Érdekli a projektintegrációs menedzsment?
Bár bonyolultnak tűnhet, a projektintegrációs menedzsment egyszerűen csak a projektmunka különböző részeit köti össze.
Olyan, mint az Ikea bútorok összeszerelése.
Kivéve, hogy a projektintegrációs menedzsment sokkal könnyebb, mint amilyennek látszik, nem fordítva.
Ebben a cikkben bemutatjuk, mi is az a projektintegrációs menedzsment, miért van rá szükség, milyen lépésekből áll, és milyen előnyei vannak.
Emellett rávilágítunk arra is, hogy egy projektmenedzsment eszköz hogyan teszi az integrált projektmenedzsmentet gyerekjátékká.
Kezdjük!
Mi az a projektintegrációs menedzsment?
A projektintegrációs menedzsment a projekt összes elemét koordináló folyamatokra és tevékenységekre utal. Különösen akkor hasznos, ha a projektben többfunkciós csapatok vesznek részt, és előnyös lenne egy egységesebb projektmenedzsment-megközelítés alkalmazása.
Más szavakkal, az integrált projektmenedzsment (IPM) minden olyan tevékenység, amelyet annak érdekében végzel, hogy a projekt részei és elemei összehangoltan működjenek.
Olyan, mint amit Nick Fury tett az Avengersért!
Az IPM keretében azonosítod, meghatározzad, integrálod és koordinálod a szervezet egyes folyamatait, mint például a munkamegosztást, a beszerzéseket, a teljesítéseket stb.
Ez néha azt jelenti, hogy kompromisszumokat kell kötni a szervezeten belüli egymással versengő célok és folyamatcsoportok között.
Mi a célja az integrált projektmenedzsmentnek?
A hagyományos projektekben meglehetősen szokványos, hogy különböző részlegek csapataitól származó munkatársak dolgoznak együtt. És elvárható, hogy ezek a csapatok meglehetősen következetes és integrált megközelítést alkalmazzanak a projektmenedzsmentben, mivel mindannyian egy közös cél érdekében dolgoznak.
Nem!
A legtöbb csapat saját maguk által létrehozott szilókban működik.
Olyan, mintha külön szigeteken lennének, rádiós csenddel elszigetelve egymástól.
Igen, ez rossz hír a projekted és a szervezeted számára.
Szerencsére pontosan ez az, amit a projektintegrációs menedzsment segít megszüntetni.
Nincs többé szigeteken vagy elszigetelten végzett munka.
Az integrált projektmenedzsment megközelítéssel stabilitást és egységességet vihet a következő területekre:
- Erőforrás-menedzsment
- Átfedő ütemtervek
- Nyílt kommunikáció
- Költségkontroll
- Minőségirányítás
- Az érdekelt felek bevonása
Nézzük meg, hogyan lehet ezt beállítani:
Melyek a hat projektintegrációs menedzsment folyamatok?
A projektintegrációs menedzsment hat alapvető lépésből áll:
Az alábbiakban részletesebben bemutatjuk a projektintegrációs menedzsment egyes folyamatait:
1. Készítsen projekt chartát
A projektcharta meghatározása általában az első lépés a projektintegrációs folyamatban.
A chartában egy rövid dokumentumban felsorolják a projekt hatókörét, a projekt eredményeit, az érdekelt felek és a projekt szponzorának adatait, valamint egyéb szükséges információkat, például a költségvetést és a kockázatokat.
Ez egy kritikus szervezeti folyamat, amely hivatalosan elismeri a projekt létezését, és felhatalmazza a projektmenedzsert a vállalati erőforrások felhasználására a projekt tevékenységéhez. Ez a legegyszerűbb módja annak, hogy mindenki a kezdetektől fogva ugyanazon az állásponton legyen a projekttel kapcsolatban.
Gondoljon a projekt chartára úgy, mint egyfajta szerződésre, amely a projekt teljes életciklusa alatt kötelező érvényű.
Vagy ahogy a Trónok harca című sorozatban mondják:
„A Hét szemében ezúton pecsételem meg ezt a két entitást: a projektet és a projektmenedzsert.
Ettől a naptól kezdve a projekt végéig egymáshoz tartoznak. ”
Legalábbis mi úgy gondoljuk, hogy ezt mondták.
A projekt chartának a létrehozásához először is elegendő ismerettel kell rendelkeznie a következőkről:
- A projekt háttere és az üzleti eset részletei
- A projekt hatókörének és céljának leírása
- Projektkockázatok, feltételezések, korlátok és függőségek
- Szállítandó eredmények
- Projektkövetelmények
- A projekt sikerének kritériumai
- A projekt mérföldkövei és ütemtervei
- A releváns érdekelt felek és a projektcsapat szerepei
- Projektköltségvetés
Miután minden szükséges eszköz rendelkezésre áll, létrehozhat egy projekt chartát.
De hol lehet létrehozni?
Természetesen megteheti a nehezebb utat is, olyan eszközökkel, mint az Excel vagy a Word.
Vagy választhatja a könnyebb (és okosabb) megoldást, és létrehozhatja a chartát a ClickUp Docs segítségével.
Várj, mi az a ClickUp?
A ClickUp a világ egyik legjobban értékelt projektmenedzsment szoftvere, amelyet a magas teljesítményű csapatok használnak a projektek hatékony kezelésére.
Említettük már, hogy ez is ingyenes?
Cseng-cseng!
Hogyan készítsünk projekt chartát a ClickUp segítségével?
Használja a ClickUp Docs alkalmazást belső és külső dokumentumok, wikik, tudásbázisok és még sok más létrehozásához.
A Docs segítségével könnyedén létrehozhat projekt chartát.
Miután beírta az összes szükséges információt a dokumentumba, könnyedén elvégezheti a következőket:
- Testreszabhatja a megjelenését
- Rich text szerkesztés végzése
- URL-ek beágyazása
- A hozzáférési jogok szabályozása
- Oldalak beágyazása a jobb kategorizálás érdekében
- Hozzászólások hozzáadása szerkesztéshez
A projekt chartákról további információkat az alábbi cikkekben talál:
2. Dolgozzon ki egy projektmenedzsment tervet
Az integrált terv kidolgozása valószínűleg a projektmenedzsment folyamat legfontosabb lépése.
Megfelelő projektmenedzsment terv nélkül teljes káoszba kerülhet.
Nem egyértelmű célok, elmulasztott határidők, pontatlan költségvetési becslések... a lista végtelen.
Másrészt egy jól összeállított projektterv segítségével könnyedén teljesítheti a határidőket. Ezáltal az összes projektrészleg tisztában lesz azzal, hogy mit kell követniük és hogyan kell együttműködniük a munkában.
De mi is az a projektmenedzsment terv?
A projektmenedzsment terv egy átfogó lista, amely tartalmazza az összes projektfolyamatot és lépést, amelyek elvezetnek a projekt befejezéséhez.
Gondolj rá úgy, mint egy tervre a tervekhez.
A projektmenedzsment terv bármilyen tudásterületet magában foglalhat, például:
- Hatálykezelési terv
- Folyamatfejlesztési terv
- Humánerőforrás-terv
- Kommunikációs terv
- Minőségirányítási terv
- Beszerzési terv
További információk ezekről a tervekről.
A projekt chartához képest a projektterv sokkal részletesebb projektdokumentum, mivel a projekt megvalósításának minden aspektusát lefedi.
A projektmenedzsment terv leírja a projekt chartájának elemeit, mint például:
- Célok és célkitűzések
- Ütemezés
- Szabványos folyamatok
- Szerepek és felelősségek
De ha nem vagy Dr. Strange, akkor nem lesz könnyű önállóan terveket készíteni a tervekben.
A projektmenedzsment terv elkészítése meglehetősen bonyolult, de nem feltétlenül kell idegőrlő feladatnak lennie.
A ClickUphoz hasonló projektmenedzsment szoftverekkel a projekttervezés akár a kedvenc időtöltésed is lehet.
A ClickUp segítségével:
- Határozza meg és rendelje hozzá a feladatokat , az alfeladatokat és az ellenőrzőlistákat: hozzon létre feladatokat és alfeladatokat a projekt különböző részeinek, és rendeljen minden feladathoz egy csapattagot. Ossza fel a feladatokat kisebb projektmenedzsment tevékenységekre egy ellenőrzőlistán belül, és jelölje be őket, ahogy halad előre.
- Célok meghatározása : A ClickUp automatikusan frissíti a projekt általános előrehaladásának százalékos arányát, amikor Ön teljesítette a konkrét projektcélokat és projekttevékenységeket. A célok előzetes meghatározása segít Önnek később nyomon követni a projekt előrehaladását.
- Helyezze el a mérföldköveket: ossza fel a projekteket több fázisra, és jelölje meg az egyes projektfázisokat mérföldkövekkel. Az ilyen haladási jelölőkkel megjelölheti a projektcsapat által elért jelentős előrelépéseket vagy a projekt egy fontos fázisának végét.
3. A projekt végrehajtásának kezelése
A projekt végrehajtása vitathatatlanul az a szakasz, amikor a haját tépné. Gyakran ez a projekt életciklusának leghosszabb és legbonyolultabb szakasza, amikor a tökéletesen kidolgozott tervet végrehajtja.
És a legtöbb csapat mindig így érzi magát:
Miután elkészült a projektterv, maradj proaktív, hogy a projekt végrehajtása ténylegesen a terv szerint haladjon. Aktívan kövesd nyomon a dolgokat, hogy minden projektcsapatod és osztályod rendelkezzen mindennel, amire szükségük van a hatékony együttműködéshez.
Ne feledd, hogy projektmenedzserként te hozod a döntéseket a projekt végrehajtási szakaszában.
A projektintegrációs menedzsment folyamat végrehajtási szakasza általában a következőket tartalmazza:
- Több projektfeladat és eredmény kezelése
- A projektcsapat együttműködésének menedzsmentje
- A mérföldkövek elérésének biztosítása
- Változtatások ajánlása megelőző és korrekciós intézkedésekkel együtt
- A projekt állásának jelentése az érintett érdekelt feleknek
- Találkozók ütemezése a vezetői csapattal a frissítések és az akadályok megbeszélése érdekében
Úgy érzi, hogy ez túl nagy terhet jelent?
Semmi gond!
A ClickUp segítségével a projekt főterv végrehajtása soha nem volt ilyen egyszerű:
- Válassz többféle nézet közül, például Tábla, Doboz, Lista, Naptár és mások közül, hogy a munkafolyamatot különböző szögekből kezelhesd. Ha például Kanban-rajongó vagy, használd a Tábla nézetet, hogy a feladatokat Kanban-táblán vizualizáld, állapot, dátum, prioritás, felelős stb. szerint.
- Használja a Workload View funkciót a csapat kapacitásának tervezéséhez, vizualizálásához és figyelemmel kíséréséhez. Ez segít a források tökéletes kihasználásában.
- Hozzon létre egyedi állapotokat a meghatározott folyamat vagy munkafolyamat különböző szakaszaiban. Például egy agilis szoftverfejlesztési munkafolyamatban lehet egy „Frissítés kért” szakasz, míg egy tartalommarketing ügynökségnél lehet például egy „Tartalomötletek” szakasz.
Legyen olyan részletes és kreatív, amennyire csak szeretne!
4. A projektmunkák figyelemmel kísérése
Amikor nyakig ül a munkában, könnyű szem elől téveszteni, hogy milyen messzire jutott, vagy mennyi feladatot kell még elvégeznie.
A hatékony projektmenedzsment érdekében rendszeresen figyelemmel kell kísérnie a projekt teljesítményét, és össze kell hasonlítania azt a megállapított projekt alapvonallal. Fontos figyelemmel kísérni azt is, hogy mindenki mennyire jól működik együtt, és hogy a projekt részlegei annyira egységesek-e, amennyire azt szeretné.
Tegyen fel kérdéseket, például:
- A terv szerint haladunk?
- Mindenki képes hatékonyan együttműködni?
- Melyik feladat akadályozza a haladást?
- Mennyivel gyorsabban kell haladnunk, hogy betartsuk a határidőket?
- Hogyan oszlik meg a munka a projektcsapat tagjai között?
A megfelelő eszköz nélkül lehetetlen megválaszolni az ilyen kérdéseket és cselekedni.
De a megfelelő eszközzel, mint például a ClickUp, ez gyerekjáték.
Ez a projektmenedzsment eszköz lehetővé teszi, hogy:
- Készíts interaktív Gantt-diagramokat, hogy nyomon követhesd a projekt előrehaladását, kezelhesd a határidőket és megoldhasd a szűk keresztmetszeteket. További információk a Gantt-diagramokról itt.
- A Pulse funkcióval vizualizálhatja csapata munkáját.
- Használja a Dashboards funkciót, hogy különböző grafikonok, például Burnup, Burndown, Velocity és Cumulative diagramok segítségével nyomon követhesse projektjeit.
Ezek a projektfigyelési funkciók segítenek gyorsan azonosítani a lehetséges problémákat, figyelmeztetni a projektcsapatot és ennek megfelelően módosítani a projekttervet.
5. Végezze el a változáskezelést
Bármelyik projektnél számolnia kell váratlan ismeretlen tényezőkkel.
Ezek olyan dolgok, amelyek túlmutatnak a közvetlen projektirányításon, és megakadályozhatják a projekt előrehaladását.
Ne aggódj! Ez mind a játék része.
Az integrációs menedzsment stratégiáján belül csak egy rendszerre van szükséged, amely olyan helyzeteket kezel, mint például az érdekelt felek további módosítások iránti igénye vagy az erőforrások hiánya.
Elengedhetetlen egy integrált változáskezelési folyamat, amely kényelmesen feldolgozza és jóváhagyja a változáskérelmeket. Ez az egyik legokosabb módszer annak biztosítására, hogy a folyamatok egységesek és összekapcsoltak maradjanak, függetlenül a projekt során felmerülő esetleges problémáktól.
De hogyan lehet ezt megvalósítani?
Bár a változáskérelmet tartalmazó dokumentum segíthet, nem képes kezelni a legtöbb váratlan változás nagyságrendjét és gyakoriságát.
Alternatív megoldásként egyszerűen e-maileket küldhetsz oda-vissza a jóváhagyott változtatásokról.
Ez azonban nemcsak rendkívül lassú, hanem az integrált változáskezelésért való felelősség fenntartása is nehéz lesz.
A ClickUp a következő funkcióival oldja meg ezt a dilemmát a változáskezelés terén:
- Proofing funkció, amely PDF, PNG, GIF, JPEG és WEBP fájlokkal működik. Lehetővé teszi a visszajelzések központosítását és a változáskérelmek jóváhagyási folyamatának felgyorsítását, valamint egyéb funkciókat.
- Clip funkció, amely lehetővé teszi videók (hanggal) rögzítését és megosztását a csapattal, hogy gyors javaslatokat kapj a módosítani kívánt szempontokról.
6. Zárja le a projektet
A kemény munka után végre elkészült a projekt, és eljött az idő, hogy kimondja a varázsszavakat: „Projekt lezárása!”
De várj még, van még néhány dolog, amit érdemes átnézned:
- Mennyire voltak sikeresek a projektben alkalmazott folyamatok?
- A megfelelő projektmenedzsment-megközelítést alkalmaztuk?
- Vannak olyan projektcélok, amelyeket nem tudtunk megvalósítani?
- Lehetett volna javítani a projekt egyes aspektusain?
Dőlj hátra. Fogj egy csésze kávét. És gondolkodj el.
Most pedig szánjon időt arra, hogy beszéljen a projektcsapat tagjaival és az érintett érdekelt felekkel. Mutassa meg nekik a megoldott feladatokat és az elért mérföldköveket. Ez egy remek módszer arra, hogy egységes visszajelzéseket kapjon arról, mit lehetne javítani a jövőbeli projektekben.
A projekt befejezését igazoló dokumentumokat is el kell küldenie az ügyfélnek, beleértve az összes fontos mellékletet, számlázási adatokat, felhasználói kézikönyveket stb.
A ClickUp tökéletes megoldás az alábbi felhasználási esetekhez:
- A személyre szabott jogosultságok lehetővé teszik, hogy ügyfeleket hívjon meg a projektterületére anélkül, hogy veszélybe sodorná az adatvédelmet.
- A nyilvános megosztás segítségével szinte bármit megoszthat másokkal a ClickUp-ban. Idővonal, gondolattérkép, konkrét feladat ok... amit csak akar.
- Használja a Csevegés nézetet, hogy megbeszélje az eredményeket a projektcsapatával, megtervezze a sikerköszöntőket és egyebeket.
Íme, a projektintegrációs menedzsment hatékony végrehajtásának hat lépése.
Milyen előnyei vannak a projektintegrációs menedzsment bevezetésének?
Mindenről beszéltünk, ami az integrált projektmenedzsmenttel kapcsolatos, kivéve egy dolgot.
Mi az Ön előnye?
Az integrált projektmenedzsment bevezetésének legfontosabb előnyei a következők:
- Jobb koordináció: az összes folyamat és feladat felsorolása, a szerepek és felelősségek megosztása, a projekt teljesítményének figyelemmel kísérése stb. célt és irányt ad a projekteknek.
- Időmegtakarítás: a közös erőforrások és az átfedő ütemtervek proaktív kezelésével a projektintegrációs menedzsment javíthatja a csapatok munkájának hatékonyságát és csökkentheti az üresjárati időt.
- Felelősségvállalás: a projektmenedzser, a projektcsapat tagjai és az érintett érdekelt felek folyamatos kommunikációt tartanak fenn. Ez segít jobban kezelni az elvárásokat és felelősségvállalási érzést teremt.
Következtetés
A projektterv elkészítésétől a projekt sikeres lezárásáig az integrált projektmenedzsment segít hatékonyan koordinálni a projekt különböző részeit.
De egy projekt összes elemét nem tudja egyedül integrálni.
A sikeres projektintegrációs menedzsmenthez ingyenes projektmenedzsment szoftverre van szükség, például a ClickUp-ra.
A kapacitástervezéstől a távoli projektmenedzsmentig számos funkcióval rendelkező ClickUp segítségével az integrált projekt megvalósításának minden területén segítséget kaphat.
Szerezd be még ma ingyen a ClickUp-ot, és pillanatok alatt összekapcsolhatod a projektterületed összes elemét!
