A kreatív ügynökségeknek rossz híre van. Mind szolgáltatóként, mind munkaadóként.
Az ügyfelek panaszkodnak, hogy az ügynökségek túlzott ígéretekkel próbálnak több munkát szerezni, majd később nem teljesítik azokat. A csapat tagjai folyamatos nyomás alatt küzdenek, hogy minőségi munkát végezzenek.
Mégis, néhány nagy név – Hub, Wieden+Kennedy, Ogilvy – bizonyítja, hogy a briliáns kreatív munka lehetséges. A titkuk? A projektmenedzsment és a kreatív kivitelezés közötti szoros, zökkenőmentes kapcsolat.
Ebben a blogban bemutatjuk, hogyan integrálhatják az ügynökségek a projektmenedzsmentet és a kreatív eszközöket a napi működés racionalizálása érdekében.
⭐ Kiemelt sablon
Tisztább, gyorsabb és egyszerűbb módszert keres, amellyel egyszerre nyomon követheti minden ügyfelét és kampányát?
A ClickUp Marketing Agency Template pontosan ezt teszi lehetővé. Kategorizálja kampányait a gyors navigáció érdekében, adjon hozzá egyéni mezőket az egyes kampányok meghatározásához, és kövesse nyomon az élő haladást anélkül, hogy lapot kellene váltania.
Az ügynökségek integrációs kihívása
A projektmenedzsment és a kreatív folyamatok egymástól függenek. A legtöbb ügynökségnek azonban nehézséget okoz ezek összehangolása. Ennek két oka van:
1. Szilárd eszközökkel működnek
Kreatív csapata több speciális eszközt is használ a munkájához:
- Tervezők: Használja a Figma, az Adobe Creative Cloud és a Canva alkalmazásokat vizuális eszközök létrehozásához.
- Írók: Készítsen vázlatokat a Google Docs, Notion, Jasper AI, Grammarly stb. segítségével.
- Videószerkesztők: Dolgozzon az Adobe Premiere Pro vagy az After Effects programmal a mozgóképek szerkesztéséhez.
Ráadásul vannak még az ügyfél- és projektmenedzserek (PM-ek), akik szerkesztői naptárak (táblázatok), e-mail szálak, Slack üzenetek stb. között váltogatnak.
Mindenki a saját eszközeivel dolgozik, anélkül, hogy együttműködne. A projekt minden irányban elhúzódik.
📌 Példa: Képzelje el, hogy ügyfele megjegyzést hagy egy adott képkockához a Figma programban. Mivel a projektmenedzser csak táblázatokat és e-maileket használ, soha nem látja a visszajelzést.
2. A kreativitás ritkán követ egyenes vonalat
A kreatív folyamat dinamikus, iteratív és komplex. Az egyik eszköz több körös visszajelzésen megy keresztül, míg a másik azonnal jóváhagyásra kerül.
A projektmenedzsment viszont a struktúráról szól. A világos ütemtervek és a kiszámíthatóság táplálja.
Amikor az ügynökségek megpróbálják integrálni őket, végül az egyiket vagy a másikat veszélyeztetik. Vagy elveszíti a kreatív rugalmasságot, ami a munkát valóban jónak teszi, vagy megszakítja a tervezési struktúrát, ami fenntartja a működést.
📌 Példa: A projektmenedzser blogbejegyzést rendel a szerzőhöz, és elvárja, hogy az egy héten belül elkészüljön, szerkesztésre kerüljön és közzétételre kész legyen. Az ügyfélkapcsolati menedzser megkéri az ügyfelet, hogy jelölje be a naptárában.
Az író betartja a személyes határidejét, de aztán beindul a kreatív folyamat. A szerkesztő más bevezetőre vágyik, a hangnemet át kell dolgozni, és hirtelen az egyhetes feladat már a 10. napon tart.
Most a projekt késik, és Ön szakszerűtlennek tűnik az ügyfél szemében.
🧠 Érdekesség: Yoshiro Nakamatsu, a floppy lemez (és több mint 3000 egyéb szabadalom) feltalálója olyan kreatív folyamatot alkalmazott, amelynek során mélyen a víz alá merült, és ott maradt, amíg agya oxigénhiányos állapotba került. Állítása szerint a legjobb ötletei a halál előtti másodpercekben születtek. Ezeket aztán egy speciális, vízálló jegyzetfüzetbe írta le, amelyet kifejezetten erre a célra talált ki.
Miért fontos az integráció az ügynökségek számára?
Hozzon létre egy közös rendszert, amelyet mind a kreatív, mind a projektcsapatok használnak.
A projektmenedzserek valós időben betekintést nyernek a kreatív munkafolyamatokba. Proaktív módon tervezhetnek, módosíthatnak és kommunikálhatnak az ütemtervekről (nem akkor, amikor az ügyfél frissítést kér).
A kreatív csapatok nem pazarolják többé az idejüket adminisztratív feladatokra, és élvezhetik a védett kreatív órákat. Ez az integráció a következőket eredményezi:
- Gyorsabb teljesítés: Képzeljen el egy olyan AI projektmenedzsment eszközt, amely automatikusan értesíti a tervezőt, amint az író befejezi a szöveget. Senkinek nem kell várnia a frissítésekre, és a projektek felesleges késedelem nélkül haladnak előre.
- Csapatok közötti együttműködés: A közös kontextus a kreatív ügynökségek sikeres projektmenedzsmentjének kulcsa. Mindenki egyszerre látja ugyanazt az ügyfél-visszajelzést, a projekt állása teljesen átlátható, és mindkét csapat egyformán tisztában van az ügyfelek változó elvárásaival.
- Kevesebb „hoppá” pillanat: Ha a projektmenedzsment és a kreatív munka egy helyen történik, csapata elkerülheti az olyan baleseteket, mint a rossz fájlverzió megosztása, a visszajelzések elmulasztása és a régi kreatív briefek alapján való munka.
- Magasabb csapattermelékenység: A hagyományos projektmenedzsment korlátozza a kreatív kutatás és termelés terét. A csapat tagjai manuálisan kezelik a fájlverziókat, továbbítják a frissítéseket és visszajelzéseket várnak. Az integrált megközelítés kiküszöböli az ilyen zavaró tényezőket, így a csapat tagjai produktívak és stresszmentesek maradhatnak.
- Elégedettebb ügyfelek: A zökkenőmentes átadás, a gyorsabb teljesítés és a kevesebb hiba jobb ügyfélélményt eredményez. Betartja a határidőket. Állandó minőséget biztosít. Az ügyfelek jobban bíznak Önben, ami ismételt megbízásokat és ajánlásokat jelent.
📮 ClickUp Insight: Az átlagos szakember naponta több mint 30 percet tölt munkával kapcsolatos információk keresésével – ez több mint 120 óra évente, amit e-mailek, Slack-szálak és szétszórt fájlok átkutatásával veszít el.
A munkaterületébe beépített intelligens AI-asszisztens megváltoztathatja ezt.
Ismerje meg a ClickUp Brain szolgáltatást! Azonnali betekintést és válaszokat nyújt, másodpercek alatt előkeresve a megfelelő dokumentumokat, beszélgetéseket és feladatokat – így nem kell tovább keresgélnie, hanem azonnal munkához láthat.
💫 Valós eredmények: A QubicaAMF-hez hasonló csapatok a ClickUp használatával hetente több mint 5 órát spóroltak meg – ez évente több mint 250 óra fejenként –, mivel megszüntették az elavult tudásmenedzsment-folyamatokat. Képzelje el, mit tudna létrehozni a csapata egy plusz hétnyi termelékenységgel minden negyedévben!
📚 További információ: Marketingvezetés: Hogyan növelheti marketingcsapatát?
Hogyan néz ki a projektmenedzsment és a kreatív eszközök integrációja?
Az alábbiakban néhány példa mutatja be, hogyan néz ki az integrált kreatív projektmenedzsment:
1. példa: Intelligensebb erőforrás-elosztás
Korábban: Amikor új projekt érkezik, a projektmenedzser manuálisan felveszi a kapcsolatot a kreatív csapat minden tagjával, hogy megismerje a kapacitásukat. Miközben a feladatok elosztását tervezik, egy szerkesztő két írónak jelentős átdolgozást javasol.
A projektmenedzsernek fogalma sincs erről, és új feladatokat oszt az írókra, tudta nélkül túlterhelve őket.
Utána: A kreatív projektmenedzsment eszköz valós időben mutatja az egyes kreatív szakemberek rendelkezésre állását. Amikor egy szerkesztő felad egy javítást, a szerző ütemterve automatikusan frissül. A projektmenedzser látja, hogy a szerző elfoglalt, és a feladatot másnak adja.
📚 További információ: A legjobb stratégiai tervezési szoftverek
2. példa: Tisztább ügyfél-visszacsatolási ciklusok
Korábban: Az ügyfél átnézi a fájlt, és e-mailt küld az ügyfélkapcsolati menedzsernek. Az ügyfélkapcsolati menedzser értesíti a projektmenedzsert, aki továbbítja a tervezőnek. Mivel sokan továbbítják az üzenetet, a tervező gyakran zavaros vagy hiányos visszajelzéseket kap.
Utána: A projektmenedzsment eszközben minden feladat tartalmaz linkeket a kreatív fájlokhoz. Az ügyfél közvetlenül az eszközön vagy a feladat megjegyzés rovatában hagyja meg visszajelzését. Mindenki azonnal láthatja ugyanazt a visszajelzést, anélkül, hogy továbbítania kellene az üzenetet.
3. példa: Automatizált eszközkezelés és visszakeresés
Előtte: A csapat tagjai órákat töltenek azzal, hogy a Google Drive mappáit, e-mail láncokat és belső csevegéseket böngésznek, hogy megtalálják a megfelelő eszközt. Folyamatosan üzeneteket küldenek egymásnak, hogy megerősítsék, ez a legújabb vagy a régi verzió.
Utána: A kreatív eszközök a PM eszközön belüli feladatokhoz vannak kapcsolva. Amint „Jóváhagyott” jelölést kapnak, a PM rendszer automatikusan áthelyezi a fájlt a digitális eszközkönyvtár megfelelő mappájába. Ha valakinek szüksége van az eszközre, egyszerűen csak megkeresi, hogy az eszköz hogyan nézett ki, milyen szöveget tartalmazott, vagy milyen projekthez kapcsolódott, és a PM eszköz gyorsan előkeresi azt.
👀 Tudta-e: Az 1960-as években a legendás Doyle Dane Bernbach (DDB) ügynökségnél Bill Bernbach alapvetően megváltoztatta az ügynökségi életet. Ő volt az első, aki egy művészeti igazgatót és egy szövegírót egy szobába helyezett. Ezt megelőzően a szövegírók megírták a szöveget, majd „leadták” az art részlegnek, mintha egy futószalagon dolgoznának.
Lépésről lépésre: Hogyan integrálhatják az ügynökségek a projektmenedzsmentet és a kreatív eszközöket?
Nézzük meg, hogyan építhetnek az ügynökségek egy egységes rendszert, amely integrálja a projektmenedzsmentet és a kreatív munkát.
Megvizsgáljuk azt is, hogy a ClickUp kreatív ügynökségi szoftvere és a ClickUp projektmenedzsment szoftvere hogyan egyszerűsíti ezt az integrációt.
1. Központosítsa a kampánytervezést
Kezdje azzal, hogy összes meglévő kampányát egyetlen központba gyűjti.
Ha több kampányt is kezel különböző ügyfelek számára, akkor azokat ügyfélmappákba rendezve könnyebben nyomon követheti.
Ezután szabványosítsa az összes kampány alapvető elrendezését. Ennek tartalmaznia kell:
- Kampánycélok + célközönség + KPI-k
- Főbb eredmények
- A marketing tervben megadott különböző kampányfázisok
- Projekt ütemtervek, mérföldkövek és határidők
- Közzétételi ütemtervek
- A marketingcsapat minden tagjának szerepe és felelőssége
- Kreatív igénylőlapok
- Márkaidentitás és egyéb ügyfélspecifikus irányelvek
Nem szeretné ezt a struktúrát a nulláról felépíteni? A ClickUp számos előre elkészített sablont kínál, amelyeket az ügynökségek perceken belül testreszabhatnak a marketingkampányok kezelésének központosítása érdekében.
Íme a két legfontosabb ajánlásunk:
A ClickUp marketingügynökségi sablon
Közepes vagy nagy ügynökséget vezet, amely 10 vagy több ügyféllel foglalkozik?
A ClickUp marketingügynökségi sablonja egy kész operációs rendszert kínál, amellyel több ügyfél, kampány és belső csapat kezelhető egyetlen központi felületen.
Főbb jellemzők:
- Használjon egyéni státuszokat a kampányok áttekintéséhez és a haladás ellenőrzéséhez.
- Hat egyéni mező, például fiók, szerződés mérete stb. segítségével meghatározhatja az egyes kampányok legfontosabb tulajdonságait.
- Különböző egyéni nézetek, például a szerződés idővonala, a szerződések listája, a szerződések előrehaladása és mások segítségével vizualizálhatja kampányát.
- Használja a beépített projektmenedzsment rendszert feladatok kiosztásához, függőségek hozzáadásához, állapotok módosításához, idő nyomon követéséhez stb.
Mielőtt észbe kapna, minden kampánya rendezett lesz, minimális erőfeszítéssel.
A ClickUp marketingkampány-kezelési sablon
Tervezze, kövesse nyomon és mérje az egyes kampányokat valós időben a ClickUp marketingkampány-kezelési sablon segítségével.
Hozzon létre különböző szakaszokat minden kampányhoz, adjon hozzá feladatokat, állítson be határidőket, határozza meg a szerepeket, és ossza ki a munkát anélkül, hogy elhagyná a kampánykövetőt.
Főbb jellemzők:
- 11 egyedi attribútumot kap, például Végleges tartalom, Kijelölt csapat, Jóváhagyás stb., hogy meghatározza az egyes kampányfázisok feladatait.
- Egyedi feladatállapotok a folyamatos előrehaladás nyomon követéséhez
- Hét különböző nézet segítségével vizualizálhatja kampányát, például a költségvetés-követő, a közösségi média csapat-követő, a marketing fázis táblázat és mások segítségével.
Ezzel a sablonnal gyorsan összefoglalhatja a teljes projekt életciklusát egy strukturált táblázatban.
💡 Profi tipp: Szüksége van egy all-in-one eszközre az ügyfelek kampányainak és promócióinak kezeléséhez? Próbálja ki a ClickUp kampány- és promóciókezelő sablont. Ez központosítja a kérések fogadását, a tervezést, a gyártást és a bevezetés nyomon követését, hogy segítsen az ügynökségeknek a kampányok és promóciók minden szakaszában.
2. Kapcsolja össze a feladatokat a kreatív eszközökkel
Ezután hozzon létre feladatokat minden kampányhoz, és kapcsolja közvetlenül hozzájuk a kreatív eszközöket.
📌 Példa: Ha egy tervező egy hirdetésen dolgozik, a feladatlapon fel kell tüntetni a Figma fájlra vagy a Photoshop felhőalapú dokumentumra mutató linket.
Rendezze ezeket az eszközöket digitális eszközkezelő eszközében úgy, hogy azok tükrözzék a projekt struktúráját. Tehát, ha egy feladat a „Q1 Social Campaign” része, akkor annak kreatív eszközeit a „Q1 Social Campaign” mappába kell hozzáadni.
Szabványosítsa a kreatív eszközök elnevezési konvencióit. Így mindenki azonnal meg tudja állapítani, melyik eszköz verziója a legújabb, még egy gyors pillantás után is.
Hogyan segít a ClickUp?
A ClickUp Tasks segítségével rendkívül egyszerűen kezelhet több száz kampányt, anélkül, hogy elveszítené kreatív eszközeit.
Hozzon létre egy feladatot a ClickUp-ban, és adja meg a szükséges részleteket, beleértve a feladat leírását, a felelősöket, a kezdési és befejezési dátumokat, a prioritási szinteket, a minőségbiztosítási ellenőrzőlistákat stb. Töltsön fel képeket, dokumentumokat, videókat és egyéb fájlokat közvetlenül ehhez a feladathoz mellékletként, hogy az összes kapcsolódó anyag egy helyen legyen.
Így tarthatja nyomon marketingfeladatait a munkahelyén:
Az egyéni mezők segítségével ezeket az eszközöket egy feladat keretein belül rendezett módon szervezheti. Például hozzon létre egy „Canva Link” nevű egyéni mezőt, ahová a tervező beillesztheti a linket, míg az író a blog dokumentumot a „Blog Draft” mezőbe töltheti fel.
🚀 ClickUp előnye: A kreatív csapatok elmerülnek a szétszórt eszközökben – a fájlok a Drive-on, a Figma-ban, az e-mailekben és a csevegési szálakban vannak elosztva. Az emberek több időt töltenek az információk keresésével, mint a kampányok tényleges tervezésével és megvalósításával.
A ClickUp BrainGPT felülkerekedik ezen a káoszon, és megértési rétegként működik a munkádban. Olvassa a feladataidat, mappáidat, tereidet és külső eszközeidet, hogy másodpercek alatt megtalálja a megfelelő fájlt vagy információt.
Íme egy kis ízelítő a ClickUp Brainből:
- Megérti a keresési lekérdezés „jelentését”: Kontextusfüggő mesterséges intelligenciát használ, hogy a lekérdezés kontextusa és szándéka alapján keressen fájlokat, nem csak a kulcsszavak alapján. Például keressen „kék hős banner az XYZ céloldalához” helyett a pontos fájlnév beírása helyett.
- Naprakész marad a munkaterületén: szinkronban marad a feladatok, dokumentumok, megjegyzések és mellékletek élő frissítéseivel, és a munka aktuális állása alapján ad válaszokat.
- Fájlok/információk keresése: A ClickUp Enterprise Search nagyjából olyan, mint a Google, csak a ClickUp munkaterületén. Természetes nyelvű parancsokkal kereshet feladatok, dokumentumok, megjegyzések, fájlok, kampányok és akár kapcsolódó eszközök között is.
3. A visszajelzések és jóváhagyások egyszerűsítése
Ösztönözze a jóváhagyókat és az ügyfeleket, hogy közvetlenül az eszközre adjanak visszajelzést. Például, ha videóról van szó, kommenteljen az időbélyegre. Ha dizájnról van szó, rögzítsen egy megjegyzést az adott elemhez.
A legfontosabb, hogy minden, a felülvizsgálattal kapcsolatos megbeszélést a feladat keretein belül tarts. Ezzel egyértelműen nyomon követhetővé válik, miért történtek a változtatások. Ugyanilyen fontos a jóváhagyók kijelölése. Határozz meg egyértelmű sorrendet, hogy ki kell aláírnia a dokumentumot, így elkerülhető a rendezetlen visszajelzések.
Végül gondoskodjon arról, hogy még a jóváhagyóknak is legyen egy meghatározott időkeretük a kreatív anyagok áttekintésére és a válaszadásra. Ezzel megakadályozhatja a projektek elakadását.
Hogyan segít a ClickUp?
A ClickUp Proofing funkciója egyszerűsíti a visszajelzési folyamatot az eszközökhöz fűzött megjegyzések és a feladatkezelő eszközök segítségével.
A bírálók a feltöltött kép, videó vagy PDF bármely pontjára kattintva hozzáadhatják javaslataikat. Szöveges megjegyzéseket illeszthetnek be, alakzatokat rajzolhatnak és területeket jelölhetnek ki a problémák pontos magyarázatához.
🚀 ClickUp előnye: Használja a ClickUp Docs szolgáltatást, hogy minden visszajelzést a dokumentumon belül tároljon és nyomon követhessen.
A szerkesztők kiemelhetnek szöveget, megjegyzéseket fűzhetnek @mentions segítségével, és feladatokkal láthatják el az írókat. Az oldalsávon a teljes dokumentumra kiterjedő szálakba rendezett beszélgetések és állapotok (nyitott/lezárt) láthatók.
Ez jól működik kreatív briefek, szövegtervezetek vagy hangulat táblák esetében, amelyek szövegként vannak tárolva.
4. Automatizálja az ismétlődő munkafolyamatokat
Semmi sem öli meg ügynöksége lendületét gyorsabban, mint a manuális munkafolyamatok.
A kreatív projektmenedzserek napjukat azzal töltik, hogy a briefekből feladatokat állítanak össze, az utolsó pillanatban beérkező ügyfélkérésekkel foglalkoznak és frissítéseket keresnek. Eközben a kreatív csapattól elvárják, hogy abbahagyják a munkájukat, és minden apró előrelépésről beszámoljanak.
Az automatizálás elvégzi a háttérmunkát, így mindkét fél a tényleges feladatokra koncentrálhat, ahelyett, hogy adatokat mozgatna.
Az alábbiakban néhány példa az alapvető automatizálásokra:
- Állapotérzékelők: Amikor egy író egy vázlatot „Kész” állapotba helyez, a szerkesztő azonnal értesítést kap.
- Feladat létrehozása: Automatikusan hozzon létre feladatokat az újonnan hozzáadott briefekből a projektmenedzsment platformon.
- Emlékeztetők: Automatizálja a közelgő vagy lejárt határidőkkel kapcsolatos emlékeztetőket.
- Ügyfélkommunikáció: Minden pénteken készítsen projektelőrehaladási jelentéseket, és küldje el azokat e-mailben az ügyfélnek.
Hogyan segít a ClickUp?
A ClickUp Automations segítségével a ismétlődő munkafolyamatok automatizálása gyerekjáték. Az automatizálás kiváltó tényezőit, feltételeit és műveleteit egy egyszerű drag-and-drop felületen állíthatja be.
Például, amikor egy feladat állapota „Kész a felülvizsgálatra” állapotra változik, automatikusan rendelje hozzá az ügyfélmenedzserhez, adjon hozzá konkrét felülvizsgálókat, frissítse a határidőt +1 nappal, és értesítse őket.
Ezen felül a ClickUp Super Agents teljes munkaidős asszisztenseként működik, figyelemmel kíséri a munkafolyamatokat, döntéseket hoz és önállóan hajt végre intézkedéseket.
Például, amikor valaki visszajelzést hagy egy feladatra, az AI-ügynök átnézi a megjegyzéseket és a beágyazott kommenteket, hogy cselekvési tételeket hozzon létre a feladat tulajdonosának. Nézze meg ezt a videót, hogy többet tudjon meg az AI-ügynökök létrehozásáról 👇
5. Ügynöksége teljesítményének nyomon követése valós időben
Összehangolta projektmenedzsment eszközeit a kreatív szoftverekkel. De honnan tudja, hogy ez a beállítás valóban növeli-e projektje jövedelmezőségét? Valós idejű teljesítménykövetéssel!
Először is mérje meg, hogy az integráció előtt és után mennyi időbe telik egy feladat a brief-től a jóváhagyásig. Ha azonosítja, hol akadozik a munka, hatékonyabbá teheti kreatív ügynöksége projektmenedzsment-rendszerét.
De ne feledje: ez a monitoring csak akkor hatékony, ha nem szigetelt. Ha az egyik eszközzel a kreatív teljesítményt, a másikkal pedig a projektmenedzsmentet követi nyomon, akkor az integráció értelme elveszik.
Hogyan segít a ClickUp?
A ClickUp Dashboards élőben nyújt betekintést a feladatokba, projektekbe, ügyfélportálokba és a csatlakoztatott eszközökbe, így mindent egy helyen követhet nyomon.
Készíthet ügyfél- vagy kampányspecifikus irányítópultokat, és testreszabhatja azokat releváns widgetkártyákkal. Például hozzáadhat burnup diagramokat, ha mérni szeretné az elvégzett feladatokat a teljes munkamennyiséghez viszonyítva az idő függvényében.
Ezek a műszerfalak egy fő műszerfalba táplálhatók, amely egy pillanat alatt áttekintést nyújt a legfontosabb információkról, mint például a csapat teljesítménye, az ügyfelekkel kapcsolatos munkák összessége, a pénzügyi menedzsment stb.
🚀 ClickUp előnye: Párosítsa ClickUp irányítópultjait AI kártyákkal. Ezek a dinamikus widgetek elemzik a feladatadatait, és természetes nyelvű összefoglalásokat vagy ajánlásokat jelenítenek meg közvetlenül az irányítópulton.
Például ahelyett, hogy olyan nyers számokat bámulna, mint „12 késedelmes feladat”, az AI-kártya azt mondja: „A marketingnek 8 késedelmes kreatívja van – 2-t Sarah-nak (20% kapacitás) rendeljen hozzá, vagy tolja ki a határidőt péntekre?”
👀 Tudta-e: A Wellingtone State of Project Management jelentésében megállapították, hogy a projektmenedzserek 50%-a jelentős időt – gyakran havonta egy egész napot vagy annál is többet – tölt azzal, hogy kézzel gépel jelentéseket, ahelyett, hogy ténylegesen irányítaná a csapatát.
Valós ügynökségi felhasználási példák
Íme néhány valós példa, ahol ügynökségek integrálták projektmenedzsment és kreatív eszközeiket a működés racionalizálása érdekében:
1. Új elérhetőség
Kihívás: A New Reach Marketing gyorsan növekedett, de kampányait szétszórt eszközök, táblázatok és Slack-szálak segítségével futtatta. A csapatnak nehézséget okozott az ügyfelek elvárásainak kezelése több projektben és az ügynökség méretének növelése.
Megoldás: A ClickUp-ot választották all-in-one megoldásként a projekt- és ügyfélkezeléshez. A szabványosított munkafolyamatok felváltották az ad hoc táblázatokat, míg a műszerfalak valós időben mutatták a munkaterhelést és az ügyfelek állapotát. A munka kiszámíthatóbbá, nyomon követhetőbbé és könnyebben delegálhatóvá vált.
Eredmények:
- Körülbelül 800 000 dolláros ARR-ra növeltük, miközben a szolgáltatás minőségét is megőriztük.
- Kevesebb függőség a alapítótól a napi feladatok nyomon követésében
2. Gyógyszerészeti mentor
Kihívás: A Pharmacy Mentor kis ügyfélkapcsolati csapata 200 ügyfelet kezelt szétszórt alkalmazások, köztük a Google Workspace, az e-mail és a Docs segítségével. Ez káoszhoz vezetett: eszközök elszaporodása, állandó kontextusváltás, párhuzamos munkavégzés, valós idejű projektláthatóság hiánya és gyenge belső célkövetés.
Megoldás: A hagyományos projektmenedzsmenttel ellentétben a ClickUp egy konszolidált eszközkészletet biztosított a Pharmacy Mentor számára a projektek kezeléséhez, az ügyfelekkel való együttműködéshez és az élő elemzésekhez. A mappákkal kapcsolatos problémákat strukturált feladatokkal, egyszerűsített ügyfél-felvételi űrlapokkal és központosított projektkövetéssel váltotta fel.
Eredmények:
- 20%-kal kevesebb javítás az ügyfélprojektekben
- 100%-ban zökkenőmentes belső kommunikáció időzóna-korlátok nélkül
- Kétszer produktívabb csapatok a napi ügyfélmegbeszélések helyett a közös projektláthatóságnak köszönhetően
⚡Sablonarchívum: Ingyenes projektmenedzsment sablonok
Az ügynökségek előtt álló gyakori akadályok
Az ügynökségek kreatív projektek kezelése során gyakran szembesülnek az alábbi kihívásokkal:
| Gyakori buktatók | Miért történik ez? |
| Kontextusváltás az eszközök között | A projektmenedzsmenthez és a kreatív munkához külön eszközök használata időpazarlás, mivel a csapatok folyamatosan váltanak az alkalmazások között, és elveszítik a koncentrációjukat. |
| Szétszórt visszacsatolási ciklusok | A megjegyzések e-mailben, csevegésben vagy dokumentumokban érkeznek, anélkül, hogy egyértelműen kapcsolódnának az eszközökhöz, ami végtelen oda-vissza levelezést eredményez. |
| A projekt hatókörének kiterjedése | Mivel a tervezési munka és a projekt táblázat nem szinkronizált, az ügynökségeknek nincs áttekinthetőségük, és beleegyeznek az utolsó pillanatban felmerülő extra munkákba. |
| Veszélybe került kreatív szabadság | A merev folyamatok, a szoros határidők vagy a túlzott jóváhagyások elfojtják a tervezők ötleteit, és a merész munkák helyett a biztonságos választásokat kényszerítik rájuk. |
👀 Tudta-e: A Harvard Business Review kutatása szerint az összes iparágban csak a projektek 35%-a tekinthető igazán sikeresnek. Ez azt jelenti, hogy az összes szakmai projekt közel kétharmada nem éri el eredeti céljait, túllépi a költségvetését vagy nem tartja be a határidőt.
A kreativitás és a projektmenedzsment integrációjának jövője
A mesterséges intelligencia folyamatosan fejlődik. Az ügynökségek számára ez azt jelenti, hogy a kreatív projektmenedzsment egyre intelligensebb, gyorsabb és hatékonyabb lesz.
Íme néhány várható trend:
- Autonóm verziókezelés: Az eszközkezelő eszközök kontextuselemzést használnak a fájlok kezeléséhez és szervezéséhez, emberi beavatkozás nélkül. Például a rendszer automatikusan archiválja a vázlatokat, és csak az ügyfél számára kész verziókat tartja meg a legfelső rétegben.
- Prediktív erőforrás-kiegyenlítés: A jövőbeli rendszerek nem csak a csapat rendelkezésre állását fogják megjeleníteni, hanem előre jelezni fogják a szűk keresztmetszeteket és javító intézkedéseket javasolni. Például a szoftver javasolja a határidő eltolását vagy a feladat újbóli kiosztását, mielőtt a csapat tagjai rájönnének, hogy túlterheltek.
A legszembetűnőbb különbség azonban a projektmenedzser változó szerepében rejlik.
A jövő projektmenedzserei facilitátorok lesznek. Mivel az AI elvégzi a rutinmunkát, a projektmenedzserek a projekt stratégiájára, a kreatív vízióra, az ügyfelekkel való kommunikációra és a csapat koordinációjára összpontosíthatnak.
📚 További információ: Projektmenedzsment kisvállalkozások számára: stratégiák és eszközök
Legyen mester a kreatív projektmenedzsmentben a ClickUp segítségével
Egy nyereséges ügynökség vezetése művészet. Folyamatosan egyensúlyt kell tartania a kreatív minőség, a szigorú határidők és a szűkös költségvetés között.
Nem azt mondjuk, hogy a megoldás egy pár eszközből álló, karcsú technológiai háttér. Ez minden ügynökség számára rendkívül irreális lenne.
De elengedhetetlen a teljes, automatizált integráció az összes rendszerében.
A ClickUp áthidalja a magas szintű projekttervezés, a napi kreatív produkció és a hosszú távú kreatív kiválóság közötti szakadékot.
Az ügynökségek a Tasks és a Proofing segítségével racionalizálhatják a kreatív ciklusokat, automatizálhatják a munkafolyamatokat, valós időben megoszthatják az információkat, és kontextusfüggő mesterséges intelligenciát (ClickUp BrainGPT) építhetnek be a maximális hatékonyság érdekében.
Készen áll rá, hogy megnézze, hogyan? Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és kezdje el!
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
A projektmenedzsment és a kreatív eszközök integrálásával megszüntetheti a tervezés és a végrehajtás közötti súrlódást. A projektmenedzserek valós időben betekintést nyerhetnek a kreatív folyamatba, anélkül, hogy a csapatot frissítésekkel zaklatnák. A kreatív szakemberek a munkájukra koncentrálhatnak, mivel már nem kell manuálisan naplózniuk az előrehaladást vagy keresniük az eszközöket. Ez csökkenti a drága hibákat, felgyorsítja a szállítási időket, javítja a kreatív eredmények minőségét és elégedetté teszi az ügyfeleit.
A ClickUp központi csomópontként működik, amely natív integrációk és API-k segítségével közvetlenül kapcsolódik kreatív eszközeihez. Lehetővé teszi élő tervezési fájlok beágyazását, a felhőalapú tárolás szinkronizálását és a fájlaktivitás alapján a feladatok frissítésének automatizálását. Ezzel kommunikációja, fájljai és ütemtervei egy helyen maradnak, biztosítva, hogy adatai több csapat között is konzisztensek maradjanak.
Igen, a ClickUp számos előre elkészített sablont kínál, amelyeket kifejezetten kreatív ügynökségek és tervezőcsapatok számára terveztek. Kezdje a ClickUp marketingügynökségi sablonnal, hogy magas szintű tervet készítsen minden ügyfél és kampányuk számára. Ezután részletezze az egyes kampányokat a ClickUp marketingkampány-kezelési sablon segítségével. Használja ezeket alapként, és testreszabja őket az ügynöksége igényeinek megfelelően.
Az ügyfeleknek nem kell fizetős ClickUp-fiókot létrehozniuk ahhoz, hogy áttekintsék a munkát vagy visszajelzést adjanak. A nyilvános megosztási funkciók segítségével élő linkeket küldhet a projekt tábláira vagy bizonyos dokumentumokra. Ezenkívül a Proofing funkció lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy egyszerű vendég hozzáférési link segítségével közvetlenül a képekre vagy videókra tegyenek megjegyzéseket. Ez gyors és központosított visszajelzési ciklust biztosít.
Az ügynökségek a ClickUp Dashboards segítségével valós időben figyelemmel kísérhetik a magas szintű teljesítményt. A munka előrehaladtával automatikusan frissülő vizuális widgetek segítségével nyomon követheti a számlázható órákat, a projektköltségvetéseket és a csapat kapacitását. Az időkövetést közvetlenül a feladatokhoz kapcsolva pontosan láthatja, hogy hol kerülnek felhasználásra az erőforrások.