Jika ada satu hal yang dipahami oleh para eksekutif bisnis, itu adalah ini: Apa yang berhasil di masa lalu mungkin tidak akan berhasil di masa depan.
Dan sejujurnya, gagal melakukan perubahan dapat menimbulkan dampak yang buruk-bahkan menyebabkan perusahaan tutup. Contoh kasusnya? Pada tahun 2023 saja, 3.200 perusahaan yang didukung ventura swasta mengalami kegagalan -bahkan ketika didukung oleh pendanaan sebesar $27 miliar.
Meskipun menggunakan alat, teknologi, struktur organisasi, atau proses internal yang sama selamanya akan membuat pekerjaan (dan hidup!) lebih mudah, namun itu bukanlah jalan yang kuat untuk meraih kesuksesan. Sebaliknya, para pemimpin perusahaan harus mau beradaptasi dengan perubahan zaman, dan terus mengidentifikasi area-area yang berpotensi untuk ditingkatkan. 👊
Menerapkan perubahan di seluruh perusahaan tidak pernah mudah, itulah sebabnya mengapa organisasi mengandalkan model yang sudah teruji dan benar. Salah satu metode yang paling banyak dipilih adalah Model Perubahan 8 Langkah Kotter, yang dikembangkan oleh Dr. John Kotter pada tahun 1995 dan telah direvisi beberapa kali sejak saat itu.
Di bawah ini, kami akan membahas setiap langkah dari model Kotter, kelebihan dan kekurangannya, dan bagaimana menerapkan model tersebut di organisasi Anda.
Apa itu Model 8 Langkah Kotter tentang Perubahan?
Menstimulasi perubahan dalam sebuah organisasi merupakan keseimbangan yang rumit. Jika Anda membuat perubahan terlalu cepat, maka Anda akan menghadapi hambatan, penolakan, dan karyawan yang tidak puas. Namun jika Anda menerapkan perubahan terlalu lambat, Anda mungkin tidak akan mencapai tujuan Anda.
Di sinilah peran Model Perubahan 8 Langkah Kotter. 🙌
Model ini dikembangkan oleh John P. Kotter, seorang Profesor Harvard Business School dan penulis beberapa manajemen perubahan buku, termasuk Leading Change , Accelerate, dan _CHANGE.
Kotter mendasarkan penelitiannya pada 100 organisasi yang mengalami perubahan, mengamati strategi mana yang berhasil dan mana yang gagal. Temuannya menghasilkan proses delapan langkah yang membantu organisasi untuk berhasil mengimplementasikan proses-proses baru teknologi, atau perubahan lainnya.
Model Kotter dianggap sebagai sumber daya utama dalam manajemen perubahan-yaitu kerangka kerja yang membantu individu dan perusahaan mengadopsi perubahan. Seperti model manajemen perubahan lainnya, Model Perubahan 8 Langkah Kotter membantu mengimplementasikan perbaikan proses mempersiapkan dan mendukung karyawan, serta mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukan perubahan.
8 Langkah dalam Model Perubahan Kotter
Model 8 Langkah Kotter menawarkan panduan langkah demi langkah tentang bagaimana perusahaan dapat secara efektif mengimplementasikan perubahan-apakah perubahan itu harus dilakukan dengan kepemimpinan alat dan teknologi, atau lini produk. Delapan langkah tersebut meliputi yang berikut ini.
1. Ciptakan rasa urgensi
Salah satu kalimat yang paling sering didengar di lingkungan perusahaan adalah, "Ya, seperti inilah cara kami melakukan sesuatu." 🙅
Karyawan adalah manusia-dan manusia memiliki kebiasaan untuk melakukan hal yang membuat mereka nyaman. Untuk mendorong seluruh organisasi agar melakukan perubahan yang serius, Anda perlu melakukan beberapa upaya meyakinkan. Jika Anda perlu menginspirasi karyawan Anda untuk bertindak, pertimbangkan untuk melakukan beberapa hal berikut ini:
- Mulai dialog: Lakukan percakapan yang terbuka dan jujur dengan para pemangku kepentingan, vendor, pelanggan, dan karyawan tentang mengapa perubahan itu perlu
- Tetapkan tujuan baru: Ciptakan visi yang jelas untuk masa depan, jelaskan peluang apa yang menanti Anda di sisi lain dari perubahan
- Kumpulkan data industri: Dukung argumen Anda tentang perlunya perubahan dengan mengumpulkan pengukuran kuantitatif dan kualitatif
2. Membangun koalisi pemandu*
Perubahan tidak dapat dilakukan oleh satu orang saja. Sebaliknya, Anda membutuhkan sekelompok orang yang berdedikasi pada visi masa depan Anda untuk menjadi agen perubahan di organisasi Anda.
Pikirkan agen perubahan sebagai manajer proyek untuk menerapkan perubahan. Merekalah yang akan berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan, memberikan tugas, mendapatkan dukungan dari tim eksekutif, dan memastikan pekerjaan selesai tepat waktu. Singkatnya, mereka akan memandu organisasi Anda melalui setiap langkah proses perubahan.
Saat memilih para pemimpin ini, pertimbangkan hal-hal berikut:
- Jangan mengikuti hirarki organisasi Anda: Bahkan, terkadang yang terbaik adalah tidaksertakan sebuah tim yang terdiri dari 100% eksekutif. Sebaliknya, rekrutlah orang-orang dengan berbagai pengalaman dan tingkat senioritas
- Libatkan semua departemen: Untuk memastikan perubahan akan berhasil, pastikan untuk menyertakan perwakilan dari setiap departemen, dengan keterampilan dan keahlian yang berbeda
- Cari semangat: Terkadang, agen perubahan terbaik bukanlah mereka yang paling berpengalaman, melainkan mereka yang memiliki semangat yang jelas terhadap visi perubahan Anda
3. Bentuklah sebuah visi strategis*
Untuk memberlakukan perubahan yang efektif, tim Anda perlu menyelaraskan diri pada satu visi yang jelas. (Dan ya, saat Anda memulai prosesnya, tim Anda akan dibanjiri dengan berbagai ide dan tujuan potensial. Tugas Anda adalah untuk memilah-milahnya!)
Berikan kejelasan tentang bagaimana masa depan akan berbeda dengan inisiatif Anda di masa lalu. Dan tunjukkan bukti bagaimana perubahan baru ini akan bermanfaat bagi budaya perusahaan, penjualan, atau proses sehari-hari. Untuk memulai, pertimbangkan petunjuk berikut ini:
- Tentukan nilai-nilai Anda: Dengan koalisi pemandu Anda, tentukan nilai-nilai inti untuk mewujudkan perubahan di dalam perusahaan
- Tuliskan visi Anda: Tuliskan pernyataan visi dalam dua kalimat yang singkat dan padat, yang memberikan kejelasan bagi seluruh perusahaan Anda
- Periksa bahasa Anda: Jika Anda bertanya kepada para pemangku kepentingan Anda, "Apa visi perubahan kita?" apakah Anda akan menerima jawaban yang sangat berbeda? Pastikan bahwa koalisi Anda memiliki visi yang jelas dan mengulangi bahasa yang sama kepada anggota tim lainnya
4. Mendaftarkan pasukan sukarelawan*
Setelah Anda memiliki strategi dan visi, Anda perlu mengomunikasikan visi tersebut. Dan orang-orang terbaik untuk memimpin adalah mereka yang bersatu di belakang peluang masa depan.
Tentara sukarelawan adalah sekelompok orang yang bersatu untuk mencapai tujuan bersama. Orang-orang ini bertanggung jawab untuk:
- Mengkomunikasikan perubahan: Mereka akan mengomunikasikan strategi Anda kepada organisasi yang lebih besar
- Menangani hambatan: Pasukan sukarelawan Anda akan menangani semua masalah dan isu dari karyawan lain
- Berputar ketika diperlukan: Seperti yang diketahui oleh setiap pemimpin perubahan, rencana awal Anda mungkin tidak sempurna. Tim sukarelawan Anda harus membuat sistem tinjauan kinerja, rapat, dan check-in untuk melakukan penyesuaian bila diperlukan
5. Aktifkan tindakan dengan menghilangkan hambatan*
Setiap perubahan organisasi-apakah Anda menyesuaikan pernyataan misi, target audiens, atau proses internal-akan menemui hambatan. Oleh karena itu, langkah penting dalam Model Delapan Langkah Perubahan John Kotter adalah menghilangkan hambatan.
Setelah strategi perubahan Anda diterapkan, Anda harus terus memeriksa hambatan yang ada. Untuk memastikan upaya perubahan Anda berhasil, lakukan tindakan berikut ini:
- Bertemu dengan mereka yang resisten terhadap perubahan: Akan selalu ada anggota tim yang tidak suka dengan implementasi perubahan. Adakan pertemuan empat mata dengan orang-orang ini untuk membantu mengidentifikasi (dan menyelesaikan) poin-poin yang diperdebatkan
- Lihatlah di luar inisiatif perubahan Anda: Hambatan bisa terjadi di mana saja. Pertimbangkan untuk merevisi deskripsi pekerjaan, sistem kompensasi atau penghargaan, tinjauan rekan kerja, dan struktur organisasi untuk memajukan proyek perubahan
- Menghilangkan hambatan: Terkadang, Anda akan dipaksa untuk menghilangkan potensi ancaman terhadap perubahan-apakah itu menghilangkan orang, sistem, atau alat dan teknologi
6. Menghasilkan kemenangan jangka pendek **kemenangan jangka panjang
Menerapkan struktur perubahan berskala besar dapat memakan waktu berbulan-bulan (bahkan bertahun-tahun). Jangka waktu ini dapat dipenuhi dengan rasa frustrasi, hambatan, dan kemunduran-jadi jangan lupa untuk merayakan setiap kemenangan.
Bagi proyek perubahan besar Anda menjadi beberapa pencapaian kecil. Setiap kali Anda berpindah dari satu fase proyek berikutnya, ingatlah untuk memberikan penghargaan kepada tim Anda yang telah bekerja keras. Pertimbangkan untuk mengambil langkah-langkah berikut ini:
- Berikan penghargaan kepada anggota tim Anda*: Buatlah sistem untuk memberikan penghargaan kepada karyawan atas dedikasi dan kerja keras mereka. (Bisa berupa hari libur sore, hari ekstra yang ditambahkan ke dalam kebijakan liburan mereka, atau kartu hadiah)
- bagikan setiap pencapaian tonggak sejarah: Publikasikan setiap kemenangan di seluruh perusahaan. Pertimbangkan untuk membuat kisah sukses mini dan membagikannya pada rapat perusahaan
- Buatlah daftar faktor keberhasilan yang telah ditentukan sebelumnya: Seperti apa kesuksesan itu (selain menyelesaikan seluruh proyek)? Setiap kali Anda mencapai target, pastikan untuk merayakannya bersama perusahaan
7. Mempertahankan akselerasi*
Setelah Anda mencapai kemenangan tahap awal, bagaimana Anda mempertahankan momentum?
Menjamin kesuksesan perusahaan Anda dengan menekan lebih keras-yaitu, tidak mengendurkan pedal gas dalam mengejar perubahan. Sebagai bagian dari proses 8 langkah Kotter, bangunlah setiap kesuksesan dengan menerapkan hal-hal berikut ini:
- Merevisi dan meninjau ulang sesi: Setelah setiap kemenangan kecil, berhentilah dan renungkan area yang lemah dalam proses Anda. Dari sana, Anda dapat meningkatkan rencana proyek Anda ke depannya
- Ganti koalisi Anda: Untuk menjaga ide-ide tetap segar, bangunlah koalisi yang kuat dengan mengganti agen-agen perubahan
- Ubah proses pengambilan keputusan Anda: Belajarlah untuk berputar dengan cepat dengan melihat bagaimana Anda dapat merampingkan proses pengambilan keputusan Anda
8. Melembagakan perubahan
Langkah terakhir dalam proses ini? Memastikan perubahan yang telah Anda perjuangkan dengan susah payah benar-benar bertahan
Untuk memastikan perubahan tetap menjadi bagian dari budaya organisasi Anda di masa mendatang, lakukan tindakan berikut:
- Lakukan pendekatan dari atas ke bawah: Para eksekutif dan manajemen tingkat atas harus mengingatkan karyawan tentang perubahan organisasi pada saat check-in empat mata, retret perusahaan, dan rapat semua pihak
- Tingkatkan kisah sukses Anda: Buatlah studi kasus mini untuk setiap kemenangan, untuk mengingatkan tim Anda tentang seberapa jauh Anda telah melangkah sebagai sebuah organisasi
- Kembali ke nilai dan visi Anda: Untuk memastikan setiap perubahan tetap bertahan, kembalilah ke visi Anda. Dengan begitu, tim Anda tidak akan pernah lupa mengapa Anda melakukan perubahan ini sejak awal
Manfaat dan Kesulitan dalam Menggunakan Model Perubahan 8 Langkah Kotter
Model manajemen perubahan delapan langkah Kotter memiliki kelebihan dan kekurangan. Penting untuk mempertimbangkan keduanya ketika memutuskan apakah model ini tepat untuk organisasi Anda.
Keuntungan dari model Kotter antara lain:
- Model ini relatif mudah dipahami
- Model ini memberikan peta jalan yang jelas dan terstruktur untuk mengimplementasikan perubahan
- Model ini menekankan pada penyatuan di sekitar tujuan jangka panjang sambil merayakan kemenangan jangka pendek di sepanjang jalan
- Model ini berfokus untuk mendapatkan dukungan dari seluruh perusahaan Anda, termasuk orang-orang yang berpengaruh dan staf junior
- Ada penekanan besar pada menanamkan perubahan ke dalam budaya perusahaan
Jebakan dari model perubahan delapan langkah meliputi:
- Model ini terutama dibuat untuk perusahaan besar dan mungkin tidak cocok untuk pemilik usaha kecil
- Biasanya cocok untuk hirarki organisasi yang ketat
- Model ini cukup kaku, yang mungkin tidak sesuai dengan sifat perubahan organisasi yang kompleks
- Model ini mengikuti garis waktu linier (sedangkan perubahan bisa jauh lebih tidak stabil dengan beberapa iterasi)
- Model ini tidak membahas faktor psikologis dan emosional yang terlibat dalam perubahan, yang dapat menjadi tantangan bagi anggota tim
Kiat untuk Menerapkan Model Perubahan 8 Langkah Kotter
Sebelum Anda dapat mengimplementasikan perubahan di seluruh organisasi, Anda memerlukan alat yang tepat. Untuk memastikan Anda menciptakan proses yang mulus menuju perubahan (dan memastikan perubahan tersebut bertahan), ikuti tips berikut ini. 🤩
Jangan takut untuk merevisi proses Anda
Apa yang berhasil di awal mungkin tidak akan berhasil di tahap tengah atau akhir proyek Anda. Ketika hal ini terjadi dalam organisasi Anda, terimalah. Ini adalah kesempatan yang tepat untuk merevisi proses Anda menjadi lebih baik.
Jangan memulai pekerjaan Anda dari awal-pilih opsi yang sudah jadi dari Pusat Templat atau buat templat Anda sendiri yang bisa digunakan oleh tim Anda
Pertimbangkan untuk menggunakan Templat peningkatan proses ClickUp untuk menyederhanakan rencana proyek perubahan Anda.
Tentukan prioritas dengan jelas
Dengan Pencapaian ClickUp anda bisa mengubah rencana proyek perubahan yang paling mengintimidasi sekalipun menjadi potongan-potongan kecil yang bisa dicapai.
Memvisualisasikan Pencapaian proyek dengan tampilan Gantt di ClickUp
Tugas-tugas penting akan dapat diidentifikasi dengan teks tebal dan ikon berlian. Hal ini memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa saja target utamanya.
Anda juga dapat melihat bagaimana pencapaian Anda terhubung dan berkontribusi pada tujuan proyek secara keseluruhan.
Pecah proyek Anda menjadi beberapa fase
Fase Metodologi yang lincah adalah taktik umum di mana para eksekutif memecah proyek besar menjadi beberapa fase yang lebih kecil, yang dikenal sebagai sprint. Dengan menerapkan strategi ini, Anda bisa menjaga tim Anda tetap termotivasi dan terus merayakan setiap kemenangan kecil.
Ciptakan yang sempurna Alur kerja yang gesit dan membangun sistem Kanban yang fleksibel untuk memvisualisasikan pekerjaan Anda dan meningkatkan manajemen proyek dengan tampilan Board di ClickUp
Dengan tampilan Board di ClickUp, Anda bisa menerapkan metodologi Agile dengan membagi proyek Anda menjadi beberapa tahapan atau sprint dan membuat alur kerja visual.
Buat visual untuk proses Anda
Dengan ClickUp yang sangat kolaboratif dan visual alat pemetaan proses tim Anda dapat menyepakati jadwal, mengawasi kemajuan, dan merampingkan proses.
ClickUp Whiteboards adalah pusat visual terpusat Anda untuk mengubah ide tim secara kolaboratif menjadi tindakan yang terkoordinasi Papan Tulis ClickUp sangat cocok untuk ini. Fitur ini membantu tim Anda melakukan curah pendapat secara visual, menyusun strategi, dan membuat peta proses. Ditambah lagi, Anda semua bisa berkolaborasi di papan tulis secara real time.
Buat panduan hierarki
Hirarki ClickUp memungkinkan Anda mengatur tim dan proyek perusahaan Anda
Dengan Hirarki ClickUp platform ini dirancang untuk membuat Anda tetap terorganisir dari gambaran besar hingga ke detailnya. Ini berarti dengan spasi, folder, dan daftar, Anda bisa membuat tampilan terstruktur untuk tim dan proyek. Dari sana, Anda bisa menambahkan tugas, subtugas, subtugas bersarang, dan daftar periksa untuk mengatur pekerjaan dan melacak serta menugaskan setiap langkah di sepanjang jalan.
Temui tim Anda di tempat mereka berada
Anggota tim yang berbeda menyerap informasi dengan cara yang berbeda. Untungnya, dengan fitur yang dapat disesuaikan Tampilan ClickUp anda bisa memastikan semua orang tetap mendapatkan informasi terbaru tentang proses manajemen perubahan Anda.
15+ tampilan ClickUp memberikan solusi dinding-ke-dinding untuk setiap organisasi untuk setiap tim
Tampilan ClickUp menawarkan 15+ cara untuk mencerna informasi, tugas, dan prioritas. Karyawan bisa menggunakan tampilan daftar untuk melihat tugas hari itu, membuat tampilan kalender untuk melihat proyek-proyek yang akan datang, atau menggunakan tampilan papan untuk memahami tahapan setiap proyek.
Jangan mulai dari awal
Tahap awal dari proses manajemen perubahan bisa sangat melelahkan. Bantu memulai dengan memanfaatkan Templat manajemen perubahan ClickUp .
Sederhanakan dan kelola perubahan dalam organisasi Anda dengan templat Gantt yang mudah ini
Misalnya, dengan Templat Rencana Manajemen Perubahan oleh ClickUp anda dapat merencanakan, memantau, dan mengimplementasikan perubahan di seluruh organisasi. Dengan jadwal yang jelas, analisis manajemen risiko, dan rencana komunikasi pemangku kepentingan, Anda memiliki alat yang diperlukan untuk membuat perubahan penting dengan sukses.
Tanya Jawab Umum
**1. Apa yang dimaksud dengan Model 8 Langkah Kotter dalam keperawatan?
Menerapkan perubahan dalam bidang kesehatan adalah proses yang rumit. Dengan Model 8 Langkah Kotter, perawat dapat mengimplementasikan perubahan dalam teknologi, proses, prosedur, dan tugas pekerjaan.
**2. Ada berapa tahapan dalam model perubahan Kotter?
Ada delapan tahap dalam model perubahan Kotter: menciptakan rasa urgensi, membangun koalisi pemandu, membentuk visi strategis, meminta pasukan sukarelawan, memungkinkan tindakan dengan menghilangkan hambatan, menghasilkan kemenangan jangka pendek, mempertahankan akselerasi, dan melembagakan perubahan.
**3. Mengapa menggunakan Model Perubahan 8 Langkah Kotter?
Model Perubahan 8 Langkah Kotter adalah kerangka kerja yang tepat untuk manajemen perubahan dalam organisasi. Anda dapat menggunakan langkah-langkah tersebut untuk menyatukan berbagai kelompok anggota tim untuk menetapkan tujuan, mengembangkan strategi, dan mengimplementasikan perubahan yang diperlukan atau perbaikan proses.
Gunakan ClickUp untuk Menerapkan Model 8 Langkah Kotter untuk Perubahan
Model 8 Langkah Kotter untuk Perubahan adalah metode yang telah dicoba dan terbukti untuk memberlakukan perubahan di seluruh organisasi. Model ini mendorong para pemimpin perusahaan untuk menetapkan visi yang jelas, menentukan prioritas, merekrut individu-individu yang bersemangat untuk memimpin perubahan, dan merayakan pencapaian-pencapaian kecil.
Untuk memastikan rencana manajemen perubahan Anda berhasil, gunakan ClickUp. ClickUp adalah platform produktivitas lengkap yang membantu tim bekerja lebih efisien. ClickUp dilengkapi dengan alat bantu yang wajib dimiliki seperti tonggak pencapaian, panduan hierarki, tampilan yang dapat disesuaikan, dan templat pemetaan proses untuk membuat perubahan Anda bertahan. 👏👏
ClickUp dilengkapi dengan ribuan templat, ratusan integrasi, dan 100+ otomatisasi untuk menyukseskan rencana manajemen perubahan Anda. Untuk mengetahui caranya, coba ClickUp secara gratis, hari ini .