Terkadang, Anda perlu sedikit bantuan untuk meluncurkan kampanye pemasaran Anda atau menghidupkan sebuah inisiatif. Di situlah vendor dan agensi pemasaran digital eksternal berperan. Para ahli ini bisa menghemat waktu dan tenaga Anda dengan menangani aspek-aspek tertentu dari kampanye pemasaran Anda yang tidak bisa dilakukan oleh tim Anda.
Cara terbaik untuk menghubungi para ahli ini adalah dengan membuat permintaan proposal pemasaran (RFP). Dokumen ini merupakan formulir permintaan yang sederhana, sehingga mudah untuk mengomunikasikan kebutuhan Anda dan mendapatkan layanan yang tepat yang diperlukan untuk proyek tersebut.
Di sini, kami akan menjelaskan apa itu RFP pemasaran, termasuk komponen-komponen utama yang harus Anda sertakan. Kami juga akan memberikan panduan yang mudah diikuti untuk membuat RFP pemasaran, kiat-kiat untuk menulis RFP yang efektif, dan saran untuk menemukan peluang terbaik. ✨
Apa Itu RPP Pemasaran ??
Permintaan penawaran pemasaran, atau RFP, adalah dokumen yang meminta layanan yang tidak dapat ditangani oleh tim Anda secara internal. Anda dapat mengirimkan RFP karena tim Anda telah mencapai kapasitas dan tidak dapat mengerjakan tugas tambahan atau Anda mungkin membutuhkan bantuan dari seorang ahli yang memiliki pengetahuan yang tidak dimiliki oleh tim Anda.
RFP merupakan komponen kunci dari sebagian besar proses perencanaan pemasaran terutama untuk tim yang membutuhkan sumber daya dari luar untuk menyelesaikan pekerjaan. 📄
Anda dapat mengirimkan RFP pemasaran Anda ke agensi pemasaran tertentu yang Anda minati atau mempublikasikannya secara online sebagai formulir aplikasi terbuka untuk jangkauan yang lebih luas. Biasanya, vendor merespons RFP dengan penawaran umum, layanan spesifik yang dapat mereka tawarkan, dan jangka waktu yang diharapkan untuk hasil kerja.
RFP berbeda dengan permintaan informasi (RFI) atau permintaan penawaran (RFQ). RFI adalah kuesioner yang lebih sederhana yang digunakan sebelum RFP untuk memutuskan apakah vendor harus dimasukkan ke dalam daftar penjangkauan. Pada dasarnya, RFI melakukan prakualifikasi terhadap perusahaan berdasarkan layanan atau kebutuhan anggaran.
RFQ adalah dokumen yang meminta informasi biaya dan penawaran terperinci terkait layanan yang diminta dalam dokumen RFP. Meskipun RFP meminta perkiraan jumlah proposal, RFQ lebih terperinci, dengan rincian biaya layanan tertentu berdasarkan perkiraan waktu dan ruang lingkup pekerjaan.
Pemahaman RFP Pemasaran
RFP pemasaran adalah sumber daya yang sangat baik untuk bisnis yang membutuhkan bantuan ekstra dalam strategi, eksekusi, atau penjangkauan pemasaran. Fungsi RFP pemasaran adalah untuk mendapatkan bantuan dari luar. Hal ini tidak hanya menghemat waktu tim Anda, tetapi juga membangun koneksi yang berharga dengan para ahli pemasaran. 🤝
Proyek pemasaran dapat bergerak lebih cepat dengan RFP pemasaran. Dengan bantuan dari luar, Anda dapat meningkatkan jumlah kampanye yang Anda jalankan atau mengalihkan fokus tim internal Anda ke proyek pemasaran yang lebih penting.
Beberapa manfaat menggunakan RFP pemasaran antara lain:
- Memperluas jangkauan Anda: Mengirimkan RFP akan menghadirkan para ahli langsung kepada Anda. Ini berarti Anda dapat menjalin koneksi, membangun hubungan yang berharga, dan memperluas basis pengetahuan Anda sekaligus membuat kemajuan dalam berbagai inisiatif
- Meningkatkan efisiensi: RFP pemasaran menciptakan proses pengadaan yang terstandardisasi untuk mendapatkan bantuan eksternal dalam proyek. Hal ini mengurangi risiko miskomunikasi dan menyederhanakan pengambilan keputusan, sehingga Anda dapat bergerak lebih cepat dan lebih efisien
- Membangun basis data mitra dan solusi yang telah terbukti: Setiap kali Anda mengirimkan RFP, Anda akan mendapatkan balasan dari berbagai profesional di bidang pemasaran. RFP menetapkan kriteria evaluasi sehingga Anda dapat membangun basis data vendor potensial dengan pengalaman yang dapat Anda manfaatkan saat meluncurkan kampanye baru
Dengan mengirimkan RFP, Anda bisa terhubung dengan pakar pemasaran lain dan memindahkan proyek melalui jalur yang lebih efisien.
Berikut adalah beberapa skenario di mana agensi pemasaran dapat mengirim RFP:
- Tim pemasaran yang ingin mengembangkan blog mereka dapat mengirimkan RFP pemasaran digital ke agensi digital atau agensi konten dengan spesialis SEO
- Pimpinan tim pemasaran yang ingin meluncurkan proyek kreatif dengan konten visual profesional dapat mengirimpengarahan singkat kreatif RFP untuk menemukan mitra agensi yang tepat
- Departemen pemasaran membantu tim produk meluncurkan fitur baru dan akan mengirimkan RFP ke biro iklan untuk mendapatkan bantuan dalam mengumumkan peluncuran tersebut
- Perusahaan pemasaran yang mengalami masalah dengan kampanye media sosial dapat membuat RFP untuk mendapatkan bantuan dari perusahaan hubungan masyarakat (humas) untuk menangani badai media
- Sebuah bisnis fisik ingin membuat situs web dan menjual produk online. Mereka memutuskan untuk mengirimkan RFP kepada ahli pemasaran media sosial dan pengembang situs web untuk membangun situs web, branding, dan kehadiran online mereka
Komponen-komponen dari Rencana Kerja Pemasaran*
Setiap RFP pemasaran akan berbeda tetapi harus berisi serangkaian item standar. Informasi aktual yang Anda sertakan atau layanan yang Anda minta akan berubah, tetapi Anda tetap harus menyertakan detail utama dalam setiap dokumen. ✅
Berikut adalah komponen penting yang harus disertakan dalam RFP pemasaran Anda:
- Informasi perusahaan: Sebelum Anda dapat meminta orang untuk membantu Anda, mereka perlu mengetahui siapa Anda. Sertakan informasi dasar perusahaan seperti nama perusahaan Anda, fungsi atau misi utama, dan jenis produk atau layanan yang Anda tawarkan
- Informasi kontak: Cantumkan nomor telepon dan email untuk kontak utama yang menangani proyek. Dalam beberapa kasus, kontak ini bisa jadi adalah pimpinan tim pemasaran. Pada inisiatif yang lebih besar, Anda dapat menyertakan beberapa titik kontak dari beberapa departemen
- Gambaran umum proyek dan tujuan RFP : Nyatakan dengan jelas tujuan RFP, termasuk tujuan apa pun yang Anda miliki dan sumber daya yang Anda cari. Semakin ringkas Anda di sini, semakin besar kemungkinan Anda mendapatkan tanggapan yang relevan untuk RFP Anda
- Kriteria evaluasi: Soroti kriteria seleksi yang akan Anda gunakan untuk mengevaluasi pelamar. Dalam banyak kasus, proses seleksi akan mencakup hal-hal seperti pengalaman topik, harga, atau layanan tertentu
- Persyaratan untuk dipertimbangkan: Tunjukkan bagaimana pelamar harus mengajukan permohonan (misalnya, melalui portal online, menggunakan formulir pengajuan khusus, atau mengirimproposal bisnis ke email kontak utama). Pastikan untuk menyertakan persyaratan khusus agar proposal dapat dipertimbangkan
- Kurun waktu pemilihan: Sertakan jadwal proyek Anda dan perkiraan tenggat waktu untuk layanan yang Anda minta-dengan begitu, hanya penyedia layanan yang dapat memenuhi jadwal Anda yang akan melamar
- Rincian anggaran: Jangan buang waktu untuk meninjau proposal yang melebihi anggaran Anda. Dalam RFP pemasaran Anda, cantumkan rincian anggaran Anda, dan jelaskan secara singkat proses negosiasi jika penawar terpilih
Membuat RFP untuk Layanan Pemasaran
Apakah Anda menginginkan bantuan komunikasi pemasaran, mencari dukungan iklan, atau perlu meluncurkan kampanye besar dengan lebih cepat, gunakan panduan ini untuk membuat RFP Anda. Di bawah ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui untuk menulis RFP pemasaran, termasuk manajemen proyek pemasaran strategi untuk menyelesaikan pekerjaan.
Mulai dengan templat
Jadikan hidup Anda lebih mudah dengan menggunakan templat-seperti Templat RFP Pengembangan Web dari ClickUp -untuk membuat kerangka kerja permintaan Anda. Meskipun templat ini khusus untuk tim pemasaran yang mencari bantuan pengembangan web eksternal, Anda bisa menemukan templat untuk semua jenis RFP.
Rencanakan proses pengembangan web, tujuan, sasaran, anggaran, jadwal, dan banyak lagi dalam templat terperinci ini
Saat memilih Templat RFP pastikan bahwa template tersebut menyertakan komponen-komponen penting dari RFP yang baik. Ini harus mencakup bagian-bagian yang kami sebutkan di atas, seperti gambaran umum proyek dan informasi dasar perusahaan.
Tambahkan informasi rinci ke setiap bagian
Setelah Anda memiliki struktur umum dokumen RFP, Anda perlu mengisi semua detail yang relevan. Kerjakan bagian demi bagian dokumen, dengan menambahkan permintaan spesifik Anda.
Picu kreativitas, buat templat, atau hasilkan salinan secepat kilat dengan mitra curah pendapat terbaik di dunia
Jadikan langkah ini lebih mudah dengan menggunakan alat bantu seperti ClickUp AI untuk secara otomatis mengisi informasi utama seperti detail kontak dan informasi pengalaman perusahaan Anda. Buat RFP Anda di Klik Dokumen yang memungkinkan Anda berkolaborasi dengan anggota tim lain untuk menyusun permintaan yang lebih efektif. Gunakan fitur sematan untuk menyertakan tabel atau bagan yang membuat RFP Anda lebih menarik.
Setelah Anda memiliki RFP, Anda perlu menyediakannya untuk vendor potensial. Anda bisa menjaring lebih luas dengan mempublikasikan RFP di situs Anda dan mengundang siapa saja untuk mendaftar. Atau, Anda bisa menghubungi agensi tertentu yang ingin Anda ajak bekerja sama.
Jika Anda memilih pendekatan yang terakhir, membuat daftar vendor akan sangat membantu. Dengan Pemasaran ClickUp termasuk manajemen hubungan pelanggan (CRM), Anda bisa membangun basis data vendor. Gunakan bidang khusus dalam fitur perangkat lunak manajemen proyek pemasaran untuk mengkualifikasikan vendor potensial atau menunjukkan kesediaan mereka untuk berpartisipasi jika Anda telah menghubungi mereka sebelumnya.
Tingkatkan pengaturan tugas Anda dengan menambahkan tag khusus dan gunakan opsi filter di Daftar dan Tampilan Papan untuk mengidentifikasi tugas prioritas tertinggi Anda secara tepat
Saat Anda mengirim RFP, dokumentasikan tanggapan yang Anda terima, dan buat profil untuk vendor baru dengan tag kategori untuk layanan yang mereka tawarkan-seperti produksi video, studi kasus, atau layanan pemasaran digital. Dengan begitu, saat tiba waktunya untuk mengirim RFP baru atau meminta layanan lain, Anda sudah memiliki kumpulan kandidat untuk dihubungi.
Gunakan alat bantu untuk mengelola proses
Cara terbaik untuk mengelola proses adalah dengan alat bantu seperti perangkat lunak manajemen proposal dan cetak biru seperti Templat Proses RFP ClickUp . Templat ini membuat tim Anda tetap terorganisir dengan melacak tanggal jatuh tempo yang penting-seperti tenggat waktu pengajuan-dan mengumpulkan tanggapan dalam satu tempat yang nyaman. 🛠️
Gunakan Templat proses RFP ini untuk membantu semua orang tetap berada di halaman yang sama saat mengevaluasi proposal vendor dan mengelola proses penawaran.
Buat kolom khusus untuk melacak setiap proposal, dan tambahkan bendera prioritas untuk menyoroti proposal tertentu yang memenuhi kebutuhan Anda. Berbagai tampilan-termasuk papan Kanban, tampilan Kalender, dan bagan Gantt-memudahkan evaluasi semua pelamar dan melacak kemajuan.
Melihat dan mengelola Otomatisasi yang aktif dan tidak aktif di seluruh Ruang dengan cepat dengan pembaruan dan deskripsi pengguna Manajemen proyek ClickUp juga merampingkan alur kerja, berkat otomatisasi yang memindahkan RFP melalui pipeline kerja Anda. Tambahkan pemicu untuk menugaskan seseorang dalam tim secara instan untuk meninjau aplikasi setelah diajukan. Tetapkan izin khusus untuk menyederhanakan pengambilan keputusan dan sertakan ketergantungan untuk membuat alur kerja yang menunjukkan tugas mana yang menghalangi langkah selanjutnya dalam proses peninjauan.
Menindaklanjuti
Setelah Anda memilih vendor, penting untuk menindaklanjuti dan memasukkan rencana pengiriman pesan yang jelas. Anda perlu menghubungi vendor yang memenangkan penawaran dan pelamar yang tidak lolos. Seperti yang lainnya rencana pemasaran dan strategi, sesuaikan tanggapan Anda dengan kategori pelamar yang berbeda.
Jika Anda telah menghubungi beberapa penyedia, Anda bisa mengirimkan email pribadi ke masing-masing penyedia. Jika Anda telah menjaring lebih luas, Anda bisa mengkategorikan penyedia sebagai "tidak memenuhi syarat," "memenuhi syarat namun di luar anggaran," atau "memenuhi syarat namun tidak cocok." Berdasarkan kategori ini, Anda bisa mengirimkan balasan email yang disesuaikan untuk beberapa kandidat yang mengindikasikan mengapa mereka tidak terpilih.
Kelola email dan pekerjaan Anda di satu tempat-Kirim dan terima email di mana saja di ClickUp, buat tugas dari email, atur otomatisasi, lampirkan email ke tugas apa pun, dan banyak lagi.
Dalam pesan Anda, nyatakan dengan jelas bahwa semua pemangku kepentingan menghargai aplikasi dan tunjukkan mengapa mereka tidak terpilih. Jaga agar tetap profesional dan singkat, dan sertakan kata-kata jika Anda berencana untuk menghubungi lagi untuk proyek-proyek selanjutnya.
Pencarian Pemasaran RFP Peluang
Jika Anda memiliki layanan yang dapat Anda tawarkan kepada agensi lain, Anda dapat menggunakan beberapa saluran untuk menemukan dan mengajukan permohonan ke RFP perusahaan lain sehingga Anda dapat mengembangkan bisnis Anda sendiri. 🙌
Berikut adalah beberapa saluran dan platform terbaik untuk menemukan RFP pemasaran:
- Media sosial: Beberapa organisasi memposting RFP di saluran media sosial mereka - dengan LinkedIn sebagai yang paling umum, meskipun Twitter berada di urutan kedua
- Database RFP dan pemberitahuan publik: Instansi pemerintah diwajibkan untuk mempublikasikan RFP mereka secara publik, dan banyak yang melakukannya di portal online - sepertiBasis data RFP. Basis data ini biasanya dapat dicari sehingga Anda dapat menyaring berdasarkan industri atau layanan
- Pencarian di internet: Beberapa perusahaan mempublikasikan RFP mereka di situs web mereka sendiri atau di situs berita dan database. Temukan ini dengan menggunakan mesin pencari dan mengetikkan industri atau layanan dan kata-kata "RFP" untuk menemukan hasil yang relevan
Tips untuk Menulis Tanggapan yang Baik untuk RFP Pemasaran
Anda tahu cara menulis RFP yang meminta layanan dari vendor, tetapi bagaimana jika Anda ingin mengajukan RFP dengan penawaran Anda sendiri? Di sini, kami akan memberikan tips utama dan praktik terbaik saat menyusun tanggapan terhadap RFP pemasaran. ✍️
Jika Anda ingin mendapatkan klien dengan sukses dengan mengajukan RFP, Anda perlu melakukan beberapa kerja keras. Sebelum melamar, lakukan riset tentang perusahaan tersebut. Dengan mempelajari apa yang mendorong perusahaan, Anda bisa menyesuaikan lamaran Anda dengan apa yang mereka inginkan. Cari tahu apakah mereka pernah mengirimkan RFP sebelumnya dan siapa yang berhasil memenangkan penawaran. Kemudian, coba tentukan apa yang mereka lakukan dengan benar dan tiru.
Penting juga untuk memastikan bahwa Anda memenuhi syarat. Anda tidak ingin membuang waktu melamar lowongan jika Anda tidak dapat memenuhi persyaratan. Baca dan ikuti semua instruksi dengan saksama jika Anda melamar, dan ajukan pertanyaan jika Anda membutuhkan kejelasan.
ClickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring bekerja lebih efisien
Berikut adalah beberapa contoh tanggapan RFP yang berhasil:
- Jawaban dengan hasil akhir: "Tim konten kami gesit. Kami membuat konten manusia-bukan karya AI yang sudah jadi-untuk terhubung dengan pembaca, membangun audiens, dan mengembangkan merek Anda."
- Tunjukkan keahlian Anda: "Kami menggunakan pendekatan empati untuk memenuhi kebutuhan PR Anda. Dalam proyek-proyek sebelumnya, tim keamanan kami membuat laporan insiden dan artikel berita untuk menjelaskan apa yang salah, bagaimana kami berencana memperbaikinya, dan apa yang bisa diharapkan pelanggan. Sembari meyakinkan pelanggan bahwa kepentingan terbaik mereka terpenuhi, kami juga menetapkan klien sebagai pemimpin yang dapat dipercaya."
- Biarkan pelanggan melakukan pekerjaan untuk Anda dengan testimoni: "Bagaimana kami dapat membantu Anda? Kami akan membiarkan pelanggan kami menunjukkan seberapa besar nilai yang kami berikan dan mengapa kami telah memenangkan lusinan RFP di masa lalu: 'Tim branding [perusahaan] memenuhi ruang lingkup proyek kami, sesuai dengan anggaran, dan melakukan semuanya dalam waktu singkat. Dengan saluran komunikasi yang jelas, kami selalu tahu di mana proyek ini berada dan apa yang akan terjadi selanjutnya-tanpa ada kejutan."
Membuat tanggapan terhadap RFP bukan hanya tentang menyertakan informasi yang relevan. Penting juga untuk tidak memasukkan beberapa hal.
Berikut ini adalah hal-hal yang sebaiknya tidak Anda sertakan dalam RFP:
- Harga yang terlalu rendah: Harga yang terlalu rendah bisa jadi tidak menarik, dan perusahaan akan bertanya-tanya mengapa layanan Anda jauh lebih murah - dan mungkin berpikir bahwa ini karena Anda memberikan nilai yang lebih rendah. Sebaliknya, gunakan harga berbasis nilai untuk membuat penawaran yang adil yang mencerminkan keahlian Anda dan membuatnya sepadan dengan waktu Anda
- Jawaban yang disalin dan ditempel: Setiap jawaban RFP harus disesuaikan dengan proposal tertentu. Jawaban yang disalin berarti kecil kemungkinan Anda mendapatkan pekerjaan, dan Anda dapat membuat kebingungan jika menyalin informasi yang tidak relevan
- Terlalu banyak jargon teknis: Jika sebuah perusahaan mengirimkan RFP, mereka mungkin membutuhkan bantuan dalam hal pengetahuan di bidang tersebut. Jika proposal Anda terlalu teknis, mereka mungkin tidak memahami nilai yang Anda tawarkan atau merasa proposal Anda tidak cocok
Tanya Jawab Umum
Masih ingin tahu lebih banyak? Berikut ini adalah pertanyaan yang paling sering ditanyakan tentang RFP.
1. Apa yang dimaksud dengan RFP **untuk pemasaran dan branding?
RFP jenis ini adalah proposal yang dikirim oleh perusahaan kepada vendor yang menawarkan layanan pemasaran dan branding.
2. Bagaimana cara menemukan RFP pemasaran ??
Jika Anda ingin mengajukan RFP pemasaran, lihatlah situs-situs seperti LinkedIn, Twitter, dan portal tempat lembaga pemerintah dan perusahaan publik memposting permintaan proposal mereka.
3. Apakah sebuah RFP informasi publik?
Sektor swasta tidak harus mengumumkan RFP kepada publik. Namun, lembaga pemerintah dan perusahaan di sektor publik diharuskan untuk mencantumkan RFP sebagai informasi publik.
Kesimpulan Wawasan tentang RFP untuk Pemasaran dan Periklanan
RFP dalam pemasaran dan periklanan adalah alat utama untuk mendapatkan keahlian dari luar untuk melengkapi proyek yang sudah ada. RFP adalah kesempatan untuk membangun kampanye yang lebih baik dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan Anda, tanpa harus menyita waktu dari fokus internal lainnya.
Untuk membuat RFP pemasaran yang hebat, penting untuk menyertakan bagian-bagian penting, memanfaatkan alat bantu seperti AI untuk menyederhanakan prosesnya, dan menggunakan perangkat lunak untuk melacak respons dan menyimpan analisis untuk kampanye Anda. Mendaftarlah ke ClickUp hari ini untuk mulai membuat RFP pemasaran yang lebih baik. Dengan alat bantu dan templat AI bawaan, Anda bisa membuat draf dan garis besar untuk RFP dalam hitungan detik. Dipasangkan dengan fitur manajemen proyek dan berbagai tampilan, mudah untuk mengelola proses RFP dari awal hingga akhir. 💪