Apakah Anda percaya bahwa melampaui batasan departemen dapat menghasilkan percikan inovasi? Jika ya, Anda tidak sendirian.
Banyak dari kita yang merasa bahwa karyawan seharusnya dapat berkomunikasi dengan bebas satu sama lain tanpa harus melewati berbagai lapisan persetujuan. Hal ini sangat penting karena lapisan-lapisan ini memperpanjang proses dan menyebabkan penundaan dalam komunikasi bisnis, yang kemudian mempengaruhi pertumbuhan dalam beberapa cara.
Kabar baiknya, ada solusi sederhana untuk mengatasi masalah ini-komunikasi diagonal. Dengan strategi yang tepat, Anda bisa menerapkan ini rencana komunikasi dengan lancar, terlepas dari ukuran dan kompleksitas organisasi Anda.
Seperti biasa, kami di sini untuk menjabarkannya untuk Anda. Mari kita pahami apa itu komunikasi diagonal dan jelajahi manfaat, tantangan, dan strategi untuk komunikasi di tempat kerja perbaikan.
Apa Itu Komunikasi Diagonal?
Komunikasi diagonal atau komunikasi silang menghubungkan individu-individu yang tidak memiliki hubungan hierarki langsung, namun berada pada tingkat hierarki, departemen, atau tim yang berbeda.
Tidak seperti jenis komunikasi lainnya, komunikasi diagonal menghilangkan hambatan antara departemen dan level yang berbeda, sehingga memungkinkan komunikasi lintas fungsi yang lebih mudah. Hal ini memberi Anda manfaat berupa kolaborasi tim lingkungan kerja yang lincah, dan produktivitas yang meningkat.
Berikut adalah beberapa contoh komunikasi diagonal:
- Tim dukungan pelanggan berkonsultasi dengan pemimpin tim pengembangan untuk menentukan ketersediaan fitur yang akan datang yang diminta oleh pelanggan
- Seorang copywriter mewawancarai seorang insinyur untuk mendapatkan wawasan teknis untuk membuat panduan produk yang komprehensif
- Pemimpin pengembangan produk berkolaborasi dengan perwakilan dukungan pelanggan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan dan masalah pelanggan
- Seorang profesional SDM dan Wakil Presiden Penjualan berkolaborasi untuk menentukan persyaratan dan kualifikasi untuk posisi tim penjualan yang baru
- Seorang spesialis pemasaran meminta panduan dari manajer keuangan tentang alokasi anggaran untuk kampanye yang akan datang
Manfaat Menerapkan Komunikasi Diagonal dalam Tim Anda
Berdasarkan informasi di atas, Anda mungkin sudah bisa menebak beberapa manfaat komunikasi diagonal. Mari kita buat daftarnya untuk Anda.
Kolaborasi yang mudah
Bagaimana jika para karyawan dapat dengan mudah berkolaborasi dan memberikan tugas satu sama lain secara langsung? Saluran komunikasi diagonal dapat membantu hal tersebut. Ini menghilangkan kebutuhan akan saluran komunikasi yang lebih panjang, tidak langsung, dan berbelit-belit, sehingga mempercepat kolaborasi dan pengambilan keputusan di seluruh departemen.
Akses lebih cepat ke data penting
Komunikasi diagonal memungkinkan informasi dan data bergerak bebas tanpa hambatan atau gangguan.
Misalkan seorang insinyur perangkat lunak sedang bekerja untuk meningkatkan sebuah produk. Untuk memahami titik-titik masalah dan area perbaikan dalam produk, mereka perlu mengetahui bagaimana pelanggan berinteraksi dengan produk tersebut. Di sinilah seseorang dari departemen pemasaran dengan data yang relevan dapat membantu.
Tanpa dukungan untuk komunikasi diagonal, proses ini akan melibatkan banyak pemangku kepentingan, yang menyebabkan kemacetan, inefisiensi, dan penundaan yang tidak perlu.
Keterlibatan karyawan dan kepuasan kerja yang lebih baik
Ketika Anda mendorong komunikasi terbuka, semua orang mendapatkan kepercayaan diri dalam melakukan pekerjaan mereka secara efisien.
Mereka dapat mengakses semua informasi yang relevan tanpa ragu-ragu, yang membantu mereka terlibat lebih efektif dalam pekerjaan sehari-hari dan meningkatkan kepuasan. Ketika hambatan komunikasi berkurang, baik pemimpin maupun karyawan merasa diberdayakan.
Komunikasi diagonal juga terkait erat dengan kepemimpinan horizontal. Dalam kepemimpinan horizontal, semua karyawan memiliki suara aktif dan dapat terlibat dalam tugas apa pun dalam organisasi.
Lebih sedikit kemungkinan salah tafsir informasi
Semakin banyak lapisan yang harus dilalui sebuah pesan, semakin tinggi pula kemungkinan terjadinya salah tafsir. Komunikasi diagonal bersifat langsung dan tidak melibatkan filter yang tidak perlu.
Berkat hal ini, kemungkinan besar penerima akan mendapatkan pesan dalam bentuk aslinya.
Satu-satunya peringatan? Setiap orang harus menggunakan cara yang sama alat komunikasi yang sama sehingga informasi tidak hilang dalam prosesnya. Sebagai contoh, jika seseorang menggunakan email untuk berkomunikasi, dan yang lain lebih memilih panggilan video, pesan tersebut bisa saja hilang dalam proses penerjemahan.
Setiap organisasi harus memiliki setidaknya satu alat komunikasi langsung yang umum yang digunakan oleh semua karyawan secara teratur dan dapat diandalkan.
Peningkatan kerja sama tim
Tim yang berkomunikasi dengan baik, bekerja dengan baik, dan berkolaborasi dengan mudah dengan tim lain akan bekerja lebih baik.
Komunikasi yang baik adalah kunci untuk hasil yang baik-ini mengarah pada koordinasi yang lebih baik di antara karyawan dan tim, yang mengarah pada hasil yang lebih baik.
Namun, bukan hanya itu saja-komunikasi yang lebih baik di antara tim juga memperkuat hubungan karyawan. Hal ini, pada gilirannya, dapat membantu Anda membina lingkungan dan budaya kerja yang sehat dan kolaboratif.
Tantangan yang Dihadapi dalam Komunikasi Diagonal
Meskipun komunikasi diagonal menawarkan manfaat besar dalam hal kelincahan dan kolaborasi, namun penting juga untuk menyadari potensi jebakannya:
Miskomunikasi dan informasi yang berlebihan
Terminologi dan jargon yang berbeda yang digunakan di berbagai departemen dapat menyebabkan miskomunikasi. Karyawan yang terlibat dalam berbagai percakapan diagonal mungkin juga akan bingung. Pastikan komunikasi yang ringkas dan kembangkan daftar istilah bersama untuk mengatasi hal ini.
Waktu dan upaya
Menerapkan, memelihara, dan menggunakan komunikasi diagonal secara efektif akan menghabiskan waktu dan tenaga dalam melakukan sesi pelatihan yang tepat untuk karyawan. Namun, investasi awal ini akan sangat membantu dalam memastikan produktivitas dan efisiensi.
Potensi konflik antar departemen
Interaksi antara departemen yang berbeda dapat menyebabkan perselisihan karena perbedaan perspektif. Untuk menghindari konflik semacam itu, pertimbangkan untuk melibatkan fasilitator netral dan memastikan keselarasan tujuan dan prioritas.
Berkurangnya akuntabilitas
Sulit untuk melacak aliran informasi ketika tidak linier dan langsung. Hal ini dapat menyebabkan kecenderungan saling lempar tanggung jawab dan ketidakjelasan kepemilikan tugas. Dengan mendorong karyawan untuk mendokumentasikan komunikasi diagonal, Anda dapat memastikan akuntabilitas yang lebih besar.
Kebocoran informasi rahasia
Komunikasi diagonal tentang topik sensitif dapat menyebabkan kebocoran informasi yang tidak diinginkan. Jadi, sebaiknya Anda membuat panduan dan protokol yang jelas untuk menangani informasi rahasia.
Strategi untuk Meningkatkan Komunikasi Diagonal di Tempat Kerja Anda
Seperti yang telah kita lihat, komunikasi diagonal membawa tantangan dan dapat mengakibatkan konflik antar departemen. Namun, jangan khawatir! Anda bisa menerapkan strategi khusus untuk mengatasi tantangan-tantangan ini dan meningkatkan komunikasi diagonal.
Anda juga dapat mengandalkan kolaborasi lintas fungsi alat bantu, seperti ClickUp untuk membantu Anda dalam prosesnya.
Berikut adalah strategi untuk meningkatkan komunikasi diagonal di tempat kerja Anda:
1. Buatlah seperangkat pedoman
Sangat penting untuk bersikap jelas dan langsung saat berkomunikasi.
Untuk memastikan hal ini, Anda harus membuat pedoman untuk komunikasi diagonal untuk mendorong kejelasan dan keterusterangan dalam pertukaran antar departemen. Fokuslah untuk berbagi informasi yang relevan sambil mempertahankan bahasa yang jelas dan inklusif untuk pemahaman yang lebih baik.
Doronglah untuk mendengarkan secara aktif dan pertukaran dua arah untuk meningkatkan proses komunikasi secara keseluruhan di dalam organisasi. Anda juga dapat membuat proses dan daftar periksa khusus untuk menstandarkan alur kerja komunikasi lintas departemen.
Membuat panduan dan proses untuk meningkatkan komunikasi diagonal menggunakan Papan Tulis ClickUp Papan Tulis ClickUp memungkinkan Anda untuk memetakan alur kerja komunikasi khusus yang menunjukkan handoff antara departemen atau tim yang berbeda. Anda dapat memvisualisasikan langkah-langkah, pemangku kepentingan yang terlibat, dan saluran yang optimal di setiap titik. Ini memberikan cetak biru untuk menstandarkan proses komunikasi diagonal.
Anda juga dapat menggunakan Papan Tulis untuk menggambar bagan organisasi dan mengidentifikasi jalur komunikasi dan jalur pelaporan antara manajer dan bawahan langsung. Hal ini membantu tim untuk menemukan potensi hambatan.
Terakhir, panduan dan proses yang dibuat di papan tulis dapat disimpan, diekspor, dan disimpan di ClickUp sebagai referensi pusat yang mudah diakses oleh siapa pun dalam organisasi.
2. Jaga agar orang-orang penting tetap berada dalam lingkaran
Orang-orang tidak ingin ketinggalan informasi, terutama jika menyangkut informasi yang secara langsung mempengaruhi pekerjaan mereka. Anda dapat meningkatkan proses dan hasil proyek dengan sesuatu yang sederhana seperti membuat rantai pesan yang transparan di antara semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses tersebut. Pendekatan terstruktur yang sederhana ini mendorong aliran informasi yang lancar di antara semua pemain kunci, sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya miskomunikasi atau penundaan.
Misalnya, jika pemasar produk ingin memahami poin-poin masalah pelanggan dari tim layanan pelanggan, mereka harus menghubungi tim layanan pelanggan dan pemimpin tim produk agar semua orang mendapat informasi.
Berkolaborasi dan buat dokumen serta integrasikan ke dalam alur kerja tim Anda menggunakan ClickUp Docs agar semua orang tetap terhubung
Cara ampuh lainnya adalah dengan menggunakan fitur ClickUp Docs sehingga semua orang dapat tetap mengikuti perkembangan dan berkolaborasi dalam waktu nyata . Ini memungkinkan beberapa orang bekerja pada dokumen yang sama secara bersamaan untuk meningkatkan kolaborasi dinamis.
Anda juga bisa menautkan dokumen ke tugas dan proyek terkait sehingga informasi mengalir di antara keduanya.
@penyebutan di Dokumen memberi tahu pemangku kepentingan tentang pembaruan yang terkait dengan pekerjaan mereka. Tandai siapa pun untuk mendapatkan masukan mereka dan tetapkan tugas ke tim yang relevan. Dokumen juga terintegrasi dengan email sehingga pembaruan dapat dikirim langsung ke kotak masuk orang-orang penting.
Anda dapat menggunakan fitur ClickUp Tetapkan Komentar kapan pun Anda membutuhkan kejelasan tentang sesuatu atau perlu melihat kembali sesuatu sendiri. Selesaikan komentar setelah tugas selesai.
Hal ini memungkinkan Anda menyimpan semuanya di satu tempat dan semua orang di halaman yang sama, secara harfiah!
3. Batasi jumlah saluran komunikasi
Pernahkah Anda menyerah untuk menonton film di Netflix atau mencoba hidangan baru dari sebuah menu karena banyaknya pilihan membuat Anda kewalahan? Anda tidak sendirian.
Banyak pilihan tidak selalu merupakan ide yang baik. Hal ini juga berlaku di tempat kerja. Terlalu banyak aplikasi komunikasi dapat menyebabkan kebingungan dan kesulitan untuk melacak percakapan dan aktivitas.
Hal ini terutama berlaku untuk komunikasi diagonal di mana terdapat lebih banyak ruang untuk kebingungan dan kerumitan. Gunakan hanya satu atau dua saluran komunikasi diagonal untuk memastikan lebih sedikit kesalahpahaman.
Bawa percakapan Anda ke ClickUp Chat View dan berkolaborasi dengan orang lain secara real-time
Anda tidak perlu khawatir tentang komunikasi yang tersebar jika Anda menggunakan Tampilan Obrolan ClickUp daripada berpindah-pindah aplikasi dan kotak masuk yang berbeda, anggota tim dapat mengakses konteks percakapan secara langsung di ClickUp.
Di dalam setiap proyek, tampilan Obrolan menyimpan semua pesan, komentar, dan notifikasi yang terkait dengan tugas dan sasaran. Seluruh riwayat diatur secara kronologis, sehingga mudah untuk mengetahui perkembangannya.
Informasi penting juga tidak terkotak-kotak dalam obrolan pribadi. Semua rekan tim dapat berpartisipasi dalam utas yang sama, sehingga diskusi tetap transparan.
Dengan Chat View, Anda tidak perlu lagi mengumpulkan percakapan yang terpencar-pencar untuk mendapatkan gambaran yang lengkap. Semua orang bekerja dengan pemahaman yang sama, yang mempercepat kolaborasi dan pengambilan keputusan.
4. Membangun budaya kerja yang terbuka dan kolaboratif
Batasan antar departemen membuat komunikasi diagonal menjadi lebih menantang karena membuat anggota tim enggan untuk menghubungi pemimpin departemen lain dan membatasi berbagi informasi.
Membangun budaya kerja yang terbuka dan kolaboratif sangat penting untuk mendorong komunikasi diagonal. Transparansi dan kolaborasi tidak hanya kondusif untuk hal tersebut, namun juga merupakan bagian yang tak terpisahkan.
Lakukan audit budaya untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam budaya organisasi Anda dan protokol komunikasi utama. Kemudian, buatlah rencana komprehensif untuk mengatasinya
Gunakan kebiasaan Tampilan ClickUp untuk mengelola audit budaya Anda dan merencanakan perbaikan.
Beberapa tampilan di ClickUp memungkinkan Anda membawa semua sumber daya di satu tempat untuk melihat keseluruhan proyek Anda. Pilih salah satu dari tampilan Daftar, Tampilan papan , Bagan Gantt dan banyak lagi untuk mengatur dan melacak tugas. Selain itu, berhenti berpindah-pindah aplikasi dan menghemat waktu dengan menambahkan spreadsheet, dokumen, video, dan lainnya di samping tugas, proyek, dan alur kerja di tampilan kustom Anda.
Berkolaborasi dengan tim Anda untuk melacak alur kerja proyek dan mengelola prioritas dengan ClickUp Gantt Charts
5. Tinjau proses secara teratur
Komunikasi diagonal yang lancar sangat penting untuk menyelaraskan tim lintas fungsi. Lakukan peninjauan proses secara teratur untuk mengoptimalkan arus informasi dan kolaborasi lintas departemen. Bagikan informasi terbaru laporan status proyek untuk melacak pencapaian dan mengevaluasi keselarasan dengan rencana awal.
Melacak kemajuan pada tonggak dan sasaran yang bersinggungan dengan beberapa tim. Mengidentifikasi titik-titik gesekan atau penundaan dalam serah terima pekerjaan diagonal.
Secara aktif memasukkan umpan balik dari para pemangku kepentingan di semua tingkatan. Berdayakan karyawan Anda untuk menyarankan perbaikan pada proses yang tidak berjalan dengan lancar. Mendorong diskusi yang terbuka dan transparan antara manajer dan bawahan langsung. Templat Audit dan Peningkatan Proses ClickUp akan berguna untuk latihan ini. Templat ini membantu Anda mengevaluasi proses yang sudah ada dan mengubah proses yang perlu ditingkatkan.
Templat ini memiliki beberapa tampilan, status, dan bidang khusus untuk membantu Anda mengasimilasi dan menyerap informasi yang Anda perlukan untuk mencapai keselarasan strategis untuk komunikasi diagonal.
Mengevaluasi proses dan mengidentifikasi area peningkatan dengan Templat Audit dan Peningkatan Proses ClickUp
Peran Komunikasi Diagonal dalam Manajemen Tugas
Komunikasi diagonal memainkan peran penting dalam mencapai tujuan komunikasi organisasi Anda. Namun jenis komunikasi lainnya juga sangat membantu dalam kolaborasi manajemen tugas juga. Mari kita pahami tiga mode utama komunikasi di tempat kerja:
1. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal adalah pertukaran informasi di antara para pemimpin atau karyawan pada tingkat hierarki yang sama di dalam organisasi. Hal ini mendorong koordinasi, perencanaan, dan kerja sama tim.
Misalnya, saat mengembangkan produk baru, Anda dapat bertemu dengan para pemimpin dari tim yang berbeda (desain, pemasaran, penjualan, teknik) untuk mendiskusikan langkah selanjutnya dan membahas kebutuhan mereka untuk mencapai tujuan bersama.
2. Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal melibatkan aliran informasi antara tingkat hierarki yang berbeda dalam sebuah organisasi. Ini termasuk komunikasi dari manajer tingkat yang lebih tinggi kepada bawahannya (ke bawah) dan dari bawahan kepada manajer tingkat yang lebih tinggi (ke atas). Komunikasi vertikal memastikan bahwa tujuan dan harapan dikomunikasikan secara efektif di seluruh organisasi.
Contoh komunikasi ke bawah: Manajer pemasaran dan proyek mengirimkan email ke tim pemasaran yang menguraikan strategi periklanan baru dan hasil yang diharapkan.
Contoh komunikasi ke atas: Anggota tim mengirimkan laporan rutin kepada pemimpin/manajer tim mereka, memberikan informasi terbaru mengenai rapat status dan kemajuan proyek, serta menyarankan area yang perlu ditingkatkan.
3. Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal adalah perpaduan antara komunikasi horizontal dan vertikal. Komunikasi ini tidak membatasi para manajer dan anggota tim untuk berkomunikasi satu sama lain, terlepas dari posisi atau departemen mereka. Hal ini mendorong kolaborasi dan pemecahan masalah yang lebih baik, yang berujung pada hasil yang lebih baik.
Ketiga cara komunikasi ini sangat penting dalam berbagai tahapan atau proses dalam organisasi.
Hilangkan Hambatan Komunikasi dengan ClickUp
Anda pasti menyadari betapa bermanfaatnya komunikasi diagonal yang efektif dalam membantu organisasi mencapai tujuan mereka tujuan komunikasi dan meningkatkan kolaborasi.
Jika hubungan antara pemimpin dan anggota tim positif, data dan informasi dapat bergerak dengan bebas, yang dapat membantu meningkatkan efisiensi proses dan produktivitas . Selain itu, meningkatkan komunikasi diagonal juga membantu karyawan di semua tingkatan untuk membangun hubungan interpersonal yang lebih kuat.
Dan akan sangat membantu jika Anda memiliki alat yang dapat mendorong komunikasi diagonal yang sukses sehingga Anda dapat fokus pada tantangan lainnya. Dengan ClickUp, Anda bisa dengan cepat meningkatkan kolaborasi lintas departemen.
Biarkan percakapan dua arah mengalir dengan bebas antara pimpinan dan staf. Selaraskan seluruh tenaga kerja Anda di sekitar tujuan bersama menggunakan fitur-fitur seperti Obrolan waktu nyata, Dokumen, dan Tampilan Kustom. Tidak perlu lagi menunggu berhari-hari untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan atau keputusan. Tidak perlu lagi menduplikasi pekerjaan antar tim. Lihatlah bagaimana silo-silo itu lenyap dan produktivitas meroket.
ClickUp memusatkan komunikasi, sehingga karyawan Anda memiliki informasi yang mereka butuhkan di ujung jari mereka. Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini!
Pertanyaan Umum yang Sering Diajukan
1. **Apa yang membedakan komunikasi diagonal dengan komunikasi horizontal dan vertikal?
Komunikasi diagonal melibatkan kolaborasi antara individu yang tidak berada dalam hubungan hierarkis langsung, namun berasal dari departemen atau tim yang berbeda.
Komunikasi horizontal terjadi di antara rekan kerja, dan komunikasi vertikal melibatkan komunikasi ke sana kemari melintasi tingkat hierarki yang berbeda. Komunikasi diagonal menjembatani batas-batas hierarki dan departemen, mendorong kolaborasi lintas fungsi.
2. **Bagaimana komunikasi diagonal dapat meningkatkan efisiensi dan pemecahan masalah dalam tim saya?
Komunikasi diagonal memungkinkan aliran informasi langsung antara individu di seluruh departemen dan tingkat hierarki, sehingga menghilangkan lapisan-lapisan yang tidak perlu. Hal ini mengarah pada akses yang lebih cepat ke data penting dan mendorong kolaborasi.
Komunikasi diagonal meningkatkan kerja sama tim dan berkontribusi pada budaya tempat kerja yang sehat dengan mengurangi salah tafsir dan mendorong lingkungan kerja yang lebih kooperatif.
**3. Bagaimana ClickUp memfasilitasi dan meningkatkan komunikasi diagonal dalam tim?
ClickUp adalah manajemen proyek berbasis cloud dan alat kolaboratif yang dapat menggantikan beberapa alat. Alat ini membuat semua orang bekerja dalam satu platform yang dirancang untuk mengelola semua jenis pekerjaan.
Fitur ClickUp seperti Chat View dan Assign Comments memungkinkan Anda berkolaborasi dengan siapa pun dan pada tugas apa pun dalam organisasi Anda. Ini berarti tidak perlu lagi berpindah dari satu platform ke platform lain hanya untuk bekerja dengan tim yang berbeda. Yang Anda perlukan hanyalah mengajak semua orang untuk menggunakan ClickUp dan mulai berkolaborasi secara real time.