Komunikasi Formal vs Komunikasi Informal: Perbedaan, Persamaan, dan Kiat untuk Meningkatkannya

Jika Anda bertanya kepada karyawan apa yang membuat mereka bekerja lebih baik, mereka mungkin akan menjawab hirarki yang datar, manajemen yang mendukung, atau bahkan budaya kantor. Namun, yang sebenarnya mereka maksudkan adalah komunikasi yang efisien.

Mulai dari interaksi yang bersahabat dan kerja sama tim hingga saluran dan format yang diatur-komunikasi yang jelas memastikan bahwa ide dan umpan balik dibagikan secara efektif, sehingga pekerjaan setiap orang menjadi lebih mudah dan berdampak.

Menurut Grammarly Keadaan Komunikasi Bisnis melaporkan, 93% pemimpin bisnis percaya bahwa kemampuan mereka untuk bekerja secara efektif bergantung pada cara orang berkomunikasi di sekitar mereka.

Komunikasi dalam sebuah organisasi bisa bersifat formal atau informal. Keduanya penting dalam konteksnya, namun semuanya menjadi tidak pasti ketika orang mencampuradukkan keduanya

Dalam artikel ini, kita akan membahas komunikasi formal vs. informal, menjelaskan kapan harus menggunakan keduanya, dan membantu Anda meningkatkan kemampuan komunikasi secara keseluruhan dalam lingkungan organisasi.

Memahami Komunikasi Formal

Sebagian besar ruang kerja memiliki protokol komunikasi resmi yang memperkuat citra dan budaya perusahaan, yang dirancang untuk mengurangi kesalahan dan gangguan dalam interaksi karyawan.

Komunikasi formal mengacu pada cara terstruktur untuk bertukar informasi melalui saluran resmi. Percakapan ini dipantau dan dapat dilacak serta mengikuti hierarki yang telah ditentukan sebelumnya Rantai email, permintaan tugas, konferensi video, whitepaper, pembaruan proyek, dan saluran obrolan yang diatur oleh perusahaan adalah beberapa contoh penting.

Ini benar-benar praktis dan bertujuan untuk memformalkan komunikasi untuk berbagi informasi sesuai keinginan perusahaan.

Jenis-jenis komunikasi formal

Bergantung pada bagaimana ide dibagikan, komunikasi formal dapat terdiri dari tiga jenis:

• Vertikal: Ketika komunikasi formal terjadi di seluruh tingkat organisasi dalam suatu rantai hirarki. Atasan dapat berbicara kepada bawahannya (top-down), dan bawahan dapat berbagi ide dengan atasannya (bottom-up)
• Lateral atau Horizontal: Ketika karyawan dari departemen yang berbeda yang bekerja di tingkat yang sama berkomunikasi satu sama lain. Misalnya, anggota tim pengembangan produk terlibat dalamkomunikasi kolaboratif dengan rekan pemasaran mereka untuk mengatur peluncuran produk
• Diagonal atau Menyilang: Ini berarti bahwa karyawan dari departemen yang berbeda yang bekerja di berbagai tingkatan dapat berkomunikasi secara diagonal. Contohnya adalah pemimpin tim produk berbicara dengan perwakilan pengembangan penjualan (SDR) untuk menentukan permintaan fitur yang akan diprioritaskan dalam sprint berikutnya

Karakteristik komunikasi formal

Anda dapat mengidentifikasi komunikasi formal dengan mengidentifikasi beberapa ciri yang berbeda:

• Konsistensi di sekitar protokol dan kosakata profesional
• **Sifat asinkron dan berdasarkan persetujuan, yang sering kali membuatnya lambat dan melelahkan
• Bentuk eksekusi tertulis, yang membuatnya terperinci, berorientasi pada tugas, dan mudah dirujuk
• Fokus pada privasi, yang membuat komunikasi formal menjadi pilihan ideal untuk pendekatan yang perlu diketahui untuk kerahasiaan proyek

Contoh komunikasi formal

Cara yang baik untuk mengidentifikasi komunikasi formal adalah dengan melihat apakah komunikasi tersebut didokumentasikan secara resmi. Dokumen pendukung dalam matriks komunikasi internal dapat mencakup

• utas email
• pesanan dan pembaruan inventaris
• permintaan tugas
• komunikasi video asinkron dan webinar langsung

Komunikasi formal secara efektif memperlancar operasi internal antar departemen, kolega, dan hierarki.

Karena alur komunikasi ini adalah tentang sistem dan panduan, strategi komunikasi yang efisien dapat membantu Anda mendorong informasi dengan lebih efisien. Sebagai platform manajemen produktivitas lengkap, ClickUp sangat berfokus pada komunikasi tim dan cara-cara untuk membuat interaksi di ruang kerja menjadi lebih baik.

Sebagai contoh, fitur Templat Komunikasi Internal ClickUp dibuat khusus untuk orang-orang yang ingin membangun budaya perusahaan yang kuat secara internal.

Unduh Templat Ini

Siapkan strategi komunikasi internal Anda dari awal dengan memodifikasi tujuan, pemangku kepentingan, tampilan daftar, dan kalender dengan menggunakan Templat Komunikasi Internal ClickUp

Dengan templat ini, Anda bisa menerapkan bagaimana informasi harus disebarkan, menskalakan titik kontak komunikasi untuk mengimbangi kompleksitas, dan mematuhi berbagai undang-undang privasi data-semuanya tanpa harus memulai dari awal.

Berikut ini adalah cara yang dapat Anda lakukan:

• Tetapkan tujuan, tugas, dan subtugas komunikasi denganSasaran ClickUp danTugas ClickUpmendelegasikan tugas kepada pemangku kepentingan, dan menetapkan jadwal dan tenggat waktu denganKalender ClickUp* Mengatur saluran internal seperti email, obrolan, dan rapat serta menetapkan aturan jempol untuk memuat aliran informasi
• Memodifikasi status, bidang, dan tampilan khusus untuk menyaring pembaruan dan memantau konten

Templat ini sangat bagus untuk menjaga transparansi di seluruh bagian dan membantu karyawan menjadi produktif di tempat kerja. Ini juga berfungsi sebagai pusat terpusat untuk menyimpan percakapan, pengumuman, dan dokumen terkait komunikasi di seluruh perusahaan di satu tempat.

Keuntungan dan kerugian komunikasi formal

Komunikasi formal memiliki kelebihan dan kekurangan. Memahami kelebihan dan kekurangan ini sangat penting untuk mengetahui kapan harus menggunakan saluran resmi yang telah ditentukan.

Keuntungan komunikasi formal

Komunikasi formal merupakan bagian penting dari perusahaan yang berfungsi dengan baik karena

• Menumbuhkan disiplin dan profesionalisme di antara para pekerja
• Komunikasi ini membawa transparansi dan efisiensi pada percakapan
• **Karena sebagian besar didokumentasikan, komunikasi ini mendukung audit dan kepatuhan data

Kerugian dari komunikasi formal

Meskipun demikian, faktor-faktor yang membuat komunikasi formal sangat efektif juga membuatnya kaku.

• Komunikasi semacam itu memiliki sedikit ruang untuk individualitas karena memprioritaskan pekerjaan di atas perasaan dan pendapat pribadi
• Alur yang sudah berjalan lama yang dipertahankan demi peraturan dapat menghabiskan banyak waktu
• Hal ini dapat terlihat dingin dan menghambat ikatan karyawan

Baca juga: 10 Aplikasi dan Alat Komunikasi Tim Terbaik di Tahun 2024

Peran komunikasi formal dalam organisasi

Sulit membayangkan sebuah perusahaan tanpa komunikasi formal strategi komunikasi . Kepatuhan terhadap aturan-aturan ini berarti bahwa informasi dibagikan secara transparan, tanpa distorsi, dan dengan cara yang dapat dilacak untuk referensi.

Dalam organisasi dengan hirarki internal yang kompleks, hal ini juga menetapkan otoritas dan menumbuhkan disiplin karyawan.

Memahami Komunikasi Informal

Tidak semua percakapan harus melalui jalur formal. Beberapa percakapan pribadi dan instan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan menghemat waktu.

Anda pasti pernah mendengar tentang komunikasi selentingan -cara-cara tidak resmi di mana para kolega saling berbagi informasi.

**Komunikasi informal adalah aliran informasi tidak resmi yang didasarkan pada hubungan sosial yang dimiliki oleh para karyawan. Komunikasi verbal tentang tugas, membantu rekan kerja, atau mengobrol tanpa tekanan dalam bahasa informal selama istirahat makan siang-apa pun yang tidak mengikuti jalur komunikasi yang diatur perusahaan, adalah bagian dari komunikasi informal.

Jenis-jenis komunikasi informal

Komunikasi informal tidak mengikuti aturan atau struktur yang ketat, sehingga sangat fleksibel dan dinamis. Komunikasi informal bisa dalam berbagai bentuk, masing-masing memiliki tujuan dan konteks yang berbeda di tempat kerja.

Berikut adalah empat jenis utamanya:

• **Rantai satu untai: Ketika seseorang mengatakan sesuatu kepada orang lain, dan orang tersebut menyampaikan pesan yang sama kepada orang lain, maka rantai komunikasi akan terus berlanjut. Ini adalah jenis komunikasi informal yang paling alami
• Rantai kelompok: Ketika seseorang bercerita kepada rekannya yang dipercaya, dan rekannya tersebut membagikan informasi tersebut kepada orang lain yang mereka percayai. Jenis konversi ini didasarkan pada kepercayaan tetapi diteruskan di antara kelompok orang tertentu. Contohnya adalah manajer secara terpisah mendiskusikan perubahan klien dengan tim produk dan anggota tim produk mendiskusikan hal yang sama dengan tim desain
• Rantai gosip: Jenis komunikasi informal yang paling umum adalah rantai gosip yang melibatkan orang-orang yang berbicara dengan sekelompok orang dan kelompok tersebut berbagi hal yang sama dengan kelompok orang lain. Ini adalah cara tercepat untuk menyebarkan informasi secara informal
• Rantai probabilitas: Terkadang, seorang karyawan dapat secara acak memilih beberapa rekan kerja untuk berbagi informasi, dan rekan kerja tersebut melanjutkan tren tersebut dengan menyampaikan konten tersebut secara acak kepada orang lain. Contohnya adalah seseorang yang menyebutkan kebijakan SDM baru kepada rekan kerja yang duduk di meja yang sama saat makan siang

Karakteristik komunikasi informal

Komunikasi informal terjadi di luar email dan dasbor, dan memiliki beberapa ciri utama agar mudah dikenali:

• Bersifat instan, pribadi, dan tanpa beban
• Sebagai mode komunikasi yang sinkron, komunikasi ini memangkas waktu yang dibutuhkan untuk melalui jalur formal, sehingga membuat karyawan lebih produktif
• Komunikasi informal adalah baik untuk moral karyawan karena mereka memiliki teman untuk berbagi perasaan
• Terlepas dari kenyamanan pembicaraan informal, komunikasi ini mungkin tidak akurat karena isinya tidak didokumentasikan, diverifikasi, atau dapat dilacak
• Karyawan yang tidak puas sering kali membuattantangan komunikasi dengan menyebarkan informasi yang salah melalui saluran informal

Contoh komunikasi informal

Percakapan informal apa pun yang tidak perlu dicatat ke dalam sistem adalah bagian dari komunikasi informal. Hal ini dapat mencakup

• Pembaruan verbal tentang tugas dan proyek
• Pembicaraan ringan dan sapaan di lorong
• Makan siang kelompok dan retret perusahaan

Anda mungkin mendapati rekan kerja berbicara secara informal tentang bagaimana mereka menghabiskan akhir pekan, pertandingan yang mereka tonton semalam, atau kebijakan departemen SDM yang baru.

Keuntungan dan kerugian komunikasi informal

Komunikasi informal bisa sangat efektif, namun keberhasilannya sangat bergantung pada konteks penggunaannya. Memahami di mana komunikasi informal unggul dan di mana komunikasi informal mungkin gagal dapat membantu Anda memanfaatkan kekuatannya dan mengurangi kelemahannya.

Keuntungan komunikasi informal

Komunikasi informal melengkapi keterbatasan komunikasi formal.

• Komunikasi ini membuat pengalaman di kantor menjadi lebih alami dan percakapan
• Komunikasi informal membantu karyawan untuk terbuka kepada rekan kerja mereka dan menciptakan ikatan yang membantu selama kerja tim
• Komunikasi informal membangun kepercayaan diri dan rasa memiliki-dua hal utama yang Anda temukan pada karyawan yang sangat produktif.

Kekurangan komunikasi informal

Namun, komunikasi informal bukannya tanpa kekurangan.

• Komunikasi ini tidak diatur dan dapat menyebabkan informasi menyebar dengan cepat
• Jika karyawan terlalu asyik dengan obrolan ringan dan gosip, hal ini bisa berdampak negatif pada budaya dan produktivitas tim
• Pimpinan tidak dapat melacak obrolan informal, sehingga tidak ada akuntabilitas

Banyak kekurangan dalam komunikasi informal berasal dari kurangnya struktur dalam komunikasi internal, karena informasi terbaru disampaikan secara lisan. Salah satu cara terbaik untuk mengatasinya adalah dengan menggunakan templat komunikasi rencana proyek , seperti Templat Komunikasi Karyawan ClickUp . Ini adalah cara yang sederhana namun komprehensif untuk menyebarkan informasi sehingga orang-orang yang relevan tetap mendapatkan informasi terbaru dengan detail yang otentik.

Seperti yang sudah Anda duga, tim SDM merasa sangat terbantu dengan cara ini.

Unduh Templat Ini

Gunakan Templat Komunikasi Karyawan ClickUp untuk membuat cara standar untuk berbagi informasi dengan karyawan

Berikut ini adalah cara untuk memanfaatkannya dengan baik:

• Rencanakan dan terapkan strategi komunikasi Anda menggunakan Tampilan Strategi Rencana Komunikasi
• Gunakan tampilan 'Panduan Memulai' untuk menjelaskan matriks komunikasi dan aturan dasar untuk menghindari miskomunikasi
• Gunakan tampilan 'Pembaruan Komunikasi' untuk melacak pembaruan yang sudah ada dan yang akan datang
• Kurangi kebutuhan akan komunikasi informal dengan memantau interaksi diDasbor ClickUp* Buat tata letak visual yang mudah diikuti dengan menambahkan status khusus untuk memantau kemajuan tugas dan subtugas dalam rencana komunikasi Anda

Templat ini menggabungkan manajemen proyek dengan manajemen karyawan untuk komunikasi yang lancar.

Peran komunikasi informal dalam organisasi

Dalam kondisi terbaiknya, komunikasi informal membangun hubungan dengan karyawan lain. Komunikasi ini meruntuhkan hierarki, memfasilitasi aliran informasi yang bebas, dan menumbuhkan empati. Tepukan lembut di punggung untuk pekerjaan yang baik, membantu junior memecahkan masalah, atau meminjamkan telinga untuk membuat rekan kerja merasa didengar adalah sikap yang tidak sepenuhnya mungkin dilakukan dalam lingkungan formal.

Studi Hawthorne, yang dilakukan oleh Elton Mayo, menunjukkan bahwa komunikasi informal memengaruhi pengembangan dan penguatan standar kinerja dan harapan anggota dalam kelompok kerja. Hal ini menunjukkan bahwa interaksi informal dapat membentuk budaya organisasi dan norma-norma secara lebih efektif daripada komunikasi formal

Komunikasi Formal vs Komunikasi Informal

Tempat kerja tidak dapat memilih salah satu saluran yang lebih baik daripada yang lain karena kedua jenis komunikasi ini penting dalam konteksnya. Mari kita pahami perbedaannya dan bagaimana cara beralih di antara keduanya.

Perbedaan utama antara komunikasi formal dan informal

Berikut ini adalah ikhtisar perbedaan utama antara komunikasi formal dan informal:

Kesamaan antara komunikasi formal dan informal

Terlepas dari pendekatannya yang sangat berbeda, komunikasi formal dan informal bekerja sama untuk membangun budaya perusahaan yang positif.

• Keduanya memberikan kebebasan kepada karyawan untuk berbagi ide dan konteks melalui berbagai saluran dan format
• Baik komunikasi formal maupun informal membantu dalam pengambilan keputusan dan produktivitas
• Orang-orang menyerap informasi lebih cepat ketika Anda menggabungkan berbagai saluran untuk diseminasi

Menyeimbangkan komunikasi formal dan informal dalam lingkungan internal

Rahasia tempat kerja yang sangat produktif adalah menyeimbangkan komunikasi formal dan informal. Jika Anda kesulitan memahami kapan harus menggunakan format yang mana, carilah kebijakan perusahaan tentang komunikasi resmi. Strategi komunikasi formal sering kali didokumentasikan dengan baik oleh bagian SDM dan pimpinan tim. Anda akan menemukan saluran, jadwal, proses, dan aturan yang telah disetujui di dalamnya.

Sebagai aturan umum, jika sesuatu benar-benar terkait dengan pekerjaan, membutuhkan orang lain untuk mengetahuinya, dan bersifat rahasia, maka harus melalui saluran formal.

Perbedaan utama antara saluran komunikasi formal dan informal ada pada pikiran Anda. Anda harus menggunakan komunikasi informal ketika Anda sedang beristirahat atau ingin mengobrol dengan rekan kerja. Namun, ingatlah untuk tidak membagikan informasi secara berlebihan melalui saluran informal atau bertindak berdasarkan informasi yang tidak dapat Anda verifikasi. Dengan mengamati kapan dan bagaimana orang lain menggunakan komunikasi formal dan informal, Anda bisa belajar untuk menyeimbangkannya.

Contoh-contoh di mana komunikasi formal dan informal saling terkait

Bayangkan Sarah, seorang manajer proyek, menyulap komunikasi formal dan informal dalam pekerjaan sehari-harinya. Dia memulai harinya dengan rapat tim yang terstruktur, mengikuti agenda yang ketat dan mendokumentasikan butir-butir kegiatan. Kemudian, dia bertemu dengan Bob dari bagian pemasaran di ruang istirahat, dan mereka bertukar pikiran tentang ide kampanye yang brilian sambil minum kopi. Perpaduan antara struktur formal dan interaksi santai ini membuat timnya tetap selaras sekaligus memicu inovasi.

Sementara itu, Alex, seorang karyawan baru, merasakan sendiri kekuatan gaya komunikasi campuran. Dia menghadiri sesi orientasi formal, mencerna kebijakan dan prosedur perusahaan. Namun, saat makan siang informal dengan mentornya, Javier, dia benar-benar mempelajari aturan tak tertulis dalam budaya kantor. Saat Alex menjalani tinjauan kinerja pertamanya-sebuah proses formal-ia bersyukur atas umpan balik informal yang diberikan Javier selama ini, yang membantunya merasa siap dan didukung dalam peran barunya.

Baca juga: 10 Alat dan Perangkat Lunak Komunikasi di Tempat Kerja Terbaik di Tahun 2024

Alat untuk Komunikasi yang Efektif

Menetapkan pedoman komunikasi itu sulit, dan lebih sulit lagi untuk mempertahankannya dari waktu ke waktu. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan dalam hal operasional, tenaga kerja, mitra, dan klien, celah-celah kecil mulai muncul yang menyebabkan miskomunikasi, informasi yang salah, dan kurangnya kejelasan.

Menggunakan sistem alat komunikasi internal seperti ClickUp akan menyederhanakan aliran informasi. Berikut caranya:

• GunakanDokumen ClickUp untuk menyusun rencana komunikasi, mengundang orang untuk berkolaborasi dalam wiki komunikasi, menambahkan tautan dan berkas yang relevan, dan menggunakan editor teks kaya untuk navigasi yang lebih baik
• Jalankan pembuatan dan distribusi konten dengan menggunakanClickUp Brain. Minta alat AI untuk menganalisis rencana komunikasi formal dan menyoroti area yang perlu ditingkatkan, membuat garis besar konten, dan bahkan memintanya untuk menyarankan langkah selanjutnya. Ini adalah asisten AI Anda yang tinggal di ruang ClickUp Anda, siap menyajikan konten yang relevan untuk Anda

Gunakan alat bantu AI ClickUp Brain untuk menulis, mengedit, meringkas, mengoreksi, dan menerjemahkan semua jenis teks di ClickUp Documents

• GunakanObrolan ClickUp untuk menghadirkan semua percakapan waktu nyata di satu tempat. Anda bisa memberikan tugas, berbagi konten yang berhubungan dengan proyek, membuat tampilan obrolan individual, dan mengelola hak akses. Ini sangat meningkatkan kecepatan komunikasi formal

Berkolaborasi, berkomunikasi, menyampaikan umpan balik, dan berbagi tujuan dengan lancar di ClickUp Chat View

• Untuk percakapan di mana pesan teks tidak menangkap konteks yang lengkap, cobalahKlip ClickUp. Rekam layar Anda dan pandu tim Anda melalui instruksi, modul pelatihan, fitur perangkat lunak, rencana pemasaran, alur kerja proyek, umpan balik, dan banyak lagi, dengan sulih suara yang mendukung

Daripada mengetik, klik ikon video dan bagikan pemikiran Anda dengan jelas untuk memajukan percakapan di ClickUp Clips

• Beralih di antara papan Kanban, daftar, tabel, dan tampilan Gantt untuk membantu pemangku kepentingan memahami pekerjaan yang sedang berjalan dan cara berkomunikasi dengan pemangku kepentingan lainnya
• Visualisasikan inisiatif strategis denganPapan Tulis ClickUp sehingga para pemangku kepentingan mendapatkan informasi yang benar sejak awal. Tambahkan ide, atur dengan fitur seret dan lepas, dan ubah menjadi tugas individual. Mudah diikuti dan mengurangi waktu yang terbuang untuk mengirim email

Daripada memulai dari awal, cobalah fitur Templat Rencana Komunikasi ClickUp . Anda dapat memodifikasi dan mengembangkan dokumen yang dapat disesuaikan sepenuhnya ini agar sesuai dengan kasus penggunaan Anda.

Sebagai contoh, misalkan manajer penjualan menerapkan program untuk demografi baru. Dalam hal ini, mereka dapat menjelaskan kepada SDR cara berkomunikasi, mengikuti protokol, dan memperbarui status kesepakatan. Dengan cara ini, SDR akan mengetahui apa saja yang memerlukan komunikasi formal dan apa saja yang dapat mereka diskusikan secara informal.

Unduh Templat Ini

Meluncurkan strategi komunikasi yang konsisten di seluruh organisasi dengan mendokumentasikan pemangku kepentingan, peran, dan saluran dengan Templat Rencana Komunikasi ClickUp

Dengan rencana tindakan yang terdokumentasi ini, Anda dapat

• Membuat kerangka kerja di Dokumen ClickUp agar tim dapat mengikuti strategi komunikasi yang konsisten dengan
• Menetapkan peran dan pemangku kepentingan melalui Tugas ClickUp sehingga orang tahu apa yang harus didiskusikan dan dengan siapa
• Menetapkan saluran komunikasi formal dan mengedit tampilan dan bidang khusus untuk visibilitas yang lebih baik
• GunakanPencapaian ClickUp untuk melacak dan mengukur kinerja

Bagian terbaik dari templat ini adalah perusahaan bisa menggunakannya untuk mengatur komunikasi internal dan memperbaiki pesan mereka kepada pelanggan dan vendor.

Tingkatkan Komunikasi Internal Dengan ClickUp

Komunikasi yang jujur, transparan, dan real-time membangun budaya perusahaan dan membantu karyawan menjadi lebih produktif. Saluran formal dan informal mendorong karyawan untuk menjadi yang terbaik dalam hal produktivitas.

Sebagai sebuah alat kolaborasi perusahaan clickUp membantu para manajer dan karyawan dalam berkomunikasi secara efisien tanpa harus berpindah-pindah platform. Alat ini memiliki serangkaian alat digital yang dibuat untuk komunikasi di mana saja. Daftar ke ClickUp hari ini dan perkuat komunikasi internal Anda.