Manfaat dari spesifikasi teknis terlalu penting untuk diabaikan. Insinyur perangkat lunak yang cerdas selalu memulai dengan spesifikasi teknis atau lembar spesifikasi teknis.
Bayangkan dokumen ini sebagai peta jalan untuk mengembangkan produk Anda—ia memastikan semua pihak tetap pada jalur yang benar dan menghindari pemborosan waktu serta kesalahpahaman di antara tim dan pemangku kepentingan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas apa saja yang termasuk dalam spesifikasi teknis, mengapa proyek-proyek diuntungkan darinya, dan cara menulis dokumen spesifikasi teknis menggunakan alat dokumentasi teknis ClickUp.
⏰TL;DR: Dokumen Spesifikasi Teknis
1. Apa itu dokumen spesifikasi teknis dalam pengembangan perangkat lunak?Dokumen spesifikasi teknis menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh produk dan bagaimana tim akan membangunnya, mencakup persyaratan, arsitektur, alat, risiko, dan implementasi.
2. Mengapa spesifikasi teknis penting untuk proyek?Spesifikasi teknis membantu menyelaraskan pemangku kepentingan, memperjelas ruang lingkup, mengurangi kesalahpahaman, meningkatkan perkiraan, dan membantu tim menghindari kesalahan yang mahal.
3. Apa saja yang harus termasuk dalam spesifikasi teknis?Bagian inti biasanya mencakup ruang lingkup, arsitektur sistem, persyaratan fungsional dan non-fungsional, integrasi, keamanan, pengujian, dan rencana implementasi.
4. Apa perbedaan antara spesifikasi teknis dan spesifikasi fungsional?Spesifikasi fungsional menggambarkan apa yang seharusnya dirasakan oleh pengguna; spesifikasi teknis menggambarkan bagaimana insinyur akan merancang dan membangun sistem.
5. Bagaimana tim dapat menulis dan mengelola spesifikasi teknis secara efisien?Gunakan dokumen kolaboratif, templat, diagram visual, pelacakan tugas, dan kontrol versi untuk memastikan informasi akurat dan dapat ditindaklanjuti.
Apa itu dokumen spesifikasi teknis, dan mengapa penting?
Spesifikasi teknis menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh suatu produk dan bagaimana tim pengembangan akan mencapainya. Dengan kata lain, ini adalah uraian rinci tentang proses pengembangan produk.
Dokumen-dokumen ini, yang sering disebut 'spesifikasi teknis', adalah panduan rinci yang memastikan semua pemangku kepentingan berada di halaman yang sama mengenai aspek teknis proyek. Mereka menjelaskan persyaratan teknis, tujuan, desain, dan detail implementasi yang diperlukan untuk mewujudkan proyek perangkat lunak.
Dokumen spesifikasi teknis yang kuat biasanya dimulai dengan sesi brainstorming kolaboratif.
Tim, seperti pengembang, desainer, dan ahli, bekerja sama untuk berbagi ide, mengatasi tantangan, dan memahami detail teknis proyek. Proses ini membantu menyempurnakan dan membentuk dokumen, memastikan dokumen tersebut detail dan terencana dengan baik.
Dokumen spesifikasi teknis berisi informasi berharga yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan proyek Anda. Berikut manfaatnya bagi Anda:
- Memberikan kejelasan visi: Dokumen spesifikasi teknis mengubah ide proyek yang abstrak menjadi blueprint yang jelas, mendefinisikan tujuan dan langkah-langkah pengembangan. Hal ini mengurangi kebingungan, membantu mengelola tenggat waktu dan prioritas, serta menjaga agar pengembang tetap fokus pada tugas-tugas kritis.
- Mengurangi atau memitigasi risiko: Dokumen ini dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah dan risiko sejak dini, memungkinkan solusi proaktif untuk mencegah masalah yang mahal. Dokumen ini juga menangani masalah keamanan dan privasi, melindungi data pengguna, dan menghindari risiko hukum.
- Meningkatkan komunikasi dan keselarasan: Kejelasan dokumen spesifikasi teknis mengurangi kesalahpahaman dalam pengembangan perangkat lunak. Dengan menerjemahkan detail teknis ke dalam bahasa yang jelas, dokumen ini menyelaraskan semua pihak pada tujuan proyek, membantu pemangku kepentingan menilai kelayakan proyek, dan menetapkan pedoman yang jelas bagi tim pengembangan.
- Mempermudah perencanaan dan perkiraan serta menjawab pertanyaan yang belum terjawab: Spesifikasi teknis membantu Anda mengidentifikasi ketidakpastian dan dampak potensial pada peta jalan proyek sehingga Anda dapat menemukan solusi selama pengembangan. Dokumen rinci ini juga membantu dalam perkiraan sumber daya, waktu, dan biaya yang akurat.
Memahami Spesifikasi Teknis
Sebelum menulis dokumen spesifikasi teknis, Anda perlu memahami detail konsepnya.
Komponen dokumen spesifikasi teknis
Sebuah spesifikasi teknis umumnya terdiri dari komponen-komponen berikut:
- Bagian depan: Termasuk halaman judul dengan judul dokumen, penulis, pemangku kepentingan, tanggal pembuatan, nomor versi, dan daftar isi (TOC)
- Pengantar: Memberikan gambaran umum, tujuan, ruang lingkup, dan asumsi.
- Rincian teknis: Menjadi bagian utama dokumen, termasuk persyaratan, desain, aliran data, dan sebagainya.
- Rencana implementasi: Membahas jadwal, tonggak pencapaian, sumber daya, dan strategi mitigasi risiko.
- Bagian akhir: Kesimpulan dokumen
Spesifikasi teknis vs. spesifikasi fungsional
Banyak orang sering bingung antara spesifikasi teknis dan spesifikasi fungsional, jadi penting untuk memahami perbedaannya.
Spesifikasi fungsional berfokus pada apa yang akan dilakukan perangkat lunak dari perspektif pengguna. Dokumen ini menjelaskan fitur dan perilaku yang diharapkan dari perangkat lunak. Ini seperti peta yang menunjukkan apa yang harus dicapai oleh perangkat lunak untuk penggunaannya.
Di sisi lain, spesifikasi teknis lebih berfokus pada bagaimana perangkat lunak akan dibangun dan apa yang diperlukan untuk membuatnya berfungsi. Hal ini mencakup detail seperti perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan, cara data akan diorganisir, dan bahasa pemrograman apa yang akan digunakan untuk mengembangkan perangkat lunak.
Jadi, sementara spesifikasi fungsional berfokus pada apa yang perlu dicapai oleh perangkat lunak untuk penggunanya, spesifikasi teknis berfokus pada bagaimana perangkat lunak tersebut akan dibangun dan dirakit.
Penggunaan diagram alir dalam spesifikasi teknis
Spesifikasi teknis biasanya berisi banyak informasi tertulis, yang bisa sedikit membingungkan (dan membosankan).
Cara terbaik untuk mengatasi hal ini? Visualisasi! Diagram alur sangat berguna untuk representasi visual proses yang kompleks, alur kerja, atau arsitektur sistem.
Diagram alir memudahkan komunikasi dan pemahaman informasi dengan:
- Menjelaskan arsitektur sistem dan bagaimana komponen-komponennya berinteraksi satu sama lain.
- Menjelaskan aliran data dan proses
- Mengklarifikasi logika pengambilan keputusan dan jalur kondisional
- Menampilkan algoritma atau urutan yang kompleks secara visual
- Membuatnya lebih mudah bagi pemangku kepentingan untuk memahami dan berkolaborasi
Persiapan untuk Pembuatan Spesifikasi Teknis
Sebelum Anda mulai menulis templat spesifikasi teknis atau dokumen spesifikasi teknis Anda sendiri, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk memastikan dokumen tersebut memenuhi semua standar dan spesifikasi teknis yang diperlukan. Faktor-faktor tersebut meliputi:
- Ruang lingkup dan tujuan proyek: Untuk membuat dokumen teknis yang kuat, pahami terlebih dahulu ruang lingkup dan tujuan proyek secara keseluruhan. Tentukan dengan jelas apa yang seharusnya dicapai dan ditcakup oleh sistem atau produk tersebut. Pemahaman ini akan membantu Anda merancang dokumen teknis berdasarkan kebutuhan proyek.
- Pihak Terkait: Libatkan pengembang, desainer UX, dan manajer produk untuk mengumpulkan persyaratan dan ekspektasi mereka. Kolaborasi ini memastikan kebutuhan semua pihak dipertimbangkan, dan dokumen disesuaikan sesuai kebutuhan. Kumpulkan umpan balik, tangani kekhawatiran, dan dapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan utama sebelum menyelesaikan dokumen.
- Penelitian dan pengumpulan informasi: Lakukan penelitian mendalam untuk memastikan akurasi maksimal sebelum menyusun spesifikasi teknis. Pelajari standar industri, analisis pasar, teliti solusi yang sudah ada, dan teliti teknologi yang relevan. Kumpulkan dan analisis semua persyaratan dari pemangku kepentingan (fungsional, non-fungsional, dan teknis) untuk memastikan spesifikasi secara akurat mencakup semua fitur dan batasan yang diperlukan.
- Target audiens: Sesuaikan dokumen dengan kebutuhan audiens Anda, yang mungkin meliputi pengembang, insinyur, manajer proyek, penguji, atau pemangku kepentingan, masing-masing dengan tingkat keahlian yang berbeda. Sesuaikan bahasa, detail, dan organisasi dokumen berdasarkan pembaca.
- Batasan: Identifikasi hambatan dan batasan potensial yang memengaruhi pengembangan produk, seperti anggaran, waktu, sumber daya, dan masalah teknis. Mengetahui batasan-batasan ini membantu menetapkan tujuan yang realistis dan dapat dicapai. Selain itu, pertimbangkan batasan teknis seperti batasan perangkat keras atau perangkat lunak yang dapat memengaruhi pengembangan produk.
- Format yang jelas dan terstruktur: Rencanakan bagian dan subbagian dokumen Anda, susun secara logis dengan judul dan subjudul agar mudah dinavigasi dan dipahami. Memiliki struktur dan format yang jelas meningkatkan keterbacaan dan memastikan spesifikasi disampaikan dengan efektif.
Semua faktor ini memberikan pemahaman yang jelas tentang proyek, yang pada akhirnya memastikan kesuksesannya.
Ketika semua pihak memahami tujuan proyek, persyaratan, dan lingkupnya, hal ini dapat mengurangi risiko, meningkatkan komunikasi, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya. Hal ini membantu mengelola ekspektasi dan menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan klien, sehingga meningkatkan kepuasan klien.
Kesuksesan proyek Anda juga bergantung pada kualitas kolaborasi tim Anda, yang kemungkinan terdiri dari anggota dengan peran dan tanggung jawab spesifik. Tim tersebut mungkin terdiri dari:
- Analis bisnis, yang mengumpulkan dan mendokumentasikan persyaratan, memprioritaskan tugas, dan menghubungkan kebutuhan bisnis dengan pengembangan.
- Manajer proyek, yang mengawasi kemajuan dan memastikan proyek memenuhi harapan pemangku kepentingan.
- Pengembang, yang menulis kode perangkat lunak
- Spesialis jaminan kualitas, yang menguji perangkat lunak untuk memastikan berfungsi dengan baik.
- Insinyur DevOps, yang menangani deployment dan operasi menggunakan otomatisasi dan alat-alat.
Kerja sama tim ini memastikan spesifikasi teknis Anda lengkap, selaras dengan tujuan proyek, dan memenuhi persyaratan untuk proyek pengembangan perangkat lunak yang sukses.
Cara Menulis Dokumen Spesifikasi Teknis
Siap menulis dokumen spesifikasi teknis yang sukses? Berikut panduan langkah demi langkah untuk membuat dokumen Anda menggunakan perangkat lunak manajemen produk ClickUp dan rangkaian alat penulisan teknisnya yang komprehensif:
1. Tentukan dengan jelas ruang lingkup dan persyaratan.
Langkah pertama adalah mendefinisikan ruang lingkup dan persyaratan proyek. Ruang lingkup Anda harus menetapkan batas-batas untuk apa yang termasuk (dalam ruang lingkup) dan apa yang tidak (di luar ruang lingkup) dalam proyek.
Sementara itu, persyaratan harus menjelaskan apa yang Anda bangun dan mengapa. Anda dapat melakukannya dengan berinteraksi dengan pemangku kepentingan tentang perspektif dan ekspektasi mereka, mendokumentasikan deskripsi fitur dari sudut pandang pengguna, dan memprioritaskan fitur inti produk.
2. Rancang struktur dokumen secara logis
Setelah ruang lingkup dan persyaratan Anda ditentukan, tentukan bagaimana dokumen spesifikasi teknis Anda akan diorganisir. Anda dapat menggunakan ClickUp Docs untuk mengaturnya.
Buat dokumen yang sangat dapat disesuaikan yang memungkinkan Anda membagi dokumentasi teknis Anda menjadi subhalaman berdasarkan jenis seperti proposal, charter, dan rencana. Selain itu, Anda dapat menambahkan bagian dan subbagian, tabel, tautan, dan gambar dengan mudah hanya dengan beberapa klik.
Bagian-bagian umum meliputi halaman sampul, pengantar, gambaran sistem, arsitektur, persyaratan (fungsional dan non-fungsional), antarmuka, model data, pertimbangan keamanan, strategi pengujian, pedoman implementasi, dan prosedur pemeliharaan.
Jika Anda membutuhkan awal yang baik untuk pembuatan dokumen Anda, Anda selalu dapat menjelajahi perpustakaan besar ClickUp yang berisi templat pengembangan produk dan menyesuaikannya sesuai keinginan Anda.
Misalnya, Template Sampul Laporan Teknis ClickUp adalah apa yang Anda butuhkan untuk membuat kesan pertama yang baik. Halaman sampul yang menawan memberikan nada positif untuk dokumen dan memberikan gambaran singkat tentang isinya.
Gunakan panduan ini untuk menyertakan semua detail yang diperlukan dan menyusunnya dalam format yang menarik secara visual.
Terlalu lelah untuk mengerjakannya secara manual? Serahkan saja pada ClickUp Brain untuk mempercepat proses pembuatan dokumen.
Alat ini dapat menghasilkan draf dari catatan Anda, memberikan saran perbaikan, dan menjaga semuanya tetap terkini. Anda juga dapat menjelajahi menu tarik-turunnya yang menawarkan saran untuk melengkapi kalimat, mengubah warna, dan menyesuaikan tipografi.
Dengan cara ini, pemimpin tim pengembangan Anda dapat fokus pada tugas-tugas strategis dan memastikan kerangka kerja mencakup semua aspek penting proyek.
3. Buat draf awal yang detail
Ini adalah bagian paling kritis dari seluruh dokumen Anda. Dokumen ini berisi detail mendalam tentang desain produk, persyaratan tingkat tinggi, spesifikasi teknis, dan pedoman mitigasi. Sama seperti kerangka kerja, Anda dapat membuat draf ini sepenuhnya menggunakan ClickUp Docs.
Atau lebih baik lagi, biarkan ClickUp Brain melakukannya untuk Anda menggunakan ClickUp’s Technical Specifications Doc Generator. Alat ini membantu tim dengan mudah membuat spesifikasi detail untuk fitur baru atau proyek.
Dokumentasi persyaratan, arsitektur, aliran data, dan API—semua tercakup di dalamnya. Mari kita lihat lebih dekat bagian-bagian ini.
Pengantar
Mulailah draf spesifikasi Anda dengan pengantar yang jelas menjelaskan konteks dan latar belakang proyek. Jelaskan tujuan, ruang lingkup, dan sasaran produk, serta berikan gambaran umum tentang fitur utama dan target audiensnya.
Anda dapat membuat alur kerja visual langkah demi langkah dari proses tersebut menggunakan ClickUp Mind Maps. Jika Anda bingung antara beberapa alur kerja, letakkan mereka berdampingan dan bandingkan di halaman yang sama.
Ini juga memungkinkan Anda untuk membuat dan menugaskan tugas langsung kepada anggota tim Anda, sehingga semua orang tetap berada di halaman yang sama.
Arsitektur sistem
Arsitektur sistem merujuk pada tata letak produk yang akan Anda bangun, termasuk bagian-bagiannya, bagian-bagiannya, dan cara kerjanya. Hal ini membantu tim melihat gambaran besar dan memahami bagaimana semuanya terhubung.
Ini adalah bagian di mana Anda memvisualisasikan produk Anda menggunakan ilustrasi, grafik, dan gambar. Diagram tertanam menunjukkan bagian-bagian sistem yang berbeda dan bagaimana mereka bekerja sama.
Gabungkan dengan diagram aliran data untuk menunjukkan bagaimana informasi bergerak melalui sistem, menyoroti di mana data dimulai dan di mana data berakhir, yang dapat mengungkap potensi masalah atau kelemahan.
Tujuan bagian ini hanyalah untuk membantu orang memahami desain sistem.
Persyaratan
Saat Anda mulai membuat daftar dan mengelompokkan persyaratan perangkat lunak sistem, Anda dapat membaginya menjadi kategori fungsional dan non-fungsional.
Persyaratan fungsional menggambarkan tugas-tugas spesifik yang harus dapat dilakukan oleh produk, seperti input data, operasi, dan proses bisnis secara keseluruhan. Misalnya, persyaratan fungsional dari aplikasi email adalah ‘Sistem harus memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima email.’
Sementara itu, persyaratan non-fungsional mencakup bagaimana sistem seharusnya beroperasi daripada tugas-tugas spesifik. Hal ini meliputi aspek-aspek seperti seberapa cepat sistem tersebut harus beroperasi, seberapa baik sistem dapat menangani pertumbuhan, seberapa aman sistem tersebut harusnya, seberapa mudah sistem digunakan, dan seberapa baik sistem tersebut berintegrasi dengan sistem lain.
Cara yang bagus untuk mengelola bagian persyaratan adalah dengan membaginya menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dilacak dan menugaskan tugas-tugas tersebut kepada anggota tim yang berbeda menggunakan ClickUp Tasks.
Tambahkan bidang kustom untuk pengorganisasian tugas yang lebih baik dan lihatnya menggunakan lebih dari 15 tampilan yang dapat disesuaikan. Selain itu, jangan buang waktu dan tenaga untuk tugas berulang. Anda bisa mengotomatiskannya saja.
Spesifikasi teknis
Bagian ini menjelaskan cara sistem Anda terhubung dengan sistem eksternal, layanan, atau komponen pihak ketiga. Tentukan format data, aturan pertukaran informasi, dan alat yang diperlukan untuk memastikan operasi yang lancar.
Sertakan detail seperti
- Alat dan teknologi (tech stack) yang akan Anda gunakan, seperti bahasa pemrograman, framework, dan basis data.
- Informasi API seperti endpoint, dinamika permintaan-respons, dan kode kesalahan
- Desain antarmuka pengguna, termasuk tata letak layar, alur navigasi, dan elemen interaksi (Anda dapat menggunakan mockup antarmuka pengguna atau wireframe untuk memvisualisasikannya)
Pedoman keamanan dan mitigasi risiko
Tidak ada yang aman di dunia digital hingga Anda menjaganya. Hal yang sama berlaku untuk dokumen desain perangkat lunak spesifikasi teknis Anda. Anda perlu melindunginya dan memiliki pedoman mitigasi risiko yang telah ditetapkan.
Mulailah dengan menyusun rencana keamanan yang kuat. Pilih metode untuk memverifikasi identitas pengguna, gunakan enkripsi untuk melindungi data, dan terapkan firewall serta langkah-langkah perlindungan lainnya.
Pastikan kepatuhan dengan mematuhi standar GDPR, PCI DSS, dan HIPAA. Selain itu, prioritaskan privasi dengan menentukan cara dan tempat penyimpanan data pengguna, menetapkan aturan yang jelas untuk akses data, dan menetapkan prosedur transfer data yang aman.
4. Rencanakan strategi pengujian yang detail
Hanya mengetahui cara kerja produk saja tidak cukup untuk memastikan produk tersebut berfungsi dengan baik. Anda perlu memiliki rencana pengujian yang komprehensif.
Rencana ini harus mencakup berbagai jenis pengujian untuk modul yang berbeda: unit, integrasi, sistem, dan penerimaan. Tentukan cara Anda akan melakukan pengujian ini, alat apa yang akan digunakan, dan di mana pengujian akan dilakukan. Tetapkan tujuan yang jelas tentang kapan sistem dianggap dapat diterima dan tetapkan standar kualitas.
Cara sederhana untuk mengelola fase pengujian adalah dengan membagi rencana pengujian Anda menjadi bagian-bagian yang menjelaskan pendekatan, kasus pengujian spesifik, dan ukuran kualitas.
Ubah setiap kasus uji menjadi tugas di ClickUp sehingga Anda dapat mengelola dan melacaknya dengan mudah. Jika ingin memantau kemajuan, gunakan Dashboard ClickUp untuk melihat dan melacak proyek Anda secara visual. Hal ini membantu Anda memantau proses pengujian dan memastikan semuanya berjalan lancar.
5. Tambahkan pedoman untuk implementasi
Setelah produk Anda diuji dan terbukti, saatnya untuk menentukan cara mengimplementasikannya.
Tuliskan panduan yang jelas, alat, dan instruksi untuk anggota tim Anda dalam menyiapkan dan meluncurkan sistem. Tentukan bahasa pemrograman, kerangka kerja, dan perpustakaan yang akan digunakan, beserta standar atau konvensi pemrograman yang berlaku.
Berikan langkah-langkah detail untuk mengimplementasikan sistem, mengelola konfigurasi, dan menyiapkan infrastruktur serta lingkungan yang diperlukan.
Organisasikan semua konten dalam dokumen Anda dan gunakan integrasi ClickUp yang lebih dari 1000 untuk menghubungkan panduan ini dengan platform berbasis kode seperti GitHub. Jika Anda menyimpan kode Anda di repositori GitHub, Anda dapat menghubungkan repositori yang relevan langsung ke dokumen Anda di ClickUp Docs.
Selain itu, jika Anda menggunakan alat pengembangan seperti Jira dan GitLab untuk manajemen proyek yang efisien dan kolaborasi kode, ClickUp juga dapat mengintegrasikannya! Dengan begitu, Anda tidak perlu terus-menerus beralih antar alat. Cukup hubungkan semuanya ke ClickUp dan kelola semua proses Anda dari satu platform tunggal.
6. Review dan sempurnakan
Sekarang setelah semua detail Anda sudah lengkap, tinjau dokumen spesifikasi teknis Anda. Ingatlah untuk bekerja sama dengan tim Anda untuk mengidentifikasi kesalahan, mengumpulkan umpan balik, dan menyempurnakan dokumen desain teknis hingga versi terbaiknya.
Bagi bagian atau bab tertentu dari dokumen di antara anggota tim untuk direview. Berikan tugas menggunakan ClickUp Tasks, tetapkan batas waktu yang jelas, dan berkomunikasi dengan penerima tugas melalui thread komentar yang terkait dengan tugas tersebut.
Sementara itu, untuk kolaborasi real-time, Anda dapat meminta anggota tim Anda untuk menambahkan umpan balik mereka langsung ke dalam dokumen menggunakan komentar atau anotasi, sehingga semua umpan balik terpusat di satu tempat.
Periksa umpan balik untuk menemukan tema umum atau area yang perlu ditingkatkan. Pertimbangkan saran yang diberikan untuk melakukan revisi. Jika Anda kekurangan waktu, cukup minta ClickUp Brain untuk merangkum umpan balik Anda.
Lakukan semua perubahan yang diperlukan dan revisi dokumen Anda. Ingatlah untuk melacak perubahan tersebut menggunakan sistem kontrol versi sehingga Anda dapat membandingkan atau membatalkan perubahan jika diperlukan.
Komunikasi yang akurat dan tepat dalam dokumen spesifikasi teknis
Dokumen spesifikasi teknis Anda pada dasarnya menyampaikan informasi kepada tim dan pemangku kepentingan. Oleh karena itu, saat Anda meninjau dokumen tersebut, pastikan Anda akurat dan tepat karena:
- Mencegah kesalahpahaman dan kesalahan.
- Memastikan semua pihak (dari pengembang hingga pengguna akhir) memahami persyaratan.
- Mempermudah pengujian dan validasi dengan membantu tim memetakan persyaratan ke fitur-fitur.
- Mengurangi kesalahan dan pekerjaan ulang yang mahal
- Menjelaskan cara mematuhi standar hukum dan regulasi.
- Menyediakan referensi yang andal untuk pembaruan dan pemeliharaan di masa depan.
Praktik terbaik untuk memeriksa ulang dokumen spesifikasi teknis
Proses peninjauan Anda memerlukan pemeriksaan yang teliti. Oleh karena itu, berikut beberapa praktik terbaik yang perlu diperhatikan saat memeriksa dokumen spesifikasi teknis Anda:
- Mulailah dengan daftar periksa pengecekan: Buat daftar periksa yang mencakup semua aspek dokumen, termasuk tata bahasa, ejaan, tanda baca, format, konsistensi, dan keakuratan detail teknis.
- Gunakan alat pengecekan tata bahasa profesional: Alat pengecekan tata bahasa profesional seperti Grammarly atau Hemingway Editor dapat memperbaiki kesalahan tata bahasa.
- Lakukan beberapa putaran tinjauan: Periksa ulang dalam beberapa putaran, dengan setiap putaran fokus pada aspek-aspek tertentu.
- Libatkan ahli bidang terkait: Mintalah bantuan ahli bidang terkait untuk meninjau detail teknis, terminologi, dan keakuratan informasi.
- Periksa diagram dan visual: Teliti semua diagram, grafik, dan representasi visual untuk memastikan keakuratan, kejelasan, dan konsistensi dengan konten tertulis.
- Lakukan tinjauan akhir: Setelah memasukkan semua perubahan dan koreksi, lakukan tinjauan akhir terhadap seluruh dokumen untuk memastikan kelengkapan dan keakuratan.
Bagian Utama dari Dokumen Spesifikasi Teknis
Mari kita bahas bagian-bagian terpenting dari dokumen spesifikasi teknis.
1. Bagian depan
Setiap dokumen spesifikasi teknis dimulai dengan bagian pendahuluan, yang mencakup informasi penting tentang dokumen itu sendiri.
Halaman judul menampilkan judul dokumen, nama proyek, nomor versi, tanggal penerbitan, dan terkadang logo perusahaan. Halaman ini berfungsi sebagai halaman sampul, memberikan pemahaman singkat tentang tujuan dokumen.
Biasanya diikuti oleh daftar isi, yang mencantumkan semua bagian dan subbagian beserta nomor halamannya untuk navigasi yang mudah.
2. Pengantar
Pengantar menjelaskan latar belakang, tujuan, dan ruang lingkup proyek, serta menetapkan dasar untuk spesifikasi teknis.
Dimulai dengan gambaran singkat tentang konteks proyek, menjelaskan masalah atau peluang yang akan diatasi oleh solusi yang diusulkan. Hal ini dapat mencakup tantangan saat ini, batasan sistem, atau alasan bisnis yang mendasari lingkup proyek.
Dokumen spesifikasi teknis Vernon CMS adalah contoh yang sangat baik tentang bagaimana sebuah pengantar seharusnya ditulis. Dokumen ini langsung dan sederhana, serta segera memberikan pembaca gambaran yang jelas tentang apa produk tersebut dan fungsinya.
3. Solusi
Bagian ini menjelaskan solusi yang diusulkan untuk memenuhi persyaratan teknis dan tujuan proyek yang dijelaskan dalam pengantar.
Prosesnya dimulai dengan gambaran umum solusi, menjelaskan pendekatan, arsitektur sistem, dan komponen utama. Gambaran umum ini memberikan pemahaman yang luas tentang desain solusi sebelum membahas aspek teknis secara detail.
Dokumen teknis BMC sering kali mencakup bagian solusi (disebut sebagai ‘Key Concepts’ dalam gambar) yang menjelaskan penawaran produk secara jelas. Bagian-bagian tersebut mudah dinavigasi dan dijelaskan secara langsung.
4. Bekerja
Bagian pekerjaan menjelaskan tugas-tugas spesifik, aktivitas, dan hasil yang diperlukan untuk mengimplementasikan solusi yang diusulkan sebelumnya.
Prosesnya dimulai dengan membagi implementasi menjadi fase atau tahap, seperti pengumpulan persyaratan, desain, pengembangan, pengujian, dan implementasi. Pembagian ini menetapkan pendekatan terstruktur dan menjadi dasar untuk menjelaskan tugas dan hasil individu di setiap fase.
Contoh klasik dari bagian kerja yang detail adalah panduan spesifikasi teknis AWS. Panduan ini sangat lengkap dan mencakup pedoman kinerja serta langkah-langkah keamanan.
5. Pertimbangan tambahan
Bagian ini membahas faktor tambahan, batasan, atau persyaratan yang penting selama implementasi dan mungkin belum dibahas sebelumnya. Bagian ini dimulai dengan menyoroti peraturan, standar, atau aturan kepatuhan yang harus dipenuhi oleh solusi, seperti undang-undang privasi data atau standar keamanan industri.
Contohnya: Sistem harus mematuhi peraturan privasi data dan standar keamanan industri. Integrasi dengan sistem ERP dan CRM yang sudah ada harus dipertimbangkan untuk pertukaran data yang lancar.
6. Evaluasi keberhasilan
Di sinilah Anda menetapkan kriteria dan metrik untuk mengevaluasi kesuksesan solusi (alias produk Anda).
Dokumen ini mendefinisikan indikator kinerja utama (IKU) atau metrik keberhasilan yang digunakan untuk mengukur seberapa efektif solusi tersebut memenuhi tujuan proyek. Metrik ini dapat mencakup ukuran seperti kinerja sistem, tingkat adopsi pengguna, penghematan biaya, dan kepuasan pengguna.
Jika Anda membutuhkan inspirasi, lihat spesifikasi teknis Tesla untuk Model 3. Mereka menyediakan metrik kinerja yang tepat tentang sistem mobil, serta detail penting lainnya.
7. Pembahasan
Pertimbangan merujuk pada solusi atau pendekatan alternatif yang dipertimbangkan tetapi tidak dipilih. Proses ini dimulai dengan menyajikan berbagai opsi yang dievaluasi selama fase desain solusi, merangkum kelebihan dan kekurangan masing-masing alternatif, serta alasan di balik keputusan akhir.
Jika Anda melihat spesifikasi teknis Cyborg OpenStack, Anda akan menemukan bagian di mana beberapa solusi disetujui tetapi tidak diimplementasikan. Itu adalah pembahasan. Jika Anda menggulir ke bawah, Anda akan menemukan beberapa pembahasan yang tidak pernah direalisasikan.
8. Bagian akhir
Bagian akhir adalah kesimpulan dari dokumen spesifikasi teknis. Bagian ini mencakup lampiran, glosarium, referensi, dan informasi pendukung lainnya untuk spesifikasi teknis.
Lampiran dapat berisi informasi detail yang terlalu kompleks atau luas untuk dimasukkan ke dalam dokumen utama, seperti kamus data, spesifikasi desain antarmuka pengguna, diagram teknis, dan potongan kode.
Tantangan dalam Membuat Dokumen Spesifikasi Teknis
Tentu saja, Anda akan menghadapi beberapa tantangan saat membuat dokumen yang begitu rinci dan spesifik. Sebaiknya Anda mengetahui beberapa di antaranya sebelumnya agar lebih siap.
Kesalahan umum yang harus dihindari
- Persyaratan yang tidak jelas: Persyaratan yang tidak lengkap atau tidak jelas dapat menyebabkan kesalahpahaman dan kesalahan. Oleh karena itu, pastikan untuk mendokumentasikan setiap persyaratan sistem, bahkan yang tampak jelas.
- Perluasan ruang lingkup: Hal ini terjadi ketika persyaratan baru ditambahkan tanpa mempertimbangkan dampaknya. Mencegah hal ini dengan mendefinisikan ruang lingkup proyek secara jelas sejak awal dan mengelola perubahan dengan hati-hati.
- Kurangnya prioritas kebutuhan: Tidak semua kebutuhan memiliki tingkat penting yang sama. Prioritaskan mereka sehingga yang paling krusial diatasi terlebih dahulu.
- Konsep teknis yang kompleks: Gunakan bahasa yang sederhana dalam spesifikasi teknis agar semua orang dapat memahaminya. Libatkan ahli teknis sejak awal, uraikan konsep-konsep tersebut, dan gunakan diagram untuk menjelaskan.
- Tidak melibatkan semua pemangku kepentingan: Tidak melibatkan pemangku kepentingan utama dapat menghasilkan dokumen yang tidak memenuhi kebutuhan mereka. Pastikan pemangku kepentingan terlibat secara aktif dan memberikan masukan sepanjang proses.
Peran kontrol versi dalam mengatasi tantangan
Versi terbaik dari dokumen spesifikasi teknis Anda akan melibatkan perubahan pada berbagai tingkatan. Dan itulah mengapa Anda membutuhkan kontrol versi yang konsisten untuk meminimalkan semua kesalahan dan menjaga keakuratannya. Hal ini memungkinkan Anda untuk
- Dengan mudah lacak semua perubahan yang dilakukan pada dokumen, termasuk siapa yang melakukannya dan kapan.
- Dorong kolaborasi dengan melibatkan beberapa pengguna untuk bekerja pada dokumen secara bersamaan tanpa konflik.
- Buat lingkungan terkontrol bagi pemangku kepentingan untuk meninjau versi spesifik, membandingkan perubahan, dan memberikan umpan balik secara efisien.
- Tentukan titik acuan atau tonggak yang stabil untuk dokumen, memastikan manajemen rilis yang tepat.
- Kembalikan ke versi sebelumnya jika diperlukan.
- Catat secara rinci semua perubahan, penulis, dan cap waktu, untuk memastikan transparansi dan pertanggungjawaban.
Pertimbangan migrasi data
Bayangkan perangkat lunak Anda menjadi sukses, dan Anda memutuskan untuk melakukan pembaruan, tetapi versi baru hanya kompatibel dengan sistem yang lebih canggih. Dalam skenario ini, Anda perlu memindahkan semua data yang ada ke lokasi baru.
Untuk mempersiapkan hal ini, penting untuk memasukkan pertimbangan terkait migrasi data dalam spesifikasi teknis Anda. Beberapa pertimbangan tersebut meliputi:
- Daftar sumber data yang ada (seperti basis data atau sistem warisan) dan tentukan format data serta volume data.
- Menjelaskan cara data dari sistem sumber akan disesuaikan dengan struktur sistem baru (pemetaan data), termasuk transformasi atau pembersihan data yang diperlukan.
- Menambahkan panduan langkah demi langkah tentang cara memeriksa kualitas data sebelum migrasi
- Memiliki strategi migrasi (sekaligus atau bertahap) dan menjelaskan mengapa strategi tersebut dipilih.
- Daftar alat dan teknik migrasi, seperti alat ETL atau skrip kustom.
- Menjelaskan cara data yang dipindahkan akan diperiksa di sistem baru, beserta rencana untuk memperbaiki kesalahan.
- Menyusun rencana untuk kembali ke data asli jika terjadi masalah migrasi, memastikan data tetap aman dan dapat diakses.
Tulis Dokumen Spesifikasi Teknis Anda dengan ClickUp!
Kesuksesan produk Anda bergantung pada dokumen spesifikasi teknis yang detail dan akurat. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan yang menyelaraskan kepentingan para pemangku kepentingan dan mengarahkan proses pengembangan.
Namun, proses ini bisa jadi rumit. Dan ClickUp unggul dalam menyederhanakan hampir segala hal.
Fitur Docs-nya menyediakan tempat terpusat untuk menyusun dan berkolaborasi, di mana anggota tim dapat berkolaborasi dengan mudah menggunakan komentar, @mentions, dan pengeditan real-time.
Selain itu, alat manajemen proyek ClickUp mengintegrasikan spesifikasi teknis ke dalam siklus hidup proyek pengembangan perangkat lunak. Anda dapat mengelola dan melacak tugas-tugas menggunakan berbagai tampilan seperti Papan, Kalender, dan Diagram Gantt.
Daftar ke ClickUp hari ini dan buat dokumen spesifikasi teknis berkualitas tinggi untuk semua proyek sukses Anda!
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Bagaimana cara menulis spesifikasi teknis?
Untuk menulis spesifikasi teknis, kumpulkan persyaratan dari pemangku kepentingan, dokumentasikan cerita pengguna, identifikasi fitur inti, dan tentukan ruang lingkup proyek. Kemudian, gambarkan arsitektur sistem, aliran data, antarmuka, strategi pengujian, dan instruksi deployment.
2. Bagaimana cara menulis contoh spesifikasi?
Template atau contoh spesifikasi teknis secara jelas menjelaskan apa yang harus dilakukan oleh suatu sistem atau produk. Dokumen AWS Lambda adalah contoh yang bagus dari spesifikasi teknis.
3. Siapa yang seharusnya menulis spesifikasi teknis?
Spesifikasi teknis biasanya ditulis oleh manajer proyek, analis bisnis, atau pemimpin teknis yang memahami persyaratan proyek dan dapat menerjemahkannya menjadi pedoman teknis yang jelas untuk tim pengembangan.