A napja nagy részét olyan feladatokra fordítja, amelyek sürgősnek tűnnek, de nem eredményeznek semmi érdemlegeset.
A beérkező levelek között elszaporodnak a „gyors kérdések”. A megbeszélések szaporodnak, mint a nyulak. 🐇🐇🐇🐇
A valóban fontos munkák holnapra halasztódnak. Ismét.
Ez nem személyes kudarc, hanem egy kapcsolódási probléma.
A tudósok ezt „pusztán sürgősségi hatásnak” nevezik, azaz az emberek úgy viselkednek, mintha a sürgős feladat elvégzése önmagában vonzó lenne, függetlenül annak objektív következményeitől.
Más szavakkal: függők vagyunk a tűzoltástól, ahelyett, hogy megelőznénk a tüzet.
Az Eisenhower-mátrix (más néven sürgős-fontos mátrix) segít rendezni ezt a mentális káoszt.
Mi az Eisenhower-mátrix?
Gondoljon az Eisenhower-mátrixra úgy, mint személyes döntéshozatali asszisztensére.
Ez a megtévesztően egyszerű, négy részre osztott keretrendszer (sürgős vagy nem sürgős, fontos vagy nem fontos) arra készteti Önt, hogy megkülönböztesse a sürgősnek tűnő dolgokat és azokat, amelyek valóban eredményeket hoznak.
De itt van a bökkenő: A mátrix fő előnye NEM az, hogy termelékenyebbé tesz.
Segít abban, hogy átvedd az irányítást az életed felett. 👇🏼
Kutatások szerint azok, akik prioritási keretrendszereket használnak, sokkal nagyobb kontrollt éreznek az idejük felett, és alacsonyabb stresszszintet jelentenek, még akkor is, ha a nyers teljesítményük nem növekszik drámaian (erről bővebben később).
Kiderült, hogy az igazi ellenség nem a teendőlistája. Az agya nem tud különbséget tenni egy kardfogú tigris és egy Slack értesítés között.
TL;DR: Hogyan működik az Eisenhower-mátrix?
Rendben, az agyunk hibás. De vajon minden az agy hibája? Nem teljesen.
A modern élet tele van zavaró tényezőkkel – a telefonod, a munkahelyi laptopod, az Alexa, sőt még a Roomba is! (Ne már!).
Ha olyan csapatban dolgozik, amely több mint 15 eszközt használ , a kutatások szerint négyszer nagyobb az esélye, hogy a termelékenység lassú sávjában ragad. Nem csoda, hogy munkaidőnk 42%-át a kontextusváltás káosza emészti fel.
Mit tegyünk tehát? Kitaláljuk a saját időgazdálkodási trükkjeinket ( pontosabban 92%-unk ) , míg körülbelül 76%-unk esküszik a személyes prioritási rendszerére.
Mégis 65% elismeri, hogy csak a könnyű vagy sürgős feladatokat végzi el, míg a valódi változást hozó feladatok porosodnak.
Ismerje meg az Eisenhower-mátrixot: az eredeti „ne áltasd magad” eszközt.
Elszűri a zavaró tényezőket, és arra kényszeríti Önt, hogy szembenézzen azzal, ami valóban fontos.
A mátrix a valóságot tükrözi, a termelékenység iránytűje, és a legjobb esélye arra, hogy munkája valóban eredményes legyen.
| Négyszög | Cselekvés | Leírás | Példák |
| 1. kvadráns: Sürgős + Fontos | TEGYE | Valódi válságok, amelyek azonnali figyelmet igényelnek | A szerver leállt, és az ügyfelek nem tudnak vásárolni |
| 2. kvadráns: Fontos + nem sürgős | DÖNTÉS | Üzleti terv írása, új készségek elsajátítása és edzőterembe járás | Üzleti terv írása, új készségek elsajátítása vagy edzőterembe járás |
| 3. kvadráns: Sürgős + nem fontos | DELEGÁLJON | Mások prioritásai, amelyek sürgősnek tűnnek, de nem fontosak az Ön céljai szempontjából | A legtöbb e-mail, véletlenszerű megszakítás vagy megbeszélés, amely e-mailben is elintézhető lett volna |
| 4. kvadráns: Nem sürgős + Nem fontos | TÖRLÉS | Időpazarló tevékenységek, amelyek nem járulnak hozzá céljainak eléréséhez | A közösségi média nyúl üregek, az asztalod harmadik átszervezése a héten |
És hirtelen pontosan tudni fogja, melyikre kell figyelnie!
🛠️ Kész használatra kész eszközkészlet: A ClickUp Eisenhower-mátrix sablonja, amely egy előre elkészített struktúrát biztosít, amely automatikusan négy részre osztja a feladatokat, és alkalmazkodik a prioritások változásához.
Ráadásul a mátrix elemeit könnyedén feladatokká alakíthatja a ClickUp-ban, és a mátrix minden egyes negyedét részletesen megvizsgálhatja.
📖 További információ: 10 ingyenes Eisenhower-mátrix sablon Excelben és ClickUpban
Milyen problémát old meg valójában az Eisenhower-mátrix?
Már korábban említettük: az agyadnak van egy hibája.
Amikor valami sürgősnek tűnik, az ősi riasztórendszered elhiteti veled, hogy az is fontos.
A szorongása ősi eredetű!
Na, megmondtuk!
Az agya őskori szoftvert futtat egy olyan világban, amely villámgyorsan fejlődik.
Az emberi történelem több mint 95%-ában őseink szorongása egy finoman hangolt riasztórendszer volt, amelynek célja az volt, hogy életben tartsa őket a vadonban ( Nesse, 2022; Stein & Nesse, 2016 ). Akkoriban a bokrok zizegése ragadozót jelenthetett, ezért a szorongás hulláma teljesen érthető volt.
Ha előretekintünk a mai napra, környezetünk gyorsabban változott, mint ahogy biológiánk képes lépést tartani vele – a mezőgazdaság mindössze 10 000 éves, az elektromosság csak egy évszázada létezik, a digitális túlterhelés pedig még alig lépett ki a pelenkás korból.
Agyunk, amely még mindig a kardfogú tigrisek fenyegetésére van beállítva, ma is ugyanolyan ősi sürgősséggel reagál az e-mailekre, a határidőkre és a közösségi média értesítéseire.
A diszkrepancia valós: Ami egykor biztonságot nyújtott nekünk, ma néha olyan „fenyegetésekkel” terhel minket, amelyekről őseink álmodni sem mertek. Tehát ha úgy érzi, hogy szorongása nem helyénvaló, az nem személyes hibája. Az ősi agya csak a legjobbat hozza ki egy teljesen új világban.
Ezzel el is jutottunk a következő részhez.
A puszta sürgősség hatása: én vagyok a probléma, én vagyok az oka!
Kedden délután van, és a beérkező levelek mappája tele van – 47 e-mailben vitatják meg az ebédrendeléseket. Mindegyikre válaszol. A karrierjét meghatározó projekt? Még mindig érintetlen. Miért?
Az ebédnek van határideje. A projektnek nincs. Az agyad minden alkalommal az ebédet választja.
Mert beindul a puszta sürgősség hatása, amely különösen erőteljesen jelentkezik azoknál, akik magukat elfoglaltnak tartják.
Az agyad nem törődik a fizetéssel, a növekedéssel vagy a hatással. Látja a határidőt, és őskori emberré válik. És minél elfoglaltabbnak érzed magad, annál rosszabb lesz a helyzet. A túlterheltség rossz prioritásokhoz vezet, ami még elfoglaltabbá tesz, ami pedig még rosszabbá teszi a prioritások meghatározását. Egy ördögi kör.
A „csupán sürgősség hatását” feltáró kutatók megtalálták a ciklus megtörésének egyik módját: a fontos feladatok eredményeit egyértelműbbé kell tenni. (Miért nem gondoltunk erre!)
Amikor az emberek világosan látták, mit nyerhetnek a fontos munkával, nagyobb valószínűséggel hagyták figyelmen kívül a sürgős zavaró tényezőket.
Pontosan ezt teszi az Eisenhower-mátrix: megszakítja a sürgősség csapdáját, és arra kényszerít, hogy feltegye magának a kérdést:
A feladat, ami rám vár, valóban előrelépést jelent? Vagy csak a dopamin-löketet üldözöm, amit az okoz, ha valamit kipipálhatok a listámról?
A feladat, ami rám vár, valóban előrelépést jelent? Vagy csak a dopamin-löketet üldözöm, amit az okoz, ha valamit kipipálhatok a listámról?
📖 További információ: Termelékenységi trükkök és tippek, amelyeket érdemes ismernie!
Az Eisenhower-mátrix nem arra szolgál, hogy Ön produktívabb legyen
Az Eisenhower-mátrix valódi előnye valójában pszichológiai jellegű.
Mivel a mátrix jelentősen növeli az idő feletti kontroll érzését, ami drámaian csökkenti a stresszt és megakadályozza a kiégést.
A termelékenység javulása csupán egy üdvözlendő mellékhatás.
Valójában rengeteg kutatás cáfolja azt a mítoszt, hogy az időgazdálkodási gondolkodásmódok növelik a termelékenységet. A valóságban ezek teljesen más hatást gyakorolnak.
Miért jobb, ha úgy érzi, hogy Ön irányít, mint ha csak produktív?
A legfontosabb időgazdálkodási kutatás Therese Macan nevéhez fűződik 1994-ből. Meg akarta állapítani, hogy az időgazdálkodás valóban segít-e az embereknek abban, hogy jobban végezzék a munkájukat.
Spoiler figyelmeztetés: nem így történt.
A Macan nagy számú alkalmazottal tesztelte az időgazdálkodási viselkedésmódokat. Azok, akik célokat tűztek ki és prioritásokat állítottak fel, sokkal jobban érezték, hogy ellenőrzésük alatt tartják az idejüket. Kevesebb stresszt éreztek és boldogabbak voltak a munkában.
Főnökeik nem gondolták, hogy jobban teljesítenének.
Talán az időgazdálkodás elsődleges előnye nem a teljesítményre gyakorolt hatása, hanem a hozzáállásra gyakorolt hatása.
Talán az időgazdálkodás elsődleges előnye nem a teljesítményre gyakorolt hatása, hanem a hozzáállásra gyakorolt hatása.
Häfner és Stock 2010-es tanulmánya ezt továbbfejlesztette.
Néhány alkalmazottnak időgazdálkodási tréninget tartottak. A képzésben részesült csoport tagjai úgy érezték, hogy jobban kézben tartják a dolgokat és kevésbé stresszesek. De valójában semmilyen mérhető mutató szerint nem javultak a munkájukban.
Tanulmányunk eredményei azt mutatják, hogy az idő feletti kontroll érzésének növekedése a stressz csökkenéséhez és az önértékelés szerinti teljesítmény növekedéséhez vezet.
Tanulmányunk eredményei azt mutatják, hogy az idő feletti kontroll érzésének növekedése a stressz csökkenéséhez és az önértékelés szerinti teljesítmény növekedéséhez vezet.
💁♀️ Fordítás: Az időgazdálkodási keretrendszerek terápiák, nem pedig termelékenységnövelők.
Az Eisenhower-mátrix története: kontextusban megtekintve
Dwight D. Eisenhower nem találta fel az Eisenhower-mátrixot. Még 2×2-es rácsot sem használt.
Ő népszerűsítette azt az alapelvet, amely később minden termelékenységi guru kedvenc keretrendszerévé vált.
Ennek a különbségnek a megértése rávilágít arra, hogy miért működik a mátrix, és miért nem mindig.
Az ember, akinek valóban fontos problémái voltak
Mielőtt elnökké vált, Eisenhower a második világháború alatt a Szövetséges Erők főparancsnoka volt.
Ő tervezte a D-napot. Olyan tábornokokat irányított, akik okosabbnak tartották magukat nála. Ugyanazon a napon tárgyalt Churchill-lel és Sztálinnal (jézusom).
Amikor Eisenhower a sürgős és a fontos dolgokról beszélt, nem az üzenetkezelő programok „inbox zero” funkciójáról elmélkedett.
Hitler legújabb lépésére való reagálás és a háborút befejező invázió megtervezése közötti különbségről beszélt.
Az a képessége, hogy a világ lángokban állt, ő mégis a fontos dolgokra tudott koncentrálni, a prioritások meghatározásának mintaképévé tette.
Az idézet, amelyet mindenki félreért
A híres mondat a sürgős és fontos problémákról? Eisenhower mondta, de valaki mást idézett.
Kétféle problémám van: a sürgős és a fontos. A sürgős nem fontos, a fontos pedig soha nem sürgős.
Kétféle problémám van: a sürgős és a fontos. A sürgős nem fontos, a fontos pedig soha nem sürgős.
Ezt egy 1954-es beszédében mondta, kifejezetten egy névtelen volt egyetemi rektornak tulajdonítva. Később kiderült, hogy az a rektor Dr. J. Roscoe Miller volt a Northwestern Egyetemről.
Eisenhower saját szavaival egy 1961-es beszédéből jól megfogalmazta a valódi küzdelmet:
Ki tud pontosan megfogalmazni nekünk a hosszú és a rövid táv közötti különbséget? Különösen akkor, amikor ügyeink válságban vannak, szinte kénytelenek vagyunk elsősorban a sürgős jelenre figyelni, ahelyett, hogy a fontos jövőre koncentrálnánk.
Ki tud pontosan megfogalmazni nekünk a hosszú és a rövid táv közötti különbséget? Különösen akkor, amikor ügyeink válságban vannak, szinte kénytelenek vagyunk elsősorban a sürgős jelenre figyelni, ahelyett, hogy a fontos jövőre koncentrálnánk.
A legfontosabb részlet? Még az a férfi is, aki Európa felszabadítását tervezte, érezte a sürgős, de értelmetlen feladatok vonzerejét.
Eisenhower-mátrix: a filozófiától a termelékenységi eszközig
Stephen Covey Eisenhower felismerését felhasználva alakította ki a ma ismert négyzetes rácsot.
1989-ben megjelent A hatékony emberek 7 szokása című könyvében Covey létrehozta azt a vizuális keretrendszert, amelynek köszönhetően a koncepció megragadt a köztudatban.
Eisenhower a bölcsességet adta. Covey a munkalapot.
👉🏽 Gyors videós magyarázatot szeretne? Itt van!
Az Eisenhower-mátrix lebontása
Az Eisenhower-mátrix minden egyes negyede alapvetően egy stratégiai zóna, amelyhez egy adott cselekvési parancs és pszichológiai állapot tartozik.
Íme egy rövid áttekintés arról, hogy ezek a kvadránsok hogyan befolyásolják a viselkedését:
Eisenhower-mátrix: Az egyes kvadránsok érzelmi tájképe
| Négyszög | Alapvető érzelem | Tipikus viselkedés | Stratégiai cél |
| 1. kérdés: Sürgős + fontos | Stressz, nyomás | Tűzoltás, reagálás | Korlátozza és csökkentse az idővel |
| 2. negyedév: Nem sürgős + fontos | Egyértelműség, kontroll | Tervezés, mély koncentráció | Védje és bővítse |
| 3. negyedév: Sürgős + nem fontos | Bűntudat, kötelezettség | Másoknak való kedvezés, feladatok közötti ugrálás | Delegáljon vagy minimalizáljon |
| 4. negyedév: Nem sürgős + Nem fontos | Zsibbadás, unalom | Kerülés, halogatás | Szüntesse meg vagy korlátozza |
💡Profi tipp: Mielőtt elkezdené a feladatok rendezését, vizsgálja meg érzelmi állapotát. Ha a munkanapja olyan, mint egy „whack-a-mole” játék, akkor valószínűleg a Q1 vagy Q3 szakaszban ragadt. Az igazi előnye a Q2 szakaszban rejlik.
1. kvadráns: A válság kvadránsa
Ez a hely a sürgős és fontos teendőknek.
Gondoljon valódi vészhelyzetekre, sürgető problémákra és olyan projektekre, amelyek végső határideje lejárt.
- Példák: Fontos ügyfél vészhelyzet, az egész vállalatot megbénító kritikus rendszerleállás, egy óra múlva kezdődő igazgatósági ülésen tartandó prezentáció.
- Pszichológiai állapot: Stressz, kiégés, állandó tűzoltás. Reaktív menedzsment, ahol folyamatosan reagál a problémákra, ahelyett, hogy megelőzné őket.
- Stratégiai cél: Minimalizálás. Bár egyes Q1 feladatok elkerülhetetlenek, ha a menetrendet ezek dominálják, az rossz tervezésre utal. A legtöbb Q1 vészhelyzet olyan Q2 feladat, amelyet elhanyagoltak, amíg sürgőssé nem vált.
2. kvadráns: A minőség és a stratégia kvadránsa
Üdvözöljük a nem sürgős és fontos feladatok otthonában. Ahol a hosszú távú sikert megtervezik és megépítik.
- Példák: stratégiai tervezés, készségfejlesztés, megelőző karbantartás, kulcsfontosságú kapcsolatok építése, testmozgás vagy új lehetőségek felismerése.
- Pszichológiai állapot: Vízió, perspektíva, egyensúly, kontroll. Proaktív állapot, amely lehetővé teszi a átgondolt, magas színvonalú munkavégzést és nagyobb munkával való elégedettséghez vezet.
- Stratégiai cél: Élj itt. A leghatékonyabb egyének tudatosan ütemezik és védik a Q2 tevékenységekre szánt időt. Tervezéssel, felkészüléssel és megelőzéssel szisztematikusan csökkentik a Q1 tűzeseteket.
3. kvadráns: A megtévesztés kvadránsa
Itt találkozunk a színészekkel: az összes sürgős, de nem fontos feladattal. 🌚
Képzeljen el egy hamis termelékenységi zónát, amely tele van olyan feladatokkal, amelyek figyelmet követelnek, de nem segítik elő a fő célok elérését.
- Példák: Sok e-mail, néhány megbeszélés, gyakori megszakítások és mások apró problémái, amelyeket maguk is megoldhatnának. Ezek a feladatok produktívnak éreztetik Önt anélkül, hogy produktív lenne – ez az, ahol a sürgősség csapdája rejlik.
- Pszichológiai állapot: Rövid távú fókusz, mások prioritásainak alárendeltség érzése, az érzés, hogy a saját célok állandóan háttérbe szorulnak. Elfoglalt, de nem hatékony
- Stratégiai cél: Védje meg magát. A harmadik negyedév elsajátításához határokat kell szabni, udvariasan nemet mondani, hatékonyan delegálni és olyan rendszereket létrehozni, amelyek minimalizálják a zavaró tényezőket.
4. kvadráns: A pazarlás kvadránsa
Helló, szemetes? 🗑️
Talán ez egy kicsit szigorú megfogalmazás. De ezek a feladatok nem nyújtanak valódi értéket, és aktívan rontják a jó életminőséget.
- Példák: Gondolatlanul végiglapozni a közösségi médiát, túlzottan sok tévét nézni, régi e-maileket rendezgetni, hogy elkerüljük egy nagy projekt megkezdését, stb.
- Pszichológiai állapot: Felelősség és cél hiánya. Gyakran menekülési lehetőség azok számára, akik a Q1 és Q3 túl sok időtöltése miatt kiégtek.
- Stratégiai cél: Kíméletlenül rangsoroljon és szűrjön. Ehhez őszinte önértékelés és fegyelem szükséges. Míg a pihenés és a szabadidő fontos (Q2 tevékenységek), a Q4 olyan zavaró tényezőket jelent, amelyekkel foglalkozni kell.
👉🏽 Olvassa el még: Ingyenes döntéshozatali sablonok Excelben, Docsban és ClickUpban
Hogyan lehet hatékonyan használni az Eisenhower-mátrixot?
Az Eisenhower-módszer leginkább napi gyakorlatként működik, nem pedig egyszeri feladatként.
1. lépés: Írjon le mindent, ami az eszébe jut
Szánjon 10 percet arra, hogy leírjon minden feladatot, projektet és kötelezettséget, amely a figyelmét igényli. Ne szűrje még! Csak írja le!
2. lépés: Határozza meg, mi a „fontos”
Ez a legkritikusabb lépés. Írja le a jelenlegi negyedévre vonatkozó 3-5 legfontosabb célját. Egy feladat csak akkor „fontos”, ha közvetlenül hozzájárul ezekhez a célokhoz. Minden más, definíció szerint, nem fontos.
3. lépés: Kíméletlenül válogasson
Vegye át az agyában felhalmozódott gondolatokat, és helyezze el mindegyiket a megfelelő négyzetbe. Legyen őszinte! Az a „sürgős” e-mail a kollégájától valójában egy munka álcájában megjelenő Q3-as zavaró tényező lehet.
4. lépés: Időbeosztás a második negyedévre
A Q2 feladatoknak nincs szigorú határideje, ezért folyamatosan halasztják őket. Tervezzen be konkrét időtartamokat a legfontosabb Q2 feladatokra, és kezelje ezeket az időtartamokat ugyanolyan szentnek, mint bármely ügyfélmegbeszélést.
💡Profi tipp: A ClickUp Tasks segítségével a mátrix elemeit feladatokká alakíthatja, és akár a csapattagjaira is delegálhatja őket. Ráadásul mindig hozzárendelhet időbecsléseket, hogy nyomon követhesse a haladást.
5. lépés: Építsd ki védekező rendszereidet
A Q3 feladatok a Q2 előrehaladásának ellenségei. Építsen rendszereket azok minimalizálására:
- Állítson be konkrét időpontokat az e-mailek ellenőrzésére, ahelyett, hogy azonnal válaszolna rájuk.
- Használjon sablonokat a gyakori válaszokhoz
- Állítson be „irodai munkaidőt” a nem sürgős kérdésekre
- Tanulja meg gyakrabban azt kérdezni: „Ez várhat holnapig?”
💟 Bónusz: Milyen gyakran kell frissítenie az Eisenhower-mátrixot?
A napi áttekintések a leghatékonyabbak. Minden reggel szánjon 5-10 percet az új feladatok rendezésére és a prioritások átalakítására az éjszaka folyamán bekövetkezett változások alapján. A heti áttekintések segítenek felmérni, hogy valóban a Q2-ben töltötte-e az idejét, vagy csak beszélt róla.
4 gyakori hiba az Eisenhower-mátrix használatakor
Az Eisenhower-mátrix gyakran ugyanazokból a kiszámítható okokból bukik meg.
(Ne aggódjon, mindegyikre van megoldás!)
1. Úgy gondolja, hogy jobb az időbecslésben, mint amilyen valójában
Mindenki azt gondolja, hogy a következő projektje más lesz.
Ezúttal hamarabb végzel. Ezúttal nem lesznek meglepetések.
Téved. Már korábban is tévedett. És újra tévedni fog.
A tervezési tévedés valós: Alábecsüli a feladatok elvégzéséhez szükséges időt, még akkor is, ha vannak adatai, amelyek bizonyítják, hogy mindig alábecsüli a feladatok elvégzéséhez szükséges időt.
Tegyük fel például, hogy a „Marketingstratégia kidolgozása” feladatot a Q2-be helyezi, és péntek délutánra tervezi. A valóság? Ehhez három osztály adataira, két jóváhagyási körre és jogi felülvizsgálatra van szükség. Két héttel később ez Q1-es válságot jelent, mert holnap lesz az igazgatósági ülés.
Hirtelen rájössz, hogy ez nem egy péntek délutáni feladat.
🧠 A megoldás: Ossza fel a nagy feladatokat kisebb részekre. A „marketingstratégia kidolgozása” feladatra így kerül sor: „Értékesítési adatok beszerzése Jake-től”, „A versenytársak árainak áttekintése” és „Pozicionálási szakasz vázlatának elkészítése”.
2. „Fontos” az, amit a főnöke fontosnak tart
A sürgősség objektív. A határidő péntek, vagy nem.
A fontosság szubjektív. Túl gyakran azé lesz, aki a leghangosabban beszél vagy a legmagasabb beosztásban van.
A főnököd „gyors kérdése” fontosnak tűnik, mert tőle származik. De valóban előreviszi a céljaidat? Valószínűleg nem.
🧠 A megoldás: Írja le a negyedévre vonatkozó tényleges céljait. Azokat a feladatokat, amelyek közvetlenül támogatják ezeket a célokat, kezelje elsődleges prioritásként. Ha valami más felmerül, tegye fel magának a kérdést: Támogatja-e ez a vállalat átfogóbb küldetését, segít-e egy munkatársának, vagy megakadályozza-e későbbi nagyobb problémák kialakulását? Ha nem, akkor valószínűleg nem fontos – függetlenül attól, hogy mennyire sürgősnek tűnik.
3. Valójában semmit sem lehet delegálni
Az Eisenhower-mátrix szerint a Q3 feladatok delegálhatók.
Jó. Kinek?
Ha önálló vállalkozó, hallgató vagy bárki más, akinek nincsenek közvetlen beosztottjai, akkor a „delegálás” fantasztikus tanács. Ez olyan, mintha azt mondanák önnek, hogy „csak vegyen fel valakit”, amikor önálló vállalkozást indít.
🧠 A megoldás: Cserélje ki a „delegál” szót „minimalizál, automatizál vagy kötegelsz” kifejezésre.
Lehetne ezt a megbeszélést e-mailben lebonyolítani? Beállíthatna egy automatikus válaszadót? Összevonhatná ezeket a zavaró tényezőket egy órába, ahelyett, hogy elrontanák az egész napját?
A legtöbb Q3 feladatnak nem kell léteznie. Ezek csak munkának álcázott szokások. Mint például ugyanarra a kérdésre tizedik alkalommal válaszolni! Csak állítson be egy AI-alapú válaszadót, mint például ezt itt. 👇🏼
4. Statikus eszközt használ dinamikus munkához
A prioritásai változnak. A mai második negyedévi feladat holnap első negyedévi válsággá válhat.
És a papír alapú teendőlista? Az már abban a pillanatban elavult, amikor leírja.
Ráadásul, ahogy ez a Reddit-felhasználó mondja:
Annyi feladatom van, hogy fogalmam sincs, hogyan helyezzem el őket az Eisenhower-mátrixban. Mindig is tetszett ez a koncepció. Soha nem tudtam alkalmazni.
Annyi feladatom van, hogy fogalmam sincs, hogyan helyezzem el őket az Eisenhower-mátrixban. Mindig is tetszett ez a koncepció. Soha nem tudtam alkalmazni.
🧠 A megoldás: Használjon dinamikus rendszert. Például a ClickUp segítségével létrehozhat egy élő, alkalmazkodó prioritási mátrixot:
- Állítson be egyéni mezőket a „Sürgősség” és a „Fontosság” számára
- Használjon ezeknek a mezőknek megfelelően csoportosított táblázati nézetet, hogy vizuális, négy oszlopos ábrázolást hozzon létre.
- Ha a prioritások megváltoznak, frissítse az egyéni mezőt, és a feladat automatikusan a megfelelő kvadránsba kerül.
Kiknek ajánlott az Eisenhower-mátrix használata?
Mindenki azt hiszi, hogy szüksége van az Eisenhower-mátrixra. Valójában azonban nem mindenkinek van rá szüksége.
De ha elárasztják a versengő igények, és nem tudja megkülönböztetni a valódi vészhelyzetet mások rossz tervezésétől, akkor olvasson tovább.
Vezérigazgatók és vezetők számára
A legnagyobb ellensége nem a verseny. Hanem az a tévhit, hogy minden, ami az asztalára kerül, egyformán fontos.
Vezérigazgatóként azért fizetik, hogy stratégiailag gondolkodjon, nem pedig azért, hogy személyesen válaszoljon minden beszállítói e-mailre vagy jóváhagyjon minden közösségi média bejegyzést. Az Eisenhower-módszer arra készteti, hogy megvédje legértékesebb erőforrását: az időt, amelyet tényleges vezetői feladatokra fordíthat.
👉🏽 A valóság: Ha több időt tölt a Q1-ben (krízis üzemmód) mint a Q2-ben (stratégiai tervezés), akkor nem vezet, hanem csak a legjobban fizetett tűzoltó az épületben.
👉🏽 A második negyedév legfontosabb feladata: az igazgatósági ülés előkészítése, hosszú távú stratégia kidolgozása, utódlás tervezése és olyan mélyreható gondolkodás, amelyre a megbeszélések között nincs lehetőség.
🤔 Szeretnéd fokozni stratégiai gondolkodásodat? Kyle Coleman, a ClickUp GVP-je elmagyarázza, hogyan tartja szem előtt prioritásait!
Egyéni vállalkozók és szabadúszók számára
Ön minden feladatot ellát a vállalkozásában. Ügyfélszolgálat, marketing, könyvelés, termékfejlesztés – mindez az Ön asztalára kerül.
A mátrix segít megkülönböztetni azokat a feladatokat, amelyek elősegítik vállalkozása növekedését (Q2), és azokat, amelyek elfoglaltnak, de kimerültnek érezheti magát (Q3 és Q4).
Például az, hogy 30 másodpercen belül válaszol az ügyfelek e-mailjeire, nem teszi Önt professzionálisabbá. Csak egy jól képzett, megszakításokra reagáló rendszerré.
👉🏽 A túlélési stratégiája: A Q3 feladatok csoportosítása meghatározott időblokkokba. Az e-mailek naponta kétszeri ellenőrzése, nem pedig 200-szor.
Diákoknak
Az iskola úgy van kialakítva, hogy minden sürgősnek tűnjön. Minden feladatnak van határideje. Minden teszt számít a tanulmányi átlagod szempontjából. Minden tevékenység „jól mutat az egyetemi jelentkezésen”.
Az Eisenhower-mátrix segít elkülöníteni a valódi tanulást (Q2) az akadémiai elfoglaltságtól (Q3).
Például három órát töltesz egy dokumentum formázásának tökéletesítésével, ahelyett, hogy ténylegesen megértenéd a fogalmakat. A tökéletes formázás a Q3. A mély megértés a Q2.
Menedzserek és csapatvezetők számára
Ön középen ragadt. A vezetők stratégiai célokat rónak Önre. Csapata minden apró döntést Önnek továbbít. Az ügyfelek ötpercenként friss híreket akarnak.
A sürgős-fontos mátrix segít kitalálni, hogy mi az, ami valóban az agyát igényli, és mi az, ami az aláírását igényli.
Például: a közvetlen beosztottja kezelheti azt a „sürgős” ügyfél-ellenőrző hívást (Q3). Nem delegálhatja azokat a negyedéves teljesítményértékeléseket, amelyek alapján eldöntik, ki kap előléptetést (Q2).
👉🏽 Menedzsercsapda: Azt gondolja, hogy pótolhatatlan. A harmadik negyedévi feladataid többsége azért létezik, mert nem képezted ki a csapatodat azok elvégzésére.
Íme, mit mond Gaurav Agarwal, a ClickUp ügyvezető igazgatója erről a csapdáról!
Nemrégiben változtattam a negyedéves üzleti áttekintésem tartalmának előkészítésén: Korábban: 20 órát töltöttem azzal, hogy személyesen összegyűjtöttem az adatokat, megfogalmaztam a történetet, elkészítettem a diákat. Most: A csapatom 30 órát tölt ezzel, én pedig 5 órát. Ez összesen 35 óra, szemben a korábbi 20 órával.
Hatékonytalannak tűnik, igaz? Pedig ez a megközelítés:• 15 órányi időt szabadít fel számomra magasabb értékű munkára• Jobb végeredményt hoz, mint amit egyedül tudnék elérni• Lehetővé teszi a csapatom számára, hogy mélyebb megértést alakítson ki az üzletről• Legközelebb, amikor ezt megcsináljuk, a 35 óra összesen 25 órára csökken. Ez a skálázás termelékenységi paradoxona: ami egységszinten hatékonyságcsökkenésnek tűnik, valójában exponenciális nyereséget eredményez rendszer szinten.
Nemrégiben változtattam a negyedéves üzleti áttekintésem tartalmának előkészítésén: Korábban: 20 órát töltöttem azzal, hogy személyesen összegyűjtöttem az adatokat, megfogalmaztam a történetet, elkészítettem a diákat. Most: A csapatom 30 órát tölt ezzel, én pedig 5 órát. Ez összesen 35 óra, szemben a korábbi 20 órával.
Hatékonytalannak tűnik, igaz? Pedig ez a megközelítés:• 15 órányi időt szabadít fel számomra magasabb értékű munkára• Jobb végeredményt hoz, mint amit egyedül tudnék elérni• Lehetővé teszi a csapatom számára, hogy mélyebb megértést alakítson ki az üzletről• Legközelebb, amikor ezt megcsináljuk, a 35 óra összesen 25 órára csökken. Ez a skálázás termelékenységi paradoxona: ami egységszinten hatékonyságcsökkenésnek tűnik, valójában exponenciális nyereséget eredményez rendszer szinten.
Eisenhower-mátrix csapatok és egyének számára
| Kritériumok | Egyének | Csapatok |
| Használati eset | Személyes termelékenység, szokások kialakítása | Közös prioritások meghatározása, feladatok delegálása, tervezés |
| Szükséges eszközök | Notebook, alkalmazás vagy ClickUp sablon | ClickUp megosztott mezőkkel, irányítópultokkal, automatizálásokkal |
| Előnyök | Csökkentett stressz, jobb koncentráció | Egyértelmű felelősségvállalás, kevesebb mikromanagement |
💡Profi tipp: Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást a csapaton belüli kvadránsok eloszlásának figyelemmel kísérésére. Ha a csapat nagy része az 1. kvadránsban található, akkor ideje megerősíteni a 2. kvadráns tervezését.
Eisenhower-mátrix vs. egyéb termelékenységi keretrendszerek
Az Eisenhower-mátrix nem az egyetlen lehetőség.
Bár ez egy jó kiindulási pont, egyes helyzetekben más megközelítésre van szükség.
Tekintse ezeket az alternatívákat a termelékenységi eszköztárának speciális eszközeiként, amelyek mindegyike a mátrix által nem megoldható konkrét problémák megoldására lett kialakítva.
Eisenhower-mátrix kontra Pareto-elv (80/20-as szabály)
A Pareto-elv egy egyszerű, de hatékony felismerésen alapul: eredményeinek 80%-a erőfeszítéseinek 20%-ából származik. Nem a feladatok rendezéséről van szó, hanem arról, hogy megtalálja azt a kis számú tevékenységet, amely aránytalanul nagy értéket teremt.
✅ Amikor Pareto nyer: Elmerül a munkában, de nem biztos benne, hogy mely tevékenységek hoznak valóban eredményt. A 80/20-as szabály arra készteti, hogy megvizsgálja az eredményeit, és visszafelé haladjon. Melyik 20% ügyfele generálja a bevételeinek 80%-át? Melyik 20% funkciója hozza létre a felhasználói elkötelezettség 80%-át?
Például egy marketingmenedzser rájön, hogy a minősített potenciális ügyfelek 80%-a mindössze 2 a 10 marketingcsatornából származik. Ahelyett, hogy mind a 10 csatornát egyformán próbálná optimalizálni (Eisenhower-féle gondolkodásmód), a két hatékony csatornára koncentrál, és a többit megszünteti (Pareto-féle gondolkodásmód).
✅ Amikor az Eisenhower-mátrix nyer: Tudja, mi a fontos, de nem tudja abbahagyni a sürgős, de értelmetlen feladatokkal való foglalkozást. A Pareto-elemzés nem segít abban, hogy figyelmen kívül hagyja a Slack értesítést. A mátrix viszont igen.
💡Profi tipp: Használja mindkettőt. A Pareto-elemzés azonosítja a nagy hatással bíró tevékenységeket (amelyek a Q2-be tartoznak). Az Eisenhower-mátrix kiszűri az összes többi tevékenységet, így biztosítva az időt ezekre a tevékenységekre.
Eisenhower-mátrix kontra MoSCoW-módszer
Nem, nem a városról van szó. Valójában egy mozaikszó: Must have, Should have, Could have, Won’t have (Kell, Kellene, Lehetne, Nem lesz).
| A MoSCoW-módszer (magyarázat) |
| ElengedhetetlenA jelenlegi projekt bővítéséhez vagy kiadásához elengedhetetlen, nem megkerülhető követelmények |
| Kellene lennieA megoldás működéséhez nem elengedhetetlenül fontos követelmények |
| (Ezúttal) nem leszA csapat és az érdekelt felek által kifejezetten elfogadott követelmények nem lesznek teljesítve a jelenlegi időkereten belül. |
| (Ezúttal) nem leszA csapat és az érdekelt felek által kifejezetten elfogadott követelmények nem lesznek teljesítve a jelenlegi időkereten belül. |
Ez a keretrendszer a szoftverfejlesztés területén született egy konkrét probléma megoldására: annak eldöntésére, hogy mely funkciókat érdemes megvalósítani, ha nem lehet mindent megvalósítani.
✅ Amikor a MoSCoW nyer: Ön egy olyan projektet irányít, amelyben több érdekelt fél is részt vesz, akik mind úgy gondolják, hogy kérésük „sürgős és fontos”. Az Eisenhower-módszer nem fog működni, mert mindenki másképp definiálja a „fontos” fogalmát.
A MoSCoW kényszerít kemény beszélgetésekre arról, hogy mi is az, ami valóban elengedhetetlen. A „must have” funkciók nem képezik tárgyalási alapot – ha nem szerepelnek a projektben, az kudarcra van ítélve. A „should have” funkciók fontosak, de nem döntőek. A „could have” funkciók pedig kellemes bónuszok. A „won’t have” funkciók pedig kifejezetten nem tartoznak a projekt hatókörébe.
Itt van a „Nem lesz” (ez a kategória nem létezik az Eisenhower-mátrixban) zsenialitása: ez egy formális módja annak, hogy „most nem, talán később” mondjunk, ami megakadályozza a hatókör kiterjedését és kezeli az elvárásokat.
✅ Amikor az Eisenhower-mátrix nyer: Ön egyedül vagy egy kis, összehangolt csapatban dolgozik, ahol a hatókör nem elsődleges kérdés. A MoSCoW felesleges bonyolultságot ad az egyszerű feladatok prioritásainak meghatározásához.
Eisenhower-mátrix kontra ABCDE-módszer
Az ABCDE-módszer az Eisenhower-mátrix szteroidokkal dúsított változata – és a szteroidoknak vannak mellékhatásaik.
| ABCDE feladatkezelési módszer | ||||
| A | B | C | D | E |
| Nagyon fontos | Fontos | Jó, ha megcsináljuk | Delegálás | Távolítsa el |
| Elvégzendő feladatok, amelyek elmulasztása súlyos következményekkel jár | Kisebb következményekkel járó, elvégzendő feladatok. Hasznosak, de nem kritikusak. | Következmények nélküli feladatok. Élvezetesek, de nincs hatással a célokra. | Feladatok, amelyeket másoknak lehet kiosztani, hogy időt szabadítson fel az A feladatokra | Felesleges feladatok, amelyek nem hoznak hozzáadott értéket |
| Aranyszabály: Soha ne dolgozzon B feladaton, ha A feladat is van. Soha ne dolgozzon C feladaton, ha B feladat is van. |
Így működik: Minden feladat egy betűt kap.
- A feladatok elmulasztása súlyos következményekkel járhat.
- A B feladatok következményei enyhék
- A C feladatoknak nincsenek következményei
- A D feladatok delegálhatók
- Az E feladatok el kell, hogy kerüljenek
És itt van a fő szabály: Soha ne dolgozzon B feladaton, ha A feladat is van. Soha ne dolgozzon C feladaton, ha B feladat is van. És így tovább.
✅ Amikor az ABCDE nyer: Ön egy krónikus halogató, aki a könnyű, alacsony értékű feladatok felé gravitál. A merev „A-first” szabály biztosítja azt a fegyelmet, amely a mátrixból hiányzik.
Például a listája tartalmazza a „Válaszoljon az ügyfél ajánlatára” (A), „Frissítse a LinkedIn profilját” (B) és „Rendezze a számítógépes fájlokat” (C) feladatokat.
Az Eisenhower-módszerrel előfordulhat, hogy a reggelét fájlok rendezésével tölti, mert úgy érzi, hogy ez produktív. Az ABCDE-módszerrel ez szó szerint szabályellenes, amíg a javaslat elkészül.
✅ Amikor az Eisenhower-módszer nyer: A munkakörnyezete kiszámíthatatlan. Valódi vészhelyzetek adódnak. A prioritások változnak. Az ABCDE-módszer merevsége hátrányossá válik, amikor rugalmasságra van szükség.
Az ABCDE-módszer legnagyobb kihívása, hogy feltételezi, hogy van kinek delegálni a feladatokat. Ha önálló vállalkozó, szabadúszó vagy junior alkalmazott, a „D” feladatok „B” vagy „C” feladatokká válnak, ami kezelhetetlen munkaterhet eredményezhet.
Eisenhower-mátrix kontra cselekvési prioritásmátrix
Az Action Priority Matrix az Eisenhower-mátrix üzleti iskolában tanított rokona. A „sürgős” és „fontos” helyett „erőfeszítés” és „hatás” kifejezéseket használ.
A négy kvadráns:
- Nagy hatás, kis erőfeszítés = gyors eredmények (ezeket tegye meg először)
- Nagy hatással járó, nagy erőfeszítést igénylő = jelentős projektek (gondosan tervezze meg az ütemtervet)
- Kis hatással, kis erőfeszítéssel = kitöltések (szabadidőben végezhető)
- Kis hatással, nagy erőfeszítéssel járó feladatok = hálátlan feladatok (minden áron kerülendő)
A legfontosabb különbség az, hogy az Akcióprioritási Mátrix a befektetés megtérülésének szempontjából gondolkodik, míg az Eisenhower a határidők és a célok szempontjából.
✅ Amikor az akció prioritása nyer: Ön erőforrásokat (költségvetést, csapatidőket, fejlesztési órákat) kezel, és döntéseit a vezetésnek kell igazolnia. A „Ez nagy hatással jár, de kevés erőfeszítést igényel” meggyőzőbb, mint a „Ez fontos, de nem sürgős”.
Például egy termékmenedzser, aki a funkciók között választ, a mátrixot így használhatja:
- Az A funkció 2 hét alatt 15%-kal növeli a felhasználói megtartást (gyors eredmény).
- A B funkció 6 hónapig tart és 20%-kal növeli a megtartást (nagy projekt)
- A C funkció 4 hétig tart, és 2%-kal növeli a megtartási arányt (hálátlan feladat).
✅ Amikor az Eisenhower-mátrix nyer: Olyan valódi, időérzékeny munkával van dolgunk, ahol a határidők fontosabbak, mint a megtérülési számítások. Az ügyfelek vészhelyzetei nem törődnek a hatások/erőfeszítések elemzésével.
📖 További információ: Hogyan készítsünk cselekvési prioritási mátrixot a feladatok kezeléséhez?
Mi a helyzet az Eisenhower-mátrix és az agilis módszertanok összehasonlításával?
Az Eisenhower-mátrix és az Agile segít a munkák fontossági sorrendjének megállapításában, de különböző funkciókat látnak el és különböző időskálákon működnek.
| Keret | Elsődleges felhasználási eset | Fókuszterület | Időhorizont |
| Eisenhower-mátrix | Napi döntéshozatal egyének számára | Sürgősség kontra fontosság | Azonnali és rövid távú |
| Agile / Scrum | Csapatalapú projekt megvalósítás | Iteratív tervezés és backlog menedzsment | Sprint-alapú (1–2 hét) |
Az Agile egy csapatalapú szállítási módszertan, amely rövid, strukturált ciklusokban valósítja meg a munkát. Az olyan keretrendszerek, mint a Scrum, segítenek a csapatoknak a munka tervezésében (sprinttervezés révén), annak átgondolásában (visszatekintés révén) és a prioritások rugalmas kezelésében (backlogok révén). Az Agile az együttműködést, a sebességet és az iterációt helyezi előtérbe.
Az Eisenhower-mátrix viszont egy személyes prioritásrendezési eszköz. Segít az egyéneknek a feladatok sürgősség és fontosság alapján történő osztályozásában – ez különösen hasznos, amikor a napi zavaró tényezők veszélyeztetik a hosszú távú előrehaladást.
💡Profi tipp: Használja az Eisenhower-mátrixot a sprint tervezés előtt, hogy azonosítsa, mely feladatokra érdemes igazán időt fordítani. Ez egy okos módszer arra, hogy összehangolja egyéni prioritásait a csapat agilis szállítási ciklusával.
TL;DR: Keretrendszerek összehasonlítása
| Keret | Eisenhower-mátrix | MoSCoW-módszer | Pareto-elv (80/20) | ABCDE-módszer | Cselekvési prioritási mátrix |
| Alapelv | Attribútumalapú triázs | Követelményalapú hatókör meghatározás | Aszimmetrikus tőkeáttétel | Következményalapú sorrend | ROI-alapú allokáció |
| Főbb kategóriák | Sürgősség / Fontosság | Kell / Kellene / Lehetne / Nem fog | 80% kimenet / 20% bemenet | A / B / C / D / E Következmények | Hatás / Erőfeszítés |
| Használati eset | Stratégiai feladatkezelés | Agilis projekt megvalósítás és hatókör-kezelés | A tevékenységek stratégiai elemzése | Fegyelmezett személyes végrehajtás | Üzleti/projekt erőforrás-tervezés |
| Döntéshozatalra összpontosítva | „Mi igényel most a figyelmemet?” | „Mit kell nyújtani egy életképes megoldáshoz?” | „Hol van a legnagyobb hatékonysági pontom?” | „Mi az a legfontosabb dolog, amit most meg kell tennem?” | „Mi a leghatékonyabb erőforrás-felhasználás?” |
| Fő erősség | Egyszerűség és fogalmi egyértelműség | Az érdekelt felek összehangolása és a hatókör ellenőrzése | Stratégiai betekintést nyújt | Fegyelmet kényszerít és leküzd a halogatás | Fókuszban a befektetés megtérülése (ROI) |
| Gyengeség | Túlzottan leegyszerűsíti az egymástól függő munkákat | Nincs kategórián belüli rangsorolás | Rigiditás egy dinamikus környezetben | Rigiditás dinamikus környezetben | Az eredmények és az erőfeszítések értékelésének szubjektivitása |
| Ideális felhasználó | Bárki, aki túlterheltnek érzi magát a prioritásai miatt | Agilis termékmenedzser vagy projektcsapat | Stratégiai elemző vagy vezető, aki összpontosítani szeretne | A halogatóknak több struktúrára van szükségük | Erőforrás-korlátozott csapatvezető vagy projektmenedzser |
Melyik keretrendszert érdemes használni?
➡️ Ha még nem jártas a prioritások meghatározásában, vagy túlterheltnek érzi magát, kezdje az Eisenhower-mátrixszal! Ez megtanítja a sürgős és a fontos feladatok elkülönítésének alapvető készségét.
➡️ Adjon hozzá negyedéves Pareto-elemzést, hogy azonosítsa, mely 20% tevékenységei eredményezik az eredményeinek 80%-át.
➡️ Használja a MoSCoW-t olyan csapatprojektekben, ahol a hatókör kiterjedése problémát jelent, és az érdekelt feleknek összehangolásra van szükségük.
➡️ Próbálja ki az ABCDE-t, ha elég fegyelmezett ahhoz, hogy szigorú szabályokat kövessen, és küzd a halogatás ellen.
➡️ Váltson át az Akció prioritás módra, ha erőforrásokat kezel és ROI-alapú döntéseket kell hoznia.
➡️ Használja az Agile-t, ha egy csapattal dolgozik olyan eredményeken, amelyek idővel változnak. Az Agile segít a prioritások meghatározásában és a munka rövid, iteratív ciklusokban történő elvégzésében – ideális a funkciók közötti együttműködéshez, a gyors visszajelzésekhez és a változásokhoz való alkalmazkodáshoz.
De ne feledje, hogy ezek a keretrendszerek nem csodaszer. Ezek döntéshozatali eszközök, amelyek arra késztetik Önt, hogy jobb kérdéseket tegyen fel azzal kapcsolatban, hol veszíti el az idejét.
A legjobb keretrendszer az, amelyet ténylegesen következetesen használ.
Tippek az Eisenhower-mátrix használatához (a ClickUp segítségével)
Az alapokat már elsajátította.
Most pedig beszéljünk azokról a haladó lépésekről, amelyek megkülönböztetik a mátrix amatőröket a valódi prioritáskezelés mestereitől.
A ClickUp segítségével ezt az egyszerű 2×2-es rácsot dinamikus rendszerré alakíthatja, amely tanul a viselkedéséből és alkalmazkodik a valóságához.
1. Színkódolási rendszer
Az agyunk a vizuális információkat 60 000-szer gyorsabban dolgozza fel , mint a szöveget. Ne nehezítse meg az Eisenhower-mátrix használatát a szükségesnél!
Ehelyett használja a ClickUp feladatprioritásokat, hogy a mátrix négyzeteket vizuális jelzésekkel illessze össze.
A sürgős és fontos feladatokat piros zászlóval, a fontos és nem sürgős feladatokat sárga zászlóval, a sürgős és nem fontos feladatokat kék zászlóval, a nem sürgős és nem fontos feladatokat pedig szürke zászlóval jelölje meg.
✅ Miért működik ez: A feladatlistát másodpercek alatt áttekintheti, ahelyett, hogy elolvasná a leírásokat. A piros feladatok azonnal szembetűnnek. A sárga feladatok emlékeztetik Önt, hogy időtartamokat kell beosztania. A kék feladatok azt üzenik: „delegálj engem”. A szürke feladatok törlésre jelöltek.
💡Profi tipp: Hozzon létre egyedi címkéket az ismétlődő Q2 tevékenységekhez, például „Stratégiai tervezés”, „Csapatfejlesztés” vagy „Folyamatfejlesztés”. Ez megkönnyíti a figyelmen kívül hagyott minták felismerését.
2. Ügynöki munkafolyamatok és automatizálási szabályok
A mátrix legnagyobb hibája, ha a fontos feladatok a Q2-ben maradnak a határidőig, ami miatt sürgőssé válnak. A ClickUp Automations megakadályozhatja ezt.
Hozzon létre szabályokat, amelyek a határidők alapján automatikusan áthelyezik a feladatokat a Q2-ből a Q1-be. Például: „Ha a határidő 3 nap múlva esedékes, változtassa a prioritást Sürgőssé, és értesítse a megbízottat.”
Fejlett automatizálás: Állítson be olyan munkafolyamatokat, amelyek ismétlődő Q2-feladatokat hoznak létre. A havi stratégiai áttekintések, a negyedéves célértékelések és a heti csapatértekezletek automatikusan megjelennek a Q2-ben, anélkül, hogy emlékeznie kellene rájuk.
🧠 A játék megváltoztatása: Használja a ClickUp ügynökeit a harmadik negyedévi feladatok automatikus delegálásához. Állítson be szabályokat, például: „Ha egy feladatot „Rutin adminisztráció” címkével látnak el, akkor azt [munkatárs neve] kapja meg, és erről Slacken keresztül értesítést küldünk.”
3. Intelligens prioritások meghatározása AI segítségével
A ClickUp Brain elemezheti a feladatainak történetét, és felismerheti az Ön által nem észrevett mintákat.
Például az egyik kedvenc AI-utasításunk az Eisenhower-mátrixhoz a következő:
„Elemezzem az elmúlt hónapban elvégzett feladataimat. Melyik 20% tevékenység generálta az eredményeim 80%-át? Melyik Q2 feladatokat halogattam folyamatosan, és milyen következményekkel járt ez?”
A ClickUp Brain képes azonosítani:
- Mely típusú feladatokat jelöl meg rendszeresen sürgősnek, pedig valójában nem fontosak?
- A nap melyik szakaszában a leghatékonyabb a különböző kvadránsok munkájában?
- Melyik Q3 feladat ismétlődik folyamatosan, mert nem foglalkozik a kiváltó okával?
- Amikor a második negyedévi feladatok rossz időbecslés miatt első negyedévi válságokká válnak
És ez, kedves barátaim, a kontextusfüggő mesterséges intelligencia ereje.
🎥 Nézze meg, hogyan tudja a kontextusfüggő mesterséges intelligencia „valódi” intelligens prioritáskezeléssel átalakítani munkáját. 👇🏼
4. „Megszakítási blokkok”
A második negyedévi munka ezer apró vágás miatt hal meg – e-mailek, Slack üzenetek, „gyors kérdések”.
A megoldás nem az akaraterő. Hanem az architektúra.
A ClickUp beállítása: Használja a ClickUp naptárat kétféle időblokk létrehozásához:
- Védett Q2 blokkok: Jelölje ezeket „Foglalt”ként, és adjon hozzá megjegyzéseket, például „Mély munkavégzés – Ne zavarjanak!”.
- Megszakítások blokkolása: Tervezzen be 30-60 perces időintervallumokat kifejezetten a Q3 feladatok kezelésére – e-mailek, gyors kérdések, kisebb kérések.
5. „Jövőbeli én” teszt
A legtöbb embernek nagyon nehezen megy a fontos és a sürgős dolgok megkülönböztetése, mert csak a pillanatnyi érzéseikre gondolnak, nem pedig a következményekre.
Minden feladatnál tegye fel magának a következő kérdést: „Ha a jövőbeli énem üzenetet küldene nekem, megköszönné, hogy elvégeztem ezt a feladatot, vagy sajnálná, hogy időt szántam rá?”
A ClickUp alkalmazásban hozzáadhat egy „Jövőbeli önértékelés” nevű egyéni mezőt, amelyben olyan opciók közül választhat, mint „Hálás leszek magamnak”, „Nem lesz jelentősége” vagy „Meg fogom bánni”.
Vagy használjon számozott értékelést, azaz 0 = Ez nem úgy alakult, ahogy terveztem. 🙄
Ez arra készteti Önt, hogy a közvetlen nyomáson túl is gondolkodjon.
💡A 10-10-10 szabály: Hogyan fogja érezni magát ezzel a feladattal 10 perc, 10 hónap és 10 év múlva? Használja a ClickUp feladatleírásait, hogy feljegyezze ezt az elemzést a határértékes eseteknél.
6. A mátrix pontosságának ellenőrzése
Minden héten hasonlítsa össze az egyes kvadránsokban eltöltött időt a tervezett időbeosztással. A legtöbb ember rájön, hogy idejének 60%-át a Q3-ban tölti, miközben azt tervezte, hogy 60%-át a Q2-ben tölti.
Tegye fel ezeket a kérdéseket:
- Melyik második negyedévi feladat végzése rendszeresen több időt vesz igénybe a becsültnél?
- Melyik harmadik negyedévi feladat veszi igénybe több időt, mint amennyit megérdemel?
- A Q1 „vészhelyzetek” hány százaléka volt megelőzhető jobb Q2 tervezéssel?
A ClickUp projektidő-nyomkövető funkciója feltárja a kegyetlen igazságot arról, hogy valójában hova megy az ideje, és hova tervezte azt fordítani. Használja ezeket az adatokat az időbecsléseinek javításához, és annak azonosításához, hogy mely harmadik negyedévi feladatok igényelnek szisztematikus megoldásokat, és nem állandó figyelmet.
7. Q2 power hours
Kövesse nyomon, mikor a leghatékonyabb a különböző típusú munkákban.
Két héten keresztül minden órában jegyezze fel energiaszintjét (1-10) a ClickUp időkövető jegyzetek segítségével. Hasonlítsa össze a feladat elvégzésének minőségével és hatékonyságával.
A legtöbb ember úgy találja, hogy 2-4 órányi csúcsenergiával rendelkezik a második negyedév stratégiai munkájához. Kíméletlenül védje meg ezeket az órákat.
ClickUp optimalizálás: Tervezze meg a legfontosabb második negyedévi feladatait a bevált csúcsidőszakokra. Használja a ClickUp Naptár automatikus időblokkoló funkcióját, hogy automatikusan blokkolja ezeket az időpontokat a felhalmozódott feladatok, prioritások és megbeszélések alapján.
Energia-feladat illesztés:
- Magas energia: Q2 stratégiai gondolkodás, komplex problémamegoldás
- Közepes energia: Q1 sürgős feladatok, amelyek koncentrációt igényelnek
- Alacsony energia: Q3 rutin feladatok, e-mailek feldolgozása
8. Mátrix felelősségre vonhatóság
Az egyéni mátrixok működnek. A közös felelősségvállalással működő csapatmátrixok még jobban működnek.
Heti mátrix-áttekintések: Használja a ClickUp AI kártyákat az áttekintéshez:
- Melyik csapattagok töltenek túl sok időt az első negyedévben (reaktív módban)?
- Melyik második negyedéves célokat halasztják folyamatosan?
- Melyek azok a harmadik negyedévi feladatok, amelyek rendszeresítés helyett folyamatosan átadódnak másoknak?
Tegye láthatóvá a Q2 időblokkokat a csapatának a megosztott naptárak segítségével. Ha mindenki látja, hogy 9-11 óra között Q2 idő van, akkor kevésbé valószínű, hogy megzavarják Önt.
💡Profi tipp: A heti csapatértekezleteken tegye fel a következő kérdéseket: „Milyen második negyedéves feladatokat védtünk meg a héten, és milyen harmadik negyedéves zavaró tényezőket szüntettünk meg?”
Az Eisenhower-mátrix különböző felhasználási esetekhez
Az Eisenhower-mátrix egy döntéshozatali eszköz, amely rugalmasan alkalmazkodik az Ön szerepéhez, céljaihoz és munkakörnyezetéhez.
Akár többfunkciós projekteket vezet, akár szabadúszó ügyfelekkel foglalkozik, itt megtudhatja, hogyan alkalmazhatja ezt a módszert különböző kontextusokban.
Projekt- és termékmenedzsmenthez
A komplex munkafolyamatokkal járó munkakörökben – marketing, mérnöki munka, tervezés – a valódi kihívás nem az erőfeszítés hiánya, hanem a döntéshozatal fáradtsága . A mátrix ezeket a döntéseket külsősíti, így Ön a hatásra koncentrálhat.
- 1. kvadráns: Utolsó pillanatban felmerülő akadályok, biztonsági problémák, ügyfél-riadó
- 2. kvadráns: Stratégiai dokumentumok, felhasználói tesztelési tervek, kampány-retrospektívák
- 3. kvadráns: Ismétlődő szinkronizálások, „gyors frissítések”, érdekelt felek állapotjelentései
- 4. kvadráns: Táblázatok formázása, mappák átszervezése, felesleges munkák
A napi tervezéshez és a személyes termelékenységhez
Az egyéni vállalkozók, kreatív szakemberek és alapítók gyakran keverik össze a lendületet a haladással. Az Eisenhower-mátrix segít megtörni azt a körforgást, hogy mindenre reagálunk, ami felkelti a figyelmünket.
- Kezdje a napot egy 5–10 perces mátrix-áttekintéssel!
- Helyezzen előtérbe egy fontos Q2 feladatot – mielőtt megnyitná a beérkező levelek mappáját.
- Használja az energia-illesztést: végezze el a Q2-es feladatokat, amikor a legéberebb, a Q3-asokat pedig akkor, amikor kevésbé tud koncentrálni.
💡Profi tipp: Használja a ClickUp ismétlődő feladatait a reggeli áttekintések és a nap végi ellenőrzések ütemezéséhez. Adjon hozzá időbecsléseket a Q2 feladatokhoz, hogy a hatókörön belül maradjon és koncentrált maradjon.
Eisenhower-mátrix távoli csapatok és aszinkron munkavégzéshez
Ha csapata különböző időzónákban dolgozik, a valós idejű prioritások meghatározása lehetetlen. A mátrix egy közös mentális modellt vezet be – folyamatos ellenőrzés nélkül.
- Állapodjon meg a csapat egészével a „fontos” fogalmának meghatározásában.
- Adjon hozzá négyzetcímkéket, például „Stratégiai”, „Ügyfélkapcsolat” vagy „Adminisztráció”.
- Készítsen megszakításblokkokat a harmadik negyedévi feladatokhoz (e-mailek, pingek, értekezletek előkészítése)
💡Profi tipp: Automatizálja a feladatok áthelyezését a ClickUp-ban: „Ha a sürgősség = magas és a határidő < 3 nap → helyezze át az 1. negyedévbe, és értesítse a megbízottat a Slackben. ” A ClickUp Automations segít ezt dinamikusan végrehajtani.
Energiaalapú munkastílusokhoz
Egyes munkák a Q1-ben (támogatás, műveletek) élnek. Mások a Q2-ben (stratégia, vezetés) virágoznak. Az Ön ideális kvadránsa a szerepétől és energiaritmusától függ.
| Szerep | Elsődleges kvadráns | Fókusz |
| Alapító/termékvezető | Q2 | Vízió, feladatátadás |
| Műveleti menedzser | Q1/Q3 | Válságkezelés, triázs |
| Tervező/marketinges | Q2 | Mély munkavégzés, tervezés |
| Ügyfélszolgálati ügynök | 1. kérdés | Valós idejű válasz |
❗️Mit jelent ez? Az Eisenhower-mátrix segítségével tudatosan tervezheti meg a napját. A négyzetek egyensúlyának a céljait kell tükröznie, nem a beérkező levelek mennyiségét.
📖 További információ: Eisenhower-mátrix példák
Példák az Eisenhower-mátrix valós életben való alkalmazására
Az elmélet szép. Az alkalmazás azonban az, ahol a gumi találkozik az úttal.
Marketing menedzser egy SaaS vállalatnál
Sarah kinyitja a laptopját, és 47 olvasatlan e-mailt, három piros értesítési jelzéssel ellátott Slack-csatornát és egy tokiói metrókocsinál is zsúfoltabb naptárat talál.
Eisenhower-mátrixának lebontása:
- 1. kérdés: Az e-mail automatizálási rendszer a hétvégén összeomlott. Az ügyfelek nem kapják meg a jelszó-visszaállítási e-maileket. Ez megzavarja a termék működését.
- 2. negyedév: Elemezze az elmúlt negyedév konverziós tölcsér adatait, hogy meghatározza, miért csökkent 3%-kal a próba-fizetős konverzió. Ez az elemzés alapul szolgál a következő negyedév stratégiájához.
- 3. negyedév: Rutin jellegű közösségi média bejegyzések jóváhagyása (delegálja a közösségi média koordinátorra). Részt vesz a heti „marketing összehangolási” értekezleten, ahol semmi nem dől el (küldjön helyettest vagy hagyja ki).
- 4. negyedév: Kutassa fel a „growth hacking” taktikákat a Twitteren. Szervezze át a már működő projektmenedzsment felépítést.
Sarah rájön, hogy az első negyedévben felmerülő „sürgős” feladatok többsége valójában harmadik negyedéves feladat, amelyet mások sürgősnek minősítettek. A jelszó-visszaállítási probléma valóban első negyedéves feladat. A vezérigazgató „gyors” versenyképességi elemzés iránti kérése, amelynek határideje „hamarosan” lejár, harmadik negyedéves feladat, amely első negyedévesnek álcázza magát.
Freiberuflicher Grafikdesigner
Jake négy projektet futtat egyszerre. Két ügyfél éppen most küldött „sürgős” módosítási kérést. Egy új potenciális ügyfél árajánlatot kér. Portfólió weboldalát frissíteni kell.
A mátrix valósága:
- 1. kérdés: A-ügyfél logójának módosításai a holnap induló kampányhoz (tényleges határidő, tényleges következmények)
- 2. kérdés: A portfólió frissítése a legújabb munkákkal, hogy magasabb fizetésű ügyfeleket vonzzon. Ez soha nem tűnik sürgősnek, de közvetlenül befolyásolja jövedelmének növekedését.
- 3. negyedév: B ügyfél „sürgős” módosításai, amelyek végül csak kisebb színmódosítások voltak a jövő hónapban induló kampányhoz. Számukra sürgős, de valójában nem sürgős.
- 4. kérdés: A Pinterest-en keresgélni a tervezési trendeket „inspirációért” ahelyett, hogy a tényleges projektekkel foglalkozna.
Jake minden ügyfélkérést Q1-ként kezel, mert fél, hogy elveszíti az üzletet. A valóságban az ügyfelek tiszteletben tartják a határokat. Akik nem, azok nem érdemesek arra, hogy megtartsuk őket.
Dolgozó szülő
Maria-nak egyensúlyt kell teremtenie marketing igazgatói munkája, két 10 év alatti gyermeke és a személyes lelki egyensúlya között.
A családja mátrixa:
- 1. kérdés: Felkészülés a holnapi igazgatósági prezentációra (karrieremet meghatározó pillanat). Gyerekekkel kapcsolatos vészhelyzetek kezelése
- 2. kérdés: Egyéni idő minden gyerekkel. Egészséges ételek tervezése a hétre. Testmozgás. Randevú a házastárssal. Ezek soha nem tűnnek sürgősnek, de hosszú távon meghatározzák a család boldogságát.
- 3. kérdés: Az iskolai bizottság minden e-mailjére azonnal válaszol. Minden sütivásáron önkénteskedik. Ezáltal „jó szülőnek” érzi magát, de ezzel elrabolja azt az időt, amelyet a saját gyermekeivel tölthetne.
- 4. kérdés: A gyerekek lefekvése után stresszesen görgeti a közösségi médiát, ahelyett, hogy aludna vagy a házastársával foglalkozna.
Maria számára a „jó szülő” nem azt jelenti, hogy minden iskolai tevékenységhez igent mond. Hanem azt, hogy ott van a fontos pillanatokban.
Az Eisenhower-mátrix segítségével felülkerekedhet a sürgősség érzésén
Az Eisenhower-mátrix a termelékenységnél is jobbat ad: perspektívát.
Nem arról van szó, hogy többet kell tenni. Hanem arról, hogy végre meglássuk a különbséget az időt igénylő feladatok és az időt megérdemlő feladatok között.
Ha naponta visszatér a mátrixhoz, nem csak a teendőket húzja ki. Döntést hoz:→ Kevesebb pánik. Több szándék→ Kevesebb hamis vészhelyzet. Több stratégiai előrelépés→ Kevesebb időt tölt reagálással. Több időt tölt azzal, ami fontos
Ha pedig olyan rendszert használ, mint a ClickUp, a mátrixa dinamikussá válik – Önnel együtt növekszik, megvédi a második negyedévi idejét, és segít delegálni vagy törölni minden mást.
Mert a legtermelékenyebb emberek egyszerűen jobban tudják mondani: Ez megéri. A többi várhat.
Próbálja ki! Szabaduljon meg a sürgősség csapdájától – véglegesen a ClickUp segítségével. Hozzon létre még ma egy ingyenes fiókot!