Bagaimana Manajemen Aset TI yang Efektif Membantu Bisnis Anda?

Kita semua ingin menjaga data TI kita tetap teratur, namun hal itu rumit. Hal ini menjadi lebih rumit lagi ketika menangani aset TI yang berwujud.

Melacak aset TI, seperti perangkat keras, perangkat lunak, lisensi, dan sumber daya lainnya, bisa jadi menantang dengan seringnya pembaruan, perubahan konfigurasi, dan kebutuhan konstan untuk memastikan kita selalu mematuhi perjanjian lisensi.

Hari ini, kami menunjukkan manfaat dari strategi manajemen aset TI yang efektif untuk menjaga inventaris Anda tetap mutakhir. Mengatasi penyusutan aset, kompleksitas lisensi perangkat lunak, dan pelacakan siklus hidup perangkat selalu menjadi tantangan.

Mari kita bahas lebih lanjut!

Apa itu Manajemen Aset TI?

Manajemen Aset TI (IT Asset Management/ITAM) adalah proses strategis untuk mengawasi seluruh siklus hidup aset teknologi organisasi-mulai dari pengadaan, penerapan, pemanfaatan, pemeliharaan, hingga pembuangan akhir.

Manajemen aset TI melibatkan tugas-tugas seperti

• Menginventarisasi perangkat keras, perangkat lunak, dan data
• Melacak lisensi dan kontrak
• Mengoptimalkan penggunaan aset untuk menghindari pemborosan
• Membuang aset dengan aman setelah masa pakainya

ITAM dan ITSM (Manajemen Layanan TI) berkaitan dengan aset TI dan pengelolaannya, sehingga sering digunakan secara bergantian. Namun, pendekatan dan tujuannya berbeda secara signifikan. Anggap saja keduanya sebagai dua bab yang berbeda dari buku yang sama.

Sebagai contoh, ITAM berfungsi sebagai arsitek dan pembangun rumah, sedangkan ITSM bekerja sebagai manajer properti atau tim pemeliharaan.

ITAM memastikan material (aset) yang sesuai dipilih, dibeli, dan dibangun (digunakan) untuk fungsionalitas dan efektivitas biaya yang optimal. Di sisi lain, ITSM terutama memelihara rumah (layanan) dalam kondisi baik urutan kerja mengatasi masalah operasional dengan segera (menyelesaikan insiden), dan meningkatkan pengalaman pengguna (kualitas layanan).

Berikut ini adalah uraian sederhana untuk membantu Anda memahami nuansanya:

Manfaat Manajemen Aset TI

Mari tunjukkan kepada Anda bagaimana penerapan Manajemen Aset TI (IT Asset Management/ITAM) yang efektif dapat memberikan banyak sekali manfaat bagi tim Anda secara finansial dan operasional:

1. Mengurangi biaya

ITAM membantu Anda memprioritaskan investasi berdasarkan pemanfaatan aset dan kebutuhan bisnis. Dengan mengoptimalkan alokasi sumber daya, Anda memastikan bahwa sumber daya diarahkan ke proyek-proyek bernilai tinggi.

Selain itu, Perangkat lunak manajemen aset TI membantu mengidentifikasi dan menghilangkan aset yang kurang dimanfaatkan atau berlebihan. Hasilnya, hal ini mengurangi pembaruan lisensi dan pembelian perangkat keras yang tidak perlu.

Dan karena Anda memiliki akses ke data aset yang akurat, Anda dapat menegosiasikan kontrak yang lebih baik untuk lisensi perangkat lunak dan perjanjian pemeliharaan dengan vendor. Negosiasi akan memberi Anda penawaran terbaik sekaligus meningkatkan efektivitas biaya dan efisiensi operasional.

2. Keamanan dan kepatuhan yang lebih baik

Peran penting perangkat lunak manajemen aset TI adalah membuat inventaris terperinci dari semua aset TI, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, dan lokasi penyimpanan data. Dengan cara ini, Anda dapat mengidentifikasi, melacak, dan mengamankan data sensitif. Anda juga meminimalkan kerentanan dan menghilangkan risiko ketidakpatuhan, menghindari denda yang mahal dan dampak hukum.

Selain itu, alat ITAM juga memengaruhi Anda untuk secara proaktif mengelola kontrak dan pembaruan untuk mencegah kerentanan keamanan dan gangguan layanan. Pemantauan berkelanjutan membantu melacak akses data, penggunaan, dan anomali, sehingga memungkinkan deteksi cepat terhadap aktivitas yang mencurigakan atau upaya akses yang tidak sah.

3. Peningkatan efisiensi dan produktivitas

Mengetahui lokasi dan status semua aset membantu karyawan dengan cepat menemukan apa yang mereka butuhkan, sehingga meningkatkan produktivitas. Mengotomatiskan tugas-tugas yang memakan waktu seperti pelacakan inventaris aset dan pembaruan perangkat lunak akan membebaskan staf TI untuk melakukan inisiatif yang lebih strategis.

ITAM bahkan meningkatkan proses pengambilan keputusan Anda. Gunakan data yang andal dan terkini untuk membuat keputusan yang tepat tentang manajemen siklus hidup aset, pengadaan, dan alokasi sumber daya.

Proses ITAM

Manajemen aset TI (IT Asset Management/ITAM) adalah proses berkelanjutan yang memastikan setiap aspek siklus hidup aset infrastruktur TI Anda, mulai dari perangkat keras dan perangkat lunak hingga data, terlacak, dioptimalkan, dan aman.

Berikut ini adalah rincian langkah demi langkah dari proses ITAM standar :

Langkah 1: Permintaan

1. Pengguna mengajukan permintaan: Seorang karyawan membutuhkan laptop baru, lisensi perangkat lunak, atau akses ke data. Lakukan ini melalui sistem tiket, email, atau secara langsung
2. Validasi permintaan: Departemen TI meninjau permintaan, memverifikasi urgensi, legitimasi, dan keselarasannya dengan anggaran dan kebijakan
3. Persetujuan/penolakan: Menyetujui atau menolak permintaan berdasarkan validasi. Jika disetujui, permintaan akan dilanjutkan ke tahap pemenuhan

Langkah 2: Pemenuhan

1. Identifikasi aset: Berdasarkan permintaan, tim TI mengidentifikasi aset yang sesuai - model laptop tertentu, jenis lisensi perangkat lunak, atau tingkat akses data
2. Pengadaan atau penyediaan: Selanjutnya, tim membuat, membeli, menyewakan, atau melisensikan aset tersebut. Proses ini mungkin melibatkan komunikasi dengan vendor, aktivasi lisensi, dan pengaturan akses data
3. Pengiriman dan pemasangan: Tim TI memasang aset pada perangkat atau tempat kerja pengguna. Hal ini dapat melibatkan pengiriman fisik, instalasi perangkat lunak, atau pengaturan izin akses data

Langkah 3: Penerapan

1. Konfigurasi dan orientasi: Tim mengkonfigurasi aset untuk kebutuhan pengguna, termasuk menyiapkan aplikasi, migrasi data, dan pengaturan keamanan
2. Pelatihan dan dukungan pengguna: Pengguna menerima pelatihan tentang cara menggunakan aset secara efektif dan aman. Dukungan berkelanjutan juga disediakan untuk mengatasi masalah apa pun
3. Dokumentasi dan penyimpanan catatan: Mendokumentasikan dan menyimpan semua detail penerapan, termasuk konfigurasi, materi pelatihan, dan sumber daya pendukung, untuk referensi di masa mendatang

Langkah 4: Pemantauan

1. Pelacakan kinerja aset: Tim TI memantau kinerja aset, termasuk tingkat pemanfaatan, pembaruan perangkat lunak, dan kerentanan keamanan
2. Pemeriksaan kepatuhan: Mereka melakukan pemeriksaan rutin untuk memastikan penggunaan lisensi yang tepat, kepatuhan keamanan data, dan kepatuhan terhadap kebijakan internal
3. Pemeliharaan proaktif: Berdasarkan data pemantauan, tim menjadwalkan tugas pemeliharaan preventif untuk mengoptimalkan kinerja aset dan menghindari waktu henti

Langkah 5: Layanan

1. Manajemen insiden: Tim TI menangani masalah atau insiden yang terkait dengan aset, seperti kerusakan perangkat lunak, pelanggaran keamanan, atau masalah akses data
2. Dukungan meja layanan: Pengguna menerima dukungan berkelanjutan untuk menggunakan aset melalui meja layanan atau saluran dukungan lainnya
3. Umpan balik dan masukan dari pengguna: Tim mengumpulkan umpan balik dari pengguna mengenai kinerja dan kegunaan aset dan menggunakannya untuk meningkatkan proses ITAM di masa mendatang

Langkah 6: Pensiun

1. Penilaian akhir masa pakai: Ketika aset mencapai akhir masa pakainya, tim menilai kondisinya, pertimbangan keamanan data, dan dampak lingkungan
2. Penonaktifan: Tim TI menonaktifkan aset dengan aman, termasuk penghapusan data, pembuangan perangkat keras, dan penghentian lisensi
3. Pelaporan dan analisis penonaktifan: Mendokumentasikan detail penonaktifan dan menganalisis proses untuk perbaikan di masa mendatang

Keseluruhan proses ini bukanlah ilmu roket. Namun, bisa jadi sulit untuk merampingkan seluruh alur kerja.

Di bawah ini adalah beberapa praktik terbaik untuk membangun proses dan alur kerja manajemen aset TI yang konkret dan efektif.

Praktik Terbaik Manajemen Aset TI

Mengelola aset bisnis lebih dari sekadar melacaknya. Hal ini juga melibatkan pengurangan biaya sambil menggabungkan otomatisasi dan kemampuan swalayan dalam prosesnya.

Ikuti praktik-praktik berikut ini untuk membangun sistem manajemen aset TI yang efektif di organisasi Anda:

1. Mengotomatiskan ITAM untuk efisiensi yang lebih baik

Gunakan alat bantu otomatis untuk menemukan dan melacak semua perangkat keras, perangkat lunak, dan data di seluruh jaringan Anda. Demikian pula, mengotomatiskan alur kerja untuk penyediaan aset baru, termasuk instalasi perangkat lunak, konfigurasi, dan pengaturan akses pengguna.

Menerapkan sistem pemantauan otomatis untuk melacak kinerja aset, penggunaan lisensi, dan kepatuhan. Manfaatkan data waktu nyata untuk menghasilkan laporan dan mengidentifikasi potensi masalah secara proaktif.

Melalui portal swalayan, Anda juga dapat memberdayakan pengguna untuk meminta aset dan layanan TI yang sederhana (seperti pengaturan ulang kata sandi dan pengunduhan perangkat lunak). Hal ini akan membebaskan sumber daya TI untuk tugas-tugas yang lebih penting.

2. Pentingnya Manajemen Aset TI secara real-time

Dapatkan wawasan langsung tentang lanskap TI Anda berdasarkan data real-time. Identifikasi dan atasi masalah potensial seperti kerentanan keamanan, kesenjangan kepatuhan lisensi, atau aset yang kurang dimanfaatkan sebelum berkembang menjadi masalah yang signifikan.

Pastikan pengguna Anda dapat mengakses versi perangkat lunak terbaru dan menerima dukungan teknis langsung dengan mengatasi masalah saat muncul.

3. Tekan biaya manajemen layanan TI

Lacak tingkat pemanfaatan dan identifikasi aset yang kurang digunakan. Pertimbangkan untuk menggunakan kembali, berbagi, atau menghentikan aset yang tidak perlu untuk mengurangi biaya perangkat keras dan perangkat lunak.

Selain itu, otomatiskan manajemen lisensi Anda untuk memastikan kepatuhan dan menegosiasikan model lisensi yang optimal dengan vendor. Hindari membeli lisensi yang tidak perlu atau melebihi batas penggunaan.

Pemantauan proaktif dan pemeliharaan prediktif berdasarkan data waktu nyata membantu Anda mengidentifikasi potensi kegagalan perangkat keras dan mencegah waktu henti dan perbaikan yang mahal.

4. Meningkatkan tingkat dan waktu resolusi

Kembangkan basis pengetahuan yang komprehensif dan sediakan alat bantu pemecahan masalah secara mandiri bagi pengguna.

Ini akan membantu pengguna menyelesaikan masalah umum secara mandiri, sehingga mengurangi beban kerja tim Anda. Menerapkan sistem tiket otomatis dan alur kerja untuk memprioritaskan, menetapkan, dan melacak penyelesaian insiden. Sistem ini memastikan waktu respons yang lebih cepat dan tingkat penyelesaian yang lebih baik.

Memantau dan menganalisis interaksi dukungan pengguna secara real-time. Mengidentifikasi tren, hambatan, dan area yang perlu ditingkatkan untuk perbaiki operasi meja layanan .

5. Menjaga Kepatuhan ITAM

Secara teratur melakukan pemeriksaan otomatis untuk kepatuhan lisensi perangkat lunak, pelanggaran keamanan data, dan kepatuhan terhadap kebijakan internal.

Menerapkan proses manajemen audit terstruktur untuk melacak temuan kepatuhan, tindakan perbaikan, dan dokumentasi audit.

Praktik terbaik di sini adalah mengedukasi pengguna tentang peran dan tanggung jawab mereka dalam menjaga kepatuhan. Adakan sesi internal untuk melatih mereka tentang praktik terbaik keamanan dan peraturan privasi data.

6. Pelajari pola layanan mandiri pengguna dan kelola tingkat layanan kontrak

Gunakan data dari portal layanan mandiri untuk memahami aset dan layanan TI yang sering diminta pengguna. Kemudian, prioritaskan dan tingkatkan opsi layanan mandiri.

Pantau tingkat layanan kontrak (SLA) dengan melacak kinerja layanan TI yang disediakan oleh vendor eksternal. Pastikan mereka memenuhi komitmen SLA untuk respons, resolusi, dan ketersediaan layanan. Jika tidak, kencangkan cengkeraman Anda pada mereka.

Terakhir, pertahankan saluran komunikasi yang terbuka dengan pengguna dan vendor. Tangani masalah mereka secara proaktif dan berkolaborasi untuk mengoptimalkan opsi layanan mandiri dan layanan TI yang dikontrak.

Tantangan Potensial dari Praktik ITAM

Meskipun ITAM menawarkan banyak manfaat, namun ITAM juga menghadapi berbagai tantangan. Berikut ini beberapa hambatan potensial:

Manajemen terdistribusi

Meskipun menginventarisir setiap aset TI yang diperoleh organisasi merupakan praktik yang baik, menjaga data tetap terorganisir juga merupakan tantangan tersendiri, terutama saat bekerja dengan tim yang tersebar.

Manajemen terdistribusi dengan potongan-potongan yang tersebar ini menyulitkan untuk menyegarkan data secara real-time. Bahkan menemukan informasi pun menjadi sebuah tantangan.

ClickUp Docs membantu mencatat dan menyimpan informasi aset TI secara terpusat untuk mencegah skenario tersebut. Anda dapat dengan mudah membagikan dokumen dengan tim Anda, dengan izin berbasis peran tertentu untuk siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengakses dokumen.

Kesulitan otomatisasi ITAM

Menerapkan dan memelihara alat otomatisasi yang canggih mungkin terlihat terlalu mahal dan rumit. Dan karena Anda mengintegrasikan otomatisasi dengan sistem dan database TI yang ada, semuanya bisa menjadi kacau.

Selain itu, otomatisasi juga membutuhkan langkah-langkah keamanan yang mahal untuk mencegah akses yang tidak sah atau pembobolan data. Selain itu, pada titik tertentu, sepenuhnya mengandalkan otomatisasi untuk efisiensi dapat membuat kita mengabaikan masalah-masalah yang bernuansa atau kebutuhan pengguna.

Alur kerja ITAM yang kompleks

ITAM melibatkan alur kerja yang kompleks untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memperbarui data untuk aset TI secara teratur, sehingga menyisakan ruang untuk perangkat dan perangkat lunak yang tidak dikelola atau tidak tercatat.

Penggunaan perangkat ini mungkin tidak terlihat oleh tim manajemen aset TI, sehingga menimbulkan risiko keamanan dan masalah kepatuhan.

Selain itu, datanya cukup kompleks untuk diperbarui secara teratur. Beberapa pengguna mungkin membutuhkan bantuan atau ragu untuk memberikan informasi yang akurat. Atau bahkan menolak pelacakan karena masalah privasi.

Aset tertentu, seperti perangkat seluler atau sumber daya berbasis cloud, bisa jadi sulit untuk dilacak dan dipertanggungjawabkan secara efektif.

Meningkatnya biaya manajemen layanan TI

Akan sangat membantu jika Anda memiliki perkiraan biaya TI dan ROI yang akurat untuk manajemen aset perangkat lunak dan inisiatif pengoptimalan, namun pada akhirnya akan menjadi rumit. Proses dan kontrak vendor yang ada juga dapat dirombak untuk mengurangi biaya.

Mengidentifikasi dan menggunakan kembali aset yang tidak terpakai dapat membuat frustasi karena membutuhkan usaha. Aset yang tidak teridentifikasi atau ketinggalan zaman sering kali menimbulkan biaya tak terduga, terutama saat kerentanan keamanan atau masalah kepatuhan muncul.

Kesulitan menjaga kepatuhan terhadap peraturan

Mengikuti peraturan privasi dan keamanan data yang terus berubah bisa jadi sulit.

Dan menjaga dokumentasi dan jejak audit yang teliti untuk kepatuhan membutuhkan waktu dan upaya untuk menerapkannya.

Bagaimana dengan potensi kesalahan manusia? Ketidakpatuhan yang tidak disengaja karena kesalahan manusia atau kurangnya kesadaran dapat menimbulkan denda dan hukuman.

Cara Menyederhanakan Manajemen Aset TI

Jelajahi kiat-kiat ini untuk mengatasi rintangan dan memastikan efisiensi manajemen aset digital :

Lakukan pendekatan otomatisasi secara bertahap

Mulailah dari yang kecil. Terapkan otomatisasi secara bertahap dengan berfokus pada tugas-tugas yang berulang seperti alat manajemen aset atau manajemen lisensi perangkat lunak. Pilih alat bantu otomatisasi yang intuitif dan mudah dipelajari dan digunakan oleh tim TI.

Pastikan integrasi yang mulus dengan sistem yang sudah ada untuk menghindari silo data dan menjaga akurasi. Mengotomatiskan tugas-tugas rutin namun tetap mempertahankan kendali manusia untuk keputusan yang kompleks dan deteksi anomali.

Mendorong transparansi pengguna melalui komunikasi dan edukasi tentang risiko keamanan dan prosedur pelaporan. Memanfaatkan alat untuk secara otomatis menemukan dan memperbarui informasi aset di seluruh sistem dan lokasi.

Memberdayakan pengguna dengan portal yang aman untuk memperbarui sendiri perangkat dan informasi perangkat lunak mereka. Pertimbangkan solusi penandaan fisik atau digital untuk melacak perangkat seluler dan aset praktis lainnya secara akurat.

Mengelola biaya manajemen layanan TI

Lakukan audit biaya secara rutin. Analisis pola pengeluaran Anda saat ini dan identifikasi area yang dapat dioptimalkan, seperti lisensi perangkat lunak yang kurang dimanfaatkan atau perangkat keras yang berlebihan.

Selain itu, pertimbangkan untuk mengembangkan model peramalan yang kuat menggunakan analitik data untuk memprediksi biaya TI di masa depan dan ROI untuk inisiatif pengoptimalan yang potensial.

Tetap mengikuti perubahan dalam kepatuhan terhadap peraturan

Berlangganan informasi terbaru dan hadiri konferensi atau lokakarya yang relevan untuk terus mengikuti perkembangan persyaratan kepatuhan. Gunakan solusi perangkat lunak yang tepat yang mengotomatiskan pemeriksaan kepatuhan, membuat laporan, dan menyederhanakan proses audit.

Lakukan penilaian risiko secara berkala untuk mengidentifikasi potensi celah dan kerentanan kepatuhan untuk mengatasinya sebelum menjadi masalah. Bermitra dengan pakar keamanan dan kepatuhan atau mencari panduan dan bantuan profesional dari konsultan keamanan dan kepatuhan TI yang berpengalaman.

Jadikan ClickUp sebagai Platform Manajemen Aset TI Anda

Bosan dengan spreadsheet dan alur kerja yang kacau untuk aset TI Anda? ClickUp adalah solusi lengkap untuk menangani dan mengatur setiap aspek proses dengan mudah.

Unduh Template

Templat Manajemen Aset ClickUp dirancang untuk membantu Anda melacak aset perusahaan Anda.

The Templat ClickUp ITAM menyatukan manajemen insiden, manajemen masalah, manajemen perubahan, solusi manajemen aset sederhana, dan manajemen pengetahuan. Kami Templat Kesalahan yang Diketahui ITSM menyederhanakan cara Anda melacak kesalahan yang diketahui dalam sistem Anda. Jelajahi semua Templat TI segera setelah tujuan Anda berubah.

Sesuaikan alur kerja Anda dengan gaya apa pun yang Anda inginkan untuk setiap tahap ITAM, mulai dari penerapan dan konfigurasi hingga pemeliharaan dan penghentian.

Hirarki unik ClickUp memberi Anda fleksibilitas untuk mengatur tim dengan berbagai ukuran Hirarki ClickUp memberi Anda fleksibilitas dan kontrol untuk mengatur semuanya mulai dari tim kecil ke perusahaan. Melacak status, menetapkan tugas dan mengotomatiskan tindakan rutin untuk proses manajemen aset yang efisien.

Pantau proyek Anda dan kemajuan tim Anda di Dasbor ClickUp Dasbor ClickUp menyediakan panel visual yang dapat disesuaikan dan laporan yang dapat disesuaikan agar Anda tetap mendapat informasi dan proaktif. Dapatkan wawasan instan tentang pemanfaatan aset, kepatuhan lisensi, dan jadwal pemeliharaan.

Gunakan Tugas ClickUp untuk merencanakan, mengatur, berkolaborasi, dan melacak insiden seperti pemadaman server, bug perangkat lunak, dan kegagalan perangkat keras. Anda juga dapat berkomunikasi dengan tim TI Anda dan pemangku kepentingan melalui obrolan, komentar, dan berbagi file. Selain itu, pastikan keamanan data dan kontrol granular dengan izin yang fleksibel untuk tim dan individu yang berbeda.

Jadikan bekerja bersama tidak merepotkan dengan ClickUp Collaboration Detection Deteksi Kolaborasi ClickUp membuat semua orang di tim Anda tetap berada di halaman yang sama. Fitur ini membantu melacak log akses dan menjaga rantai pengawasan aset.

Ucapkan selamat tinggal pada data aset yang tersebar, karena kolom khusus ClickUp memungkinkan Anda membangun inventaris komprehensif aset dan data perangkat keras dan perangkat lunak, termasuk tanggal pembelian, lisensi, dan lokasi.

Sederhanakan kepatuhan terhadap peraturan dengan fitur khusus untuk GDPR, HIPAA, dan kerangka kerja kepatuhan lainnya. Mengotomatiskan audit dan membuat laporan untuk kepatuhan yang berkelanjutan.

Baik Anda tim kecil atau perusahaan besar, ClickUp menyesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Siap untuk mengendalikan aset TI Anda?

Pertanyaan Umum yang Sering Diajukan

**1. Apa yang dimaksud dengan manajemen aset TI?

Manajemen Aset TI adalah pengawasan strategis atas aset teknologi organisasi, mulai dari akuisisi hingga pensiun. Hal ini mencakup pelacakan, pengoptimalan, pengamanan, dan memastikan kepatuhan perangkat keras, perangkat lunak, dan data.

**2. Apa saja ruang lingkup manajemen aset TI?

Manajemen Aset TI mencakup perjalanan teknologi organisasi, mulai dari akuisisi aset perangkat keras dan perangkat lunak hingga mengoptimalkan penggunaannya, memastikan keamanan dan kepatuhan, dan membuangnya secara bertanggung jawab. Ini adalah pendekatan komprehensif untuk memaksimalkan nilai investasi TI di seluruh siklus hidupnya.

**3. Apa saja tiga hasil utama dari manajemen aset TI?

Manajemen Aset TI memberikan tiga tujuan utama:

• Pemanfaatan sumber daya yang efisien dengan memaksimalkan penggunaan aset dan meminimalkan pemborosan
• Peningkatan keamanan dan kepatuhan melalui manajemen kerentanan dan kepatuhan terhadap peraturan
• Optimalisasi biaya melalui kontrol lisensi, pengurangan pemeliharaan, dan manajemen siklus hidup aset yang cerdas