A ClickUp központjában mindent dokumentálunk. Bevezetési folyamatunkat, tartalom-felülvizsgálati munkafolyamatunkat, sőt még azt a különös névadási rendszert is, amelyet valaki három évvel ezelőtt talált ki.
Természetesen, ha visszatekintünk néhány évvel ezelőttre, rengeteg időt vesztegettünk a dokumentációs munkára. A formázás örökké tartott, az emberek mindenhol különböző verziókat mentettek, és a folyamatok elakadtak, amint valaki kilépett a csapatból.
Felfedeztük a hiányosságot, de csak hónapokkal később kezdtünk el aggódni. Szerencsére a mentési kísérletünk sikeres volt: létrehoztuk a ClickUp Docs-ot! 🤩
Ezután megjelent a ClickUp Brain, amely egyetlen parancsra megfogalmazta az összes szabványos működési eljárásunkat (SOP).
Ebben a blogbejegyzésben bemutatjuk, hogyan használja a ClickUp az AI Docs-ot az SOP-k létrehozásának egyszerűsítésére, és hogyan alakítja át a korábban unalmas, manuális folyamatot gyors, intelligens és (merjük mondani?) elégedettséget keltővé. 📝
Mi az AI Docs a ClickUp-ban?
A ClickUp AI Docs intelligens dokumentumok, amelyeket a ClickUp Brain támogat, és amelyek célja, hogy segítsék a csapatokat a tartalom hatékony létrehozásában, kezelésében és közös szerkesztésében.
Az AI-t használják az információk megfogalmazására, összefoglalására és rendszerezésére, így könnyebbé téve az SOP-k, wikik és projektdokumentációk létrehozását közvetlenül a munkaterületen belül.
Mivel a ClickUp a világ első konvergált AI munkaterülete, az SOP-k a dokumentált feladatok, projektek és munkafolyamatok mellett találhatók, nem pedig külön eszközökben, amelyek kontextusváltást igényelnek.
Ezzel megszűnik a munka szétszóródása, mivel a dokumentáció a tényleges munkához kapcsolódik, így amikor a folyamatok megváltoznak, az SOP-k kontextusban frissíthetők, ahelyett, hogy elavult fájlokká válnának, amelyek karbantartását senki sem emlékszik.
🎥 Az AI megkönnyíti a dokumentumok írását – a felhasználói útmutatóktól és SOP-októl a jogi szerződésekig és termékleírásokig. Ebben a videóban valós példák és bevált útmutatások segítségével bemutatjuk, hogyan lehet az AI-t használni dokumentáció írásához.
Miért fontosak az SOP-k a csapatok számára?
Az SOP-kat csapatunk stratégiai tervének tekintjük. Segítenek abban, hogy mindannyian ugyanazon az oldalon álljunk, és minden alkalommal a megfelelő módon végezzük el a munkát.
Íme, miért érdemes megtenni ezt a fáradtságot. 👀
✅ Biztosítsa a folyamatok közötti konzisztenciát
Amikor SOP-kat írunk a legfontosabb feladatokhoz, megbízható szabványt hozunk létre, amely biztosítja a magas minőséget.
Minden ügyfelünk ugyanolyan kiváló szolgáltatást kap tőlünk, függetlenül attól, hogy a legújabb csapattagunkkal vagy egy évek óta nálunk dolgozó munkatársunkkal dolgoznak együtt. Az egyértelmű útmutatások csökkentik a hibák számát, felgyorsítják a beilleszkedést, és azt jelentik, hogy senki sem pazarolja az idejét azzal, hogy azt kérdezze: „Várjunk csak, hogyan is kell ezt csinálni?”
🔍 Tudta? George Miller kognitív pszichológus szerint az átlagos ember rövid távú memóriájában körülbelül 7 (plusz-mínusz 2) „információcsomagot” tud tárolni. Az SOP-tervezés során ez azt jelenti, hogy egyetlen lépést sem szabad túlterhelni túl sok alépéssel vagy adatponttal.
✅ Csökkentse a tudásbeli hiányosságokat
Mi történik, ha egyik kulcsfontosságú munkatársunk szabadságra megy vagy új pozícióba kerül? SOP-k nélkül a tacit tudásuk velük együtt távozik.
Az SOP-k lehetővé teszik a legtapasztaltabb csapattagjaink számára, hogy dokumentálják a gyorsítótárakat, kivételeket és múltbeli hibákat, így biztosítva, hogy tudásuk mindannyiunk javát szolgálja.
✅ Növelje a hatékonyságot és a szabályoknak való megfelelést
Az SOP-k hetente órákat takarítanak meg nekünk, megakadályozva, hogy már kitalált megoldásokat újra kitaláljunk. Hivatkozhatunk korábbi SOP-példákra, és energiánkat új kihívásokra összpontosíthatjuk, ahelyett, hogy újra elvégeznénk az alapokat.
A szabályoknak való megfelelés számunkra is könnyebbé válik. Az ellenőrzések során egyértelmű eljárásokra hivatkozhatunk, amelyek pontosan bemutatják, hogyan kezeljük az érzékeny adatokat és hogyan biztosítjuk a minőséget, csökkentve ezzel a kockázatokat és megerősítve bennünk a bizalmat, hogy helyesen járunk el.
📮 ClickUp Insight: A felmérésünkben résztvevők 44%-a 1-5 lapot használ böngészés közben, de 8% „káosz módban” él, 31 vagy több lapot használva.
Bár nem mindig szándékos, de a legjobbakkal is megesik: egy Miro tábla a brainstorminghoz, egy Google Doc az SOP-hoz, egy projektmenedzsment fül, majd a ChatGPT az extra támogatáshoz. 👀
De minden alkalmazás vagy ablak közötti váltás növeli a váltási terhet, azaz egy rejtett mentális terhet, amely csökkenti a mentális kapacitását és szétszórtnak érezheti magát.
A ClickUp segítségével összeszközét egy helyen összpontosíthatja: gondoljon csak a táblákra, dokumentumokra, feladatokra, webes keresésre, AI modellekre, mint például a ChatGPT, Gemini és Claude, és még sok másra egy konvergált AI munkaterületen belül. Ideje véget vetni a kontextusváltásnak és végleg bezárni azokat a felesleges lapokat!
A ClickUp AI Docs legfontosabb funkciói az SOP-khoz
Ezek a legfontosabb AI funkciók, amelyeket kap. 👇
AI-támogatott SOP-sablonok és tartalom megfogalmazása
Korábban túl sok időt töltöttünk az SOP-k nulláról történő kidolgozásával.
A ClickUp Brain megváltoztatta ezt számunkra. Most megnyitunk egy dokumentumot, beírjuk a „/” (perjel) karaktert, leírjuk, mire van szükségünk, és megkapjuk a működőképes tervezetet.
Így működik ez: dokumentálnunk kellett az új szerkesztői felülvizsgálati folyamatunkat. Megkértük a ClickUp Brain-t, hogy hozzon létre egy kezdeti struktúrát, például szakaszokat a benyújtási követelmények, a felülvizsgálati kritériumok, a jóváhagyási szakaszok és a visszajelzési protokollok számára.
Körülbelül 20 perc alatt testreszabtuk a csapatunk munkafolyamatához (ami egyébként több mint két órát vett volna igénybe 😮💨).
📌 Példa: Készítsen SOP-t a szerkesztői felülvizsgálati folyamatunkhoz, beleértve a benyújtási irányelveket, a felülvizsgálati kritériumokat, a jóváhagyási szakaszokat és a visszajelzési eljárásokat. Formázza címsorokkal, számozott lépésekkel és helyet hagyva a képernyőképek számára.
Valós idejű csapatmunka megjegyzésekkel és szerkesztésekkel
Az SOP-kon valós időben dolgozunk együtt, ami azt jelenti, hogy nincsenek dokumentumverzió-kezelési problémák.
Tartalomcsapatunk, tervezőink és projektmenedzsereink mindannyian egyszerre szerkesztik ugyanazt a dokumentumot a ClickUp Collaboration Detection funkciójával. Így ha valaki problémát észlel a tervezési átadási folyamatban, amit frissíteni kell, akkor azt megoldja, míg a többiek tovább finomítják a saját szakaszaikat.
A ClickUp Brain segít nekünk a hosszú viták értelmezésében is. Amikor a megjegyzésekben vitatjuk meg a folyamatok javítását, az gyakran több tucat oda-vissza üzenetváltáshoz vezet. Az AI dokumentációs eszköz átolvassa az egész szálat, és összefoglalja a legfontosabb döntéseket és teendőket.
Ezenkívül, ha valaki a ClickUp Assigned Commentben azt javasolja, hogy „hozzá kellene adni egy hibajelentési sablont”, a platform automatikusan feladatként konvertálja azt, és kijelöl egy felelőst.
Nemrég több csapattag bevonásával felülvizsgáltuk ügyfeleink bevonására vonatkozó SOP-unkat. Mindenki megjegyzéseket fűzött a javasolt fejlesztésekhez, és a ClickUp Brain kivonta azokat a pontokat, amelyekben mindannyian egyetértettünk.
Emellett külön ClickUp feladatok is létrejöttek azokhoz az elemekhez, amelyek további munkát igényeltek, például e-mail sablonok készítése és az automatizálás konfigurálása.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp Chat funkciót, hogy az e-mailre vagy a Slackre váltás nélkül, közvetlenül a dokumentum mellett vitathassa meg az SOP-tervezeteket. Jelölje meg a témában jártas szakértőket, hogy áttekintsék az egyes szakaszokat, tegyenek fel pontosító kérdéseket a folyamat lépéseiről, és kapjon azonnali visszajelzést.
A csevegés szálakba rendezett beszélgetéseket tartalmaz, amelyek kapcsolódnak az SOP-hoz, így soha nem veszíti el a kontextust arról, hogy miért dokumentáltak bizonyos eljárásokat egy adott módon.
Verziókezelés a változások nyomon követéséhez
Kísérletezünk a folyamatainkkal, és néha ezek a kísérletek nem járnak sikerrel.
A ClickUp Docs automatikusan elment minden verziót, így láthatjuk, ki végzett módosításokat, összehasonlíthatjuk a verziókat egymás mellett, és szükség esetén visszaállíthatjuk a korábbi változatokat.
Például a marketingcsapat szerkesztette a tartalom közzétételére vonatkozó SOP-ját, hogy egy további ellenőrzési pontot vegyenek fel. Néhány hét múlva észrevették, hogy a közzététel időszaka jelentősen meghosszabbodott. Megnyitották a verziótörténetet, összehasonlították a jelenlegi folyamatot az előzővel, és azonosították, hol jelentkezett a szűk keresztmetszet.
Innen könnyű volt visszaállítani a csapatunk tempójához jobban illeszkedő, egyszerűsített verziót.
A verziótörténet a képzési tevékenységeket is támogatja.
Az új csapattagok áttekintik a projektindító SOP fejlődését, hogy megértsék, hogyan finomult a folyamat az idő múlásával. Látják, mely lépéseket adták hozzá konkrét problémák megoldására, és melyeket szüntettek meg, mert nem jelentettek hozzáadott értéket.
🔍 Tudta? Agyunk jobban megjegyzi a dolgokat, ha aktívan előállítjuk őket (írás, beszéd), mint ha csak olvasunk. Az SOP-k megfogalmazásakor vagy szerkesztésekor kérje meg csapatát, hogy „mondják el hangosan a lépéseket” vagy „vezessék végig a folyamaton”, ez segít megőrizni őket a memóriában.
Integráció feladatokkal, ellenőrzőlistákkal és munkafolyamatokkal
SOP-jainkat a tényleges munka elősegítésére hoztuk létre, nem pedig azért, hogy valahol egy mappában porosodjanak.
Például az ügyfélsiker-csapat hivatkozik az ügyfél-eskalációs SOP-ra, és a beágyazott ellenőrzőlistákat követi a problémák megoldása során. Minden ellenőrzőlista-elem alfeladatokat generálhat feladatokkal és határidőkkel.
A ClickUp Brain egyszerűsíti ezt a kapcsolatot. Amikor a csapat részletes SOP-t ír a negyedéves üzleti áttekintésekhez, kiemelik az egyes szakaszokat, és az AI-t arra kérik, hogy az adott tartalom alapján hozzon létre feladatokat. Az AI projektmenedzser a munkaterület mintái alapján feladatlistát állít össze a javasolt felelősökkel.
Az SOP, az ellenőrzőlista és a munkafolyamat összekapcsolva maradnak, így az egyik frissítése a többi frissítését is jelzi.
👀 Tudta-e: A Forrester Research szerint három év alatt a ClickUp-ot használó szervezetek becslések szerint 384%-os befektetési megtérülést (ROI) értek el . Ezek a szervezetek körülbelül 3,9 millió dollár többletbevételt generáltak a ClickUp által lehetővé tett vagy javított projektek révén .
Lehetőség a meglévő folyamatokból automatikusan SOP-k létrehozására
Több száz projektet hajtottunk végre, és számos hatékony folyamatunk organikusan, a feladatokhoz fűzött megjegyzések és megbeszélések során alakult ki.
A ClickUp Brain elemzi a meglévő munkákat, és a már követett minták alapján hoz létre SOP-kat. Megkérhetjük, hogy vizsgálja meg a befejezett weboldal-indításokat, és hozzon létre egy SOP-sablont azok alapján, amelyek következetesen eredményeket hoznak.
Tavaly a ClickUp Brain ismereteit használtuk fel márkánk irányelveinek kidolgozásához. Tervezőcsapatunk gyakran válaszolt ismétlődő kérdésekre a márkaeszközök használatával kapcsolatban. Megbíztuk a ClickUp Brain-t, hogy elemezze a kapcsolódó megjegyzéseket és feladatokat hat hónapra visszamenőleg, majd készítsen egy SOP-t. Ez egy átfogó dokumentumot eredményezett, amely tükrözi tényleges gyakorlatunkat. Rövid idő alatt finomítottuk, majd közzétettük a csapat számára.
Az AI integrációt arra is felhasználjuk, hogy a folyamatok dokumentációját a valósághoz igazítsuk.
Amikor észrevettük, hogy ügyfeleink bevonási gyakorlata túllépte az SOP-ban leírtakat, megkértük a ClickUp Brain-t, hogy elemezze legutóbbi bevonási projektjeinket, és javasoljon frissítéseket.
Az AI eszköz három lépést azonosított, amelyeket beépítettünk a munkafolyamatunkba, és két lépést, amelyeket fokozatosan megszüntettünk, és amelyeket szerkesztettünk, hogy a tudás naprakész maradjon.
💡 Barátságos tipp: Szervezzen ClickUp SyncUps rendezvényeket, amikor új csapattagokat képez az SOP-król, vagy a csapattal áttekintik a folyamatok frissítéseit.
Ezután használja a ClickUp Brain szolgáltatást az értekezlet automatikus leírásához, a megvitatott legfontosabb eljárási pontok kivonásához, valamint a kérdések vagy szélsőséges esetek SOP-dokumentációhoz való hozzáadásához. Így a szóban megosztott törzsi tudás is bekerül a hivatalos eljárásokba.
📖 Olvassa el még: A legjobb SOP szoftverek a folyamatok szabványosításához
Hogyan használják a csapatok az AI Docs-ot az SOP-k létrehozásához?
Ebben a részben eláruljuk a titkot. Így használjuk az AI-t a dokumentációhoz belsőleg. 📝
Új SOP-k gyors megfogalmazása
Számos dokumentumsablont mentettünk el különböző típusú SOP-khoz. Amikor új folyamatot kell dokumentálnunk, kiválasztjuk a megfelelő sablont, és megkérjük a ClickUp Brain-t, hogy testreszabja azt.
Amikor legutóbb egy fontos funkciót vezettünk be, elővettük a funkcióbevezetési sablonunkat, és az AI-vel a szükségleteinknek megfelelően módosítottuk a szakaszokat. Ezáltal megőriztük a struktúránkat, de kitöltöttük az adott bevezetés részleteit.
A folyamatot szemléletesebbé tévő képernyőképeket, táblázatokat, videókat és egyéb vizuális segédanyagokat is mellékelünk.
A tervezési felülvizsgálati SOP-unk tartalmazza a visszajelzési eszközünk tényleges képernyőképeit és egy táblázatot, amely bemutatja, hogy az egyes felülvizsgálati szakaszok mennyi időt vesznek igénybe. A ClickUp Brain segít nekünk kitalálni, hogy ezeket a vizuális elemeket hova kell elhelyezni, hogy az emberek ténylegesen követni tudják őket.
🔍 Tudta? A memóriaelméletben az „interferencia” azt jelenti, hogy az új emlékek ronthatják a régebbi emlékek felidézését (retroaktív), vagy a korábbi információk blokkolhatják az új emlékeket (proaktív). A dokumentumokban: kerülje el, hogy a frissítéseket vagy változtatásokat sűrű szövegbe ássák el. Tegye őket jól láthatóvá, hogy ne „elvegyüljenek” a memória zsúfoltságában.
Meglévő SOP-k frissítése
A folyamatok változnak, és az SOP-knak is lépést kell tartaniuk velük. Ha valamit frissíteni kell, kijelöljük azt a részt, és megkérjük a ClickUp Brain-t, hogy írja át.
Néha rájövünk, hogy túl technikaiak voltunk, ezért egyszerűsítjük a nyelvet. Máskor egy folyamat megváltozott, és egy egész szakaszt át kell írni, hogy az megfeleljen annak, amit jelenleg csinálunk.
📌 Példa: Írja át ezt a lépést egyszerű, érthető nyelven, hogy a csapat minden tagja megértse.
💡 Profi tipp: Rögzítsen ClickUp Clips videókat, amikor a csapat tagjai olyan összetett eljárásokat hajtanak végre, amelyeket nehéz szöveggel leírni. A hanggal kísért képernyőfelvételek pontosan megmutatják, hogyan kell navigálni a szoftverben, hogyan kell megoldani a gyakori problémákat, vagy hogyan kell végrehajtani a több lépésből álló folyamatokat.
Ezután ágyazza be ezeket a videoklipeket közvetlenül az SOP-dokumentumokba, hogy az eljárások írásbeli lépéseket és vizuális bemutatókat egyaránt tartalmazzanak.
Megosztás és engedélyek
Azok bevonása, akik ténylegesen elvégzik a munkát, jelentősen javítja az SOP-jainkat.
A ClickUp Docs lehetővé teszi, hogy részletes jogosultságokat állítsunk be arra vonatkozóan, hogy ki láthatja, kommentálhatja vagy szerkesztheti az egyes dokumentumokat vagy oldalakat. A dokumentumokat megoszthatjuk az egész munkaterületünkkel (a vendégek kivételével), beleértve meghatározott személyeket vagy csapatokat, vagy akár külső felhasználókat is meghívhatunk e-mailben.
Ugyanakkor a ClickUp jogosultságai hierarchikusak: a dokumentumszintű jogosultságok felülírják a tágabb munkaterületi beállításokat, és az elemekre vonatkozó jogosultságok (például egy adott oldalon) elsőbbséget élveznek az általános jogosultságokkal szemben.
Központosított dokumentáció
A ClickUp Docs Hub-ban élünk, mert itt található minden SOP, projektjegyzet és ötlet. Itt egy helyen láthatjuk mindazt, amit létrehoztunk vagy amin együtt dolgoztunk, anélkül, hogy a Spaces-ben vagy a feladatok között kellene kutatnunk.
Szűrhetünk a velünk megosztott, az általunk írt, vagy akár egy adott projekthez címkézett dokumentumok alapján.
Amit a legjobban szeretünk, az az, hogy milyen könnyű összekapcsolni a pontokat. A vállalati irányelvek és eljárások vázlatai a Hubon belül kifinomult referenciákká válnak, mindegyik címkével ellátva, linkekkel ellátva és használatra készen. Össze tudjuk csoportosítani a kapcsolódó dokumentumokat, rögzíteni a legfontosabbakat, és másodpercek alatt átkutatni az összeset.
Ez lett a kollektív memóriánk, amely minden tudásunkat elérhetővé és naprakésszé teszi, függetlenül attól, hogy milyen gyorsan változnak a dolgok.
Lépésről lépésre: SOP létrehozása a ClickUp AI Docs segítségével
És most, így írjuk meg az eljárásokat a ClickUp Brain segítségével a Docs-ban. 🧑💻
1. lépés: Nyisson meg egy új dokumentumot
A Docs Hub-ba vagy az adott Space, Folder vagy List-be navigálunk, ahol az SOP-t el szeretnénk helyezni.
Kattintunk a + Doc gombra, és egyértelmű, leíró címet adunk az SOP-nak. Valami olyan, mint Ügyfél-bevonási folyamat SOP vagy Tartalom-jóváhagyási munkafolyamat jól működik. Az egyértelmű címek azt jelentik, hogy az emberek találják meg, amire szükségük van, anélkül, hogy találgatniuk kellene.
Ezután beállítjuk a jogosultságokat. Kiválasztjuk, hogy a dokumentum nyilvános legyen-e, hogy az egész csapat láthassa, vagy magánjellegű, amíg még kidolgozás alatt áll.
Az érzékeny folyamatok, például a pénzügyi eljárások vagy a HR-politikák esetében szigorúan kezeljük a jogosultságokat. Ezeket később, az SOP fejlődésével bármikor módosíthatjuk.
👀 ClickUp Hack: Gyakran jelöljük a dokumentumot Wiki ként, ha az a csapatunk folyamatainak hiteles forrásaként fog szolgálni. Ez megkönnyíti a későbbi keresést és hivatkozást.
Műveleti stratégiai wikinkben az egész vállalatra kiterjedő SOP-jaink így vannak rendszerezve, és az új csapat tagok szerint ez nagy segítséget jelent a beilleszkedés során.
2. lépés: Válasszon sablont, vagy kérje meg az AI-t, hogy készítsen SOP-tervezetet
Kétféle módszer létezik, és mindkettő remekül működik, attól függően, hogy mire van szüksége:
- Használjon egy ClickUp-folyamatot vagy SOP-sablont, hogy azonnal strukturált vázlatot kapjon.
- Kérje meg a ClickUp Brain-t, hogy hozzon létre valami egyedi megoldást
Kattintson az Ask AI gombra, vagy írja be a /write parancsot a dokumentumba, majd adjon meg egy utasítást, például Draft an SOP for onboarding new employees (SOP-tervezet új alkalmazottak beillesztéséhez) vagy Create a procedure for quarterly performance reviews (Eljárás létrehozása negyedéves teljesítményértékeléshez).
A ClickUp Brain az Ön kérésének megfelelően készít vázlatot.
Miután elkészült az első vázlat, nézze át és finomítsa. Kérje meg az AI-t, hogy bővítse a gyengének tűnő szakaszokat, egyszerűsítse a túl bonyolult nyelvet, vagy adjon hozzá pontokat azokra a helyekre, ahol a dolgok tisztázásra szorulnak.
Például, amikor megfogalmaztuk a beszállítói bevezetési SOP-t, az AI jó szerkezetet adott nekünk. Azonban kértük, hogy bővítse a megfelelőségi ellenőrzés szakaszt, és egyszerűsítse a szerződés jóváhagyási nyelvét, hogy beszerzési csapatunk is követni tudja.
👀 Barátságos tipp: Addig ismételjük, amíg megfelelőnek érezzük. Csapatunk követési utasításokat próbál ki, hogy módosítsa a hangnemet, konkrét példákat adjon hozzá, vagy az iparágunkban szükséges megjegyzéseket illesszen be. A ClickUp Brain az igényeinkhez igazodik, így nem kell az első vázlatot véglegesnek elfogadnunk.
3. lépés: Testreszabja a tartalmat a csapatra jellemző részletekkel
Most mi is alkalmazni fogjuk. Átnézzük az egyes szakaszokat, és a helyőrzőket a tényleges eljárásainkkal, eszközeinkkel és kapcsolattartóinkkal helyettesítjük.
Az általános lépések részletes utasításokká válnak, amelyeket csapatunk zavartalanul követhet. Hozzáadunk képernyőképeket, amelyek pontosan megmutatják, mit kell látniuk az embereknek, és linkeket a szükséges forrásokhoz: stílusútimutatók, jóváhagyási űrlapok és sablonkönyvtárak.
Ezt követően hozzátesszük:
- Rich text formázás, hogy az SOP könnyen követhető legyen
- Fejlécek a hosszú szakaszok felosztásához
- Táblázatok az információk áttekinthetőbb szervezéséhez
- Képek , amelyek megmutatják, mit kell látniuk az embereknek
- Adja hozzá a ClickUp Whiteboards funkciót, hogy a folyamatok áramlását közvetlenül az SOP-ban vizualizálhassa.
Például a tervezési átadás SOP-ja tartalmazza a felülvizsgálati eszközünk képernyőképeit, egy táblázatot, amely bemutatja az egyes felülvizsgálati szakaszok átfutási idejét, valamint linkeket a márkairányelveinkhez.
💡 Profi tipp: A ClickUp Whiteboards segítségével vázlatos diagramokat és döntési fákat készíthet, mielőtt megírná az SOP dokumentációt. A csapatok közösen térképezhetik fel az egyes lépéseket, azonosíthatják az átadási pontokat, és vizuális formátumban felismerhetik a szűk keresztmetszeteket vagy a hiányzó eljárásokat.
Miután a folyamat véglegesítésre került a Whiteboardon, konvertálja azt közvetlenül strukturált SOP-feladatokká, vagy kapcsolja össze a ClickUp Doc-jával. Így az olvasók láthatják mind a magas szintű munkafolyamat-diagramot, mind a részletes, lépésről lépésre leírt utasításokat.
4. lépés: Ellenőrzőlisták, munkafolyamatok és feladatlinkek hozzáadása a végrehajtáshoz
Ezután arra összpontosítunk, hogy az SOP-t megvalósíthatóvá tegyük.
Beillesztünk ellenőrzőlistákat, amelyek lépésekre bontják az eljárást, így a munkatársak a munka során bejelölhetik az elvégzett feladatokat.
A legfontosabb lépésekhez közvetlenül a dokumentumból hozunk létre vagy kapcsolunk össze feladatokat. Jelölje ki a lépést, használja a + Feladat opciót, és kapcsolja össze a munkaterületen végzett tényleges munkával.
Ezenkívül a Doc Relationships funkciót használjuk az SOP-k és a kapcsolódó feladatok, projektek vagy ismétlődő munkafolyamatok összekapcsolására. Például az ügyfél-bevezetési dokumentum az ügyfél-bevezetési feladat sablonhoz kapcsolódik, így amikor valaki új ügyfélkapcsolatot indít, azonnal rendelkezésre áll a kontextus.
👀 ClickUp Hack: Ügyfél-eskalációs dokumentációnk tartalmaz egy folyamatábrát, amely bemutatja, mikor és kinek kell eskalálni a problémákat. Tudjuk ugyanis, hogy milyen hasznos lehet a beágyazott folyamatábrák vagy folyamatdiagramok gyors áttekintése a vizuális útmutatás érdekében. Az emberek követik a vizuális útvonalat, és szükség szerint hivatkoznak a részletes lépésekre.
5. lépés: Ossza meg a releváns érdekelt felekkel felülvizsgálatra
Kattintunk a Megosztás gombra, és meghívjuk az érdekelt feleket, vezetőket vagy megfelelőségi tisztviselőket, hogy nézzék át.
A HR-politikák esetében gondoskodunk azok jogi felülvizsgálatáról. Az operatív eljárásokhoz pedig szükség van azoknak a csapatvezetőknek a véleményére, akik naponta kezelik ezeket a folyamatokat.
Ezzel a problémák még mielőtt mindenki problémájává válnának, máris felismerhetők. Ezenkívül egyes dokumentumokat PDF, HTML vagy Markdown fájlként exportálunk offline megosztás vagy megfelelőségi nyilvántartás céljából.
6. lépés: Vezesse a verziókezelést és rendszeresen frissítse az SOP-kat
SOP-jaink élő dokumentumok, amelyek a folyamatokkal együtt fejlődnek.
Beállítottuk a ClickUp ismétlődő feladatait, hogy azokat rendszeres időközönként felülvizsgáljuk és frissítsük.
A legkritikusabb eljárásokat negyedévente felülvizsgáljuk, míg a kevésbé változó, stabil folyamatokat évente ellenőrizzük. Így dokumentációnk mindig naprakész, anélkül, hogy állandó karbantartási munkával terhelnénk magunkat.
Egy felhasználó megosztása a G2-n:
Imádom, hogy szinte mindent egy helyen el tudok intézni – feladatokat, dokumentumokat, irányítópultokat, sőt még brainstormingot is. Ezzel a munkám szervezett marad, anélkül, hogy öt különböző alkalmazásra lenne szükségem. Az integrációk és az automatizálások rengeteg időt takarítanak meg nekem, és a projektek átláthatósága is hatalmas előny. Úgy érzem, ez egy igazi központ az együttműködés és a tervezés számára.
Imádom, hogy szinte mindent egy helyen el tudok intézni – feladatokat, dokumentumokat, irányítópultokat, sőt még brainstormingot is. Ezzel a munkám szervezett marad, anélkül, hogy öt különböző alkalmazásra lenne szükségem. Az integrációk és az automatizálások rengeteg időt takarítanak meg nekem, és a projektek átláthatósága is hatalmas előny. Úgy érzem, ez egy igazi központ az együttműködés és a tervezés számára.
🎙️ Ügyfél esettanulmány: A G-Loot a ClickUp segítségével köti össze a napi munkát a vállalati szintű OKR-ekkel. Az e-sport platform minden csapatában bevezette a ClickUp használatát, hogy egy helyen helyettesítse a szétszórt eszközöket, kezelje a sprinteket, központosítsa a dokumentumokat és nyomon kövesse a stratégiai célok elérését.
A ClickUp segítségével minden feladat egy célhoz kapcsolódik, a termék-, CRM- és kreatív csapatok közötti együttműködés gyorsabbá válik, és a vezetés végre teljes áttekintést kap a végrehajtásról.
📖 Olvassa el még: A legjobb folyamatábrázoló eszközök a munkafolyamatok javításához
Az AI Docs használatának legjobb gyakorlata az SOP-k létrehozásában
Amikor a ClickUp-nál SOP-kat hozunk létre, néhány bevált gyakorlatra támaszkodunk, amelyek segítenek csapatainknak gyorsabban dolgozni, és a dokumentációt pontosnak és hozzáférhetőnek tartani:
- Használja a ClickUp Brain szerepköralapú eszközeit az SOP-tervezetek, ellenőrzőlisták és formázott tartalmak percek alatt történő létrehozásához.
- Állítsa be a ClickUp Automations funkciót, hogy az ismétlődő feladatokról, például a felülvizsgálati feladatok kiosztásáról és a nyomonkövetési intézkedések elindításáról gondoskodjon, különösen akkor, ha egy kritikus eljárást megsértenek.
- Csatlakoztassa ClickUp integrációit, hogy az SOP-k megosztása a Google Drive-on és más eszközökön is egyszerű legyen. Ezzel a beszélgetések és a fájlok szinkronban maradnak, anélkül, hogy eszközöket kellene váltani.
- Gyűjts visszajelzéseket a ClickUp Forms segítségével, és alakítsd át automatikusan a válaszokat megvalósítható feladatokká.
🚀 A ClickUp előnye: A megbeszélések remekek, amíg rá nem jössz, hogy senki sem tudja, mi lett a döntés, és ki mit csinál. A ClickUp AI Notetaker automatikusan rögzíti, leírja és összefoglalja a csapatod megbeszéléseit, így a szóbeli döntéseket strukturált megbeszélési jegyzetekké alakítja.
A teendők azonnal feladatokká alakulnak át, és a releváns dokumentumokhoz kapcsolódnak, így az új eljárások és frissítések soha nem vesznek el.
Az AI Docs használatának valós példái
Íme, hogyan javítják a ClickUp különböző csapatai a belső folyamatokat:
- Értékesítés: Dokumentumokat hoz létre és finomít a potenciális ügyfelek minősítéséhez, a bemutatók ütemezéséhez és az üzletek átadásához. Az AI a korábbi forgatókönyveket veszi alapul, hogy javaslatot tegyen az SOP struktúrájára és megfogalmazására.
- Mérnöki munka: Dokumentumok tervezetei a kiadáskezeléshez és az incidensek kezeléséhez. A ClickUp Brain áttekinti a korábbi sprint retrospektívákat, hogy javított munkafolyamatokat javasoljon.
- Ügyfélsiker: Az AI Docs segítségével együttműködnek az onboarding SOP-k és a megújítási útmutatók frissítésében. Az ügyfelek visszajelzéseiből és a teljesítménymutatókból nyer kontextust, így könnyebbé téve a sablonok személyre szabását a különböző ügyfélszegmensek számára.
- Pénzügy: Egységesítse a költségjóváhagyási, számlázási és költségvetés-nyomonkövetési folyamatokat. Amint a tervezet elkészül, az Automations kijelöli a lektorokat és nyomon követi a jóváhagyásokat, így azok a terv szerint haladnak.
Dolgozzon együtt a ClickUp SOP-hőseivel
Megtanultuk, hogy ha a folyamatok dokumentálása zökkenőmentesen zajlik, akkor minden más is zökkenőmentesen zajlik. A ClickUp AI Docs az unalmas SOP-okat élettel teli, lélegző útmutatókká alakította, amelyeket csapataink szívesen használnak.
Most már perceken belül új eljárásokat hozunk létre, a régieket módosítjuk anélkül, hogy a verzióváltozatok miatt aggódnánk, és nézzük, ahogy a ClickUp Brain gyorsabban kitölti a hiányzó részeket, mint amennyi idő alatt megisszuk a kávénkat.
Minden általunk létrehozott SOP az előzőre épül, így tudásunk naprakész, folyamataink átláthatóak és csapataink összehangoltak maradnak.
Szóval, mire vár még? Regisztráljon még ma a ClickUp-ra! ✅
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
A ClickUp AI Docs intelligens dokumentumok, amelyeket a ClickUp Brain támogat. Az AI segítségével segítik a csapatokat a tartalom gyorsabb létrehozásában, szerkesztésében és szervezésében, hogy közvetlenül a dokumentációban készítsék el, foglalják össze és formázzák az információkat.
A ClickUp Brain AI-alapú SOP-készítése magában foglalja a vázlatok, a lépésenkénti utasítások és az ellenőrzőlisták automatikus elkészítését. A csapatok szerepkörökön alapuló utasításokat használhatnak annak biztosítására, hogy minden SOP egységes formátumot kövessen és tartalmazza az összes fontos részletet.
Igen. Az AI Docs-ban létrehozott SOP-k összekapcsolhatók a ClickUp Tasks-szel, így a csapatok pontosan eloszthatják a feladatokat, határidőket állíthatnak be, vagy közvetlenül a dokumentumból nyomon követhetik a feladatok elvégzését.
A ClickUp automatikusan elmenti az egyes dokumentumok verziótörténetét. A csapatok nyomon követhetik a szerkesztéseket, megtekinthetik a korábbi verziókat és visszaállíthatják a korábbi tervezeteket, így biztosítva, hogy minden frissítés látható és megfelelően áttekinthető legyen.
Igen. A csapatok az AI Docs-ot osztályspecifikus sablonokkal, utasításokkal és formázással testre szabhatják. Ez a rugalmasság lehetővé teszi a marketing, az értékesítés, a mérnöki és más csapatok számára, hogy olyan SOP-kat hozzanak létre, amelyek megfelelnek egyedi munkafolyamataiknak.