Philip Dormer Stanhope, brit államférfi, azt mondta: „Gondoskodj a percekről, és az órák maguktól megoldódnak.”
Az időkövetés több, mint csak egy rutin tevékenység a dolgozó szakemberek számára; elengedhetetlen a feladatok kezeléséhez és a termelékenység javításához, mivel pontosan megmutatja, hova megy az időnk. Ezzel az információval felvértezve jobban megtervezhetjük és rangsorolhatjuk a feladatainkat és a csapatunk munkáját.
Pontos időkövetés nélkül kockáztatod a feladatok rossz kezelését, a hatékonyság csökkenését, a stressz növekedését, a kiégést és a projektek ütemtervtől való eltérését.
Szerencsére a Google Sheets időkövető funkciója megoldást kínál, függetlenül attól, hogy Ön egy több projektet egyszerre kezelő elfoglalt szakember, egy nagy csapatot irányító menedzser vagy valaki, aki naponta támaszkodik az időkövetési adatokra.
Ebben az útmutatóban végigvezetjük Önt a Google Sheets időkövetés beállításának lépésein, hogy produktívabb lehessen és szervezett maradjon.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
Az időkövetés növeli a termelékenységet, a felelősségvállalást és a költségkezelést. A Google Sheets egy alapvető, testreszabható munkaidő-nyilvántartást kínál, de nem automatizált és nem skálázható.
📊 Google Sheets időkövetés
- Készítsen heti munkaidő-nyilvántartást a feladatok részleteivel és az időnaplóval.
- Használj képleteket a munkaidő kiszámításához.
- Mentse sablonként újrafelhasználás céljából.
⚠️ Korlátozások
- A kézi adatbevitel időigényes és hibalehetőségekkel jár.
- Nincs automatizálás vagy valós idejű nyomon követés.
- Nem ideális nagy csapatok számára.
✅ ClickUp: A jobb alternatívaAutomatizálja az időkövetést a ClickUp globális időzítőivel, integrációival, számlázható órakövetésével és AI-alapú betekintéseivel.
Miért érdemes az időt Google Táblázatok időnyilvántartásában követni?
Először is válaszoljunk a kérdésre: szükséges és előnyös-e az időkövetés a Google Táblázatokban?
A válasz egyértelműen igen! A Google Sheets időnyilvántartásának használata az időd kezeléséhez és tervezéséhez kényelmes és hozzáférhető módszer az erőforrások hatékony kezeléséhez.
Az idő felhasználásának nyilvántartásával biztosíthatod, hogy a feladatok a terv szerint kerüljenek elvégzésre. Ez segít abban is, hogy a csapat tagjai felelősséget vállaljanak munkájukért, és biztosítja a határidők betartását. Ezenkívül a Google Sheets időkövetése segíthet a hatékonyság hiányosságainak és a termelékenység javítására alkalmas területek azonosításában.
Íme néhány előnye a Google Táblázatok időkövetésének használatának:
Költségkezelés
A szabadúszók vagy azok a vállalkozások számára, amelyek az ügyfeleknek a ledolgozott órák alapján számlázzák a szolgáltatásokat, a Google Sheets lehetővé teszi a számlázható és nem számlázható órák nyomon követését és kategorizálását. Ez a gyakorlat pontos számlázáshoz és költségkezeléshez vezet.
Erőforrás-elosztás
A Google Sheets időkövetése segít megérteni, hogyan használják fel az erőforrásokat. Ez az információ felhasználható a feladatok hatékony elosztására, hogy a kiemelt fontosságú projektek megkapják a szükséges figyelmet.
Rugalmasság és testreszabás
A Google Sheets lehetővé teszi a munkaidő-nyilvántartások testreszabását az egyéni igényeidnek megfelelően. Hozzáadhatod, eltávolíthatod vagy módosíthatod az oszlopokat, képleteket és formátumokat, hogy azok megfeleljenek a nyomon követési követelményeidnek és preferenciáidnak.
Könnyű hozzáférés és megosztás
Mivel a Google Sheets felhőalapú, bárhonnan és bármilyen eszközről hozzáférhet a munkaidő-nyilvántartásához. A munkaidő-nyilvántartást könnyedén megoszthatja a csapattagokkal vagy az érdekelt felekkel is, így biztosítva az átláthatóságot és az együttműködést.
Hogyan használhatjuk a Google Táblázatokat az időkövetéshez?
A Google Táblázatok hatékony időkövető eszközként használható, ha tudod, hogyan kell kezelni. Íme a lépések egy egyszerű időkövető táblázat létrehozásához a Google Táblázatokban:
1. lépés: Készíts egy alapvető heti munkaidő-nyilvántartási sablon szerkezetet
Nyisd meg a Google Sheets alkalmazást, és hozz létre egy új táblázatot. Itt elkészítheted az alapvető munkaidő-nyilvántartási sablont. Adj a dokumentumnak egy megfelelő címet, például „Heti időkövető”. Ezután hozz létre oszlopfejléceket a fontos részletekhez, hogy nyomon követhesd az egyes feladatokat és az azok elvégzésére fordított időt.
Hozzon létre oszlopokat a következőkre:
- Dátum tartalmazza a hét minden napjának dátumát
- Nap a hét napjának megadásához (hétfő, kedd, szerda stb.)
- Feladat: a végzett feladatok felsorolása
- Kezdési idő az egyes feladatok kezdési idejének rögzítéséhez
- Befejezési idő az egyes feladatok befejezési idejének rögzítéséhez
- Időtartam az egyes feladatok időtartamának automatikus kiszámításához
2. lépés: A lap formázása
Így formázhatod az egyes oszlopokat, hogy a heti időkövető funkcionális és vizuálisan is vonzó legyen:
- Dátumformátum: Jelölje ki a „Dátum” oszlopot, lépjen a Formátum menübe, válassza a Szám lehetőséget, majd a Dátumot.
- Nap és feladat formátum: Jelöld ki a „Nap” oszlopot, lépj a Formátum menübe, válaszd a Szám lehetőséget, majd a Simas szöveg lehetőséget, hogy manuálisan beírd a hét napját. Most ugyanezt tedd a „Feladat” oszlopnál is, hogy formázási problémák nélkül manuálisan sorold fel a feladatokat.
- Időformátum: Jelöld ki a „Kezdési idő” oszlopot, lépj a Formátum menübe, válaszd a Szám lehetőséget, majd az Idő lehetőséget. Ugyanezt tedd a „Befejezési idő” oszlopnál is.
- Időtartam formátum: Jelöld ki az „Időtartam” oszlopot, lépj a Formátum menübe, válaszd a Szám lehetőséget, majd az Időtartamot.
3. lépés: A napi tevékenységek bevitel
Most, hogy a táblázatod felépítése és formázása elkészült, kezdd el kitölteni az oszlopokat:
- Dátum és Nap oszlopok: Kezdje azzal, hogy kitölti ezeket az oszlopokat az egész hétre, hogy egy világos idővonalat hozzon létre, és napról napra nyomon követhesse feladatait.
- Feladat oszlop: Írd fel ebbe az oszlopba a naponta elvégzett feladatokat, hogy könnyen áttekintheted és elemezheted az időhasználatodat.
- Kezdési idő és Befejezési idő oszlopok: Jegyezd fel az egyes feladatok kezdési és befejezési idejét a megfelelő oszlopokban, hogy kiszámíthasd az egyes tevékenységek pontos időtartamát, és meghatározd, hogyan töltöd az idődet.
4. lépés: Számítsa ki az időtartamot
Miután kitöltötte a többi adatot, ideje kiszámítani az időeltérést az egyes tevékenységek befejezési és kezdési ideje között, amelyeket az adott héten végzett.
A „Időtartam” oszlop első cellájába írja be a következő képletet, de a „Befejezési idő” és a „Kezdési idő” tényleges cellahivatkozásaival:
=(Befejezési idő cella – Kezdési idő cella)
Például: =E2-D2
Végül másolja le a képletet a „Időtartam” oszlopba az egész hétre.
5. lépés: Mentsd el a heti időkövető táblázatot sablonként
Mivel ez egy heti időkövetési lap, havonta körülbelül négyszer fogja használni. A legjobb, ha ezt a lapot sablonként menti el, hogy ne kelljen újra és újra létrehoznia a formátumot.
Így mentheted el sablonként:
- Először is, nevezd át az időkövető táblázatod címét, és add hozzá a „Sablon” szót a cím végéhez. Például: „Heti időkövető sablon”.
- Ezután kattints a cím mellett látható mappa ikonra (lásd a fenti képet).
- Válassz egy meglévő mappát a Google Drive-ban a sablon tárolásához, vagy hozz létre egy új mappát kifejezetten a sablonok számára.
Ne feledje, hogy ez az egyszerű munkaidő-nyilvántartás módosítható az Ön igényeinek megfelelően, vagy akár a munkavállalók munkafeladatainak időkövetésére is.
Google Táblázatok időkövetési sablonjai
Akárcsak a heti munkaidő-nyilvántartás, létrehozhatsz napi, kéthetes vagy akár havi Google Sheets munkaidő-nyilvántartási sablont is.
Íme néhány ingyenes munkaidő-nyilvántartási sablon, amelyet felhasználhatsz. Használd őket úgy, ahogy vannak, vagy igazítsd őket az igényeidhez:
1. Napi munkaidő-nyilvántartási sablon
A sablon azoknak a szakembereknek alkalmas, akik a jobb feladatkezelés érdekében a nap minden óráját nyomon szeretnék követni. Ide tartoznak a projektmenedzserek, tanácsadók és szabadúszók. Arra is használható, hogy azonosítsa azokat a feladatokat, amelyekre kevesebb vagy több időt kell fordítania. Ezzel a sablonnal világos áttekintést kaphat az időről és a feladatokról, és szükség esetén módosításokat végezhet. Ez különösen fontos, ha időnyilvántartást használ az ügyfelek számlázásához.
2. Heti munkaidő-nyilvántartási sablon
Íme egy másik heti időkövetési sablon, amely kiválóan alkalmas a szakemberek számára az idő hatékony kezeléséhez. Lehetővé teszi, hogy nyomon kövesse a különböző projektekre fordított órákat, azonosítsa az időigényes feladatokat és optimalizálja a munkafolyamatot.
A sablon automatikusan kiszámítja a teljes ledolgozott óraszámot és a teljes bevételt, így egyszerűsítve a teljes számlázási folyamatot és biztosítva a méltányos díjazást.
3. Havi munkaidő-nyilvántartási sablon
Ez a havi munkaidő-nyilvántartás a legjobb sablon a hónap során ledolgozott munkaórák nyomon követéséhez. Segítségével könnyedén rögzítheti a munka kezdetét és végét. Az órákat tovább kategorizálhatja rendes, túlóra, betegszabadság, szabadság, ünnepnapok és egyéb típusú szabadságok szerint.
Ez nem csak az egyes kategóriákban ledolgozott órák számának kiszámításában segít, hanem tartalmaz olyan szakaszokat is, amelyek segítségével a különböző óradíjak alapján kiszámítható a fizetés. Ezek a funkciók rendkívül hasznossá teszik a sablont a munkavállalók összes órájának becsléséhez, így a munkáltatók hatékonyan kezelhetik a munkaerőköltségeket.
Bónusz: Ezen kívül még sok más fantasztikus időkövetési sablon is kipróbálható!
A Google Táblázatok időkövetési korlátai
A Google Táblázatok (vagy akár a Google Naptár) nem feltétlenül a legideálisabb megoldás minden időkövetési igényre, különösen akkor, ha az igényeid egyre nagyobbak és összetettebbek. Bár a Google Táblázatok ingyenesek és könnyen használhatók, bizonyos korlátaik vannak:
Unalmas kézi munkát igényel
Ha Ön Google Sheets felhasználó, akkor már tudja, hogy ez jelentős mennyiségű kézi adatbevitelt igényel. Időigényes a táblázat beállítása, a napi adatbevitel és a helyes formázás biztosítása.
Azok számára, akik már így is nagy munkaterheléssel küzdenek, ez a feladat terhet jelenthet, és elvonhatja figyelmüket a fontosabb feladatokról. Ezért érdemes inkább egy erre a célra kifejlesztett időkövető szoftvert használni.
Hibalehetőség
A Google Sheets időkövetéshez való használatának egyik legnagyobb hátránya, hogy hajlamos a hibákra. A kézi adatbevitel hibákhoz vezethet, például helytelen idő vagy dátum megadásához, ami az egész követési rendszert felboríthatja. Még az egyszerű elírások vagy képlethibák is pontatlan időszámításokhoz vezethetnek.
Átláthatóság hiánya
Ha több embernek kell hozzáférnie és szerkesztenie a munkaidő-nyilvántartást, átláthatósági problémák merülhetnek fel. Az egyik felhasználó által végzett módosítások nem feltétlenül láthatók azonnal a többiek számára (hacsak nem valós időben dolgoznak együtt), ami félreértésekhez és adateltérésekhez vezethet.
Ezenkívül nincs mód ellenőrizni, hogy a bevitt adatok helyesek-e. A napok gyakran többszörös megszakításokat tartalmaznak, például személyes hívásokat és ebédszüneteket, ami megnehezíti a ledolgozott percek pontos nyomon követését.
Nem alkalmas sok alkalmazottat foglalkoztató cégek számára
Bár a Google Sheets jól működhet egyének vagy kis csapatok számára, nagyobb cégek számára nem praktikus. Minél több bejegyzést és képletet adsz meg, annál zavarosabbá és bonyolultabbá válik a táblázat. Ezért több száz alkalmazott feladatainak időkövetése kaotikus és korlátozott lehet egy egyszerű táblázatkezelő formátummal.
A képlet funkció miatt bonyolultabbá válik
A felhasználóknak jártasnak kell lenniük a Google Táblázatokban a képletek létrehozásában és hibakeresésében, hogy pontos számításokat tudjanak végezni. Azok számára, akik nem jártasak a táblázatkezelő funkciókban, ez frusztrációhoz és hibákhoz vezethet, és csökkentheti az időkövetési folyamat általános hatékonyságát.
A legjobb Google Sheets időkövetési alternatíva
Mint már említettük, az időkövetés a Google Táblázatokban sok szempontból hátrányos lehet. Ez azonban nem az egyetlen lehetőség. Számos Google Táblázatok alternatíva, például a ClickUp, automatizálhatja az időkövetési folyamatot, napi tervezőalkalmazássá válhat, segíthet a projektek végrehajtásában és még sok másban.
A ClickUp funkciói
A ClickUp egy all-in-one projektmenedzsment megoldás, amely lehetővé teszi, hogy:
- Szervezze, rangsorolja és kövesse nyomon a feladatokat a ClickUp Tasks segítségével, hogy a projektek késedelem nélkül megvalósuljanak.
- Tartalom létrehozása és szerkesztése a ClickUp Docs -ban a munkatársakkal együtt
- Gyorsabb együttműködés kommunikációs eszközökkel, mint a ClickUp Chat és a ClickUp Comments
- Automatizáld az ismétlődő feladatokat a ClickUp Automations segítségével
- Dolgozzon együtt másokkal, gyűjtsön ötleteket, és készítsen vizuális tervet a ClickUp Whiteboards segítségével.
- Célok létrehozása, kezelése és nyomon követése a ClickUp Goals segítségével
- A ClickUp Dashboards segítségével egyetlen helyen láthatja a projekt munkafolyamatait
- Készítsen projektösszefoglalókat, és kapjon válaszokat feladataiból és dokumentumaiból a ClickUp Brain segítségével.
Az időkövetés terén a ClickUp az ideális időkövető eszköz, amely lehetővé teszi, hogy a feladatokra koncentrálj, és gyorsabban és gond nélkül végezd a munkádat.
💡 Profi tipp: Ha tovább szeretnéd egyszerűsíteni a munkafolyamataidat, itt találsz néhány előre elkészített ClickUp projektmenedzsment sablont, amelyeket kipróbálhatsz!
A ClickUp időkövető eszköze
A ClickUp időkövető eszköz néhány kattintással képes szervezni, elemezni és optimalizálni a munkafolyamatot. Egyetlen irányítópulton egyszerűsíti a munkaidő figyelemmel kísérését és kezelését. Lehetővé teszi a feladatok időtartamának nyomon követését, a teljesítések becslésének beállítását és a felhasznált időről szóló átfogó jelentések megtekintését.
A ClickUp időkövető eszköz legfontosabb funkciói:
- Több eszköz támogatása: Kövesse nyomon az időt mobiljáról, asztali számítógépéről vagy webböngészőjéből a ClickUp ingyenes Chrome-bővítményével.
- Integrációk: Szinkronizálja a Toggl, Harvest és Everhour más népszerű alkalmazásokból nyomon követett időt közvetlenül a ClickUp-ba, így minden adata egy helyen marad.
- Jegyzetek és címkék: Adjon hozzá részletes jegyzeteket az időbejegyzéseihez, és címkékkel kategorizálja őket a jobb szervezés és hivatkozás érdekében.
- Globális időkövetés: Indítsa el vagy állítsa le az időkövetést bármely eszközön, és akár váltson is feladatok között a globális időzítővel.
- Számlázható idő: Jelöld meg a számlázható időbejegyzéseket a számlázás és a költségek nyomon követésének egyszerűsítése érdekében.
- Rendezés és szűrés: Könnyedén rendezheti a feladatokat az eltöltött idő szerint, és szűrheti az időbejegyzéseket dátum, állapot, prioritás, címkék és egyéb szempontok szerint.
Képzelje el, hogy egy projektet irányít, amelyben több csapattag és feladat is szerepel. Beállíthatja a ClickUp időkövető eszközt, hogy figyelemmel kísérje, mennyi időt tölt minden csapattag a kijelölt feladatokkal, az eszközökön található globális időzítő segítségével.
A hét végén jelentést készíthet, amelyben megtekintheti az egyes feladatokra fordított órák bontását, azonosíthatja az esetleges szűk keresztmetszeteket, és biztosíthatja, hogy a számlázható órák pontosan rögzítésre kerüljenek a számlázáshoz.
💡Profi tipp: Az időkövetés megkezdése előtt mindenképpen kérje meg alkalmazottainak előzetes hozzájárulását. Tájékoztathatja őket arról, hogy a tevékenység kizárólag a feladatokra fordított idő mérésére szolgál. Ez elősegíti a bizalom kiépítését alkalmazottai körében, és megakadályozza, hogy a tevékenységet tolakodónak tekintsék. A hatékony időkövetés kulcsfontosságú elemei a átláthatóság és a nyílt kommunikáció.
Ráadásul a ClickUp időkövető eszközzel naponta, hetente, havonta vagy bármely egyéni időszakra vonatkozóan megtekintheted a nyomon követett idődet részletes időnyilvántartásokkal. Ezek a nyilvántartások részletes képet adnak az egyes feladatokról és időbejegyzésekről, és a dátumok szerint csoportosítva mutatják az időösszegeket.
Időgazdálkodási eszközként is funkcionál, mivel lehetővé teszi az idő becslését és tervezését azáltal, hogy összehasonlítja a nyomon követett időt a becslésekkel. Ezenkívül láthatja az egyes személyek feladatainak hátralévő idejét, ami segít meghatározni, hogy a terv szerint halad-e a célok elérésével.
ClickUp szolgáltatások munkaidő-nyilvántartási sablon
Az időkövetés hatékonyságának növelése érdekében használhatja a ClickUp Services Timesheet Template sablont is. Ez számos szolgáltató csapatot támogat, amelyek hetente követik nyomon munkaidejüket. A ClickUp funkciókban gazdag és könnyen adaptálható, így ideális azoknak a csapatoknak, amelyeknek minden általuk nyújtott szolgáltatás esetében nyomon kell követniük az időt, a költségeket és az erőforrásokat.
A ClickUp Services Timesheet Template olyan funkciókat tartalmaz, mint:
- Egyéni állapotok a munkaidő-nyilvántartás állapotának nyomon követéséhez, olyan címkékkel, mint Jóváhagyva, Figyelemre méltó, Felülvizsgálat alatt és Felülvizsgálatra váró.
- Egyéni nézetek, amelyekkel különböző nézetek érhetők el, például a Kezdő útmutató, Heti bontás, Havi bontás, Alkalmazotti összefoglaló és Napi munkaidő-nyilvántartás.
- Egyéni mezők olyan attribútumok használatához, mint a teljes fizetés, fizetett szabadságórák, fizetett betegszabadságórák, óradíj és alkalmazotti aláírás.
- Projektmenedzsment funkciók a függőségi figyelmeztetések, a csapat szolgáltatásainak címkékkel történő nyomon követése és az e-mailes értesítések javítására
Ezzel az időgazdálkodási sablonnal egy helyen nyomon követheted a szolgáltatási órákat és a számlázható időt, megnézheted, hogyan használják fel az erőforrásokat a projektekben, és könnyedén kezelheted az erőforrások elosztását. Emellett diagramokkal és grafikonokkal is rendelkezik, amelyekkel vizualizálhatod az előrehaladásodat, és olyan alkalmazásokkal integrálható, mint a Stripe és a PayPal, így zökkenőmentesen kezelheted a számlázást és a fizetések nyomon követését.
Bónusz: Ha nyomon szeretné követni az összes alkalmazottja tevékenységét és jobban szeretné kezelni a munkaterhelésüket, fontolja meg egy alkalmazotti monitoring szoftver használatát a munkafolyamatok optimalizálása érdekében.
Kezdje el használni a ClickUp-ot, és soha többé ne veszítse szem elől az idejét!
A ClickUp tökéletes az időkövetéshez minden igényednek megfelelően, legyen szó személyes feladatokról, szabadúszó projektekről vagy alkalmazottak számlázható szolgáltatásairól. A Google Sheets ingyenes és egyszerű, de nem rendelkezik a ClickUp által kínált sokoldalú funkciókkal.
A ClickUp átfogó időkövetési funkciókkal rendelkezik, amelyek racionalizálják a munkafolyamatokat, bővítik az üzleti tevékenységet és elősegítik a sikert.
A személyes feladatok kezelésétől a komplex szabadúszói vagy alkalmazotti munkákig a ClickUp zökkenőmentessé és hatékonnyá teszi az időkövetést.
Regisztrálj még ma a ClickUp-ra, és automatizáld az időkövetést!