Menurut studi Gitnux, 84,44% karyawan di Amerika Serikat sering mengalami gangguan. Yang menarik, penyebab utama gangguan alur kerja bukan hanya notifikasi digital, tetapi juga rapat yang tidak efektif.
Ketika rapat tidak efisien, mereka tidak hanya membuang waktu; mereka juga berkontribusi pada fenomena yang dikenal sebagai Sindrom Pemulihan Rapat (MRS). Sindrom ini dapat mengikis inovasi dan kreativitas, serta meningkatkan kelelahan dan stres karyawan, yang secara signifikan mempengaruhi kesuksesan tim.
Dalam artikel ini, kita akan membahas definisi dan dasar ilmiah di balik MRS, memperkenalkan strategi dan alat terbaik untuk meminimalkan dampak sindrom ini, serta membahas bagaimana ClickUp mengubah cara tim Anda mengelola rapat.
Mari kita mulai.
Apa itu Sindrom Pemulihan Rapat?
Sindrom pemulihan rapat (MRS) terjadi ketika karyawan mengalami kelelahan dan penurunan produktivitas setelah menghadiri rapat, terutama jika rapat tersebut tidak produktif, menegangkan, atau terlalu lama.
Hampir dua dari tiga orang kesulitan mendapatkan waktu dan energi untuk menyelesaikan pekerjaan mereka karena terlalu banyak rapat. Sejak perubahan dinamika tempat kerja pada Februari 2020, partisipasi karyawan dalam rapat tim dan panggilan telepon telah meningkat tiga kali lipat setiap minggu. Peningkatan ini seringkali meninggalkan sedikit kesempatan untuk inovasi atau waktu untuk merumuskan ide bisnis baru.
Baik pertemuan tatap muka, jarak jauh, maupun hybrid, MRS dapat berlangsung dalam periode yang bervariasi tergantung pada individu dan sifat pertemuan. Hal ini secara signifikan menghambat kemampuan untuk kembali fokus pada tugas-tugas penting setelah pertemuan, yang secara langsung mempengaruhi keterlibatan dan kinerja karyawan di tempat kerja.
Tapi bagaimana rapat memengaruhi kita secara anatomis? Mari kita cari tahu di bagian selanjutnya.
Apa yang sebenarnya terjadi di otak kita selama dan setelah pengalaman rapat yang melelahkan ini? Pada bagian selanjutnya, kita akan mengeksplorasi efek anatomis dan psikologis dari rapat, memberikan wawasan tentang bagaimana hal ini dapat menyebabkan MRS dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi dampaknya.
Ilmu di balik Sindrom Pemulihan Rapat
Rapat seringkali membutuhkan konsentrasi tinggi, multitasking, dan interaksi sosial, yang secara intensif melibatkan korteks prefrontal otak—area yang bertanggung jawab atas fungsi eksekutif seperti perencanaan dan pengambilan keputusan.
Membebani wilayah ini secara berlebihan dapat menyebabkan kelelahan kognitif, yang ditandai dengan penurunan konsentrasi dan gangguan pemikiran kritis setelah pertemuan berakhir.
Studi neurologis menunjukkan bahwa aktivitas kognitif yang berkelanjutan menyebabkan penumpukan adenosin, sebuah neurokimia yang mempromosikan tidur, menekan, dan berkontribusi pada perasaan kelelahan mental.
Rapat yang menegangkan mengaktifkan sumbu hipotalamus-pituitari-adrenal (HPA), yang memicu pelepasan kortisol dan hormon stres lainnya. Hal ini berdampak negatif jika sering dipicu oleh peristiwa yang tidak mengancam nyawa, seperti rapat.
Jadi, ketika karyawan menghabiskan waktu menghadiri rapat berturut-turut tanpa istirahat yang cukup, respons stres tetap aktif secara kronis dan dapat menyebabkan dampak kesehatan jangka panjang seperti kecemasan, depresi, dan sistem kekebalan tubuh yang lemah.
Memahami respons fisiologis dan psikologis terhadap rapat memberikan alasan yang kuat untuk mengatur jadwal rapat agar menjaga kesehatan mental dan meningkatkan produktivitas. Penelitian psikologis menekankan pentingnya waktu istirahat setelah rapat yang tidak produktif agar otak dapat pulih dan memulihkan sumber daya kognitifnya.
Membedakan Sindrom Pemulihan Rapat dan Kelelahan Zoom
MRS dan kelelahan Zoom menggambarkan stres dan kelelahan yang terkait dengan menghadiri rapat, tetapi keduanya fokus pada aspek yang berbeda dari pengalaman rapat.
Sindrom Pemulihan Rapat (MRS): MRS berkaitan dengan beban kognitif dan emosional yang timbul dari rapat, terlepas dari formatnya (tatap muka atau virtual). Hal ini disebabkan oleh faktor-faktor seperti konten yang tidak produktif, interaksi yang tidak terkelola dengan baik, dan dampak keseluruhan rapat terhadap hari kerja individu.
Kelelahan Zoom: Istilah ini secara eksplisit menggambarkan kelelahan yang terkait dengan penggunaan intensif platform komunikasi digital seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Google Meet. Kelelahan ini muncul akibat tantangan unik yang ditimbulkan oleh interaksi virtual, termasuk:
- Kelelahan mata akibat menatap layar dalam waktu lama tanpa istirahat
- Kelebihan beban sosial, akibat tekanan untuk tetap terlibat dan terlihat selama panggilan video
- Ketidaknyamanan fisik akibat duduk dalam satu posisi atau menggunakan pengaturan ergonomis yang tidak sesuai
- Kelelahan mental, akibat memproses isyarat non-verbal dan menjaga kehadiran virtual dalam rapat kantor virtual
Hubungan antara MRS dan Kelelahan Zoom
Meskipun berbeda, kelelahan Zoom dapat memperparah MRS, karena beban mental dan fisik dari pertemuan virtual menambah waktu pemulihan yang dibutuhkan setelah pertemuan.
Secara esensial, kelelahan akibat keterlibatan virtual yang terus-menerus memperparah gejala MRS, yang pada gilirannya berdampak negatif pada kesejahteraan dan produktivitas secara keseluruhan.
Peran Multitasking dan Kelelahan Kerja
Selama bertahun-tahun, mengelola banyak tugas secara bersamaan dianggap sebagai keterampilan yang patut dibanggakan dalam CV. Semakin banyak tugas yang dapat Anda tangani dengan mudah, semakin efisien dan mampu Anda terlihat di tempat kerja.
Namun, penelitian terbaru menunjukkan bahwa ketika kita mencoba multitasking, kita sebenarnya melakukan 'pergantian tugas '—suatu fungsi eksekutif di mana kita secara tidak sadar mengalihkan perhatian dari satu tugas ke tugas lain.
Hal ini mungkin tidak terlihat jelas atau berdampak besar saat melipat pakaian sambil menonton TV. Namun, saat taruhannya tinggi, berpindah-pindah tugas menyebabkan kelelahan kognitif, membuat kita merasa lebih lelah dan kurang produktif sepanjang hari.
Dan rapat membuat peralihan tugas menjadi lebih sulit. Dalam kondisi normal, peralihan tugas dapat memakan waktu 15 menit untuk kembali ke tingkat konsentrasi semula.
Namun, bagaimana dengan kembali bekerja setelah rapat yang secara mental dan emosional melelahkan? Meskipun Anda dapat beralih fokus dan mulai bekerja dengan cepat, proses pemulihan bisa memakan waktu lebih lama—45 menit atau lebih. Tingkat pemulihan setiap orang berbeda-beda.
Berada 'di antara pertemuan tim atau klien ' terdengar mewah, tetapi hal ini dapat menyebabkan penurunan efisiensi selama jam kerja.
Tahukah Anda bahwa 70% dari semua rapat menghalangi karyawan untuk bekerja dan menyelesaikan tugas?
Namun, kelelahan tidak berakhir bahkan setelah Anda kembali ke pekerjaan setelah rapat yang tidak produktif, yang membawa kita ke poin berikutnya.
Dampak pada produktivitas: Bagaimana kelelahan akibat rapat yang berkepanjangan memengaruhi pekerjaan
Kelelahan berkepanjangan bukan sekadar penurunan energi sementara—melainkan kondisi yang menghambat kinerja tugas secara efisien dan efektif dalam jangka panjang.
Menurut Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC ), kelelahan berdampak negatif pada fungsi kognitif, termasuk mengurangi perhatian atau konsentrasi, memperlambat waktu reaksi, membatasi memori jangka pendek, dan mengganggu kemampuan pengambilan keputusan.
Di tempat kerja, kelelahan yang timbul akibat pertemuan yang tidak produktif dapat berkontribusi pada MRS, di mana karyawan membutuhkan waktu untuk pulih dari dampak melelahkan pertemuan tersebut.
Karyawan menghabiskan sekitar 23 jam per minggu dalam rapat, membuat mereka lebih rentan sakit dan absen kerja. Siklus kelelahan dan pemulihan ini secara negatif memicu budaya ketidak efisienan, yang diperkirakan merugikan bisnis sebesar $37 miliar per tahun akibat rapat yang tidak produktif.
Apakah mengurangi jumlah pertemuan adalah solusi untuk masalah ini? Ya. Sebuah laporan HBR menemukan bahwa produktivitas dapat meningkat hingga 71% ketika jumlah pertemuan dikurangi sebesar 40%.
Saat kita terus mencari solusi, penting untuk mengenali tanda-tanda yang menunjukkan bahwa sebuah pertemuan dapat menjadi kontraproduktif. Menangani hal ini sejak dini dapat mencegah timbulnya kelelahan dan menjaga produktivitas di tempat kerja.
Tanda-tanda Umum Pertemuan yang Buruk: Cara Mencegah Sindrom Pemulihan Pertemuan
Rapat dirancang untuk menjadi pertemuan yang menghasilkan tindakan konkret, tetapi tanpa tujuan dan sasaran yang jelas, rapat dapat menjadi penghambat produktivitas. Rapat juga dapat menjadi frustrasi, melelahkan, dan pemborosan waktu, serta menguras energi mental para peserta.
Mengenali tanda-tanda pertemuan yang buruk dapat membantu Anda mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menghindari MRS.
1. Ketiadaan agenda rapat
Rapat tanpa agenda adalah resep untuk bencana.
Misalkan Anda diundang ke sebuah rapat dan tidak menerima agenda. Dalam hal ini, penyelenggara rapat kemungkinan besar tidak siap, tidak jelas tentang alasan di balik pertemuan tersebut, atau tidak jelas tentang hasil yang diinginkan.
Solusi: Jika Anda peserta, mintalah agenda rapat. Jika Anda yang mengatur rapat, jelaskan tujuan rapat dan alasan mengapa peserta tertentu diundang.
Gunakan salah satu templat pertemuan satu lawan satu untuk menangani persiapan sebelum pertemuan. Siapkan daftar singkat tindakan yang perlu dilakukan dan tentukan siapa yang akan memimpin bagian-bagian berbeda dalam pertemuan serta siapa yang perlu menyiapkan apa.
Template Agenda ClickUp adalah dokumen yang dapat disesuaikan yang memungkinkan Anda membuat tugas untuk setiap poin tindakan, menentukan peran peserta, dan menetapkan jadwal.
Gunakan templat ini untuk berkolaborasi dengan pemangku kepentingan dalam brainstorming dan menyempurnakan poin-poin untuk agenda—semua dalam satu pusat terpusat.
Agenda yang jelas dan terstruktur memberi tahu peserta tentang jenis interaksi yang diharapkan. Hal ini mendorong mereka untuk mempersiapkan diri sebelum rapat, baik dengan melakukan riset spesifik, mendapatkan pembaruan dari vendor, atau brainstorming untuk proyek baru, sehingga dapat berkontribusi dengan percaya diri.
2. Rapat yang dimulai terlambat
Jika Anda memimpin rapat, Anda bertanggung jawab untuk menetapkan suasana profesional selama sesi, dan datang terlambat dapat membuat frustrasi bagi orang-orang yang datang tepat waktu.
Penelitian menunjukkan bahwa ketika seorang pemimpin datang terlambat 5-10 menit ke rapat, kepuasan, efektivitas, dan produktivitas rapat menurun secara drastis.
Setiap orang yang menghadiri rapat secara sadar menyisihkan waktu di jadwal mereka, jadi Anda harus menghormati waktu berharga orang lain dan tepat waktu.
3. Rapat yang melebihi waktu yang ditentukan
Bahkan peserta yang paling antusias pun akan kesulitan berkonsentrasi jika pembicaraan melenceng tanpa arah. Untuk mengurangi kelelahan fisik dan mental yang terkait dengan rapat yang berlarut-larut, patuhi agenda dengan ketat dan jangan berlama-lama.
Solusi: Tetapkan waktu mulai dan berakhir untuk setiap tugas dan batasi waktu yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk berbicara. Misalnya, jika Anda ingin membahas empat perkembangan tim utama dengan tiga manajer senior, alokasikan lima menit untuk setiap perkembangan, sehingga rapat tidak boleh melebihi 60 menit.
Untuk menentukan durasi rapat, pertimbangkan kompleksitas poin pembahasan, jumlah peserta, dan format rapat.
4. Partisipasi yang rendah di antara peserta
Tanda jelas bahwa sebuah pertemuan tidak efektif adalah ketika peserta mulai melakukan multitasking—mereka bekerja pada tugas lain, memeriksa ponsel secara berulang, melamun, atau diam selama pertemuan. Hal ini terjadi ketika:
- Masalah A: Pembahasan didominasi oleh beberapa karyawan, biasanya yang lebih senior
- Masalah B: Percakapan menyimpang dari agenda utama
- Masalah C: Tindakan yang harus dilakukan tidak relevan untuk semua orang
Meskipun Masalah B dan C dapat diminimalkan dengan agenda yang terstruktur, Masalah A dapat diselesaikan dengan mengambil langkah-langkah spesifik.
Sangat wajar jika beberapa orang lebih banyak berbicara dalam rapat daripada yang lain, tetapi hal itu tidak berarti Anda tidak dapat melibatkan peserta yang lebih pendiam.
Solusi: Libatkan peserta yang lebih pendiam dalam rapat Anda. Tanyakan kepada mereka apakah ada hal yang ingin mereka tambahkan terkait topik yang dibahas. Semua peserta harus dapat berbagi pemikiran mereka dengan cara yang aman dan terstruktur. Jika Anda merasa konsentrasi peserta mulai menurun, gambarlah sesuatu di perangkat lunak papan tulis dan ajak mereka menebaknya. Ide rapat tim seperti ini dapat membantu mengembalikan fokus peserta.
Selain itu, alat bantu visual seperti ClickUp Whiteboards, slide, atau video dapat sangat membantu dalam menjelaskan poin-poin yang kompleks. Anda dapat menggambar diagram, mencatat poin-poin penting, atau merencanakan strategi, yang membantu proses pembelajaran visual.
5. Langkah-langkah selanjutnya yang tidak jelas
Jika Anda menghadiri rapat dan keluar dengan perasaan tidak yakin tentang langkah selanjutnya dan apa yang diharapkan orang lain dari Anda, anggaplah rapat tersebut sebagai rapat yang buruk. Kecuali rapat tersebut bersifat murni informatif, seharusnya ada penutupan yang jelas.
Sebelum mengakhiri, tinjau singkat poin-poin utama yang dibahas dan keputusan yang diambil. Dokumen Catatan Rapat (MoM) menyediakan catatan yang jelas tentang apa yang terjadi dalam rapat, membantu memastikan pertanggungjawaban, dan memudahkan implementasi keputusan secara lancar.
Solusi: Anda dapat menggunakan perangkat lunak notulen rapat untuk mencatat catatan secara langsung dan menyematkan halaman web, spreadsheet, video, dan media lainnya dalam satu platform untuk referensi setelah rapat.
Jika Anda ingin mengotomatisasi ringkasan poin-poin penting dan langkah-langkah selanjutnya, ClickUp Brain dapat melakukannya untuk Anda. Ekstrak informasi esensial dan sajikan secara ringkas—misalnya, dalam bentuk daftar periksa di mana Anda dapat menandai poin-poin yang telah dibahas bersama peserta.
Gunakan ClickUp Meetings untuk menyoroti poin-poin penting dan mengubahnya menjadi tugas yang dapat dilacak. Tetapkan tanggung jawab kepada pemangku kepentingan dan batas waktu, memastikan semua detail tercatat dan semua orang dapat mulai bekerja tanpa kebingungan.
6. Waktu dan lokasi yang berulang
Sifat manusia cenderung tetap berada di ruangan yang sama, pada jam yang sama, dan dengan pengaturan yang sama untuk rapat. Namun, rutinitas tersebut dapat mulai membosankan orang, yang pada gilirannya berdampak pada produktivitas. Untuk menjaga energi dan antusiasme karyawan, perkenalkan variasi dalam rapat. Misalnya:
- Bertemu di pagi hari daripada sore hari
- Pindah ke lokasi yang berbeda (atau ruang rapat)
- Coba gunakan blok waktu non-tradisional (seperti 50 menit alih-alih satu jam)
- Ubah tata letak tempat duduk sehingga setiap orang duduk di samping dan berhadapan dengan rekan kerja yang berbeda
Selain itu, jika pertemuan tersebut merupakan pertemuan tatap muka rutin antara 2-3 orang di tim Anda, sarankan untuk mengadakan pertemuan sambil berjalan. Untuk kelompok yang lebih besar, cobalah pertemuan berdiri, asalkan sesi tidak melebihi 20 menit, karena hal ini telah terbukti meningkatkan efisiensi pertemuan dan kepuasan peserta.
Fitur Tampilan Kalender ClickUp membantu memvisualisasikan jadwal karyawan dan dengan cepat mengidentifikasi tanggal dan waktu yang paling tidak sibuk yang cocok untuk semua orang.
Selain itu, kemampuan integrasi ClickUp memungkinkan sinkronisasi dengan layanan kalender lain, memastikan semua peserta mengetahui jadwal pertemuan dan dapat menyiapkan diri secara mental untuk berpartisipasi.
Hal ini juga mengurangi waktu dan energi yang dihabiskan untuk komunikasi bolak-balik yang terkait dengan penjadwalan banyak pertemuan.
Pentingnya Norma dalam Rapat: Poin-Poin Penting yang Perlu Diingat
Tetapkan aturan dasar yang positif untuk membimbing perilaku karyawan dan mengurangi risiko terjadinya MRS:
- Minimalkan gangguan: Minta semua peserta untuk menaruh ponsel dan laptop mereka hingga rapat selesai; hal ini mengurangi godaan bagi peserta untuk browsing internet, membalas pesan teks, atau email kerja
- Kelola kebisingan dalam pertemuan virtual: Jika pertemuan dilakukan secara virtual, wajibkan peserta untuk mematikan mikrofon mereka saat tidak berbicara guna meminimalkan kebisingan latar belakang dan mencegah gangguan
- Jadwalkan istirahat: Jika rapat akan berlangsung lebih dari dua jam, berikan peserta waktu istirahat yang jelas dengan waktu mulai dan berakhir yang ditentukan agar mereka tetap fokus dalam jangka panjang dan menghindari kelelahan kognitif
- Promosikan komunikasi yang menghormati: Jaga nada bicara yang menghormati, dengarkan dengan aktif, dan jangan menginterupsi orang lain saat mereka sedang berbicara; jika ada terlalu banyak peserta, angkat tangan untuk mendapatkan kesempatan berbicara
- Pengambilan Keputusan: Baik keputusan diambil melalui konsensus, suara mayoritas, atau oleh orang yang ditunjuk, usahakan menggunakan metode 'GETGO' (Good Enough To Go) — yang berfokus pada finalisasi keputusan yang mungkin tidak sempurna tetapi sudah cukup baik untuk diterapkan
- Empati: Bersedia mendukung keputusan meskipun awalnya tidak setuju; jelaskan ketidaksetujuan Anda dengan contoh atau fakta untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang sudut pandang Anda dan menghindari konflik
Umpan Balik dan Evaluasi untuk Peningkatan Berkelanjutan
Dengan meminta umpan balik, Anda dapat memperoleh wawasan tentang aspek-aspek rapat yang menarik atau melelahkan. Informasi ini memungkinkan Anda untuk menyederhanakan agenda dan fokus, menghilangkan rapat yang tidak perlu dari jadwal, dan hanya mengalokasikan waktu untuk membahas hal-hal yang kritis.
Di akhir setiap pertemuan, luangkan beberapa menit untuk menanyakan kepada peserta tentang pendapat mereka mengenai seberapa efektif diskusi tersebut dan apa yang dapat ditingkatkan.
Jika mereka tidak yakin berbicara di depan kelompok, gunakan survei digital anonim melalui ClickUp Forms untuk mendorong umpan balik yang jujur.
Untuk rapat virtual, gunakan ClickUp Clip untuk merekam layar Anda dan berbagi video (juga dikenal sebagai Clip) dengan semua peserta. Anda dapat meninggalkan komentar di mana saja pada Clip untuk membahas apa yang dibagikan.
Semua orang dapat meninjau dan berkolaborasi pada isi rapat, dan video juga dapat menyoroti area yang perlu ditingkatkan.
Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa seseorang berbicara terlalu lama atau beberapa peserta saling memotong pembicaraan, menyebabkan ketidakjelasan selama diskusi. Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk mengatasi masalah semacam itu dalam pertemuan mendatang.
Selain itu, alat AI untuk rapat seperti ClickUp Brain dapat menerjemahkan setiap klip, termasuk cap waktu dan cuplikan untuk referensi.
Terakhir, tindak lanjuti umpan balik yang diterima dengan mendiskusikannya dalam pertemuan tindak lanjut dan melakukan perubahan yang diperlukan—menunjukkan kepada peserta bahwa masukan mereka dihargai dan ditindaklanjuti.
Beralih dari Stres ke Aliran: Adakan Rapat yang Lebih Baik
Rapat tidak harus menimbulkan rasa takut pada karyawan Anda.
Jika dilakukan dengan efektif, rapat dapat membuat peserta merasa termotivasi dan terlibat, sehingga mengurangi kebutuhan akan waktu pemulihan yang panjang.
Tentukan waktu atau hari tertentu sebagai waktu bebas rapat agar mereka dapat fokus bekerja tanpa gangguan, memaksimalkan kemampuan kognitif mereka, menghasilkan pekerjaan berkualitas lebih baik dalam waktu yang lebih singkat, dan mencapai rasa pencapaian yang lebih besar.
Ada banyak cara untuk menghindari rapat yang tidak perlu, dan ClickUp adalah pilihan praktis. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur berguna, seperti Tampilan Kalender, Papan Tulis, ClickUp Brain, dan ClickUp Meetings, yang memudahkan tim untuk berkolaborasi dalam ide proyek, mendefinisikan tugas dan tenggat waktu, serta membuat, mengimpor, dan menyesuaikan laporan yang membantu dalam analisis proyek.
Baik Anda bekerja secara remote, di kantor, atau dalam lingkungan hybrid, ClickUp menghubungkan tim, departemen, dan individu di berbagai lokasi geografis untuk membantu mereka mencapai tujuan bisnis yang diinginkan.
Jika Anda ingin merasakan manfaatnya, daftar gratis di ClickUp.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Bagaimana cara pulih dari rapat yang buruk?
Berikan diri Anda waktu untuk bersantai dan pulih dari pertemuan yang buruk atau menjengkelkan. Ini bisa berupa beberapa menit meditasi, berjalan-jalan sebentar di luar, atau sekadar menjauh dari area kerja Anda untuk menyegarkan pikiran.
Refleksikan apa yang membuat rapat tersebut buruk. Apakah rapat tersebut tidak terorganisir? Apakah ada konflik yang tidak terselesaikan? Apakah hasilnya tidak jelas?
Memahami faktor-faktor ini dapat membantu Anda mengimplementasikan ide-ide Anda dengan jelas dan memperbaiki masalah, sehingga menghasilkan pertemuan yang sukses.
2. Bagaimana cara membuat rapat lebih produktif?
Sebelum rapat, bagikan agenda yang memuat topik-topik yang akan dibahas dan tujuan yang ingin dicapai. Hal ini membantu peserta mempersiapkan diri dan menjaga rapat tetap fokus. Mulai tepat waktu, jaga agar pembahasan tetap pada topik, dan akhiri sesuai jadwal. Pastikan semua pendapat didengar. Akhiri setiap rapat dengan hasil konkret dan tanggung jawab yang jelas.