Ha valaha is elakadt a beszállítók, szállítók és azok fontos adatainak manuális kezelésének unalmas feladatában, akkor ez az útmutató Önnek szól! Bemutatjuk a beszállítói lista sablonok használatának előnyeit és egyszerűségét, amelyekkel racionalizálhatja üzleti tevékenységeit és új szintre emelheti hatékonyságát.
A gyorsan változó és dinamikus üzleti világban elengedhetetlen egy jól szervezett és naprakész beszállítói lista. Azonban a számtalan beszállító, azok elérhetőségei, termékkatalógusai és teljesítménymutatói nyomon követése gyorsan túlterhelővé válhat.
Akár kis startup vállalkozásról, akár jól megalapozott nagyvállalatról van szó, a beszállítók hatékony kezelése elengedhetetlen a zökkenőmentes működés, a gördülékeny ellátási lánc-kezelés és a sikeres projektvégrehajtás szempontjából!
⏰ 60 másodperces összefoglaló
Íme 10 beszállítói lista sablon, amelyek egyszerűsítik a megállapodások, auditok, kapcsolatok és események kezelését:
- ClickUp beszállítói lista sablon
- ClickUp beszállítókezelési ellenőrzőlista sablon
- ClickUp beszállítói szerződés sablon
- ClickUp beszállítói retro sablon
- ClickUp beszállítói audit feladat sablon
- ClickUp beszerzési tér sablon
- ClickUp Run of Show mappa sablon
- ClickUp Eseménytervezési dokumentum sablon
- ClickUp vállalati kapcsolattartói lista sablon
- Excel beszállítói lista sablon a Spreadsheet.com webhelyről
Mi az a beszállítói lista sablon?
A beszállítói lista sablon rögzíti és rendszerezi az összes olyan vállalatot, amelyet Ön fizet azért, hogy munkát végezzen, ellátást biztosítson vagy szolgáltatásokat nyújtson az Ön nevében. Igényeitől függően a legjobb beszállítói sablonok segíthetnek olyan célok elérésében, mint például:
- Értékelje a potenciális beszállítókat szabványosított kategóriák alapján, például az áraik és az Önnel való együttműködési képességük alapján.
- Egységesebb szerződéses űrlap készítése új és jelenlegi beszállítók számára
- A jelenlegi beszállítók értékelése a szervezet számára elvégzett korábbi munkák alapján
- Szállítói auditok szabványosítása a beszállítók számára tisztességes és kiszámítható környezet megteremtése érdekében
- A beszállítói kapcsolatok egyetlen referencia lapba rendezése
- Egyszerűsítse az eseménykezelést egy központi erőforrás segítségével, amely az eseménytervezés és a beszállítói menedzsment feladatait is ellátja.
Képzelje el, mennyivel könnyebbé válik a projekt végrehajtása, ha mindezeket az erőforrásokat egy beszállítói lista sablonban egységesíti, különösen olyan munkák esetében, amelyek beszállítói partnerségtől függenek. Az SOP sablonokhoz hasonlóan ez a szintű egységesítés mindenkinek időt takarít meg, és stratégiaibb partnerségek kialakítását teszi lehetővé.
De természetesen ez csak akkor igaz, ha megtalálja a szervezetének megfelelő beszállítói lista sablont.
Mi jellemzi egy jó beszállítói lista sablont?
A legjobb beszállítói lista sablonok néhány közös jellemzővel rendelkeznek:
- Könnyű használat: A felesleges bevezetési idő csökkenti a termelékenységet, ezért a csapat minden tagjának képesnek kell lennie arra, hogy azonnal belevágjon és használja vagy frissítse a sablont.
- Integráció: Azok a sablonok, amelyek nem integrálhatók a munkakezelő és prioritáskezelő eszközeivel, elszigetelten maradhatnak, ahol senki sem találja meg őket, és nehéz lesz frissíteni őket.
- Rugalmasság: A legjobb beszállítói lista sablonok nem csupán táblázatok, hanem elég rugalmasak ahhoz, hogy formátumukat a tárolt információkhoz leginkább illeszkedő módon lehessen módosítani.
- Testreszabás: Keressen olyan sablonokat, amelyek lehetővé teszik az egyes mezők és oszlopok frissítését és testreszabását, hogy azok megfeleljenek az Ön helyzetének és szervezetének.
- Minimalizmus: Minél kevesebb felesleges információt tartalmaz a sablon, annál könnyebb lesz Önnek és csapatának gyorsan megtalálni a szükséges információkat.
A beszállítói lista sablon csak annyira jó, amennyire a tervezése megkönnyíti a munkát. A beszállítói lista sablonok értékelésekor keresse meg azokat a jellemzőket, amelyek biztosítják, hogy azok bevezetése javítja a termelékenységét.
10 beszállítói lista sablon
Nincs két egyforma beszállítói lista sablon. Az alábbi beszállítói lista sablonok mindegyike tartalmazza az Ön számára szükséges információkat, a standard megállapodásoktól a sablonos ellenőrzési feladatokig, a kapcsolattartói listákig és az eseménykezelési sablonokig.
De van egy közös vonásuk: mindegyikük arra összpontosít, hogy segítsen Önnek hatékonyabban elvégezni a beszállítói menedzsmenttel kapcsolatos konkrét feladatokat, amikor azok felmerülnek. Ezért szeretjük őket, és ezért választottuk őket erre a listára.
1. ClickUp beszállítói lista sablon
Míg az első két sablon elengedhetetlen a beszerzéshez, addig a jelenlegi beszállítói kapcsolatait is kezelnie kell. Ehhez jön jól a ClickUP beszállítói fő lista sablon.
A fő beszállítói lista egy beszállítói űrlapmal kezdődik, ahol megadhatja az általános információkat, például a nevet és az elérhetőségeket. Innen a beszállítói névjegyzék egy egyszerű táblázatos nézetben tölti ki a potenciális és jövőbeli partnerek fő listáját. Természetesen továbbra is módosíthatja ezt a nézetet, ha a beszállítói információk változnak.
Nem kell minden szállítót egyformán kezelnie a fő szállítói listáján. Ha vannak jóváhagyott vagy preferált szállítói, jelölje meg ezeket a szervezeteket prioritásként, és azok megjelennek a Prioritásos szállítók nézetben.
Helyhez kötött partnereket keres? A Szállító helye nézet segítségével a megadott levelezési cím alapján találhat megfelelő partnereket.
A beszállítói lista sablon egyéni mezőket is tartalmaz, így a beszállítói listákat kategóriák szerint rendezheti, például szolgáltatásminőség és ellátási típus szerint. Végül minden beszállítónak hozzárendelhet egy státuszt az Önnel való kapcsolatuk alapján, például új, folyamatban lévő, befejezett vagy megszűnt beszállító.
Mint minden ClickUp funkciót, ezt a beszállítói sablont is testreszabhatja az Ön üzleti igényeinek megfelelően.
2. ClickUp beszállítókezelési ellenőrzőlista sablon
Több beszállítót szeretne értékelni, hogy alkalmasak-e a vállalatával való együttműködésre? A ClickUp beszállítókezelési ellenőrzőlista sablonja segít ebben.
Ez a beszállítói lista sablon egy egyszerű táblázat, amelynek célja, hogy segítsen Önnek a különböző beszállítók értékelésében olyan standard kritériumok alapján, mint a szervezeti felépítés, életképesség, logisztika, pontosság és reagálóképesség. Ezeket a kritériumokat 1-5-ös skálán értékelheti, majd a szerződés megkötése előtt különböző értékelési szakaszokon vezetheti át őket.
A szállítói lista sablon előnye, hogy testreszabható. Például dinamikusan helyettesítheti a különböző kritériumokat aszerint, hogy mi a legfontosabb a szervezet és az egyes folyamatok számára. Szállítói kapcsolattartói lista sablonként is használható, amely lehetővé teszi, hogy minden szállítóhoz e-mail címet, telefonszámot és weboldalt adjon hozzá, így egyszerűsítve a nyomon követést.
Valójában még ennél is tovább mehet. Felkérheti az egyes csapattagokat, hogy a beszállítóértékelési űrlapon keresztül osszák meg véleményüket egy adott beszállítóról. A sablon ezután összesíti ezeket az adatokat, hogy átfogó képet adjon minden potenciális partnerről.
3. ClickUp beszállítói szerződés sablon
Minden beszállítóval, akivel együtt dolgozik, hivatalos megállapodást kell kötnie. A megállapodásnak tartalmaznia kell a munka terjedelmét, az ütemtervet, a fizetési feltételeket és egyéb fontos részleteket. A ClickUp beszállítói megállapodás sablonjának legnagyobb előnye, hogy ezeket az elemeket nem kell nulláról létrehoznia.
Ehelyett használhat egy szabványos űrlapot az üzleti kapcsolatok feltételeinek meghatározásához. Adjon hozzá néhány vállalatspecifikus márkajelet a tetejére, igazítsa a sablont a beszerzni kívánt szolgáltatáshoz, és máris készen áll.
A rugalmasság a legfontosabb. Például úgy módosíthatja a beszállítói lista sablont, hogy figyelembe vegye azokat a helyzeteket, amikor különböző beszállítókat kell bevonnia, például egy szakkiállítás szponzorait. Ettől kezdve a másoláshoz csak minimális egyéni módosításokra van szükség.
Ne hagyja, hogy a beszállítói szerződések bonyolultsága akadályozza a beszállítói kapcsolatok hatékonyabbá tételét. Használja a beszállítói megállapodás sablonját, hogy minden partnerével jó alapokra helyezze a kapcsolatot.
4. ClickUp beszállítói retro sablon
A beszállítók értékelése ugyanolyan fontos a korábbi és a folyamatban lévő kapcsolatok esetében, mint az új szolgáltatók beszerzése során. A ClickUp beszállítói retro sablon segítségével ezek az értékelések gyerekjáték lesznek.
Ezzel a beszállítói lista sablonnal könnyedén értékelheti az adott beszállító által a szervezetének nyújtott szolgáltatásokat. A megállapodás alapvető áttekintése mellett összekapcsolja az eredeti munkaleírást és a megígért teljesítményeket a ténylegesen elért eredményekkel és kimenetekkel.
Használja ezt a sablont a következőkre:
- Készítsen esettanulmányokat a beszállítói kapcsolatokról, hogy később is hivatkozhasson rájuk.
- A tényleges eredmények alapján jobb feltételeket alkudjon ki a szerződés megújítása előtt.
- Mutassa meg potenciális új partnereinek, hogy milyen egy sikeres beszállítói kapcsolat a beszerzési folyamatukban.
- Kövesse nyomon a beszállító által elvégzett munkákat.
Szállítói visszajelzései fontos minőségi információkat nyújthatnak a szállítók értékeléséhez és a szervezeti erőforrások bölcs felhasználásához.
5. ClickUp beszállítói audit feladat sablon
A ClickUp beszállítói audit feladat sablonja különösen hasznos azoknak a vállalatoknak, amelyek több beszállítótól szereznek be rendszeresen, és felbecsülhetetlen értékű erőforrássá válik. Biztosítja, hogy beszállítói megfeleljenek a szervezet minőségi szabványainak, és megérdemeljék helyüket az ellátási láncban.
Használja ezt a beszállítói lista sablont a beszállítói audit folyamatának egységesítéséhez. Kövesse és dokumentálja az audit tervet, így kevesebb időt kell fordítania a folyamat előrehaladására, és több időt tud szentelni a beszállítói kapcsolatok optimalizálásához szükséges minőségi értékelésre.
A szigorú szabályozás alá tartozó iparágakban működő szervezetek testreszabhatják a sablont, hogy az megfeleljen a területükre vonatkozó követelményeknek. A szabályoknak való megfelelés, a folyamatok és a termékek ellenőrzése mind nyomon követhető célokká válnak, ha telepíti ezt a feladatsablont, és kijelöli a megfelelő feladatfelelősöket a ClickUp-ban.
6. ClickUp beszerzési tér sablon
A ClickUp beszerzési sablon komplex, de minden összetevője megvan a maga helye, és a sablon továbbra is könnyen használható. Jellemzői:
- A beszállítói fő lista könyvtár, amely tartalmazza az alapvető kapcsolattartási információkat a beszállítói kapcsolattartói listában, valamint egyedi mezőket, például a beszállítói kockázatot és a beszállítói szintet.
- A csapat által könnyen megtalálható és hivatkozható, az összes beszerzési szabványos működési eljárás tárolási központja.
- Egyedi nézet a kritikus fontosságú beszállítók számára, így mindig láthatja a legfontosabb szolgáltatás- és termék-szolgáltatókat.
- Lista nézet a beszerzési csapat számára, hogy nyomon követhesse a beszállítói menedzsmenttel kapcsolatos fontos feladatokat.
- Egyedi feladatok és beszállítói állapotok, például „Tisztázásra szorul”, „Nyitott”, „Folyamatban” és „Aláírásra vár”.
Mivel integrálódik a ClickUp-ba, ez a beszállítói lista sablon zökkenőmentesen kombinálható a megrendelési sablonjaival és az árajánlatkérési sablonjaival is. Ezzel az egész beszerzési csapat központi központjává válik, jelentősen megkönnyítve a beszállítói és szállítói lánc kezelését.
7. ClickUp Run of Show mappa sablon
Egy rendezvény megszervezése különleges kapcsolatot igényel a beszállítókkal, hogy az esemény sikeres legyen. A ClickUp Run of Show sablon egyszerűsíti ezt a folyamatot.
Bár nem szigorúan véve beszállítói lista, a Run of Show sablon segít a rendezvényt a lehető legzökkenőmentesebben lebonyolítani, beleértve a megvalósításhoz szükséges beszállítókkal való együttműködést is.
Az esemény vázlatán kívül a beszállítói lista sablon egyedi nézeteket tartalmaz a beszállítói feladatokhoz, amelyek az esemény partnereit és az általuk elvégzendő feladatokat tartalmazzák. Az anyaglogisztikai nézet közvetlenül kapcsolódik ehhez, olyan esetekre, amikor az anyagok külső forrásokból származnak.
Ezek a funkciók még hatékonyabbá válnak, ha a ClickUp-ot használja rendezvénytervező szoftverként. Csapata ugyanazon a felületen követheti nyomon a feladatokat és együttműködhet, a Run of Show sablon pedig közvetlenül kapcsolódik a listán szereplő egyéb beszállítói sablonokhoz.
8. ClickUp eseményszervezési dokumentum sablon
Ha már az események tervezéséről van szó, ha magasabb szintű áttekintést szeretne kapni az esemény beszállítóiról, akkor a ClickUp Eseménytervezési Sablon lehet a legjobb választás.
Ez egy egyszerű dokumentum, amely narratív formában tartalmazza a beszállítói listát, például a helyszín szolgáltatóját, a cateringet, a szórakoztatást és egyebeket.
A sablon egy központi helyen tárolja az adatokat, amelyeket könnyen megoszthat az esemény tervezésében részt vevő bárkivel. Akár egyszerű ellenőrzőlistákat is készíthet a beszállítók felkutatásához és kezeléséhez, hogy egyszerűsítse az esemény tervezését és végrehajtását.
Ez csak egy a sok eseménytervezési sablon közül, amelyekkel növelheti hatékonyságát. Leginkább kisebb rendezvényekhez alkalmas, ahol az áttekintés egyszerűbb, vagy virtuális konferencia-tervezéshez, ahol a beszállítók kevésbé fontos szerepet játszanak a rendezvény teljes folyamatában.
9. ClickUp vállalati kapcsolattartói lista sablon
Néha csak egy egyszerű beszállítói névjegyzék-sablonra van szükség, hogy virtuális címjegyzékét naprakészen és pontosan tartsa. Pontosan ezt teszi a ClickUp vállalati névjegyzék-sablon.
Ez egy hatékony alternatíva a statikus kapcsolattartói listák helyett. A kapcsolattartói adatok egyszerű tárolása és elérése mellett egy olyan egységes adatforrást kap, amelyre minden csapattag hivatkozhat. A testreszabási lehetőségek tovább javítják a sablont, többek között:
- Egyedi attribútumok, amelyek lehetővé teszik mezők hozzáadását, például a beszállító típusa és a fő kapcsolattartó.
- Azok a státuszok, mint például új alkalmazott, állandó és próbaidőn lévő, amelyek megfelelnek az Ön által alkalmazott beszállítói típusoknak.
- Dátummezők, amelyek segítenek nyomon követni a beszállítói kapcsolatok kezdetét és időtartamát.
Ha szervezetének egyes részeit beszállítóknak kiszervezi, ez a lista valóban segíthet a partnerségek racionalizálásában. Akár preferált beszállítói listaként vagy jóváhagyott beszállítói listaként is használható. Szándékos egyszerűsége mindenki számára előnyös lehet a beszállítói menedzsment folyamatában, a felső vezetéstől a gyakorlati munkát végzőkig.
10. Excel beszállítói lista sablon a Spreadsheet.com webhelyről
Végül, de nem utolsósorban, a Spreadsheet.com Excel beszállítói lista sablonja egy másik lehetőséget kínál a beszállítói kapcsolatok egyszerű kezelésére.
A sablon minden sora egy adott beszállítóhoz tartozik, és testreszabható mezőkkel rendelkezik, például az általuk szállított termékek vagy szolgáltatások, a kapcsolattartási adatok és az átlagos rendelési érték, így könnyen testreszabható és a beszállítók típusa szerint rendezhető. Ezenkívül egyedi készletelemeket és számlákat is csatolhat a sablonhoz, hogy összekapcsolja beszállítóit az általuk szállított termékekkel.
A Microsoft Excel programban létrehozott sablon viszonylag statikus és rugalmatlan az alábbiakban felsorolt ClickUp alternatívákhoz képest. Ennek ellenére hasznos beszállítókezelő eszköz minden olyan vállalat számára, amely egyszerű beszállítói kapcsolattartói sablont, beszállítói árlistát vagy jóváhagyott beszállítói listát keres.
Készen áll a beszállítói menedzsment egyszerűsítésére?
Még a legjobb beszállítók is fejfájást okozhatnak, ha nincs egyszerű módja a kapcsolataik kezelésére. Ne hagyja, hogy ez bekövetkezzen. Helyette hagyja, hogy a beszállítói lista sablon végezze el a nehéz munkát, és egyszerűsítse és javítsa beszállítói menedzsmentjét.
De ne álljon meg itt! Talán észrevette, hogy a fenti sablonok többsége közvetlenül a ClickUp-ba kerül. Ennek megvan az oka.
Regisztráljon a ClickUp-ra, és egy átfogó munkamenedzsment rendszert kap, amely az Ön igényeinek kielégítésére lett kialakítva. Projektmenedzsment, valós idejű együttműködés, SOP-követés vagy beszállítói menedzsment – bármi is legyen az, a ClickUp segíthet!