A virtuális események a globális közönség elérésének alapértelmezett formátumává váltak.
A vállalatok termékbemutatók, webináriumok, belső értekezletek és nagyszabású konferenciák szervezéséhez támaszkodnak rájuk. Mivel a virtuális események egyre fontosabbá válnak, a platform kiválasztása sokkal nagyobb jelentőséggel bír, mint néhány évvel ezelőtt.
Látszólag a legtöbb eszköz ugyanazt ígéri: gyors beállítást, alacsony költségeket és egyszerű élő közvetítést.
A valóságban azonban egy DIY virtuális esemény szoftver ugyan képes kezelni a közvetítést, de minden másban nehézségekbe ütközik. A technikai problémák, az alacsony részvétel és a korlátozott jelentéskészítés jelentősen csökkenthetik az esemény hatását még jóval a vége után is.
Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan válasszon olyan virtuális rendezvényplatformot, amely nem csupán technikai támogatást nyújt, hanem a virtuális rendezvényt lenyűgöző, biztonságos és mérhető élménnyé varázsolja.
Mi az a virtuális rendezvényplatform?
A virtuális rendezvényplatform egy olyan szoftver, amely lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy online rendezvényeket szervezzenek, kezeljenek és értékeljenek.
Alapvetően a virtuális rendezvényplatform virtuális helyszínként működik. Lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy regisztráljanak, csatlakozzanak élő vagy előre rögzített üléshez, csevegésen, szavazáson vagy kérdések és válaszok formájában kommunikáljanak, és zökkenőmentesen váltsanak az ülések között, mintha személyesen vennének részt a rendezvényen.
A fejlettebb platformok többet nyújtanak, mint egyszerű streaming. Funkciókat kínálnak a közönség bevonására, az esemény moderálására, elemzésekre, marketing- vagy CRM-eszközökkel való integrációra, valamint az esemény utáni jelentésekre, segítve a csapatokat abban, hogy megértsék, mi működött jól és hol van még javítanivaló.
📌 Példa egy virtuális rendezvényplatform működésére
Képzelje el, hogy egy marketingcsapat globális virtuális konferenciát szervez egy új termék bemutatására. A modern virtuális rendezvényplatform lehetővé teszi számukra, hogy:
- Több időzónában is rendezhet élő és on-demand üléseket teljesítménybeli problémák nélkül.
- Vonja be a résztvevőket élő csevegéssel, szavazásokkal, kérdésekkel és válaszokkal, valamint kis csoportos szobákkal.
- Irányítsa az élményt moderációs eszközökkel, előadókezeléssel és márkás virtuális helyszínekkel.
- Kövesse nyomon az esemény teljesítményét a részvételi adatok, a munkamenetekben való részvétel és a kilépési pontok alapján.
- Integrálja marketing- és CRM-eszközökkel, hogy potenciális ügyfeleket szerezzen és esemény utáni utánkövetéseket indítson el.
Az eredmény: a résztvevők érdeklődése megmarad, a rendezvények zökkenőmentesen zajlanak, és Ön betekintést nyer abba, hogyan javíthatja a jövőbeli virtuális és személyes rendezvényeket.
Miért fontos a megfelelő virtuális rendezvényplatform kiválasztása?
A virtuális rendezvényplatform értékelésekor a legfontosabb kérdés egyszerű: javítja-e a résztvevők és a szervezők élményét?
Íme, miért fontos a megfelelő virtuális rendezvényplatform kiválasztása.
Hatással van a közönség elkötelezettségére és megtartására
Egy erős virtuális rendezvényplatform nem csak videókat közvetít. Aktívan bevonja a résztvevőket.
📌 Példa: A termékbemutató webinárium során a platform élő szavazásokat, moderált kérdések-válaszokat és csevegési felhívásokat tesz lehetővé, amelyek a passzív nézés helyett a részvételt ösztönzik.
A résztvevők mozoghatnak a szekciók között, interakcióba léphetnek az előadókkal, és az esemény egész ideje alatt aktívan részt vehetnek a programban.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes rendezvénytervezési sablonok Excelben és ClickUpban
Meghatározza az esemény skálázhatóságát és az élmény minőségét
A résztvevők számának növekedésével a kisebb technikai korlátok is nagy problémává válnak.
A megfelelő virtuális rendezvényplatform néhány résztvevőt éppúgy képes kezelni, mint több százat, késleltetés, hangproblémák vagy a munkamenet összeomlása nélkül. Több párhuzamos munkamenetet, előadók közötti átmenetet és valós idejű moderálást támogat anélkül, hogy megzavarná az élményt.
🌍 A nagyobb kép: A költségek és a hatótávolság mellett a virtuális események a környezeti hatást is csökkentik. A Michigan Egyetem egy tanulmánya megállapította, hogy a virtuális konferenciák 66%-kal kevesebb CO2-t bocsátanak ki, mint a személyes események.
✅ Tényellenőrzés: A webináriumok résztvevőinek közel egyharmada visszatér, hogy megtekintse az on-demand tartalmakat, még akkor is, ha már részt vett az élő közvetítésen. A közönség az on-demand visszajátszások segítségével újra megtekintheti a legfontosabb tanulságokat, pótolhatja a kihagyott részeket, és megoszthatja másokkal az értékes pillanatokat, így a virtuális események hatása jóval túlmutat az élő közvetítésen.
Hatással van a ROI-ra és az esemény utáni betekintésre
A virtuális események nem érnek véget a munkamenet lezárásával. Értékük abból fakad, amit utána tanulsz.
A fejlett platformok nyomon követik a részvételt, a szekciókban való részvételt, a kilépési pontokat és az interakció szintjét az esemény során. Lehet, hogy rájön, hogy a szekciókban a résztvevők hosszabb ideig maradnak, mint a főelőadásokon, vagy hogy a kérdésekkel teli szekciók több visszajelzést eredményeznek.
Ezek az információk segítenek a csapatoknak a jövőbeli rendezvények finomításában, a tartalom formátumainak javításában és az adatokkal alátámasztott rendezvénykiadások indoklásában.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes útiterv-sablonok a következő konferenciájához
Befolyásolja a márka megítélését és professzionalizmusát
A virtuális rendezvénykörnyezet tükrözi márkáját. A zökkenőmentes regisztrációs folyamat, a márkás virtuális helyszín, a megbízható streaming és a jól szervezett ülések professzionalizmust és a részletek iránti figyelmet jeleznek.
Másrészt a bejelentkezési problémák, a gyenge moderálás vagy a technikai hibák gyorsan alááshatják a bizalmat.
Külső események esetében ez a benyomás közvetlenül befolyásolja, hogy a potenciális ügyfelek hogyan tekintenek a termékére vagy vállalatára. Belső események esetében ez hatással van a munkavállalók önbizalmára és részvételére.
⭐ Bónusz: Íme néhány eseménykezelési AI-eszköz, amelyet érdemes kipróbálni, ha automatizálni szeretné a tervezést, javítani szeretné a koordinációt és csökkenteni szeretné a manuális munkát.
A virtuális rendezvényplatformok értékelésének legfontosabb kritériumai
A G2-n egy pillantással látható, hogy 210 virtuális rendezvényplatform létezik! Elképesztő, igaz?
Hogyan szűkíted le a megfelelő platform keresését? 👇
- A közönség bevonásának lehetőségei: Ellenőrizze, hogy a platform támogatja-e az élő csevegést, a szavazásokat, a moderált kérdések és válaszok funkciót, a kis csoportok számára kialakított szobákat és a munkamenet szintű interakciót.
- Skálázhatóság és megbízható teljesítmény: Tesztelje, hogyan teljesít a platform a résztvevők számának növekedésével. Értékelje azt is, hogyan kezeli a platform a hibákat – az automatikus újracsatlakozás, a munkamenet-helyreállítás és a tartalék streamek fontosak, ha valami probléma adódik az élő közvetítés során.
- Többszekciós és rugalmas napirend: Keressen olyan támogatást, amely párhuzamos szekciókat, előadók közötti átadást és napirend-változásokat tesz lehetővé anélkül, hogy ez zavarná a résztvevők élményét. Ez kritikus fontosságú a virtuális konferenciák és hibrid rendezvények esetében.
- Analitika és jelentések mélysége: Értékelje, hogy a platform nyomon követi-e a munkamenetben való részvételt, a kilépési pontokat, a szavazási válaszokat, a kérdések és válaszok részvételét, valamint az on-demand megtekintéseket, hogy segítsen mérni az esemény hatékonyságát.
- Esemény utáni betekintés és hozzáférés az adatokhoz: Győződjön meg arról, hogy az elkötelezettségi adatokat exportálhatja vagy integrálhatja CRM- vagy marketingeszközeibe. Ezek a betekintések ösztönzik a nyomon követést, a tartalom újrafelhasználását és a ROI-jelentéseket.
- Felhasználói élmény a házigazdák és a résztvevők számára: Mérje fel, mennyire könnyű a résztvevőknek csatlakozni a munkamenetekhez, és a szervezőknek kezelni az előadókat, a moderálást és az élő változásokat technikai problémák nélkül.
- Támogatás és megbízhatóság élő események során: Érdeklődjön az események során nyújtott valós idejű támogatásról. Ha valami probléma adódik a rendezvény közepén, a gyors reagálás fontosabb, mint a funkciók listája.
⚡ Sablonarchívum: Konferencia napirend sablonok Wordben és ClickUpban
⭐ Bónusz: Mennyit kell fizetnie a virtuális rendezvényplatformért?
Befektetése az esemény méretétől, gyakoriságától, az elkötelezettség igényeitől és a jelentések részletességétől függ.
Alapcsomagok: Ingyenes – 100 dollár havonta
Hasznos kis csapatok számára, akik alkalmanként webináriumokat vagy belső eseményeket szerveznek.
Ez a szint általában a következőket tartalmazza:
- Élő videó streaming
- Alapvető csevegés és kérdések-válaszok
- Korlátozott résztvevői létszám
- Minimális márkajelzés
- Alapvető részvételi jelentések
✅ Legalkalmasabb: Belső megbeszélések, kis létszámú webináriumok vagy korai szakaszban lévő rendezvényprogramok. Nincs fejlett interakciós funkciójuk és nem nyújtanak rendezvény utáni elemzéseket.
Professzionális csomagok: 100–500 dollár havonta
Növekvő szervezetek számára készült, amelyek rendszeresen szerveznek virtuális eseményeket.
Ez a szint általában a következőket tartalmazza:
- Magasabb résztvevői limitek
- Interaktív funkciók, például szavazások és moderált kérdések és válaszok
- A munkamenetek rögzítése és igény szerinti hozzáférés
- Egyedi márkajelzés és regisztrációs oldalak
- Mélyebb elemzések és integrációk marketingeszközökkel
✅ Legalkalmasabb: Termékbemutatók, ügyfél-webináriumok vagy képzési programok esnek ebbe az árkategóriába.
Vállalati platformok: 1000 USD felett havonta vagy egyedi árazás
Nagyszabású konferenciák, többszálú rendezvények és vállalati marketingprogramok számára készült.
A vállalati árak a következőket tartalmazzák:
- Korlátlan vagy nagyon magas résztvevői létszám
- Több ülésből álló és többnapos rendezvények
- Fejlett interakciós és moderációs eszközök
- Részletes résztvevői és elkötelezettségi elemzések
- CRM-integrációk és attribúciós jelentések
- Dedikált támogatás és SLA-k
✅ Legalkalmasabb: globális virtuális konferenciák, rendezvények által vezérelt növekedési programok és olyan szervezetek, ahol a virtuális vállalati rendezvények a potenciális ügyfelek, a márka vagy a munkavállalók elkötelezettségének legfontosabb csatornái.
💡 Profi tipp: A virtuális rendezvényplatformok összehasonlításakor hozzon létre egy értékelési pontkártyát a ClickUp-ban az AI Fields segítségével, hogy automatikusan megjelenjenek az eredmények.
Az AI Fields összefoglalókat készíthet, kategorizálhatja a követelményeket, vagy jelölheti a platform erősségeit és gyengeségeit az Ön kritériumai alapján (pl. interaktív funkciók, elemzési mélység, integrációk).
📚 További információ: Útmutató a virtuális konferenciaesemények tervezéséhez
Hogyan válasszuk ki a megfelelő virtuális rendezvényplatformot?
Nem tudja, hol kezdje? Kezdje itt. 👇
1. lépés: Határozza meg az esemény céljait és a közönségét
Mielőtt összehasonlítaná az eszközöket, határozza meg, hogy miért szervezi az eseményt és kiknek szól. Tegyen fel olyan kérdéseket, mint:
- Az esemény a potenciális ügyfelek megszerzésére, az ügyfelek oktatására, képzésére vagy a belső kommunikációra összpontosít?
- Mit jelent a siker: regisztrációk, élő részvétel, elkötelezettség, hatások a folyamatban, vagy tudásmegosztás?
- Mennyire kell interaktívnak lennie az eseménynek?
- Egyszeri eseményről vagy ismétlődő programról lesz szó?
- Webináriumot, virtuális konferenciát, műhelymunkát vagy hibrid eseményt szervez?
💡 Profi tipp: Írjon le 3–5 mérhető sikerkritériumot ebben a szakaszban. Példák rendezvénycélokra:
- A résztvevők 25%-a vesz részt szavazásokon vagy kérdések-válaszok sorozatában.
- Az on-demand megtekintések száma 14 napon belül meghaladja az élő részvételét
- Az értékesítési csapat 48 órán belül felveszi a kapcsolatot az összes résztvevővel.
2. lépés: Értékelje a platform legfontosabb funkcióit
Értékelje a virtuális rendezvényplatformokat az Ön által ténylegesen szervezett rendezvény típusának alapján. Ossza fel azokat tovább kötelező és kívánatos funkciókra.
📌 Példa: Az elsődleges célja, hogy több minősített potenciális ügyfelet szerezzen a márkájának. A platformnak meg kell könnyítenie a résztvevők adatainak rögzítését, kiegészítését és felhasználását.
Elengedhetetlen funkciók:
- Integrált regisztrációs űrlapok vagy natív CRM-integrációk
- Részvétel és elkötelezettség nyomon követése a résztvevők szintjén
- Automatizált adat export vagy szinkronizálás a követő munkafolyamatokhoz
Kívánatos funkciók:
- Testreszabható nyitóoldalak vagy témák
- Márkás CTA-k a munkamenetek alatt vagy után
- Könnyű gamifikáció a részvétel növelése érdekében
📌 Példa: Az eseménye a hálózatépítésre és a közösségépítésre összpontosít. Ebben az esetben az interakció minősége fontosabb, mint a közvetítés minősége.
Elengedhetetlen funkciók:
- Egyéni vagy kis csoportos videós hálózatépítés
- Egyszerű résztvevői párosítás vagy asztalalapú hálózatépítés
- Egyértelmű moderálás és időellenőrzés
Kívánatos funkciók:
- A résztvevők profilja és érdeklődési köre
- Esemény utáni üzenetküldés vagy utánkövetési eszközök
📮 ClickUp Insight: A válaszadók több mint fele naponta három vagy több eszközt használ, küzdve az „ alkalmazások elszaporodásával ” és a szétszórt munkafolyamatokkal.
Bár ez produktívnak és elfoglaltnak tűnhet, a kontextus egyszerűen elveszik az alkalmazások között, nem is beszélve a gépelésből származó energiafogyasztásról.
A BrainGPT mindent egybefog: egyszer mondja el, és frissítései, feladatai és jegyzetei pontosan oda kerülnek, ahová tartoznak a ClickUp-ban. Nincs több váltogatás, nincs több káosz – csak zökkenőmentes, központosított termelékenység.
3. lépés: Értékelje az integrációs és automatizálási képességeket
A virtuális események nem léteznek elszigetelten. Kapcsolatban állnak a marketinggel, az értékesítéssel, a HR-rel és az operatív munkafolyamatokkal az esemény előtt és után.
Értékelje:
- A regisztrációs és részvételi adatok szinkronizálódnak a CRM-mel vagy a marketingeszközökkel?
- Az elkötelezettséget jelző jelek (szavazások, kérdések és válaszok, nézettség) kiválthatnak-e további lépéseket?
- Lehet-e a résztvevőket viselkedésük alapján szegmentálni?
- Az integrációk natívak, vagy manuális exportra támaszkodnak?
- API- vagy webhook-hozzáférés áll-e rendelkezésre, ha testreszabásra van szükség?
Miért olyan fontos az integráció az eseménykezelő szoftverek funkciói között? Biztosítja, hogy az eseményadatok bekerüljenek a nyomon követésbe, a jelentésekbe és a jövőbeli tervezésbe.
🚀 A ClickUp előnye: Míg a virtuális rendezvényplatform gondoskodik az élő élményről, a ClickUp for Marketing Teams a működés gerincét képezi.
A csapatok a ClickUp-ot a következőkre használják:
- Koordinálja az esemény tervezését, jóváhagyását és ütemtervét
- Kezelje a előadók felkészülését, a tartalomkészítést és a próbákat
- Kövesse nyomon az esemény utáni tevékenységeket, például a nyomon követést, a tartalom újrafelhasználását és a jelentéstételt.
- Automatizálja a marketing, az értékesítés és az operatív tevékenységek közötti átadást, hogy semmi ne csússzon ki a kezei közül.
Ahelyett, hogy táblázatokat, e-maileket és feladatkezelő eszközöket kellene összeraknia, a ClickUp az összes rendezvényhez kapcsolódó munkát – és az eseményadatok alapján végzett tevékenységeket – egy összekapcsolt munkaterületen tárolja.
4. lépés: Felülvizsgálja a felhasználói élményt és a támogatást
A funkciók és a használhatóság mellett fontos, hogy a platform felhasználóbarát legyen.
Futtasson egy próbaüzemet, és nézze meg, hogy a résztvevők könnyen csatlakozhatnak-e hozzá. A platformnak intuitív felülettel kell rendelkeznie mind a házigazdák, mind a moderátorok számára.
📌 Ajánlott teszt: Mielőtt elkötelezi magát, futtasson le egy élő tesztet valódi előadókkal és kis közönséggel. Tesztelje a csatlakozási folyamatot, a moderátor vezérlőket és azt, hogy a platform hogyan kezeli a váratlan problémákat a munkamenet során.
5. lépés: Vegye figyelembe a költségvetést, a skálázhatóságot és a befektetés megtérülését
Végül mérlegelje a költségeket és a hosszú távú értéket.
Ne csak a havi árat nézze, hanem tegye fel a következő kérdéseket:
- A platform képes-e a résztvevők számának növekedésével együtt bővülni?
- Olyan betekintést nyújt-e, amely segít a jövőbeli események javításában?
- Csökkenti-e a manuális munkát, vagy új működési költségeket eredményez?
💰 A vezetőség számára fontos ROI a virtuális események szervezésekor:
- A résztvevők elkötelezettségének költsége, nem csak a regisztráció költsége
- Pipeline vagy konverziós hatás külső események esetében
- A felvételek, visszajátszások és klipek tartalmának újrafelhasználási értéke
- Időmegtakarítás a beállítás, a moderálás, a jelentések és a nyomon követés terén
A legjobb virtuális rendezvényplatformok, amelyeket érdemes megismerni
Íme a népszerű virtuális rendezvényplatformok listája. 👇
1. ClickUp
A listán szereplő, a virtuális rendezvény lebonyolítását segítő egyéb eszközökhöz képest a ClickUp a működés gerince. A világ első konvergált AI-munkaterülete az a hely, ahol megtervezheti, koordinálhatja, nyomon követheti, automatizálhatja és mérheti azokat a feladatokat, amelyek a élő élményeket sikeressé teszik.
Így használhatja a ClickUp eseménykezelő szoftverét 👇
Tervezze meg és strukturálja az eseményeket egy erre a célra kialakított munkaterületen belül
Kezdje azzal, hogy létrehoz egy dedikált ClickUp Space-t a virtuális eseményekhez vagy eseménykampányokhoz. Ez a Space lesz a tervezéssel és végrehajtással kapcsolatos mindennek a parancsnoksága.
Minden eseményt listaként kezelünk a Space-en belül. Adjon hozzá egyedi feladatokat, amelyek olyan tevékenységeket fednek le, mint a előadók felkérése, a napirend véglegesítése, promóciós tartalom, próbák és utólagos teendők.
Az egyéni mezők olyan fontos részleteket nyomon követnek, mint az esemény típusa, a közönség, a tulajdonos, a régió és az esemény dátuma. Az egyéni állapotok olyan szakaszokat jelölnek, mint a felvétel, a tervezés, a promóció, az esemény napja és az esemény utáni időszak.
Ez a hierarchia megkönnyíti az egyszeri események vagy a megismételhető programok nagy léptékű kezelését.
Kéréseket és bejegyzéseket rögzíthet a Forms segítségével.
A ClickUp Forms segítségével egységesítheti az események rendszerbe való bevitelét. A marketing, HR vagy belső csapatok egyértelmű célokkal, a közönség részleteivel, ütemtervekkel és sikermutatókkal ellátott kérelmeket nyújtanak be.
Minden űrlap elküldése automatikusan létrehoz egy strukturált eseményfeladatot előre meghatározott mezőkkel, tulajdonosokkal és állapotokkal. Ez biztosítja, hogy minden esemény egyértelműen induljon, és kiküszöböli a munka megkezdése előtti oda-vissza levelezést.
Az űrlapokat az esemény után is felhasználják a résztvevők visszajelzéseinek, belső visszatekintéseknek vagy előadói értékeléseknek a gyűjtésére, így a megszerzett információk közvetlenül visszakerülnek a munkaterületre.
Használjon AI-ügynököket és BrainGPT-t a tervezéshez és elemzéshez
A ClickUp Super Agents és BrainGPT kontextusfüggő intelligenciát ad az esemény teljes életciklusához.
A tervezés során a csapatok a Brain segítségével összefoglalják a követelményeket, elkészítik a rendezvény lebonyolításának tervezetét, vagy feltárják a feladatok egymástól való függőségéből adódó kockázatokat.
A Super Agents ezután végigkíséri a munkafolyamatokat, a promóciós szövegek elkészítésétől és a visszajelzések összefoglalásától kezdve az esemény utáni teljesítményadatok elemzéséig, közvetlenül a feladatokon és a Docs-on belül.
Mivel a Brain kontextusérzékeny, olyan kérdésekre ad választ, mint „Mely események vannak veszélyben ebben a hónapban?” vagy „Melyek voltak a legfontosabb elkötelezettséget ösztönző tényezők a legutóbbi webináriumunkon?”, valós munkaterületi adatok felhasználásával.
Az esemény lebonyolításának automatizálása a ClickUp AI és az Automations segítségével
A ClickUp eseménykezelő rendszerének középpontjában a kódolás nélküli automatizálások állnak. Ezek együttesen kezelik az ismétlődő koordinációs feladatokat, így a csapatod a nagy hatással bíró tervezésre és végrehajtásra koncentrálhat.
Miután meghatároztad az eseménycsatornádat, a ClickUp Automations automatikusan továbbviszi a munkát valós kiváltó események alapján, ahelyett, hogy manuálisan frissítenéd.
📌 Példa: Amikor egy rendezvényötlet-űrlapot benyújtanak, a ClickUp automatikusan létrehoz egy új rendezvényfeladatot, és annak állapotát „Intake” (Beérkezés) értékre állítja.
Amikor az esemény előtti összes alfeladat befejezettként van jelölve, a fő feladat automatikusan a „Promóció folyamatban” állapotba kerül, anélkül, hogy bárki is beavatkozna.
Az esemény dátumának lejártát követően a ClickUp frissíti az állapotot „Esemény utáni nyomon követés” állapotra, és hozzárendeli a visszajelzések gyűjtését és a belső beszámolási feladatokat.
A ClickUp mesterséges intelligenciája intelligens feladatkiosztásban és ütemezésben is segít.
Ha csapata több régióban szervez eseményeket, az Egyesült Államokban megrendezésre kerülő eseményekkel kapcsolatos feladatok egy tulajdonoshoz, az Egyesült Királyságban megrendezésre kerülő eseményekkel kapcsolatos feladatok pedig egy másikhoz rendelhetők. Az AI akár automatikusan be is állíthatja a feladatok és alfeladatok határidejét, így minden határidő összhangban marad az esemény ütemtervével.
Nézze meg ezt a videót, hogy megtudja, hogyan segít a ClickUp az intelligens feladatkiosztásban 👇
Használja a ClickUp virtuális rendezvény projektterv sablonját a tervezés központosításához.
Miután kiválasztotta a legjobb virtuális rendezvényplatformot, a következő kihívás az, hogy terveit kaotikus helyzetek nélkül valósítsa meg. Bemutatjuk: a ClickUp virtuális rendezvény projektterv sablonját.
Ez a sablon strukturált útmutatóként szolgál az esemény teljes életciklusához, egyetlen munkaterületen összefogva az összes feladatot, ütemtervet, felelőst és eredményt.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Határozza meg a mérföldköveket, például az előadók visszaigazolását, a próbákat és a kezdési dátumokat.
- Szervezze meg a feladatokat a logisztika, a tartalomkészítés, a marketing és a technikai beállítások terén.
- Állítson be függőségeket, hogy semmi ne kezdődjön el, mielőtt az előfeltételek teljesülnek.
- Kövesse nyomon a tulajdonjogokat és a határidőket egy központi felületen
- Koordinálja a funkciók közötti együttműködést a gyártás, a marketing és az üzemeltetés között.
A ClickUp legjobb funkciói
- Használja a ClickUp SyncUps alkalmazást a előadók felkészüléséhez, próbákhoz, belső áttekintésekhez és az esemény utáni értékelésekhez. Jegyezze fel automatikusan a jegyzeteket, és alakítsa a döntéseket feladatokká anélkül, hogy eszközt kellene váltania.
- A ClickUp Dashboards segítségével egyetlen nézetben követheti nyomon a feladatok elvégzését, a közelgő határidőket, a nyomon követéseket és a munkaterhelést több eseményen keresztül.
- A tervezés korai szakaszában a ClickUp Whiteboards segít vizuálisan feltérképezni az esemény napirendjét, a szekciók menetét, a közönség útját és a vészhelyzeti terveket.
- A ClickUp Chat segítségével az eseményhez kapcsolódó beszélgetések kontextusban maradnak. Az üzenetek a feladatok, dokumentumok és ütemtervek mellett jelennek meg, így a döntések nem vesznek el a Slack-szálakban vagy e-mail-láncokban.
A ClickUp korlátai
- A funkciók átfogó készlete túlnyomó lehet egy új felhasználó számára.
ClickUp árak
ClickUp értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (több mint 10 600 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 4500 értékelés)
Mit mondanak a ClickUp-ról a valódi felhasználók?
Hallgassa meg egy ClickUp ügyfél véleményét:
A ClickUp lehetővé teszi, hogy egy programban dolgozzunk, és az előkészítés során együtt dolgozzunk az eseményen, de az esemény napján is tudjuk, hogy minden részletünk egy helyen található.
A ClickUp lehetővé teszi, hogy mindannyian egy programban dolgozzunk, és az előkészítés során együtt dolgozzunk az eseményen, de az esemény napján is tudjuk, hogy minden részletünk egy helyen található.
📚 További információ: A legjobb projektmenedzsment szoftver, amely mindent kezel, a feladatkövetéstől az érdekelt felekkel való kommunikációig
2. Zoom Events
A Zoom Events egy all-in-one virtuális rendezvényplatform. Segít Önnek magával ragadó online rendezvények szervezésében, a kis létszámú ülésektől a nagyszabású virtuális rendezvényekig, mint például a többnapos konferenciák és vállalati csúcstalálkozók.
Egyetlen virtuális rendezvénykörnyezetben egyesíti a regisztrációt, a jegyvásárlást, a hálózatépítést és a munkamenetek kezelését.
A Zoom eszközei megkönnyítik a résztvevők csatlakozását és interakcióját, a fejlett funkciók pedig támogatják az elkötelezettséget és az elemzéseket, amelyek segítenek a szervezőknek megérteni a közönség viselkedését és az eredményeket.
A Zoom Events legjobb funkciói
- Rendezvényközpontok regisztrációval, jegyvásárlással és lobbiban való hálózatépítéssel a résztvevők zökkenőmentes áramlásának biztosítása érdekében
- Többszekciós és márkás rendezvénykezelés nagy virtuális konferenciákhoz
- AI-alapú összefoglalók és automatizálási eszközök az elkötelezettség nyomon követésének és az betekintésnek a racionalizálására
A Zoom Events korlátai
- Bár a résztvevők Zoom-fiók nélkül is csatlakozhatnak a Zoom Eventshez, a szervezőnek vagy a házigazdának általában fizetős Zoom-csomagra (a Workplace-en keresztül) és Meetings licencre van szüksége, mielőtt megvásárolhatná vagy aktiválhatná a Zoom Events funkciókat.
A Zoom Events árai
- Alapszintű: Ingyenes
- Pro: 16,99 USD/hó
- Üzleti: 21,99 USD/hó
- Vállalatok: Egyedi árazás
Megjegyzés: Ez a Zoom Workplace árazása.
Zoom Events értékelések és vélemények
- G2: 4,5/5 (350+ értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 6000 értékelés)
Mit mondanak a Zoom Eventsről a valódi felhasználók?
Hallgassa meg egy G2 felhasználó véleményét:
A Zoom legnagyobb előnye, hogy más platformokkal integrálva képes leírni a találkozókat. A Fellow alkalmazást használjuk a vállalati hívások rögzítésére, és ennek beállítása során semmilyen problémánk nem volt. Tetszenek a szűrő- és beállítási lehetőségek is, más platformok ehhez nem tudnak felérni.
A Zoom legnagyobb előnye, hogy más platformokkal integrálva képes leírni a találkozókat. A Fellow-t használjuk a vállalati hívások rögzítésére, és ennek beállításával semmilyen problémánk nem volt. Tetszenek a szűrő- és beállítási lehetőségek is, más platformok ehhez képest nem is vehetők figyelembe.
🧩 A ClickUp előnye: A ClickUp integrációs ökoszisztémája összeköti az alapvető munkavégzési feladatok sorát, így a tervezés, a végrehajtás és a nyomon követés zökkenőmentesen zajlik.
Szinkronizálja a naptári eseményeket, a CRM-adatokat, a marketingautomatizálási triggereket, a fájlkönyvtárakat, a kommunikációs alkalmazásokat és az elemzési rendszereket közvetlenül a ClickUp-ba.
A ClickUp Zoom integrációjával közvetlenül a ClickUp feladatokból, dokumentumokból vagy csevegésből indíthat vagy csatlakozhat Zoom-értekezletekhez .
A találkozók linkjei, felvételei és részletei a vonatkozó munkához kapcsolódnak. Ez segít a előadók próbáinak, a belső áttekintéseknek és az esemény utáni beszámolóknak a kontextusban történő kezelésében.
Ahelyett, hogy különböző eszközökön keresgélnének linkeket vagy jegyzeteket, a csapatok a Zoom-mal kapcsolatos tevékenységeket közvetlenül az esemény feladataival és ütemtervével összekapcsolják, így csökkentve a koordinációs hiányosságokat az esemény előtt és után.
3. Goldcast
A Goldcast.io segítségével webináriumokat, több ülésből álló virtuális csúcstalálkozókat, hibrid eseményeket és folyamatos sorozatokat szervezhet. A platform a élő üléseken túlmutat, segítve a csapatokat az eseménytartalom újrafelhasználásában és a közönség elérésének kiterjesztésében.
A Goldcast olyan eszközökkel, amelyekkel rögzítheti a viselkedési szándékokat és integrálhatja azokat a technológiai rendszerébe, segít az eseményeken való részvétel mérhető hatását elérni.
A Goldcast segítségével szavazások, videós kérdések és válaszok, GIF-ek és egyéb eszközökkel ösztönözheti a résztvevők aktív részvételét.
Rendezvényszervezőként a Goldcast irányítópult segítségével betekintést nyerhet az esemény teljesítményébe. Hozzáférhet a fejlett elemzésekhez, többek között a részvételi arányok és a vállalatok megoszlásához.
A Goldcast legjobb funkciói
- A Content Lab segítségével nagy léptékben újrahasznosíthatja az esemény tartalmát: az AI segítségével a szekciókat rövid videóklipekké, blogbejegyzésekké és közösségi médiára alkalmas anyagokká alakíthatja, amelyek növelik az esemény megtérülését.
- A beépített Recording Studio segítségével kiváló minőségű felvételeket készíthet podcastokhoz, bemutatókhoz és előre rögzített előadásokhoz.
- Automatizálja a tartalomelemzést és -optimalizálást olyan AI-ügynökökkel, amelyek kiemelik a legfontosabb pillanatokat és betekintést nyújtanak.
A Goldcast korlátai
- Ha elsősorban gyakori, kis létszámú webináriumokat vagy belső megbeszéléseket szervez, a Goldcast túlzottnak tűnhet.
Goldcast árak
- Egyedi árazás
Goldcast értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (több mint 200 értékelés)
- Capterra: Nincs elég értékelés
Mit mondanak a Goldcastról a valódi felhasználók?
Hallgassa meg egy G2 felhasználó véleményét:
Nagy számú egyidejű eseményt képes befogadni. Az események időzítése egyszerűsíti a produkciós költségek időzítését.
Nagy számú egyidejű eseményt képes befogadni. Az események időzítése egyszerűsíti a produkciós költségek időzítését.
📚 További információ: A legjobb projektmenedzsment szoftver rendezvényekhez
4. Livestorm
A Livestorm egy böngészőalapú virtuális rendezvényplatform, amelyet webináriumok, online találkozók és nagyszabású virtuális rendezvények zökkenőmentes lebonyolítására terveztek. A résztvevőknek és a rendezvény szervezőinek nincs szükségük további letöltésekre vagy bonyolult beállításokra.
Rugalmas interaktív eszközöket, áttekinthető elemzéseket és robusztus integrációkat kínál, amelyek segítségével a csapatok kifinomult eseményeket szervezhetnek és hasznosítható információkat gyűjthetnek.
A Livestorm interaktív funkciókat ötvöz erős marketing és CRM kapcsolatokkal, így alkalmas ismétlődő webináriumok, termékbemutatók és ügyfélképzési programok lebonyolítására.
Mesterséges intelligenciája és élő közvetítési képességei támogatják a hatékony tartalomkészítést és -terjesztést, segítve a csapatokat az egyes események értékének növelésében.
A Livestorm legjobb funkciói
- Szerezzen automatizált összefoglalókat, átiratokat és tartalmi ajánlásokat a Livestorm AI segítségével.
- Bővítse hatókörét a beépített restreaming funkcióval, amely lehetővé teszi a szervezőknek, hogy élő közvetítéseket sugározzanak egyszerre több helyszínre, és így szélesebb közönséget érjenek el.
- Adjon hozzá egyedi márkajelzést (színek, logó és háttérkép) minden rendezvényteremhez.
A Livestorm korlátai
- A magasabb szintű csomagokban fejlett testreszabási és márkaépítési lehetőségek állnak rendelkezésre.
A Livestorm árai
- Pro: 105 €/hó (éves számlázás)
- Üzleti: Egyedi árazás
- Vállalatok: Egyedi árazás
Livestorm értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (több mint 1500 értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (több mint 400 értékelés)
Mit mondanak a Livestormról a valódi felhasználók?
Hallgassa meg egy G2 felhasználó véleményét:
Az online értekezletek, webináriumok és virtuális események lebonyolításához a Livestormot használom, mert ez a platformunk a legalkalmasabb élő prezentációk és interaktív képzések lebonyolítására. Tetszik, hogy a legjobb virtuális eseményplatformok egyensúlyt teremtenek az egyszerűség és a megfelelő funkcionalitás között. A Livestorm kezdeti beállítása nagyon zökkenőmentes és egyszerű volt. Ezenkívül a Livestorm más eszközökkel együtt történő használata és az integrációk segítik a munkafolyamatok racionalizálását.
Az online találkozók, webináriumok és virtuális események lebonyolításához a Livestormot használom, mert ez a mi elsődleges platformunk az élő prezentációk és interaktív képzések számára. Tetszik, hogy a legjobb virtuális eseményplatformok egyensúlyt teremtenek az egyszerűség és a megfelelő szintű funkcionalitás között. A Livestorm kezdeti beállítása nagyon zökkenőmentes és egyszerű volt. Ezenkívül a Livestorm más eszközökkel együtt történő használata és az integrációk segítik a munkafolyamatunk racionalizálását.
5. Airmeet
Az Airmeet egy virtuális rendezvényplatform, amelyet olyan csapatok számára terveztek, akik interaktív webináriumokat, konferenciákat és hibrid rendezvényeket szerveznek, amelyek elkötelezettséget és operatív irányítást igényelnek.
Segít a szervezőknek megérteni, mi működik az AirIntel segítségével, amely feltárja az elkötelezettségi trendeket, a résztvevők viselkedését és a teljesítménymutatókat. Ezek az adatok alapul szolgálnak a jövőbeli tervezéshez és a nyomon követéshez.
Az élő közvetítéseket az AirStudio segítségével készítik, amely egy professzionális felület, amely lehetővé teszi a házigazdák számára a layout, a média és a streaming elemek pontos vezérlését.
A háttérben az AirControl központosítja az esemény konfigurálását, a hozzáférés kezelését, az ütemezést és a valós idejű moderálást.
Az Airmeet legjobb funkciói
- Növelje az inkluzivitást a beépített akadálymentesítési támogatás segítségével, amely biztosítja, hogy a feliratok, a billentyűzetes navigáció és a segítő funkciók mindenki számára elérhetők legyenek.
- Egyszerűsítse az esemény lebonyolítását az AX360 segítségével, az Airmeet egységes élményplatformjával, amely a tervezést, a végrehajtást és az elemzést egy helyen egyesíti.
- Teljesen márkás virtuális környezetek biztosítása fehér címkézéssel
Az Airmeet korlátai
- Az Airmeet bevezetési folyamata új felhasználók számára bonyolult lehet, különösen azoknak a előadóknak vagy résztvevőknek, akik kevésbé értenek a technikai részletekhez.
Airmeet árak
- Prémium webináriumok: 199 USD/hó áron
- Események: Egyedi árazás
- Kezelett események: Egyedi árazás
Airmeet értékelések és vélemények
- G2: 4,6/5 (700+ értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (több mint 150 értékelés)
Mit mondanak az Airmeetről a valódi felhasználók?
Hallgassa meg egy G2 felhasználó véleményét:
A legjobban a hálózati funkció tetszik – az, hogy virtuális asztalok között lehet mozogni és valós idejű videocsevegéseket lehet folytatni, egyedülálló, konferencia-szerű élményt nyújt. Ez a funkció jobban visszaadja a személyes élményt, mint a legtöbb más platform.
A legjobban a hálózati funkció tetszik – az, hogy virtuális asztalok között lehet mozogni és valós idejű videocsevegéseket lehet folytatni, egyedülálló, konferencia-szerű élményt nyújt. Ez a funkció jobban visszaadja a személyes élményt, mint a legtöbb más platform.
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni a virtuális rendezvényplatform kiválasztásakor
Íme néhány gyakori buktató, amelyre érdemes figyelni:
❌ 1. Túlértékelni azokat a funkciókat, amelyeket valójában nem fog használni
Sok platform lenyűgözőnek tűnik a bemutatókon, mert minden lehetséges funkcióját bemutatják. A gyakorlatban azonban csak egy kis részét használja, amely közvetlenül támogatja az esemény céljait.
Ha egy platformot azért vásárolunk, mert mindent tud, az gyakran bonyolultsághoz, alacsony elfogadottsághoz és zavarhoz vezet az élő események során. Azok a funkciók, amelyek nem felelnek meg az 1. lépésben meghatározott sikermutatóknak, nem befolyásolhatják a döntést.
❌ 2. Az esemény utáni munkafolyamatok figyelmen kívül hagyása
A csapatok gyakran túlságosan a élő élményre koncentrálnak, és elfelejtik, hogy a virtuális események valódi értéke gyakran a rendezvényen túlmutat.
Ha egy platform nehezíti az elkötelezettségi adatokhoz való hozzáférést, a résztvevők szegmentálását, a nyomon követés elindítását vagy a felvételek újrafelhasználását, akkor korlátozza a befektetés megtérülését.
❌ 3. Az integrációs hiányosságok alábecsülése
Egyes platformok integrációt ígérnek, de nagymértékben támaszkodnak a manuális exportra vagy a részleges adatszinkronizálásra.
Ezek a hiányosságok lassítják a nyomon követést, torzítják a jelentéseket, és plusz munkát jelentenek a marketing-, értékesítési vagy HR-csapatok számára. Idővel ez a fragmentáltság csökkenti az eseményadatokba vetett bizalmat és gyengíti a döntéshozatalt.
❌ A mobil élmény figyelmen kívül hagyása
A résztvevők jelentős része mobil eszközökről csatlakozik a virtuális eseményekhez. Ha a platform mobil élménye nehézkes vagy nehezen navigálható, az elkötelezettség gyorsan csökken.
📚 További információ: A tervezési gondolkodási folyamat példákkal és lépésekkel
🧠 Érdekesség: A Világgazdasági Fórum éves találkozója az egyik legdrágább esemény a világon, a standard belépőjegyek ára körülbelül 40 000 dollár/fő. Ez az esemény vonzza a világ vezetőit, milliárdosait és legfelső vezetői, így az egyik legexkluzívabb üzleti találkozóvá teszi.
Bónusz tippek az eszköz kiválasztásához
Tapasztalataink alapján íme néhány hasznos tipp, amelyet felhasználhat:
1. Tesztelje a résztvevők útját az elejétől a végéig
A résztvevők zökkenőmentes élménye döntő jelentőségű lehet az esemény sikere szempontjából. Íme, mit érdemes ellenőrizni:
- Regisztráció > Visszaigazolás > Eseményhez való hozzáférés (Tesztelje ezt a folyamatot asztali számítógépen és mobilon egyaránt)
- Ellenőrizze, hogy vannak-e olyan problémás pontok, mint a bejelentkezési követelmények, az alkalmazások letöltése és a zavaros navigáció.
- Értékelje a belépés sebességét, miután rákattintott a „Csatlakozás az eseményhez” gombra.
- Csatlakozzon a különböző böngészőtípusokhoz
Ne feledje, ha az út több mint 2–3 kattintást igényel, a lemorzsolódás jelentősen megnő.
📊 Stratégiai betekintés: A virtuális standok megváltoztatják a vásárlók véleményét a beszállítókról.
A fizikai rendezvényeken a standok látogatását a helyszín, a forgalom és a társadalmi dinamika határozza meg. A virtuális rendezvényeken a standok látogatását a szándék határozza meg.
A résztvevők akkor kattintanak a standokra, ha valami kapcsolódik az imént megtekintett előadáshoz, a kutatott problémához vagy a tovább követni kívánt témához. Ez kevesebb virtuális stand interakciót eredményez, de azok jelentősen minősítettebbek lesznek.
2. Végezzen stressztesztet, hogy ellenőrizze a streaming minőségét az eszközökön
Végezzen stressztesztet a saját csapatával. Ellenőrizze a streaming teljesítményét csúcsidőszakokban, alacsony sávszélességű helyzetekben, mobil hotspotokon, böngészőváltások esetén stb. Gondosan értékelje:
- Van hangkésleltetés?
- Milyen gyorsan stabilizálódik a videó?
- Vannak-e tartalékmechanizmusok a gyenge internetkapcsolatok esetére?
💡 Profi tipp: Kérje el a platform CDN-elosztási térképét. Ha nem használnak globális CDN-csomópontokat, a nemzetközi résztvevők buffering problémákkal szembesülhetnek.
3. Értékelje a valódi integráció mélységét
A választott platform 50 integrációt sorolhat fel, amelyek 80%-a egyirányú. Például ellenőriznie kell:
- A CRM-adatok kétirányú szinkronizálása működik?
- Milyen utólagos elemzési mezőket vihet be az adatbázisába?
- Támogatja-e a platform a valós idejű szinkronizálást?
- A kapcsolattartási adatokhoz kapcsolódnak az elkötelezettségi mutatók?
📚 További információ: A legjobb AI marketingeszközök az erőfeszítéseinek hatékonyságának növeléséhez
Ellenőrzőlista: A platform értékelésének szabályai és tilosai
| ✅ Tegye ezt | ❌ Ne tegye ezt |
| Határozza meg egyértelműen az esemény céljait, mielőtt kiválasztja az eszközöket | Indítsa el a bemutatókat anélkül, hogy tudná, mi a siker |
| Válassza ki az esemény típusához (webinárium, konferencia, hibrid) leginkább megfelelő virtuális platformot. | Tegyük fel, hogy egy platform minden rendezvényformátumhoz egyformán jól működik. |
| Helyezze előtérbe a céljaihoz kapcsolódó interaktív funkciókat | Ne válasszon olyan eszközöket, amelyek csillogó funkciói nem kerülnek felhasználásra. |
| Végezzen el egy valósághű kísérleti projektet valódi előadókkal és munkafolyamatokkal. | Csak a kifinomult értékesítési bemutatókra támaszkodjon |
| Tesztelje a résztvevők csatlakozási folyamatát és a moderátor vezérlőelemeit | Ne vegye figyelembe az esemény szervezőinek élő nyomás alatt szerzett tapasztalatait |
| Értékelje az elemzéseket a részvételi számokon túl | Tekintse a regisztrációt és a részvételt elegendő mérőszámnak |
| A próbaidőszak alatt ellenőrizze a CRM és a marketing integrációkat | Tegyük fel, hogy az „integrál” szó zökkenőmentes adatáramlást jelent. |
| Értékelje a skálázhatóságot a jövőbeli események szempontjából, ne csak a maiakét. | Csak a jelenlegi közönség méretére optimalizáljon |
| Vegye figyelembe a működési erőfeszítéseket és a rejtett költségeket | Hasonlítsa össze a platformokat kizárólag az ár alapján |
| Tervezze meg az esemény utáni munkafolyamatokat és a követő lépéseket | Kezelje az eseményeket egyszeri végrehajtásokként |
📚 További információ: A legjobb projektütemező szoftver
Rendezzen nagy hatású virtuális eseményeket a ClickUp segítségével
A virtuális rendezvényplatformok kiválasztásának titka végső soron egy dologban rejlik: olyan eszközt kell találni, amely megkönnyíti a csapat munkáját.
Szüksége van egy olyan platformra, amely támogatja az esemény előtti, alatti és utáni összes munkát.
A ClickUp ezt a legjobban tudja.
Míg a virtuális rendezvény szoftver a élő élményt kezeli, a ClickUp a tervezést, koordinációt, automatizálást és mérést egy helyen egyesíti.
Az AI, az automatizálás és az ügynökök egyetlen munkaterületbe integrálásával a ClickUp bármilyen méretű virtuális esemény operatív gerincévé válik. Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra.
GYIK
A virtuális rendezvényplatformok elengedhetetlen funkciói: megbízható élő közvetítés, beépített közönség-bevonási funkciók, például csevegés, szavazások és kérdések-válaszok, rugalmas regisztráció és hozzáférés-vezérlés, a munkamenetek rögzítése on-demand megtekintéssel, valamint fejlett elemzési funkciók.
A virtuális rendezvényplatformok integrálhatók marketing- és CRM-eszközökkel. Ez natív integrációk, API-k vagy webhookok segítségével történik. Ezek az integrációk lehetővé teszik a regisztrációs, részvételi és elkötelezettségi adatok automatikus szinkronizálását. Ez azért fontos, mert így könnyebb szegmentálni a résztvevőket, kezdeményezni a nyomon követést és nyomon követni az eredményeket manuális exportálás nélkül.
Néhány fontos mutató, amelyet érdemes nyomon követni: az elkötelezettség szintje, a munkamenetek megtartása, a követő intézkedések, például bemutatókérés vagy tartalomletöltés, valamint az on-demand megtekintések. Számolhatja ki az elkötelezett résztvevőkre jutó költséget is, és értékelheti, hogy az eseményről nyert betekintés hogyan javítja a jövőbeli formátumokat, üzeneteket és az általános teljesítményt.
A webinárium platformok egyszerűbb, egy ülésből álló hálózati eseményekre lettek tervezve. Alapvető interakcióval sugározzák a tartalmat. A virtuális konferencia platformok több ülést, összetett napirendet, előadók kezelését és gazdagabb interakciót támogatnak a különböző témák között. Ha az esemény párhuzamos üléseket tartalmaz vagy több napra terjed ki, akkor általában a konferencia platform a megfelelőbb választás.
A ClickUp segít a csapatoknak a virtuális eseményhez kapcsolódó minden feladat kezelésében. Míg az eseményplatform a házigazdai feladatokkal és a résztvevők bevonásával foglalkozik, a ClickUp egy munkaterületen támogatja a tervezési ütemtervek, az előadók koordinálását, a jóváhagyásokat, az együttműködést és az esemény utáni nyomon követést, így az esemény lebonyolítása következetesebb és könnyebben méretezhető.