Organisasi menghadapi banyak tantangan. Salah satunya adalah bagaimana mengelola berbagai proyek secara efisien dengan sumber daya yang terbatas.
Tantangan semakin berat ketika Anda menyadari bahwa setiap proyek Anda unik dan membutuhkan perhatian khusus.
Ruang lingkup proyek akan mencakup pertumbuhan strategis dengan banyak faktor risiko dan pemeliharaan rutin dengan tugas-tugas sederhana, menjadikan manajemen proyek sebagai tindakan penyeimbang. Anda harus selalu menentukan proyek mana yang akan diinvestasikan dan mengarahkan sumber daya sambil menyelaraskan proyek dengan tujuan jangka panjang Anda.
Tanpa proses yang jelas untuk manajemen portofolio proyek, mungkin akan ada kebutuhan untuk mempercepat keputusan, pemborosan sumber daya, dan peluang yang terlewatkan.
Mari selami lebih dalam proses penting untuk manajemen portofolio proyek yang efektif. Jelajahi prinsip-prinsip inti, strategi, dan alat bantu untuk meningkatkan keterampilan PPM Anda dan mengoptimalkan portofolio proyek organisasi Anda.
Apa itu Manajemen Portofolio Proyek?
Manajemen portofolio proyek (PPM) membutuhkan pendekatan dari atas ke bawah untuk menyelaraskan setiap tujuan proyek dengan tujuan organisasi. Fokusnya adalah memilih, memprioritaskan, dan mengelola kumpulan proyek secara strategis dan mengalokasikan sumber daya yang sesuai.
Tujuan utamanya adalah untuk memaksimalkan nilai seluruh portofolio proyek, memastikan optimalisasi alokasi sumber daya dan keselarasan dengan tujuan strategis . Kantor Manajemen Proyek (Project Management Office/PMO) biasanya terdiri dari manajer portofolio proyek, manajer proyek, dan manajer program.
**Bagaimana manajemen portofolio proyek berbeda dengan manajemen proyek?
Manajemen portofolio proyek mengawasi seluruh portofolio proyek, yang melibatkan penyesuaian untuk menyelaraskan dengan prioritas organisasi yang terus berkembang dan berubah selama bertahun-tahun.
Di sisi lain, manajemen proyek melibatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian proyek-proyek individual, dengan fokus untuk menyelesaikannya sesuai anggaran, tepat waktu, dan dengan hasil yang diinginkan.
Hal ini berhubungan dengan detail yang berorientasi pada tugas, termasuk alokasi sumber daya, penjadwalan, manajemen risiko, dan pelaksanaan tugas, semua dalam jangka waktu proyek yang terbatas.
Pentingnya Manajemen Portofolio Proyek
Manajemen portofolio proyek (PPM) memungkinkan Anda untuk fokus pada gambaran besar dan mengatasi tantangan yang disebabkan oleh beberapa proyek yang tumpang tindih.
Mari kita lihat manfaat manajemen portofolio proyek:
Penyelarasan strategis
PPM membantu Anda memilih proyek dan program yang sesuai dengan strategi dan tujuan bisnis perusahaan Anda dan memberikan kontribusi terbesar untuk mencapai tujuan tersebut.
Pengambilan keputusan yang lebih baik:
PPM menyediakan kerangka kerja untuk membuat keputusan terkait proyek, membantu Anda memilih proyek yang tepat untuk dikejar.
Hal ini mungkin melibatkan penghentian atau penentuan ulang prioritas proyek yang tidak lagi selaras dengan tujuan strategis.
Pengoptimalan sumber daya:
PPM membantu Anda mengalokasikan waktu dan sumber daya secara lebih efisien di seluruh bagian keuangan, sumber daya manusia, dan investasi strategis lainnya.
Hal ini mencegah penggunaan sumber daya yang berlebihan dan memastikan bahwa sumber daya Anda didistribusikan ke tempat yang memberikan dampak paling besar.
Manajemen risiko:
Dengan menilai dan mengelola risiko di tingkat portofolio, PPM membantu Anda membuat keputusan yang tepat.
Hal ini melibatkan diversifikasi risiko di seluruh beberapa proyek atau mengurangi risiko dengan mengatasi ketergantungan dan keterbatasan sumber daya.
Komunikasi dan transparansi:
PPM mendorong komunikasi dan transparansi yang lebih baik dengan memberikan visibilitas ke dalam proses pemilihan dan pelaksanaan proyek, yang mengarah pada dukungan dari para pemangku kepentingan.
Keberhasilan proyek yang lebih baik:
PPM yang efektif membantu Anda menemukan dan berinvestasi pada proyek yang terencana dengan baik, dieksekusi dengan baik, dan dipantau secara ketat, sehingga meningkatkan peluang keberhasilan proyek dan memaksimalkan ROI Anda.
PPM berkontribusi pada kesuksesan jangka panjang Anda:
PPM melihat lebih dari sekadar proyek individual dan berfokus pada kesuksesan jangka panjang organisasi Anda.
Hal ini membantu Anda beradaptasi dengan keadaan yang berubah dan memastikan portofolio proyek tetap selaras dengan prioritas strategis yang berkembang.
**Siapa yang Diuntungkan dari Manajemen Portofolio Proyek yang Efektif?
Manfaat manajemen portofolio proyek (PPM) berlaku untuk organisasi yang menangani banyak proyek secara bersamaan. Berikut ini beberapa contoh praktisnya:
Sektor Keuangan:
Bank, perusahaan investasi, dan perusahaan asuransi secara teratur meluncurkan produk, layanan, dan skema baru untuk pelanggan mereka. PPM membantu dalam meluncurkan dan mengembangkan produk-produk ini, mengelola basis data pelanggan, memproses pembayaran, dan mengikuti perkembangan tren pasar.
PPM juga membantu organisasi keuangan mengidentifikasi, memitigasi, dan mendiversifikasi risiko keuangan dan regulasi yang substansial yang mereka hadapi.
Perusahaan Teknologi Informasi:
Perusahaan TI menggunakan manajemen portofolio proyek untuk memilih dan memprioritaskan proyek-proyek dari portofolio mereka. PPM membantu mengendalikan berbagai proyek, mulai dari pengembangan perangkat lunak hingga keamanan siber dan manajemen infrastruktur.
PPM membantu memantau dan mengontrol biaya proyek, mencegah pembengkakan anggaran, dan memastikan efektivitas biaya.
Perusahaan Konstruksi:
Perusahaan konstruksi menangani proyek-proyek besar dan berjangka panjang di mana tim dapat keluar dari jalur karena kondisi yang berubah-ubah. Mereka menggunakan PPM untuk memantau proyek-proyek ini, mengontrol biaya, dan memenuhi tenggat waktu.
Catat tugas harian, material, peralatan, penjadwalan, dan pekerja agar bisnis konstruksi Anda berjalan lancar dengan Templat Laporan Konstruksi Harian ClickUp
PPM juga membantu perusahaan konstruksi memprioritaskan beberapa proyek dengan berbagai ukuran dan kompleksitas. PPM memastikan bahwa proyek-proyek penting mendapatkan fokus dan sumber daya yang diperlukan.
Industri Manufaktur:
Industri manufaktur menggunakan manajemen portofolio proyek (PPM) untuk menangani berbagai proyek.
Ini termasuk pengembangan produk, membuat proses menjadi lebih efisien, meningkatkan rantai pasokan, dan memastikan produk dikirim tepat waktu.
PPM membantu mereka menangani berbagai proyek ini secara efektif, memastikan mereka tetap kompetitif dan memenuhi tujuan mereka.
Tim Manajemen Proyek:
Tim manajemen proyek sangat penting dalam organisasi mana pun; mereka mengawasi proyek, mengelola sumber daya, dan bekerja sama dengan manajer proyek.
Untuk membuat pekerjaan mereka lebih mudah dan efektif, mereka menggunakan manajemen portofolio proyek (PPM) agar tetap teratur dan memastikan proyek-proyek selaras dengan tujuan perusahaan.
Sektor Publik:
Instansi pemerintah menggunakan PPM untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar. Hal ini termasuk mengelola database publik dan proyek infrastruktur, mengimplementasikan kebijakan, dan meningkatkan layanan.
PPM membantu mereka mengalokasikan sumber daya dengan bijak dan menjaga segala sesuatunya tetap transparan untuk melayani publik secara efektif.
Sektor Kesehatan dan Farmasi: Sektor Kesehatan dan Farmasi
Organisasi kesehatan dan perusahaan farmasi menggunakan PPM untuk meningkatkan kinerja mereka.
PPM membantu proyek peningkatan kualitas, mengembangkan obat baru, memperluas fasilitas, dan memastikan mereka memenuhi kebutuhan pasar. Tujuan akhirnya adalah memberikan perawatan yang lebih baik bagi pasien.
Proses Manajemen Portofolio Proyek
Setelah kita membahas pentingnya manajemen portofolio dan bagaimana berbagai industri menggunakan PPM, mari kita uraikan proses PPM selangkah demi selangkah:
Langkah 1: Identifikasi tujuan bisnis Anda
Mulailah dengan menetapkan tujuan dan sasaran organisasi Anda. Identifikasi target strategis yang ingin dicapai oleh bisnis Anda, dan pilih proyek yang sesuai dengan tujuan tersebut.
Terhubunglah dengan para pemangku kepentingan dan pemimpin utama untuk memahami tujuan perusahaan. Hal ini dapat berupa meningkatkan pendapatan, memperluas pasar baru, atau meningkatkan kepuasan pelanggan. Kemudian, petakan bagaimana setiap proyek dalam portofolio Anda berkontribusi pada tujuan-tujuan tersebut.
Langkah 2: Kumpulkan dan teliti ide proyek untuk portofolio Anda
Kumpulkan ide proyek dari para pemangku kepentingan utama dan manajer departemen, teliti tren industri, dan analisis umpan balik dari pelanggan.
Evaluasi proyek berdasarkan kriteria tertentu seperti keselarasan dengan tujuan perusahaan, potensi ROI, kebutuhan sumber daya, dan faktor risiko sebelum menambahkannya ke dalam portofolio Anda.
Dapatkan gambaran umum tingkat tinggi tentang bagaimana perkembangan inisiatif yang selaras dengan widget Portofolio di ClickUp
Gunakan Dasbor ClickUp untuk menyiapkan ruang bagi tim Anda untuk berbagi ide. Sebagai langkah selanjutnya, teliti dan periksa kelayakan ide-ide tersebut untuk melihat apakah ide-ide tersebut dapat menjadi proyek.
Langkah 3: Validasi kelayakan portofolio proyek Anda
Analisis kondisi pasar, persyaratan teknis dan sumber daya, kelayakan finansial, potensi risiko, dan keuntungan yang diharapkan dari setiap proyek. Kemudian, bandingkan faktor-faktor ini dengan sumber daya dan anggaran yang tersedia.
Proyek yang sesuai dengan ketersediaan sumber daya dan tujuan strategis Anda akan dianggap layak. Evaluasi proyek Anda secara kritis untuk memastikan bahwa proyek tersebut realistis dan dapat dicapai.
Langkah 4: Alokasikan sumber daya Anda
Buat ikhtisar alokasi sumber daya dengan mudah untuk tim Anda dalam tampilan Daftar ClickUp untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang pekerjaan yang sedang dilakukan
Alokasi sumber daya adalah mengalokasikan sumber daya manusia, anggaran, infrastruktur, dan waktu secara efektif untuk proyek Anda.
Tentukan berapa banyak setiap sumber daya yang akan dialokasikan ke proyek tertentu untuk memastikan keberhasilan. Membagi sumber daya yang terbatas untuk proyek-proyek penting berdasarkan prioritas Anda.
Langkah 5: Jalankan, kelola, dan pantau portofolio proyek Anda
Langkah ini melibatkan pelaksanaan rencana Anda.
Tetapkan tim dan manajer proyek, tetapkan jadwal, dan melacak kemajuan proyek Anda . Pemeriksaan dan laporan rutin membantu Anda tetap berada di jalur yang benar dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.
Dalam manajemen portofolio proyek, peran Anda adalah memastikan semuanya berjalan dengan lancar. Pandu tim untuk memenuhi tenggat waktu, menangani konflik, menyesuaikan portofolio saat tren berubah, dan melacak kemajuan proyek.
Tinjauan rutin membantu Anda menyempurnakan dan meningkatkan proses berdasarkan data yang terkumpul.
Jika Anda mencari platform terpusat untuk merencanakan, memprioritaskan, memantau, dan mengontrol proyek dan inisiatif Anda, perangkat lunak manajemen portofolio proyek adalah yang Anda butuhkan.
Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Portofolio Proyek?
Perangkat lunak manajemen portofolio proyek (PPM) adalah solusi yang membantu Anda mendapatkan gambaran lengkap tentang keberlanjutan dan kemajuan beberapa proyek.
Solusi ini membantu manajer portofolio proyek seperti Anda menangani proyek yang kompleks secara efisien untuk memenuhi permintaan pemangku kepentingan.
Fitur yang harus dimiliki perangkat lunak manajemen portofolio proyek
Ekspektasi untuk perangkat lunak manajemen portofolio proyek (PPM) dapat bervariasi di antara organisasi, jadi pilihlah perangkat lunak berdasarkan kebutuhan unik Anda.
Perangkat lunak PPM biasanya mencakup berbagai fitur seperti:
- Perencanaan dan Penjadwalan Proyek: Fitur ini sangat penting untuk menentukan ruang lingkup, memprioritaskan tugas, dan menetapkan jadwal untuk meningkatkan kinerja proyek
- Manajemen Sumber Daya: Perangkat lunak PPM menyederhanakan analisis, alokasi, dan pelacakan sumber daya, memastikan sumber daya tersebut digunakan secara efisien
- Manajemen Keuangan: Sangat penting untuk menganggarkan dan melacak biaya proyek agar tetap sesuai dengan anggaran yang direncanakan
- Kolaborasi dan Komunikasi x: Kolaborasi antar anggota tim dan pemangku kepentingan sangat penting untuk berbagi ide, memberikan umpan balik, dan memastikan komunikasi yang lancar adalah faktor lain yang perlu dipertimbangkan
- Kustomisasi dan Skalabilitas: Perangkat lunak PPM yang dapat beradaptasi untuk memenuhi kebutuhan unik perusahaan Anda, memungkinkan fleksibilitas saat kebutuhan berubah sangat penting untuk mengelola portofolio proyek Anda
Jenis perangkat lunak manajemen portofolio proyek
Perangkat lunak PPM terbagi dalam dua kategori: desktop dan berbasis cloud. Pilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan dan preferensi organisasi Anda.
Perangkat lunak PPM Desktop
Perangkat lunak PPM desktop adalah perangkat lunak manajemen portofolio proyek yang beroperasi secara offline. Anda bisa menggunakannya tanpa koneksi internet, yang berguna bagi perusahaan dengan proyek di daerah terpencil.
Salah satu keuntungan utamanya adalah tingkat keamanan dan kontrol yang disediakannya. Anda memiliki kepemilikan dan kontrol penuh atas data Anda, mengurangi kekhawatiran privasi dan keamanan data.
Perangkat lunak PPM berbasis cloud
Perangkat lunak PPM berbasis cloud adalah alat bantu manajemen portofolio proyek yang dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet. Hal ini sangat cocok untuk tim layanan profesional, karena Anda dapat mengakses data proyek secara real-time.
Anggota tim dapat berkolaborasi dan berbagi pembaruan secara instan. Selain itu, sering kali menggunakan model langganan, sehingga Anda membayar dengan cicilan yang lebih kecil, memberikan Anda lebih banyak fleksibilitas biaya dibandingkan dengan biaya sekali bayar yang cukup besar.
Bagaimana Cara Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Portofolio Proyek?
Fitur-fitur dari Perangkat lunak PPM dan langkah-langkah yang diperlukan untuk menggunakannya akan bervariasi, tergantung pada yang Anda pilih.
Kita akan menggunakan ClickUp sebagai contoh di bagian ini karena menawarkan alat manajemen portofolio proyek yang serbaguna dan ramah pengguna, memberikan solusi manajemen proyek .
1. Membuat Ruang Kerja ClickUp
Mulai dengan ClickUp dengan mendaftar secara gratis dan membuat Ruang Kerja ClickUp untuk portofolio proyek Anda.
2. Menambahkan templat manajemen portofolio proyek
Templat Portofolio Manajemen Proyek memungkinkan Anda melacak proyek dengan mudah di semua departemen dan program sambil memantau kesehatan dan kemajuannya.
Setelah membuat Ruang Kerja Anda, tambahkan ClickUp's Templat Manajemen Portofolio Proyek . Templat ini menawarkan sembilan status: dalam proses, siap, selesai, dan banyak lagi.
Status tersebut adalah Template Manajemen Portofolio Proyek juga menyediakan tiga tampilan (Laporan Status Mingguan, Tim, dan Peta Jalan PMO) untuk menunjukkan dengan jelas kemajuan dan keberhasilan proyek Anda.
3. Menyesuaikan template
Kelola tugas dan proyek, dan berkolaborasi secara efisien dengan tim Anda menggunakan ClickUp
Sesuaikan struktur templat menggunakan Ruang, Folder, dan Daftar. Tugas-tugas ClickUp membantu Anda mengelola tugas-tugas proyek. Anda bisa mengkategorikan proyek ke dalam tugas-tugas yang bisa dikelola menjadi proyek yang sudah ada, sedang berjalan, baru, dan yang akan datang.
4. Gunakan Tampilan Tabel ClickUp untuk gambaran umum portofolio proyek Anda*
Beralih antara tampilan Tabel ClickUp 3.0 yang serbaguna dan tampilan Kalender untuk memvisualisasikan semua pekerjaan Anda dengan lebih baik
Anda perlu memiliki visi yang jelas tentang proyek Anda di samping perencanaan dan inisiasi. Tampilan Tabel ClickUp menawarkan beberapa fitur praktis:
Visualisasi Data: Menyajikan data proyek Anda dalam format tabel untuk membantu Anda mengatur dan menyusunnya agar dapat melihat perkembangan dengan lebih baik.
Seret dan Letakkan: Mengatur ulang tugas untuk mengurutkannya berdasarkan kriteria yang berbeda.
Ekspor dan Bagikan: Bagikan informasi proyek dengan pemangku kepentingan Anda secara instan.
5. Gunakan Dasbor ClickUp untuk mendapatkan informasi rinci tentang proyek Anda
Dasbor ClickUp
adalah tempat yang tepat untuk Anda
ruang kerja visual
untuk mendapatkan wawasan proyek yang mendetail untuk manajemen terpusat.
Pilih dari lebih dari 50 widget untuk ditambahkan dan diatur pada dasbor manajemen program untuk memberikan tampilan yang jelas dan informatif dari data PPM Anda.
Ambil contoh biro iklan yang mengelola banyak kampanye klien. Mereka bisa menyederhanakan proses PPM mereka dengan Dasbor ClickUp. Dengan membuat tata letak dasbor, mereka mendapatkan:
- Widget ikhtisar proyek yang menampilkan berbagai metrik proyek
- Widget pelacakan kemajuan untuk memvisualisasikan seberapa jauh kemajuan setiap proyek
- Widget pelacakan waktu untuk representasi visual dari jadwal proyek, memungkinkan penjadwalan proyek yang efisien
Jaga Organisasi Anda Tetap di Jalur yang Tepat Dengan Manajemen Portofolio Proyek
Perangkat lunak Manajemen Portofolio Proyek (PPM) adalah alat navigasi yang membantu organisasi Anda bergerak lebih dekat ke arah tujuan dan sasaran bisnis Anda.
Perangkat lunak ini membantu Anda mengidentifikasi apa yang membuat setiap proyek dalam portofolio Anda berbeda dan bagaimana menciptakan keseimbangan saat memilih dan melaksanakan proyek Anda.
Apakah Anda memilih beberapa platform atau menggunakan ClickUp, pastikan Anda menyiapkan diri untuk hasil proyek yang sukses. Mulai dengan ClickUp secara GRATIS dan kendalikan portofolio proyek Anda!