Asana merupakan salah satu pelopor di pasar alat manajemen tugas, dan telah membangun basis pelanggan yang kuat selama bertahun-tahun. Sejak saat itu, banyak perangkat lunak tempat kerja baru dan canggih, seperti ClickUp, telah bermunculan.
Bisnis Anda mungkin telah berkembang dan berevolusi, sehingga mendorong Anda untuk mencari alternatif Asana. Namun, jika data bisnis Anda selama beberapa tahun tersimpan di Asana, gagasan untuk memindahkan semuanya ke platform lain mungkin membuat Anda merasa cemas. Jangan khawatir; kami siap membantu!
Dalam postingan blog ini, kami membahas cara mengekspor data bisnis Anda dari Asana. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut!
Cara Mengekspor Data dari Asana ke Aplikasi Lain (Proses manual)
Terlepas dari seberapa banyak data yang ingin Anda ekspor, Anda dapat melakukannya dengan salah satu dari dua cara berikut: secara manual dan secara otomatis, menggunakan perangkat lunak pihak ketiga. Berikut ini cara mengekspor data dari Asana secara manual.
Langkah 1: Buka akun Asana Anda & pilih tugas atau proyek yang akan diekspor
Sebelum mengekspor apa pun, pastikan Anda menggunakan versi terbaru Asana. Jika belum, luangkan waktu untuk memperbarui versi yang Anda gunakan saat ini.
Kemudian, buka aplikasi tersebut dan masuk ke akun Asana Anda. Dasbor Anda akan terbuka. Pilih proyek yang ingin Anda ekspor dari Asana. Proyek ini dapat dipilih dari pusat kontrol atau bilah samping tempat proyek-proyek terdaftar.
Perlu diperhatikan bahwa Asana hanya memungkinkan Anda mengekspor tugas dari satu proyek saja secara manual dalam satu waktu.
Langkah 2: Buka menu proyek, pilih jenis file, lalu unduh
Setelah proyek dimuat, klik panah dropdown di sebelah judul proyek untuk membuka menu yang berisi opsi untuk mengimpor, mengekspor, memindahkan, mengarsipkan, dan sebagainya. Klik "ekspor/cetak". Anda dapat memilih apakah file ekspor Anda berupa file JSON atau CSV.
JSON: Jika Anda mengekspornya sebagai JSON, tautan ke berkas tersebut akan terbuka di tab baru. Anda dapat mengonversi berkas JSON tersebut ke format lain sesuai preferensi Anda.
CSV: Jika Anda memilih ekspor CSV, file tersebut akan diunduh ke komputer Anda dari browser. Setelah diunduh, Anda dapat menyeret dan meletakkan file berformat CSV ke dalam Excel, yang akan terbuka sebagai lembar kerja.
Langkah 3: Periksa data dan simpan berkas
Data Asana yang diekspor akan berisi detail proyek, seperti ID tugas, tanggal pembuatan, tanggal penyelesaian, tanggal terakhir dimodifikasi, nama, penanggung jawab, tanggal jatuh tempo, dan sebagainya. Periksa data tersebut untuk memastikan tidak ada ketidaksesuaian atau perbedaan.
Beri nama file yang sesuai dan simpan di folder pilihan Anda. Et voilà! Proses ekspor telah selesai. Anda kini dapat mengunggah data yang diekspor ke alat apa pun yang Anda inginkan.
Namun, jika Anda sudah lama menggunakan Asana atau mengelola beberapa proyek sekaligus, proses ini bisa menjadi sangat melelahkan. Selain itu, ekspor CSV dibatasi hingga 140.000 baris per proyek, sehingga menimbulkan celah data. Dan, jika Anda mengekspor dalam format CSV, mungkin diperlukan pembersihan data.
Anda dapat menghindari beberapa batasan ini dengan proses otomatis.
Cara Mengekspor Data dari Asana ke Aplikasi Lain (Proses Otomatis)
Jika Anda mengunduh data untuk beralih ke perangkat lunak manajemen proyek alternatif, Anda akan menghemat banyak waktu dan tenaga dengan fitur ekspor otomatis. Kami akan menunjukkan cara melakukannya dengan contoh ekspor dari Asana ke ClickUp.
Langkah 1: Siapkan Ruang Kerja ClickUp
Sebelum mengekspor proyek dari Asana, atur ruang kerja di ClickUp sesuai kebutuhan Anda. Gunakan hierarki ClickUp untuk mengelompokkan pekerjaan Anda ke dalam folder, proyek, tugas, dan subtugas.
Buat Bidang Kustom dan Status Kustom untuk mencerminkan struktur yang telah Anda gunakan di Asana (atau struktur pilihan Anda). Misalnya, jika Anda mengelola proyek konten, Anda dapat mengatur Status seperti penulisan, penyuntingan, optimasi mesin pencari, pemeriksaan akhir, pengunggahan, pendistribusian, dan sebagainya.
Setelah fondasi Manajemen Proyek ClickUp siap, beralihlah ke Asana untuk melakukan ekspor.
Langkah 2: Siapkan Asana untuk ekspor
Periksa proyek-proyek Asana Anda dan pastikan semuanya sudah rapi. Jika ada tugas yang berdiri sendiri, tetapkan tugas tersebut ke proyek sebelum mengekspornya. Pertimbangkan untuk menambahkan catatan pada subtugas agar lebih mudah untuk menindaklanjuti setelah proses ekspor selesai.
Tambahkan catatan ke tugas yang dibagikan antar proyek juga. Anda perlu mengonfigurasi ulang ini secara manual di ClickUp. Perhatikan juga tugas berulang.
Langkah 3: Mulai proses ekspor dari Asana
Integrasi Asana dengan ClickUp adalah alat yang sangat berguna untuk mengotomatiskan proses ekspor data proyek Anda. Untuk menggunakan alat ini, ikuti langkah-langkah berikut.
- Masuk ke akun ClickUp Anda
- Klik avatar Workspace Anda di pojok kiri bawah dasbor, lalu pilih pengaturan
- Pilih Impor/Ekspor
- Pilih Asana
- Berikan izin kepada ClickUp untuk mengimpor tugas-tugas Asana Anda
Langkah 4: Pilih ruang kerja dan proyek yang akan diekspor
Setelah otorisasi, Anda akan melihat menu tarik-turun. Pilih proyek yang ingin Anda ekspor. Anda dapat mengekspor semua proyek Asana langsung ke ClickUp atau menyesuaikannya sesuai kebutuhan Anda. Peta pengguna Asana ke pengguna ClickUp untuk memastikan seluruh tim Anda ikut serta.
Langkah 5: Sesuaikan pengimporan
Pilih opsi untuk mengimpor dari Asana. Alat impor ClickUp akan memandu Anda melalui opsi-opsi untuk mengimpor tugas yang ditutup/selesai, lampiran, tonggak pencapaian, dan sebagainya. Setelah diimpor, pastikan semua data telah dimasukkan dan tidak ada kesalahan. Selesai!
Oke, kedengarannya cukup mudah, tapi mengapa saya harus mengekspor dari Asana, tanya Anda? Berikut beberapa alasan yang mungkin.
Mengapa Anda Harus Mengekspor Data dari Asana?
Asana mungkin merupakan salah satu alat manajemen proyek yang paling awal. Namun, sejak saat itu, banyak hal telah berubah. Produk-produk baru dengan fitur dan integrasi yang lebih canggih telah bermunculan di pasaran. Berikut adalah beberapa keterbatasan Asana.
Kemampuan penyesuaian
Asana tidak memungkinkan pengguna untuk membuat hierarki yang dapat disesuaikan dengan peran kustom, status kustom, dan sebagainya. Anda tidak dapat menugaskan komentar atau menambahkan beberapa penanggung jawab ke tugas Anda di Asana. Kemampuan penyesuaian semacam itu sangat penting dalam manajemen proyek agile saat ini.
Manajemen proyek perangkat lunak
Asana tidak sepenuhnya cocok untuk manajemen proyek perangkat lunak. Misalnya, Asana tidak memiliki fitur untuk mengelola sprint, melakukan perhitungan rumus, atau menyematkan spreadsheet. Asana juga tidak menawarkan /Slash Commands, yang merupakan fitur yang tidak bisa ditawar-tawar bagi para pengembang.
Skalabilitas
Saat Anda menangani proyek-proyek kompleks dengan banyak komponen yang saling terkait, Asana mungkin kurang cocok. Hierarki Asana, misalnya, tidak menawarkan lapisan di luar tingkat penyarangan pertama. Selain itu, strukturnya juga kurang konsisten.
Kesetaraan fitur
Fitur-fitur dasar, seperti dokumen, notepad, peta pikiran, email tertanam, dll., yang telah lama tersedia di alternatif Asana seperti ClickUp, tidak termasuk di dalamnya.
Berlangganan vs. gratis
Banyak fitur Asana hanya tersedia bagi pengguna berbayar. Misalnya, Asana memiliki batasan pada penugasan tugas, fitur daftar periksa, dan sebagainya, dalam paket gratis. Untuk fungsi-fungsi kompleks lainnya, Anda mungkin memerlukan perangkat lunak alur kerja tambahan.
💡Tips Pro: Jika Anda ragu dengan alat yang sedang Anda gunakan, baca panduan ini tentang Manajemen Proyek Asana.
ClickUp: Alternatif yang Lebih Baik daripada Asana
Manajemen proyek, terutama di antara tim yang tersebar di berbagai lokasi, membutuhkan berbagai fitur perencanaan tugas, komunikasi, dan kolaborasi. Platform manajemen tempat kerja ClickUp menawarkan semua itu dan masih banyak lagi.
Manajemen proyek
ClickUp adalah alat manajemen proyek yang sangat mumpuni. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur, seperti manajemen tugas, tujuan & OKR, otomatisasi, pelacakan waktu, formulir, dan lain-lain.
Lebih dari 15 tampilan ClickUp yang dapat disesuaikan, termasuk fungsi spreadsheet yang terperinci, memungkinkan pengelolaan proyek yang sangat fleksibel dibandingkan dengan enam tampilan yang disediakan oleh Asana.
Kemampuan untuk mengelola tugas-tugas yang kompleks hanyalah permulaan dari apa yang dapat dilakukan ClickUp. Sebagai aplikasi serba guna untuk pekerjaan, ClickUp adalah satu-satunya alat yang akan Anda butuhkan.
ClickUp Goals memungkinkan Anda melacak KPI manajemen proyek secara real-time. Bahkan paket gratisnya pun sudah dilengkapi dengan fitur-fitur canggih, seperti papan tulis untuk brainstorming, dokumen untuk pencatatan (dengan kolaborasi real-time), obrolan untuk komunikasi, dan formulir untuk pengumpulan data.
Di sisi lain, ClickUp juga dilengkapi dengan fitur-fitur kecil namun sangat berguna, seperti daftar periksa berulang, poin scrum, prioritas, pengingat, webhook, dan lain-lain, untuk para ahli produktivitas di antara kita.
Otomatisasi
Salah satu tujuan utama ClickUp adalah membebaskan waktu sebanyak mungkin untuk pekerjaan kreatif. ClickUp Automations membantu Anda menyederhanakan alur kerja dan mengelola serah terima proyek.
Dengan lebih dari 100 otomatisasi alur kerja dan templat yang telah dirancang sebelumnya, Anda dapat mengotomatiskan apa saja, mulai dari tugas berulang, perubahan status, email tindak lanjut, lembar waktu, dan banyak lagi.
Fitur AI
ClickUp Brain dirancang sebagai jaringan saraf pertama di dunia yang menghubungkan seluruh pengetahuan organisasi Anda, baik yang didokumentasikan secara formal maupun yang disimpan sebagai data tidak terstruktur di dalam tugas.
Dengan ClickUp Brain, Anda juga dapat mengotomatiskan hal-hal berikut untuk mengoptimalkan alur kerja secara efektif.
- Jawaban atas pertanyaan seputar pekerjaan
- Catatan rapat harian dan pembaruan kemajuan
- Pengisian data dan perencanaan subtugas
- Pemeriksaan ejaan, transkrip, dan ringkasan
Pelaporan
Dengan ClickUp, Anda mendapatkan semua visibilitas yang Anda butuhkan di satu tempat. Dasbor ClickUp yang dapat disesuaikan memberi Anda wawasan untuk meningkatkan manajemen tim dan hasil proyek.
Baik itu produktivitas tim yang Anda minati atau metrik teknik terkait sprint, ClickUp dapat menangani semuanya.
Sumber Daya
Roda manajemen proyek telah ditemukan sejak lama dan tidak ada yang perlu membuang-buang waktu untuk itu. Inilah tepatnya mengapa para ahli di ClickUp telah menciptakan puluhan templat yang sangat dapat disesuaikan untuk berbagai kasus penggunaan, yang dirancang khusus untuk bisnis modern dan agile.
⚡️Arsip Template: Mulai dari pedoman merek hingga laporan dewan direksi, ClickUp menyediakan template untuk setiap situasi. Bingung harus mulai dari mana? Tenang saja. Coba template manajemen proyek dan template penetapan tujuan terbaik yang telah dipilih oleh tim penulis kami khusus untuk Anda.
Ekspor dari Asana, Kelola Proyek dengan Lebih Baik menggunakan ClickUp
Kami mengerti, perubahan memang sulit. Jika Anda sudah menggunakan Asana cukup lama, semua data Anda tersimpan di sana. Alur kerja Anda sudah diatur. Alat-alat Anda terintegrasi dengannya. Tim Anda sudah terbiasa dengannya.
Meskipun Anda yakin akan manfaat berpindah ke platform lain, Anda mungkin khawatir akan gangguan yang timbul akibat peralihan tersebut. Namun, jika membandingkan Asana dengan ClickUp, Anda tidak perlu khawatir.
Integrasi data ClickUp dengan Asana memungkinkan Anda mentransfer semua data Anda hanya dengan beberapa klik. Otomatisasi dan kemampuan AI-nya mempercepat alur kerja. Lebih dari 1.000 integrasinya membantu menyatukan seluruh pengetahuan organisasi Anda, yang dapat Anda manfaatkan dengan ClickUp Brain.
Terakhir, antarmuka yang sederhana, ramah pengguna, dan intuitif memastikan bahwa kurva pembelajaran untuk menggunakan alat kolaborasi manajemen proyek ini sangat minim.
Siap mencobanya sendiri? Daftar gratis di ClickUp hari ini!