Ahhoz, hogy a szervezet beszerzési folyamata zökkenőmentesen működjön, Önnek és csapatának figyelemmel kell kísérnie a folyamatokat, és folyamatosan naprakésznek kell lennie. Azonban még a leghatékonyabban működő szervezetek is szembesülhetnek problémákkal olyan fontos dokumentumok esetében, mint a szállítmány átvételi elismervény (GRN).
A GRN egy egyszerű, kétoldalú dokumentum Ön és beszállítója között, amely igazolja a szállított árukat, és elengedhetetlen a beszerzési folyamat zökkenőmentes működéséhez.
Sok vállalkozás beszerzési menedzsment szoftvert vagy logisztikai szoftvert használ a tevékenységek kezelésére, beleértve az áruátvételi bizonylat feldolgozását is. Az adatok összetettsége miatt azonban a folyamat időigényes és hibalehetőségekkel járhat.
Ezért a GRN-ek és azok fontosságának megértése biztosítja a zökkenőmentes üzleti működést. Ebben a blogban mindent megbeszélünk, amit a GRN-ekről tudni kell.
Mi az áruátvételi bizonylat (GRN)?
Az áruátvételi bizonylat (GRN), amelyet néha áruátvételi jegyzőkönyvnek is neveznek, egy kétoldalú dokumentum, amely igazolja, hogy:
- A beszállító árukat szállított a szervezetének (amelyek között szerepelnek megrendelések, beszerzési igényjegyzékek vagy beszállítói számlák).
- A szervezet megkapta az árukat (ahol a beszerzési osztály minőség-ellenőrzés után kiállíthatja az áruátvételi bizonylatot és megerősítheti a szállított áruk szállítási dátumát)
Gondoljon rá úgy, mint egy papírra (vagy manapság inkább digitális formában) rögzített szóbeli megállapodásra. Ez azt jelenti, hogy mindkét fél teljesítette a megrendelésben meghatározott kötelezettségeit. A beszerzés elengedhetetlen része mellett ez a dokumentum a pénzügyi osztály számára is fontos, és kritikus szerepet játszik a számlák kifizetési folyamatában.
A megfelelő GRN-dokumentáció segít javítani az általános rendeléskezelési és teljesítési folyamatokat, és számos előnnyel jár, például:
- Helyesen igazolja a beérkezett árukat, és megerősíti, hogy a beszállító pontosan az Ön által megrendelt árukat szállította. A címzett azonnal jelezheti a mennyiségben vagy minőségben fellépő eltéréseket, megelőzve ezzel a későbbi esetleges vitákat.
- A GRN megfelelő kommunikációs dokumentumként szolgál, mivel tartalmazza a beérkezett áruk listáját. Így védelmet nyújt Önnek a később felmerülő problémák esetén, és bizonyítékként szolgál a megállapodott minőségről és mennyiségről, megelőzve a szállított árukra vonatkozó nézeteltéréseket.
- Fontos szerepet játszik a háromoldalú egyeztetési folyamatban, amelynek célja a számlák pontos kifizetésének biztosítása. A GRN, a beszerzési igény vagy megrendelés és a beszállító számlájának összehasonlításával ellenőrizheti, hogy minden stimmel-e, mielőtt rendezné a fizetést. Ez segít megelőzni a számlázási csalásokat is.
- A szállított áruk nyilvántartásaként szolgál, lehetővé téve a készletek pontos frissítését. Ez biztosítja, hogy pontos képet kapjon a jelenlegi készletekről, és megalapozott döntéseket hozhasson a jövőbeli beszerzésekkel kapcsolatban. Emellett segít a könyvelési osztálynak a készletegyenlegek ellenőrzésében.
A szállítmány átvételi elismervény fontossága
Képzelje el, hogy megrendel egy vadonatúj irodai széket – olyat, amely jó deréktámasztékkal rendelkezik és forgatható! Nagyon izgatott, hogy végre megszabadulhat a recsegő régi széktől. Amikor megérkezik a szállítmány, izgatottan kicsomagolja, és rájön, hogy egy alkatrész hiányzik.
Ha azonban minőségi kritériumokat alkalmazna, és csak a minőség ellenőrzése után fogadná el a szállítást, akkor nem kerülne ilyen stresszes helyzetbe, igaz? Ez apró szervezetek számára, amelyek korlátozott mennyiségeket vásárolnak, triviálisnak tűnhet, de mi a helyzet a nagyobb szervezetekkel? Ők folyamatosan nagy mennyiségben vásárolnak komplex termékeket, és szükségük van egy olyan folyamatra, amely megkíméli őket a gondoktól és a beszerzési szűk keresztmetszetektől.
Az áruátvételi bizonylatokkal egyszerűsítheti a készletnyilvántartást és a fizetési folyamatot. A vevő minden megrendelésnél létrehoz egy megrendelést (PO), amelyben részletesen felsorolja a szállításban várható tételeket. Példánkban, mivel a szék minden alkatrészével együtt szállítják és az irodában szerelik össze, a megrendelésnek tartalmaznia kell a szék megfelelő működéséhez szükséges összes alkatrészt.
A szállításkor a fogadó részleg ellenőrzi a megrendelést a GRN-nel, és gondosan ellenőrzi az egyes tételek mennyiségét, minőségét és lejárati dátumát.
Ha minden megegyezik a megrendeléssel, és a szállított áruk jó állapotban vannak, a címzett aláírja az áruátvételi bizonylatot. Ezzel megerősíti, hogy a szállító cég teljesítette kötelezettségeit, és hogy a szervezet megkapta a megrendelést.
Lényegében a GRN az egész beszerzési folyamat fontos láncszeme, amely megvédi vállalkozását az alábbiak révén:
- A megrendelés pontosságának ellenőrzése
- A viták megelőzése
- A számlák zökkenőmentes feldolgozásának elősegítése
- Pontos leltárnyilvántartás vezetése
A GRN-ben szükséges alapvető információk
Most, hogy pontosan tudjuk, miért fontos a szállítmány átvételi elismervény a logisztikai és beszerzési folyamatok szempontjából, nézzük meg, hogyan kell kinéznie egy megfelelő szállítmány átvételi elismervénynek. A szabványos GRN a következőket tartalmazza:
1. Fejléc
- Cégnév: Az átvevő szervezet azonosítása
- GRN-szám: Az adott áruátvételi bizonylat egyedi azonosítója
- Dátum: Az áruk átvételének dátumát rögzíti.
2. Beszállítói információk
- Szállító neve: Az árut leszállító vállalat azonosítása
- Szállító elérhetőségei: Tartalmazhat telefonszámot, e-mail címet stb. , referencia céljából.
- Szállító hivatkozási száma: Ha alkalmazható, adja meg a szállító által megadott hivatkozási számot.
3. Szállítási részletek
- Megrendelés száma: Hivatkozik a szállított árukhoz kapcsolódó konkrét megrendelésre.
- Szállítási dátum és idő: Az áruk pontos érkezési idejét rögzíti.
- Szállítási mód: Meghatározza az áruk szállítási módját (pl. teherautó, futár).
- Szállítási cím: Megadja azt a címet, ahová az árut kell szállítani.
- Szállítási bizonylat: A szállító által a szállítással kapcsolatban közölt minden további információt rögzít.
4. Az áruk tételes listája
- Termékleírás: Egyértelműen azonosítja a beérkezett konkrét tételeket.
- Mennyiség: Dokumentálja az egyes tételekhez tartozó pontos darabszámot.
- Mértékegység: Meghatározza a mennyiség mérésére használt egységet (pl. dobozok, méterek).
- Termékkód/SKU: Ha alkalmazható, tartalmazza a szervezet vagy a beszállító által használt termékazonosító kódokat.
5. Aláírások
- Átvételi aláírás: Megerősíti, hogy a szervezet kijelölt képviselője átvette és ellenőrizte az árut.
- Szállító aláírása (opcionális): Bizonyos esetekben a szállító képviselője is aláírhatja a GRN-t, hogy igazolja a szállítást.
A GRN-ek biztosítják, hogy minden érintett fél átlátható nyilvántartást vezessen a beérkezett árukról, mivel ezek a fontos információk világos és rendezett formában szerepelnek benne. Ez segít a kommunikáció egyszerűsítésében, a hibák elkerülésében, valamint a zökkenőmentes készletgazdálkodás és beszerzési folyamat elősegítésében.
A praktikus ClickUp Streamlining The Supply Chain Process Project Plan Template(Az ellátási lánc folyamatának racionalizálása projektterv sablon) segítségével biztosíthatja a zökkenőmentes működést és javíthatja az ellátási lánc folyamatának átláthatóságát. A sablon egyedi állapotokat, mezőket és nézeteket tartalmaz, amelyek segítenek szabványosított dokumentációt készíteni a készlet nyomon követéséhez, a GRN kezeléséhez és a hatékony koordinációhoz az összes érdekelt féllel.
A GRN-ek feldolgozásával kapcsolatos problémák
A vállalatok gyakran használnak értékelő eszközöket és üzleti megállapodás sablonokat a beszerzési munkafolyamatok kezeléséhez. Azonban még így is felmerülhetnek bizonyos gyakori problémák, például:
- Hosszabb szállítási idő és késedelmek a GRN-ek kiadásában: A GRN-ek feldolgozása magában foglalja a megrendelések és a szállítási bizonylatok adatainak kézi bevitelét. Ez unalmas feladat lehet, különösen nagy mennyiségű, sok tételből álló szállítások esetén. A kézi bevitelek emellett az egész beszerzési folyamatot is lassítják, mivel a következő lépések, például a számlák feldolgozása és a fizetési engedélyezés, gyakran a kitöltött áruátvételi bizonylatra támaszkodnak, amelyben nincsenek előre kitöltött űrlapok vagy használatra kész dokumentumok.
- Adatbeviteli hibák: A GRN három példányát kiadja minden vásárláskor a megrendelő részleg, a beszerzési csapat és a beszállító. Ha ezt az adatbevitelt manuálisan végzik, előfordulhatnak elírások és következetlenségek, ami eltéréseket okozhat a megrendelések, a számlák és a leltárnyilvántartások között. Például, ha akár csak egy példányban is elírás történik a GRN-en a beérkezett tételek számában, az eltérést okoz a megrendeléssel, ami zavart kelt és további időt igényel a különbség rendezéséhez.
- A GRN állapotának nyomon követésének nehézségei és a számlázási késések: A papír alapú áruátvételi bizonylatok, vagy a szilárd rendszerekben tárolt bizonylatok nehezen hozzáférhetők, ami megnehezíti a számlázási késések nyomon követését és azonosítását. Előfordul, hogy a beszerző szervezet a GRN-eket a megrendelésektől és a készletkezelő szoftvertől elkülönült rendszerben tárolja. Ez megnehezítheti a folyamat nyomon követését és annak biztosítását, hogy minden információ összhangban legyen.
- Hibák a beérkezett áruk érvényesítésében vagy ellenőrzésében: A beérkezett áruk kézi ellenőrzése gyakran időigényes és hajlamos az emberi hibákra, különösen összetett, sok tételt tartalmazó megrendelések esetén. Ezenkívül növeli a csalás lehetőségét. Világos ellenőrzési nyomvonal nélkül a csapatoknak nehézséget okozhat az eltérések észlelése vagy annak megállapítása, hogy a beérkezett áruk valóban megegyeznek-e a megrendeltekkel.
- Késedelmek a számlák rendezésében: Ha az áruátvételi bizonylat hiányos vagy pontatlan információkat tartalmaz, az biztosan elakad a jóváhagyási folyamatban. Ez megterhelheti a beszállítókkal való kapcsolatokat, és a beszállítói számlák kamatainak felhalmozódásához is vezethet. Ezenkívül sok esetben több osztály is részt vesz a munkafolyamatban, és a fizetés feldolgozásához több aláírásra van szükség. Ez az egész beszerzési folyamatot időigényesebbé teheti.
A ClickUp készletkezelési sablon segít biztosítani, hogy készlete mindig feltöltve legyen és a megfelelő anyagokkal legyen feltöltve. Ez a használatra kész és testreszabható sablon előre megtervezett mezőkkel rendelkezik, amelyek lehetővé teszik, hogy egyetlen helyen kövesse nyomon, szervezze és frissítse az összes készlethez kapcsolódó adatot. Ez biztosítja, hogy ne kelljen aggódnia a készletszintek vagy bizonyos tételek kezelése miatt, így ideális megoldás nagy vagy összetett készletekkel rendelkező vállalkozások számára.
A GRN-folyamatok optimalizálása a ClickUp segítségével
Tekintettel a beszerzési folyamatok bármely szervezetben jellemző gyorsaságára, a GRN és más folyamatok hagyományos kezelési módszerei nehézkesek és hatástalanok lehetnek. A ClickUp, az all-in-one termelékenységi és projektmenedzsment platform, a készletgazdálkodás és a végpontok közötti üzleti műveletek racionalizálásának titkos fegyvere lehet.
Az ajánlatkezelő szoftverekkel vagy a számlázási eszközökkel ellentétben, amelyek szilárdan működnek, a ClickUp Docs segít a különböző részlegek dokumentációjának kezelésében. Olyan, mintha egy szövegszerkesztő eszköz lenne az üzemeltetési menedzsment szoftverében. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy a szükséges formátumban kiterjedt dokumentumokat hozzon létre, és akár valós időben is együttműködhessen másokkal, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon.
Más dokumentációs eszközökkel ellentétben a Docs dokumentumokat több felhasználó is megoszthatja és szerkesztheti valós időben; képeket és linkeket is beágyazhat, valamint feladatokhoz is kapcsolhatja őket.
Így nemcsak a szállítást és a beszerzést, hanem a pénzügyi műveleteket, a raktári adatkezelést és a minőség-ellenőrzési folyamatokat is racionalizálhatja.
A beszerzési folyamat kezdetétől a végéig történő kezeléséhez használhatja a ClickUp beszerzési sablont. Ön és csapata könnyedén használhatja ezt a sablont a munkaterületén, és egyszerűsítheti a beszerzési és ellátási lánc folyamatát. Így komplex adatbázis-kezelési vagy vizualizációs eszközök nélkül is nyomon követheti, kezelheti és figyelemmel kísérheti az összes beszerzési tevékenységét.
Mivel a ClickUp-ban minden egy helyen található, már nem kell több eszköz és platform között váltogatnia. Ráadásul az alábbi előnyökkel optimalizálhatja összes működési és beszerzési folyamatát:
- Szüntesse meg a kézi adatbevitelt vagy a papír alapú áruátvételi bizonylatokat automatizált munkafolyamatok és egyszerűsített sablonok segítségével a hatékony beszerzési munkafolyamatok érdekében.
- A ClickUp Tasks segítségével rendeljen hozzá feladatokat és felelősségeket a szállítási folyamat minden szakaszához, olyan mezőkkel, mint „szállítási visszaigazolás várható” vagy „szállítás átvétele”. Ez garantálja, hogy minden érintett fél egyetért, és valós idejű betekintést nyújt a szállítás előrehaladásába.
- Állítson be egyértelmű függőségeket a feladatok között, például a szállítás visszaigazolásának várakozását, a ClickUp Gantt-diagram nézet segítségével. Ez biztosítja, hogy a feladatok a megfelelő sorrendben legyenek elvégezve, így a GRN-folyamat a terv szerint haladjon.
- Használja a ClickUp Automations szolgáltatást, hogy automatikus értesítéseket állítson be a szállítási folyamat fontosabb mérföldköveiről. Az azonnali értesítések például figyelmeztetik Önt, amikor egy szállítmányt visszaigazolnak, vagy amikor az áruk megérkeznek a raktárába. Ezzel elkerülhető a kézi nyomon követés, és biztosítható az érintettek időben történő tájékoztatása.
- Kövesse nyomon a teljes leltárkezelési folyamatot , beleértve a raktározást, az utánpótlást, a szállítói visszaigazolást, a költségeket, a megrendelés állapotát stb. a testreszabható ClickUp Dashboards segítségével, amely alapvető betekintést nyújt a folyamat előrehaladásába és az esetleges késedelmekbe.
- Egyszerűsítse a beszerzési folyamatokat a ClickUp Brain segítségével, egy fejlett, AI-alapú megoldással, amely összekapcsolja feladatait, projektjeit, dokumentumait, wikijeit és egyebeket. Ez lehetővé teszi a releváns dokumentumok és információk egyszerű összeállítását, összefoglalását és elemzését, így áttekintheti a teljes képet.
- Használjon űrlapokat a dokumentációjához, hogy konkrét információkat szerezzen a beszerzési folyamatról, és könnyedén adatokat gyűjtsön a csapatától vagy harmadik féltől.
- Integrálja beszerzési folyamatait több mint 1000 eszközzel és platformmal. Ez segít hatékonyan nyomon követni és automatizálni a technológiai rendszerében zajló folyamatokat.
A ClickUp segítségével a GRN-kezelést nehézkes feladatból egyszerűsített és hatékony műveletté alakíthatja. Ezzel a kritikus dokumentáció kezelésével csökkentheti a kézi munkát és a rögzítési hibákat, fenntarthatja a készletszinteket és a minőségi kritériumokat, biztosíthatja a megfelelő osztályok közötti időbeni kommunikációt, és gyorsabban megoldhatja a problémákat.
Mindez nagyban hozzájárul az üzleti célok hatékonyabb eléréséhez.
Szeretné automatizálni és racionalizálni teljes üzleti működését? Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra, és tapasztalja meg a különbséget a racionalizált beszerzési folyamatnak köszönhetően.