas, Anda menggunakan bagan kontrol variabel untuk memantau ketebalan komponen

setiap jam, Anda mengukur sampel komponen dan memplot ketebalan rata-rata pada bagan. Jika pengukuran tetap berada dalam kisaran yang ditentukan, proses Anda terkendali, memastikan kualitas yang konsisten. Tetapi jika grafik menunjukkan penyimpangan, ini menandakan perlunya menyesuaikan mesin Anda untuk menghindari produksi komponen yang cacat._

Grafik variabel yang menunjukkan data ketebalan logam setiap jam. Apakah tiga titik data terakhir menjadi perhatian?

2. Grafik atribut

Apakah Anda berurusan dengan hasil lulus/gagal atau menghitung cacat dalam proses Anda? Di situlah bagan kontrol atribut berperan. Tidak seperti bagan variabel yang mengukur nilai tertentu, bagan atribut berfokus pada kualitas yang ada atau tidak ada, seperti apakah suatu produk memenuhi standar atau berapa banyak cacat yang muncul dalam suatu batch.

contoh 3: Perusahaan Anda memproduksi komponen elektronik untuk bisnis. Anda memeriksa setiap batch untuk mengetahui adanya cacat, seperti kabel yang salah atau komponen yang hilang. Dengan menggunakan bagan kontrol atribut, Anda dapat melacak berapa banyak komponen bagan kontrol yang lolos inspeksi dibandingkan dengan berapa banyak yang cacat

jika jumlah cacat tetap berada dalam kisaran yang dapat diterima, proses Anda terkendali. Tetapi jika cacat meningkat, bagan akan menyoroti hal ini, mendorong Anda untuk menyelidiki dan memperbaiki masalah sebelum berdampak pada pengiriman Anda

Bagan atribut menunjukkan jumlah sampel cacat per batch. Jumlahnya tetap stabil - proses Anda tampaknya berjalan dengan lancar

3. Grafik tambahan

Grafik kontrol khusus, seperti grafik Jumlah Kumulatif (CUSUM) dan Rata-rata Bergerak Tertimbang Eksponensial (EWMA), sangat cocok untuk mendeteksi pergeseran kecil dan tren

via ResearchGate

contoh 4: Perusahaan Anda memproduksi vaksin untuk perusahaan farmasi. Bahkan variasi kecil dalam konsentrasi bahan dapat menyebabkan kegagalan produk atau masalah regulasi._

dengan menggunakan bagan CUSUM, Anda dapat terus memantau jumlah kumulatif penyimpangan dari tingkat konsentrasi target. Bagan ini memungkinkan Anda untuk mendeteksi perubahan terkecil sekalipun dalam komponen vaksin dari waktu ke waktu. Jika grafik menunjukkan pergeseran dari target, Anda dapat segera mengambil tindakan untuk memperbaiki masalah sebelum mempengaruhi seluruh batch

contoh 5: Anda ingin memprediksi volatilitas harga saham sebagai bagian dari manajemen risiko keuangan. Dengan mengumpulkan pengembalian harian dari 100 perusahaan yang terdaftar di bursa saham selama periode 5 tahun, Anda dapat menggunakan data tersebut untuk membangun model EWMA dan menampilkan hasilnya menggunakan grafik EWMA._

grafik EWMA Anda dapat memberikan wawasan tentang tren harga saham dan mengarahkan Anda ke periode volatilitas yang mungkin terjadi berdasarkan volatilitas historis

Menggunakan grafik yang tepat dapat membantu Anda melacak dan menganalisis kinerja proses, mengidentifikasi area perbaikan, dan membuat keputusan yang didukung data dalam manajemen proyek Anda.

Menggunakan Bagan Kontrol dalam Manajemen Proyek

Bagan kontrol memungkinkan Anda memantau setiap proses secara otomatis, memastikan perhatian langsung terhadap perubahan yang mengkhawatirkan di luar titik kontrol. Pendekatan ini membebaskan Anda dari kebutuhan untuk melakukan manajemen mikro.

Berikut ini cara menggunakan bagan kendali secara efektif dalam proses manajemen proyek:

• Tentukan metrik utama dan identifikasi aspek mana dari proyek Anda yang perlu dipantau
• **Kumpulkan data secara konsisten untuk dimasukkan ke dalam bagan kendali Anda, karena hal ini membantu dalam menilai tren kinerja secara akurat dan membuat penyesuaian tepat waktu
• Cari pola atau pergeseran dalam bagan kendali Anda untuk mengidentifikasi potensi masalah lebih awal dan mengambil tindakan korektif sebelum masalah meningkat

Mari kita pandu Anda menggunakan bagan kendali dalam manajemen proyek dengan contoh-contoh praktis:

1. Melacak jadwal proyek: Misalkan Anda mengelola proyek pengembangan perangkat lunak. Anda dapat menggunakan bagan kendali untuk memantau berapa lama setiap fase pengembangan dibandingkan dengan jadwal yang direncanakan Jika Anda melihat bahwa durasi aktual secara konsisten melebihi batas kendali, ini menandakan bahwa penyesuaian diperlukan dalam perencanaan atau sumber daya Anda
2. Pemantauan anggaran: Dalam proyek konstruksi, bagan kendali berfungsi untuk membantu melacak pengeluaran anggaran dibandingkan dengan anggaran yang direncanakan. Jika pengeluaran mulai melebihi batas kontrol, hal ini dapat mengindikasikan pengeluaran yang berlebihan atau biaya tersembunyi, sehingga mendorong peninjauan ulang strategi manajemen anggaran Anda

Melacak kemajuan sprint secara sekilas dengan diagram Alir Kumulatif di ClickUp

Perhatikan bahwa setiap bagan kontrol memiliki fungsi spesifik: memantau stabilitas dan variasi proses untuk satu proses. Jika Anda ingin memeriksa kinerja proses menggunakan data historis dan mengidentifikasi kemacetan, grafik Diagram Aliran Kumulatif yang memvisualisasikan alur kerja proyek Anda dalam hal akumulasi tugas dari waktu ke waktu akan lebih berguna.

Membuat bagan kontrol dengan ClickUp

Meskipun bagan kontrol sangat berharga untuk manajemen proyek, membuat bagan kontrol sering kali membosankan. Di situlah perangkat lunak kontrol proyek seperti ClickUp masuk. Anda juga dapat menggunakan Alat AI untuk visualisasi data untuk membuat dan memvisualisasikan bagan kontrol.

ClickUp Whiteboards Papan Tulis ClickUp adalah

alat visualisasi data yang memungkinkan Anda merancang dan menyesuaikan bagan kontrol apa pun dari awal. Anda dapat menggambar dan mengatur grafik dan bagan agar sesuai dengan metrik dan kebutuhan proyek Anda.

Tidak hanya itu, Anda juga dapat menggunakan Papan Tulis untuk bertukar pikiran dan berkolaborasi dengan tim Anda dalam desain bagan kontrol dan memvisualisasikan berbagai titik data, mendiskusikan masalah potensial, dan menyesuaikan bagan Anda secara real time.

Selain itu, Anda dapat mengintegrasikan data dari berbagai sumber ke dalam Whiteboards Anda, membuat bagan kontrol komprehensif yang secara akurat mencerminkan kinerja proyek Anda.

Berkolaborasi dengan tim Anda dan buat bagan kontrol dinamis dengan Papan Tulis ClickUp

Dasbor ClickUp

Jika Anda merasa kesulitan untuk mengelola dan menavigasi berbagai metrik dan bagan kontrol secara bersamaan, Dasbor ClickUp adalah alat yang tepat untuk Anda. Alat ini menyediakan tampilan komprehensif data agregat dari berbagai sumber dan menyatukannya agar lebih cepat koordinasi proyek .

Anda dapat menyesuaikan Dasbor untuk menampilkan bagan kontrol dengan cara yang sesuai dengan preferensi Anda. Pilih dari berbagai jenis bagan dan opsi tata letak untuk menyoroti informasi yang paling penting.

Selain itu, ini mencerminkan data waktu nyata. Ini berarti Anda memiliki pandangan sekilas tentang bagan kontrol terkini yang mencerminkan data proyek terbaru, sehingga membantu Anda memantau tren dan variasi yang terjadi.

Atur data, lacak KPI, dan dapatkan pandangan komprehensif tentang kemajuan proyek dengan Dasbor ClickUp

Tampilan Bagan Gantt ClickUp Tampilan Bagan Gantt ClickUp membantu Anda melacak jadwal dan pencapaian proyek. Menggabungkan bagan kontrol dengan bagan Gantt membantu dengan

pemantauan proyek tentang bagaimana durasi tugas dan tingkat penyelesaian dibandingkan dengan jadwal yang direncanakan.

Peran utama bagan Gantt adalah untuk menunjukkan ketergantungan tugas dan bagaimana penundaan pada satu tugas dapat berdampak pada tugas lainnya. Anda juga dapat menggunakannya untuk membandingkannya dengan data bagan kendali untuk melihat perbedaan antara kinerja yang direncanakan dan kinerja aktual.

Menilai ketergantungan tugas dan melacak pencapaian proyek dengan ClickUp Gantt Chart View

Menggunakan ClickUp untuk pembuatan bagan kontrol dapat membantu Anda:

• Mendapatkan pandangan komprehensif tentang kinerja proyek Anda dengan menggabungkan Papan Tulis, Dasbor, dan bagan Gantt
• Menemukan tren, penyimpangan, dan masalah potensial sebelum menghambat keseluruhan proyek
• Merampingkan alur kerja Anda, sehingga lebih mudah untuk membuat, melacak, dan menganalisis bagan kontrol

Baca juga: 10 Template Daftar Periksa Kontrol Kualitas Gratis di Excel & ClickUp

Keuntungan dan Kerugian Bagan Kontrol dalam Manajemen Proyek

Menggunakan bagan manajemen proyek untuk mengendalikan proses yang berbeda memiliki kelebihan dan kekurangan.

Beberapa keuntungan yang dapat Anda manfaatkan antara lain:

• Pemantauan kinerja: Setiap bagan kontrol memberikan visual yang jelas, membantu Anda memahami kinerja proyek dari waktu ke waktu dan mengidentifikasi tren serta penyimpangan
• Kontrol kualitas: Bagan kontrol membantu memastikan bahwa kualitas hasil kerja Anda memenuhi standar yang disyaratkan dengan menyoroti variasi apa pun yang dapat memengaruhi hasil akhir
• Peningkatan proses: Dengan menganalisis data dari bagan kontrol, Anda dapat mengidentifikasi area di mana proses dapat dioptimalkan. Lingkaran umpan balik yang terus menerus ini mendorong perbaikan yang berkelanjutan
• Keputusan berdasarkan data: Diagram kontrol memberikan wawasan yang objektif dan berbasis data, sehingga mengurangi ketergantungan pada tebakan. Hal ini membantu dalam pengambilan keputusan yang didukung oleh data kinerja aktual

Dengan berbagai keuntungan tersebut, ada juga batasan tertentu yang harus Anda pertimbangkan sebelum membuat bagan kendali, seperti:

Anda dapat menggabungkan alat dan teknik seperti bagan Gantt dan dasbor untuk mendapatkan tampilan proyek yang komprehensif. Selanjutnya, tetaplah mengikuti perkembangan perubahan pada bagan kendali untuk memungkinkan intervensi yang tepat waktu.

Optimalkan Kinerja Proyek dengan Bagan Kontrol di ClickUp

Bagan kontrol membantu Anda menjaga proyek dan tugas individu tetap terkendali. Saat ini, bagan ini berada di antara alat bantu kualitas paling dasar yang digunakan oleh profesional manajemen proyek. Anda dapat dengan mudah menganalisis ketika aspek tertentu dari manajemen proyek berada di luar kendali dan segera mengambil tindakan untuk memastikan tenggat waktu proyek tidak terpengaruh. Anda dapat menggunakan bagan kontrol yang berbeda untuk berbagai tujuan dan bahkan menggabungkannya jika diperlukan.

Memanfaatkan platform manajemen proyek seperti ClickUp membuat pembuatan dan pengintegrasian bagan kendali menjadi mudah. Dengan fitur-fitur seperti Dasbor, Papan Tulis, dan bagan Gantt, Anda dapat mempertahankan representasi visual yang komprehensif dan real-time dari semua proses proyek.

Integrasi ini memberdayakan Anda untuk membuat keputusan proaktif dengan cepat, memastikan proyek Anda berjalan dengan lancar dan memenuhi tujuan yang diinginkan tepat waktu. Mendaftar untuk ClickUp hari ini dan optimalkan kinerja proyek dalam waktu singkat.