A kis- és középvállalkozásoknak az iparágtól függetlenül nagy kihívást jelent a készletkezelés. Hogyan lehet kielégíteni a vevői igényeket, miközben minimalizálják a túlzott készletezéssel vagy készlethiánnyal járó költségeket?
A kiskereskedelmi és nagykereskedelmi tevékenységek életerejeként a készletkezelés biztosítja, hogy a vállalkozások hatékonyan működhessenek.
Egyre versenyképesebb környezetben, ahol a vásárlók elvárásai magasak és a piaci körülmények gyorsan változnak, a rossz készlettervezés jelentős pénzügyi következményekkel járhat, például megnövekedett szállítási költségekkel és elszalasztott értékesítési lehetőségekkel.
A készlet optimalizálása azonban biztosítja a termékek rendelkezésre állását, csökkenti a felesleges készleteket és felszabadítja a tőkét, ami jobb cash flow-hoz és ügyfél-elégedettséghez vezet. Nyilvánvaló, hogy a készlettervezés és -kezelés kritikus fontosságú szempontok egy vállalkozás működtetésében és sikerének meghatározásában.
Ez a cikk azt vizsgálja, hogyan lehet javítani és elsajátítani a készlettervezési folyamatot. De először is, tisztázzuk az alapokat.
A készlettervezés megértése
Képzelje el a következő helyzetet: kifejlesztett egy sikeres terméket, és amint piacra dobja, biztos benne, hogy el fog fogyni. Felhalmozza a készletet, piacra dobja a terméket, és várja, hogy megjelenjen a „kifogyott” tábla. Azonban váratlan probléma merül fel, és a szállítási idő a vártnál hosszabb lesz.
Ennek eredményeként ügyfelei elkezdik lemondani megrendeléseiket és visszatérítést kérni. A meghosszabbított szállítási idő elhomályosította a termék iránti keresletet, így Ön eladhatatlan készlettel és vevők nélkül maradt.
Szó szerint: találat vagy tévedés!
A kereslet alapos felmérése nélkül történő termékbeszerzés túlzott készletekhez, megnövekedett raktározási költségekhez és potenciális pazarláshoz vezethet. Ez a lefelé irányuló hatás súlyosan befolyásolja vállalkozása jövedelmezőségét és működési hatékonyságát.
Másrészt az intelligens stratégiák megértése és megvalósítása segíthet abban, hogy mindig egy lépéssel előrébb járjon. A megfelelő készletkezelés a rétegezésről szól. Hosszú távon a készletkezelő szoftverek jelentősen megkönnyíthetik és megbízhatóbbá tehetik az egész folyamatot.
Mi az a készlettervezés?
A készlettervezés magában foglalja azoknak a termékeknek a kezelését és szervezését, amelyeket egy márka eladni szándékozik, hogy nyereséget termeljen. Ez magában foglalja a különböző logisztikai feladatokat és stratégiákat, amelyeket naponta kell végrehajtani a vállalkozás zökkenőmentes működésének biztosítása érdekében.
A készlettervezés vállalkozásonként eltérő. Egy stratégia nem alkalmazható minden esetben.
Például, ha divat- vagy romlandó élelmiszer-ipari vállalkozást működtet, akkor nem lehet hosszabb távra készletet felhalmozni. Egy divatház elsődleges célja, hogy a készletét eladja, mielőtt az kiment a divatból. Az élelmiszeriparban a nyilvánvaló szükséglet nélkül történő túlzott tárolás a készlet károsodásához vezethet.
A készlet csak akkor értékes, ha folyamatosan mozog és nyereséges cash flow-t eredményez.
A készlettervezés előnyei
A hatékony készlettervezés lehetővé teszi, hogy vállalkozása komplikációk nélkül szerezzen bevételt. Ez az alapja.
Íme a megfelelő készlettervezés és -kezelés négy legfontosabb előnye.
Megnövekedett jövedelmezőség
Minden dollárnyi készlet, amelyet egy vállalat az ideális szint felett tart, 20–30% többletköltséget generál.
Minden dollárnyi készlet, amelyet egy vállalat az ideális szint felett tart, 20–30% többletköltséget generál.
A pontos készlettervezés lehetővé teszi a nyereség elérését, a lehetőségek bővítését és a szezonális értékesítés növelését. A teljesítmény nyomon követése és a korábbi értékesítési adatok elemzése lehetővé teszi, hogy tárgyalásokat folytasson a beszállítókkal, csomagolókkal és szállítókkal, így készlete mindig optimális szinten marad.
Vásárlói elégedettség
Vegyünk példának egy Forgotten Chapter nevű könyvesboltot. A könyvesbolt klasszikus könyvkereskedésként indul, rengeteg kedvezményes regénnyel, amelyeket az emberek tömegesen vásárolnak.
Néhány hónappal később a Forgotten Chapter úgy dönt, hogy a trenddel együtt fejlődik, és a legújabb, gyorsan fogyó regényeket árulja. Megtelnek a raktáraik, és az üzlet forgalma megduplázódik. Ennek során azonban szem elől tévesztik a raktározást, ami a specialitásuk volt. Végül a betérő vásárlók száma csökken, a törzsvásárlók elmaradnak, és az eladások zuhanásnak indulnak.
Mit gondol, mi a probléma itt?
A legújabb kiadásokat raktározták, javítva ezzel a kezdeti eladásokat, de ezzel elvesztették egyedülálló értékesítési ajánlatukat (USP). A klasszikus kínálatuk volt az, ami igazán megkülönböztette őket.
Ez azt jelenti, hogy a vállalkozásoknak nem kell a trendekkel együtt fejlődniük? Természetesen nem, fejlődniük kell. Azonban a Forgotten Chapter figyelmen kívül hagyta a KPI-elemzést és a rendeléskezelést. Ez egy klasszikus példa a rosszul végrehajtott készlettervezésre.
A rendeléskezelő szoftver segítségével nyomon követheti a korábbi rendeléseket, így megfelelően tervezhet és bővíthet.
A készlettervezés közvetlenül kapcsolódik az ügyfél-elégedettséghez. Elemezze a korábbi értékesítési adatokat, jósolja meg a jövőbeli értékesítési trendeket, és hajtson végre egy olyan stratégiát, amely megfelel az Ön vállalkozásának. Használja ki egyedi értékesítési pontját, hogy hűséges ügyfeleket szerezzen.
Csökkentett tárolási költségek
Sok startup hajlamos túlzott készleteket felhalmozni, ami lekötözi az értékes kezdőtőkét. A készlettervezés viszont felszabadítja a tőkét. A legfontosabb kérdések, amelyeket fel kell tenni: Hogyan fogy a termék? Hol fogy? Ki az ideális vásárló?
Ezekre a kérdésekre adott válaszokkal hatékonyan csökkentheti a raktározási költségeket.
Ennek nagy része tervezést igényel, miközben ismernie kell vállalkozása kapacitását. Ez magában foglalja az adatok vizsgálatát, a jelenlegi készletek kiszámítását és a jövőbeli trendek előrejelzését, ezáltal csökkentve a mozgathatatlan készletek tárolási költségeit. Vezetheti vállalatát, ha egyszerű Excel táblázatok és könnyen használható készlettervezési sablonok segítségével bemutatja nekik a kapacitástervezést.
Növelje a szállítási lánc hatékonyságát
A Just-In-Time (JIT) készlettervezés rendkívül hatékony módszer a túlzott készletezés elkerülésére. Ez azt jelenti, hogy a szállítóktól csak akkor veszünk át árukat és nyersanyagokat, amikor azokra szükségünk van.
A JIT készlettervezés TPS-ként vagy Toyota Termelési Rendszerként is ismert, az 1970-es évek elején ezt a működési módot bevezető híres autógyártó cég után. A Toyota csak akkor rendel alkatrészeket járműveihez, amikor azokra szükség van, vagy amikor új autókra érkezik megrendelés.
Ez egyben a hatékony ellátási lánc menedzsment eredménye is.
A ClickUp beszállítókezelési ellenőrzőlista-sablonjával olyan táblázatokat készíthet, amelyekkel a készletkezelés egyszerűvé válik.
Ez a sablon segíthet a termékekhez legmegfelelőbb beszállítók értékelésében és kiválasztásában, visszajelzések gyűjtésében a teljesítményük nyomon követése érdekében, valamint a kommunikáció és az együttműködés javításában.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti
- Adjon hozzá egyéni mezőket, hogy a beszállítókat életképesség, logisztika, határidők és reagálóképesség alapján különböztesse meg.
- Használjon 16 különböző egyéni attribútumot, például megjegyzéseket, kapcsolattartó számot, szállító e-mail címét, pontosságot és márkákat, hogy elmentse a szállítókkal kapcsolatos információkat, és könnyen áttekinthetővé tegye a szállítói adatokat.
- Nyisson meg négy különböző nézetet különböző ClickUp konfigurációkban, például a Szállítóértékelések, Bevezető útmutató, Szállítóinformációk és Szállítóértékelési űrlap nézeteket, hogy könnyen hozzáférhessen és rendszerezhesse az összes információt.
A készlettervezési folyamat kihívásai
A készlettervezés legbonyolultabb aspektusa a nagy mennyiségű adat kezelése és értelmezése.
Minden megrendelést alá kell írni, meg kell adni a szállítási részleteket, részletesen fel kell sorolni a raktár vagy a készlet tárolásának részleteit, és az üzletág minden apró részletének költségeit ki kell számlázni és elszámolni.
Mindehhez egy hibátlan és könnyen használható készletnyilvántartási rendszerre van szükség, nem is beszélve a fejlett logisztikai tervezésről.
Néhány további kihívás, amely felmerülhet
- A beszállítók megbízhatóságának hiánya és a rossz kommunikáció
- Pontatlan előrejelzések, amelyek a fogyasztói kereslet nem tervezett csökkenéséhez vezetnek
- A készlet láthatósága még órákon át tartó tervezés után is korlátozott lehet.
- Az adatokon, trendeken és piaci elemzéseken nem alapuló készlettervezési folyamatok katasztrofális következményekkel járhatnak.
- A humánerőforrás rossz kezelése; A személyzet változása, akár a vállalaton belül, akár a kereskedőnél, hatással lehet a készlettervezésre.
Készlettervezési módszerek
Bár számos készlettervezési modell létezik, mi néhány fontosabb modellre összpontosítottunk.
Gazdaságos rendelési mennyiség (EOQ)
Ez az a készletmennyiség, amelynek egy vállalkozásnak rendelkeznie kell a tárolási költségek csökkentése érdekében. Ha egy márka ezt eléri, az jelentős előrelépésnek számít.
EOQ = √(2 D S) / H
Ez az a képlet, amelyet az üzleti modelljéhez kell igazítania, ahol:
S a rendelési költség vagy a fix költség
D az éves kereslet mennyisége
H a tárolási költség vagy változó költség
Ez a képlet megmutatja, hogy milyen készletre van szükséged egy adott pillanatban ahhoz, hogy vállalkozásod zökkenőmentesen működhessen. Ha úgy érzed, hogy ez nehéz feladat, akkor egy beszerzési menedzsment eszközzel egyszerűsítheted a munkát.
Újrarendelési pont modell
Az újrarendelési pont az a javasolt pont, amelyen túl a vállalkozásnak újrarendelnie kell a készletet, hogy elkerülje az alacsony készletkockázatot.
Vegyünk példának egy pékséget. Az üzlet briósra specializálódott, és a frissen sült áru hamar elkel. Az ügyfelek és a tulajdonos is elégedettek. Hirtelen azonban probléma adódik a vaj beszerzésével. A beszállító áramellátási problémákkal küzd, ami befolyásolja a sütési folyamatot. A pékségben késedelmet szenved az ellátás. Ez végül az ügyfelek számának jelentős csökkenéséhez vezet.
Mi történt itt? Nem volt megfelelő újrarendelési pont modell.
Az ilyen incidensek elkerülése érdekében célszerű bevezetni egy áruátvételi jegyzőkönyv-rendszert. Ez lehetővé teszi a beszállítók nyomon követését és a szállítási lánc folyamatának figyelemmel kísérését, így könnyebben meghatározható, mikor kell újabb árukat rendelni.
Biztonságos készlettervezés
Ez a készletkezelési gyakorlat biztosítja, hogy biztonságos mennyiségű készletet tároljon, hogy ne fogyjon el a kereslet megugrásakor. Ez úgy működik, mint egy biztosítási kötvény, amely segít talpon maradni.
Itt ki kell használnia az értéklánc-elemzést, hogy növelje vállalkozása életképességét és biztosítsa a készletek lehető leghatékonyabb kezelését. Ez a folyamat versenyelőnyt biztosít Önnek a versenytársakkal szemben.
Az értéklánc-elemzéssel alátámasztott biztonságos készlettervezés segít előre jelezni a jövőbeli keresleti trendeket.
ABC-elemzés
Az ABC-elemzés az a folyamat, amelynek során a készletet három csoportba sorolják.
- A a termékeid felső 20%-ához járul hozzá, ami az eladások 70%-át eredményezi.
- A B kategória a termékek középső 30%-át teszi ki, ami az értékesítés 20%-át eredményezi.
- A C kategória a termékeid alsó 50%-át jelenti, ami az eladások 10%-át teszi ki.
Ez az elemzés felgyorsítja a megfelelő készlettervezést és -kezelést. Segít a vállalkozásoknak eldönteni, hogy mit és mennyit tároljanak. Ha az ABC-alapú tárolási igényeket elemzi, akkor jobban tud prioritásokat felállítani.
Most pedig tanuljuk meg, hogyan kell készíteni és végrehajtani egy készlettervezést!
Hogyan kell kidolgozni és megvalósítani egy készlettervezési tervet?
A készlettervezés kidolgozása és megvalósítása a vállalkozásában hatalmas kihívás. De itt van egy gyors, lépésről lépésre bemutatott útmutató, hogyan kell hozzáfogni.
A készlettervezés kidolgozásának és végrehajtásának lépései
- Készítsen listát termékeiről, és kategorizálja azokat!
- Végezzen alapos kutatást és gondos adatelemzést. Ismernie kell a termékét, és pontosan tudnia kell, hol lehet eladni.
- Sorold fel a potenciális beszállítókat preferenciák, helyszín, minőség és elérhetőség alapján. Elemezd teljesítményüket egy próbaidőszak segítségével.
- Használjon integrált és kezdőbarát rendelés- és ellátáskezelő rendszert
- Hozzon létre egy egyszerű és hatékony rendszert
- Képezze ki az alkalmazottakat a rendszer használatára. Rendszeresen kövesse nyomon a teljesítményt.
- Kövesse nyomon a készletforgalmi arányt. Ez lesz az alapja, amelyet az adatok alapján folyamatosan módosíthat.
- Hozzon létre újrarendelési pont modellt és biztonságos raktározási gyakorlatokat
- Keressen folyamatos fejlesztési lehetőségeket a mélyreható adatelemzés és monitoring segítségével.
- Ha mindez megvan, automatizáljon, ahol csak lehetséges.
Ha követed ezeket a lépéseket és megbízható e-kereskedelmi készlettervező szoftvert használsz, akkor rendbe hozhatod a készlettervezést és elősegítheted a vállalkozás növekedését.
A ClickUp használata a készletrendszerek tervezéséhez és kezeléséhez
A ClickUp segít a készlet hatékony kezelésében és rendezésében, miközben rendkívül testreszabható funkciókat kínál, amelyek bármilyen vállalkozáshoz igazíthatók.
Vegyük például a ClickUp készletkezelési sablont. Ez hatékonyan kezeli és testreszabja az Ön igényeit. Ráadásul rendkívül felhasználóbarát készlettervezési eszköz.
Ez a sablon többféleképpen is segíthet Önnek:
- Ez egyszerűsíti a szervezést. Készíthet leltárt, nyomon követheti a beszállítók szállításait, nyomon követheti az ügyfelek szállításait.
- Pontosan ellenőrizheti a megrendelések állapotát és az újrarendelési pontokat.
- Könnyen hozzáférhető készletlapokat hozhat létre, amelyeket megoszthat az alkalmazottakkal és a beszállítókkal a szállítási lánc hatékony kezelése érdekében.
- A sablon testreszabható. Ez azt jelenti, hogy módosíthatja és létrehozhat egyéni mezőket a készlet kezeléséhez, például Következő megrendelés, Műveleti menedzser, Megrendelt, Jelenlegi készlet és Megrendelt mennyiség.
- Az automatizálás és a speciális keresési címkék segítségével javíthatja a nyomon követést is.
- Hét egyéni nézetet tartalmaz – táblázat, idővonal, lista, megrendelésfrissítések és érték –, amelyek segítségével jobban megértheti és megtervezheti készleteit.
Az ellátási lánc és a készletkezelés kéz a kézben járnak. A ClickUp készletkezelési sablonja pedig gyors, egyszerű és hatékony módon teszi lehetővé az egész ellátási lánc nyomon követését.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Készletek és megrendelések valós idejű kezelése
- Kövesse nyomon a szállításokat és a szállítási határidőket több raktárban
- Elemezze a trendeket a jobb döntéshozatal érdekében
Ez a sablon egyszerűsítheti a készletkezelési folyamatot és csökkentheti az emberi hibák számát, lehetővé téve a jobb előrejelzést és a készletszintek jobb átláthatóságát a potenciális problémák azonosítása érdekében.
Egyéni állapotokat (Nyitott és Befejezett) adhat hozzá, hogy nyomon követhesse az egyes tételek előrehaladását a készletben. Ezenkívül 15 különböző egyéni attribútumot használhat, például Kérte, Szükséges mennyiség, Szállító helye, Újrarendelési pont és Egységköltség, hogy elmentse a készletre vonatkozó információkat és könnyen láthatóvá tegye a készletadatokat.
Hat különböző ClickUp konfigurációban is megnyithatja a nézeteket, például Készlet, Szállító szerint, Szállító helye, Megrendelőlap, Kezdés itt és mások, amelyek segítenek a készlet kezelésében.
A ClickUp segítségével leküzdheti a készletkezelés kihívásait
A készletkezelés egy folyamatos folyamat, nem egyszeri feladat. Készítsen listát a megbízható beszállítókról, világosan közölje igényeit, képezze ki alkalmazottait a rendszer használatára, figyelje és kövesse nyomon az előrehaladást, valamint folyamatosan automatizálja és fejlessze a rendszert.
De ne becsülje alá a ClickUp-hoz hasonló készlettervező szoftverek használatának fontosságát. Ezek egyszerűsítik a fenti lépéseket, így a készlettervezés kiszámíthatóbbá, biztonságosabbá és az üzlet számára értékesebbé válik.
Kezdje el még ma a ClickUp használatát!