Saat menjalankan program bisnis kecil , Anda biasanya tidak memiliki masalah dengan manajemen konten -Anda memiliki volume yang stabil, mungkin beberapa karyawan, dan lebih sedikit rintangan yang harus dilewati untuk mempersiapkan dan menerbitkan konten Anda.
Segala sesuatunya mulai menjadi sedikit lebih rumit saat Anda meningkatkan skala bisnis Anda. Anda mulai bertanya-tanya tentang proses persetujuan yang tepat, distribusi beban kerja, penerbitan, pedoman merek dan banyak faktor lain yang memengaruhi kesuksesan konten Anda. Strategi yang Anda gunakan saat bisnis Anda masih kecil sudah tidak bisa digunakan lagi - Anda sudah berkembang. Saatnya membeli sepatu yang lebih besar agar tetap nyaman dan bisa berjalan dengan baik. 🚶
Sepatu ini disebut kelola konten. Dengannya, Anda menetapkan aturan untuk sistem manajemen konten dan memastikan konsistensi dan kejelasan di seluruh bagian.
Dalam artikel ini, kita akan membahas seluk-beluk tata kelola konten dan menawarkan langkah-langkah untuk membuat dan menerapkan aturan serta memaksimalkan keberhasilan dengan menggunakan
ClickUp
.
Apa itu Tata Kelola Konten?
Tata kelola konten adalah seperangkat pedoman dan aturan editorial yang mengatur konten Anda. Tata kelola konten menjelaskan semua aktivitas dan proses yang berhubungan dengan konten secara mendalam untuk memastikan setiap orang dalam tim konten Anda mengetahui cara melakukan pekerjaan dengan risiko kesalahan dan ketidakkonsistenan yang minimal.
Tidak ada aturan atau hukum khusus yang menentukan bagaimana model tata kelola konten Anda. Anda bertanggung jawab atas pembuatan dan pembaruannya, tergantung pada ukuran, bidang pekerjaan, dan tujuan perusahaan Anda.
Misalnya, tata kelola konten Anda mungkin berfokus pada gaya penulisan untuk postingan media sosial. Atau, bisa juga menggambarkan alat yang Anda gunakan dalam proses produksi konten atau mendefinisikan beberapa aspek manajemen konten.
Apa pun fokus Anda, membangun sebuah konten kerangka kerja tata kelola dapat meningkatkan kualitas konten Anda, memastikan semua orang dalam tim mengetahui apa yang mereka lakukan, dan pada akhirnya, meningkatkan kepuasan pelanggan.
Tata Kelola Konten vs Strategi Konten
Meskipun mirip dalam beberapa aspek, tata kelola konten dan strategi konten tidaklah sama.
Strategi konten berkaitan dengan bagaimana Anda akan memanfaatkan konten yang diproduksi untuk mencapai tujuan Anda dan menjawab maksud pencarian pelanggan. Saat membuat strategi konten perusahaan Anda, Anda menentukan target audiens Anda dan menentukan cara untuk menariknya.
Di sisi lain, tata kelola konten lebih fokus pada gambaran besar. Tata kelola konten mencakup seluruh perjalanan konten Anda dan memastikan konsistensi di seluruh perusahaan.
Tata kelola dan strategi konten berjalan beriringan dan diperlukan untuk sistem manajemen konten yang sukses. ☯️
Lacak siklus hidup konten untuk semua aset Anda dalam Daftar ClickUp
Manfaat Tata Kelola Konten
Melompat ke dalam kereta tata kelola konten mungkin terdengar memakan waktu dan rumit. 🚂
Kami tidak akan berbohong-kadang-kadang, hal ini bisa jadi menantang, tetapi upaya ini sangat berharga karena Anda akan menikmati banyak manfaat. Mari kita lihat yang paling penting.
Konsistensi konten
Bayangkan sebuah tim yang terdiri dari 10 manajer konten. Setiap orang memiliki gaya penulisan, nada, dan preferensi yang unik terkait proses pembuatan konten. Sekarang, bayangkan mereka semua bekerja pada kampanye media sosial yang sama. Anda akan mendapatkan campuran kekacauan dan ketidakkonsistenan yang sangat indah.
Tata kelola konten mencegah hal ini. Dengan menetapkan aturan untuk pembuatan konten, Anda memastikan setiap orang memiliki panduan yang harus diikuti dalam hal gaya, nada, dan persyaratan teknis. ⭐
Dengan begitu, Anda meminimalkan risiko ketidakkonsistenan dan memastikan perusahaan Anda dianggap dapat diandalkan dan dipercaya.
Peningkatan kolaborasi dan komunikasi tim
Tim yang tidak memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas kemungkinan besar akan menghadapi masalah yang tidak dapat mereka tangani dengan baik karena mereka tidak tahu siapa yang melakukan apa dan bagaimana.
Salah satu area yang ditangani oleh tata kelola konten adalah menentukan peran setiap orang yang terlibat dalam pembuatan, pengeditan, pengelolaan, dan pemantauan konten. Ketika semua orang mengetahui tanggung jawab mereka, maka akan ada risiko minimal untuk tugas-tugas yang terlewatkan atau tumpang tindih.
Konsekuensinya, kolaborasi tim dapat mencapai tingkat yang lebih tinggi karena semua orang memahami apa yang mereka berikan. Ada lebih sedikit hambatan dan penundaan dalam pembuatan dan pengelolaan konten.
Karena membuat dan menerapkan model tata kelola konten adalah upaya tim, staf Anda akan dapat secara aktif berkontribusi dan menawarkan wawasan mereka untuk membuat model sefungsional mungkin. Hal ini memperkuat ikatan di antara anggota tim dan membuat mereka merasa dihargai, yang meningkatkan motivasi mereka.
Peningkatan kualitas
Tata kelola konten mendefinisikan setiap aspek dari pembuatan konten mulai dari aturan tata bahasa hingga persyaratan dan preferensi khusus klien. Dengan mengandalkan panduan editorial dan merek yang terperinci ini, Anda dan tim Anda dapat memberikan konten kelas satu yang tepat sasaran dengan klien Anda.
Tata kelola konten adalah tentang konsistensi Jadi, jika Anda memainkan kartu Anda dengan benar dan membuat kerangka kerja tata kelola yang fungsional, Anda akan dapat memberikan konten berkualitas tinggi dari waktu ke waktu! 😍
Perencanaan dan pengambilan keputusan yang lebih baik
Tata kelola konten biasanya melibatkan penentuan kriteria untuk memantau dan mengukur kinerja konten Anda. Anda akan menggunakan informasi berharga ini sebagai dasar untuk merencanakan konten Anda dan membuat keputusan yang tepat di masa depan, memaksimalkan ketersediaan dan potensi tim Anda.
Cara Membuat Model Tata Kelola Konten dengan ClickUp: 5 Langkah
Ada banyak cara untuk membuat model tata kelola konten yang fungsional. Di sini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana memanfaatkan kekuatan ClickUp, sebuah solusi all-in-one platform produktivitas untuk membuat proses konten bagi perusahaan Anda.
Sebelum masuk ke dalam prosesnya, kita harus menegaskan kembali bahwa tata kelola konten bukanlah solusi yang bisa diterapkan untuk semua. Anda membuatnya sesuai dengan faktor-faktor seperti perusahaan Anda:
- Ukuran
- Industri
- Tujuan
- Persyaratan klien
Langkah-langkah yang kami bahas di bawah ini berfungsi sebagai petunjuk umum yang dapat Anda gunakan sebagai dasar model tata kelola konten Anda. Sesuaikan langkah-langkah tersebut untuk membuat kerangka kerja yang sesuai untuk Anda, bukan untuk Anda. 💪
Langkah 1: Tentukan tujuan Anda
Ini bukanlah langkah tersendiri, tetapi merupakan titik awal yang berharga untuk model tata kelola konten Anda. Jika Anda tidak mengidentifikasi tujuan Anda, Anda berisiko kehilangan informasi penting dan memicu ketidakkonsistenan dalam tim Anda.
Anda perlu bertanya pada diri sendiri mengapa Anda membuat kerangka kerja ini sejak awal. Dokumentasikan jawaban Anda dengan menggunakan Sasaran ClickUp sebuah fitur unik untuk menetapkan dan melacak tujuan.
Buat Target dan atur Sasaran Anda dalam folder yang mudah dinavigasi untuk melacak kemajuan Anda dan memusatkan informasi.
Sesuaikan siapa saja yang dapat mengakses Sasaran Anda-undang manajer konten, penulis, dan editor Anda untuk melihat dan mengedit sasaran, serta memastikan semua orang berlari menuju garis finis yang sama.
Langkah 2: Tentukan peran dalam tim pemasaran konten
Mengelola dan membuat konten adalah olahraga tim. Selain penulis, Anda (mungkin) membutuhkan editor, manajer SEO, ahli strategi konten, analis, desainer, pemberi persetujuan, dan pengunggah.
Setiap anggota tim adalah roda penggerak dalam produksi dan manajemen konten. Jika satu roda tidak berfungsi, seluruh roda akan rusak. Untuk mencegah skenario seperti itu, Anda perlu mendefinisikan peran dan tanggung jawab anggota tim Anda. ⚙️
Tidak ada buku aturan dalam hal ini-kembangkan struktur yang paling cocok untuk tim Anda dan kekuatan mereka.
Ketika mendefinisikan peran, meminta masukan dari tim Anda adalah ide yang bagus. ClickUp memiliki alat yang sempurna untuk itu- Papan Tulis ClickUp . Anggap saja sebagai kanvas digital di mana Anda dan tim Anda dapat bertukar pikiran dan menghasilkan rencana pembagian peran yang ideal.
ClickUp Whiteboards adalah pusat visual terpusat Anda untuk mengubah ide tim secara kolaboratif menjadi tindakan yang terkoordinasi
Papan tulis memiliki antarmuka seret dan lepas, sehingga Anda tidak perlu menjadi seorang jenius artistik untuk mengekspresikan pemikiran Anda. Tambahkan anggota tim yang relevan ke Papan Tulis dan mulailah melakukan curah pendapat secara real time! 🧠
Tinggalkan catatan dan komentar, hubungkan ide-ide Anda, dan buat gambaran umum peran tim.
Setelah Anda menetapkan tanggung jawab setiap orang, sekarang saatnya untuk menuangkannya secara tertulis menggunakan Klik Dokumen editor teks kolaboratif yang memungkinkan Anda membuat, mengedit, berbagi, dan menyimpan dokumen.
Berkolaborasi dalam strategi konten organisasi Anda dengan ClickUp Docs
Anda bisa membuat Dokumen terpisah untuk setiap peran dan mendefinisikan tanggung jawab dengan poin-poin. Jika mau, Anda bisa memberikan info tambahan tentang setiap tanggung jawab-ini akan sangat berguna untuk melatih karyawan baru.
Tambahkan tim Anda ke Dokumen yang sesuai dan izinkan mereka untuk mengunjunginya kembali kapan pun diperlukan. Anda dapat mengedit Dokumen bila diperlukan untuk mencerminkan perubahan terbaru.
Dokumen Klik yang ideal untuk kolaborasi-setiap orang di dalam sebuah Dokumen mendapatkan kursor dengan nama mereka di atasnya. Dengan begitu, beberapa orang dapat mengedit Dokumen yang sama dengan risiko kebingungan yang minimal. Semuanya diperbarui secara real time, sehingga Anda dan tim Anda dapat bekerja bersama dengan lancar di mana pun Anda berada.
Langkah 3: Tentukan alur kerja konten
Anda telah menentukan pemainnya, dan sekarang saatnya menentukan permainannya. 🏐
Pada langkah ini, Anda menguraikan setiap fase yang dilalui konten Anda untuk dipublikasikan. Fase-fase ini dapat mencakup ide, produksi konten, pengeditan, penyempurnaan, persetujuan, publikasi, distribusi, peninjauan, dll.
Langkah ini sangat penting untuk membuat jadwal, membuat rencana dan strategi konten yang realistis, dan meminimalkan risiko kesalahan atau kekeliruan.
ClickUp memiliki beberapa opsi yang dapat Anda manfaatkan untuk menentukan alur kerja konten dengan presisi maksimum:
- Papan Tulis ClickUp: Memvisualisasikan seluruh alur kerja konten dan menghubungkan berbagai tahapan dengan drag-and-drop yang sederhana
- Templat alur kerja ClickUp : Anda tidak perlu membuat alur kerja dari awal. Bagian yang telah dibuat sebelumnya akan memandu Anda ke arah yang benar
- 15+ tampilan ClickUp : Tentukan alur kerja Anda dan buat garis besar setiap detailnya. Gunakan yang klasik sepertiTampilan daftar untuk menguraikan semua aktivitas. ClickUp menawarkan fitur yang disebutBidang Khusus. Dengannya, Anda dapat memberikan detail untuk setiap tugas untuk mencapai data dan detail yang terorganisir
Membuat kalender editorial bersama di ClickUp
Misalnya, Anda bisa menggunakan Bidang Khusus File untuk melampirkan file ke tugas Anda untuk memusatkan info atau Bidang Khusus Orang untuk menandai anggota tim tertentu pada tugas yang berbeda.
Anda akan menyukai Bidang Kustom Hubungan. Dengannya, Anda dapat menyesuaikan tugas atau aktivitas mana yang perlu diselesaikan terlebih dahulu dan memastikan urutan yang tepat untuk mendukung alur kerja Anda.
Langkah 4: Buat pedoman dan prosedur editorial
Ini adalah inti dari model tata kelola konten Anda - di mana Anda mendefinisikan setiap tugas dan aktivitas yang terkait dengan konten dalam alur kerja Anda dan menjelaskannya secara mendetail.
Katakanlah tujuan Anda adalah menjadi sumber berkebun yang berwibawa. Anda akan mencapai tujuan ini dengan menerbitkan lima artikel awal tentang topik tersebut. Anda akan menjelaskan berbagai proses dan menawarkan panduan langkah demi langkah tentang perencanaan, pertumbuhan, dan pemeliharaan kebun.
Pada tahap ini, Anda akan mendefinisikan:
- Nada dan gaya penulisan yang diinginkan
- Aturan tanda baca dan huruf besar
- Arsitektur konten
- Pedoman visual
Anda juga akan menentukan apa yang harus difokuskan oleh editor saat meninjau konten dan KPI apa yang akan Anda amati untuk melacak kinerja konten.
Setelah Anda menguraikan setiap aturan, pedoman, dan prosedur yang terkait dengan alur kerja konten, Anda harus mendokumentasikannya dan membagikannya dengan anggota tim yang relevan. Untuk ini, Anda akan menggunakan opsi ClickUp yang telah kami sebutkan - ClickUp Docs.
Yang belum kita bahas adalah fitur bonus yang Anda dapatkan di dalam ClickUp Docs- ClickUp AI . Ini Asisten menulis yang didukung AI membantu Anda melakukan curah pendapat, mengedit, dan memformat Dokumen Anda. Ini menghemat waktu Anda dan meminimalkan risiko kesalahan atau ketidakkonsistenan dengan menulis seluruh SOP, meringkas catatan rapat, dan membuat item tindakan.
Gunakan asisten penulisan AI di ClickUp untuk membuat postingan blog, bertukar pikiran, menulis email, dan banyak lagi
Hal yang luar biasa dari ClickUp Docs adalah Anda bisa menghubungkannya dengan tugas. Dengan begitu, Anda dapat membuat dan mempertahankan aliran informasi yang konstan dan memastikan anggota tim Anda tahu apa yang harus dilakukan dalam berbagai skenario.
Selain menambahkan anggota tim yang relevan ke Dokumen ClickUp yang berisi informasi tentang aturan dan prosedur, ada baiknya Anda juga meninjaunya. Anda bisa melakukan ini di salah satunya:
- Pertemuan tatap muka
- Pertemuan online menggunakanIntegrasi Zoom dari ClickUp Ini akan memungkinkan Anda memandu tim Anda melalui model tata kelola konten dan memastikan semua orang memahaminya.
Terakhir, jika Anda memerlukan panduan dalam menetapkan aturan dan prosedur atau ingin menghemat waktu dengan mengambil jalan pintas, jelajahi perpustakaan ClickUp yang luas dengan lebih dari 1.000 templat untuk berbagai tujuan.
Pastikan untuk memeriksa Templat SOP untuk memulai dalam menyusun prosedur tata kelola konten Anda. Semua templat ClickUp dapat disesuaikan, sehingga Anda dapat menyesuaikannya agar sesuai dengan alur kerja Anda. 🥳
Langkah 5: Lacak kinerja proses tata kelola konten
Anda telah membuat model tata kelola konten, dan Anda bisa duduk dan bersantai. Tidak secepat itu!
Anda perlu melacak kinerja model Anda untuk melihat apakah model tersebut memerlukan peningkatan. Dasbor ClickUp sangat cocok untuk itu-gunakan 50+ Kartu untuk membangun pusat kontrol khusus dan memvisualisasikan kesuksesan.
Dasbor di ClickUp 3.0 memberikan manajer proyek yang gesit pandangan cepat tentang tugas dan prioritas tim yang tersisa untuk minggu ini, serta grafik burnup dan burndown yang terperinci
Selain melihat data, cara terbaik untuk memeriksa apakah model tata kelola konten Anda memenuhi tujuannya adalah dengan berbicara dengan tim Anda. Bagaimanapun juga, merekalah yang bekerja berdasarkan model tersebut, dan mereka bisa memberi tahu Anda jika beberapa area memerlukan revisi dan perbaikan.
ClickUp menawarkan banyak cara untuk berkomunikasi dengan tim Anda:
- Tampilan obrolan memungkinkan Anda mengirim pesan kepada tim Anda di samping pekerjaan Anda. Gunakan @mentions untuk menyapa anggota tim tertentu, memformat pesan Anda, dan memastikan komunikasi Anda tepat sasaran
- Komentar ClickUp adalah kontenalat tata kelola sempurna untuk mengumpulkan umpan balik cepat dan meminta pendapat tim Anda sebelum menerbitkan konten
- Formulir ClickUp membantu Anda mengajukan semua pertanyaan yang tepat untuk memahami bagaimana anggota tim Anda menyukai model saat ini. Izinkan mereka menyuarakan pendapat mereka dengan meninggalkan kotak untuk ide dalam meningkatkan model dan meningkatkan kinerjanya
Seret dan letakkan bidang khusus ke dalam tampilan Formulir untuk membuat survei komprehensif atau mengumpulkan umpan balik di ClickUp 3.0
Formulir ClickUp memiliki desain seret dan lepas sehingga Anda dapat membuat Formulir dalam waktu singkat. Gunakan Bidang Tugas dan Bidang Khusus sebagai blok bangunan untuk Formulir Anda.
Hal terbaik tentang Formulir ClickUp adalah Anda dapat mengubah tanggapan menjadi tugas! Misalnya, jika beberapa anggota tim menyatakan bahwa mereka ingin melihat peran direstrukturisasi untuk mengakomodasi peningkatan volume pekerjaan dan karyawan baru, Anda dapat mengubah tanggapan ini menjadi tugas konkret. Kemudian, tambahkan penerima tugas dan instruksikan mereka untuk mengeksplorasi bagaimana peran dapat direstrukturisasi untuk memastikan beban kerja yang adil dan optimal.
Kuasai Tata Kelola Konten dengan ClickUp
Kendalikan model tata kelola konten Anda dengan ClickUp! Rangkaian fitur yang kuat dari platform ini memungkinkan Anda membuat, mengelola, memantau, dan memperbarui aturan dan prosedur yang mengatur konten Anda untuk memastikannya selaras dengan tujuan Anda. Daftar ke ClickUp untuk menyatukan tim Anda dan tetap berada di puncak permainan konten! 🥇