Egy ügyfélszolgálati munkatárs a múlt héten továbbította egy technikai problémát, amely három különböző csapattagot is megakasztott. Eközben néhány hónapja egy GitHub-kommentben elrejtve volt egy mérnök dokumentációja a pontos megoldásról.
A tudás megvolt, a megoldás is megvolt. De ahhoz, hogy ezeket összekapcsolják, valakinek emlékeznie kellett egy hónapokkal ezelőtti beszélgetésre, amely teljesen más kontextusban zajlott.
Az AI ezt megváltoztatja, az egész tudás-ökoszisztémáját összekapcsolt hálózatként kezeli, nem pedig elszigetelt silókként.
Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk, hogyan lehet az AI-t a tudásmenedzsmentben felhasználni a ClickUp segítségével, hogy az egész folyamatot racionalizáljuk.
⭐ Kiemelt sablon
A ClickUp tudásbázis-sablon biztosítja azt a strukturált alapot, amelyre csapatának szüksége van a dokumentáció, például tudáscikkek, GYIK és források hatékony szervezéséhez. Miután tartalmát megszervezte ebben a tudásmenedzsment eszközben, alkalmazhatja az AI-alapú intelligens keresési és visszakeresési technikákat.
Mi az AI-alapú tudásmenedzsment?
Az AI-alapú tudásmenedzsment magában foglalja a mesterséges intelligencia használatát a meglévő dokumentáció automatikus rendszerezéséhez, kategorizálásához és az információk visszakereséséhez.
Például, amikor valaki a „ügyfélpanaszok eskalálása” kifejezést keresi, a tudásmenedzsment rendszere minden, ehhez a kulcsszóhoz kapcsolódó eredményt megjeleníti. Ide tartozik az eskalációs folyamatábra, az elmúlt negyedév nehéz ügyfél esettanulmánya és a csevegési szál, amelyben a támogatási vezető leírta, hogyan kell kezelni a dühös ügyfeleket.
Az AI-rendszerek felismerik, hogy ez a három információ ugyanazt az alapvető problémát érinti, annak ellenére, hogy különböző hagyományos tudásmenedzsment-rendszerekben található, és különböző nyelveket használ.
A keresési funkciók és a gépi tanulás segítségével a korábban szétszórt belső tudásbázis összekapcsolható és kereshetővé válik.
🔍 Tudta? A természetes nyelvfeldolgozás képes felismerni a szarkazmust, az iróniát vagy a frusztrációt az ügyfelek kérdéseiben. Ez segít a tudásbázisoknak a „sürgős” problémákat pontosabban megjelölni.
Miért érdemes az AI-t használni a tudásmenedzsmentben?
A tudásmenedzsmentben alkalmazott AI kiküszöböli a hagyományos tudásbázisok számos gyakori problémáját:
- Szemantikus keresés: Megérti a lekérdezés mögötti szándékot, és releváns keresési eredményeket ad vissza. Például, ha valaki a „projekt ütemterv” kifejezést keresi, akkor a „szállítási ütemterv” vagy „mérföldkő-követő” című dokumentumok jelenhetnek meg.
- Kapcsolatok feltérképezése: automatikusan összekapcsolja a hibajelentést a megoldással, a kapcsolódó megbeszélésekkel és hasonló problémákkal.
- Karbantartásmentes kategorizálás: A tartalmakat úgy szervezi, hogy senkinek nem kell emlékeznie a taxonómiai szabályokra vagy az iktatási rendszerekre.
- Mintázatfelismerés: Azonosítja, amikor a csapatok ugyanazokat a kérdéseket teszik fel többször, és felhozza a releváns tudást.
- Verziókezelési intelligencia: Megtalálja a legfrissebb információkat, ha több verzió létezik a különböző platformokon.
🧠 Érdekesség: A tudásmenedzsment története 5000 évre nyúlik vissza , a sumérokhoz, a gízai piramisokhoz (i. e. 2560) és még az alexandriai könyvtárhoz (amely több mint 500 000 kézzel írt művet tartalmazott) is.
Lépésről lépésre: az AI használata a tudásmenedzsmentben
A ClickUp a munka minden területét lefedő alkalmazás, amely projektmenedzsmentet, dokumentumokat és csapatkommunikációt egyesít egy platformon – mindezt a következő generációs AI automatizálás és keresés segítségével.
Íme egy gyakorlatias munkafolyamat, tele megvalósítható tanácsokkal és valós példákkal, az AI-alapú tudásmenedzsmentről, a ClickUp segítségével.
1. lépés: Vizsgálja meg a jelenlegi tudás-ökoszisztémát, és azonosítsa a problémás pontokat.
Mielőtt javulást érhetne el, meg kell értenie a szervezetében jelenlegi tudásállományt:
- Térképezze fel a rejtett tudást: Ellenőrizze a csevegési szálakat, e-maileket és az emberek asztalán található jegyzeteket, hogy felfedje a valódi „hogyan kell” információkat.
- Kérdezze meg: „Ki tudja? Hol található?”: Gyors interjúk vagy felmérések révén kiderül, hogy az emberek milyen tudást használnak valójában, és mi az, amit figyelmen kívül hagynak.
- A strukturális szűk keresztmetszetek felismerése: Keresse meg az ismétlődő dokumentumokat, a hozzáférési korlátozásokat, az elavult fájlokat és a hosszú jóváhagyási láncokat, amelyek lassítják a tudásmegosztást.
Hogyan segít a ClickUp?
A ClickUp AI tudásmenedzsment segítségével kiemelheti az ismétlődéseket és összekapcsolhatja a kapcsolódó fájlokat.
Az AI tudásmenedzsment szoftver lehetővé teszi, hogy importáljon dokumentumokat más, a csapata által már használt harmadik féltől származó eszközökből, például a Google Drive-ból, a Confluence-ból vagy a Notion-ból.
A folyamat egyszerű: kiválasztja a forrást, konfigurálja az importálót, és a fájlokat a ClickUp-ba viszi anélkül, hogy azok szerkezete megváltozna. Ez azt jelenti, hogy a meglévő munkája sértetlen marad, de most már egy központi rendszer része, amelyhez mindenki hozzáférhet.
Tudásbázis-sablon a ClickUp-tól
Ezután építsen fel egy struktúrát e tartalom köré a ClickUp tudásbázis-sablon segítségével. Ez a sablon egy kész keretrendszert biztosít, amely tartalmazza az új munkatársak beillesztését, a szabályzatokat, a termékdokumentációt és a képzési anyagokat.
Tegyük fel, hogy HR-csapata új munkatársak számára készít elő forrásokat. Ehhez előveszik a Google Docs-ból a régi beilleszkedési ellenőrzőlistát és a PowerPoint-ból a képzési anyagokat. Ezen tudásbázis-sablonon belül olyan kategóriákat hozhatnak létre, mint „Juttatások”, „IT-beállítások” és „Első heti ütemterv”, hogy a beilleszkedés zökkenőmentesen történjen.
📮 ClickUp Insight: A munka nem lehet találgatások játéka – de túl gyakran az. Tudásmenedzsment-felmérésünkből kiderült, hogy az alkalmazottak gyakran pazarolják az idejüket belső dokumentumok (31%), vállalati tudásbázisok (26%) vagy akár személyes jegyzetek és képernyőképek (17%) átkutatásával, csak hogy megtalálják, amire szükségük van. A ClickUp Connected Search funkciójával minden fájl, dokumentum és beszélgetés azonnal elérhető a kezdőlapjáról, így másodpercek alatt, nem pedig percek alatt találhatja meg a válaszokat.
💫 Valós eredmények: A csapatok a ClickUp használatával hetente több mint 5 órát nyerhetnek vissza – ez évente több mint 250 óra fejenként –, mivel megszüntetik az elavult tudásmenedzsment-folyamatokat. Képzelje el, mit tudna létrehozni a csapata egy extra hétnyi termelékenységgel minden negyedévben!
⚡ Sablonarchívum: A ClickUp ügyfélút térkép sablon segít vizualizálni és optimalizálni az ügyfélélmény minden szakaszát. Ez az ügyfélút sablon központosítja az értékesítési, marketing és ügyfélszolgálati csapatok releváns adatait, hogy a tacit tudás dokumentálva maradjon.
2. lépés: Célok kitűzése és felelősségek kiosztása
A világos célok és a felelősségvállalás kevesebb káoszt és gyorsabb bevezetést eredményeznek. Állítson fel SMART célokat azáltal, hogy a homályos „Javítsa a keresést” célkitűzést lecseréli a „Csökkentse az átlagos keresési időt 40%-kal az AI-támogatott címkézés segítségével a második negyedévig” célkitűzésre.
Ezenkívül ki kell jelölnie egy technikai felelőst (aki az integrációkat kezeli) és egy tudásbajnokot (aki a felhasználói igényeket képviseli). Ez a kettős felelősség elősegíti a rendszer elfogadását.
Hogyan segít a ClickUp?
A ClickUp Goals segítségével magas szintű célokat állíthat be, és azokat kisebb, mérhető célokra bontja.
Tegyük fel, hogy a célja a tudás visszakeresésének hatékonyságának javítása. A ClickUp alkalmazásban létrehozhat egy „A tudás visszakeresésének hatékonyságának 40%-kal történő javítása a második negyedévben” című célt. Ezen a cél alatt állítson be konkrét célokat, például:
- Az első negyedév végéig valósítsa meg az AI-támogatott címkézést a dokumentumok 80%-án.
- Csökkentse az átlagos keresési időt 40%-kal a Q2 AI-támogatott címkézésével.
- Érje el a 90%-os felhasználói elégedettséget az új keresési funkcióval a második negyedévben.
Minden cél mérhető és időhöz kötött, összhangban a SMART kritériumokkal. Rendelje ezeket a célokat a megfelelő csapattagokhoz, és kövesse nyomon az előrehaladást a ClickUp Dashboards segítségével.
🚀 A ClickUp előnye: A ClickUp Docs élő munkaterületek, ahol kommentálhat, rutinfeladatokat rendelhet hozzá és a tudásbázist is frissítheti.
Tegyük fel, hogy termékfejlesztő csapata rájön, hogy az ügyfelek nehezen boldogulnak egy beállítási lépéssel. Ahelyett, hogy megvárná a negyedéves kézikönyv frissítését, belép a bevezető dokumentumba, és módosítja a lépéseket. Emellett @megjelöli a támogató csapatot, hogy ellenőrizze és közvetlenül összekapcsolja a képzési projekttel.
Mostantól az AI tudásbázisa tükrözi a valóságot.
3. lépés: Az AI felhasználási eseteinek azonosítása és prioritásainak meghatározása
Összpontosítson arra, ahol az AI a legnagyobb hatást érheti el a leggyorsabban. Íme egy részletes leírás:
- Kezdje alacsony kockázatú, nagy hatással bíró feladatokkal, mint például a címkézés automatizálása, kapcsolódó dokumentumok javaslása és a gyakran ismételt kérdések megválaszolása.
- Próbálja ki a legfontosabb tartalmakkal, tesztelje az AI-t olyan ismeretekkel, amelyek közvetlenül befolyásolják a munkafolyamatot.
- Rangsorolja az alkalmazási eseteket egy döntési mátrix segítségével, amelyben a megvalósíthatóságot, a hatást és a sürgősséget a különböző érdekelt felek értékelik.
Kérdezze meg: Mely feladatok lassúak, hibalehetőségekkel járnak vagy ismétlődőek? Válasszon ki kettőt, amelyek prioritást élveznek a kapcsolódó AI támogatásban.
Hogyan segít a ClickUp?
Miután kiválasztotta a fókuszterületeket, a platform integrált AI-asszisztense, a ClickUp Brain segít ezeket a prioritásokat megvalósítható munkafolyamatokká alakítani. Az AI Project Manager automatikusan elemzi a munkaterületét, javaslatokat tesz a következő lépésekre, és akár feladatokat is létrehoz, vagy tulajdonosokat rendel hozzájuk a céljai alapján.
Tegyük fel, hogy úgy dönt, hogy AI-t fog használni a csapat által gyakran feltett kérdések megválaszolásához. A ClickUp Brain, mivel hozzáfér a munkaterületéhez, mindig jelen lévő AI-asszisztensként válaszolhat az ilyen kérdésekre.
Például egy értékesítési vezető, akinek ügyfélmegbeszélés előtt szüksége van a beszerzési stratégia árazására, egyszerűen csak megkérdezheti a ClickUp Brain-t, és azonnal megkapja a pontos részt, ezzel értékes időt takarítva meg.
✅ Próbálja ki ezt az utasítást: Melyek az árazási terveink a beszerzési stratégiához?
🚀 ClickUp előnye: A szabályok változnak, a folyamatok fejlődnek, és a tartalmakat rendszeresen felül kell vizsgálni. Állítsa be a ClickUp automatizálási funkcióját, hogy kezelje ezt a ciklust.
Például létrehozhat egy automatizált folyamatot, amely hat hónaponként felülvizsgálatra jelöli a megfelelőségi dokumentumot, hozzárendeli a megfelelő tulajdonoshoz, és értesíti a csapatot, amikor frissítésre van szükség. A rendszer gondoskodik az emlékeztetőkről, biztosítva, hogy az AI-alapú tudásbázis megbízható maradjon.
4. lépés: Válassza ki a megfelelő eszközt, és indítson el egy kísérleti projektet
Az AI megfelelő kiválasztása és tesztelése elkerüli a későbbi frusztrációt. Keressen olyan API-kompatibilis eszközöket, amelyeket könnyebb beépíteni a meglévő wiki, intranet vagy együttműködési platformjába, mint a nulláról kezdeni. Ezután kipróbálhatja a rendszert valódi dokumentumokkal (szükség esetén anonimizálva), hogy hiteles eredményeket kapjon.
Itt van egy rövid kérdőív, amelyet kitölthet:
- Integrálható-e a meglévő tudásplatformjaimmal (pl. wiki, intranet)?
- Képes kezelni az általunk használt tartalomtípusokat (dokumentumok, PDF-ek, kódkommentek, csevegési naplófájlok)?
- Mennyire testreszabhatók az AI-javaslatok vagy a címkézési szabályok?
- Képes-e érvényesíteni a biztonsági és hozzáférési ellenőrzéseket az érzékeny tartalmak esetében?
- Elemzéseket vagy visszajelzéseket nyújt az AI használatáról és pontosságáról?
- Mennyire könnyű a nem technikai felhasználók számára az alkalmazás?
- Az eszköz képes-e a növekvő tudáshoz és a csapat méretéhez igazodni?
Thomas Clifford, a TravelLocal termékmenedzsere a következőket osztotta meg velünk:
A ClickUp-ot használjuk minden projekt- és feladatkezelésünkhöz, valamint tudásbázisként. Emellett az OKR-keretrendszerünk figyelemmel kísérésére és frissítésére, valamint számos más felhasználási esetre is alkalmazzuk, beleértve a folyamatábrákat, a szabadságkérelmeket és a munkafolyamatokat. Nagyszerű, hogy mindezt egyetlen termékben tudjuk megvalósítani, mivel a dolgok nagyon könnyen összekapcsolhatók.
A ClickUp-ot használjuk minden projekt- és feladatkezelésünkhöz, valamint tudásbázisként. Emellett az OKR-keretrendszerünk figyelemmel kísérésére és frissítésére, valamint számos más felhasználási esetre is alkalmazzuk, beleértve a folyamatábrákat, a szabadságkérelmeket és a munkafolyamatokat. Nagyszerű, hogy mindezt egyetlen termékben tudjuk megvalósítani, mivel a dolgok nagyon könnyen összekapcsolhatók.
📖 Olvassa el még: A legjobb tudásmenedzsment-rendszerek példái
5. lépés: Tesztelje, gyűjtsön visszajelzéseket, finomítsa, bővítse
Ha gyorsan ismételgeti, jobban fog tanulni. Ne felejtse el:
- Rendszeresen szervezzen visszajelzési ciklusokat, például mini-felméréseket vagy gyors beugrásokat, hogy hasznosítható információkhoz jusson.
- Vegye figyelembe a szélsőséges eseteket is, mint például a szuperfelhasználókat és a szkeptikusokat, hogy feltárja a vakfoltokat.
- Ismételje meg a mikro-fázisokat, például a tudásmenedzsment bevezetését osztályonként vagy funkciónként, hogy gyorsan alkalmazkodhasson és csökkentse a kockázatokat.
🚀 A ClickUp előnye: Az AI akkor működik a legjobban, ha ott van, készen áll a segítségre, anélkül, hogy gondolkodnia kellene rajta. Ez a ClickUp Brain MAX szerepe. Gondoljon rá úgy, mint egy mindig rendelkezésre álló asztali segédre.
Tegyük fel, hogy éppen befejezte egy projekt áttekintő megbeszélést. A Brain MAX segítségével nem kell lapot váltania. Nyomja meg a lebegő sávot, mondja el az összefoglalót, és a Brain MAX leírja a hangját, finomítja a szöveget, és lehetővé teszi, hogy azt közvetlenül a ClickUp Docs-ba illessze be, vagy új feladatként.
Ez azt jelenti, hogy minden megbeszélésen elhangzott észrevétel, döntés és teendő dokumentálható a tudásmenedzsment szoftverben, még mielőtt elhagyná az asztalát.
🤩 Bónusz lépés: Tartsa a tudást pontosnak és könnyen megtalálhatónak
A tudásbázis csak akkor működik, ha az emberek bíznak benne.
Ez két dolgot jelent: a tartalomnak naprakésznek kell lennie, és a helyes verziót könnyen meg kell találni. Az elavult dokumentumok zavart okoznak, a gyenge keresőeszközök pedig arra kényszerítik az embereket, hogy kollégáiktól kérdezzenek, ahelyett, hogy maguk találnák meg a válaszokat.
Az AI mindkét területen segít azáltal, hogy jelzi az elavult tartalmakat, és a legmegbízhatóbb forrásokhoz irányítja az embereket.
Hogyan segít a ClickUp?
A ClickUp AI Enterprise Search támogatja ezt: áttekinti a munkaterületét és a csatlakoztatott alkalmazásokat, mint például a Google Drive, a Slack és a Gmail. Az eszköz megérti a munkája kontextusát, és közvetlenül a fontos szakaszra irányítja Önt.
Ami ezt a rendszert olyan hatékonnyá teszi, az az, hogy hogyan illeszkedik a nagyobb körforgásba:
- A dokumentumok valós időben frissülnek, ahogy a csapatok szerkesztik a szabályzatokat vagy útmutatókat.
- A ClickUp Brain biztosítja, hogy ezek a frissítések gyors válaszokban jelenjenek meg a napi munka során.
- Az Enterprise Search garantálja, hogy a legújabb verzió mindig könnyen előhívható legyen, még akkor is, ha az eredeti dokumentum mélyen el van rejtve egy mappában.
AI-utasítások a tudásmenedzsmenthez
Íme néhány bevált AI-utasítás-sablon, amelyek segítenek a csapat kollektív tudásának szervezésében, visszakeresésében és optimalizálásában. 🧑💻
Dokumentumok elemzése és rendszerezése
- Vizsgálja meg ezt az 50 projekt retrospektívát, és azonosítsa a több projektben is felmerülő 10 legfontosabb problémát. Minden probléma esetében mutassa meg, mely csapatok találkoztak vele, és mely megoldások bizonyultak hatékonynak.
- Tekintse át bevezető dokumentációnkat, és hasonlítsa össze az elmúlt hat hónapban az új munkatársak által a csevegésben feltett kérdésekkel. Hol nem foglalkozik dokumentációnk a valódi problémákkal?
- Elemezze ügyfeleinkkel való kommunikációs sablonjainkat, és azonosítsa, mely nyelvi minták korrelálnak a sikeres projekt eredményekkel, illetve a problémás kapcsolatokkal.
🚀 ClickUp előnye: A ClickUp dokumentumai wikikké alakíthatók, így egyetlen, áttekinthető és könnyen használható információforrás áll rendelkezésre. Kategóriákat hozhat létre a szabályzatok, a képzések vagy a termékismeretek számára, és azokat valós időben frissítheti, ha változás történik.
📖 Olvassa el még: A legjobb ügyfélszolgálati szoftver IT-csapatok számára
Fejlett információkeresés
- Keresse meg az elmúlt évben a [konkrét funkció] kapcsán hozott összes döntést. Tartalmazza a találkozók jegyzetét, szöveges beszélgetéseket, e-maileket és specifikációs dokumentumokat. Mutassa meg, ha valamelyik döntést később visszavontak vagy módosítottak.
- Amikor a csapatok jelentéseikben „integrációs problémákról” beszélnek, milyen konkrét technikai problémákra utalnak? Csoportosítsa a hasonló problémákat, és mutassa meg a megoldási mintákat!
- Válogassa ki a projektdokumentációból az összes utalást a költségvetési problémákra, az ütemterv-eltérésekre és az erőforrás-korlátokra. Mutassa meg, mely tényezők okozzák leggyakrabban a projektjeink meghiúsulását.
🚀 ClickUp előnye: A csapatok időt pazarolnak azzal, hogy ugyanazokat a kérdéseket válaszolják meg újra és újra a csevegésben. Az Auto-Answers Agent megoldja ezt a problémát azzal, hogy közvetlenül a csatornákon belül válaszol, amikor valaki kérdést tesz fel.
Például, ha egy csapattag beírja, hogy „Ki a projekt elindításának felelőse?”, a ClickUp előre elkészített Autopilot Agent másodpercek alatt válaszol a projektvezető nevével és hivatkozik a forrásdokumentumra. Ez azt jelenti, hogy az emberek azonnal választ kapnak, és a szakértőknek nem kell újra és újra ugyanazokat a kérdéseket megválaszolniuk.
Tudásszintézis és -teremtés
- Hozzon létre egy hibaelhárítási útmutatót a támogatási jegyek, hibajelentések és megoldási megbeszélések elemzésével. Rendezze a tünetek szerint, nem pedig a műszaki kategóriák szerint, hogy a nem műszaki felhasználók is könnyen eligazodhassanak benne.
- Készítsen döntési mátrixot a beszállítók kiválasztásához azáltal, hogy kivonja a kritériumokat, a kompromisszumokat és az eredményeket a korábbi beszerzési folyamatokból és a beszállítói értékelésekből.
- Készítsen kockázatértékelési sablont a befejezett projektek során felmerült problémák alapján. Tartalmazza mind az előre látott, mind a váratlan kockázatokat.
🌟 Bónusz: A ClickUp egyéni és AI mezői átalakítják a csapatod tudásgyűjtési és -hasznosítási módszereit. Az egyéni mezők segítségével nyomon követheted a fontos részleteket – például a kampány típusát, a feladat tulajdonosát vagy az ügyfelek visszajelzéseit – közvetlenül a munkafolyamatodban. Az AI mezők ezt továbbfejlesztik azáltal, hogy automatikusan generálnak betekintéseket és összefoglalókat, így tudásbázisod mindig naprakész.
Például, miután marketingcsapata befejezte egy kampányt, a Summary AI Field azonnal létrehoz egy világos, tömör összefoglalót a kampány eredményeiről, így megkímélve Önt a kézi leírásoktól.
Eközben az Action Items AI Field beolvassa a feladat részleteit és megjegyzéseit, majd létrehoz egy listát a csapat számára a következő lépésekről vagy a követendő intézkedésekről. Az AI és a Custom Fields együttes használatával biztosíthatja, hogy minden projekt dokumentálva legyen, megvalósítható és könnyen elérhető legyen, így szervezete tudása strukturált és dinamikus marad.
Itt egy videó, amelyből többet megtudhat az AI Fields-ről:
Hiányosságok elemzése és javítása
- Hasonlítsa össze a teljes létszámú értekezleteken feltett kérdéseket a belső wikiben szereplő témákkal. Mely tudáshiányok okoznak ismételt zavart?
- Vizsgálja meg a sikertelen projektek utólagos elemzéseit és a sikeres projektek esettanulmányait. Milyen információkat dokumentálnak a sikeres csapatok, amelyek a küszködő csapatoknál hiányoznak?
- Kövesse nyomon, mely belső folyamatok generálják a legtöbb tisztázási kérést és támogatási jegyet. Hol nem elég részletesek az eljárásaink?
🧠 Érdekesség: Peter Druckert gyakran nevezik a „modern menedzsment atyjának”. Az 1960-as években ő alkotta meg a „tudásmunkás ” kifejezést, amelynek köszönhetően a tudásmenedzsment hivatalos fogalommá vált.
Csapatok közötti tudásbányászat
- Azonosítsa azokat a megoldásokat, amelyeket egy csapat fejlesztett ki, de más csapatok újra és újra a nulláról kezdik el kidolgozni. Hol ismétlődnek a munkák a tudás szilárdulása miatt?
- Keressen olyan példákat, ahol az ügyfelek visszajelzései belső folyamatok változásához vezettek. Hogyan tudjuk ezt a visszacsatolási ciklust rendszerezni?
- Térképezze fel a csapatok szakértelmét azáltal, hogy elemzi, ki járul hozzá megoldásokkal a különböző típusú problémákhoz. Kivel kell kapcsolatba lépnünk a tudásátadás érdekében?
📖 Olvassa el még: A legjobb ügyfélélmény-szoftverek
Teljesítmény és ROI nyomon követése
- Mérje a tudás visszakeresésének sikerességét azáltal, hogy nyomon követi, milyen gyakran találnak az emberek releváns információkat az első keresés során, szemben azzal, hogy többször kell megpróbálniuk, vagy kollégáikat kell megkérdezniük.
- Azonosítsa, mely dokumentumokat használják leggyakrabban, és melyek maradnak használatlanul. Milyen minták különböztetik meg az értékes tudásforrásokat?
🔍 Tudta-e? Az 1990-es évekre a KM olyan gondolkodóknak köszönhetően vált mainstreammé, mint Tom Stewart. Ő hangsúlyozta, hogy a tudás a versenyelőny legfőbb mozgatórugója. A jövőlátó gondolkodó azzal érvelt, hogy a szellemi tőkébe való befektetés önmegerősítő innovációs és értékteremtő ciklust hoz létre.
A mesterséges intelligencia tudásmenedzsmentben való felhasználásának bevált gyakorlata
Íme néhány bevált gyakorlat, amelyet érdemes szem előtt tartani, ha az AI-t szeretné felhasználni a tudásmenedzsmentben:
- Hozzon létre tudásirányítást, egyértelmű irányelvekkel az adatok tulajdonjogára, a tartalom érvényesítésére és a frissítési gyakoriságra vonatkozóan.
- Biztosítson egy egyszerű mechanizmust a felhasználók számára, amellyel értékelhetik az AI által generált válaszok minőségét. Ez segít azonosítani azokat a területeket, ahol az AI-nak javulnia kell.
- Kérje meg a kkv-kat, hogy rendszeresen ellenőrizzék és igazolják az AI által generált válaszok vagy összefoglalók pontosságát a kritikus témák esetében.
- Figyelje a használati elemzéseket, hogy nyomon követhesse, mely erőforrásokat használják, frissítik vagy hagyják figyelmen kívül – használja az AI-t a tudáshiányok felismeréséhez.
- Hozzon létre egy egyértelmű folyamatot arra az esetre, ha az AI nem tud válaszolni egy kérdésre. A rendszernek képesnek kell lennie a kérdés továbbítására egy emberi szakértőnek. A szakértő válaszát ezután fel kell használni a tudásbázis frissítéséhez.
- Győződjön meg arról, hogy az AI tiszteletben tartja a tudásmenedzsment rendszerében érvényes összes engedélyt és hozzáférés-ellenőrzést. A szigorú adatvédelmi és biztonsági protokollok elengedhetetlenek.
- Újra képezze az AI modelleket rendszeresen, amikor új adatok, termékek vagy folyamatok jelennek meg, hogy elkerülje az elavult ismeretek kialakulását.
🔍 Tudta ezt? Az 1950-es években a számítógépek még annyira újdonságnak számítottak, hogy a NASA gyakran emberi „számítógépekre” támaszkodott. Ezek „brilliáns női csapatok voltak, akik kézzel számolták ki a rakéták kilövési pályáját.
A ClickUp segítségével a tudásból cselekvés lesz
A tudás csak akkor hasznos, ha az emberek könnyen megtalálják, megbízhatónak tartják és zökkenőmentesen alkalmazhatják. Az AI tudásmenedzsment eszközök ezt lehetővé teszik, az információkat rendszerezve, naprakészen és mindig elérhetővé téve.
A ClickUp az ismeretkezelési munkafolyamat összes elemét egy központba gyűjti össze.
Kész sablonokkal hozhat létre tudásbázist, folyamatosan fejlesztheti a dokumentumokat a csapatával, és bízhat a ClickUp Brainben, hogy azonnali válaszokat adjon, ha kérdések merülnek fel. A Brain MAX egész nap az Ön oldalán áll, míg az Enterprise Search és az Automations gondoskodik a pontosságról anélkül, hogy állandóan elfoglalt lenne.
Szóval, mire vár még? Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra! ✅