Anggota tim baru Anda, yang ingin membuktikan kemampuannya, selalu lembur untuk menyelesaikan tugas-tugasnya. Namun, ketika hari gajian tiba, lembur mereka tidak tercermin, sehingga menyebabkan rasa frustrasi dan kebingungan.
Terdengar tidak asing?
Menghitung jam kerja secara akurat bukan hanya tentang melacak waktu-ini tentang menumbuhkan kepercayaan dan memastikan bahwa setiap menit usaha diakui dan dihargai.
Baik Anda mengelola bisnis kecil maupun organisasi besar, menghitung jam kerja karyawan dengan benar sangatlah penting.
Dalam blog ini, kami akan membahas cara menghitung jam kerja dan memastikan kompensasi yang akurat, mencakup berbagai metode dan alat bantu kalkulator jam kerja.
Memahami Jam Kerja
Ketika kita berbicara tentang jam kerja, kita mengacu pada total waktu seorang karyawan atau kontraktor bekerja-atau dijadwalkan untuk bekerja-dalam periode tertentu, seperti satu hari, satu minggu, atau satu bulan.
Menurut Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil AS (FLSA) ini mencakup waktu aktual yang dihabiskan untuk aktivitas terkait pekerjaan yang seharusnya dibayar oleh karyawan.
Meskipun tidak semua organisasi perlu melacak jam kerja (terutama jika mereka tidak membayar per jam), bisnis yang bekerja dengan pekerja lepas, kontraktor, pekerja konstruksi, atau karyawan paruh waktu harus rajin melakukan penghitungan.
Pelacakan waktu yang akurat sangat penting untuk memahami produktivitas tim dan efisiensi bisnis Anda. Ketika Anda memiliki gambaran yang jelas tentang bagaimana waktu dihabiskan, Anda dapat mengukur kinerja dengan lebih baik, menentukan area yang perlu ditingkatkan, dan merampingkan operasi Anda.
Baca juga: Berapa Jam Seharusnya Anda Bekerja dalam Seminggu untuk Mencegah Kelelahan?
Langkah-langkah untuk Menghitung Jam Kerja
Mari kita lihat langkah-langkah untuk menghitung jam kerja karyawan dengan cara yang sederhana dan efektif untuk memastikan semuanya dijumlahkan dengan tepat.
Langkah 1: Tentukan waktu mulai dan waktu berakhir
Untuk melacak waktu secara akurat, mulailah dengan mencatat waktu mulai dan selesai yang tepat untuk setiap periode kerja. Anda bisa menggunakan jam, perangkat lunak digital, atau bahkan kartu waktu manual-apa pun yang paling cocok untuk Anda.
Kuncinya adalah memastikan metode pelacakan Anda memberikan data yang tepat dan memperhitungkan waktu lembur atau waktu istirahat yang tidak dibayar berdasarkan perjanjian kerja Anda.
Langkah 2: Konversi format waktu untuk kejelasan
Untuk menyederhanakan penghitungan, ubah waktu mulai dan berakhir menjadi waktu militer atau format 24 jam. Ini berarti pukul 09:00 pagi menjadi 09:00, dan 17:00 sore menjadi 17:00.
Format 24 jam menghilangkan kebingungan antara pagi dan sore, membuat pengurangan menjadi lebih mudah tanpa kesalahan. Mengonversi waktu ke format ini memastikan kejelasan saat mengurangi waktu mulai dari waktu akhir.
Langkah 3: Kurangi waktu mulai dari waktu akhir
Dengan waktu yang sudah dikonversi, kurangi waktu mulai dari waktu akhir untuk menghitung total jam kerja.
Jika seorang karyawan bekerja dari pukul 09:00 hingga 17:00, Anda cukup mengurangi pukul 09:00 dari pukul 17:00, yang menghasilkan 8 jam. Langkah ini memberikan Anda jumlah total jam kerja dalam periode tertentu.
Langkah 4: Memperhitungkan waktu istirahat
Selanjutnya, kurangi waktu istirahat yang tidak dibayar dari total jam kerja.
Misalnya, jika karyawan mengambil istirahat makan siang selama 30 menit selama 8 jam kerja, kurangi 30 menit ini dari total jam kerja.
Jadi, jika rata-rata jam kerja pada perhitungan awal adalah 8 jam, setelah memperhitungkan istirahat 30 menit, total jam kerja yang disesuaikan adalah 7,5 jam.
Langkah 5: Ubah hasil akhir ke format desimal
Untuk memudahkan penghitungan penggajian, ubahlah total jam kerja ke dalam format desimal.
Jadi, jika seorang karyawan bekerja selama 7 jam 30 menit, ini harus dikonversi menjadi 7,5 jam.
Jam desimal menyederhanakan penghitungan gaji, terutama ketika berurusan dengan pecahan jam.
Baca juga: Cara Mengatur Waktu dengan Teknik Pomodoro
Langkah 6: Jumlahkan total jam kerja untuk periode pembayaran
Jumlahkan total jam kerja selama periode pembayaran.
Jika seorang karyawan bekerja 35 jam di minggu pertama, 37,5 jam di minggu kedua, dan 40 jam di minggu ketiga, maka total jam kerja untuk bulan tersebut adalah 112,5 jam.
Penjumlahan jam kerja ini memberikan gambaran menyeluruh tentang total input tenaga kerja dan sangat penting untuk penghitungan penggajian yang akurat.
Langkah 7: Menghitung total gaji
Untuk langkah terakhir, cukup kalikan total jam kerja dengan tarif upah per jam untuk menentukan jumlah yang harus dibayarkan.
Jika tarif upah Anda untuk karyawan penuh waktu adalah $40 per jam dan mereka bekerja selama 37,5 jam, Anda akan menghitungnya dengan $40 dikalikan 37,5, yang sama dengan $1.500. Itu adalah jumlah yang harus Anda bayarkan untuk pekerjaan mereka.
**Tapi bagaimana dengan jam lembur?
Menangani jam lembur membutuhkan perhitungan yang cermat.
Mulailah dengan mengidentifikasi jumlah jam kerja standar untuk periode pembayaran, seperti 40 jam per minggu. Setiap jam kerja di luar jumlah tersebut dianggap sebagai lembur.
Misalnya, jika seorang karyawan bekerja 45 jam dalam seminggu, maka 5 jam adalah lembur. Hitung upah lembur berdasarkan tarif lembur perusahaan Anda, yang biasanya ditetapkan per jam.
Audit rutin dan praktik ketepatan waktu yang tepat dapat membantu mengelola lembur secara efektif dan memastikan karyawan dibayar dengan benar.
Memilih Alat Bantu yang Tepat untuk Menghitung Jam Kerja
Menghitung jam dan menit kerja bisa menjadi mudah dengan alat yang tepat yang Anda miliki. Baik Anda mengelola tim kecil atau menjalankan organisasi besar, alat yang tepat dapat membantu menyederhanakan proses dan memastikan keakuratannya.
Mari selami berbagai alat yang tersedia, pelajari cara kerjanya, dan temukan alat yang paling cocok untuk organisasi Anda.
Perhitungan manual
Perhitungan manual adalah cara kuno untuk melacak jam kerja.
Untuk menjumlahkan jam kerja, Anda membutuhkan pena, kertas, atau kalkulator dasar. Catat waktu mulai dan selesai dari ponsel, jam tangan, atau jam dinding Anda, dan lakukan perhitungan sendiri di penghujung hari.
Sederhana dan mudah, tetapi membutuhkan usaha untuk melakukannya dengan benar.
Para ahli
- Sederhana dan tidak memerlukan alat khusus
- Hemat biaya, terutama untuk bisnis kecil
Kekurangannya
- Memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan
- Mudah membuat kesalahan saat menjumlahkan jam kerja, terutama dalam jangka waktu yang lama
- Mungkin mengharuskan Anda untuk hadir secara fisik di lokasi kerja
Spreadsheet
Spreadsheet menawarkan langkah maju dari penghitungan manual, memungkinkan Anda menggunakan rumus untuk mengotomatiskan beberapa perhitungan.
Alat bantu seperti Microsoft Excel atau Google Spreadsheet memungkinkan Anda melacak jam kerja, menghitung total, dan membuat laporan dasar.
Keunggulannya
- Membantu mengatur dan mengotomatiskan bagian-bagian dari proses penghitungan
- Mengurangi kemungkinan kesalahan
- Alat bantu seperti Excel atau Spreadsheet bisa disesuaikan dengan formula untuk penghitungan yang lebih cepat dan visualisasi data yang lebih baik
Kekurangannya
- Tidak praktis untuk dikelola dan membutuhkan pembaruan rutin
- Dapat menjadi rumit seiring bertambahnya data
- Tidak memiliki pelacakan waktu nyata dan integrasi dengan sistem lain
Platform seperti ClickUp menyediakan templat untuk membuat proses ini berjalan lebih lancar.
Templat Lembar Waktu Layanan ClickUp dirancang untuk membantu Anda melacak dan mengelola jam kerja tim layanan Anda.
Templat Lembar Waktu Layanan ClickUp menyederhanakan pelacakan waktu, biaya, dan sumber daya. Dengan mudah melacak jam yang dapat ditagih dan penggunaan sumber daya di beberapa proyek.
Anda akan menyukai alat bantu visual seperti bagan dan grafik yang memberi Anda wawasan waktu nyata tentang kemajuan. Selain itu, integrasi dengan aplikasi seperti Stripe dan PayPal memastikan semua keuangan Anda tersinkronisasi.
Templat ini dilengkapi dengan Status Kustom ClickUp seperti Disetujui dan Perlu Perhatian dan penawaran 12 Bidang Khusus ClickUp seperti Tarif Per Jam dan Jam Sakit Berbayar, memungkinkan pelacakan yang menyeluruh.
Templat ini juga memungkinkan pembuatan faktur otomatis berdasarkan lembar waktu Anda, yang menghemat waktu Anda dan mengurangi kesalahan.
Bonus: Coba templat lembar waktu lainnya dari ClickUp untuk memaksimalkan upaya manajemen waktu Anda.
Perangkat lunak pelacakan waktu
Alat-alat ini dirancang untuk membantu menyusun proses pencatatan dan penghitungan jam kerja.
Aplikasi pelacakan waktu secara otomatis mencatat waktu mulai dan waktu selesai; beberapa bahkan menawarkan fitur seperti pengurangan waktu istirahat otomatis dan penghitungan lembur.
Keunggulannya
- Menyediakan pelacakan otomatis jam kerja untuk mengurangi risiko kesalahan manusia
- Termasukdukungan untuk lembar waktu otomatis dan pelaporan
Kekurangannya
- Bisa jadi mahal, terutama untuk bisnis kecil
- Mungkin melibatkan kurva pembelajaran untuk tim
Baca juga: 10 Lembar Templat Catatan Waktu Gratis di Excel, Word & ClickUp
Alat bantu manajemen proyek
Alat-alat ini menawarkan cara yang komprehensif untuk melacak jam kerja dan mengelola tugas, proyek, dan tenggat waktu di satu tempat. Solusi Manajemen Waktu ClickUp adalah salah satu alat tersebut.
gunakan Pelacakan Waktu Proyek ClickUp untuk melacak jam kerja karyawan Anda dengan antarmuka pengguna yang bersih Pelacakan Waktu Proyek ClickUp sangat serbaguna. Anda bisa melacak waktu dari hampir semua perangkat, baik itu ponsel Android, iPhone, desktop, atau laptop.
Lacak waktu untuk seluruh ruang kerja Anda atau fokus pada tugas tertentu, dan Anda memiliki fleksibilitas untuk menjeda dan melanjutkan pelacakan dengan pengatur waktu global.
Dengan fitur ini, Anda bisa:
- Membuat lembar waktu yang dapat disesuaikan: Melacak waktu berdasarkan hari, minggu, bulan, atau rentang khusus. Memvisualisasikan total berdasarkan tanggal untuk mendapatkan wawasan yang berharga tentang entri waktu Anda
gunakan Pelacakan Waktu Proyek ClickUp untuk menghasilkan lembar waktu yang memberikan wawasan yang jelas tentang jam kerja, kinerja, dan banyak lagi dari karyawan Anda
- Pahami waktu yang terlacak: Menganalisis berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas atau kelompok tugas untuk setiap anggota tim
- Buat laporan yang dapat disesuaikan: Buat laporan dari entri waktu Anda, termasuk estimasi dan memisahkan jam yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih
- Bandingkan estimasi waktu: Periksa apakah tim Anda berada di jalur yang tepat dengan membandingkan estimasi waktu dengan waktu aktual yang terlacak, membantu Anda mengukur apakah Anda memenuhi jadwal Anda
💡Kiat Pro: Mengotomatiskan pengingat lembar waktu dengan interval yang konsisten - harian, mingguan, atau dua mingguan menggunakan Otomatisasi ClickUp . Hal ini membantu memastikan bahwa entri timesheet dibuat dengan segera dan mengurangi risiko entri yang terlewat.
Dan inilah keuntungan lainnya: jika Anda sudah menggunakan alat seperti Toggl, Everhour, atau Clockify, ClickUp terintegrasi dengan lancar dengan alat-alat ini, sehingga semua data waktu Anda disinkronkan dengan mulus ke ruang kerja ClickUp Anda. Hal ini membuat pengelolaan waktu dan proyek Anda menjadi lebih efisien!
hilangkan entri data manual dengan menyinkronkan proyek dan tugas menggunakan Integrasi Everhour ClickUp
Keunggulannya
- Menggabungkan pelacakan jam kerja dengan manajemen tugas dan pelaporan
- Menyederhanakan alur kerja dan terintegrasi dengan baik dengan fitur manajemen proyek lainnya
- Meningkatkan produktivitas dan membantumemperkirakan waktu penyelesaian secara akurat
Kekurangannya
- Bisa jadi rumit untuk diatur dan dikelola
- Mungkin memiliki kurva pembelajaran yang lebih curam untuk pengguna yang tidak terbiasa
Baca juga: 11 Aplikasi Manajemen Waktu Terbaik di tahun 2024 (Ulasan & Harga)
Jam waktu
Ini adalah metode yang lebih tradisional untuk melacak jam kerja tetapi masih banyak digunakan. Karyawan masuk dan keluar, dan jam mencatat jam kerja mereka.
Metode ini sangat mudah dan bisa efektif di lingkungan di mana karyawan bekerja di tempat.
Kelebihan
- Sederhana dan mudah digunakan
- Memberikan catatan yang jelas tentang jam kerja per minggu
Kekurangannya
- Bisa jadi tidak praktis di lingkungan kerja yang terpencil atau fleksibel
- Mungkin memerlukan pemeliharaan dan dapat mengalami gangguan fisik
Sistem biometrik
Sistem seperti ini menggunakan sidik jari, pengenalan wajah, atau data biometrik lainnya untuk melacak jam kerja.
Sistem ini sangat aman dan mengurangi risiko buddy punching (di mana seorang karyawan masuk menggantikan karyawan lain).
Kelebihannya
- Sangat akurat dan aman
- Mengurangi potensi pencurian waktu dan buddy punching
Kekurangannya
- Bisa jadi mahal untuk menginstal dan memelihara
- Dapat menimbulkan masalah privasi di antara karyawan
Sistem penggajian Sistem penggajian
Perangkat lunak penggajian, seperti Paychex, Paycor, Jibble, dll., sering kali menyertakan pelacakan waktu sebagai bagian dari fitur-fiturnya.
Sistem-sistem ini mengintegrasikan jam kerja karyawan dengan pemrosesan penggajian, secara otomatis menghitung upah berdasarkan jam kerja dan tarif yang berlaku.
Keunggulannya
- Pelacakan waktu terintegrasi menyederhanakan penggajian
- Memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan dan mengurangi beban kerja administratif
Kekurangannya
- Bisa jadi mahal, terutama untuk usaha kecil
- Mungkin memerlukan pelatihan dan pengaturan untuk memanfaatkan semua fitur sepenuhnya
Manfaat Perhitungan Waktu Tepat Pada Pekerjaan
Mari kita hadapi itu: mengawasi jam kerja bukan hanya tentang menghitung angka. Ini tentang menjaga tim Anda tetap senang dan dalam kondisi terbaiknya.
Berikut ini adalah rincian dari semua manfaat yang dapat diberikan oleh penghitungan waktu yang akurat bagi karyawan Anda.
Karyawan yang bahagia = Hasil kerja yang lebih baik
Ketika karyawan melihat jam kerja mereka dilacak secara akurat, hal ini menunjukkan bahwa waktu mereka dihargai. Hal ini akan meningkatkan semangat dan motivasi mereka.
Dan karyawan yang bahagia juga lebih produktif. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa karyawan yang lebih bahagia adalah 13% lebih produktif .
Penghematan waktu dan uang
Cara lama untuk melacak waktu, seperti lembar waktu kertas, lambat dan rentan terhadap kesalahan. Memperbaiki kesalahan dan mengelola catatan ini dapat memakan banyak waktu.
Dengan alat pelacakan waktu digital, Anda dapat mengurangi kesalahan dan membiarkan tim Anda fokus pada pekerjaan mereka yang sebenarnya.
Mencegah kelelahan karyawan
Pelacakan waktu yang baik membantu menjaga beban kerja tetap terkendali.
Dengan memiliki wawasan yang jelas tentang bagaimana waktu dihabiskan, Anda dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik, menetapkan tenggat waktu yang realistis, dan memastikan beban kerja setiap orang adil.
Hal ini membantu mencegah kelelahan dan menjaga ekspektasi tetap terkendali, sehingga tim Anda dapat tetap produktif dan terhindar dari kewalahan.
Mengidentifikasi kapasitas dan mengalokasikan sumber daya secara efisien untuk mencegah penggunaan sumber daya yang berlebihan dan kurang dengan tampilan Beban Kerja ClickUp
Baca juga: Cara Mengatasi Tantangan Manajemen Waktu yang Umum
Lacak Jam Kerja Lebih Baik dengan ClickUp
Pelacakan waktu yang akurat meningkatkan efisiensi dan kepuasan dalam organisasi Anda. Dengan banyaknya alat yang tersedia, memilih alat yang tepat dapat membuat perbedaan besar.
Solusi modern seperti ClickUp dapat menyederhanakan seluruh proses, memudahkan untuk mencatat dan melacak jam kerja karyawan dengan lebih akurat. Cobalah ClickUp dan lihat bagaimana hal ini dapat membuat hidup Anda lebih mudah!