Amikor vállalkozása végre a kirakatnézőket hűséges vásárlókká változtatja, termékei iránti kereslet megugrik. Leltárkezelőként az Ön feladata, hogy minden zökkenőmentesen működjön, és gondoskodjon a készlet nyomon követéséről, nyilvántartásáról és ellenőrzéséről, hogy kielégíthesse a növekvő keresletet.
De az igazi kérdés az, hogy hogyan lehet pontosan nyomon követni a készleteket? Honnan tudhatja, hogy mi fog elfogyni, vagy mi kerül többe a raktározás során?
Ebben az útmutatóban részletesen bemutatjuk a leltárlistákat, beleértve azok fogalmát, fontosságát és a különböző típusokat, amelyeket használhat.
Megosztjuk Önnel a tökéletes eszközt és egy leltár-ellenőrzőlista sablont is, amelyekkel felgyorsíthatja a folyamatot, és a leltárkezelés gyerekjáték lesz. Induljunk! 🚀
⏰ 60 másodperces összefoglaló
🏁 A leltárlisták nyomon követik a készletét, beleértve az árucikkeket, a mennyiségeket és az SKU-kat.
🏁 A leltárlapok segítenek a készletek szintjének kezelésében, megelőzve a túlzott készletezést vagy a hiányt.
🏁 A leltárlista elkészítéséhez először mérje fel igényeit, válassza ki a megfelelő eszközt, majd használjon ilyen sablonokat a lista hatékony szervezéséhez és a szerepkörök gyorsabb kezeléséhez.
🏁 A gyorsabb nyomon követés érdekében kövesse tippjeinket és bevált gyakorlatainkat a sablonok testreszabásáról és a konkrét szerepkörök használatáról.
🏁 Használja a ClickUp-ot a készletkezelési folyamat teljes körű racionalizálásához. Az olyan funkcióknak köszönhetően, mint a sablonok, az egyéni állapotok, a műszerfal és a táblázatos nézet, figyelemmel kísérheti az aktuális készletszinteket, azonosíthatja a trendeket és optimalizálhatja az erőforrások elosztását.
Mi az a leltárlista?
A leltárlista egy pillanatfelvétel az üzletében található összes árucikkről. Ez egy tételes lista az összes termékéről vagy anyagáról, a nyersanyagoktól a késztermékekig. Segít nyomon követni az összes árucikket, így nem lesz túl sok raktárkészlete, és nem fog kifogyni semmi fontos.
Minden bejegyzés általában tartalmazza az árucikk leírását, a rendelkezésre álló mennyiséget, az árucikk SKU-számát, és néha további részleteket is, például a helyét vagy a beszállító nevét.
Ez a lista kulcsfontosságú a készletszintek kezelésében és annak biztosításában, hogy kielégítse az ügyfelek igényeit anélkül, hogy pénzt veszítene a felesleges készletek miatt.
A leltárlista előnyei
Vessünk egy pillantást arra, hogy a leltárlista milyen módon teheti hatékonyabbá vállalkozását:
👩💼 Időben kielégítse az ügyfelek igényeit
Ha az utolsó pillanatban kapkodva rendel anyagokat, akkor üzleteket, kedvezményeket és nyereséget veszít. A készletlista segítségével mindig tudni fogja, mi van raktáron, így stressz nélkül, időben teljesítheti az ügyfelek megrendeléseit. Így előre láthatja a keresletet, és zökkenőmentesen kihasználhatja a készletét.
📈 Adat alapú betekintés
A modern szoftverek használata a készletek kezeléséhez lehetővé teszi, hogy felismerje a vásárlói vásárlási szokásokban megjelenő trendeket, megnézze, mely termékek kelnek el gyorsan és miért, valamint előre jelezze a szezonális keresletet. Ez a valós idejű adatelemzés segít eldönteni, mit és mikor rendeljen.
💸 Jobb költségvetés-tervezés és pénzügyi tervezés
A leltárlisták nyomon követése jelentősen megkönnyíti a költségvetés és a pénzügyi tervezés elkészítését. A költségvetést úgy módosíthatja, hogy javítsa a jövedelmezőséget (miközben elkerüli a készlethiányt vagy a túlzott készletezést), hogy egyszerűen azonosítja, mely termékek teljesítenek jól, és melyek nem.
Leltárlista típusok
Különböző típusú leltárlisták léteznek a különböző igényeknek megfelelően. Nézzük meg a leltárkezelők által leggyakrabban használt három típust 👇
1. Nyersanyagok
A nyersanyag-készletlisták segítségével nyomon követheti a késztermékek előállításához rendelkezésre álló anyagokat. A nyersanyagigény és a rendelkezésre állás teljes átláthatóságával biztosíthatja a gyártósorok zavartalan működését.
2. Folyamatban lévő munkák
A folyamatban lévő leltárlisták nyomon követik a jelenleg feldolgozás alatt álló vagy a gyártásban használt tételeket. Ez a részletes nyilvántartás akkor hasznos, ha az utolsó pillanatban a dolgok nem a tervek szerint alakulnak, és gyorsan ellenőrizni vagy újrarendelni kell az anyagokat.
3. Késztermékek
Ez a legegyszerűbb típusú leltárlista – csupán az eladásra kész összes késztermék nyilvántartása. Rendszeres frissítésével világos képet kaphat arról, hogy mi áll készen a szállításra, ami segít a marketingstratégiák tervezésében és a termékek iránti kereslet megteremtésében.
A hatékony leltárlista összetevői
Készítsen átfogó és hatékony leltárlistát, hogy pontosan nyomon követhesse készleteit.
Íme a legfontosabb elemek, amelyeket egy vállalat leltárlistájának tartalmaznia kell:
- Terméknevek: Sorolja fel az egyes termékeket név szerint, de nyugodtan használhat rövidebb vagy ismertebb változatokat is, amennyiben mindenki egyértelműen azonosítani tudja a termékeket.
- Egyedi leírások: Az azonos kategóriájú termékek (például kabátok) esetében adjon hozzá egy attribútumot, például színt, méretet vagy modellt, hogy könnyebben meg lehessen őket különböztetni. Például: „10-es méretű barna kabát”.
- Készletnyilvántartási egység (SKU): Az SKU-k minden termék egyedi alfanumerikus kódjai, például „AKSNA01”. Megkönnyítik az áruk nyomon követését és azonosítását, ezért ügyeljen arra, hogy minden termék saját SKU-val rendelkezzen.
- Mennyiségek: Ez a legfontosabb! Kövesse nyomon, hogy hány darabja van minden egyes termékből. A pontos számok segítenek elkerülni a túlzott készletezést vagy a készlethiányt.
- Helyek: Ha termékei különböző raktárakban vannak elhelyezve, jegyezze fel, hogy az egyes tételek hol vannak tárolva, legyen az egy adott raktár, polc vagy tárolórekesz. Ezzel sokkal gyorsabbá válik a termékek keresése és előkerítése.
- Újrarendelési küszöbértékek: Állítson be minimális készletszintet minden tételhez; így figyelmeztetés kap, amikor újrarendelés szükséges, mielőtt elfogyna a készlet.
- Szállító adatai: Tartsa kéznél szállítója elérhetőségi adatait, például nevét, telefonszámát és e-mail címét, hogy gyorsan felvehesse vele a kapcsolatot, amikor megrendelést szeretne leadni.
- Lejárati dátum: Ha az áruknak van lejárati dátumuk (például élelmiszerek vagy kozmetikai termékek), akkor ezt az információt is vegye fel a leltárlistájába.
Bár ezek a kötelező elemek, az iparágának megfelelően további elemeket is hozzáadhat, vagy módosíthatja őket.
Olvassa el még: Mi az áruátvételi bizonylat (GRN)?
Leltárlista készítése: lépésről lépésre
1. lépés: Mérje fel igényeit
Mielőtt elkezdené a leltárlista készítését, végezzen egy előzetes értékelést a leltározni kívánt tételekről. Az ABC-módszer segítségével osztályozza a tételeket értékük, keresletük, értékesítési értékük, használati gyakoriságuk stb. alapján.
Itt döntheti el, hogy mennyire részletes lesz a leltárlistája. Felveheti az alapvető adatokat, mint például az SKU, a kategória, a készletszint és a tárolási hely, vagy hozzáadhat olyan részleteket, mint a speciális tárolási igények, a beszállítói adatok és az újratöltés átfutási ideje.
Ezen kezdeti értékelés alapján eldöntheti, melyik eszköz segít optimalizálni a készletgazdálkodási költségeket és hatékonyságot.
2. lépés: Válassza ki a megfelelő eszközöket
Az igényeinek megfelelően többféle módon is készíthet leltárlistát:
- Kézi folyamatok: Ha egyszerűen kezdi, akkor támaszkodhat egy kézi leltárlistára. Ez gazdaságos, de időigényes és hibalehetőségekkel jár, különösen akkor, ha több leltárszintet kell nyomon követni.
- Microsoft Excel vagy Google Sheets: A Microsoft Excel vagy a Google Sheets sorokba és oszlopokba rendezi a leltárlistáját, ahol automatikus képleteket állíthat be a számok frissítéséhez, amikor megváltoztatja a készlet mennyiségét. Ez segít csökkenteni a hibákat és egyszerűsíteni a nyomon követést, de ehhez még mindig manuális adatbevitelre van szükség.
- Készletkezelő szoftver: A készletkezelő szoftver segítségével kezelheti a készletforgalmat, beállíthatja az újrarendelési pontokat, és akár adatelemzést is végezhet a készletmennyiség nyomon követése és optimalizálása érdekében.
3. lépés: Használjon előre elkészített sablonokat
A fejlett készletkezelő szoftver ingyenes készletsablonokat kínál, amelyekkel minden rendezett marad, a készlet valós időben nyomon követhető, és az egész folyamat automatizálható.
Ezek az előre megtervezett keretrendszerek testreszabhatók az egyedi üzleti igényekhez, és integrálhatók az értékesítési, számviteli és ellátási lánc menedzsment rendszerekkel.
⌛ Időmegtakarítás: Használja a ClickUp készlet sablonját a készlet nyomon követéséhez. Adja hozzá az összes komponenst – például SKU-kat, újrarendelési küszöbértékeket és a teljes készletértékeket –, majd módosítsa az Ön iparágának megfelelően.
A ClickUp használata leltárkezeléshez
A ClickUp egy all-in-one platform, amely megkönnyíti a készletkezelést.
Ahelyett, hogy több eszközt kellene használnia különböző feladatokhoz, a ClickUp segítségével mindent egy helyen elvégezhet, a leltárlisták készítésétől a készletek nyomon követéséig.
ClickUp táblázatos nézet
Először is, a ClickUp táblázatos nézetével a készletnyilvántartás sokkal intuitívabbá válik. Gondoljon rá úgy, mint egy készletnyilvántartási táblázatra, de sokkal nagyobb teljesítménnyel.
Ezzel könnyedén létrehozhat, frissíthet és rendszerezhet leltárlistákat, miközben minden összekapcsolva marad.
A ClickUp egyedi feladatállapotai és címkéi segítségével átfogó áttekintést kaphat a készletéről, és kapcsolatokat hozhat létre a készletkezelés egyszerűsítése érdekében.
A leltárlistájának további fejlesztéséhez a következőket teheti:
- Testreszabhatja a táblázatot robusztus szűrő- és csoportosítási opciókkal.
- Rögzítse az oszlopokat a készletinformációk egyszerű rendezéséhez és lekéréséhez.
- Húzza az oszlopokat a kívánt helyre, hogy a készletadatokat az igényeinek megfelelően rendezze.
ClickUp műszerfal
A ClickUp Dashboards 360°-os áttekintést nyújt a készletéről, és lehetővé teszi, hogy megossza az információkat a legfontosabb döntéshozókkal.
A műszerfalak is rendkívül testreszabhatók. Akár a készletforgalmat, a csapat teljesítményét vagy az értékesítést követi nyomon, hozzáadhat táblázatokat, grafikonokat és kártyákat, amelyekkel az adatok könnyen feldolgozhatók és felhasználhatók. De ez még nem minden! A ClickUp Automations segítségével automatizálhatja a rutin feladatokat , például az alacsony készletről szóló riasztásokat és a készletpótlási tevékenységeket.
Ezenkívül a ClickUp ingyenes leltár- és rendeléskövetési sablonokból álló könyvtára készen használható keretrendszereket kínál a készletek szintjének, a rendelések állapotának, a beszállítóknak, a költségeknek és egyebeknek a nyomon követéséhez.
ClickUp készletkezelési sablon
Például a ClickUp készletkezelési sablonja megkönnyíti a nagy vagy összetett készletek kezelését több helyszínen és értékesítési csatornán keresztül.
Így használhatja ezt az ingyenes sablont →
- Rendezze a készletadatokat, és kövesse nyomon az olyan információkat, mint a készletszintek, a készlet rendelkezésre állása, a készletmozgások és a költségváltozások.
- Hozzon létre feladatokat egyéni állapotokkal, például „Készleten”, „Már nem használatos” és „Készleten nincs”, hogy nyomon követhesse a készleten lévő tételeket.
- Állítson be ismétlődő feladatokat a ClickUp Automations segítségével, hogy áttekintse a készletáramlást, racionalizálja a napi műveleteket és ellenőrizze a folyamatokat.
A leltárkezelés legjobb gyakorlata
Hogy a lehető legtöbbet hozza ki a leltárlistájából, íme néhány bevált módszer, amelyet érdemes követnie:
1. A készlet rendszeres ellenőrzése és egyeztetése
A leltár nem egyszeri feladat, hanem egy élő dokumentum. A rendszeres ellenőrzések és megfelelőségi vizsgálatok biztosítják, hogy minden leltárkezelési folyamat megfeleljen az iparágra vonatkozó szabályoknak és előírásoknak.
✅ Rendszeresen ellenőrizze a készletét, és egyeztesse azt a fizikai leltárral.
✅ Dokumentálja az eltéréseket, elemezze az okokat, és tegyen korrekciós intézkedéseket.
✅ Hozzon létre szabványos működési eljárásokat (SOP-kat) a készletgazdálkodás legjobb gyakorlataival kapcsolatban.
2. Stratégiák a pontosság fenntartására és a hibák csökkentésére
A készletgazdálkodás terén a pontosság a legfontosabb. A teljesítményének gyors mérése érdekében számítsa ki a pontossági arányát:
Leltár pontossági arány = Számolt egységek / Nyilvántartott egységek × 100
✅ Használjon készletkezelő szoftvert a folyamatok automatizálásához és a hibák minimalizálásához.
✅ Elemezze a korábbi adatokat és a kereslet-előrejelző eszközöket, hogy pontosan meg tudja jósolni az igényeket.
✅ Szabványosítsa a címkézést, az árucikkek leírását, a mértékegységeket stb., hogy elkerülje a zavart.
3. A technológia kihasználása a valós idejű leltárkezeléshez
A készletkezelő szoftverek jelentősen javíthatják a készlettervezést. Az AI és az automatizálás segítségével ezek az eszközök valós idejű betekintést nyújtanak a készletszintekbe, és biztosítják a zökkenőmentes megrendelések teljesítését túlzott készletezés nélkül.
✅ Kövesse nyomon a készletmozgásokat és csökkentse a kezelési hibákat vonalkód-leolvasó és rádiófrekvenciás azonosító (RFID) rendszerek segítségével.
✅ Használjon projektmenedzsment megoldást a leltári adatok központosításához és az együttműködés javításához.
✅ A GPS és a földrajzi címkézés segítségével valós időben követheti nyomon a szállítmányt a szállítás során.
A leltárlista készítésének gyakori kihívásai
Minden vállalkozásnak megvannak a maga nehézségei a leltárlista elkészítésével kapcsolatban, de egyes kihívások minden iparágban egyetemesnek tűnnek.
Vessünk rá egy pillantást:
1. Adatkezelési problémák
A készletlista kezelése elavult szoftverrel akkor működhet, ha kis készletről vagy egyetlen raktárról van szó.
De ahogy vállalkozása növekszik, több tárolási helyszínen lévő rengeteg leltár kezelése egyre nehezebbé válik. A folyamat gyakran időigényessé válik, és további munkaerőt igényel az adatok összegyűjtése és beviteléhez.
2. Pontatlanságok és redundanciák
A készletlisták kezelése manuális módszerekkel vagy több táblázattal gyakran hibákhoz, redundanciákhoz és eltérésekhez vezet. Ezek a hibák túlzott készletezéshez, pénzügyi terhekhez vagy hibás termék szállításokhoz vezethetnek – olyan problémákhoz, amelyeket egyetlen vállalkozás sem engedhet meg magának.
👀 Tudta? A Netstock tanulmánya szerint a kis- és középvállalkozások közel 80%-a küzd a túlzott készletezéssel, a felesleges készletek pedig a készletük 38%-át teszik ki. Ez rávilágít arra, hogy a rossz készletnyilvántartás és a nem hatékony folyamatok milyen hatással vannak a vállalkozásokra világszerte.
3. Nagyméretű leltárak
A leltárlista-készítéshez használt régebbi rendszerek és táblázatok gyakran integrálódnak a meglévő üzleti eszközökkel, például ERP-rendszerekkel, e-kereskedelmi leltárkezelő szoftverekkel vagy beszerzéskezelő szoftverekkel.
Ez szilókat hoz létre, ami megnehezíti a munkafolyamatok kezelését.
A technológia használatának előnyei a készletgazdálkodásban
A technológia egyszerűsíti a készletkezelési folyamatot, gyorsabbá, okosabbá és zökkenőmentesebbé teszi azt. Íme, hogyan:
1. Automatizálás és hatékonyság a leltárkészítési folyamatokban
A fejlett készletkezelő eszközökkel automatizálhatja az ismétlődő feladatokat, mint például a készletmennyiség nyomon követése, jelentések készítése és megrendelések létrehozása. Ezáltal csapata több időt fordíthat a stratégiai üzleti tevékenységekre.
2. Valós idejű adatok és elemzések a tájékozott döntéshozatalhoz
A valós idejű nyomon követés lehetővé teszi a készletek szintjének figyelemmel kísérését és a szállítási idő egyszerű kiszámítását. Ez lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy gyorsan reagáljanak a kereslet ingadozásaira, és biztosítsák, hogy az ügyfelek mindig megtalálják, amit keresnek.
👀 Tudta? Egy tanulmány szerint az AI technológiák felhasználása a készletszintek kezelésében 60%-kal csökkenti a súlyos hibák hatását, és 40-50%-kal csökkenti a biztonsági készletet.
3. Költségmegtakarítás és erőforrás-optimalizálás
A költségmegtakarítás természetesen jön, ha automatizálja a munkafolyamatokat leltárkezelő eszközök és logisztikai szoftverek segítségével. Ennek eredményeként kiküszöbölheti a hibákat és csökkentheti a túlzott készletekkel vagy elmaradt értékesítésekkel kapcsolatos költségeket. Az eredmény? Karcsúbb, jövedelmezőbb leltárkezelési folyamat az Ön vállalkozása számára.
4. Nagyobb rugalmasság és skálázhatóság
A felhőalapú leltárkezelő rendszerek lehetővé teszik, hogy gyorsan módosítsa beállításait, legyen szó új modulok hozzáadásáról vagy a különböző helyszíneken található készletmennyiségek kezeléséről. Ezeket a rendszereket úgy alakították ki, hogy segítsék vállalkozása növekedését, így Ön könnyedén versenyképes maradhat.
Egyszerűsítse leltárkezelési folyamatait a ClickUp segítségével
A pontos leltárlisták elkészítése elengedhetetlen a készlethiány és az alulkészletezés megelőzéséhez, a vevői igények kielégítéséhez és a pénzforgalom javításához.
Egy jó leltárlista 360 fokos rálátást nyújt a készletére, ami pontos üzleti döntésekhez és a készletpótlási folyamatok racionalizálásához vezet.
A ClickUp átfogó megoldást kínál a készletkezelés egyszerűsítésére. A széles körű funkciók és ingyenes készletsablonok segítségével nyomon követheti az aktuális készletszinteket, azonosíthatja a trendeket, jobb döntéseket hozhat és optimalizálhatja az erőforrások elosztását.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és vegye kézbe a készletnyilvántartási rendszerét még ma!