![Bagaimana Menyusun Kebijakan Perusahaan yang Efektif [Dengan Contoh]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/Company-Policy-Examples-Blog-Feature-2.png)
Kebijakan perusahaan membantu Anda membangun budaya organisasi yang efektif, menavigasi insiden di tempat kerja, memastikan kepatuhan, memungkinkan manajemen risiko, dan mempromosikan lingkungan kerja yang positif.
Namun, menyusun kebijakan perusahaan bisa jadi hal yang menakutkan-Anda perlu memeriksa persyaratan hukum, menyelaraskan kebijakan dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan, mempertimbangkan kebutuhan pemangku kepentingan yang beragam, dan melakukan lebih banyak lagi.
Jadi, jika Anda seorang manajer SDM atau pemilik bisnis yang mencari cara-cara sederhana namun terperinci untuk membuat kebijakan perusahaan yang efektif, Anda berada di tempat yang tepat.
Kami telah membuat panduan langkah demi langkah untuk menyusun kebijakan, bersama dengan contoh-contoh kebijakan perusahaan, serta tips dan alat untuk membantu Anda mempercepat proses pembuatan kebijakan.
Namun pertama-tama, mari kita bahas apa itu kebijakan perusahaan.
Apa itu Kebijakan Perusahaan?
Kebijakan perusahaan adalah kerangka kerja yang menyatakan aturan dan peraturan di tempat kerja. Kebijakan perusahaan menentukan praktik dan pedoman untuk mengelola potensi masalah bisnis. Kebijakan perusahaan mengarahkan bagaimana karyawan dan pemberi kerja harus berinteraksi dan menetapkan ekspektasi atas tindakan mereka dalam berbagai skenario.
- Dengan menguraikan etiket dan batasan profesional, kebijakan perusahaan mencegah insiden di tempat kerja dan membantu karyawan dan perusahaan mengatasi krisis
- Kebijakan-kebijakan ini juga memastikan perlindungan data sensitif, mempromosikan keadilan, memfasilitasi manajemen perubahan yang lancar, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat
- Seiring dengan berkembangnya bisnis, kebijakan perusahaan memastikanstandarisasi proses dan meningkatkan efisiensi. Kebijakan-kebijakan tersebut memperjelas prosedur dan membuat karyawan memahami cara memberikan nilai yang konsisten kepada pelanggan
- Kebijakan perusahaan juga meningkatkan kepatuhan terhadap nilai-nilai organisasi dan peraturan hukum
Dengan adanya kebijakan-kebijakan ini, Anda dapat meninjau lingkungan kepatuhan yang ada, termasuk kepatuhan proyek dan mengubah kebijakan berdasarkan undang-undang yang diperbarui dan praktik terbaik industri.
Ikhtisar jenis-jenis kebijakan perusahaan
Berikut adalah beberapa kebijakan standar yang harus Anda miliki secara tertulis:
Kesehatan dan keselamatan di tempat kerja
Prosedur dan kebijakan kesehatan dan keselamatan di tempat kerja menetapkan prosedur untuk mencegah kecelakaan di tempat kerja Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA) sebuah badan federal di AS, menetapkan panduan untuk melindungi pekerja dan menciptakan tempat kerja yang aman. Sebagai contoh, OSHA menyediakan langkah-langkah untuk menangani bahan berbahaya, mengajukan keluhan, melaporkan cedera parah dan kematian, dan banyak lagi.
Kode etik karyawan
Kode etik karyawan menentukan bagaimana karyawan harus berperilaku di tempat kerja. Kode etik ini menguraikan aturan khusus mengenai cara berpakaian, akuntabilitas, kepatuhan terhadap hukum, keamanan data, kerahasiaan, pelecehan seksual, penyalahgunaan narkoba, dan bahkan penggunaan media sosial selama jam kerja.
💡Kiat Pro: Jika Anda belum membuat kebijakan kode etik yang solid dalam organisasi Anda, gunakan templat kode etik untuk menetapkan pedoman yang tepat bagi perilaku karyawan dan praktik-praktik di tempat kerja yang menghormati yang selaras dengan nilai-nilai perusahaan Anda.
Kebijakan kesempatan yang sama
Kebijakan kesempatan yang sama berlaku untuk semua karyawan perusahaan saat ini dan di masa depan. Kebijakan ini menyoroti komitmen perusahaan untuk memberikan kesempatan kerja yang sama tanpa diskriminasi.
Kebijakan ini mematuhi Undang-Undang Amerika Serikat Kesempatan Kerja yang Setara (Equal Employment Opportunity (EEO)) hukum yang mencegah diskriminasi di tempat kerja berdasarkan ras, agama, warna kulit, jenis kelamin, kewarganegaraan, atau disabilitas. Kebijakan kesempatan yang setara sangat penting untuk memastikan inklusivitas dan keragaman di dalam perusahaan.
Tindakan disipliner karyawan
Kebijakan disipliner menguraikan tindakan disipliner yang tepat yang dapat diambil oleh perusahaan sebagai tanggapan atas kesalahan karyawan, kinerja yang buruk, atau pelanggaran aturan. Kebijakan ini mencakup berbagai teguran - mulai dari peringatan untuk pelanggaran ringan hingga tindakan berat seperti penurunan pangkat, skorsing, dan pemutusan hubungan kerja untuk pelanggaran berat.
Kebijakan kehadiran dan cuti
Kebijakan kehadiran dan cuti merinci berapa banyak cuti yang diterima karyawan berdasarkan posisi pekerjaan mereka, bagaimana cara mengajukan cuti, siapa yang harus dihubungi, dan proses persetujuannya. Kebijakan cuti juga mencakup perincian tentang jenis cuti perusahaan, akumulasi, cuti wajib, cuti mengambang, dan lainnya. Kebijakan kehadiran dan cuti memastikan bahwa karyawan mematuhi jadwal kerja
Kebijakan kerja hibrida dan jarak jauh
Kebijakan ini menyederhanakan cara karyawan bekerja dari rumah dan di tempat kerja. Menurut Laporan Survei Gallup 2024 , 27% karyawan AS bekerja dari jarak jauh, dan 53% bekerja di lingkungan hibrida. Jadi, Anda harus memiliki perangkat jarak jauh dan kebijakan kerja hibrida yang menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:
- Bagaimana karyawan dapat bekerja dari kantor rumah Anda?
- Kapan harus masuk?
- Dapatkah setiap orang mengatur jam kerja mereka sendiri?
- Bagaimana cara kerja jarak jauh akan diukur?
- Dukungan apa yang akan tersedia untuk kerja jarak jauh?
- Apa saja hak-hak hukum karyawan jarak jauh?
Bagaimana Cara Membuat Kebijakan Perusahaan? Menyusun kebijakan dan prosedur membutuhkan rencana yang jelas tentang apa yang harus dimasukkan, bagaimana cara menyampaikannya kepada para peserta, siapa yang harus mengikuti kebijakan tersebut, dan kapan kebijakan tersebut berlaku.
Berikut ini adalah semua detail terkait kebijakan untuk membantu Anda menyusun kebijakan perusahaan yang sempurna.
Langkah-langkah untuk membuat kebijakan perusahaan
Berikut ini adalah proses langkah demi langkah untuk membantu Anda membuat kebijakan perusahaan.
1. Tentukan kebutuhan kebijakan dan identifikasi pemangku kepentingan
Mulailah dengan mengidentifikasi kebutuhan kebijakan-apakah Anda ingin menerapkan kebijakan untuk memenuhi persyaratan hukum atau menetapkan prosedur standar di tempat kerja untuk meningkatkan efisiensi. Terhubung dengan tim dan manajer yang berbeda untuk memahami persyaratan lengkap dari kebijakan tersebut.
2. Libatkan semua pihak
Langkah pertama adalah mendapatkan dukungan bulat untuk kebijakan yang diusulkan dari manajemen dan karyawan. Jelaskan kepada mereka mengapa kebijakan tersebut diperlukan, mintalah saran dari mereka, dan hilangkan keraguan mereka. Setelah semua orang memiliki pemahaman yang sama, mulailah membuat perencanaan yang sesungguhnya.
3. Kumpulkan tim penyusun kebijakan Anda
Apakah Anda sedang menyusun kebijakan perusahaan atau templat dokumentasi proses kolaborasi adalah suatu keharusan. Satukan seluruh tim dan gunakan ide setiap orang untuk menciptakan pesan kebijakan yang lebih terpadu.
Pastikan Anda melibatkan manajer, pemimpin, dan staf lain yang ahli dalam topik kebijakan tertentu. Misalnya, jika Anda membuat kebijakan TI untuk perusahaan, mintalah masukan dari tim TI.
Tip Pro: Sesi curah pendapat dengan para pemangku kepentingan dapat membantu Anda menangkap semua harapan dan hasil yang ideal di satu tempat. Berkolaborasi Papan Tulis ClickUp untuk mendapatkan masukan dari semua tim terkait.
gunakan Papan Tulis ClickUp untuk bertukar pikiran tentang ide untuk kebijakan perusahaan_
4. Menyusun kebijakan
Struktur kebijakan perusahaan bervariasi berdasarkan kebutuhan bisnis. Namun demikian, pastikan ada struktur yang terstandarisasi. Misalnya, jika Anda berencana untuk menulis buku panduan karyawan yang merinci semua kebijakan dan prosedur, pastikan Anda menulis kebijakan tersebut dalam format standar.
Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda sertakan dalam kebijakan:
- Pernyataan tujuan: Jelaskan tentang apa kebijakan tersebut
- Cakupan kebijakan: Berikan gambaran umum tentang apa yang dicakup oleh kebijakan dan siapa yang harus mematuhinya
- Pernyataan kebijakan: Apa tujuan dan sasaran kebijakan? Jelaskan aturan dan instruksi spesifik
- Peran dan tanggung jawab: Sertakan rincian lebih lanjut tentang penerapan kebijakan, bagaimana kebijakan tersebut akan ditegakkan dan dipantau, dan komite mana yang bertanggung jawab untuk peninjauannya
- Prosedur: MembangunTemplate SOP untuk memberikan petunjuk langkah demi langkah untuk pekerjaan rutin
- Tanggal efektif: Sebutkan kapan kebijakan tersebut mulai berlaku
- Perilaku yang diperbolehkan: Tuliskan pedoman khusus untuk perilaku yang dapat diterima
- Perilaku yang dilarang: Cantumkan batasan-batasan perilaku karyawan
- Persyaratan pelaporan: Jelaskan secara rinci apa yang harus dilakukan oleh karyawan untuk melaporkan suatu insiden
- Daftar istilah: Cantumkan daftar istilah umum yang digunakan di seluruh kebijakan beserta definisinya. Hal ini akan memperjelas kebijakan dan menyelamatkan Anda dari masalah hukum
Berikut adalah contoh kebijakan perusahaan untuk referensi Anda:
via Keka 💡Kiat Pro: Menstandarisasi struktur kebijakan bukanlah hal yang mudah. Gunakan struktur kebijakan siap pakai dari ClickUp templat kebijakan perusahaan untuk menghemat waktu dan tenaga.
5. Mulailah penelitian Anda
Lakukan beberapa pekerjaan rumah sebelum Anda memulai penulisan kebijakan. Kumpulkan data tentang perusahaan Anda dan topik kebijakan untuk membuat kebijakan yang solid yang dipatuhi semua orang. Penelitian yang menyeluruh juga dapat membantu Anda menjembatani kesenjangan dalam kebijakan yang ada dengan info yang relevan. Berikut adalah beberapa cara untuk mengumpulkan informasi:
- Periksa contoh kebijakan sebagai titik awal
- Melakukan survei di seluruh organisasi dan mewawancarai karyawan
- Bertukar pikiran dengan tim penyusun kebijakan Anda dan libatkan para pakar topik
- Dapatkan info terbaru tentang undang-undang negara bagian dan federal yang relevan dengan kebijakan Anda dan buat atau perbarui kebijakan tersebut
💡Kiat Pro: Gunakan Tampilan Formulir ClickUp untuk membuat survei dan formulir untuk mengumpulkan masukan dari karyawan Anda.
6. Menulis dan meninjau draf pertama
Kebijakan perusahaan Anda tidak akan sempurna pada percobaan pertama. Setelah membuat draf pertama, kumpulkan masukan dari para ahli, pemimpin, dan karyawan. Gunakan umpan balik tersebut untuk mendapatkan wawasan yang berharga dan membuat perubahan sampai semua orang menandatanganinya. Terakhir, mintalah persetujuan dari tim hukum dan manajemen untuk mengimplementasikan kebijakan tersebut.
💡Tip Pro: Gunakan ClickUp Dokumen untuk menyusun kebijakan Anda dengan mudah dan berkolaborasi dengan orang lain untuk mendapatkan umpan balik secara real-time
gunakan ClickUp Documents untuk berkolaborasi dengan tim Anda dan membuat kebijakan perusahaan_
7. Publikasikan draf akhir
Bagikan kebijakan perusahaan Anda dalam sistem terpusat yang mudah diakses, seperti perangkat lunak buku pegangan karyawan . Platform semacam itu membantu Anda membuat, menyesuaikan, dan mendistribusikan kebijakan dan prosedur perusahaan. Platform tersebut memudahkan proses penerimaan karyawan, memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi, serta menyelaraskannya dengan peraturan dan nilai perusahaan.
Contoh kebijakan perusahaan
Menulis kebijakan perusahaan yang efektif membantu menciptakan lingkungan kerja yang kohesif. Namun, sebelum kami memberikan tips untuk membuat kebijakan yang efektif, berikut ini beberapa contoh kebijakan perusahaan yang nyata:
Kebijakan kesehatan dan keselamatan di tempat kerja
via Unilever Kebijakan keselamatan kerja Unilever menginstruksikan karyawan di lokasi-lokasi Unilever tentang cara bekerja secara aman dengan bagian 'harus' dan 'tidak boleh'. Kebijakan tersebut juga menyatakan kapan dan bagaimana melaporkan suatu insiden.
Kode etik karyawan
via Starbucks Kebijakan kode etik Starbucks mendukung tempat kerja yang bebas dari pelecehan, perundungan, dan diskriminasi. Kebijakan ini menjelaskan bentuk-bentuk diskriminasi dan memberikan contoh tentang apa yang harus dilakukan ketika mengalami pelecehan di tempat kerja.
Tindakan disipliner karyawan
via Layanan Web Amazon Kebijakan tindakan disipliner karyawan AWS menyatakan tindakan korektif yang dapat dilakukan oleh manajer atau supervisor karyawan untuk memulihkan disiplin di tempat kerja. Kebijakan ini mencakup bentuk-bentuk teguran seperti sesi konseling, peringatan lisan, pemecatan, dan teguran tertulis.
Kebijakan kehadiran dan cuti
via Qutrix.io Kebijakan cuti Qutrix mencakup jenis cuti yang berhak diperoleh karyawan dan kelayakan untuk setiap jenis cuti. Kebijakan ini juga mencakup hari libur nasional, prosedur pengajuan cuti, dan orang-orang yang bertanggung jawab atas persetujuan cuti.
Kebijakan kerja hibrida dan jarak jauh
via HubSpot Ini bukan contoh kebijakan perusahaan pada umumnya. Kebijakan kerja hibrida HubSpot mencakup tiga opsi kerja untuk HubSpotters-rumah, kantor, dan fleksibel-dan menyatakan apa yang didapatkan karyawan di setiap mode kerja. Kebijakan ini juga memiliki tab terpisah untuk cara kerja sistem hibrida, kode budaya perusahaan, dan FAQ.
Kiat dan praktik terbaik untuk menyusun kebijakan perusahaan
Meskipun contoh kebijakan perusahaan akan membantu Anda memahami dan menulis kebijakan yang lebih baik, menerapkan beberapa praktik terbaik akan mengasah kebijakan Anda lebih jauh. Mari kita lihat apa saja praktik terbaik tersebut.
- **Gunakan bahasa yang fleksibel dan lugas: Tulislah dengan cara yang menarik dan mudah dimengerti oleh semua pemangku kepentingan. Dengan cara ini, Anda dapat memandu perilaku karyawan tanpa menjadi terlalu ketat
- **Buatlah kebijakan yang ringkas: Bagi kebijakan Anda menjadi beberapa bagian dan gunakan poin-poin sedapat mungkin agar mudah dipahami
- Sediakan skenario kehidupan nyata: Jelaskan bagaimana kebijakan tersebut dapat diterapkan dalam situasi praktis. Berikan ilustrasi dengan skenario dan contoh dunia nyata untuk mendorong pemahaman dan penerapan yang lebih baik
- Libatkan ahli hukum: Dapatkan masukan dari ahli hukum saat membuat kebijakan perusahaan. Hal ini untuk memastikan keselarasan dengan hukum dan peraturan yang relevan
- Gunakan templat: Baik itu templat kebijakan atautemplat buku pegangan karyawanmereka selalu membuat hidup Anda mudah. Templat menstandarkan kebijakan Anda dan mengurangi pekerjaan Anda dalam membuat kebijakan dari awal
Menggunakan ClickUp untuk membuat kebijakan perusahaan
Namun, apakah tips-tips ini cukup untuk membantu Anda membuat kebijakan tanpa merasa kewalahan? Anda bisa menyederhanakan proses pembuatan kebijakan dengan menggunakan perangkat lunak kolaborasi dan manajemen proyek seperti ClickUp.
Berikut ini adalah bagaimana ClickUp, dipasangkan dengan praktik terbaik, dapat membantu Anda membuat kebijakan yang paling efektif. Manajemen SDM ClickUp membantu Anda membuat pusat informasi karyawan dan kebijakan perusahaan. Platform ini memungkinkan Anda melacak keterlibatan dan kinerja karyawan serta menghemat waktu dengan templat orientasi, perekrutan, dan pembuatan kebijakan.
merampingkan operasional SDM dan perusahaan serta menciptakan pengalaman orientasi terbaik dengan Platform Manajemen Sumber Daya Manusia All-in-one dari ClickUp
Gunakan Klik Dokumen untuk berkolaborasi dengan tim pembuat kebijakan Anda. Anggota tim dapat menyarankan ide, mengedit kebijakan secara real time, menandai anggota lain dalam komentar, memberikan tugas, dan memperbarui alur kerja dalam Docs editor untuk mempercepat proses.
ClickUp Docs memberi Anda ruang yang sempurna untuk mempublikasikan kebijakan perusahaan Anda. Anda dapat membuat wiki terpusat dan buku panduan karyawan di mana karyawan dapat melihat pembaruan kebijakan terbaru.
Dengan kontrol versi lanjutan, Anda bisa mengatur siapa yang bisa mengakses, melihat, dan mengedit apa. Hal ini memastikan bahwa informasi rahasia, termasuk rincian tentang kekayaan intelektual perusahaan, hanya tersedia untuk beberapa orang terpilih.
menulis, mengedit, dan mempublikasikan kebijakan perusahaan dengan ClickUp Docs_
Bukan itu saja; Template Buku Pegangan, Kebijakan & Prosedur Karyawan ClickUp membuat pembuatan kebijakan menjadi lebih mudah dengan kontennya yang komprehensif. Templat ini membantu Anda membuat buku pegangan karyawan yang komprehensif.
Templat Buku Pegangan, Kebijakan & Prosedur Karyawan ClickUp
Dengan templat ini, Anda bisa:
- Menetapkan pedoman yang jelas
- Memastikan konsistensi dalam kebijakan dan prosedur
- Memperjelas kebingungan dalam menangani situasi yang berbeda
Gunakan templat ini untuk menyatukan semua hal di bawah satu atap-mulai dari kode etik hingga kebijakan liburan dan penggajian. Anda bisa dengan cepat menambahkan templat ini ke Ruang Kerja ClickUp dan mulai mengedit berdasarkan kebutuhan bisnis Anda.
Templat lain yang dapat membantu Anda menerapkan proses yang terdefinisi dengan baik di perusahaan Anda adalah Templat Proses dan Prosedur ClickUp .
Templat Proses dan Prosedur ClickUp
Templat ini memungkinkan Anda mengatur proses dan prosedur perusahaan menggunakan papan Kanban untuk akses cepat Anda dapat membuat instruksi untuk tugas yang berulang sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal lain yang membutuhkan perhatian Anda.
Gunakan template ini untuk memiliki pendekatan yang konsisten untuk semua tugas yang relevan agar tetap berada di jalur yang benar, merampingkan operasi, dan meningkatkan akurasi pengukuran kinerja. Anda juga dapat menggunakan beberapa tampilan, seperti tampilan papan, untuk menetapkan dokumentasi proses dan tampilan tabel, untuk membuat laporan proses dan spreadsheet khusus.
Kami belum mengungkapkan bagian terbaiknya- Otak ClickUp . Memanfaatkan AI untuk dokumentasi kebijakan berarti Anda tidak perlu melakukan semuanya sendirian. ClickUp Brain dapat membantu Anda membuat beberapa garis besar kebijakan perusahaan.
Anda dapat meminta ClickUp Brain untuk menyarankan bagian untuk kebijakan Anda sehingga Anda tidak melewatkan sesuatu yang penting. Untuk kebijakan perusahaan tertentu, Anda dapat memberikan petunjuk untuk membuat draf pertama kebijakan. Setelah anggota tim Anda yang lain meninjau draf tersebut, gunakan draf tersebut sebagai referensi untuk menyiapkan kebijakan berikutnya. Hal ini akan memberikan Anda dasar yang kuat dan menghemat waktu untuk membuat semuanya dari awal.
mempercepat dokumentasi kebijakan dengan ClickUp Brain
Dengan ClickUp Brain, Anda dapat menyederhanakan proses pembuatan kebijakan Anda, terutama jika Anda memiliki banyak kebijakan dalam pikiran Anda. Namun, setelah Anda membuat kebijakan, sempurnakan kontennya untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda yang unik.
Membangun Fondasi yang Kokoh dengan Kebijakan Perusahaan yang Terstruktur
Menulis kebijakan perusahaan membutuhkan banyak waktu dan usaha, terutama jika ini adalah kebijakan pertama Anda. Kami sarankan untuk meninjau langkah-langkah dan contoh kebijakan perusahaan dan menemukan mana yang terbaik untuk Anda. Menggunakan alat bantu seperti ClickUp dapat mengurangi pekerjaan manual Anda secara signifikan.
Setelah Anda memutuskan dan memprioritaskan kebijakan yang ingin Anda buat, cobalah ClickUp. Alat ini memberi karyawan, manajer, dan semua pemangku kepentingan lainnya akses mudah ke kebijakan perusahaan dengan fitur manajemen dokumen terpusat seperti ClickUp Documents. Selain itu, Anda dapat membuat seluruh kebijakan perusahaan hanya dalam beberapa klik dengan AI. Daftar ke ClickUp sekarang untuk membuat kebijakan perusahaan dan mempromosikan lingkungan kerja yang sehat.