Cara Meningkatkan Proses Orientasi Klien Anda

Menyambut klien baru adalah aspek penting dalam bisnis Anda.

Yang bagus proses orientasi meletakkan dasar untuk membangun koneksi yang kuat dan kemitraan yang sukses. Namun terkadang, kita melewatkan langkah yang sama pentingnya, yaitu mengucapkan selamat tinggal kepada klien yang sudah ada. Sama pentingnya untuk mengakhiri hubungan dengan baik seperti halnya memulai hubungan dengan baik.

Bahkan setelah klien berhenti bekerja dengan Anda, tetap menjalin hubungan baik dengan mereka tetap penting. Klien yang puas dapat merekomendasikan orang lain dan membuka pintu untuk kesepakatan di masa depan. Tidak jarang bisnis memenangkan kembali klien yang bergolak.

Oleh karena itu, mari kita telusuri sisi lain dari menyambut klien baru - offboarding klien - dan bagaimana hal ini dapat membantu Anda membangun hubungan kerja yang lebih kuat dan membuka jalan untuk kolaborasi di masa depan.

Apa yang dimaksud dengan Offboarding Klien?

Client offboarding adalah mengakhiri hubungan atau mengakhiri layanan dengan klien dengan cara yang terstruktur dan penuh pertimbangan untuk membuat proses kepergian klien yang terorganisir.

Hal ini termasuk menyelesaikan tugas-tugas yang belum terselesaikan, mengalihkan tanggung jawab, membagikan dokumen atau detail penting, mengumpulkan umpan balik, menunjukkan apresiasi, dan memastikan hubungan kerja bisnis berakhir dengan lancar.

Proses offboarding klien adalah tentang membungkus hubungan antara klien dan penyedia jasa dengan baik, yang bertujuan untuk memberikan dampak positif selama kepergian klien, dan mungkin menyiapkan panggung untuk kolaborasi atau rujukan di masa depan.

Manfaat dari Proses Penyerahan Klien yang Efektif

Memberikan yang terbaik untuk klien Anda, bahkan setelah menyelesaikan semua aktivitas bisnis, akan meninggalkan kesan yang mendalam. Hal ini juga membawa keuntungan tambahan:

• Tentukan titik akhir Anda: Komunikasi yang jelas sangat penting dalam bisnis, dan menentukan di mana dan kapan Anda menghentikan transaksi diperlukan untuk menyimpan catatan yang terorganisir
• Rangkum pencapaian Anda: Gunakan proses offboarding untuk mengingatkan klien Anda tentang tujuan awal yang Anda miliki dan apa yang telah Anda capai. Ini adalah kesempatan yang bagus untuk menunjukkan nilai Anda
• Ciptakan peluang untuk memulai kembali bisnis: Pastikan interaksi terakhir Anda dengan klien Anda menonjol. Lakukan lebih dari itu selama wawancara dengan pelanggan dengan berulang kali memastikan klien Anda puas. Bicaralah dengan mereka dengan hati-hati, ungkapkan rasa terima kasih, dan soroti bagaimana Anda mendapatkan kesempatan untuk belajar dari mereka. Hal ini juga dapat meningkatkan retensi pelanggan karena membuka kemungkinan untukkolaborasi lebih lanjut dengan mereka
• Pasarkan layanan tambahan Anda: Mempertahankan klien yang sudah ada selalu lebih murah daripada mengejar klien baru. Ketika Anda mengusulkan cara-cara baru untuk bekerja sama, hal ini akan meningkatkan kemungkinan mereka untuk kembali, mungkin dalam kapasitas yang berbeda. Anda juga akan mendapatkan wawasan yang berharga untuk membuat paket khusus yang sesuai dengan bisnis mereka
• Kumpulkan umpan balik dan testimoni: Mintalah umpan balik yang konstruktif untuk meningkatkan layanan Anda. Testimoni pelanggan sangat penting untuk pemasaran Anda dan dapat mendukung mesin penjualan Anda
• Menghasilkan prospek secara pasif: Rujukan adalah kunci untuk menerima klien baru. Ketika klien secara aktif mereferensikan Anda, terutama saat proses orientasi, hal ini akan mempermudah pemasaran Anda. Klien yang puas merekomendasikan layanan Anda adalah dukungan yang kuat

Kesalahan Umum dalam Proses Orientasi Klien & Cara Menghindarinya

Klien harus merasa dihargai atas kontribusi mereka dan tahu bahwa perspektif mereka penting. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang harus dihindari saat melepas klien:

1. Tidak melakukan wawancara keluar yang menyeluruh dan mendetail dan gagal mengumpulkan umpan balik

Saat melakukan wawancara keluar, dapatkan informasi terperinci tentang alasan di balik kepergian klien. Tanyakan tentang aspek-aspek tertentu dari pengalaman mereka, seperti:

• hal yang paling mereka sukai dari layanan atau produk Anda
• pendapat mereka tentang dukungan dan daya tanggap Anda
• apakah mereka merasa dihargai sebagai klien Anda

Saat mengumpulkan umpan balik, kirimkan email kepada klien Anda setelah proyek selesai. Jaga kerahasiaannya, tanyakan pendapat mereka dan apakah mereka memiliki rekomendasi untuk perusahaan Anda. Atau, susunlah kuesioner dengan pertanyaan spesifik mengenai prosedur Anda, gaya komunikasi, dan hal lain yang Anda inginkan dari mereka. Memudahkan mereka untuk berbagi pendapat adalah kuncinya!

Mintalah nasihat konstruktif, bukan umpan balik pada saat wawancara. Saran ini akan membantu dalam menciptakan peta jalan pertumbuhan organisasi Anda. Ini memberikan sudut pandang orang dalam yang mungkin tidak akan Anda temui.

2. Kurangnya komunikasi yang jelas tentang akhir masa kerja

Kesan positif akan bertahan lama setelah klien pergi jika Anda dengan penuh perhatian mendengarkan kekhawatiran mereka, berbagi informasi penting secara terbuka, dan mengucapkan selamat tinggal dengan penuh hormat. Terlepas dari alasan kepergian klien, strategi keluarnya klien Anda membutuhkan perencanaan dan profesionalisme.

Untuk menghindari miskomunikasi, dengarkan semua yang dikatakan klien dan sampaikan pengalaman Anda kepada mereka. Perhatikan setiap ketidakkonsistenan dalam pembayaran dan buatlah tanda terima yang tepat untuk setiap transaksi yang dilakukan. Dan yang terpenting, tetaplah berhubungan dengan klien Anda selama prosedur offboarding.

3. Lalai dalam menyelesaikan hal-hal yang belum terselesaikan dan tidak menyediakan dokumentasi yang diperlukan

Pastikan proses pemutusan hubungan kerja Anda memiliki tugas dan kewajiban yang jelas dan menyelesaikan semua hal yang belum terselesaikan. Hal ini termasuk mengembalikan properti perusahaan, mendapatkan tanda tangan pada dokumen yang diperlukan, memastikan semua peraturan yang berlaku dipatuhi, penutupan akun, atau menghapus data rahasia.

Dokumen dan persetujuan yang tertunda sering kali menjadi hal yang tidak menyenangkan dalam proses lepas landas klien. Penanganan dokumentasi yang cepat dan efisien sangat membantu dalam memberikan pengalaman terbaik bagi klien selama mereka terlibat dengan bisnis Anda.

Setelah bagian administratif dari proses offboarding diurus, lanjutkan ke offboarding teknis. Dari sudut pandang bisnis dan konsumen, sederhanakan proses pembatalan dengan menyediakan akses cepat ke aset, dokumen, dan data klien Anda.

Semakin rumit proses ini dan semakin banyak upaya yang diperlukan bagi mereka untuk menghubungi Anda untuk pemecahan masalah dasar, semakin besar kemungkinan mereka akan meninggalkan ulasan yang tidak baik untuk calon pelanggan lain.

4. Tidak mengungkapkan rasa terima kasih atau menjaga hubungan positif setelah layanan

Salah satu kesalahan umum yang sering dilakukan perusahaan dalam menghentikan klien adalah membuat prosesnya terlalu robotik dan kaku. Apa pun alasan untuk mengakhiri kontrak klien, klien Anda harus ditangani dengan hormat.

Akhiri proses penghentian kontrak klien Anda dengan ucapan terima kasih atau bahkan hadiah kecil. Setelah proses penghentian kontrak mereka selesai, lakukan tindak lanjut dengan mereka selama satu bulan untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana dan mereka dapat mengakses semua sumber daya yang diperlukan.

Hal ini juga memberi Anda alasan untuk menindaklanjuti mantan klien Anda dan tetap menjaga kontak dengan mereka. Klien akan mengingat tindakan bijaksana ini jika dan ketika mereka memutuskan untuk kembali.

5. Tidak memberhentikan klien berbasis kontrak dan klien sementara

Hindari membuat kesalahan dengan berpikir bahwa klien kontrak tidak perlu dievaluasi. Klien sementara adalah kesempatan yang bagus untuk mendapatkan masukan yang objektif. Karena mereka tidak memiliki keterikatan emosional yang kuat dengan perusahaan Anda dan tidak ada ruginya, mereka sering kali lebih terbuka dan jujur.

Daftar Periksa Utama untuk Klien yang Berhasil di-Offboarding

Daftar periksa orientasi klien yang dibuat dengan baik akan membedakan merek Anda dengan meningkatkan pengalaman klien . Langkah-langkah ini dapat membantu Anda menciptakan pengalaman lepas landas yang positif:

1. Menindaklanjuti dengan klien Anda

Setelah Anda menyelesaikan sebuah proyek untuk klien Anda, lakukan tindak lanjut dengan mereka untuk menentukan apakah persyaratan mereka sudah terpenuhi dan apakah mereka membutuhkan bantuan tambahan. Menindaklanjuti membantu Anda mengidentifikasi celah yang harus diisi sebelum Anda melanjutkan.

Saat mengerjakan sebuah retainer, tentukan apa yang harus diselesaikan sebelum Anda berpisah.

Data pelanggan dapat diakses dan terlihat dengan tampilan daftar ClickUp CRM ClickUp menawarkan kemampuan manajemen klien terpusat yang berguna untuk melacak klien Anda dan proyek-proyek mereka.

ClickUp membuatnya bebas dari rasa sakit:

• Membuat dan mengirim survei, formulir, atau email ke basis klien Anda, baik yang sudah ada maupun yang belum, sehingga memudahkan tindak lanjut
• Melacak dan menganalisis respons tindak lanjut klien untuk mengidentifikasi pola dengan mudah dan mendapatkan pemberitahuan tentang masalah potensial
• Mengatur pengingat otomatis untuk tindak lanjut untuk setiap langkah dan setiap klien

2. Tulis pesan khusus untuk klien Anda

Akhiri dengan ucapan terima kasih-tulislah surat yang tulus untuk berterima kasih atas kesempatan berkolaborasi dengan mereka.

Berterima kasihlah kepada klien atas kepercayaan mereka terhadap kemampuan Anda dan bagikan beberapa momen terbaik dari kolaborasi Anda, sebaiknya yang bersifat pribadi. Menulis ucapan terima kasih adalah aspek penting dari proses lepas landas, dan Anda harus menyertakannya dalam paket lepas landas klien untuk memberikan kesan positif pada klien Anda.

Mengirim dan menerima email dari dalam tugas atau kontak di ClickUp untuk menghemat waktu

Fitur ClickUp yang kaya manajemen email membantu Anda menyusun daftar klien dan mengirim pesan yang dipersonalisasi dengan mudah.

Sinkronkan akun Gmail atau Outlook Anda dengan ClickUp untuk pengelolaan email yang mudah ClickUp AI membantu dalam membuat catatan ucapan terima kasih yang dipersonalisasi dan meyakinkan. Selain itu, ia juga bisa:

• Menyempurnakan tulisan dan membuatnya lebih jelas, ringkas, dan menarik
• Membuat item tindakan dan subtugas dalam tugas dan dokumen dengan memanfaatkan kecerdasan yang memahami konteks
• Melakukan curah pendapat survei yang disesuaikan untuk semua jenis skenario, termasuk offboarding

Gunakan ClickUp AI untuk menulis lebih cepat dan menyempurnakan tulisan, tanggapan email, dan lainnya

3. Buat daftar pencapaian dan hasil proyek Anda secara singkat

Langkah selanjutnya adalah meringkas tujuan proyek . Pendekatan terbaik adalah dengan menunjukkan hasil-hasil utama yang menunjukkan nilai yang telah Anda berikan kepada bisnis klien Anda.

Jangan lupakan faktur yang belum dibayar. Setelah Anda mengumpulkan semua hasil pekerjaan, kirimkan faktur akhir kepada klien Anda.

Fitur Tugas ClickUp sangat membantu untuk mengelola database klien. Tugas ClickUp membantu Anda:

• Mengatur detail proyek dengan tag, sehingga mudah untuk menemukan pencapaian klien tertentu dengan mudah
• Membangun basis data tugas dengan tugas yang berulang, sehingga efisien untuk mengelola proses penghentian klien
• Menetapkan ketergantungan tugas untuk menetapkan urutan operasi yang jelas di antara tugas-tugas

4. Transfer pengetahuan dan penutupan akun

Tindakan dalam daftar tugas Anda ini merupakan pekerjaan administratif yang kecil namun penting. Prosedur untuk mengakhiri akun dan kontrak klien harus mencakup:

• Memberikan instruksi tentang cara mentransfer kredensial dan akun
• Menginformasikan kepada mereka akun mana yang akan ditutup dan apa yang masih dapat diakses

Selain itu, persiapkan klien Anda untuk tahap selanjutnya. Ini mungkin termasuk membuat daftar peralatan dan bahan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara mandiri.

A sistem offboarding klien menangani semua data proyek klien dan akun untuk pengelolaan yang lebih mudah selama offboarding. Sistem tersebut menstandarkan proses offboarding dengan:

• Memulai prosedur offboarding
• Mengakhiri perjanjian tingkat layanan (SLA)
• Melakukan wawancara keluar
• Mengirim kuesioner
• Membuat daftar melalui otomatisasi ketika tugas dipindahkan ke status
• Memanfaatkan AI untuk membuat proses yang dirancang dengan baik
• Mendokumentasikan proses menggunakan Docs
• Menggunakan templat bawaan (seperti Templat Keberhasilan Klien ClickUp) untuk membuatmanajemen klien lebih mudah
• Merencanakan tindak lanjut secara teratur

5. Menyimpan semua dokumentasi yang terkait dengan klien

Cobalah Docs di ClickUp untuk membuat dokumen terkait proyek dan merampingkan kepatuhan

Menyimpan arsip ekstensif dari semua dokumen, laporan, dan korespondensi yang berhubungan dengan proyek adalah langkah penting lainnya dalam keberhasilan offboarding klien. Hal ini meningkatkan kepuasan klien dan mempersiapkan Anda untuk menjawab pertanyaan atau klarifikasi yang mungkin diajukan oleh klien Anda.

Ini adalah langkah mudah untuk bisnis yang menggunakan sistem manajemen proyek sistem dengan Otomatisasi alur kerja CRM . Dengan ClickUp, gunakan salah satu dari sekian banyak templat CRM gratis secara eksklusif untuk mengelola informasi terkait klien.

Untuk melengkapi hal ini, Dokumen ClickUp bisa lebih jauh:

• Mengatur berbagi dokumen yang dapat disesuaikan dengan klien, pelanggan, dan anggota tim
• Membuat jadwal check-in klien dan menyimpan catatan
• Menghubungkan dokumen ke alur kerja klien untuk memudahkan penugasan tugas, memeriksa status proyek, dan banyak lagi

6. Meminta rujukan atau rekomendasi dari klien Anda

Jangan ragu untuk meminta rekomendasi dari klien Anda jika mereka memiliki pengalaman yang baik dengan organisasi Anda. Beri tahu mereka bahwa Anda menghargai saran dan undang mereka untuk bergabung dengan program rujukan Anda. Hal ini sering kali menghadirkan peluang baru di kemudian hari.

Namun, bersiaplah untuk menerima kritik yang bermanfaat dan positif. Sampaikan kritik yang membangun dari klien Anda; hal ini akan membantu Anda meningkatkan produk dan layanan Anda dalam jangka panjang.

Sesuaikan otomatisasi tugas Anda dan kumpulkan rujukan klien dengan ClickUp

Dalam hal ini, pengaturan Otomatisasi di ClickUp membuat pengumpulan rujukan klien menjadi bebas dari rasa sakit dan mudah. Berikut ini lebih lanjut tentang bagaimana ClickUp membantu dalam mengumpulkan rujukan:

• Gunakan email, SMS, atau bahkan notifikasi push untuk berterima kasih kepada klien atas partisipasi mereka
• Menargetkan klien yang berpotensi aktif dan mendorong mereka untuk mengulangi pengalaman mereka atau membagikannya kepada orang lain

7. Bersikaplah fleksibel untuk kolaborasi di masa depan

Terakhir-tetapi sama pentingnya-akhirilah paket lepas landas klien dengan kata yang baik: "Kami akan senang bekerja sama dengan Anda lagi."

Sebaiknya sampaikan ketertarikan Anda terhadap kesuksesan mereka setelah keterlibatan saat ini dengan tetap membuka pintu untuk proyek atau kolaborasi di masa depan.

Pasca-orientasi, gunakan perangkat lunak CRM Anda untuk menyegmentasikan klien sebelumnya berdasarkan jenis proyek mereka dan metrik lain seperti perilaku pelanggan. Anda dapat menghubungi basis klien yang tersegmentasi melalui pesan dan buletin yang disesuaikan.

Berikut caranya Manajemen klien ClickUp meningkatkan cakupan kolaborasi di masa depan:

• Mengirimkan ucapan terima kasih, hadiah, atau penawaran yang dipersonalisasi
• Bagikan konten dan sumber daya yang relevan, atau bahkan kiat, yang membantu klien Anda dalam usaha dan peluang masa depan mereka

Clickup serbaguna templat manajemen klien membuat seluruh proses penghentian klien menjadi lebih mudah dengan mengintegrasikan semua langkah dan tugas yang terlibat dalam penghentian klien. Integrasi ClickUp, seperti email atau chatbot bertenaga AI, membuat komunikasi menjadi lebih mudah dan memastikan tidak ada yang terlewatkan.

ClickUp Templat Keberhasilan Klien layak mendapat perhatian khusus untuk proses penghentian klien. Templat yang penuh fitur ini meringankan kesulitan dalam mengelola akun klien yang berulang-ulang.

• Templat ini memonitorstatus klien dan kemajuan proyek* Membantu Anda menciptakan proses yang efisien untuk menghindari perputaran klien
• Mengatur proses dengan bantuan daftar periksa, otomatisasi, dan integrasi

Ubah Offboarding menjadi Peluang dengan ClickUp

Offboarding klien bukanlah akhir dari sebuah hubungan. Sebaliknya, ini adalah awal yang baru jika Anda tahu cara menggunakannya. ClickUp membantu Anda membawa proses orientasi klien Anda ke tingkat berikutnya dengan manajemen proyek alat bantu yang membantu bisnis berbasis layanan, seperti bisnis Anda, di setiap langkah proses peralihan.

Tentukan pesan Anda melalui berbagai saluran, atur semua data dengan bantuan AI generatif yang kuat, simpan catatan yang jelas tentang semua klien Anda-masa lalu, sekarang, dan yang akan datang-dengan ClickUp Documents, dan masih banyak lagi.

Jangan percaya pada kata-kata kami; percayalah pada prosesnya. Coba ClickUp secara gratis hari ini dan buka potensi yang belum dimanfaatkan dari sistem offboarding klien yang dieksekusi dengan sempurna.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah proses offboarding klien dapat memengaruhi hubungan klien di masa depan?

Ya, proses offboarding klien yang dijalankan dengan baik dapat berdampak signifikan terhadap hubungan klien di masa depan.

Pengalaman offboarding yang positif dapat meninggalkan kesan mendalam bagi klien Anda, menunjukkan profesionalisme, rasa terima kasih, dan kepedulian bahkan di akhir hubungan bisnis. Hal ini dapat mendorong klien untuk mempertimbangkan kolaborasi di masa depan, mereferensikan layanan Anda kepada orang lain, atau bahkan kembali menjadi klien.

Manfaatkan proses offboarding untuk mengubah klien Anda saat ini menjadi duta bagi perusahaan Anda dan meningkatkan retensi klien. Memotivasi klien Anda untuk memanfaatkan peluang baru di organisasi, memperpanjang kontrak mereka, dan mempromosikan bisnis Anda dengan memberi mereka pengalaman orientasi terbaik.

Mengapa proses orientasi klien yang menyeluruh itu penting?

Proses orientasi klien yang menyeluruh sangat penting karena berbagai alasan.
Pertama, proses ini berfungsi sebagai titik kontak terakhir dalam hubungan antara klien dan penyedia jasa, yang meninggalkan kesan mendalam bagi klien Anda. Hal ini menunjukkan profesionalisme, meningkatkan persepsi keseluruhan terhadap merek Anda.

Kedua, proses ini menjadi dasar bagi kolaborasi atau peluang potensial di masa depan. Proses orientasi yang efektif dapat membuka jalan untuk komunikasi di masa depan, seperti 15% orang melaporkan telah menjadi bumerang bagi penyedia layanan sebelumnya.

Selain itu, prosedur orientasi adalah kesempatan belajar yang sangat berharga. Mengumpulkan umpan balik selama offboarding memberi Anda wawasan tentang kekuatan dan area yang perlu ditingkatkan untuk menyempurnakan layanan Anda bagi klien di masa mendatang.

Bagaimana cara membuat proses offboarding klien saya lebih efisien?

Untuk meningkatkan efisiensi proses orientasi klien Anda:

• Mulailah dengan membuat prosedur yang terdefinisi dengan baik dan transparan yang dikomunikasikan dengan jelas kepada klien
• Kembangkan templat standar untuk email, survei, atau dokumentasi untuk memastikan konsistensi dan menghemat waktu
• Gunakan alat otomatisasi untuk mengotomatiskan tugas dan pengingat yang berulang, sehingga mengurangi upaya manual
• Menerapkan sistem pengumpulan umpan balik yang terstruktur untuk mengumpulkan wawasan untuk peningkatan proses
• Memusatkan informasi klien menggunakan platform kolaborasi untuk memudahkan akses oleh semua anggota tim yang terlibat
• Mendelegasikan tanggung jawab khusus dalam tim Anda untuk memastikan akuntabilitas dan pelaksanaan yang lebih lancar
• Terus meninjau dan menyempurnakan proses berdasarkan umpan balik dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan

Mengadopsi pendekatan yang dipersonalisasi untuk kebutuhan klien individu, memastikan pengalaman orientasi yang positif dan efisien.