Hétfő reggel van, és a beérkező levelek máris elárasztják a postaládáját. Ma három új munkatárs kezdi meg a munkát, az IT még nem hozta létre a fiókjaikat, az üdvözlő e-mailek nem kerültek elküldésre, és valaki épp most kérdezte meg, hol van a beilleszkedési ellenőrzőlista... már megint.
Ha HR-es, akkor ezt a káoszt csak túl jól ismeri.
Az új munkavállalók beilleszkedésének izgalmasnak kell lennie – mind a vállalat, mind az új munkavállaló számára. De ha a csapata ismétlődő feladatokba merül, az élmény romlik. A jó hír? Már nem kell mindent manuálisan elvégeznie. Itt jön be a képbe a HR-hez alkalmazott mesterséges intelligencia.
Ebben a bejegyzésben megmutatjuk, hogyan automatizálhatja a HR-folyamatokat AI segítségével, hogy gyorsabb, okosabb beilleszkedési élményt teremtsen – anélkül, hogy elveszítené az emberi kapcsolatot.
Miért érdemes automatizálni a HR-folyamatokat AI segítségével?
Az IBM Institute for Business Value szerint a megkérdezett vezetők 87%-a úgy véli, hogy az AI inkább kiegészíti, mint helyettesíti a szerepüket. A humánerőforrás-gazdálkodás éppen ennek a változásnak a küszöbén áll, és egyre nagyobb, hatékonyabb lehetőségek felé tart.
Íme, miért kell mesterséges intelligenciát használnia a HR-ben:
- Növelje a hatékonyságot: Senki sem azért választotta a HR-t, mert szereti a szabadságolási szabályzatokat. Ezeknek az adminisztratív feladatoknak az automatizálása kevesebb manuális adatbevitelt és kevesebb hibát jelent.
- Hozzon okosabb döntéseket: Az AI-alapú teljesítményelemzés segít HR-osztályának azonosítani a nagy potenciállal rendelkező alkalmazottakat a képzési előrehaladás, a visszajelzések és a teljesítmény nyomon követésével.
- Támogassa a munkavállalók megtartását (és saját csapatát): Az AI az HR-ben időt biztosít Önnek olyan munkák elvégzésére, amelyek valódi változást hoznak, például a megtartási stratégiák kidolgozására és olyan támogató munkakörnyezet létrehozására, amely fenntartja a munkavállalók elkötelezettségét és lojalitását.
- Növelje az alkalmazottak elégedettségét: A HR-automatizálási eszközök 24 órás támogatást nyújtanak, beleértve a szabályzatokkal kapcsolatos kérdések megválaszolását és az alkalmazottak beilleszkedési folyamatának irányítását. A gyorsabb válaszok és a személyre szabott segítség egyszerűsíti a felvételi folyamatot, és boldogabbá teszi az alkalmazottakat, akik már az első naptól kezdve támogatást éreznek.
- Maradjon szabályszerű: A szabályozások, a nyilvántartások pontossága és a szabályszerűség terén is naprakész maradhat, anélkül, hogy több adminisztratív munkát kellene végeznie. Ezen felül előre jelzi a munkaerő-piaci trendeket, és arra ösztönzi az emberi erőforrásokat, hogy alkalmazkodjanak a megfelelő trendekhez a versenyelőny érdekében.
📚 További információ: A legjobb HR-szoftverek a személyzeti csapatok számára, kipróbált és tesztelt
👀 Tudta? A McKinsey & Company szerint a tehetségmenedzsmentben kiemelkedő teljesítményt nyújtó vállalatok alkalmazottanként 300%-kal több bevételt termelnek, mint az átlagos cégek. Ennek ellenére sok HR-csapat továbbra is órákat tölt űrlapok kitöltésével és a bérszámfejtési adatok kezelésével.
Az AI segítségével automatizálandó legfontosabb HR-folyamatok
Amikor eldönti, mely HR-folyamatok automatizálása érdemes, keresse meg azokat a szűk keresztmetszeteket, amelyek folyamatosan késleltetik az eredményeket.
Legyen szó interjú ütemezésről vagy megfelelőségi ellenőrzésről, a HR-munkafolyamat legnagyobb akadályai gyakran a legkönnyebben megoldhatók az AI segítségével. Ezek közé tartoznak:
1. Toborzás és önéletrajzok áttekintése
Több száz önéletrajz kézi feldolgozása az egyik legnagyobb akadálya a HR-funkcióknak. A mesterséges intelligencia segítségével beolvashatja a jelentkezéseket, kiválaszthatja a szükséges készségeket, és rangsorolhatja a jelölteket a munkaköri leírások alapján.
A ClickUp Brain segítségével gyorsan előhívhatja a jelöltek adatait, visszajelzéseit, sőt még az interjúk jegyzetét is a munkaterületéről és más kapcsolódó HR-alkalmazásokból.
Így használhatja a Brain alkalmazást az interjúk előkészítéséhez.
2. Interjúk ütemezése
Hány e-mailre van szükség egy interjú lefoglalásához? Túl sokra. Az AI ütemező asszisztensek ellenőrizik a naptárakat, javaslatokat tesznek az időpontokra, emlékeztetőket küldenek, és akár az utolsó pillanatban történő átütemezéseket is kezelik, így a toborzási vezetőknek több idejük marad a munkavállalói élményre koncentrálni.
💡 Profi tipp: Ahelyett, hogy több eszközt használna egyszerre, használja a ClickUp AI-alapú naptárát, hogy mindent egy helyen kezelhessen. Ez egységes idővonalon szervezi az interjúkat, a beilleszkedés mérföldköveit, a csapat eseményeket és a szabadságkérelmeket. Az eseménytípusokat színkódokkal jelölheti, drag-and-drop funkcióval átütemezheti, és akár az AI-t is beállíthatja, hogy a feladatai és céljai alapján automatikusan blokkolja a legfontosabb prioritásokat.
3. Beilleszkedési dokumentáció
Az azonosítószámok, adóformanyomtatványok és szerződések utánajárása ismétlődő és nagy szabályozási terhet jelent.
Az alkalmazottak önkiszolgáló portáljainak segítségével az új munkatársak feltölthetik a dokumentumaikat, amelyeket a rendszer automatikusan ellenőriz, biztonságosan tárol és hibák esetén jelöl. Minél zökkenőmentesebb a folyamat, annál jobb az első benyomás – és annál szilárdabb az alapja a munkavállalói elkötelezettségnek.
⚡ Profi tipp: Ha elakadt az új munkatársak beillesztésének folyamata, a ClickUp beillesztési ellenőrzőlista sablonja segíthet. Az alkalmazottak adatainak rögzítésétől a beillesztés utáni felmérés elküldéséig minden egy helyen kerül rögzítésre, hozzárendelésre és nyomon követésre.
4. Alkalmazotti adatok kezelése
A HR-adatbázisok gyakran lemaradnak, amikor a munkavállalók frissítik címüket, banki adataikat vagy kapcsolattartóikat.
Az AI-rendszerek az AI-alapú űrlapok frissítéseit közvetlenül a központi HR-platformokba szinkronizálják, csökkentve ezzel a hibák számát és biztosítva a nyilvántartások pontosságát. Ez azt jelenti, hogy a HR-vezetők tiszta adatokra támaszkodhatnak a hosszú távú tervezést támogató prediktív elemzésekhez.
🎥 Nézze meg ezt a videót arról, hogyan lehet okosan használni az AI-t a toborzásban:
👀 Baráti tipp: Az elavult alkalmazotti adatok csendes hibákat okoznak, amelyek hatással vannak a bérszámfejtésre, a szabályoknak való megfelelésre és a jelentésekre. Használjon ingyenes HR-sablonokat az alkalmazotti adatok központosításához és a nyilvántartások konzisztenciájának biztosításához.
5. Képzési és tanulási útvonalak
Az AI-eszközök segítségével elemezheti az alkalmazottak szerepét, tapasztalatát és teljesítményét, hogy személyre szabott tanulási útvonalakat ajánlhasson. A fejlesztés személyre szabásával HR-csapatai javíthatják az alkalmazottak elkötelezettségét és a teljesítménymenedzsmentet.
👀 Tudta? Az Unilever Compass programján keresztül elkötelezte magát amellett, hogy minden alkalmazottját a jövőben is hasznosítható készségekkel ruházza fel. Kutatásuk szerint azok az alkalmazottak, akik részt vettek ezeken a workshopokon , 41%-kal növelték általános termelékenységüket.
6. Bérszámfejtés és juttatások kezelése
Az AI-platformok automatizálják a fizetés kiszámítását, a visszatérítéseket és a bérlapok generálását, miközben egyszerűsítik a juttatások igénybevételét az irányított jogosultsági ellenőrzésekkel.
📮 ClickUp Insight: A munkavállalók 32%-a úgy véli, hogy az automatizálás egyszerre csak néhány percet takarít meg, de 19% szerint hetente 3–5 órát is megtakaríthat. A valóságban azonban a legkisebb időmegtakarítások is összeadódnak hosszú távon.
Például, ha naponta csak 5 percet takarít meg az ismétlődő feladatokon, az negyedévente több mint 20 óra időmegtakarítást jelenthet, amelyet értékesebb, stratégiai munkára fordíthat.
A ClickUp segítségével a kisebb feladatok automatizálása – például a határidők kijelölése vagy a csapattagok megjelölése – kevesebb mint egy percet vesz igénybe. Beépített AI-ügynökök állnak rendelkezésre az automatikus összefoglalók és jelentések elkészítéséhez , míg az egyedi ügynökök a konkrét munkafolyamatokat kezelik. Szabadítson fel időt magának!
💫 Valós eredmények: A STANLEY Security a ClickUp testreszabható jelentéskészítő eszközeinek segítségével 50%-kal vagy annál is többel csökkentette a jelentések elkészítésére fordított időt, így csapataiknak kevesebb időt kell fordítaniuk a formázásra, és többet a prognózisokra.
7. Teljesítményértékelések
A felülvizsgálatok gyakran elakadnak, mert a vezetők túl sok adattal kell megbirkózniuk. Az AI beavatkozhat és összeállíthatja a mutatókat, összesítheti a 360°-os visszajelzéseket és összefoglalókat készíthet , így a teljesítménymenedzsment konzisztensebb, átláthatóbb és adatközpontúbb lesz.
Így a munkavállalók igazságosabb értékelést kapnak, míg a HR betekintést nyer a jövőbeli prediktív elemzésekhez.
⚡ Profi tipp: A ClickUp Dashboards egy testreszabható nézetben központosítja a legfontosabb HR-elemzéseket – a munkavállalók teljesítményétől és elkötelezettségétől a fluktuációs trendekig. Az AI-alapú betekintés segítségével a HR-csapatok gyorsabban tudják nyomon követni a mintákat, felismerni a vészjelzéseket és adat alapú döntéseket hozni, mint valaha.
8. Munkavállalói támogatás és HR-helpdesk
A természetes nyelvfeldolgozáson alapuló AI-chatbotok azonnal kezelik a gyakran ismételt kérdéseket, továbbítják a bonyolult problémákat és naplózzák az ismétlődő témákat.
A ClickUp Knowledge Management segítségével létrehozhat egy központi HR-tudásbázist, ahol a munkavállalók könnyen és önállóan hozzáférhetnek a szabályzatokhoz, a juttatások részleteihez és a beilleszkedési útmutatókhoz.
Beállíthatja a ClickUp előre elkészített Auto-pilot ügynökeit, vagy létrehozhat saját, egyedi ügynököket, akik megoldják a HR-rel kapcsolatos kérdéseket.
Például a HR-csapat csatornája rengeteg kérdést kap. A People Partner Lead AI-t szeretne használni ezeknek a kérdéseknek a megválaszolásához, hogy így időt szabadítson fel a csapatának. Létrehoznak egy egyéni Autopilot ügynököt a csatornában, amelynek utasítást adnak, hogy csak akkor válaszoljon a kérdésekre, ha a válasz a hozzáférhető tudásbázisban megtalálható. Meghatározzák, hogy az Autopilot ügynök csak akkor válaszoljon, ha a felhasználó üzenete egyértelmű és közvetlen példát tartalmaz. Még példákat is adnak az Autopilot ügynöknek a kérdésekre.
9. Kilépéskezelés
A kilépés ugyanolyan fontos, mint a beilleszkedés, de gyakran hiányzik a megfelelő folyamat.
Az AI automatizálja az engedélyezési ellenőrzőlistákat, a rendszer deaktiválását és a kilépési felméréseket. A felmérési adatok prediktív elemzéssel történő elemzésével feltárhatja a fluktuációs mintákat és megerősítheti a megtartási stratégiákat, miközben minden lépésnél biztosítja a megfelelőséget.
📚 További információ: A legjobb kilépési interjú kérdések
👀 Tudta? A Gen AI térnyerésével az olyan feladatok automatizálási potenciálja, mint a szakértelem alkalmazása és az emberek irányítása , közel 60%-ra ugrott. Ezek olyan területek, amelyeket korábban túl emberinek tartottak az automatizáláshoz .
Hogyan automatizálhatja a HR-folyamatokat AI segítségével
Unod már, hogy egy HR-folyamat kezeléséhez több eszköz között kell váltogatnod?
A ClickUp összefogja az összes munkaalkalmazását, adatait, csevegéseit, automatizálását és munkafolyamatait a világ első konvergált AI munkaterületén. Már nem kell az alkalmazások, SOP-dokumentumok, csevegések és e-mailek között ugrálnia a jóváhagyásokért. Ez a fajta munkaterület-szétszóródás mostantól véget ér , mert a ClickUp segítségével egyetlen munkaterületre van szüksége a virágzó munkaerő felvételéhez, irányításához és támogatásához.
HR-csapata az emberekre koncentrálhat, nem pedig a papírmunkára, mert 100%-os kontextussal rendelkezik, és egy helyen dolgozhatnak együtt az emberek és az ügynökök.
Képzelje el a következő helyzetet: ClickUp Agents segítségével létrehoz egy teljesítménymenedzsment ügynököt. Ez a rendszer értesíti a vezetőket, amikor eljön a teljesítményértékelés ideje, végigvezeti őket az adatok kitöltésének folyamatán, természetesen válaszol a meglévő SOP-kból származó kérdésekre, emlékeztetőket, összefoglalókat és egyebeket ütemez, majd közli az eredményeket a HR vezetőjével.
És ez még csak a kezdet...
Segítségképpen lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan automatizálhatja HR-folyamatait, és hasznos információkat is adunk.
1. lépés: Az automatizáláshoz megfelelő folyamatok felismerése és feltérképezése
Összpontosítson az ismétlődő, szabályalapú és nagy volumenű HR-feladatokra. Gondoljon például a bérszámfejtésre, a szabadságkezelésre, a jelöltek szűrésére, az új munkavállalók beilleszkedésének ellenőrző listáira és a megfelelőségi jelentésekre.
Mielőtt bevezetné az AI-t, ábrázolja jelenlegi folyamatait folyamatábrákkal vagy táblákkal. Ez kiemeli azokat a szűk keresztmetszeteket és hatékonysági hiányosságokat, amelyeket az automatizálás kiküszöbölhet.
Ahelyett, hogy a konferenciaterem falait post-it cetlikkel borítaná, használja a ClickUp Whiteboards alkalmazást az HR-folyamatok digitális ábrázolásához.
A fehér táblákat virtuális vászonként használva az egész csapat valós időben együttműködhet. Akár távoli munkavégzésről, akár helyszíni humánerőforrás-tervezésről van szó, vázolja fel a jelenlegi beilleszkedési folyamatot. Ez azt jelenti, hogy rajzolhat egy térképet a „jelölt elfogadja az ajánlatot” ponttól egészen a „megkapja a laptopot és az első fizetését” pontig.
Ha pedig szűk keresztmetszetet észlel a háttérellenőrzés során, alakítsa azt ClickUp feladattá közvetlenül a tábláról. Ha nem tudja, hol kezdje, használhatja a ClickUp HR SOP sablont, amely beépítve van a táblákba.
Ez a keretrendszer vizuális formátumában lefedi a munkavállalók teljes életciklusát. A HR-folyamatokat különálló fázisokba szervezheti, beleértve a munkaköri profilalkotást, álláshirdetést és felvételt. Mindegyik fázis lépésekkel, résztvevőkkel, bemenetekkel és kimenetekkel van meghatározva.
👀 Tudta-e: A Forrester Research szerint három év alatt a ClickUp-ot használó szervezetek becslések szerint 384%-os befektetési megtérülést (ROI) értek el. Ezek a szervezetek körülbelül 3,9 millió dollár többletbevételt generáltak a ClickUp által lehetővé tett vagy javított projektek révén.
2. lépés: Határozza meg a célokat
Állítson fel SMART célokat (konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött). Íme néhány példa az elérhető eredményekre:
- Növelje a jelöltek elkötelezettségét 30%-kal a következő negyedévben az automatizált kommunikáció és a személyre szabott kapcsolattartás révén.
- Csökkentse a manuális HR-megkereséseket 40%-kal a következő 6 hónapban az önkiszolgáló portálok és az AI-alapú csevegő támogatás bevezetésével.
- Rövidítse le az átlagos felvételi időt 25%-kal a következő 90 napban az automatizált szűrés, ütemezés és visszajelzési munkafolyamatok segítségével.
A legtöbb HR-automatizálási projekt itt bukik meg: a csapatok lelkesednek a technológiáért, de elfelejtik mérni, ami igazán fontos. Ne legyen ilyen csapat!
📮 ClickUp Insight: A felmérésünkben résztvevők közel 88%-a ma már mesterséges intelligencia eszközökre támaszkodik a személyes feladatok egyszerűsítése és gyorsítása érdekében. Szeretné ezeket az előnyöket a munkahelyén is kihasználni?
A ClickUp segít! A ClickUp Brain segítségével 30%-kal növelheti termelékenységét kevesebb értekezlet, gyors, AI által generált összefoglalók és automatizált feladatok révén.
📚 További információ: HR-folyamatok javítása stratégiákkal és példákkal
3. lépés: Válassza ki a megfelelő AI-eszközöket
A piacon elérhető összes eszköz közül hogyan lehet meghatározni, melyik a legmegfelelőbb a feladat elvégzéséhez?
Íme néhány fontos szempont, amelyet érdemes figyelembe venni:
- Elsőként az integráció: Az AI-nek illeszkednie kell a meglévő HRIS, bérszámfejtési, ATS és együttműködési eszközökhöz. Ha nem tud kommunikálni a jelenlegi rendszereivel, több időt fog tölteni az adatsilók kijavításával, mint időmegtakarítással.
- Természetes nyelvfeldolgozás (NLP): Hasznos önéletrajzok elemzéséhez, csevegőrobotokhoz és érzelemelemzéshez. Az NLP segítségével az AI képes önéletrajzokat olvasni, mint egy toborzó, beszélgetésszerűen válaszolni a munkavállalók gyakori kérdéseire, és akár visszajelzési kérdőíveket is átnézni az elkötelezettségi trendek felmérése érdekében.
- Skálázhatóság: Kezdje kicsiben, de ügyeljen arra, hogy az eszköz az Ön igényeivel együtt növekedjen – a rutin feladatok automatizálásától, mint például az új munkatársak beillesztésének munkafolyamata, egészen a vállalat egészére kiterjedő teljesítménymenedzsmentig.
- Felhasználóbarát: Ha a HR-vezetők IT-támogatás nélkül nem tudják használni, akkor a bevezetés lassú lesz. Keressen intuitív, minimális tanulási görbével rendelkező felületeket.
Praktikus példa: Tegyük fel, hogy a célja az, hogy „az automatizált szűrés, ütemezés és visszajelzés munkafolyamatok segítségével 25%-kal lerövidítse az átlagos felvételi időt a következő 90 napban”, akkor a következőket kell keresnie:
- NLP-vel ellátott toborzási AI-eszköz, amely perceken belül átnézi az önéletrajzokat
- Egy AI ütemező asszisztens, amely megoldja a naptár kaotikus állapotát
- A prediktív elemzési műszerfal előre jelzi, hol vannak a szűk keresztmetszetek (interjúk késedelme, ajánlatok feldolgozása).
Az AI-alapú HR-munkafolyamatok segédje
Ahelyett, hogy újabb önálló eszközt adna hozzá HR-eszköztárához, a ClickUp Brain közvetlenül beépíti az AI-t a ClickUp-on belül már kezelt munkafolyamatokba. Gondoljon rá úgy, mint egy összekapcsolt AI-asszisztensre, amely feladatok, dokumentumok, célok és táblák között működik.
HR-csapata a Brain programot a következő módokon használhatja:
⭐ Kérdések azonnali megválaszolása: Kérdezze meg a Brain-t: „Mi a helyzet Sarah beilleszkedésével?” vagy „Melyik jelöltek háttérellenőrzése van folyamatban?”, és a válasz közvetlenül a munkaterületéről kerül elő.
⭐ HR-dokumentumok összefoglalása másodpercek alatt: A hosszú munkavállalói kézikönyvek, szabályzatfrissítések vagy képzési útmutatók túlterhelhetik az új munkavállalókat. A Brain ezeket könnyen emészthető összefoglalókba sűríti, hogy a munkavállalók jobban megértsék az anyagot.
⭐ A beszélgetéseket tegye cselekvéssé: Az interjú utáni beszámoló vagy az új munkavállalók beilleszkedését célzó telefonhívás után a Brain automatikusan generálhat feladatokat, például „Képzési időpontot egyeztetni” vagy „IT-berendezés igényt küldeni”, így Önnek nem kell ezzel foglalkoznia.
⭐ Tartsa a tudást egy helyen: Legyen szó SOP-król, megfelelőségi munkafolyamatokról vagy teljesítménymenedzsment-útmutatókról, a Brain biztosítja, hogy egyetlen, mindig naprakész információforrás álljon rendelkezésére a szétszórt fájlok helyett.
🌟 Bónusz: A ClickUp Brain MAX a ClickUp Brain által nyújtott összes funkciót egy új szintre emeli. Lehet, hogy eddig a ChatGPT-t használtad íráshoz, a Claude-ot elemzéshez, és más AI-eszközöket különböző feladatokhoz. A Brain MAX mindezeket egybefogja.
Megérti az egész HR-ökoszisztémáját, például a toborzási folyamatot, a munkavállalói adatokat és a csapatkapcsolatokat. Egyszerűen csak annyit kell kérnie, hogy „Készítsen beilleszkedési tervet egy új marketinges munkatárs számára”, és személyre szabott tervet kap a tényleges folyamatokhoz.
De ez még nem minden. A ClickUp Brain MAX segítségével a következőket is megteheti:
- Azonnali keresés a ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint és MINDEN csatlakoztatott alkalmazásában + az interneten fájlok, dokumentumok és mellékletek kereséséhez.
- Használja a Talk to Text funkciót, hogy hanggal kérdezzen, diktáljon és utasítson – kéz nélkül, bárhol.
Szabaduljon meg az AI-eszközök sokaságától a ClickUp Brain MAX segítségével, használja a hangját a munkák elvégzéséhez, dokumentumok létrehozásához, feladatok kiosztásához a csapattagoknak és még sok máshoz.
4. lépés: Adatainak szabványosítása és tisztítása
Még a legokosabb AI sem fog eredményeket hozni, ha az HR-adatok rendezetlenek. Az ismétlődő alkalmazotti rekordok, az elavult bérszámfejtési információk és az inkonzisztens formátumok hibákat okoznak, és teljesen megszakítják az automatizált munkafolyamatot.
Mielőtt bevezetné az AI-t, szánjon időt az adatok egységesítésére és tisztítására, hogy rendszerei ugyanazt a nyelvet használják.
Miért fontos ez?
- Mivel az AI nem tudja meghatározni, melyik alkalmazotti adat helyes, ha két különböző munkakörrel rendelkező alkalmazott van.
- Ezenkívül a pontatlan nyilvántartások jelentési hibákat okozhatnak, amelyek kijavítása az ellenőrzések során nehézségeket okozhat.
- Az automatizálás emellett következetes kiváltó tényezőktől függ – ha a „Részleg” mező néha „Értékesítés”, néha pedig „Értékesítési csapat” értéket tartalmaz, a munkafolyamatok meghiúsulnak.
A ClickUp for HR Teams segítségével azonban az adat tisztítása központosítottá és szabványossá válik.
Így kell csinálni:
Egyedi mezők a pontosság érdekében
Rögzítse a munkavállalók adatait, például az osztályt, a beosztást, a vezetőt vagy a helyszínt a legördülő menük és az előre beállított opciók segítségével a Custom Fields (Egyéni mezők) menüpontban. Ezzel elkerülhető a találgatás és megelőzhető, hogy ezeknek a kiváltó tényezőknek többféle változata legyen.
A rend betartatásához szükséges függőségek
Az onboardinghoz hasonló folyamatokban bizonyos lépések mások befejezésétől függenek. Például az azonosító ellenőrzése a felszerelés kiadása előtt. A ClickUp függőségi funkciója biztosítja, hogy az adatok a megfelelő sorrendben áramoljanak, így semmi nem marad ki, és az automatizálások a megfelelő időben indulnak el.
Automatizálás az adatok konzisztenciája érdekében
A ClickUp Automations lehetővé teszi a HR-csapatok számára, hogy önműködő munkafolyamatokat hozzanak létre. Három elemből állnak:
- Kiváltó események: az automatizálást elindító esemény, például „Feladat áthelyezése az Onboardingba” vagy „Egyéni mező frissítése”.
- Feltételek: azok a szabályok, amelyek szűrik, mikor kell az automatizálásnak futnia, például „csak akkor, ha a Menedzser jóváhagyása üres”.
- Műveletek: mi történik ezután, például feladat hozzárendelése, megjegyzés közzététele vagy állapot frissítése
Például, amikor új önéletrajz kerül a rendszerébe, használja az AI-t a jelöltekkel kapcsolatos feladatok automatizálására. A rendszer egyúttal hozzárendeli azt a toborzási vezetőjéhez, és a státuszt „Első áttekintés” -re állítja.
A platform egy helyszínt biztosított számunkra a folyamatok hatékonyságának növeléséhez. A ClickUp csapata kiváló tagokból áll, akik mindig nyitottak a visszajelzésekre, és keményen dolgoznak annak érdekében, hogy a visszajelzések alapján végrehajtsák a változtatásokat. Ez egy olyan támogató rendszer, amilyet még soha nem láttam. Minden csapat profitálhat az automatizálásból, és a ClickUp ezt szó szerint minden olyan helyzetben biztosítja, amellyel eddig találkoztam, azonban a ClickUp legnagyobb előnye a folyamatok és eszközök egyszerűsítése egy munkaterületen belül.
A platform egy helyszínt biztosított számunkra a folyamatok hatékonyságának növeléséhez. A ClickUp csapata kiváló tagokból áll, akik mindig nyitottak a visszajelzésekre, és keményen dolgoznak annak érdekében, hogy a visszajelzések alapján végrehajtsák a változásokat. Ez egy olyan támogató rendszer, amilyet még soha nem láttam. Minden csapat profitálhat az automatizálásból, és a ClickUp ezt szó szerint minden olyan helyzetben biztosítja, amellyel eddig találkoztam, azonban a ClickUp legnagyobb előnye a folyamatok és eszközök egyszerűsítése egy munkaterületre.
5. lépés: Tesztelje, képezze és kezelje a változásokat
Kezdjen egy kis kísérleti programmal. Válasszon ki egy folyamatot, például interjúütemezés vagy gyakori kérdések a szabályzattal kapcsolatban, és futtassa le ezt a kísérleti programot. Gyűjtse össze a toborzók, vezetők és alkalmazottak visszajelzéseit, majd finomítsa a munkafolyamatokat, mielőtt azokat az egész szervezetben bevezetné.
Ezzel egyidejűleg megerősíti HR-szervezetének bizalmát az automatizálás bevezetésében.
Ebben a szakaszban használja a ClickUp Docs szolgáltatást, hogy lépésről lépésre kidolgozott útmutatókat, GYIK-eket és beilleszkedési anyagokat készítsen HR-csapatának. A pilot program finomításával valós időben frissítheti a dokumentációt, így mindenki naprakész információkkal rendelkezik. A dokumentumok egyben állandó nyilvántartásként is szolgálnak arról, hogy „mi működött” és „mi nem”, így később könnyebb lesz a programot kiterjeszteni.
Még egy jól megtervezett pilot program esetén is előfordulhat, hogy HR-csapata elmerül a ismétlődő kérdésekben. Ahelyett, hogy még több manuális munkát adna hozzá, ez a tökéletes alkalom, hogy kipróbálja a ClickUp Autopilot Agents szolgáltatást, amely reagál, cselekszik és tanul a csapata mellett.
Praktikus példa: Kipróbálja az automatizálást a gyakori kérdésekre vonatkozó irányelvek esetében.
A toborzó beírja: „Mennyi az új alkalmazottak próbaideje?” Az Autopilot Agent felismeri a kérdést, ellenőrzi a szabályzatot, és a pontos záradékkal válaszol. Ha a szabályzat elavult vagy nem egyértelmű, azonnal értesül róla, és visszajelzést kap, hogy finomítsa mind az automatizálást, mind a dokumentációt.
Ez a videó végigvezeti Önt az első Autopilot Agent beállításán a ClickUp-on:
📚Olvassa el még: A legjobb mesterséges intelligencia tanfolyamok HR-szakembereknek, hogy mindig egy lépéssel előrébb járjanak
6. lépés: Képezze és fejlessze HR-csapatát
Az automatizálás csak annyira működik jól, amennyire az azt működtető emberek. Az AI-t termelékenységnövelő eszközként szeretné bemutatni, nem pedig fekete dobozként. Figyelembe véve, hogy a HR-csapatok és vezetők 65%-a már valamilyen formában használ generatív AI-t.
A HR-funkciókhoz bevezetett AI-automatizálás során kiemelten fontos alapvető elvek:
- Fókuszáljon az emberi készségekre, ne csak a technológiára. Az AI kezeli a minták felismerését és az ismétlődő feladatokat, de az HR továbbra is rendelkezik empátiával, ítélőképességgel és konfliktuskezelési képességekkel. Az érzelmi intelligencia és a változáskezelés terén való továbbképzés ugyanolyan fontos, mint az új eszközök elsajátítása.
- Tanítson értelmezést, ne vak bizalmat. Az AI jelölhet egy jelöltet „nagy potenciállal rendelkezőnek” vagy előre jelezheti a fluktuációs kockázatot, de a HR-nek ellenőriznie kell a kontextust. A képzésnek hangsúlyt kell fektetnie arra, hogyan kell felelősségteljesen megkérdőjelezni, értelmezni és cselekedni az AI eredményei alapján.
- Hozzon létre AI-bajnokokat a HR-en belül. Keressen néhány korai felhasználót, akik kipróbálhatják az eszközöket, dokumentálhatják a bevált gyakorlatokat és taníthatják másokat. A társak által vezetett tanulás gyakran jobban megmarad, mint a felülről lefelé irányuló utasítások.
- Kapcsolja össze a képzést az üzleti hatásokkal. Tegye kézzelfoghatóvá az értéket. Ne pozícionálja úgy, mint „egy eszköz elsajátítását”. Mutassa be úgy, mint ami gyorsabb beilleszkedést, zökkenőmentesebb munkavállalói élményt és erősebb megtartást tesz lehetővé.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp Clips alkalmazást, hogy gyors képernyőfelvételeket készítsen, amelyek pontosan megmutatják, hogyan működik az új automatizálás. Készíthet 2 perces videókat, amelyek bemutatják az „AI-val történő szabadságkérelmek feldolgozását”. Ossza meg ezeket a rövid oktatóanyagokat közvetlenül a képzési dokumentumaiban.
7. lépés: Folyamatos figyelemmel kísérés és fejlesztés
A HR-automatizálás nem olyan feladat, amit egyszer beállítunk, és többet nem kell foglalkozni vele. Még a legokosabb munkafolyamatok is eltérhetnek a tervezettől, ha nem figyeljük, teszteljük és finomítjuk őket az idő múlásával. A szabályzatok fejlődnek, a megfelelési szabályok változnak, és a munkavállalók elvárásai is változnak. Az automatizálásnak lépést kell tartania ezekkel a változásokkal.
Hogyan lehet ezt megvalósítani?
- Negyedéves ellenőrzés: Ellenőrizze az automatizálásokat, hogy a kiváltó okok, feltételek és műveletek továbbra is érvényesek legyenek.
- KPI-k nyomon követése: Igazítsa a nyomon követést SMART céljaihoz – felvételi idő, adatpontosság, munkavállalói elégedettség stb.
- Visszajelzések gyűjtése: Használja a ClickUp Forms alkalmazást, hogy visszajelzéseket gyűjtsön a toborzók, vezetők és alkalmazottak részéről arról, hogy mi működik (és mi nem).
- Folyamatos finomítás: A kis módosítások, mint például a sablon frissítése, a kiváltó okok szigorítása vagy a GYIK felülvizsgálata, összességében hatékonyabb rendszert eredményeznek.
A ClickUp Dashboards segítségével nyomon követheti automatizálási folyamatainak valós idejű teljesítményét. Megnézheti, hogy csökken-e a felvételi idő, teljesülnek-e az adatpontossági célok, vagy csökken-e az alkalmazottak támogatási jegyeinek száma.
Praktikus példa: Célja, hogy 40%-kal csökkentse a manuális HR-megkereséseket. A ClickUp Dashboard megmutatja, hogy csökken-e a helpdesk-jegyek száma, míg a Forms visszajelzéseket gyűjt a megválaszolatlan kérdésekről. Ezzel együtt kapja meg mind a számokat, mind a kontextust, amellyel tovább finomíthatja az automatizálást.
📚 További információ: A legjobb HR-munkafolyamat-szoftver az HR-folyamatok racionalizálásához
A legjobb mesterséges intelligencia eszközök a HR automatizáláshoz
Megtervezte a folyamatokat és kitűzte a célokat; most pedig beszéljünk néhány HR-es AI-eszközről, amelyek elvégzik az ismétlődő feladatokat, míg Ön a HR emberi oldalára koncentrálhat.
| Eszköz neve | Elsődleges funkció | Erősségek | Használati eset |
| ClickUp | All-in-one munkamenedzsment és HR-automatizálás | Központosítja a HR-feladatokat egy platformon, ötvözi az AI-t (ClickUp Brain) az automatizálással, a valós idejű irányítópultokkal és az integrált dokumentumokkal, így egyetlen forrásból származó információkat biztosít. | HR-csapatok, akik egy közös munkaterületen szeretnék racionalizálni a toborzást, az új munkavállalók beillesztését, a teljesítményértékeléseket és a szabályoknak való megfelelést. |
| Szorzó | Globális bérszámfejtés és hivatalos munkáltató (EOR) | Erős globális megfelelés több mint 150 országban, több pénznemű bérszámfejtés és alvállalkozói támogatás | Olyan vállalatok, amelyek nemzetközi alkalmazottakat és alvállalkozókat foglalkoztatnak vagy irányítanak, miközben betartják a helyi törvényeket. |
| Leena AI | HR chatbot és alkalmazotti önkiszolgálás | Beszélgető AI a szabályzatokkal kapcsolatos gyakori kérdésekhez és HR-kérdésekhez, érzelemelemzéshez, valamint integrálható HRIS platformokkal. | Vállalatok, amelyek 24 órás HR-támogatást szeretnének nyújtani, és meg szeretnék szabadítani HR-menedzsereiket az alacsony értékű kérdésektől |
| ClearCompany | Teljesítménymenedzsment és tehetségek életciklusa | Hatékony célösszehangoló eszközök, robusztus elemzések, utódlás-tervezés és integrált tehetségmenedzsment a munkavállalói életciklus egészében. | Szervezetek, amelyek strukturált teljesítménymenedzsmentre és hosszú távú tehetséggondozásra szorulnak |
| Moveworks | Beszélgetéses HR-automatizálás | Vállalati szintű csevegőrobot munkafolyamat-irányítással, amely integrálja a HR- és IT-kérelmeket, és automatizálja a jegyek megoldását nagy léptékben. | Vállalati HR/IT csapatok, akik egyetlen beszélgetési platformot keresnek az alkalmazottak támogatásához és a munkafolyamatok kezeléséhez |
| Deel | Globális toborzás és bérszámfejtés | Egyszerűsíti a határokon átnyúló munkaerő-felvételt, automatizálja a megfelelőségi és adóbevallási folyamatokat, valamint gyorsítja a szerződéses és teljes munkaidős alkalmazottak beilleszkedését. | Távoli munkavégzésre specializálódott csapatok, amelyeknek megbízható globális toborzásra és a szabályoknak megfelelő bérszámfejtésre van szükségük |
Hogyan értékeljük a szoftvereket a ClickUp-nál
Szerkesztői csapatunk átlátható, kutatásokon alapuló és gyártóktól független folyamatot követ, így biztos lehet benne, hogy ajánlásaink a termékek valós értékén alapulnak.
Itt található egy részletes összefoglaló arról, hogyan értékeljük a szoftvereket a ClickUpnál.
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni a HR-automatizálás bevezetésekor
A HR-ben az automatizálás nem annyira az emberek helyettesítéséről szól, hanem inkább azoknak a ismétlődő feladatoknak a megszüntetéséről, amelyek megakadályozzák a HR-csapatokat abban, hogy a legjobb munkájukat végezzék.
Íme a leggyakoribb HR-kihívások, amelyekre figyelnie kell:
1. A kulturális változás figyelmen kívül hagyása
Miért történik ez: Az automatizálási projekteket az IT-részleg hajtja végre a HR aktív részvétele nélkül, ami veszélyezteti a HR stratégiai szerepét.
✅ Megoldás: Világosan kommunikálja az „okot” – hogy az automatizálás hogyan szabadítja fel a HR-t, hogy a kultúrára, az elkötelezettségre és a megtartásra koncentrálhasson. Párosítsa ezt apró, látható eredményekkel (például gyorsabb interjúütemezéssel), hogy bizalmat és lendületet teremtsen a szervezet egészében.
2. A kiberbiztonsági kockázatok figyelmen kívül hagyása
Miért történik ez: A HR-vezetők azt feltételezik, hogy a kiberbiztonság az IT feladata, figyelmen kívül hagyva azt a tényt, hogy a HR-adatok – bérszámfejtés, szerződések, teljesítményértékelések – a szervezet legérzékenyebb adatai közé tartoznak.
✅ Megoldás: Kötelezővé tegye az összes alkalmazotti adat titkosítását, alkalmazzon szigorú, szerepkörökön alapuló hozzáférés-ellenőrzést, és végezzen rendszeres biztonsági ellenőrzéseket.
📌 A ClickUp robusztus jogosultság-ellenőrzési és auditálási funkciókat kínál, így csak az arra jogosult felhasználók tekinthetik meg az érzékeny HR-adatokat.
3. A munkavállalók magánéletének figyelmen kívül hagyása
Miért történik ez: Az automatizálás sietségében a HR-csapatok néha olyan mesterséges intelligenciát alkalmaznak, amely figyeli a kommunikációt, nyomon követi a termelékenységet vagy érzékeny adatokat dolgoz fel. Mivel ezt nem magyarázzák el világosan a munkavállalóknak, ez bizalmatlansághoz vezet.
✅ Megoldás: Világosan közölje, hogy milyen adatokat gyűjtenek, hogyan fogják azokat felhasználni, és milyen biztonsági intézkedések védik a munkavállalók adatait.
📌 A ClickUp részletes jogosultsági beállításokkal, privát nézetekkel és ellenőrzési naplókkal segíti a magánélet védelmét, így a munkavállalók biztosak lehetnek abban, hogy személyes adataik védve vannak, és csak a megfelelő személyek férhetnek hozzájuk.
4. A megvalósítás idejének alábecsülése
Miért történik ez: Ne feledje, hogy az automatizálási eszközök nem plug-and-play jellegűek. Ha alábecsüli az adatok tisztításához, a munkafolyamatok teszteléséhez, a felhasználók képzéséhez és a változások kezeléséhez szükséges időt, az siettetett bevezetéshez és frusztrált csapatokhoz vezet.
✅ Megoldás: Állítson be reális határidőket úgy, hogy egy kísérleti programmal kezdi, és fokozatosan vezeti be az automatizálást. Építsen be időt a tesztelésre, visszajelzésekre és iterációra a tervébe.
📚 További információ: Hogyan használják a HR-csapatok a generatív mesterséges intelligenciát, használati esetekkel és példákkal
Vegye igénybe a ClickUp szolgáltatásait HR-munkafolyamatainak automatizálásához
Az AI-rendszerek készen állnak a manuális feladatok átvételére, ha Ön is készen áll rá, hogy átadja őket.
A megfelelő eszközökkel a felvételi folyamat zökkenőmentessé és kevésbé stresszessé válik a HR-osztály számára.
A ClickUp, a munkához szükséges minden funkciót magában foglaló alkalmazás, kiterjedt funkciókészlettel segíti Önt minden lépésnél.
A ClickUp Brain, a Brain MAX és az Autopilot Agents segítségével egy olyan all-in-one munkaterületet kap, ahol minden HR-folyamat zökkenőmentesen zajlik. Ráadásul a Docs, a Whiteboards és a Goals az HR-munkafolyamatok minden egyéb aspektusát lefedik.
Készen áll a HR-folyamatok automatizálására? Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-on.