Sebagai manajer proyek, Anda harus memperkirakan dan mengelola banyak variabel yang terlibat dalam sebuah proyek. Hal ini termasuk mendefinisikan persyaratan bisnis sehingga dapat diterjemahkan ke dalam tugas-tugas proyek yang spesifik.
Persyaratan proyek menentukan tolok ukur 'minimum' yang harus dicapai oleh sebuah produk agar dapat secara efektif menyelesaikan masalah pengguna akhir. Persyaratan yang berhubungan dengan fitur dan aspek teknis proyek-fitur, fungsi, dan kemampuan produk akhir-disebut persyaratan teknis dalam istilah manajemen proyek .
Dalam panduan komprehensif tentang persyaratan teknis dalam manajemen proyek ini, kami akan membahas berbagai jenis persyaratan teknis yang mungkin Anda hadapi, dan cara mengumpulkan serta mengelolanya secara efisien.
Apa itu Persyaratan Teknis?
Dalam manajemen proyek, persyaratan teknis adalah cetak biru yang menguraikan fungsi, fitur, dan aspek teknis yang harus dipenuhi oleh sebuah proyek.
Ini juga mencakup kendala teknis yang harus diatasi untuk keberhasilan pelaksanaan proyek.
Dari perspektif produk perangkat lunak, persyaratan teknis persyaratan proyek mengacu pada bagaimana sebuah produk dibuat. Oleh karena itu, persyaratan ini akan mencakup aspek perangkat keras, perangkat lunak, kinerja, keandalan, dan keamanan.
Katakanlah Anda ingin membangun alat perusahaan yang mengutamakan jarak jauh yang memungkinkan tim Anda bekerja dari rumah.
Pertimbangan utama yang perlu Anda pikirkan termasuk bagaimana pengguna akan diautentikasi, bagaimana mereka akan ditawari akses data, fitur komunikasi seperti apa yang harus mereka miliki (layanan seperti obrolan, email, konferensi video, dll.), dan seterusnya.
Persyaratan teknis Anda akan berfokus pada memastikan komunikasi yang lancar, kolaborasi, aksesibilitas, dan memenuhi persyaratan keamanan Anda.
templat Persyaratan Sistem yang siap digunakan dari ClickUp_
merupakan anugerah bagi proyek pengembangan perangkat lunak
Persyaratan dan fitur berikut ini akan menjadi fondasi teknis dari proyek ini:
- Kompatibilitas dengan perangkat (laptop, desktop, ponsel, dll.) dan sistem operasi
- Persyaratan perangkat lunak dan perangkat keras
- Bahasa pemrograman yang akan digunakan
- VPN (Virtual Private Network) untuk akses aman ke jaringan dan sumber daya perusahaan
- Kemampuan multi-bahasa untuk pemrograman perangkat lunak
- Penyimpanan berbasis cloud dan sistem manajemen dokumen
- Protokol enkripsi dan Autentikasi Multi-Faktor (MFA) untuk keamanan
- Koneksi internet berkecepatan tinggi untuk mendukung konferensi video, berbagi file, dll.
- Perangkat lunak desktop jarak jauh untuk dukungan TI guna memecahkan masalah pada perangkat karyawan
- Kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data, seperti GDPR, CCPA, dll.
Sumber persyaratan teknis dapat bervariasi, termasuk pedoman peraturan, tren pasar saat ini, dll.
Persyaratan teknis menjawab pertanyaan-pertanyaan penting dalam proses manajemen proyek, seperti:
- Bagaimana produk akan memenuhi kebutuhan dan harapan pengguna akhir?
- Bagaimana produk akan mematuhi standar teknis yang disetujui?
- Apa yang akan dialami pengguna akhir ketika mereka berinteraksi dengan produk?
- Jenis sumber daya teknis apa yang akan membantu memenuhi permintaan pengguna akhir?
- Bagaimana produk akan berintegrasi dengan sistem dan infrastruktur yang ada?
- Apa saja persyaratan kinerja dan skalabilitasnya?
- Langkah-langkah keamanan apa yang akan membantu melindungi sumber daya sistem dan datanya?
- Bagaimana produk akan menangani kesalahan, pengecualian, dan kasus tepi?
- Apakah ada persyaratan kepatuhan dan peraturan yang harus dipenuhi?
- Apa saja persyaratan pemeliharaan dan dukungan?
- Bagaimana produk akan diuji untuk memastikan produk tersebut memenuhi persyaratan teknis yang ditentukan?
- Apa saja persyaratan penerapan dan implementasi untuk produk?
Tidak ada dua dokumen persyaratan teknis yang sama-semuanya tergantung pada produk dan tujuan akhir proyek Anda.
Pentingnya Persyaratan Teknis dalam Manajemen Proyek 71% dari proyek-proyek tersebut gagal secara langsung atau 'ditentang' - penyebab utamanya adalah karena proyek-proyek tersebut tidak memberikan fitur dan fungsi yang diharapkan oleh pelanggan.
Menciptakan sebuah piagam proyek adalah salah satu cara yang bisa ditempuh.
Namun, untuk produk perangkat lunak, dokumen persyaratan teknis meningkatkan pemahaman bersama antara tim dan pelanggan sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan.
Hal ini juga memastikan bahwa masalah teknis dan gangguan tidak menghambat kemajuan proyek.
Berfokus pada kebutuhan teknis Anda perencanaan manajemen persyaratan adalah langkah yang cerdas:
Memberikan pendekatan sistematis untuk perencanaan proyek
Persyaratan dalam proyek yang kompleks dapat menjadi berlapis-lapis. Dokumen spesifikasi teknis membantu menciptakan daftar prioritas sub-tugas dan memperlakukan setiap sub-tugas sebagai proyek yang lebih kecil. Hal ini membawa efisiensi, kejelasan, dan pengorganisasian yang lebih baik pada proses perencanaan proyek
Mencegah pergeseran ruang lingkup
Memperkuat ruang lingkup proyek berkaitan dengan fitur dan fungsi produk lebih awal dapat menghemat banyak tenaga dan waktu tim. Dokumen persyaratan teknis menyoroti semua fitur produk yang dibutuhkan dari sudut pandang teknis
Berfungsi sebagai titik referensi untuk menggunakan sumber daya teknis
Dokumen spesifikasi teknis yang dapat dibagikan menyoroti volume dan jenis sumber daya teknis yang akan digunakan. Hal ini memudahkan manajer proyek untuk memperkirakan biaya dan tetap berpegang pada anggaran
Membawa tim ke dalam "mode fokus "
Penundaan yang tak terduga, ketidaktersediaan sumber daya, perubahan ekspektasi klien, dll., menghambat momentum tim. Memiliki dokumen yang praktis membantu tim tetap fokus pada produk akhir yang diinginkan dengan semua fitur dan fungsi yang diharapkan tetap utuh
Mendorong pengambilan keputusan yang terinformasi
Dengan wawasan yang dapat diandalkan tentang kinerja produk Anda, mengalokasikan biaya, sumber daya, infrastruktur, dll. menjadi sangat mudah
Memungkinkan pengujian pengguna yang lancar
Setiap fitur produk Anda harus menjalani pengujian pengguna yang ketat untuk memastikannya sesuai dengan harapan klien, dan dokumen spesifikasi teknis memastikan tidak ada yang terlewatkan dalam fase pengujian
Berbagai Jenis Persyaratan Teknis
memulai proyek dengan cepat dengan klik Templat Persyaratan Manajemen Proyek Persyaratan teknis berbeda berdasarkan sifat produk yang dikembangkan.
Berbagai jenis persyaratan teknis
Persyaratan fungsional
Persyaratan ini menentukan apa yang harus dicapai oleh produk untuk melengkapi perilaku pengguna tertentu. Persyaratan ini menyoroti fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh produk dengan menggunakan kasus penggunaan, cerita pengguna, dll.
Persyaratan non-fungsional
Ini menentukan kriteria utama seperti kinerja, keamanan, keandalan, kegunaan, dll., untuk menilai kinerja produk
Persyaratan sistem
Ini menentukan spesifikasi teknis yang harus dimiliki produk untuk memenuhi kebutuhan penggunanya dan mencakup persyaratan perangkat keras, persyaratan perangkat lunak, dan sebagainya
Persyaratan pengguna
Ini berisi daftar apa yang dibutuhkan pengguna dari produk dan deskripsi yang sesuai tentang fitur spesifik yang dibutuhkan
Persyaratan bisnis
Persyaratan ini mewakili tujuan tingkat tinggi yang harus dicapai oleh produk untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan membenarkan investasi.
Persyaratan antarmuka
Persyaratan ini menentukan bagaimana produk akan berinteraksi dengan sistem dan komponen yang ada, mencakup persyaratan untuk API, format data, protokol komunikasi, dan sebagainya
Persyaratan hukum dan kepatuhan
Ini adalah persyaratan penting untuk mematuhi hukum, peraturan, dan standar industri yang relevan tentang privasi data, keamanan, aksesibilitas, dll.
Ada cara lain untuk membedakan berbagai aspek persyaratan teknis.
Gambaran umum sepuluh jenis persyaratan teknis yang perlu dipertimbangkan saat mengembangkan perangkat lunak
- Ketersediaan: Mengacu pada "waktu" yang dimiliki pengguna/tim Anda untuk berinteraksi dengan - dan menggunakan - perangkat lunak; dinyatakan dalam persentase dan ditentukan oleh metrik 'waktu aktif'. Semakin dekat Anda mencapai 100%, semakin baik
- Keandalan: Menunjukkan waktu rata-rata perangkat lunak bekerja tanpa kegagalan -semakin lama waktunya, semakin andal perangkat lunak tersebut. Anda mungkin juga mengenal metrik ini sebagai MTBF (waktu rata-rata antara kegagalan)
- Kualitas data: Menunjukkan seberapa dapat digunakan dan berkualitas tinggi data tersebut
- Keamanan informasi: Memastikan pembagian data aman dan data sensitif dilindungi dengan cara apa pun
- Performa: Menandakan waktu muat produk
- Aksesibilitas: Memastikan informasi penting tersedia untuk semua orang setiap saat dan dengan sedikit usaha
- Pemeliharaan: Menggambarkan seberapa cepat merek menyelesaikan masalah teknis - diukur dengan metrik MTTR (waktu rata-rata untuk memperbaiki), dengan angka ajaib kurang dari 60 menit
- Ketersediaan layanan: Mengacu pada kecepatan tim dalam melakukan peningkatan, perubahan, dll., pada perangkat lunak tanpa mengganggu penggunaan
- Kesalahan manusia: Ini berarti perangkat lunak atau produk harus dapat mengidentifikasi ketika pengguna melakukan kesalahan, dan memberi tahu mereka.
Terlepas dari jenis persyaratan teknis yang perlu Anda kumpulkan, ikuti proses yang telah ditetapkan untuk mendapatkan persyaratan yang tepat (lebih lanjut tentang ini di bawah).
Bagaimana Cara Mengumpulkan Persyaratan Teknis Dalam Manajemen Proyek?
Mengumpulkan persyaratan teknis adalah proses yang mudah dan linier. Kami telah memecahnya menjadi lima langkah sederhana untuk Anda.
Langkah 1: Kumpulkan masukan dari semua sumber yang relevan
Saat mengumpulkan masukan, pastikan Anda tidak melewatkan pemangku kepentingan atau kelompok pengguna yang penting. Pada saat yang sama, hanya ambil masukan dari sumber yang relevan yang memiliki pemahaman dan pengalaman tentang produk. kiat untuk diikuti:* *Tips untuk diikuti
- Berkonsultasilah dengan orang-orang yang berinteraksi dengan produk secara langsung, seperti pengguna akhir, pelanggan, pemangku kepentingan, manajer produk, pengembang, dll.
- Buat survei yang disesuaikan dan lakukan wawancara pribadi tentang 'ekspektasi minimum' dari produk
- Mengadakan rapat internal dengan tim untuk memvalidasi daftar persyaratan teknis yang telah dikumpulkan
Langkah 2: Terlibat dalam analisis penggunaan
Menentukan persyaratan kinerja produk Anda mengharuskan Anda keluar dari zona nyaman.
Hal ini termasuk melakukan survei dengan pemangku kepentingan eksternal, berkonsultasi dengan pakar lapangan, dan berbicara dengan pelanggan Anda dengan cara apa pun yang memungkinkan.
Kiat untuk diikuti:
- Lakukan riset pasar untuk memahami tren yang sedang berlangsung
- Buat profil pengguna akhir Anda untuk lebih memahami pola perilaku mereka
Gabungkan hasilnya untuk mengetahui seberapa baik kinerja produk Anda dan mencapai kepuasan pelanggan.
Langkah 3: Buat kasus penggunaan dan fokus pada pembuatan prototipe
Setelah Anda memiliki kerangka kerja tolok ukur, sekarang saatnya untuk mengotori tangan Anda dan membuat prototipe.
Tips untuk diikuti:
- Buat satu set kasus penggunaan yang beragam untuk menguji kerangka kerja Anda
- Dorong interaksi pengguna secara langsung untuk memahami apa yang berhasil dan apa yang tidak
- Tulis laporan yang mendalam, termasuk diagram kasus
Langkah 4: Sertakan kualitas teknis
Mengukur komponen perangkat keras dan perangkat lunak adalah hal yang penting.
Parameter standar yang perlu diukur meliputi kinerja, skalabilitas, ketersediaan sumber daya, latensi sistem, keamanan, dan banyak lagi.
Teruslah melakukan pemeriksaan dan pertemuan dengan tim untuk memastikan atribut teknis yang diperlukan.
Misalnya, persyaratan teknis untuk mengembangkan aplikasi akan mencakup waktu kerja, daya tanggap aplikasi, protokol keamanan, kemudahan penggunaan, frekuensi pencadangan, skalabilitas, pemeliharaan, dan sebagainya.
Langkah 5: Validasi dokumen persyaratan teknis
Setelah pekerjaan dasar selesai, Anda dapat membuat dokumen persyaratan teknis.
Anda ingin menjustifikasi setiap persyaratan fungsional dan teknis yang Anda tuliskan di atas kertas.
Untuk melakukan hal ini, sertakan elemen-elemen berikut dan buatlah sangat mudah:
- Pengguna akhir yang dipetakan ke kegunaan produk
- Pencapaian dan tenggat waktu yang sesuai
- Struktur tim, beserta keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan
- Siklus hidup daripengembangan proyek proses, termasuk ruang lingkup proyek, perencanaan, manajemen perubahan, sumber daya, alur kerja, dan rencana kontinjensi
- Detail produk, mulai dari penelitian awal hingga fitur yang diidentifikasi dalam perencanaan proyek
- Protokol dan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan pelanggan
- Persyaratan sistem danmitigasi risiko langkah-langkah
- Pertimbangan eksternal seperti lingkungan, peraturan, dll.
- Spesifikasi seperti ukuran, berat, tinggi, warna, bentuk, dll., untuk barang fisik dan sistem operasi, antarmuka, dll., untuk produk digital
Tips untuk diikuti:
- Berkolaborasi dengan anggota tim, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya untuk mendapatkan masukan dari mereka
- Berkonsultasi dengan para eksekutif dan tim kepemimpinan untuk mendapatkan persetujuan akhir mereka
Menulis Persyaratan Teknis yang Akurat dan Terperinci dengan ClickUp
catat persyaratan proyek tanpa meninggalkan detail penting dengan templat Persyaratan Laporan ClickUp_ Saat merencanakan sebuah proyek, manajer proyek perlu menilai berbagai faktor untuk memastikan bahwa rencana proyek akhir memenuhi semua kebutuhan bisnis dan teknis. Bergantung pada jenis proyeknya, persyaratan teknis saja bisa mencapai puluhan poin.
Anda tidak perlu membuat banyak catatan untuk tetap mengetahui hal ini-cukup gunakan aplikasi gratis templat dokumentasi teknis di ClickUp.
ClickUp adalah sebuah alat manajemen proyek yang memberi Anda kendali penuh, memungkinkan Anda mengumpulkan dan mengelola persyaratan teknis hanya dengan mengklik satu tombol.
Berikut ini adalah penjelasan tentang fitur-fitur berguna yang ditawarkan ClickUp untuk mengelola persyaratan teknis Anda:
Tampilan Formulir ClickUp untuk mengelola survei waktu nyata
tampilan Formulir ClickUp dengan Bidang Khusus_
Apa yang Anda lakukan jika Anda ingin melakukan wawancara di menit-menit terakhir dengan CEO untuk mempromosikan produk baru Anda di majalah digital ternama, tapi mereka diburu waktu?
Gunakan formulir untuk memungkinkan CEO menjawab pertanyaan pada waktu dan kenyamanan mereka sendiri.
Memanfaatkan Tampilan Formulir ClickUp untuk melakukan survei, wawancara, jajak pendapat, dll., dengan pemangku kepentingan, manajer, pengembang, dan lainnya.
Salah satu fitur kami yang paling banyak diminta, Formulir ClickUp memiliki logika bersyarat, yang memungkinkan Anda membuat Formulir yang cerdas dan dinamis untuk mendapatkan umpan balik produk, menangani permintaan kreatif, merutekan prospek penjualan, dan banyak lagi.
bagaimana Logika Bersyarat Bekerja di Formulir ClickUp_
Anda tidak akan pernah melewatkan kesempatan untuk mendapatkan informasi yang sensitif terhadap waktu dan umpan balik pengguna yang penting.
Fungsionalitas ini memungkinkan Anda untuk:
- Mencatat tanggapan dan mengarahkan pekerjaan ke tim yang tepat pada waktu yang tepat secara instan
- Mengubah tanggapan menjadi tugas yang dapat dilacak dan menyambungkannya langsung ke alur kerja Anda untuk tindakan yang cepat
- Menyesuaikan pertanyaan dan menangkap informasi yang relevan
Inilah cara ClickUp Forms beradaptasi dengan skenario kehidupan sehari-hari:
- Memungkinkan pengguna mengirimkan permintaan fitur, melaporkan bug, atau menyarankan peningkatan UX, dengan tanggapan mereka diubah menjadi tugas yang dapat dilacak untuk backlog produk tim Anda
formulir Umpan Balik Produk di ClickUp_
- Menggerakkan formulir masukan TI untuk pelaporan insiden, manajemen perubahan, permintaan peralatan, dan banyak lagi
- Membuat Formulir khusus yang diperbarui secara real-time berdasarkan kebutuhan pelanggan untuk pengalaman yang sangat personal
Dokumen ClickUp dan AI untuk menganalisis kualitas data dan mengekstraksi wawasan
Meskipun mengumpulkan umpan balik pelanggan adalah hal yang bagus, informasi tersebut tidak ada gunanya jika Anda tidak dapat menghasilkan wawasan darinya dan menggunakannya untuk mendorong peningkatan kinerja.
Masukkan Klik Dokumen dan ClickUp AI .
ClickUp Docs sangat bagus untuk membuat-dan mengedit-dokumen persyaratan teknis secara real-time dengan tim Anda. Tandai orang lain dengan komentar, tetapkan item tindakan, dan ubah teks menjadi tugas yang dapat dilacak.
komentar yang Ditugaskan di ClickUp_
Buat spesifikasi teknis komprehensif yang menguraikan dengan jelas ruang lingkup dan tujuan proyek.
Mendokumentasikan dan mengkomunikasikan persyaratan produk seperti fitur yang harus dimiliki, fungsionalitas penting, dan pengalaman pengguna yang diharapkan.
Ubah tujuan dan persyaratan menjadi tugas dan sub-tugas, dan lacak di satu tempat.
contoh Dokumen Persyaratan Produk di ClickUp_
Untuk meningkatkan akurasi dan kecepatan, buat dokumen persyaratan teknis menggunakan ClickUp AI, yang menawarkan lebih dari 100 templat yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Berikut ini adalah contoh dari Templat Halaman Sampul Laporan Teknis ClickUp yang siap digunakan.
klik Templat Halaman Sampul Laporan Teknis_
Salah satu alat AI berbasis peran yang populer dari ClickUp adalah Generator Dokumen Spesifikasi Teknis yang membantu menghasilkan dokumen spesifikasi teknis, menganalisis data pelanggan untuk faktor-faktor seperti profil pengguna akhir, pola perilaku, dll., merampingkan proses, dan meningkatkan produktivitas.
Menghemat waktu berharga yang seharusnya dihabiskan untuk memformat dan menyusun dokumen persyaratan teknis. Tambahkan informasi yang diperlukan (misalnya: pertimbangan desain, detail implementasi, dan lainnya) dan biarkan generator yang mengambil alih!
Persyaratan Teknis yang Diartikulasikan dengan Jelas untuk Menutup Kesenjangan Fungsionalitas dan Performa
Persyaratan teknis tidak boleh diperlakukan sebagai renungan - persyaratan teknis sama pentingnya dengan Ratu dalam permainan catur!
Persyaratan teknis adalah deskripsi konkret dari spesifikasi teknis proyek, termasuk persyaratan perangkat keras dan perangkat lunak, standar pengkodean standarisasi proses prosedur pengujian, dll.
Disampaikan dengan jelas dan terperinci, mereka memandu proyek menuju kesuksesan.
Meskipun demikian, tanda sebenarnya dari dokumen persyaratan teknis yang layak adalah bahwa dokumen tersebut digerakkan secara visual, benar secara faktual, dibuat secara kolaboratif, dan mudah dipahami.
Alat manajemen proyek seperti ClickUp memberikan semua akun manajemen teknis dan perencanaan proyek - mulai dari mendefinisikan persyaratan teknis proyek Anda hingga mengelola ekspektasi pelanggan dan menangani semua yang ada di antaranya. Daftar secara gratis hari ini!