Anda harus memiliki semua tangan di atas dek ketika Anda mengelola beberapa proyek atau mengerjakan tugas yang kompleks. Hal ini membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, menghasilkan hasil yang lebih baik, dan membantu Anda tetap sesuai jadwal dengan hasil kerja.
Namun untuk mewujudkan hal ini, pertama-tama Anda harus membuat anggota tim Anda memahami hal yang sama dan memastikan semua orang selalu memiliki akses ke informasi terbaru. Hal ini membantu tim bekerja sama untuk menemukan solusi inovatif, berbagi ide, dan membawa berbagai perspektif.
Akan ada saat-saat di mana, alih-alih mengandalkan CC dan forward email yang tak ada habisnya, Anda hanya ingin berbagi catatan singkat dengan anggota tim: pembaruan singkat, pengingat cepat, atau catatan klarifikasi sederhana. Jauh lebih mudah dan cepat.
Dalam artikel ini, kami berbagi beberapa tips dan trik untuk berbagi catatan dan berkolaborasi layaknya seorang profesional.
Skenario Umum untuk Berbagi Catatan
Anggota tim selalu berbagi catatan dan pesan sepanjang waktu. Mereka mendiskusikan apa yang disoroti selama rapat, berbagi pemikiran, memberikan konteks pada tugas tertentu, mendiskusikan pembaruan, atau sekadar memberikan umpan balik.
Berikut ini adalah beberapa skenario yang paling umum untuk berbagi catatan.
- Setelah rapat tim: Membuat ringkasan singkat dari notulen rapat untuk membahas poin-poin penting yang telah didiskusikan dan mengerjakan item tindakan tertentu
- Berkolaborasi dalam proyek: Memberikan umpan balik tentang tugas, membangun ide, dan menghasilkan solusi kreatif
- Pertemuan dengan klien: Mengonfirmasi poin-poin yang telah didiskusikan bersama, menangkap kebutuhan klien, menambahkan konteks, dan menyoroti tugas-tugas penting
- **Pembuatan konten: Mencatat dan berbagi ide, mengoordinasikan tugas, membuat daftar temuan penelitian dan panduan untuk memberikan informasi latar belakang yang cukup kepada anggota tim
- Tim lintas fungsi: Memperjelas topik yang rumit, bertukar ide dari berbagai fungsi, dan mendokumentasikan tugas, tenggat waktu, dan penerima tugas dalam folder bersama
- Dukungan pelanggan: Mendokumentasikan interaksi dengan pelanggan pada tiket tertentu, berkoordinasi secara internal untuk menemukan cara terbaik untuk menyelesaikan keluhan, dan menyampaikan informasi antara agen yang sedang mengerjakan permintaan pelanggan
Baca Lebih Lanjut: 5 Strategi untuk Membuat Pencatatan Menjadi Lebih Baik dan Efektif
Metode untuk Berbagi Catatan
Jika Anda membayangkan diri Anda dengan panik mencoret-coret ide dan pemikiran saat berpikir untuk berbagi catatan, kami sarankan untuk menggunakan metode yang lebih efektif strategi pencatatan . Catatan dan daftar yang tidak jelas adalah kutukan bagi komunikasi yang efektif dan dapat menyebabkan banyak kesalahpahaman.
Gunakan fitur Peta Pikiran ClickUp untuk menyempurnakan catatan Anda
Berikut adalah beberapa metode efektif yang dapat Anda gunakan untuk membuat catatan yang jelas dan ringkas.
- Metode garis besar: Gagasan direpresentasikan dengan menggunakan struktur hirarki. Gagasan utama berada di bagian paling atas struktur. Sub-topik dan detail pendukung bercabang dari ide utama. Keseluruhan representasi ini mencerminkan pohon dan cabang-cabangnya dan merupakan cara terbaik untuk menunjukkan aliran informasi saat menjelaskan suatu konsep
- metode pemetaan pikiran: Metode pencatatan visual di mana topik utama ditempatkan di tengah dan beberapa garis yang memancar mewakili ide-ide yang terhubung. Metodemetode pencatatan peta pikiran sangat bagus untuk memahami bagaimana berbagai konsep yang berbeda saling berhubungan
- Metode pembuatan bagan : Catatan individu disusun dalam bentuk tabel. Metode ini sangat cocok ketika Anda ingin membandingkan satu set informasi dengan informasi lainnya. Tabel dapat memiliki beberapa baris dan kolom untuk membantu Anda mengatur beberapa ide dan menemukan pola
- metode Cornell: Metode ini juga menggunakan tabel untuk mengatur ide tetapi dengan cara yang sedikit berbeda. Ada tiga kolom di dalamMetode pencatatan Cornell. Kolom kiri mewakili ide, kolom tengah berisi isyarat untuk mengingat ide, dan kolom kanan berisi ringkasan singkat yang berhubungan dengan ide tersebut
Berikut adalah contoh singkat penggunaan metode Cornell untuk mencatat catatan pertemuan .
- | Catatan | Isyarat | Ringkasan | | -------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Meningkatkan kesadaran merekMenghasilkan prospek baru melalui saluran media sosial | Tujuan kampanye | Meningkatkan kesadaran merek sebesar 15% dan meningkatkan perolehan prospek dari saluran media sosial sebesar 20% | | Menguraikan fitur produkMenawarkan diskon dalam waktu terbatasMenekankan kegunaan lintas platform | Pesan utama | Menekankan nilai jual produk yang unik dan memberi insentif kepada pengguna untuk mencobanya | Saluran media sosial: Instagram dan YouTubeNawala bulananArtikel, whitepaper, ebooks | Saluran promosi | Memanfaatkan saluran media sosial yang sudah ada dan menggunakan pemasaran email dan pembuatan konten untuk meningkatkan jangkauan pelanggan | Media sosial: $10.000Email: $5.000 Pembuatan konten: $15.000 | Alokasi anggaran | Total anggaran sebesar $30.000 akan didistribusikan ke berbagai inisiatif berdasarkan saluran
💡Kiat Pro: Jika Anda sedang mempersiapkan pertemuan, gunakan metode pencatatan garis besar untuk mencatat poin-poin penting yang harus dibahas. Hal ini akan memfasilitasi diskusi yang lebih bermakna dan produktif di antara Anda dan tim Anda.
Aplikasi untuk berbagi catatan
Tahukah Anda bahwa Anda dapat dengan mudah berbagi catatan menggunakan alat dan platform yang Anda gunakan setiap hari untuk bekerja? Baca terus untuk mengetahui bagaimana aplikasi seperti Google Docs, Dropbox, dan bahkan iPhone Anda dapat digunakan untuk berbagi catatan.
- Google Docs: Cukup buka Google Doc baru dan mulai tambahkan catatan Anda menggunakan salah satu metode yang disebutkan di atas. Format dokumen sesuai keinginan Anda, tambahkan @mention untuk menandai orang lain, dan gunakan komentar untuk memberikan umpan balik. Setelah selesai, bagikan catatan tersebut dengan anggota tim Anda. Gunakan tombol bagikan untuk mengelola akses edit sehingga hanya sejumlah anggota tim yang dapat mengubah dokumen Anda. Lacak versi dokumen sebelumnya, pengeditan, dan aktivitas folder lainnya dengan melihat riwayat versi
- Microsoft OneNote: Unduh aplikasi Notes dan buat NoteBook. Gunakan 'bagian' untuk membagi buku catatan dan memformat catatan Anda. Buat sketsa ide Anda untuk kejelasan visual dan bekerja secara kolaboratif dalam aplikasi. Dengan fitur transkripsi suara, Anda dapat membuat catatan secara hands-free. Anda juga dapat mengonfigurasi pengaturan berbagi untuk mengundang orang lain berkolaborasi atau mengetuk 'hapus' untuk membatasi akses pengeditan
- Google Keep: Buat catatan dan buat daftar menggunakan aplikasi pencatatan Google, unduh di ponsel, tablet, atau desktop, atur ide, dan atur pengingat untuk tugas-tugas penting. Tambahkan catatan penting langsung ke Google Dokumen Anda sehingga dapat dilihat oleh semua orang yang memiliki akses ke dokumen tersebut. Atau, Anda dapat menggunakan aplikasi lainaplikasi pencatatan lainnya untuk rangkaian fitur yang lebih canggih
- iPhone: Menuliskan ide dengan cepat menjadi mudah dengan Catatan di iPhone Anda. Pilih folder Catatan di iCloud untuk membuka catatan baru. Atur ide Anda di catatan iCloud menggunakan tabel dan daftar periksa untuk daftar tugas penting. Anda bahkan dapat mengunggah gambar, sketsa, atau dokumen yang dipindai untuk menambahkan lebih banyak konteks. Menyimpan catatan Anda di folder iCloud Anda
- Dropbox Paper: Aplikasi pencatatan Dropbox dirancang untuk tim guna memungkinkan kolaborasi waktu nyata. Tambahkan penerima tugas ke item tindakan beserta tanggal jatuh tempo dalam catatan bersama. Aplikasi ini juga memungkinkan Anda menyematkan video, gambar, dan file ke dalam dokumen Anda untuk referensi
💡Kiat Pro: Mengatasi informasi yang berlebihan dengan mengatur detail penting menggunakan metode pencatatan . Hal ini berguna untuk memahami konsep-konsep penting sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan esensi dari apa yang telah didiskusikan._
Cara berbagi catatan menggunakan ClickUp
Metode yang telah kita bahas di atas sangat bagus untuk membagikan catatan Anda. Namun, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat melakukannya dengan lebih baik lagi dengan fitur-fitur pencatatan dan kolaborasi ClickUp yang menarik.
1. Menyusun informasi dalam waktu singkat
Gunakan Klik Dokumen untuk membuat catatan yang terstruktur dengan indah dengan fitur pengeditan yang kaya. Pilih dari pilihan pemformatan siap pakai untuk menambahkan bagian, poin, dan paragraf untuk mengatur informasi dengan mudah. Anda juga dapat mengundang anggota tim untuk berkolaborasi pada ide secara real time. Setiap perubahan pada daftar catatan bersama akan segera tercermin dalam dokumen sehingga **hanya informasi terbaru yang tersedia untuk anggota tim yang diundang.
Dapatkan tampilan cepat ke semua Subhalaman dan hubungan yang terhubung di ClickUp Docs agar tetap teratur dan pekerjaan tetap terhubung
Buat folder dengan beberapa dokumen untuk topik yang berbeda dan simpan di folder Docs Hub sehingga anggota tim Anda dapat mengaksesnya.
💡Tip Pro: Jika Anda menangani beberapa tugas dan item tindakan, pilihlah a aplikasi daftar tugas dengan kategori yang dapat disesuaikan dan pengingat untuk membantu Anda tetap berada di atas semua yang perlu Anda selesaikan.
2. Membuat catatan dengan mudah
Tangkap semua ide Anda dalam sekejap dengan ClickUp Notepad . Dengan opsi pengeditan yang kaya, Anda dapat memformat catatan, mengaturnya secara logis, dan mengubah entri Anda menjadi tugas yang dapat dilacak. Tugaskan ke kolaborator baru bersama dengan tanggal jatuh tempo sehingga semua orang tetap selaras.
Fitur Notepad ClickUp sederhana dan intuitif untuk membuat catatan rinci atau membuat daftar periksa
Tambahkan tugas ke daftar periksa menggunakan fitur seret dan lepas ClickUp sehingga setiap tugas berjalan dengan lancar. Catat ide bahkan saat Anda sedang dalam perjalanan menggunakan ekstensi Chrome ClickUp atau aplikasi seluler.
Kiat Pro: Pemanfaatan templat pencatatan sehingga Anda tidak perlu membuat format untuk mencatat untuk setiap kesempatan-rapat, kuliah, atau pekerjaan sehari-hari. Cukup pilih templat serbaguna dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda untuk membuat catatan dengan cepat dan mudah.
3. Berkolaborasi secara visual pada ide
Diskusikan ide dan jelaskan konsep secara visual dengan Papan Tulis ClickUp .
Curah pendapat, susun strategi, atau petakan alur kerja dengan Papan Tulis ClickUp yang kolaboratif secara visual
Anda dapat melakukan curah pendapat, membuat strategi, dan memetakan konsep di atas kanvas digital, bahkan ketika tim Anda bekerja secara global.
Buat ide, hubungkan satu sama lain, tambahkan tautan, dan gunakan catatan tempel online untuk menambahkan konteks pada setiap ide. Anda dapat menambahkan tugas secara langsung di papan tulis dan menugaskannya kepada anggota tim, yang berarti bahwa beralih dari ide ke eksekusi tidak pernah semudah ini.
💡Tip Pro: _Alih-alih membuat papan tulis baru untuk merepresentasikan ide setiap saat, gunakan templat papan tulis untuk memulai sesi curah pendapat Anda. Pilih templat, masukkan informasi penting, dan Anda siap.
4. Gunakan AI untuk melakukan pekerjaan berat
Apakah Anda menghadapi hambatan kreatif? Berjuang untuk menghasilkan ide-ide baru? ClickUp Otak membantu Anda menghasilkan ide berkualitas tinggi dalam hitungan detik. Anda hanya perlu memasukkan permintaan Anda, dan ClickUp Brain akan menawarkan saran yang relevan untuk topik apa pun.
Meringkas catatan rapat dalam sekejap dengan ClickUp Brain
ClickUp Brain bahkan dapat menganalisis rekaman rapat Anda (atau notulen yang didokumentasikan) untuk menghasilkan catatan rapat yang efektif. Hal ini akan menghemat waktu Anda dalam membuat catatan rapat secara manual dan membantu Anda merampingkan proses pendokumentasian informasi dan persyaratan penting. Dengan beberapa klik, Anda dapat membuat tabel dan transkrip, berbagi catatan, membuat balasan cepat untuk percakapan, dan membuat laporan status dan agenda rapat.
Baca Lebih Lanjut: 10 Alat Pencatat AI Terbaik untuk Tahun 2024
5. Standarisasi pencatatan untuk setiap situasi
ClickUp menawarkan perpustakaan template web yang sangat besar untuk setiap kasus penggunaan.
Jika Anda mencari sesuatu untuk memudahkan proses pencatatan, kami punya untuk Anda!
Berikut ini lima templat yang bisa Anda gunakan untuk berbagai skenario pencatatan.
1. Templat Catatan Kelas ClickUp
Templat Catatan Kelas
Siswa dapat menggunakan Templat Catatan Kelas ClickUp untuk mengatur tugas sekolah, pekerjaan rumah, dan tautan yang berguna di satu tempat. Templat ini memiliki beberapa bagian untuk membantu Anda membuat tempat penyimpanan catatan kelas yang terstruktur, dan dapat diterapkan pada mata pelajaran apa pun. Pilih bagian yang ingin Anda lihat dengan memilih judul catatan dari daftar isi yang telah dibuat sebelumnya.
2. Templat Catatan Harian ClickUp 2
Templat Catatan Harian ClickUp
Catat pemikiran Anda, wujudkan ide Anda, dan kelola informasi penting dengan Templat Catatan Harian ClickUp . Ini adalah tempat yang sempurna untuk merekam pemikiran dan renungan Anda dan mencatat item tindakan dengan cepat. Tampilan dan bidang khusus memudahkan untuk mengatur informasi dan melihat tugas-tugas penting dalam sekejap.
3. Templat Catatan Pelatih ClickUp
Template Catatan Pelatih ClickUp
Abadikan dan dokumentasikan poin-poin penting dari sesi pelatihan dengan Templat Catatan Pelatih ClickUp . Ini adalah alat yang bagus untuk pelatih yang sibuk untuk merencanakan sesi mereka, mendokumentasikan informasi, dan melacak umpan balik dari peserta. Anda dapat membagikannya dengan pelatih lain agar semua sesi mengikuti proses standar.
4. Templat Gaya Catatan Rapat ClickUp
Template Gaya Catatan Rapat ClickUp
Apakah Anda lelah membuat catatan yang tak ada habisnya untuk setiap rapat? Gunakan template Templat Gaya Catatan Rapat ClickUp untuk memudahkan pencatatan rapat. Format yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda mencatat momen-momen penting dalam rapat dengan cepat. Atur poin tindakan, keputusan, dan data di bawah bagian yang relevan, dan gunakan filter pencarian untuk menavigasi ke item tertentu.
5. Templat Catatan Proyek ClickUp
Templat Catatan Proyek ClickUp
Gunakan tombol Templat Catatan Proyek ClickUp untuk mendokumentasikan segala sesuatu tentang proyek Anda. Manfaatkan format yang konsisten untuk mencatat detail proyek, menampilkan pembaruan, melacak kemajuan, dan berbagi informasi. Kategorikan informasi secara logis sehingga semua orang mendapatkan pembaruan proyek terbaru ketika mereka membuka catatan.
Memaksimalkan Efisiensi Tim: Kekuatan Berbagi Catatan dan Kolaborasi yang Efektif
Pencatatan dan berbagi catatan yang efektif adalah kunci untuk menyampaikan informasi yang tepat kepada anggota tim, terutama saat berkolaborasi dalam sebuah proyek. Hal ini mencegah kesalahpahaman, menambahkan konteks pada tugas, dan membuat pekerjaan yang rumit menjadi lebih mudah.
Catatan adalah cara komunikasi yang mudah dan dapat membantu memastikan semua orang mendapatkan informasi yang sama mengenai detail-detail kecil namun penting seperti jadwal rapat, pesan-pesan lain, tenggat waktu tugas, dan pengingat proyek.
Menambahkan alat bantu pencatatan yang tepat pada alur kerja Anda dapat menyederhanakan kolaborasi tim. Fitur-fitur seperti kontrol akses, pengeditan kolaboratif, penugasan tugas, dan manajemen dokumen dapat membantu tim meningkatkan koordinasi dan mencapai tujuan dengan lebih cepat.
Jika Anda mempertimbangkan aplikasi pencatatan yang tersedia di pasaran, pertimbangkan untuk mencoba aplikasi catatan dan platform produktivitas ClickUp. Fitur-fiturnya yang tangguh, termasuk papan tulis interaktif dan buku catatan yang kaya, menawarkan semua yang Anda butuhkan untuk berbagi catatan dan berkolaborasi dengan mudah. Daftar secara gratis hari ini dan temukan bagaimana ClickUp dapat meningkatkan pencatatan.