Hogyan számoljuk ki a projektmenedzsment díjakat (képletekkel és példákkal)

Ismeri azt a pillanatot, amikor egy projektjavaslatot készít, és minden simán megy, amíg el nem jut ahhoz az egy ponthoz: projektmenedzsment díj.

Hirtelen bizonytalan lesz. Átalánydíjat számoljon fel? A teljes projektköltség százalékát? Óradíj alapján számoljon? És mi is számít projektmenedzsmentnek?

Egyesek csendben beépítik a költségeket az általános áraikba, remélve, hogy így kiegyenlítődik a helyzet. Mások túlgondolják a dolgot, és olyan összeget adnak meg, amelynek semmi köze a tényleges munkához.

Az igazság az, hogy a projektmenedzsment valós, mérhető munka. Ha időt fordít az érdekelt felek közötti koordinációra, jóváhagyások megszerzésére, ütemtervek módosítására vagy a teljesítések biztosítására, akkor projektmenedzsmentet végez. És ez megfelelő díjat érdemel.

Ez az útmutató segít Önnek a díjak egyértelmű és magabiztos kiszámításában. Bemutatjuk, mi minősül projektmenedzsmentnek, áttekintjük a különböző árazási modelleket, és egyszerű képleteket mutatunk be valós példákkal.

Mik a projektmenedzsment díjak?

A projektmenedzsment díjakat a projektmenedzsernek (vagy csapatnak) fizeti a projekt tervezéséért, koordinálásáért és felügyeletéért a kezdetektől a befejezésig. Ezek a díjak mindent lefednek, az ütemterv készítésétől a költségvetés kezeléséig és annak biztosításáig, hogy a projekt hatóköre ne térjen el a tervtől.

Ha kíváncsi arra, hogyan lehet kiszámítani a projektmenedzsment díjakat, akkor nincs egy általános érvényű válasz.

A projektmenedzsment díjak megértése a projektköltség-kezelés elsajátításának fontos része. Segít a költségvetés betartásában és a kellemetlen meglepetések elkerülésében a projekt félidejében.

⭐ Kiemelt sablon

Töltött már órákat a projektköltség-kezelés tökéletesítésével, csak hogy végül frusztrált és túlterhelt legyen? A ClickUp ingyenes projektköltségvetési sablonja WBS-sel segít könnyedén felosztani a projekteket kezelhető feladatokra, és pontosabb költségbecslést lehetővé tenni.

Ingyenes sablon letöltése

A projektmenedzsment díjak kiszámításának általános módszerei

Minden alkalomra különböző árazási modellek léteznek, attól függően, hogy a projekt milyen összetett, mennyi ideig tart, és mennyire vesz részt benne naponta.

Vessünk egy pillantást a leggyakoribb módszerekre és arra, hogy mikor működnek a legjobban 👇

1. Óradíj módszer

Ez a legegyszerűbb megközelítés, amelynek során a ledolgozott órákat számolják fel. Rugalmas és pontos megoldás, ha a projekt hatóköre még nem teljesen meghatározott, vagy várhatóan változni fog.

2. Fix díjas árazás

A teljes projektre vonatkozó teljes díjat előre állapítják meg. Ez az árképzési modell egyértelmű, rögzített munkaterületet igényel, és gyakran történelmi adatokon vagy korábbi tapasztalatokon alapul.

3. A teljes projektköltség százalékos aránya

A díját a projekt teljes költségvetésének százalékaként számolják ki. Ez a módszer összehangolja az ösztönzőket, mivel a nagyobb és összetettebb projektek nagyobb felügyeletet és koordinációt igényelnek.

4. Retainer vagy havi díj

A projektmenedzser meghatározott időszak alatt havi rendszerességgel kapja meg a díjazását. Ez a modell jól működik folyamatos támogatás, hosszú távú felügyelet esetén, vagy ha a projektmenedzser beépül az ügyfél csapatába.

5. Alulról felfelé történő becslés

Ez a módszer a teljes projekt kisebb feladatokra bontását, azok egyenkénti becslését, majd a költségek vagy az idő összesítését jelenti. Nagyon részletes és gyakran a legpontosabb, feltéve, hogy alaposan ismeri a teljes hatókört és a projekt költségbecslését.

6. Top-down becslés

A top-down projektbecslésnél az általános költségvetéssel vagy az időbeli korlátokkal kezdjük, majd ennek megfelelően osztjuk el az erőforrásokat a fázisok vagy feladatok között. Ez a projektmenedzsment díjak meghatározásának módszere a korlátokat veszi alapul, és osztja el azokat a projekt szegmensei között.

A projektmenedzsment díjakat befolyásoló tényezők

Amikor kiszámítja, mennyit kell felszámítani egy projekt menedzseléséért (vagy mennyit kell fizetnie érte), több tényező is szerepet játszik. Nézzük meg ezeket részletesen:

1. A projekt mérete és összetettsége

A projektmenedzsment díjak kiszámításakor vegye figyelembe a projekt méretét és összetettségét.

📌 Egy kis marketingkampány sokkal kevésbé kihívást jelent, mint egy nagy építési projekt. Ha több tucat mozgó alkatrészt koordinál, vagy több csapattal dolgozik együtt, az több időt, szakértelmet és erőfeszítést igényel, ami növeli a költségeket.

2. Iparág

Egyes iparágakban egyszerűen magasabb szintű szakértelemre van szükség, ami megnövelheti a projekt költségeit.

📌 Például a technológiai vagy építőipari projektmenedzsment általában többe kerül, mert ezeken a területeken gyakran szigorúbb szabályozások, speciális ismeretek és nagyobb kockázatok vannak. Hasonlítsa össze ezt egy helyi közösségi esemény szervezésével, ahol a dolgok egyszerűbbek.

3. A projekt időtartama

A projekt időtartama közvetlenül befolyásolja a költségeket.

📌 Ha rövid távú kezdeményezésről van szó, a díj alacsonyabb lehet, de hosszú távú projektek esetén hónapokig vagy akár évekig elkötelezett csapatra lesz szükség, ami drágább lehet.

Ráadásul minél hosszabb a projekt, annál több erőforrásra van szükség, ami hatással van az erőforrások elosztására és a díjakra is.

4. Helyszín

A projekt helyszíne hatalmas szerepet játszik.

📌 Ha magas megélhetési költségű területről van szó, mint például New York vagy San Francisco, a díjak magasabbak lesznek. Ez azért van, mert ezeken a területeken magasabbak a bérek!

Az ügyfelek bevonása helyszíni kihívásokkal is járhat, amelyek miatt a díjakat a helyi tényezőknek megfelelően módosítani kell. Távoli vagy kisebb városok? Általában alacsonyabb díjak.

5. Szakértelem és tapasztalat

A szakértelem és a tapasztalat szintje jelentősen növelheti a projektmenedzsment díjakat, ezért érdemes ezt is figyelembe venni.

Minél tapasztaltabb vagy specializáltabb egy projektmenedzser, annál többet kérhet. Ha olyan személyt alkalmaz, aki több millió dolláros projekteket irányított vagy rengeteg tanúsítvánnyal rendelkezik, akkor számoljon magasabb díjakkal.

6. A hatókör változásai

Előfordulhat, hogy az ügyfél további funkciókat szeretne hozzáadni vagy megváltoztatni a végső célt. Ezek a változások magasabb díjakat eredményeznek, mert a projektmenedzsernek újra kell kalibrálnia és több órát kell dolgoznia. Ha ez azután történik, hogy már kiszámlázta az ügyfélnek, akkor a díjat az új hatókörnek megfelelően módosítsa (ne habozzon további fizetést kérni, ha a hatókör megváltozik).

Hogyan válasszuk ki a megfelelő díjstruktúrát?

A megfelelő díjstruktúra kialakításának titka abban rejlik, hogy megtalálja a legmegfelelőbb megoldást Önnek és ügyfelének.

Végigvezetjük Önt néhány lehetőségeken, hogy megnézhesse, melyik illik leginkább a projektjéhez és stílusához:

Hogyan használhatja a ClickUp-ot a PM-díjak meghatározásához, nyomon követéséhez és igazolásához?

Kiszámította a projektmenedzsment díjait. Kiválasztotta a megfelelő árazási modellt. De a legtöbb ügyfél nem fogja csak úgy elhinni, amit mond.

Az alábbi kérdéseket teszik fel:

💭 „Miért számolnak fel díjat a belső megbeszélésekért?”💭 „Megmutatná, mennyi időt töltöttünk a koordinációval?”💭 „Ez fix díjnak kellett volna lennie – miért számolnak fel többet?”

És ha nincs adat, amivel alátámaszthatja, ezek a beszélgetések gyorsan kínossá válnak.

Itt jönnek képbe a ClickUp-hoz hasonló projektmenedzsment szoftverek. Ez egy olyan, mindenre kiterjedő munkaalkalmazás, amely segít a feladatok egyértelmű meghatározásában, a költségek pontos nyomon követésében és a magabiztos indoklásban – függetlenül attól, hogy óradíj, havi díj vagy mérföldkő alapú díjazást alkalmaz.

Vessünk egy pillantást arra, hogyan is kell ezt pontosan csinálni 👇

Használja az időkövetést a tényleges órákat rögzítésére

Projektmenedzserként, ha óradíjban számláz vagy előleg alapján dolgozol, a legjelentősebb ellenállás, amellyel szembesülsz, az a kérdés: „Hova tűnt az az idő?”

Ilyen és hasonló esetekben a ClickUp Project Time Tracking alkalmazás pontos választ ad. Az időt közvetlenül a feladatokon, alfeladatokon, megbeszéléseken vagy akár az ügyfelekkel folytatott kommunikáción is nyomon követheti, így nem kell találgatnia, és a hét végén nem kell manuálisan kitöltenie az időnyilvántartást.

Így használhatja:

🔁 Rugalmasan kövesse nyomon az időt, bárhonnan: Indítsa el és állítsa le az időzítőt közvetlenül a feladatból, rögzítse az időt manuálisan, vagy szinkronizálja asztali számítógépen, mobilon és a weben. A ClickUp még olyan eszközökkel is integrálható, mint a Toggl, a Harvest és az Everhour, így még nagyobb rugalmasságot biztosít.

🗂 Szervezze meg a nyomon követett időt jegyzetekkel és címkékkel: Csatoljon jegyzeteket az időbejegyzésekhez, hogy elmagyarázza, mit végzett. Használjon olyan címkéket, mint „Ügyfélhívás”, „Ütemezés” vagy „Visszacsatolási ciklus”, hogy pontosan megmutassa, mi számít a projektmenedzsmentben.

📊 Munkaidő-nyilvántartások készítése és testreszabása: Csoportosítsa a munkaidő-nyilvántartásokat csapattagok, címkék, feladatok vagy dátumok szerint. A heti és havi nézetek segítségével gyorsan láthatja, ki mire fordította az idejét, ami tökéletes az ügyfelek számlázásához (minden közvetlen és közvetett költség) és a belső felülvizsgálatokhoz.

📈 Becsült és ténylegesen nyomon követett idő megtekintése: Hasonlítsa össze, hogy mennyi időt gondolt valamire, és mennyi időt vett igénybe valójában. Kiválóan alkalmas a túlzott szolgáltatások, a hatókör kiterjedésének vagy a tervezési pontatlanságok korai felismerésére.

Használja az egyéni mezőket és a képletmezőket a választott árazási modell alapján történő számítások elvégzéséhez.

A ClickUp egyéni mezők és képletmezők segítségével kiszámíthatja a projektmenedzsment díjakat úgy, hogy létrehoz egy strukturált rendszert, amely dinamikusan kiszámítja a díjakat olyan paraméterek alapján, mint a projekt költségvetése, időtartama vagy a ledolgozott órák száma.

💰 Kezdje azzal, hogy meghatározza a díjszabását: választhat fix díjat, a teljes projektköltségvetés százalékát, óradíjat szorozva a ledolgozott óraszámmal, vagy a projekt méretétől vagy összetettségétől függő, többszintű díjszabást.

✍🏼 Nyissa meg a ClickUp listáját vagy terét, ahol a projekt feladatok találhatók, és adja hozzá ezeket az egyéni mezőket:

🧮 Képletmező hozzáadása: Kattintson az „Egyéni mező hozzáadása” gombra → Válassza a Képlet lehetőséget. Ezután nevezze el a mezőt „Projektmenedzsment díjak” vagy „Projektdíj” néven, és adja meg a díjmodelljének megfelelő képletet:

📌 Példa: {Ledolgozott órák száma} * {PM óradíj}

Miután beírta az értéket mindkét mezőbe, a képlet mezőben automatikusan kiszámított értéket kap a projekt díjaira vonatkozóan.

Átlátható ajánlatok készítése ügyfélnek szánt dokumentumokban

Az egyik leggyorsabb módja a bizalom kiépítésének (és a projektmenedzsment díjakkal kapcsolatos ellenállás elkerülésének) az, ha pontosan megmutatja, mi tartozik a díjba. Ehhez használja a ClickUp Docs szolgáltatást, amellyel perceken belül elkészítheti az ügyfeleknek szánt ajánlatokat.

A dokumentumok segítségével:

✍️ Írjon jól formázott, átfogó ajánlatokat: Használjon fejléceket, táblázatokat, összecsukható szakaszokat és kiemeléseket az ütemtervek, a teljesítések, a kommunikációs ritmus és a díjszabás felvázolásához.

🔗 Kapcsolja össze a feladatokat és az ütemterveket az ajánlatban: Mutassa meg az ügyfeleknek, hogy a projekt hatóköre hogyan kapcsolódik a tényleges munkához. Például, ha összekapcsolja a „Timeline Setup” (Ütemterv beállítása) feladatot vagy a „Weekly Reporting” (Heti jelentés) ismétlődő feladatot, akkor a projektmenedzsmentje hitelesebbnek tűnik.

👀 Ellenőrizze a láthatóságot és a jogosultságokat: Tartsa rejtve a belső jegyzeteket, és csak az ügyfél számára releváns részeket ossza meg. Ha szeretné, hogy az ügyfél visszajelzést adjon anélkül, hogy ténylegesen módosítaná az ajánlatot, akkor csak kommentelési jogosultságot is adhat neki.

📌 Verziókezelés és élő frissítések: Nincs többé frissített PDF-ek küldözgetése vagy az ügyfelek felkérése a „legújabb verzió ellenőrzésére”. Csak frissítse a dokumentumot, és az ügyfél mindig a legújabb hatályt és szerződési feltételeket látja.

Ha pedig az ajánlatok írása időrablónak tűnik, akkor imádni fogja a ClickUp Brain alkalmazást. A ClickUp natív AI asszisztense segít automatikusan megfogalmazni az ajánlatok tartalmát, lebontani a teljesítendő feladatokat, vagy akár átírni az ügyfeleknek szánt válaszokat az Ön stílusában.

Kövesse nyomon a költségvetéseket és hasonlítsa össze azokat a becslésekkel

A ClickUp teljes körű projektmenedzsment szoftverfunkciókkal rendelkezik, amelyek áttekinthetővé teszik az összes teljesítést. A ClickUp projektmenedzsment csapat megoldás tartalmaz irányítópultokat a költségvetés felhasználásának nyomon követéséhez, több mint 15 nézetet a hatókör nagyításához, mérföldköveket a számlázás és a teljesítés összekapcsolásához és még sok mást.

Erre gondolunk ⬇️

Ha egy szinttel feljebb szeretne lépni, búcsút inthet a kézi átnézésnek a műszerfalakon, dokumentumokban és feladatokban, hogy megtalálja azt az egy bájtot, ami az ügyfél szinkronizálása előtt hiányzik.

Csak kérjen gyors frissítést a ClickUp Brain-től, és hagyja, hogy az átfutassa az egész munkaterületét, hogy pillanatok alatt megtalálja a legrelevánsabb és legfrissebb választ a kérdésére!

Példák a projektdíjak kiszámítására

A projektdíjak kiszámítása még mindig elvontnak tűnik? Ezek a példák pontosan megmutatják, hogyan működnek a projektbecslések a gyakorlatban 👇

1. Marketingügynökség előleg (havi átalánydíj)

Tegyük fel, hogy egy növekvő SaaS startupot vezet, és állandó marketingteljesítményre van szüksége – blogok, SEO, tartalomfrissítések, a munkák. Nem akarja minden hónapban újratárgyalni a hatókört, és az ügynöksége sem akarja nyomon követni az órák számát minden Slack üzenet után. Ebben az esetben a havi átalánydíj tökéletesen megfelel a projektmenedzsment csapatának és az ügyfélnek.

Ez a felállás mindkét fél számára kiszámíthatóságot biztosít. Ön megbízható eredményeket kap anélkül, hogy mikromanagementet kellene alkalmaznia. A projektmenedzsment cég pedig állandó bevételi forrást kap, és jobban meg tudja tervezni kapacitását.

2. Szoftverfejlesztés (óradíj + puffer)

Képzelje el, hogy egy FinTech termék MVP-jét fejleszti. A projekt hatóköre még alakul, de 3 hónapos határidővel rendelkezik, és szüksége van egy fejlesztői csapatra, hogy gyorsan elkészüljön a termék. Ebben az esetben egy óradíj-modell vészhelyzeti tartalékkal biztonságosabb megoldás, mint a fix árazás.

A puffer védelmet nyújt, ha a határidők eltolódnak, vagy a sprint közepén szélsőséges eseteket fedez fel. Emellett motiválja a csapatot, hogy hatékony maradjon, anélkül, hogy alulárazna.

3. Építési projekt (a teljes költség százalékában)

Tegyük fel, hogy Ön egy lakóépület-építő, aki egy egyedi házprojektre ad árajánlatot. A teljes építési költség 400 000 dollárra becsülhető. Az ügyfél számára ez mindent magában foglal: anyagokat, munkaerőt, engedélyeket. Önnek viszont a projekt 6–8 hónapos teljes munkaidős menedzselése felügyeletet, beszállítói koordinációt, minőség-ellenőrzést és a projekt ütemtervének nyomon követését igényli.

Az óradíj helyett a projektmenedzsment költségét a teljes költség százalékaként számíthatja fel (ez az építőiparban bevett gyakorlat).

Ez a modell összehangolja az ösztönzőket a projekt előrehaladásával. Ha a költségek az ügyfél által kezdeményezett változások miatt emelkednek, a díja arányosan módosul.

📌 Például a négy nagy könyvvizsgáló cég általában nem használ standard árazási képletet a projektjeihez. Ehelyett a díjaikat az Ön megbízásának sajátosságaihoz igazítják, például a projekt terjedelméhez, a vállalat méretéhez, a helyszínhez és az Ön által elvárt eredményekhez.

Az Ön igényeitől függően óradíjban számolhatnak, rögzített projektdíjat állapíthatnak meg, a fizetést a mérföldkövekhez köthetik, vagy akár a díjat az Ön által elért eredményekhez is köthetik.

A díj általában a következőket tartalmazza:

A belső árrés elvárások (~30-40%) és a partnerek/szakértők bevonásának költségei szintén szerepet játszanak az árképzésben.

A ClickUp segítségével magabiztosan árazhat minden projektet

Nincs olyan általános képlet, amely minden projektmenedzsment díjra alkalmazható lenne, és pont ez teszi a dolgot olyan nehézzé. Változó határidőkkel, többszintű feladatokkal és láthatatlan munkával kell megbirkózni, amely ritkán kapja meg a megérdemelt elismerést (vagy költségvetést). A projektindító megbeszélés és a végső átadás között pedig a méltányos árképzés és az alulárazás közötti határ elmosódni kezd.

A ClickUp segít Önnek átlátni a káoszt.

A munkaidő-nyomon követés, az egyéni mezők és képletmezők, a csapatmegoldások, a mesterséges intelligencia és a munkaterületbe beépített jelentések segítségével minden számot a tényleges munkához köthetsz. Magasabb díjat kell indokolnod egy komplex projektért? Mutasd meg! Meg akarod akadályozni, hogy a hatókör kiterjedése feleméssze a haszonkulcsodat? Fogd meg időben! Inkább egységesíteni szeretnéd az árajánlatok elkészítését a projektek között? Automatizáld!

És amikor az ügyfelek megkérdezik, hogy mire fizetnek, már a kérdés befejezése előtt meg fogja tudni a választ.

Ne gondolkodjon tovább! Próbálja ki még ma ingyen a ClickUp-ot, és tapasztalja meg maga a különbséget!

Gyakran ismételt kérdések (GYIK)

1. Mi a standard projektmenedzsment díj?

A projektmenedzsment díjakra nincs általános átalánydíj. Minden a projekt típusától, terjedelmétől és az iparágtól függ. Ezzel együtt a legtöbb PM-díj az alábbi általános struktúrák egyikébe sorolható:

Ha projektje összetett, hosszú távú, vagy több csapat és beszállító koordinálását igényli, akkor magasabb díjakra számíthat. Rövidebb vagy jól meghatározott projektek esetében inkább átalánydíj vagy alacsonyabb százalékos díj lehet megfelelő.

2. Számíthat-e fel PM-díjakat más szolgáltatásoktól elkülönítve?

Igen, megteheti – és sok esetben meg is kell tennie. A projektmenedzsment (PM) díjak külön felszámítása segít tisztázni a felügyelet, a koordináció és a teljesítés értékét, amely túlmutat a végrehajtási munkán.

Például egy projektmenedzsment cég külön számlázhatja a tervezési munkát és a PM-nek az ügyfelekkel való telefonálásra, az ütemtervekre és a visszajelzési ciklusokra fordított időt.

3. A projektmenedzsment díját a költségvetés vagy az óraszám százalékaként kell számlázni?

Ha projektje hatálya egyértelmű és költségvetése nagyobb, akkor a százalékos díjazás egyszerűbb és jól skálázható. Ha azonban a helyzet rugalmasabb, vagy a projektmenedzsment munkája változó, akkor válassza az óradíjas számlázást. Válassza azt, ami a legnagyobb átláthatóságot és kontrollt biztosítja Önnek.