„A sikeres emberek és a valóban sikeres emberek közötti különbség az, hogy a valóban sikeres emberek szinte mindenre nemet mondanak” – mondta egyszer Warren Buffet.
A kulcsszó itt a „majdnem”.
A sikerhez az embernek képesnek kell lennie arra, hogy a fontos dolgokra koncentráljon, és szinte minden mást kizárjon. Más szavakkal, az embernek el kell sajátítania a szigorú és könyörtelen prioritások felállítását. Nézzük meg, hogyan.
Mi az a könyörtelen prioritásrendezés?
A könyörtelen prioritásrendezés azt jelenti, hogy egy adott időszakban, például egy projekt időtartama, egy hónap, egy negyedév stb. alatt szisztematikusan és következetesen kiválasztjuk, mire összpontosítunk, és minden mást elhalasztunk.
A könyörtelen prioritások meghatározása segít a következőekben:
- Korlátozott, de ambiciózus SMART célok elérése
- A figyelemelterelő tényezők kiküszöbölése a feladat/projekt/sprint megkezdése után
- Idő- és erőforrás-gazdálkodás konkrét célok elérése érdekében
- A kimeneti minőség és a csapat hatékonyságának javítása
Ha azon tűnődik, hogy ez úgy hangzik, mint a prioritások meghatározása, akkor mi köze van ehhez a könyörtelenségnek? Itt a válasz.
| Rendszeres prioritások felállítása | Kíméletlen prioritások felállítása |
|---|---|
| A legfontosabb feladatok ütemezése fontosság, sürgősség és erőforrások rendelkezésre állása alapján | A legfontosabb feladatok kiválasztása az üzleti érték és a hatások alapján |
| Tartalmazza a kötelező és a lehetséges feladatokat is. | Csak a kötelező feladatokat tartalmazza |
| Projektek szervezésére és tervezésére tervezve | Célja a zavaró tényezők kiküszöbölése és a fokozott koncentráció lehetővé tétele. |
| A cél az, hogy minél többet teljesítsen. | A cél az, hogy a lehető legkevesebb feladatot végezzük el, miközben elérjük a kitűzött célt (vagy legalábbis annak jelentős részét). |
| Lehetőséget kínál a feladatok kontextusba illesztésére | A könyörtelen prioritások meghatározása után nincs helye a feladatok becsempészésének. |
A könyörtelen prioritások meghatározásának folyamata
A Pareto-elv vagy 80/20-as szabály szerint az eredmények 80%-a a erőfeszítések 20%-ából származik. Tehát ha a értékes 20%-ra koncentrálunk és optimalizáljuk a munkát ezeken a területeken, akkor nagyobb eredményeket érhetünk el.
Bár nem teljesen hasonló, az Agile/Scrum/Lean projektmenedzsment is hisz a pazarló folyamatok kiküszöbölésében a maximális teljesítmény elérése érdekében. Lényegében az iparágakban a siker egyik legfontosabb tényezője az, hogy tudjuk, hogyan kell prioritásokat felállítani a munkánkban.
Nézzük meg, hogyan hozhat létre egy könyörtelen prioritásrendezési folyamatot, és hogyan használhatja ki ehhez néhány fontos projektmenedzsment eszközt, például a ClickUp-ot.
1. Ismerje meg a kontextust
Mielőtt bármilyen döntést hozna a prioritásokról, ismerje meg az üzleti környezetet, a célokat, a rendelkezésre álló erőforrásokat, a kockázatokat stb., amelyek befolyásolják feladatait. Ismerje meg az üzleti tevékenység függőségeit és összetettségét. A hatékony prioritás meghatározáshoz ismernie kell az összes elvetett lehetőség valódi költségét és alternatív költségét.
A gondolattérképek remek módszerek az összes információ összegyűjtésére. A ClickUp gondolattérképei lehetővé teszik az ötletek lebontását, a kapcsolatok megrajzolását, a komplexitás kezelését és egy ablakban való megjelenítését mindannak, amin dolgozol.
2. Határozza meg a prioritásokat
Készítsen listát mindenről, amiből választani fog.
Egy szoftverprojektben ez lehetnek funkciók, jegyek vagy felhasználói történetek, amelyeken abban a sprintben kell dolgozni. Egy értékesítési csapatban ez lehetnek a folyamatban lévő összes potenciális ügyfél, különböző szakaszok szerint rendezve. Ügyeljen arra, hogy ebben a szakaszban ne hagyjon ki semmit, bármilyen irrelevánsnak is tűnik. Jegyezze fel a versengő prioritásokat is, hogy később kezelni tudja őket.
A ClickUp Tasks segít ezt hatékonyan megvalósítani. Ahhoz, hogy a hatáskörödbe tartozó prioritások teljes körét dokumentáld, állítsd be őket projektek, feladatok és alfeladatok formájában a ClickUp-on. Kapcsold össze a kapcsolódó feladatokat. Adj hozzá további kontextust az egyéni mezők segítségével.
Ezután használja a ClickUp feladatprioritásokat, hogy meghatározza, min fog azonnal dolgozni.
3. Értékelje a lehetőségeket
A könyörtelen prioritásrendezésben az egyetlen dolog, ami számít, az az, hogy az egyes tevékenységek milyen értéket teremtenek. Néha ez azt jelentheti, hogy egy tevékenység milyen mértékben közelít el a céljaihoz.
Ez azonban a legnehezebb rész. Az egyes tevékenységek értékének mérése, különösen másokhoz viszonyítva, kihívást jelenthet. Hozzon létre egy skálát, és tartsa be azt. Például a marketingcsapatok lead scoringot, a szoftvercsapatok MoSCoW prioritásrendezést vagy a Kano modellt, az üzleti vezetők pedig az Eisenhower-mátrixot használják. Válasszon egy Önnek megfelelő eszközt.
4. Hozzon nehéz döntéseket
A könyörtelen prioritások meghatározásának útja tele van nehéz döntésekkel. Csábító lehet érzelmi okokból kevésbé kritikus projektekkel vagy túl sok feladattal foglalkozni egyszerre, például azért, mert egy munkatársunk mélyen elkötelezett egy projekt iránt, vagy túl sok energiát fektetett bele stb. Ahhoz azonban, hogy a könyörtelen prioritások meghatározása sikeres legyen, nehéz döntéseket kell hoznia.
Távolítson el mindent, ami nem a projekt legfontosabb eleme, és nem teremt rendkívüli értéket. De hogy ezt úgy tegye, hogy ne veszélyeztesse szakmai kapcsolatait, figyeljen a következő pontra.
5. Hatékony kommunikáció
Mint láthatja, a könyörtelen prioritások meghatározása nehéz döntések meghozatalát jelenti. Ez valamilyen formában mindenképpen fel fogja háborítani néhány embert. A legjobb módja ennek elkerülésére a proaktív és empatikus kommunikáció.
Ha valakinek a problémáját háttérbe szorítod, ülj le vele, és magyarázd el neki az okokat. Mutasd meg neki, hogy értékeled az erőfeszítéseit, de a figyelmedet másra kell összpontosítanod. Beszéljétek meg az ellenvetéseit, és próbáld meg rávenni, hogy csatlakozzon a víziódhoz.
6. Mérje és optimalizálja
Függetlenül attól, hogy mennyire biztos vagy a prioritások meghatározásában, mindig van mit javítani. Minden egyes időszakra, amelyre prioritásokat állítasz fel:
- Mérje meg a könyörtelen prioritások eredményeit az Ön által előre jelzett értékek alapján.
- Értékelje a háttérbe szorított feladatokkal elvesztett értéket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyes döntést hozott.
Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást, hogy nyomon kövesse az eredményeket a projekt során. Állítson be egyedi widgeteket azokhoz a mutatókhoz, amelyeket értékesnek tart, például a fejlesztett funkciókhoz, a kijavított hibákhoz, a bevételekhez, a nyereséghez stb.
Bár ez a hat lépésből álló folyamat egyszerűnek tűnik, valójában nehéz feladat lehet.
Hogyan döntsön az adatbiztonsági funkciók fejlesztése és a GenAI termékébe való integrálása között? Hogyan álljon ellen a kísértésnek, hogy a komplex, nagy értékű feladatok helyett a könnyebb feladatokat végezze el? Hogyan kezelje azoknak a csapatoknak az ellenállását, amelyek munkája háttérbe szorulhat?
Van néhány stratégiánk, amelyekkel stabil alapokra helyezheti magát.
Stratégiák a könyörtelen prioritások meghatározásának megvalósításához
A könyörtelen prioritások meghatározásának minden szakaszában számos kihívás merülhet fel. Noha nem lehet mindet előre látni és megoldani, íme néhány bevált módszer, amelyek jól jöhetnek.
Összpontosítson az értékre
A legfontosabb ok, amiért valamit könyörtelenül prioritásként kell kezelni, az az, hogy az értéket teremt az üzlet számára. Ez az érték lehet:
- További bevétel (új funkció/termék fejlesztése esetén)
- A kockázatok kiküszöbölése (az adatbiztonság vagy a szabályoknak való megfelelés prioritásként való kezelése mellett)
- Ügyfélélmény (az UI újratervezése vagy az ügyfélsiker-csapatok képzése során)
- Hatékonyság (projektmenedzsment vagy automatizálási eszközök bevezetésekor)
A projekt függvényében döntsd el, hogy mi a legnagyobb érték, amelyet elérni szeretnél. Kapcsold össze a szervezet nagy céljaival. Ezután alkalmazd ezt a feladatprioritizálásra.
Például, ha Ön marketingvezető, akkor a szélesebb közönségbázis kiépítése helyett a konverziós tevékenységeket helyezheti előtérbe, hogy több értékesítést zárjon le. Ez közvetlen hatással lesz a rövid távú bevételekre, ha ez a cél.
Legyen határozott!
Viszonylag könnyű kényelmesen ülni az irodában és döntéseket hozni. Azonban a csapatod ellenkezése és ellenállása miatt kísértésbe eshetsz, hogy felesleges feladatokat vegyél vissza a prioritási listádra. Ez hiba. Miután meghatároztad a prioritásaidat, légy határozott, amíg el nem éred a kitűzött célt.
Hogy döntései biztosan megállják a helyüket:
- A kontextus megértésének szakaszában kérje meg az összes érdekelt fél véleményét.
- Jól előre tájékoztassa őket arról, hogy könyörtelenül fog prioritásokat felállítani; ez megakadályozza, hogy később meglepődjenek.
- Értékeléseit tegye tudományos, adatalapú és objektív módon, hogy később ne kelljen megkérdőjelezni döntéseit.
- Kommunikálj proaktívan, mielőtt az irodai pletykák átveszik az irányítást
- Magyarázza el az indokait, és kérjen visszajelzést!
Fejlessze agilitását
Mint már említettük, a könyörtelen prioritásrendezés a nehéz döntések meghozataláról szól. Például, ha Ön az operatív menedzser, aki a projekteket rangsorolja, akkor a gazdasági lassulás idején dönthet úgy, hogy egy kísérleti projektet felfüggeszt.
A könyörtelen prioritások felállítása azonban nem mentség a statikus viselkedésre. Ha a helyzet drámaian megváltozik, képesnek kell lennie a gyors alkalmazkodásra. Az előző példában, ha kísérleti projektje az AI-vel kapcsolatos volt, a ChatGPT gyors térnyerése jó ok lehet arra, hogy stratégiailag átgondolja prioritásait.
Használja ki a könyörtelen prioritásrendezés előnyeit különböző helyzetekben
A könyörtelen prioritások meghatározása minden területen hasznos eszköz. Például egy író könyörtelenül prioritásként kezelheti regénye befejezését, ezért lemond minden új projektmegbeszélést, társasági életet vagy egyéb szabadidős tevékenységet. Egy sportoló az olimpia előtt néhány hónapig a szigorú edzéseket helyezheti előtérbe, ezért lemond a desszertekről, a reklámokról vagy a szabadidőről. Egy értékesítő az időgazdálkodáshoz alkalmazhatja a savanyúságos üveg elméletét.
Mindezekben az esetekben rendkívül hasznos lehet az a képesség, hogy kitartóan csak egy dologra koncentráljon. Nézzük meg, hogyan alkalmazhatja ezt a munkájában.
Projektmenedzsmentben
A jó projektmenedzsment arról szól, hogy következetesen a megfelelő dolgokat valósítsuk meg. Ennek érdekében a projekt prioritásainak meghatározása a következőket foglalja magában:
- A projekt céljainak, mérföldköveinek és az egyes célok elérésének megértése
- A projekt feladatokra bontása, amelyek összeadódnak a cél eléréséhez
- A függőségek és a késedelem lehetőségeinek azonosítása
- Rendszerek kiépítése a kisiklás megelőzése érdekében
Egy robusztus projektmenedzsment eszköz, mint a ClickUp, csodákat tehet ebben a tekintetben. A ClickUp Goals segít meghatározni a céljaidat, amelyek nyomon követhetők az egyes feladatok elvégzésének előrehaladása alapján. A Gantt-diagram nézet kiválóan alkalmas a függőségek vizualizálására és a hatékony prioritáskezelés útjában álló akadályok eltávolítására.
Mi több? A ClickUp Automations elvégzi az összes fárasztó munkát, így Önnek csak arra kell koncentrálnia, hogyan dolgozzon gyorsabban a prioritásain.
Az agilis szoftverfejlesztésben
A prioritások meghatározása az agilis szoftverfejlesztés egyik alapvető elve. Valójában az agilis fejlesztés egyik alapelve „a még el nem végzett munka mennyiségének maximalizálásának művészete”. A csapatok agilis prioritás-meghatározási technikákat alkalmaznak annak eldöntésére, hogy mit fejlesszenek ki az egyes, általában két hétig tartó sprintek során.
Az agilis szoftverfejlesztési projektmenedzsmenthez tervezett platformok már rendelkeznek prioritás-meghatározási eszközökkel és sablonokkal. Például a ClickUp Priority Matrix Template segít a feladatok 2×2-es rácson történő szervezésében, mérve azok fontosságát és sürgősségét.
Emberi erőforrások
A tehetségszerzésben egy népszerű mondás szerint „Ha nem egyértelmű igen, akkor egyértelmű nem.” Ez azt jelenti, hogy ha a felvételi vezető nem teljesen meggyőződött a jelölt alkalmasságáról, akkor nem szabad felvenni. Lényegében könyörtelenül kell kiszűrni a nem megfelelő profilokat.
A legtöbb HR-vezető idejét a legfontosabb pozíciók betöltésének prioritásainak meghatározása, a javadalmazási struktúra kidolgozása, a sokszínűséget elősegítő kezdeményezések stratégiájának kidolgozása és a munkavállalók panaszainak kezelése között osztja meg. Amikor a kérések beérkeznek, mindegyik sürgős és fontosnak tűnik.
Egy jó HR-vezetőnek képesnek kell lennie a kezdeményezések könyörtelen prioritásainak meghatározására. Megnézhetné a következő negyedévben a kompenzáció átalakítását? Akkor tegye meg. Hiányzik a toborzókból a folyamatban lévő pozíciókhoz? Szűkítse le a folyamatot. A PR-csapat azt szeretné, hogy interjút adjon a Vogue-nak? Mondjon nemet, és ajánljon valaki mást, hacsak a munkáltatói márkaépítés eredményei nem jelentősek.
A prioritások meghatározása, bármennyire is könyörtelen, egyéni feladat. A döntések meghozatala egyén vagy csapat feladata. A legnagyobb kihívás ezeknek a prioritásoknak a megvalósítása és a terv betartása. Ebben segíthet nagyban egy olyan projektmenedzsment szoftver, mint a ClickUp.
Hogyan segíti elő a ClickUp-hoz hasonló projektmenedzsment szoftver a könyörtelen prioritások felállítását?
Különböző forgatókönyvekben láthattuk, hogy a megfelelő eszközök és sablonok hogyan segíthetnek a helyes prioritások meghatározásában. Íme egy rövid összefoglaló.
ClickUp Tasks: A komplex projektek kezelhető feladatokra bontása segít átlátni mindazt, amit figyelembe kell venni a prioritások meghatározása előtt.
ClickUp feladatprioritások: Eldöntötte, mi a prioritás? Jelölje meg a ClickUp-ban, hogy mindenki tudja, mire kell összpontosítania.
ClickUp Goals: A könyörtelen prioritások meghatározásának elsődleges célja a célok elérése. Állítson be feladatvégzési célokat a ClickUp Goals alkalmazásban, és kövesse nyomon az előrehaladást valós időben. Nagy változások előtt áll? Alkalmazkodjon és legyen rugalmas, a ClickUp segítségével minden projektinformációja kéznél van.
Prioritizálási sablonok: A prioritizálás nehéz feladat lehet. Bár a döntéseket Önnek kell meghoznia, a ClickUp egyszerűsíti a döntéshozatali folyamatot előre megtervezett sablonokkal, amelyek olyan népszerű keretrendszereken alapulnak, mint az Eisenhower-mátrix.
ClickUp Workload View: Lehet, hogy számos dolgot szeretne prioritásként kezelni, de ha nincs meg a szükséges erőforrás ahhoz, hogy azokat megvalósítsa, akkor nincs értelme. Használja a ClickUp Workload nézetet, hogy tisztán lássa, ki mit csinál, ki áll rendelkezésre, és kit lehet áthelyezni.
A könyörtelen prioritások előnyei és kihívásai
Nyilvánvaló, hogy a könyörtelen prioritások felállítása nem könnyű feladat. Nemcsak a prioritások felállítása jelent kihívást, hanem azok végrehajtása és az egyenes úton való haladás is. Akkor miért érdemes ezt tenni?
A könyörtelen prioritások előnyei
- Fókusz: A könyörtelen prioritások meghatározása lehetővé teszi a csapatok számára, hogy egyszerre csak egy dologgal foglalkozzanak, zavaró tényezők nélkül, mély és zavartalan koncentrációval.
- Egyértelműség: A prioritások meghatározásával az üzleti vezetők egyértelmű gondolkodásmódot és cselekvési módot mutatnak be csapataiknak, minimalizálva ezzel a zavart és a túlterheltséget.
- Kontroll: A szokásos gyakorlat az, hogy egyszerre 1-3 célt/tevékenységet rangsorolnak. Ez lehetővé teszi a vezetők számára, hogy ellenőrizzék a műveleteket és szükség esetén beavatkozzanak.
- A „csillogó tárgyak” szindróma elkerülése: Segít a csapatoknak kiküszöbölni a figyelemelterelő tényezőket, különösen az új technológiák és termékek esetében.
- Nagyobb esély a sikerre: Mivel a könyörtelen prioritások meghatározása intenzíven összpontosít az értékre vagy a befektetés megtérülésére, az értékalapú eredmények esélye nagyobb.
- Munka és magánélet egyensúlya: Azok a csapatok, amelyek tisztában vannak prioritásaikkal, jól tudják beosztani idejüket, és jobb egyensúlyt tudnak teremteni a munka és a magánélet között.
Ez azonban nem jelenti azt, hogy a technika nem jár kihívásokkal.
A könyörtelen prioritások meghatározásának kihívásai
Az érték meghatározása: A projektmenedzsmentben, marketingben, HR-ben stb. az érték fogalmának meghatározása kihívást jelenthet. Ennek elkerülése érdekében válassza ki a rubrikáját. Beszélje meg az üzleti vezetőkkel, hogy mi a megfelelő mérőszám az egyes feladatok értékének meghatározásához.
Rövidlátás: Előfordulhat, hogy egy projektmenedzser könyörtelenül rangsorolja a következő két hét feladatait, anélkül, hogy szem előtt tartaná a későbbiekben várható feladatokat, ami hosszú távú projektek kudarcához vezethet. Kerülje el ezt azáltal, hogy a hosszú távú célokat szem előtt tartva rangsorolja a sürgős feladatokat.
Konfliktuskerülés: Az a vezető, aki fél attól, hogy a prioritások meghatározásával felidegesíti az embereket, akaratlanul is rossz döntéseket hozhat. Tanuljon meg határozott lenni. Fontolja meg egy coach felvételét, aki segít leküzdeni a konfliktuskezelés és az emberek kedvére való viselkedés problémáját.
Nagy kudarcok, ha vannak: Ha a prioritások meghatározásának folyamata hibás, és olyan projektekre fordít erőforrásokat, amelyek nem hoznak értéket, akkor a kudarcai sokkal nagyobbak lehetnek, mintha több területre osztotta volna a befektetéseit.
Kerülje el a nagy kudarcokat átgondolt döntésekkel a prioritások meghatározásában. Válassza ki az érték megfelelő definícióját. Ellenőrizze azt kollégáival és üzleti vezetőivel. Legfőképpen legyen rugalmas. Kövesse nyomon az előrehaladást, és legyen felkészülve az alkalmazkodásra, ha a dolgok nem a tervek szerint alakulnak.
Egy másik dolog, amit tehet, az, hogy kihasználja a „Nem most” erejét. A kevésbé fontos feladatokat ne szüntesse meg teljesen, hanem halassza el őket egy későbbi, meghatározott időpontra.
A „nem most” ereje a könyörtelen prioritások meghatározásában
Ha Warren Buffet szavait szó szerint veszed, természetesen aggódni fogsz, ha nemet kell mondanod a csapatod ötleteire. A határozott „nem”, különösen akkor, ha nem prioritásról van szó, megakadályozhatja az innovációt és ronthatja a munkavállalók morálját.
Sokkal jobb és nyitottabb válasz, ha azt mondja: „Most nem”, és ezt indokolja is. Amikor egy fejlesztő új funkció hozzáadására vonatkozó ötlettel áll elő, azt mondhatja: „Most nem, mert ez nem szerepel a negyedévre tervezett ütemtervben. De beszéljük meg újra a negyedik negyedévben.”
Az ötletek elismerésével és a kísérletezés ösztönzésével, ugyanakkor a érték alapján történő könyörtelen prioritások meghatározásával fenntarthatóbb munkakörnyezetet hozhat létre. A csapat tagjainak fizikai, kreatív és érzelmi energiáját felhasználva építheti fel azt, ami igazán fontos.
Bizonyos értelemben a projektek minimalizálásával minimalizálhatja a bevetett eszközöket, szervereket, adatközpontokat, számítástechnikai erőforrásokat stb. is, és így hatékonyabb, karcsúbb működést érhet el.
Tanulja meg a könyörtelen prioritások felállítását a ClickUp segítségével
Ha egyszerre mindenre koncentrál, akkor semmit sem fog befejezni, mondják. Gyakran előfordul, hogy a merész, ambiciózus célok eléréséhez ki kell választania egy irányt, és éles fókusszal kell követnie azt, hogy soha ne térjen el tőle.
Ez különösen igaz a tudásalapú gazdaságban, ahol az energiák korlátozottak, a tehetségek nehezen elérhetők, és a problémamegoldó kezdeményezéseket folyamatosan veszélyeztetik a fontos zavarok. Gyakran az egyetlen módja annak, hogy maximalizáljuk a rendelkezésünkre álló tehetséget és energiát, a könyörtelen prioritások meghatározása.
Sorolja fel ötleteit. Rangsorolja feladatait. Dolgozzon azokra a dolgokra, amelyek fontosak. Válassza szét a búzát a pelyvától.
A ClickUp segítségével könnyedén rangsorolhatja a nagy értékű feladatokat. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyenesen.