Kiváló eredményeket érhet el ügyfelei számára, de ügyfélkapcsolatai nem lesznek tartósak, ha nem tud velük kommunikálni.
Ezért egyre több csapat hagyja el a zavaros munkafolyamatokat az ügyfél-együttműködési platformok javára, amelyek átláthatóságot, struktúrát és kommunikációt biztosítanak egy helyen.
Ahelyett, hogy 25 különböző eszköz között váltogatna a frissítések nyomon követése, a fájlok kezelése és a feladatok kiosztása érdekében, az AI-alapú ügyfél-együttműködési platform használatával mindent egy helyen tarthat.
A Zoom egy tanulmánya megerősíti, hogy a 10-nél több alkalmazást használó alkalmazottak 54%-a szembesül kommunikációs problémákkal, és nehezen boldogul a jelentésekkel, míg az ötnél kevesebbet használók esetében ez az arány csak 34%.
Fedezzünk fel néhány hatékony módszert, amelyekkel erős ügyfél-együttműködést és kapcsolatokat építhetünk ki.
Mi az ügyfelekkel való valós idejű együttműködés?
Az ügyfelekkel való együttműködés pontosan azt jelenti, aminek hangzik: egy csapat és egy ügyfél aktív együttműködése egy közös cél elérése érdekében.
Ez általában következetes kommunikációt, valós idejű frissítéseket és kölcsönös döntéshozatalt jelent a projekt teljes életciklusa alatt. De itt van néhány további részlet, amelyet érdemes figyelembe venni, ha hatékonyan szeretne együttműködni ügyfeleivel:
- ✅ Nyíltan és gyakran kommunikáljon, hogy megossza a friss információkat, kezelje az aggályokat és válaszoljon a kérdésekre.
- ✅ Határozza meg korán a közös célokat, hogy a csapat és az ügyfél egyeztesse a célokat, az ütemtervet és a teljesítendő feladatokat.
- ✅ Hozzon létre visszacsatolási hurkokat a projekt előrehaladásáról, a dokumentumokról vagy a tervezési döntésekről való valós idejű visszajelzésekhez.
- ✅ Közösen hozzanak döntéseket, hogy az ügyfél a projekt minden szakaszában részt vegyen.
- ✅ Biztosítson átláthatóságot valós idejű együttműködési eszközökkel, amelyekkel nyomon követheti a feladatokat, megoszthatja a fájlokat, kezelheti az elvárásokat és biztosíthatja a megfelelő dokumentációt.
Az ügyfelekkel való együttműködés és kommunikáció kezeléséhez olyan eszközöket is használhat, mint a ClickUp és a CCH Axcess Client Collaboration.
⭐️ Kiemelt sablon
A ClickUp ügyfélsiker-együttműködési sablonja egyértelmű útmutatást nyújt , összehangolja az értékesítési és ügyfélszolgálati csapatokat, és így kiváló ügyfélélményt biztosít.
💡 Profi tipp: Unod már, hogy a kliens adatait post-it cetliken és szétszórt táblázatokban kell nyomon követned? A „Hogyan tartsd nyomon a klienseket” című cikk megmutatja, hogyan szervezhetsz mindent egy helyen, hogy semmi ne maradjon ki.
Miért fontos az ügyfelekkel való együttműködés?
Íme egy rövid iparági áttekintés, amely felvázolja az ügyfelekkel való együttműködés fontosságát.
Amikor a Microsoft kibővítette kommunikációs platformját, a Microsoft Teams-t, először olyan nagy ügyfelekkel működött együtt, mint az Accenture és az EY, hogy tesztelje, hogyan működnek számukra a valós idejű üzenetküldő, fájlmegosztó szoftverek és a zökkenőmentes integrációs funkciók.
Ezek az ismeretek segítették a Microsoftot a Microsoft Teams optimalizálásában a nagy léptékű, osztályok közötti együttműködéshez, ami a vállalatok szélesebb körű alkalmazásához vezetett.
Ez az együttműködés valódi értéke. Egyszerűen fogalmazva, az ügyfelekkel való együttműködés segít:
- Határozzon meg egyértelmű elvárásokat a kezdetektől fogva, hogy csökkentsék a zavart.
- Ösztönözze a nyílt párbeszédet, hogy mind a csapat, mind az ügyfelek gyorsan tudjanak reagálni az aggályokra.
- Építsen bizalmat, mivel az ügyfelek úgy érzik, hogy részt vesznek a döntéshozatalban, és bíznak a cég szakértelmében.
- Összehangolja a csapatok munkáját az ügyfelek céljaival, lehetővé téve a rugalmas munkafolyamatokat.
- Proaktív kommunikáció, közös problémamegoldás és kölcsönös tisztelet révén hosszú távú ügyfélkapcsolatokat építhet ki.
Hogyan lehet hatékonyan együttműködni az ügyfelekkel?
Ahogy az Amazon alapítója, Jeff Bezos egyszer mondta:
Ügyfeleinket egy partira meghívott vendégeknek tekintjük, mi pedig a házigazdák vagyunk. A mi feladatunk, hogy az ügyfelek élményét egy kicsit jobbá tegyük.
Ügyfeleinket egy partira meghívott vendégeknek tekintjük, mi pedig a házigazdák vagyunk. A mi feladatunk, hogy az ügyfélélményt egy kicsit jobbá tegyük.
Ez a gondolkodásmód ugyanúgy alkalmazható az ügyfelekkel való együttműködésre is. Íme néhány biztos stratégia, amellyel valódi értéket teremthet az e-mailek és a szétszórt megbeszélések mellett.
1. Határozza meg egyértelműen az ügyfelek céljait
A csapatok túl gyakran támaszkodnak szakzsargonnal teli szerződésekre vagy egyszeri kezdő megbeszélésekre a projekt céljainak felvázolásához. Ez elkerülhetetlenül zavarhoz, a projekt hatókörének kiterjedéséhez és a rettegett „ez nem az, amit megbeszéltünk” beszélgetéshez vezet a határidő előtt, bármilyen eszközön is történjen az.
Ezért az első lépés a hatékony ügyfél-együttműködésben a világosság. Határozza meg, hogy mi a siker, milyen feladatokat kell elvégezni, és milyen dokumentumok vagy erőforrások szükségesek a projekt minden szakaszában a profit maximalizálása érdekében.
Ne támaszkodjon kizárólag a szerződésekre a kommunikáció során – a projekt mérföldköveinek vizuális ábrázolása megkönnyíti mindenki számára az összehangolást.
💜 A ClickUp így segít:
A ClickUp Goals segítségével a felhasználók:
- Célokat rendeljen konkrét feladatokhoz vagy projektekhez
- Határozzon meg egyértelmű numerikus, pénzügyi vagy igaz/hamis célokat
- Csoportosítsa a több kapcsolódó célt mappákba a projekt nyomon követése érdekében.
- Adjon hozzá leírásokat és határidőket a kontextus megadásához és a felelősség nyomon követéséhez.
- Ossza meg céljait az ügyfelekkel egyedi jogosultságok segítségével, hogy pontosan azt lássák, amit kell, és semmi mást.
Ahelyett, hogy túl sok egymástól független eszközt vagy oda-vissza e-maileket használnának, a csapatok átlátható áttekintést nyújthatnak az ügyfeleknek arról, hogy mi készült el, mi van folyamatban és mi következik. Ha segítségre van szüksége a ClickUp KPI-jainak kezeléséhez, itt talál egy átfogó videó útmutatót:
A projektben való együttműködés azonban nem csak a kommunikációról szól, hanem a közös felelősségvállalásról is. És amikor az ügyfelek szó szerint láthatják, hogy céljaikat valós időben követik nyomon, az egész munkafolyamat produktívabbá válik.
✨ Érdekes tény: Még a mézelő méhek is együttműködnek a csoportos döntések meghozatalában. Valójában a felderítő méhek tánccal „szavaznak” a lehetséges kaptárhelyekről – ez egy meglepően hatékony kollektív intelligencia rendszer.
2. Hozzon létre egy közös együttműködési központot, és könnyedén hívja meg ügyfeleit
Mindannyian átéltük már: új ügyfél érkezik, és hirtelen Google Drive-mappák, Slack-üzenetek és e-mail-szálak kavalkádját kell kezelned, csak azért, hogy megoszthasd a frissítéseket és az erőforrásokat.
De nincs egyszerű módszer arra, hogy egyértelműen nyomon kövessük, mit láttak, vagy valós idejű visszajelzést kapjunk a projekt előrehaladásáról.
Pontosan ezért okos lépés egy közös ügyfél-együttműködési központ létrehozása – ez ugyanis egy helyen összpontosítja a kommunikációt, a fájlokat és a tudást.
💜 Így segít a ClickUp
Például a ClickUp segítségével ahelyett, hogy a fájlokat belső mappákból külső mappákba helyezné át, egyszerűen frissítse a feladat állapotát vagy végezze el a belső jóváhagyásokat, majd hívja meg az ügyfeleket egyéni jogosultságokkal.
Így működik:
- Ossza meg konkrét dokumentumokat, feladatokat vagy nézeteket anélkül, hogy teljes hozzáférést adna a munkaterülethez.
- Ellenőrizze a láthatóságot a jogosultságokkal – csak fájlokat, ütemterveket vagy a haladás áttekintését mutassa meg.
- Használjon nyilvános linkeket azoknak az ügyfeleknek, akik nem rendelkeznek fiókkal, hogy hozzáférjenek a tervekhez vagy igénylőlapokhoz.
- Engedélyezze a csak megjegyzéssel rendelkező nézeteket a gyors visszajelzésekhez anélkül, hogy megváltoztatná a feladat részleteit.
- Központosítsa az összes kommunikációt és frissítést egy platformon
Csapata továbbra is zártkörűen dolgozhat, és miután a feladat elkészült vagy a teljesítmény végleges formát öltött, egyetlen kattintással megadhatja az ügyfeleknek a szükséges hozzáférést.
📖 Olvassa el még: Ügyfélmegtartási stratégiák a hosszú távú üzleti siker érdekében
3. Határozza meg a projekt hatókörét
A teljesítésekkel kapcsolatos félreértések gyakran egy problémából fakadnak: a dokumentálatlan elvárásokból.
Ha nincs egyértelmű bizonyíték a munkáról vagy ellenőrzési nyomvonal, akkor még a legjobb ügyfél-együttműködés is vádaskodásba torkollhat. Ebben az esetben segít az információk dokumentálása.
💜 Így segít a ClickUp
A ClickUp Docs segítségével valós időben együttműködhet ügyfeleivel, hogy megfogalmazzák és finomítsák az elkötelezettségi levelektől a projekt hatókörét leíró dokumentumokig mindent, sőt, még a komplex adóelőkészítési folyamat kezeléséhez szükséges ellenőrzőlistákat is.
A meghajtókon és e-mailekben szétszórt statikus fájlokkal ellentétben a ClickUp Docs interaktív és szorosan kapcsolódik a munkafolyamatokhoz.
Íme, mi teszi ezt működőképessé:
- Közösen szerkesszenek valós időben a csapattal és az ügyfelekkel
- Címkézze meg közvetlenül az ügyfeleket vagy csapattársait a dokumentumban, hogy feladatokat rendeljen hozzájuk és tisztázza a felelősségi köröket.
- Konvertálja a szöveget cselekvési tételekké, hogy semmi ne vesszen el a megbeszélésekből.
- Csatoljon dokumentumokat feladatokhoz vagy összetett projektekhez, hogy megőrizze a kontextust és a kommunikációt egy platformon.
- Kövesse nyomon a dokumentumok verzióit, hozzáférési előzményeit, és vezessen részletes naplófájlt a változásokról, hogy később elkerülje a félreértéseket.
📮 ClickUp Insight: A válaszadók 22%-a még mindig habozik az AI használatával kapcsolatban a munkahelyén. Fele az adatvédelem miatt aggódik, míg a másik fele nem teljesen bízik az AI pontosságában.
A ClickUp mindkét problémát közvetlenül kezeli, szigorú biztonsági protokollokkal és olyan AI-válaszokkal, amelyek linkelt forrásokat és kapcsolódó feladatokat tartalmaznak. Így még a legóvatosabb csapatok is magabiztosan alkalmazhatják az AI-t, tudva, hogy adataik biztonságban vannak és eredményeik ellenőrizhetők.
4. Használja a megjegyzéseket és a csevegést a nyílt párbeszéd ösztönzésére
Kockázatos lépés a projekt utolsó szakaszáig várni az ügyfelek visszajelzésével. Addigra már túl késő lehet a korrekció, és a eddig hallgató ügyfelek olyan kritikus észrevételeket tehetnek, amelyek korábban sokkal hasznosabbak lettek volna.
De nem minden ügyfél fogja magától elmondani a véleményét. Ezért a projekt minden szakaszában bőséges lehetőséget kell biztosítania a visszajelzésekre.
💜 Így segít a ClickUp
A ClickUp Assign Comments és a ClickUp Chat funkciók, amelyekkel a kommunikáció kontextushoz kötött és cselekvésre ösztönző marad:
- Hagyjon közvetlenül a feladatokhoz kapcsolódó kommenteket, így könnyen megjelölheti az ügyfeleket, tisztázhatja a részleteket vagy kérhet visszajelzést.
- Konvertálja a megjegyzéseket kijelölt feladatokká, hogy semmi ne maradjon ki.
- Használja a ClickUp Chat funkciót a gyors, valós idejű csapatfrissítésekhez és megbeszélésekhez anélkül, hogy platformot kellene váltania.
- Tartsa a üzeneteket a feladatokhoz, dokumentumokhoz és frissítésekhez kapcsolva, így biztosítva, hogy minden beszélgetés kontextusba illeszkedjen.
- Használja az AI-alapú funkciókat a szálak összefoglalásához, válaszok javaslásához és feladatok automatikus létrehozásához.
💡 Profi tipp: Nem tudja, hogyan kérjen visszajelzést a megfelelő módon? Ne aggódjon, mindannyian jártunk már ebben a cipőben – tegye hasznossá a meglátásait a „Hogyan kérjen visszajelzést és értékelést a készségei fejlesztése érdekében” című bejegyzésünk segítségével.
5. Feladatok kiosztása és a teljesítések átlátható nyomon követése
Minél tovább marad a visszajelzés eltemetve egy e-mail szálban, annál nagyobb az esélye, hogy elveszíti relevanciáját, és ami még rosszabb, az ügyfél úgy érzi, hogy nem hallgatják meg.
A bizalom kiépítése és a projektek előrehaladásának biztosítása érdekében az ügyfelek visszajelzéseit gyorsan konkrét lépésekre kell átalakítani.
💜 Így segít a ClickUp
Ez az a terület, ahol a ClickUp Tasks igazán kiemelkedik. Az ügyfelek megjegyzéseit közvetlenül a ClickUp Docs vagy a ClickUp Chat alkalmazásban nyomon követhető feladatokká alakíthatja, a megfelelő csapattagoknak rendelheti hozzá őket, és határidőket rendelhet hozzájuk.
A frissítések valós időben történnek, és az ügyfelek egy biztonságos platformon tekinthetik meg a feladatok állapotát, hozzáadhatnak megjegyzéseket vagy csatolhatnak fájlokat.
A ClickUp többféle módon is segít, már a feladatok létrehozásától kezdve, és segít nyomon követni minden feladatot.
A ClickUp többféle módon is segít, már a feladatok létrehozásától kezdve, és segít nyomon követni minden feladatot.
6. Automatizálja az ügyfelek jóváhagyásait és állapotfrissítéseit
A rendszer használatának lényege, hogy ne kelljen többé manuális munkára támaszkodni, és az ügyfelekkel való együttműködés sem kivétel ez alól.
Ha az ügyfelek jóváhagyásait, beleértve a számlázást és a frissítéseket, manuálisan kezelik, akkor fennáll a késedelem, az üzenetek elmulasztása és a nem megfelelő elvárások kockázata. A jóváhagyások automatizálása megszünteti ezeket a kockázatokat.
💜 Így segít a ClickUp
A ClickUp Automations segítségével beállíthatja, hogy a rendszer értesítse az ügyfeleket, amikor a teljesítések készen állnak, jóváhagyást kérjen, vagy automatikusan frissítse a projekt státuszát – így biztosítva, hogy semmi ne maradjon ki, és a határidők betartásra kerüljenek.
A státuszfrissítések is valós időben történnek. Amint egy feladat jóváhagyásra kerül vagy befejeződik, a ClickUp áthelyezheti a következő fázisba, értesítheti a csapatot, és akár további feladatokat is elindíthat, így biztosítva, hogy a határidőket habozás és akadályok nélkül betarthassa.
💡 Profi tipp: Még mindig a memóriájára vagy rendezetlen mappákra támaszkodik az ügyfelek adatainak felidézéséhez? Olvassa el a Hogyan tárolja és rendszerezze az ügyféladatokat a könnyű hozzáférés és a biztonság érdekében című cikket, hogy egyszerűsítse nyilvántartásait és könnyedén megvédje az érzékeny adatokat.
6. Gyors ügyfélfrissítések rögzítése
Ritkán találunk olyan embert, aki valóban élvezi a végtelenül hosszú megbeszéléseket. Kiderült, hogy a megbeszélések 70%-a megakadályozza az alkalmazottakat abban, hogy érdemi munkát végezzenek! De van egy egyszerű módszer, amellyel ezt csökkenthetjük. Az igazság az, hogy a legtöbb állapotellenőrzést rövid, egyértelmű frissítéssel lehet helyettesíteni.
💜 Így segít a ClickUp
Ahelyett, hogy újabb megbeszélést szervezne, használja a ClickUp Clips alkalmazást, hogy gyors képernyőáttekintéseket és projektfrissítéseket rögzítsen.
Az ügyfelek kényelmesen megnézhetik őket, ami csökkenti a oda-vissza levelezést, kiküszöböli az időzónák okozta akadályokat, és segít nekik tájékozottnak maradni anélkül, hogy be kellene illeszkedniük az Ön naptárába.
Ráadásul a ClickUp még a videót is leírja AI segítségével, így a frissítések kereshetőek, megoszthatóak és azonnal felhasználhatóak. Ezeket a frissítéseket más ClickUp eszközökön, például a ClickUp Docs és a ClickUp Chat segítségével is megoszthatja.
✨ Érdekesség: A Slack eredetileg egy sikertelen videojáték belső eszközeként készült. Alkotói rájöttek, hogy az együttműködési eszköz hasznosabb, mint a játék, és átálltak.
7. Használjon AI-alapú jegyzeteket a megbeszélések összefoglalásához
Azoknál a megbeszéléseknél, amelyeket nem lehet kihagyni, a jegyzőkönyvek gyakran háttérbe szorulnak, vagy ami még rosszabb, zavart okoznak.
De a megbeszélések dokumentálása elengedhetetlen, ha nyomon akarja követni a vállalásokat. Ha a csapatok nem rögzítik a legfontosabb tanulságokat, könnyen előfordulhat, hogy a teendők elsikkadnak, és a döntések nem kerülnek dokumentálásra.
💜 Így segít a ClickUp
A ClickUp AI Notetaker funkciója leveszi ezt a terhet a válláról, mivel minden találkozót azonnal megvalósíthatóvá tesz:
- Automatikusan leírja a Zoom, Google Meet és Teams alkalmazásokban tartott értekezleteket.
- Valós idejű összefoglalásokat készít és kiemeli a legfontosabb döntéseket
- A teendőket manuális nyomon követés nélkül ClickUp-feladatokká alakítja át.
- A jegyzeteket biztonságos, kereshető, a projektekhez kapcsolódó dokumentumokban menti el.
- Tegyen közzé frissítéseket a csevegésben, hogy az egész csapat összehangoltan dolgozzon.
Így ahelyett, hogy azon töprengenének, mi hangzott el vagy ki volt felelős miért, az ügyfelek és a csapat tagjai minden alkalommal világos, megosztható ismeretekkel és dokumentált következő lépésekkel távoznak.
💡 Profi tipp: Nem tudja, hogy ügyfélnek vagy vásárlónak nevezze őket? Olvassa el az Ügyfél vagy vásárló: főbb különbségek és példák című cikket, hogy tisztán megértse, kiket szolgál ki, és ez hogyan alakítja üzleti stratégiáját.
9. Használjon ügyfél-együttműködési szoftvert a projekt előrehaladásának megosztásához a műszerfalakon
Nincs többé e-mailes levelezés a „Van valami új a kampányról?” kérdéssel. A megosztott irányítópultnak köszönhetően az ügyfeleknek nem kell információkat keresniük – láthatják, ami fontos, amikor fontos.
Akár fizetett hirdetési kampányokat futtat, a weboldal teljesítményét figyeli, vagy többfázisú projektet irányít, a valós idejű átláthatóság bizalmat épít.
💜 Így segít a ClickUp
A ClickUp Dashboards segítségével személyre szabott áttekintést készíthet minden fontos projektmutatóról:
- Kövesse nyomon a költségvetést, a határidőket, az elvégzett feladatokat és az erőforrások elosztását egy helyen.
- Tegye láthatóvá a fizetett hirdetések teljesítményét, a webhely elemzéseit vagy a közösségi média aktivitást testreszabható widgetek segítségével.
- Hozzon létre ügyfélspecifikus nézeteket, hogy megkapják, amire szükségük van, anélkül, hogy belső működését felfedné.
- Ossza meg élőben a műszerfalakat az ügyfél-együttműködési központ részeként, hogy mindenki tájékozott maradjon anélkül, hogy egyetlen e-mailt is küldene.
- Használja a valós idejű frissítéseket, hogy kiemelje az akadályokat, a projekt lendületét vagy a figyelmet igénylő KPI-ket.
A magas szintű betekintéshez való azonnali hozzáférésnek köszönhetően az ügyfelek úgy érzik, hogy hatalmuk van és kapcsolatban állnak a céggel, anélkül, hogy fájlokat kellene átnézniük vagy heti jelentéseket kellene várniuk.
✨ Érdekesség: A Pixar kreatív folyamatában minden film több visszajelzési ülésen megy keresztül. Szinte hibátlan sikereiket a nyílt együttműködésnek (még a részlegek között is) tulajdonítják.
10. Szabványosítsa az átadást sablonokkal
Semmi sem rombolja le gyorsabban a bizalmat, mint egy elrontott átadás. Az egyik pillanatban az ügyfél aláírja a szerződést, a következőben pedig a csapata máris küzd, hogy megfeleljen a soha nem dokumentált elvárásoknak. A probléma nem a kommunikációban rejlik, hanem a folyamatban. A megoldás pedig egyszerű: használjon szabványosított átadási sablont.
Egy következetes struktúra segítségével biztosíthatja, hogy minden fontos információ – célok, határidők, fájlok és különleges kérések – rögzítésre kerüljön, és zökkenőmentesen megvalósítható legyen az értékesítéstől a szállításig.
💜 Így segít a ClickUp
Szüksége van a ClickUp ügyfélsiker-együttműködési sablonjára. Az egységes struktúra segítségével biztosíthatja, hogy minden fontos információ – célok, ütemtervek, fájlok és különleges kérések – rögzítésre kerüljön, és zökkenőmentesen megvalósítható legyen az értékesítéstől a szállításig.
A sablon segítségével a csapatok könnyedén végigvezethetik az ügyfeleket az értékesítéstől a bevezetésen át a projekt megvalósításáig. Ennek eredményeként összehangolhatja értékesítési és gyártási csapatait egy közös munkafolyamat mentén, elősegítve az átláthatóságot, a felelősségvállalást és a zökkenőmentesebb ügyfélélményt.
Ez az ügyfélkezelési sablon lehetővé teszi Önnek, hogy:
- Határozza meg az ügyfelek elvárásait, a projekt hatókörét és a mérföldköveket
- Csatoljon fontos fájlokat, például a megbízási levelet vagy a dokumentumok listáját.
- Automatikusan rendeljen feladatokat az ügyfél-bevonási csapatokhoz vagy a projektvezetőkhöz.
- Kövesse nyomon a felelősségvállalást állapotfrissítések és megjegyzések segítségével.
📖 Olvassa el még: Tippek az ügyfelek összehangolásához
11. Állítson be automatikus emlékeztetőket és nyomon követéseket
Az ügyfélkezelés utolsó szakaszában gyakran elkövetnek hibákat: a nyomon követésnél.
A megfelelő időben történő utánkövetés azt mutatja, hogy Ön a kezdeti teljesítésen túl is elkötelezett. Ez megerősíti elkötelezettségét és segít Önnek:
- Erősítse meg a projekt céljait és ütemtervét
- Tárja fel az aggályokat, mielőtt azok hatással lennének az ügyfelek elégedettségére.
- Erősítse a bizalmat és csökkentse a határidők elmulasztásának vagy a késedelmes adatküldés kockázatát.
De mindezt manuálisan? Ez az, ahol a dolgok összeomlanak.
💜 Így segít a ClickUp
A ClickUp Reminders segítségével automatizálhatja a nyomon követést minden szakaszban – legyen szó adóügyi dokumentumok feltöltésének emlékeztetéséről, adóbevallás véglegesítéséről, megbízási levél áttekintéséről vagy egy mérföldkő jóváhagyásáról.
Állítson be ismétlődő emlékeztetőket, indítson el értesítéseket a feladatok állapotának függvényében, és tartsa összehangolva az ügyfeleket és a belső csapatot anélkül, hogy folyamatosan utánuk kellene szaladnia.
Az ügyfelek időben kapnak emlékeztetőket. A csapata megőrzi lendületét. És a projekt halad előre.
Tippek a nehéz ügyfélkapcsolatok kezeléséhez
Végül is az ügyfelek is emberek. És néha az emberi viselkedés nehezen értelmezhető.
A megfelelő felkészüléssel és gyakorlattal azonban bármilyen bonyolult beszélgetést meg tudunk oldani.
1. kihívás: Az ügyfél dühös, de nem tudja, mi váltotta ki ezt az érzést
✅ Megoldás: Közelítsen a helyzethez őszinte kíváncsisággal. Hagyja, hogy megszakítás nélkül kifejezzék aggodalmaikat – gyakran már az is oldja a feszültséget, ha meghallgatják őket.
2. kihívás: Van egy kimondatlan feszültség, amely befolyásolja a munkafolyamatot
✅ Megoldás: Tisztelettel hívja fel a figyelmet a problémára. Ha például azt mondja, hogy „Úgy tűnik, eltértünk a tervtől”, azzal lehetőséget teremt egy őszinte beszélgetésre, anélkül, hogy bárkit is hibáztatna.
3. kihívás: Az ügyfél a projekt közepén folyamatosan változtatja az elvárásait
✅ Megoldás: Szüneteltesse és állítsa vissza a projektet. Határozza meg újra a projekt határait, dokumentálja egyértelműen a hatókört, és győződjön meg arról, hogy mindkét fél elfogadja a frissített feltételeket.
4. kihívás: Az ügyfél a kereteken és a költségvetésen túlmutató eredményeket vár
✅ Megoldás: Állítson fel reális elvárásokat. Világosan magyarázza el, mi valósítható meg, és kínáljon intelligens alternatívákat, amelyek továbbra is összhangban vannak az ügyfelek céljaival.
5. kihívás: A kapcsolat inkább stresszt okoz, mint eredményes
✅ Megoldás: Tudja, mikor kell elsétálni. Ha elengedi a nem megfelelő ügyfelet, megóvhatja csapata idejét, energiáját és hosszú távú sikerét.
💡 Profi tipp: Nehézséget okoz, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon a csapatprojektek során? A Csapatok együttműködési stílusainak fejlesztése című cikk megmutatja, hogyan ismerje fel, tisztelje és hangolja össze a különböző munkastílusokat a zökkenőmentesebb, hatékonyabb együttműködés érdekében.
Legyen a legjobb az ügyfél-együttműködésben a ClickUp segítségével
A jól teljesítő cégek 50%-ának ügyfeleinek több mint 60%-a hosszú távú szerződéssel rendelkezik.
Ha belegondol, bevételeinek jelentős része a kiváló, hosszú távú ügyfélkapcsolatoktól függ. Az ügyfelekkel való együttműködés tehát nem valami, amit könnyedén vehet.
A ClickUp segítségével minden rendelkezésére áll, amire szüksége van ahhoz, hogy teljesítse ezt az ígéretet – a valós idejű frissítésektől és a megosztott irányítópultoktól kezdve az AI-alapú értekezletjegyzetekig, az automatizált nyomon követésekig és a testreszabható együttműködési központokig.
Ez az egyetlen platform, ahol az ügyfélszolgálat, a projekt végrehajtása és a csapat összehangolása egy helyen található.
Regisztráljon most a ClickUp-on, és alakítsa az ügyfélkommunikációt hosszú távú sikerré.