Szóval virtuális konferenciát szeretne szervezni. Remek!
A virtuális rendezvények nagy népszerűségnek örvendenek, és valószínűleg Ön is részt vett már legalább egy tucat ilyen eseményen – igen, a WFH happy hour-ok és az élőben közvetített jógaórák is számítanak.
Az online rendezvények költséghatékony és inkluzív megoldást kínálnak azok számára, akik utazási korlátozásokkal szembesülnek, és valószínűleg még akkor is megmaradnak, amikor a világ visszatér a „korábban tapasztalt” időkhöz.
De hol kezdje? És hogyan teheti sikeressé virtuális találkozóját?
Megértjük Önt, mi is jártunk már ebben a cipőben!
A ClickUp nemrégiben saját nagyszabású webkonferenciát tartott, a LevelUp-ot, amelyet teljes egészében a ClickUp-ban szerveztek! De akár a legkiválóbb termelékenységi konferenciát, akár a húga Zoom-babaváró partiját tervezi, öt alapvető lépés szükséges ahhoz, hogy megtervezze álmai virtuális rendezvényét.
5 lépés a virtuális sikerhez
Ha összefoglaljuk a virtuális rendezvények ellenőrzőlistáját, akkor néhány lépés közös a legtöbb sikeres tervben.
Szóval készüljön fel, és készítse elő a ClickUp Chrome kiterjesztést a jegyzetekhez, mert most azonnal megosztjuk Önnel ezeket a lépéseket... most!
1. lépés: Válassza ki az eseményt
A tervezés megkezdése előtt meg kell határoznia, hogy milyen típusú virtuális rendezvényt fog szervezni. Talán konferencia, vagy inkább webinárium? És mi a különbség a kettő között? Négy fő típusba sorolhatók a virtuális rendezvények, amelyek közül valószínűleg az Ön rendezvénye is valamelyikbe tartozik.
A virtuális konferencia ideális hosszabb, nagyszabású virtuális rendezvényekhez, amelyek részletes konferencia-napirenddel rendelkeznek, amelyből minden résztvevő kiválaszthatja a számára érdekes programokat. A virtuális konferencia általában valós időben zajlik, és tökéletes rendezvénytípus az online kapcsolatépítéshez és potenciális ügyfelek megszerzéséhez.
A webinárium rövidebb, mint egy konferencia, és önálló virtuális esemény, amelynek célja egy tanfolyam vagy egy „hogyan kell” bemutató. A webinárium nem kínál sok lehetőséget a hálózatépítésre, mivel ezt a típusú eseményt gyakran rögzítik, hogy a résztvevők akkor nézhessék meg, amikor nekik kedvük tartja, de általában tartalmaznak egy kérdések és válaszok részt, ha az esemény valós időben zajlott.
A belső és külső hibrid rendezvények olyan események, amelyek egyszerre zajlanak online és személyesen.
Belépés: virtuális esküvők és eljegyzési partik.
Sok értekezlet, ünnepi parti és csapatépítő rendezvény is ebben a formában zajlik! Ha az esemény csak a vállalat belső tagjaira korlátozódik, akkor belső hibrid eseményről van szó. Ha azonban potenciális ügyfeleket, felhasználókat vagy más vállalkozásokat is meghívnak a rendezvényre, akkor külső hibrid eseménynek minősül – és remek networking lehetőségnek!
2. lépés: Válassza ki a virtuális konferencia platformját
Miután eldöntötte, hogy melyik típusú virtuális rendezvény felel meg leginkább az Ön céljainak, fontolja meg, hogyan fogja közvetíteni az eseményt.
Rengeteg streaming platform létezik mindenféle költségvetéshez, ezért mielőtt kizárólag az ár alapján választana, először fontolja meg rendezvényének célját és hatókörét.
Kérdezze meg magától:
- Mi a rendezvény célja? Térjen vissza a virtuális rendezvény típusához, és jegyezze fel azokat a tulajdonságokat, amelyek miatt a legmegfelelőbb formátumot választotta, és miért.
- Hány résztvevőt vár? Több ezer vendég lesz, vagy csak tíz közeli barátja?
- Mely funkciókra van feltétlenül szüksége? Ha a közönség részvétele fontos része az eseménynek, keressen olyan platformokat, amelyek lehetővé teszik a tagok számára, hogy csevegjenek, felemeljék a kezüket vagy beszéljenek társaikkal. Ha az esemény egy tízperces bemutató arról, hogyan lehet otthon megfordítani és színezni a szemöldökét, akkor talán olyan platformra érdemes összpontosítania, amely lehetővé teszi az élő közvetítést és a későbbi felvételeket.
Ha felteszi magának ezeket a kérdéseket, felmerülhetnek olyanok is, amelyek nem szerepelnek itt. És ez jó! Legalábbis ez a három kérdés segít abban, hogy a megfelelő irányba induljon el a gondolkodása, és kiválaszthassa a legmegfelelőbb streaming platformot.
Néhány kedvenc streaming platformunk:
A virtuális rendezvények világának növekedésével egyre több streaming platform közül választhat! Gondosan válasszon, hiszen ez lesz a virtuális rendezvény helyszíne – és ne feledje, nem kell megelégednie a legkevésbé megfelelővel! Néhány kedvencünk:
- Brandlive: A Brandlive egyedülálló abban, hogy három különböző streaming terméket kínál, attól függően, hogy milyen típusú virtuális konferenciát tervez. Termékei között megtalálható az Allhands, a Streams és a Showrooms, amelyek lehetővé teszik, hogy a virtuális esemény kategóriájához igazodó élményt válasszon – a mindennapi munkamegbeszélésektől a virtuális termékbemutatókig. Ez garantálja, hogy megkapja a szükséges funkciókat!
- HeySummit: Ez a streaming platform segít Önnek a konferencia weboldalának landing page-ét is elkészíteni az esemény előtt, hogy nyomon követhesse a regisztrációkat és hamarabb elkezdhesse a konferencia marketingjét. Ha előadássorozatot vagy több előadóval zajló üléseket tervez, érdemes megfontolnia a HeySummit használatát.
- AirMeet: Hasonló platform, amelyet virtuális csúcstalálkozók és workshopok szervezésére hoztak létre. Hangsúlyt fektet az online rendezvények és webináriumok társadalmi aspektusára, és gazdag hálózatépítési élményt ígér.
- Zoom: Ah, a bevált és megbízható. A Zoom az elmúlt évben háztartási névvé vált, és valószínűleg már egy-két alkalommal elérted a 40 perces korlátot, de fizetős opcióival a Zoom bármilyen méretű rendezvényt képes lebonyolítani. A breakout session funkciója hálózatépítési lehetőségeket kínál a résztvevőknek és a szervezőknek, a mobil eszközökkel pedig a felhasználók valóban bárhonnan csatlakozhatnak.
3. lépés: Tartsa fenn a közönség érdeklődését
A virtuális konferenciák egyik legnagyobb kihívása, hogy az esemény valójában virtuális.
Egy jól szervezett személyes konferencia során egy bizonyos energia épül fel a teremben – amikor a nap pontosan úgy alakul, ahogy elképzelte, és mindenki izgatottan zsong.
De ne aggódjon, ez az érzés online rendezvények esetén is elérhető.
Csak egy kicsit kreatívabbnak kell lennie abban, hogyan fogja a résztvevőket a tartalmához kötni.
Az esemény felépítésekor ossza fel az információk átadásának módját, és fontolja meg élő és előre rögzített tartalmak kombinálását.
Különösen hosszabb rendezvények, például konferenciák vagy csúcstalálkozók esetében a vegyes tartalom rövid szünetet biztosít a előadóknak, és vészhelyzeti tervként is szolgálhat technikai hiba vagy időzítési probléma esetén.
A vegyes tartalom felrázza a résztvevők információfelvételét, és segíthet nekik emlékezni a nap fontos gondolataira és kulcsfontosságú pillanataira!
Ez azt jelentheti, hogy beépíted a vállalatod által készített, az esemény témájához kapcsolódó videókat, vagy akár egy remek gif-et is. És ki ne szeretne egy jó gif-et?
Profi tipp: Ossza meg és vitassa meg tartalmi ötleteit csapatával a tervezési folyamat során, tárolva azokat a ClickUp-ban! Ágyazza be YouTube-videókat, Vimeo-URL-eket, Google Drive-fájlokat és képernyőfelvételeket közvetlenül a feladatleírásokba és megjegyzésekbe, így soha nem lesz több mint néhány másodpercre a szükséges tartalomtól.
Egy másik módszer a résztvevők figyelmének fenntartására? Válasszon egy moderátort vagy releváns előadókat, akik képesek fenntartani a napirend menetét.
Egy megbízható előadó segíthet növelni az eseményre eladott jegyek számát, és fenntartani a vendégek érdeklődését! Különösen azok a vendégszereplők, akik az esemény témájára szakosodtak, vagy az iparág szakértői, a vállalatnál közismert személyiségek, vagy olyan professzionális előadók, akik tudják, hogyan kell kitölteni a váratlan szüneteket.
Ahogy Amy Poehler és Tina Fey négyszer vezették a Golden Globe-gálát, és ahogy a ClickUp világhírű szervezeti pszichológust, Adam Grantet hívta meg a LevelUp 2021 fő előadójának. 😉
Még ha kiváló előadója vagy házigazdája is van, fontolja meg ezeket a lehetőségeket, hogy napirendjét olyan értelmes lehetőségekkel töltse meg, amelyekkel tudását kamatoztathatja:
- A nap folyamán tartson szekcióüléseket vagy panelbeszélgetéseket, hogy a résztvevők tanulhassanak a moderátortól és együtt vitathassák meg a témákat. Ez remek lehetőség a vendégek számára, hogy megismerjék egymást és kapcsolatokat építsenek mindkét oldalon.
- Ha lehetséges, engedélyezze a csevegési funkciókat a platformon, hogy a résztvevők bármikor kommunikálhassanak és kapcsolatokat építhessenek egymás között. Élvezze az életet
- Hagyjon időt élő kérdések és válaszok számára minden szakasz végén. A virtuális konferencia személyesebbé válik, és vendégei jobban bevonódnak, ha tudják, hogy részesei a beszélgetésnek. Kérje meg egy másik csapattagját, hogy figyelje az esemény csevegését, hogy egyetlen kérdés se maradjon megválaszolatlan.
4. lépés: Kezelje az összes mozgó alkatrészt egy helyen
Magától értetődik, hogy bármilyen méretű virtuális konferencia rengeteg tervezést igényel, és ha eljutott idáig, akkor valószínűleg máris érezte ezt. Kövesse nyomon a virtuális esemény ütemtervében elért haladását azáltal, hogy online projektmenedzsment platformon szervezi meg a teendőit.
Más néven: használja a ClickUp-ot.
A ClickUp az a ragasztó, amely összetartja a virtuális rendezvény tervezését, és egyik legfontosabb előnye a testreszabási lehetőségek. Ez azt jelenti, hogy a csapat minden tagja úgy dolgozhat, ahogy akar.
Hogyan használtuk saját platformunkat a LevelUp tervezéséhez? Íme néhány apró, de nagy hatással bíró teendő:
- Hozzon létre egy listát a közelgő konferenciával kapcsolatos minden dologhoz, és adjon hozzá egyéni mezőket az egyes részlegek feladataikhoz, hogy látható legyen, mely érdekelt felekhez és szervezőkhöz kapcsolódik a feladat.
- A szűrők és a Me Mode segítségével gyorsan megtalálhatja az egyes listákban Önnek kiosztott feladatokat. Szüntesse meg a figyelemelterelő tényezőket, és csak azokra a feladatokra koncentráljon, amelyek bizonyos rendezvények szervezőihez vagy kizárólag Önhöz kapcsolódnak, így könnyen megtalálhatja a legfontosabb és legsürgetőbb feladatokat.
- A Dashboard segítségével könnyedén megtekintheti a projekt befejezéséhez szükséges lépések szűretlen összefoglalóját. Ez lényegében egy madártávlatból látható áttekintés a folyamatokról. Használja a Dashboardot az érdekelt felek vagy projektmenedzserek számára tartott beszámolók során.
- Tartsa megértekezéseit közvetlenül a ClickUp-ban! A ClickUp feladatba integrált Zoom segítségével bármelyik megbeszélést Zoom-megbeszéléssé alakíthat.
5. lépés: Hirdesse a rendezvényt, amennyire csak lehet!
Már majdnem megvan! Eddig elért eredmények:
✅ Az esemény típusa
✅ A streaming szolgáltatás
✅ A napirend
✅ A legjobb projektmenedzsment eszköz. Köhögés, köhögés, ClickUp.
Most itt az ideje, hogy virtuális résztvevőket vonzzon a virtuális rendezvényre egy átfogó marketingstratégia megvalósításával, amely segít elérni céljait.
A virtuális konferenciák rugalmasságot biztosítanak abban, hogy világszerte vonzza a közönséget, feltéve, hogy tudja, hogyan érheti el őket! A ClickUp segítségével kezelheti a közösségi média bejegyzéseit, a vállalat YouTube-csatornájára feltöltött videókat, az e-mailes marketinget, a PR-stratégiákat és még sok mást.
Használja az egyéni mezőket, hogy gyorsan hozzáférjen a bejegyzésekhez, űrlapokhoz, dokumentumokhoz, URL-ekhez és akár alapvető információkhoz is, amelyeket áttekinthet vagy hivatkozhat. Ezek a tervezési folyamat minden szakaszában a feladatokhoz és alfeladatokhoz kapcsolódnak, és az egyéni mezőkben tárolható adatok mennyisége gyakorlatilag korlátlan! Szóval, érezze jól magát! 🤓
Ha marketingstratégiája magában foglalja a vendéglistára való VIP-státusz felvételét, influencerekkel való megállapodásokat az esemény népszerűsítésére vagy szponzorokat, akkor itt az ideje, hogy használja a ClickUp sablonközpontját.
Hozzon létre vagy alkalmazza a ClickUp Sablonközpontjában található előre elkészített rendezvénytervezési sablont.
Válasszon a ClickUp eseménytervezéshez készült előre elkészített sablonjai közül, vagy hozzon létre saját sablont, hogy gyorsan elvégezze az ismétlődő feladatokhoz szükséges összes alapvető teendőt.
Felkészülni, vigyázz, rajt!
Ne feledje, ez csak a kezdet!
Ezek lehetnek a következő virtuális konferencia eseményének megtervezéséhez szükséges öt alapvető lépés, de a lehetőségek végtelenek, és az online rendezvények piaca egyre csak növekszik! Hagyja, hogy a ClickUp végezze el a szervezési munkát, majd engedje szabadjára kreativitását!
